TUGAS TUTORIAL KE-3

PROGRAM STUDI MANAJEMEN

Nama Mata Kuliah : Komunikasi Bisnis

Kode Mata Kuliah : EKMA4159
Jumlah sks : 3 (Tiga)
Nama Pengembang : Dr. Muhammad Istan, SE., M.Pd., MM
Nama Penelaah : Irmawaty, SE., M.Si.
Status Pengembangan : Baru/Revisi* (coret yang tidak sesuai)
Tahun Pengembangan : 2019
Edisi Ke- : 1 (satu)

No Tugas Tutorial Skor Maksimal

1 Identifikasi Persiapan rapat bisnis 50

2 Melaksanakan rapat bisnis dan 50

membuat laporannya;

* coret yang tidak sesuai

 BUKU JAWABAN TUGAS MATA KULIAH
TUGAS 3

Nama Mahasiswa :Angela

………………………………………………………………………………………..

Nomor Induk Mahasiswa/ NIM :042892698

………………………………………………………………………………………..

Kode/Nama Mata Kuliah : EKMA4159/ Komunikasi Bisnis

………………………………………………………………………………………..

Kode/Nama UPBJJ : 21/ Jakarta

………………………………………………………………………………………..

Masa Ujian : 2019/2020 (2020.2)

KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN

KEBUDAYAAN UNIVERSITAS TERBUKA

1. Identifikasi Persiapan rapat bisnis :

1) Perencanaan dan logistic rapat, yang pada tahap ini, kita melakukan hal-hal seperti berikut:
a. Bertanya pada kita sendiri, apakah rapat ini memang kita perlukan dan apa yang
harus ada dan kita lakukan untuk mencapai maksud dan tujuan rapat?
b. Menentukan siapa yang seharusnya hadir dalam rapat tersebut.
c. Memastikan orang yang harus hadir dalam rapat bisa datang dan berpartisipasi
dalam rapat
d. Menyusun agenda dan menangani pendokumentasiannya
e. Mempersiapkan bahan dan perlengkapan yang diperlukan dalam penyelenggaraan
rapat.

2) Mengkaji ulang dan perencanaan rapat, yang pda dasarnya merupakan penjabaran dari
maksud dan tujuan rapat. Pada tahap ini kita memiliki 3 jenjang perencanaan yaitu:
a. Perencanaan strategis yang lebih menekankan pada apa yang akan kita peroleh dari
satu rapat dan scenario seperti apa yang hendak kita jalankan dalam
penyelenggaraan rapat tersebut.
b. Perencanaan operasional yang merupakan penjabaran dan rencana strategis.
c. Perencanaan fungsional yang berarti kita melakukan pembagian sumber daya
manusia yang ada untuk menjalankan fungsi-fungsi dalam penyelenggaraan rapat
seperti siapa yang bertanggung jawab atas materi rapat, penyebaran undangan dan
orang yang mencatat keseluruhan proses dan hasil rapat.
d. Setelah semua rencana tersebut disusun dengan baik, kita perlu melakukan
peninjauan ulang untuk memastkan bahwa rencana kita memang bias dijalankan
dengan baik

