Aplikasi Ewako adalah aplikasi berbasis web yang dibuat dan digunakan sebagai pengganti
berkas fisik usul kenaikan pangkat dan pension kepegawaian pada Kanreg IV BKN.
Setelah masuk kedalam halaman login, maka user akan diminta untuk memasukkan user dan
password yang telah diberikan.
Maka akan masuk ke halaman dashboard. Pada Aplikasi menu yang muncul berdasarkan
kewenangan pada hak akses yang diberikan oleh admin.
1
Di halaman dashboard setiap user akan dapat melihat statistik data masing-masing instansi.
Statistik di halaman dashboard meliputi persentase jumlah pegawai berdasarkan jenis kelamin
dan jumlah pegawai berdasarkan golongan.
2
Instansi membuat agenda pelayanan kepegawaian sesuai dengan jenis usulan pelayanan.
1. Nomor Surat di isi nomor surat pengantar sesuai dengan nomor usul yang dibuat di
SAPK
2. Perihal berisi jenis pelayanan kepegawaian yang dituju baik Kenaikan Pangkat /
Pensiun
3. Tanggal Usul adalah tanggal usulan pada surat pengantar. Sebagai catatan, tanggal
yang digunakan acuan untuk mailtracking adalah tanggal otomatis pada sistem server.
VERIFIKASI , setelah itu akan muncul halaman verifikasi. Halaman ini digunakan
4. Klik VERIFIKASI
untuk pengecekan ulang terhadap agenda yang kita buat. Setelah yakin maka klik
PROSES
PROSES dan Klik BATAL
BATAL apabila ingin mengedit agenda.
5. Pilih Nomor Surat yang di buat tadi lalu Klik INPUT DATA
3
6. Upload File Pengantar, Pilih tombol Choose File lalu pilih file pengantar (PDF) dan
tekan tombol UPLOAD
7. Upload / Import data pegawai yang di usul untuk Kenaikan Pangkat / Pensiun, Pilih
tombol Choose File lalu pilih file nama-nama pegawai yang di usul lalu tekan tombol
UPLOAD . Format file Excel [xls/xlsx]
4
Gambar 8. Contoh nama pegawai yang sudah terupload di aplikasi EWAKO
Jika di kolom Instansi tertulis [BERBEDA], maka segera hubungi petugas / pic aplikasi
EWAKO di BKN Kanreg IV Makassar. Upload Kembali file excel jika sudah mendapat
persetujuan dari petugas/pic aplikasi EWAKO.
5
Untuk Upload file scan pendukung cukup drag and drop file ke dalam kolom upload,
maka file akan otomatis terupload. Apabila format penamaan file sudah benar maka
NIP pada penamaan file akan terdeteksi pada sistem.
6
b) Sub Menu Cek Berkas
Gambar 14. Button berwarna biru adalah file yang terupload di EWAKO
7
4. Kirim Berkas
Setelah semua berkas dan data terupload dengan benar silahkan klik FIX KIRIM
BERKAS. Pilih Sub Menu Rekap Berkas -> Pilih Nomor Agenda dan tekan tombol Input
Data -> lalu klik tombol FIX KIRIM BERKAS Maka berkas secara otomatis akan masuk
ke pelayanan Kantor Regional IV BKN.
Klik tombol List List untuk melihat detail posisi inbox proses kepegawaian yang di
usulkan, dan petugas yang memproses usulan tersebut.
8
Gambar 17. Status / Posisi Berkas
Jika Status BTL / TMS lihat keterangannya. File apa yang kurang dan diminta oleh tim
verifikator / teknis BKN. Segera upload kembali file berkas scan yang diminta pada sub
menu Upload File Scan sesuai format penamaan file dan koordinasi dengan tim BKN
bahwa sudah di update datanya di aplikasi EWAKO.
9
Berikut adalah daftar lengkap format penamaan file scan berdasarkan jenis pelayanan
kepegawaian
10
Format File Untuk Proses Pensiun
11
12