KEARSIPAN

kearsipan merupakan kegiatan ut mengumpulkan..mencatat, mengolah, mendistribusikan,

memelihara & mexusutkan arsip kearsipan jg bs dikatakan sekelompok pengetahuan teratur yg
mempelajari hal ihwal arsip perorangan, badan swasta atau organisasi pemerintah yg sangat penting ut
keperluan penelitian atau sumber ingatan d kemudian hari. Menurut Sedarmayanti , dokumen
merupakan keterangan yg meyakinkan atau warkat yg dipergunakan sebagai bahan pembuktian, atau
biasaxa ut mendukung hal/arsip yg penting & asli

sedangkan dokumentasi: merupakan rangkaian pekerjaan yg bertugas mengumpulkan, mexusun,

meneliti & mengolah serta memelihara bahan guna mexiapkan informasi yg bermanfaat.museum adalah
tempat meximpan barang kuno yg sdh berabad usiaxa, sbg peninggalan nenek moyang. Benda kuno yg d
simpan d museum dpt menjadi bahan pelajaran ut generasi yg akan dating. perpustakaan tempat ut
meximpan, menemukan kembali, maupun ut membaca buku yg sejenisxa, yg disediakan ut keperluan
pengetahuan, pexelidikan, pengajaran dll

[09:39, 3/20/2020] Bu Kasiani: peranan arsip sbg pusat ingatan, sbg sumber informasi & sbg alat
pengawasan yg diperlukan dlm setiap organisasi dlm rangka kegiatan: perencanaan penganalisaan,
pengembangan, perumusan kebijaksanaan, PK, pembuatan laporan perygjwban, penilaian,
pengendalian dsb

manfaat arsip:

1. Dengan meximpan warkat sedemikian rupa, sehingga mudah ditemukan kembali dlm wktu singkat.

2.Mexelamatkan arsip dr kehilangan atau kerusakan

3 Azas kearsipan: 1.A Sentralisasi 2. A Desentralisasi 3. A Gabungan

4 prosedur (urut2an kegiatan) kearsipan meliputi: pencatatan..pendistribusian..peximpanan

5...SISTEM PEXIMPANAN ARSIP/FILE ADA 5alfabetik..kronologis(tgl)....numerik(nomor)..subjek..geografis

6 peralatan & perlengkapan arsip...peralatan..semua jenis barang yg digunakan ut kegiatan kearsipan yg

sifatxa berat & tdk mudah d pindahkan..seperti lemari arsip..komputer..filing cabinet dll..perlengkapan
arsip: kertas ..pulpen tinta..dll
 7penilaian & pemeliharaan arsip penilaian arsip..dinilai arsip tsb..apa cukup penting...dilakukan
pemeliharaan arsip itu mrliputi ruangan yg besrsih...ventilasi..serta jauh dr bahaya kebakaran..bencana
alam..serta pemeliharaan arsip bs menggunakan kapur barus

8 ..ttg angka pemakaian & jadwal retensi arsip..angka pemakaian disini dimaksudkan berapa jumlah
arsip yg digunakan..artixa semakin baxak arsip yg digunakan dlm suatu organisasi..menandakan bhwa
organisasi tsb bonafid

ut jadwal retensi arsip disesuaikan dgn keperluan masing2 organisasi..setiap arsip penting memiliki
umur. umur bs bulanan..tahunan

9 nilai guna arsip..artixa setiap arsip mempuxai nilai guna seperti menurut vernon
B.Santen...administrasion...fiskal..education..research..

10 pexusutan arsip.arsip yg perlu disusutkan & yg perlu dimusnahkan

UU Kearsipan:

Dasar Hukum UU No.7 Th. 1971: No.32 Tgl. 18 Mei 1971

Dasar Pertimbangan:

a) Bahwa ut kepentingan generasi YAD, perlu diselamatkan bahan2 bukti yg xata, benar & lengkap
mengenai kehidupan kebangsaan Bangsa Indonesia d masa yg lampau, sekarang & YAD, & berhubungan
dgn itu perlu d atur ketentuan2 pokok ttg kearsipan

b) Bahwa d pandang perlu meningkatkan pexempurnaan administrasi aparatur negara khususxa d

bidang kearsipan

Arsip dibagi menjadi 2:

a) Arsip Aktif (Dinamis) , Dinamis digunakan scr langsung dlm perencanaan, pelaksanaan,
pexelenggaraan kehidupan kebangsaan pd umumxa atau dipergunakan scr langsung dlm
pexelenggaraan administrasi negara. kategori A Dina : administratif, akuntansi, proyek, Berkas
kasus.
b) Arsip Inaktif (Statis)

Arsip yg tdk dipergunakan scr langsung ut perencanaan, pexelenggaraan se hari2 administrasi negara.
Arsip statis ini merupakan arsip yg mempuxai nilai abadi khusus sbg pertgjwban nasional/pemerintah( ut
referensi sj)

Ruang lingkup Kearsipan: Penanganan arsip/ warkat yg berisi informasi sejak tercipta hingga warkat itu
dixatakan dilestarikan/dihapus.

Dari pengertian di atas ada 6 kegiatan utama TATA KEARSIPAN meliputi:

a) Penciptaan Arsip

b) Pemilihan Arsip

c) Pengendalian Arsip

Prosedur Kearsipan dipilah menjadi:

setiap kegiatan pasti memiliki urutan langkah2 penyelesaian dr awal hingga akhir(pengertian prosedur).