3) Penetapan model rapat, yang pada dasarnya sudah kita susun pada pembuatan scenario
rapat pada tahap perencanaan operasional. Pada penetapan model rapat ini kita
memperhatikan:
a. Model rapat apa pun pada dasarnya tidak terlalu banyak memperhatikan berapa
banyak orang yang hadir dalam rapat, namun lebih pada apa yang akan dihasilkan
oleh rapat.
 b. Sering kali kita lebih asyik membahas berapa lama waktu untuk rapat. Padahal
dalam perencanaan dan penyelenggaraan rapat, yang hendaknya lebih kita
diperhatikan bukanlah berapa lama kita rapat melainkan seberapa baik kita
memanfaatkan waktu rapat
c. Form atau bentuk rapat seperti apa yang hendak kita selenggarakan, apakah rapat
formal yang biasanya menghasilkan keputusan yang mengikat atau rapat informal
yang biasanya dilakukan untuk mencairkan suasana atau sekedar membuka katup-
katup komunikasi yang mampat
d. Prosedur rapat seperti apa yang hendaki kita pilih
e. Langkah tindak lanjut, yang penting kita perhatikan karena sering terjadi rapat
terselenggara dengan keputusan yang hanya menjadi catatan.
4) Pengumpulan fakta dan informasi, yang juga bisa kita lakukan dalam penyelenggaraan
rapat sesuai dengan maksud dan tujuan rapat. Ada beberapa cara yang dapat kita lakukan
untuk mengumpulkan fakta dan informasi tersebut, yaitu :
a. Kemutakhiran data yang tersedia secara berkali yang selanjutnya dapat dijadikan
bahan rapat atau menyelenggarakan rapat untuk memperoleh data paling mutakhir
tentang sesuatu seperti data pemasaran
b. Kelompok diskusi terfokus
c. Urun-rembug
d. Dialog
e. Konsultasi
f. Analisis kesenjangan dan kebutuhan
g. Analisis isu

5) Pemecahan masalah dan pengambilan keputusan yang dilakukan dengan menetapkan

langkah-langkah sebagai berikut:
a. Temu kenal masalah dan merumuskan masalah
b. Pendekatan pemecahan masalah: berpikir linear-rasional atau lateral-kreatif yang
akan kita pakai
c. Gaya untuk pengambilan keputusan, musyawarah atau pemungutan suara
Hal-hal yang perlu kita perhatikan manakala menyelenggarakan rapat bisnis adalah apa yang
dinamakan sebagai sense of meeting. Apa yang dimaksud dengan sense of meeting ? Pada
dasarnya istilah ini adalah kondisi dimana peserta rapat merasakan pentingnya pertemuan yang
diselenggarakan untuk mengambil langkah-langkah yang diperlukan setelah rapat selesai
diselenggarakan. Oleh sebab itu, dengan sense of meeting ini, semua peserta rapat akan berupaya
terlibat dalam pertemuan itu.

Adapun langkah-langkah praktis untuk penyelenggaraan rapat adalah:

a. Memastikan apakah rapat memang perlu diselenggarakan
b. Menentukan orang-orang yang akan diundang
c. Menetapkan waktu penyelenggaraan
d. Menyusun agenda rapat dan jika ada sejumlah tujuan sangat penting untuk menyusun
prioritas bahan rapat
e. Mempersiapkan sarana audio visual
f. Rapat hendaknya dimulai tepat waktu meski beberapa orang belum hadir
g. Hendaknya dapat dibuka dengan langsung menjelaskan agenda pertemuan atau pokok
masalah dan membahas permasalahan yang lebih mudah dipecahkan baru kemudian
masalah yang lebih berat
h. Menyediakan waktu yang cukup untuk pembahasan setiap isu yang dibahas
i. Menunda diskusi sampai akhir abad kuno dalam rapat itu terjadi perdebatan yang
memakan waktu
j. Menyebarluaskan notulensi rapat untuk mengingatkan setiap orang atas kesimpulan dan
rencana aksi yang disepakati melalui rapat.
Selain itu penting bagi kita memperhatikan beberapa permasalahan umum yang biasa ditemui
dalam penyelenggaraan rapat seperti:
a. Tidak ada tujuan atau pokok agenda
b. Tidak ada orientasi sebelum rapat
c. Lambat memulai rapat
d. Persiapan yang buruk dan tidak memadai
e. Melepaskan masalah
f. Berapa terlalu lama
 g. Tidak terorganisasi
h. Tidak meyakinkan
i. Kepemimpinan tidak efektif
j. Informasi yang didiskusikan tidak berhubungan
k. Membuang-buang waktu
l. Interupsi
m. Tidak efektif dalam membuat keputusan
n. Diskusi bertele-tele, berlebihan, dan menyimpang
o. Diskusi didominasi beberapa individu
p. Tidak ada hasil atau tindak lanjut yang dihasilkan