1. Prosedur Permulaan Surat Masuk. Prosedur permulaan surat masuk(surat yg datang dr luar)
meliputi kegiatan2: administrasi pencatatan,pendistribusian, & pengolahan.
2. idem Surat Keluar. Prosedur permulaan Surat Keluar(surat yg dikirim keluar) meliputi kegiatan:
administrasi pembuatan surat(mulai dr mengonsep surat, mengetik, sd penandatanganan surat
& stempel), pencatatan surat, & pengiriman surat.
3. Prosedur Pencatatan Surat masuk-surat keluar. Prosedur Pencatatan & pengendalian surat
masuk- surat keluar di Indonesia ada 3:
a. BUKU AGENDA(digunakan pd kantor kecil & perusahaan swasta.
b. KARTU KENDALI (digunakan pd kantor2 pemerintah & bank).
c. TAKAH (MAP JEPIT), digunakan pd lingkungan perkantoran departemen hankam, jajaran
ABRI, & Departemen Perhubungan.
4. Prosedur pencatatan & prosedur penyimpanan
Prosedur Pencatatan & Pendistribusian.

Setiap kantor akan mengikuti prosedur tertentu untuk mengawasi lalu lintas surat masuk & surat keluar,
prosedur ini disebut dgn PROSEDUR PENCATATAN &:PENDISTRIBUSIAN SURAT. ADA 3 PROSEDUR YG
UMUM DIGUNAKAN:

1. Prosedur BUKU AGENDA, buku agenda ini berisi kolom2 & keterangan untuk mencari surat yg
disimpan di file. Untuk kolom Pencatatan dalam buku agenda akan dijelaskan berikut:

1. No.( nomor urut)

2. Tanggal (tgl surat masuk(diterima)/tgl surat keluar( yg dikirim).

3.Masuk/Keluar (surat masuk/keluar)

4. Dokumen yg berisi Nomor & Tgl(di dlm surat ada nomor surat & tgl surat, baik ut surat masuk/keluar).

5. Dari( siapa(instansi/perusahaan yg mengirim surat).

6. Kepada (surat ditujukan/dialamatkan kpd instansi/perusah…

Apabila terlalu banyak jumlah SURAT/FILE yg dicatat dlm buku agenda, buku agenda KURANG dapat
membantu pencarian dokumen, krna dokumen disimpan dgn berdasarkan TANGGAL, ut mengatadi hal
tsb, gunakan KARTU AGENDA, kartu agenda dpt menggunakan caption(judul)/kata tangkap dgn
menggunakan NAMA & SUBYEK, berikut contoh kartu agenda tsb di atas

Apabila pencatatan menggunakan BUKU AGENDA, maka DIPERLUKAN LEMBAR DISPOSISI, sebagai alat
pengendalian dlm distribusi penyelesaian suatu dokumen. LEMBAR DISPOSISI AKAN BEREDAR BERSAMA
DGN DOKUMEN tsb. DISPOSISI adalah catatan yg ditulis PIMPINAN KPD BAWAHANNYA DI ATAS
KERTAS/TINDAK LANJUT SURAT tsb ut DIPAKSANAKAN.

Prosedur KARTU KENDALI.

PROSEDUR KARTU KENDALI ADALAH Prosedur Pencatatan & Pengendalian surat shg surat dapat
DIKONTROL SEJAK MASUK SAMPAI KELUAR. Prosedur pencatatan & pendistribusian baik surat
masuk/keluar dgn kartu kendali DIGOLONGKAN KE DLM 3 GOLONGAN SURAT:

 SURAT PENTING, di catat & dikendalikan dgn KARTU KENDALI.

 SURAT BIASA DGN LEMBAR PENGANTAR SURAT BIASA.
 SURAT RAHASIA DGN LEMBAR PENGANTAR SURAT BIASA.

Dalam FORMAT KARTU KENDALI DI ATAS YG SDH ADA, berisi kolom2 yg mesti diisi, seperti halnya buku
agenda.

SETIAP DOKUMEN YG MASUK DIISI KEDALAM 3 LEMBAR KARTU KENDALI YG SAMA(dgn karbon copy).
FUNGSI 3LEMBAR tsb:
  lembar 1 disimpan bersama kartu kendali yg lain yg fungsinya = buku agenda.
 lembar 2 disimpan dlm lemari arsip, berfungsi sbg pengganti arsip.
 lembar 3, disimpan, selama surat diproses oleh bagian lain, stelah selesai diproses, surat
disimpan dlm lemari arsip.

Prosedur TAKAH

prosedur ini hanya menggunakan map jepit biasa ut diedarkan kpd pengolah2 yg berwenang.

PROSEDUR PENYIMPANAN, ada 2:

1. PROSEDUR PENYIMPANAN SEMENTARA, prosedur ini digunakan sebelum dokumen selesai

diproses. biasanya menggunakan waktu dlm 3 bulan, sesuai jumlah hari ut tiap bulannya.
2. PROSEDUR PENYIMPANAN TETAP, YAITU: mulai kegiatan: MEMERIKSA, MENGINDEKS,
MEMBERIKAN TANDA, MENYORTIR, MELETAKKAN.

MEMERIKSA , kegiatan ut memeriksa dokumen, bila telah selesai diperiksa dokumen tsb
diberi RELEASE MARK.
MENGINDEKS, menentukan kata tangkap apa/ siapa, tergantung SISTEM
PENYIMPANANNYA.
MEMBERIKAN TANDA, TERGANTUNG PD SISTEM PENYIMPANANNYA, DIBERI
KODE/TANDA DGN WARNA MENYOLOK.
MENYORTIR, dilakukan berdasarkan pengelompokan dokumen berdasar indeks yg
ditentukan.
.MELETAKKAN/MENYIMPAN, yaitu menyimpan & menggunakan peralatan yg ada,
menyimpan dgn sistem penyimpanan alfabetik, subyek, wilayah, nomor, kronologis,
peralatan yg digunakan seperti lemari arsip/filing cabinet.