2. Melaksanakan rapat bisnis dan membuat laporannya !

Hal mendasar dalam menyelenggarakan rapat bisnis yaitu menetapkan tujuan. Tujuan
merupakan pedoman sekaligus panduan yang menetapkan arah perjalanan rapat yang kita
selenggarakan. Tujuan ini menjadi acuan bagi kita misalnya dalam menyusun jadwal atau
agenda rapat. Tujuan ini pula yang bisa menjadi panduan bagi pimpinan rapat untuk
mengarahkan ke mana pembicaraan dalam rapat ini kita bawa. Dalam menetapkan tujuan kita
bisa mengajukan pertanyaan-pertanyaan seperti
1. Apa yang ingin diperoleh dari rapat?
2. Untuk apa rapat kita selenggarakan?
3. Mengapa rapat kita selenggarakan?

Bila tujuan telah ditetapkan, maka dengan mudah kita dapat menetapkan agenda rapat, peserta
rapat, waktu dan tempat penyelenggaraan rapat, susunan acara atau skenario rapat, dan
perlengkapan yang diperlukan.

1. Menetapkan tujuan rapat karena dapat dijadikan suatu pedoman menetapkan arah
perjalanan rapat dan menjadi acuan dalam menyusun agenda rapat

2. Menyusun agenda rapat yaitu dengan membuat rincian dari tujuan rapat yang telah dibuat
menjadi beberapa bagian.
 3. Menentukan siapa yang akan di undang dalam rapat tersebut disesuaikan dengan
kapasitas  peran dan fungsi seseorang dalam organisasi.

4. Mengirimkan surat undangan kepada orang yang sudah disepakati untuk mengikuti rapat.

Contoh Memo Undangan serta dengan agenda rapat bisnis Catering Rani

MEMO
Tanggal : 12 November 2020

Kepada : Seluruh Chef Catering Rani

Dari : Pemilik Bisnis/ Pemasok

Kegiatan : Rapat Bulanan

Dengan hormat,

Bersama ini saya beritahukan bahwa Rapat Chef cabang seluruh kota Tangerang bisnis Catering
Rani yan akan datang dijadwalkan berlangsung pada tanggal 20 November 2020 bertempat di
kediaman pemilik bisnis sendiri, di Jl. Jenderal Sudirman no 24. Direncanakan rapat berlangsung
dari pukul 10.00-12.00 WIB

Acara Penanggung Jawab Bentuk Tujuan Waktu

1. Penyempurnaan 1. Andi 1. Presentasi 1. Informatif 1.15 menit

tata letak meja 2. Budi 2. Diskusi 2. Persetujuan 2. 10 Menit
makan 3. Ani 3. Laporan 3. Perseteruan 3. 20 menit
2. Kebijakan 4.Tanya Jawab
penggunaaan alat masak yang
baru serta canggih
3. Penetapan target penyelesaian
memasak dalam tepat waktu

5. Mentukan rancangan tempat duduk sesuai dengan jumlah peserta yang hadir agar
memudahkan interaksi antarpeserta rapat.
6. Menyiapkan notulen sebagai dokumentasi untuk selanjutnya disebarkan pada seluruh peserta
rapat.

NOTULASI PERTEMUAN 20 November 2020

TEMPAT : RUANGAN KHUSUS PEMILIK BISNIS

WAKTU : Pkl. 10.00 s/d – selesai

AGENDA :

1. Alur kegiatan Chef dalam memasak secara efisiensi

2. Tinjauan Penilaian terhadap Chef dalam memasak dengan menggunakn bahan baku
secara efektif.

Debi : Pemnbukaan rapat dan penjelasan tentang dua kegiatan yaitu penilaian terhadap chef
yang menggunakan bahan baku baku secara efektif dan alur atau tahapan chef dalam
memasak secaa efisien, acuan pedoman dan pusat untuk berjalannya bisnis Catering .

Roni: Dalam manajemen ada suatu strategi yang dapat kita terpakan dalam pelaksanaan
memasak secar efisien dan tetap efektif.

Ali : Kami ingin para chef dapat mengerti dan paham terlebih dahulu apa itu efisien dan
efektiv yang merupakan dasar untuk berbisnis produksi suatau makanan atau barang.

Rendi : Para chef diharapkan dapat memasak dengan efisien artinya memasak yang tidak
memerlukan waktu banyak, serta menggunakn bahan baku secara efektiv artinya
menggunakan bahan bakutidak berlebihan atau boros, sehingga bisnis ini tidak rugi.

Debi : Namun kami mengalami kesulitan untuk memngarahkan chef agar melaksanakan
tugasnya sesuai dengan peraturan yang berlaku.

Cia: Menyarankan pemberlakuan sanksi terhadap chef yang tidak mematuhi peraturan yang
berlaku serta mentraining kembali para chef yang kurang mengerti dengan visi misi bisnis
Catering Rani ini, dan tetap berpedoman dengan peraturan yang ada.
 Rendi : Beranikah kita melakukan pemberlakuan sanksi serta mentraining kembali para chef
untuk menuju Catering Rani yang maju dan berbeda dari saingan yang lain? Kunci
keberhasilan pelatihan adalah pelatihnya sendiri.

KEPUTUSAN RAPAT

Bersikap tegas dengan memberi sanksi kepada para chef yang melanggar peraturan dan
mentraining kembali para chef yang kuran mengerti visi misi bisnis Catering Rani dan
berpedoman pada peraturan yang berlaku.

Agar dapat yang kita selenggarakan bisa bermanfaat bagi kehidupan organisasi maka penting
untuk memperhatikan hal-hal sebagai berikut yang disampaikan Mann (2006)
a. Menyebarkan agenda rapat
b. Memiliki tema tertentu
c. Menetapkan dan menghargai waktu untuk memulai, beristirahat, dan mengakhiri
rapat
d. Tidak ada gangguan barang elektronik
e. Memastikan siapa yang diundang
f. Menjadi wasit dan mengangkat asisten pengatur waktu
g. Tetap mengarah pada sasaran
h. Tindak lanjut
i. Konsisten

10 perintah tentang rapat dikemukakan oleh Harvard Business Communication  yang

berjudul 10 Commandment Of meeting sebagai berikut :
a. Hendaklah tau waktu
b. Hendaklah jangan lupa pada alasan utama penyelenggaran rapat
c. Hendaknya diingat golden rule dalam rapat
d. Hendaknya tidak menyelenggarakan rapat diluar jam kerja
e. Hendaknya tidak menggunakan tekanan kelompok untuk mencapai kesimpulan
 f. Hendaknya tidak menggunakan rapat sebagai sarana untuk menghancurkan karir orang
lain
g. Hendaknya menjaga jarak antara kepentingan pribadi dan perusahaan
h. Hendaknya diingat bahwa model terbaik penyelenggaran rapat adalah demokrasi bukan
monarki
i. Hendaknya selalu mempersiapkan agenda rapat yang yang jelas dan mengedarkan agenda
itu sebelum rapat dilangsungkan
j. .Hendaknya menghentikan jadwal rapat berkala bila tak ada lagi yang hendak di capai

Menutup Rapat
Pada akhirnya sebuah rapat, pimpinan harus dapat menutup rapat pada saat yang tepat. Apabila
semua pokok bahasan yang tersebut dalam agenda telah tercangkup dalam rapat, ada
kecenderungan peserta untuk mulai membuat rekapitulasi. Mereka kembali kebutir bahasan yang
telah dibahas, memulai diskusi baru, dan mengulangi pokok pembicaraan yang telah dibahas
dalam rapat.