BAB 5

PERENCANAAN PESAN-PESAN BISNIS

A. Pengertian Perencanaan Pesan-Pesan Bisnis

Perencanaan adalah suatu kegiatan yang dilakukan untuk mempersiapkan segala
sesuatu berjalan dengan sebaik-baiknya. Apabila perecanaan pesan-pesan bisnis dilakukan
secara asal-asalan hal itu akan menyebabkan tujuan penyampaian pesan-pesan bisnis
tersebut menjadi tidak optimal. Jadi yang dimaksud dengan penyampaian pesan-pesan
bisnis adalah penyampaian pesan-pesan bisnis secara tertulis baik dalam bentuk surat,
memo, proposal, agenda, laporan bisnis, maupun media elektronik
Penggunaan media elektronik dalam penyampaian pesan-pesan bisnis memiliki
keunggulan dan kelemahannya. Keunggulannya antara lain : penyampaian informasinya
cepat serta audiens yang dijangkau banyak dan luas. Sedangkan kelemahannya adalah
sering kali terkendala masalah privasi, dan terkadang isi pesannya tidak tepat.
B. Tahap Perencanaan Pesan-Pesan Bisnis
1. Apa tujuan penyampaian pesan-pesan bisnis
Tahap pertama yang perlu diperhatikan adalah pemahaman yang baik terhadap apa
tujuan penyampain pesan-pesan bisnis tersebut.
2. Menganalisa audiens
Tahapan berikutnya adalah bagaimana menganalisis audiens (pembaca), yaitu apa,
siapa, bagaimana, dan kapan sebaiknya pesan-pesan bisnis tersebut disampaikan.
3. Menentukan ide/gagasan/ pesan-pesan bisnis
Tahap berikutnya adalah emnentukan ide, gagasan, atau pesan-pesan bisnis yang
ingin disampaikan kepada pihak lain.
4. Membuat outline pengorganisasian pesan-pesan bisnis
Tahapan terakhir dalam emnentukan perencanaan pesan-pesan bisnis adalah
membuat outline pengorganisasian pesan-pesan bisnis.
C. Pemahaman Proses Komposisi
Proses komposisi (composition process) dalam peyampaian pesan-pesan bisnis
secara tertulis adalah suatu proses penyusunan pesan-pesan bisnis yang dimulai dari
 pemilihan kata, kalimat, dan paragraph hingga menjadi sebuah pesan-pesan bisnis yang
mudah dipahami serta diterima oleh penerima pesan.
Secara umum, penyusunan pesan-pesan bisnis secara tertulis meliputi empat
tahapan penting, yaitu:
1. Perencanaan menyusun draft
Perencanaan merupakan fase pertama yang perlu diperhatikan dalam penyampaian
pesan-pesan bisnis secara tertulis atau, dalam bahasa yang sederhana, sebagai
sebuah draft yang masih memerlukan perbaikan. Tujuan dari penyampaian pesan-
pesan bisnis haruslah jelas, sederhana, sebaia sebuah draft yang masih memerlukan
sebuah perbaikan.
2. Operasi dan komposisi
Tahap berikutnya adalah bagaimana mengorganisasikan dan mengelompoklkkan
ide-ide pesan-pesan bisnis dalam sebuah kesatuan ide atau gagasan. Organisasi dan
komposisi pesan-pesan bisnis berkaitan erat dengan penyusunan atau pengatueran
kata-kata, kaliamt, dan paragraph.
3. Edit dan revisi
Setelah ide-ide dituangkand alam kata, kalimat dan paragraph atau alenia,
perhatikan apakah kata, kalimat dan paragraph atau alenia tersebut telah
diekspresikan dengan benar. Jika ternyata belum sesuai dengan apa yang
diharapkan pengirim pesan, harus dilakukan pengecekan ulang sekaligus
revisi/perbaikan-perbaikan seperlunya, sehingga yang telah direncanakan
seblumnya dapat dicapai seefektif mugkin.
4. Membaca ulang
Tahapan berikutnya yang tidak boleh diabaikan adalah melakukan proofred yaitu
membaca ulang secara menyeluruh untuk memastikan kembali bahwa apa yang
akan disampaikan secara tertulis tersebut tidak benar-benar terhindar dari berbagai
kesalahan atau kekeliruan, baik yang berkaitan dengan penulisan tanda baca, kata,
kalimat, gaya bahasa yang digunakan, maupun subtansi pesan-pesan bisnis yang
ingin disampaikan.
D. Penentuan Tujuan
 Tahap pertama dalam merencanakan suatu pesan bisnis adlaah memikirkan maksud
atau tujuan penyampaian pesan-pesan bisnis tersebut. Tentu saja, pengirim pesan ingin
menjadi goodwill dihadapan audiens, sekaliagus menghasilkan sesuatu yang baik bagi
organisasi atau lembaganya.
Agar penyampaian pesan-pesan bisnis mencapai tujuan yang dikhendaki, maka
langkah pertama yang harus dilakukan adalah menentukan tujuan yang jelas dan dapat
diukur, sesuai dengan tujuan organisasi.
1. Mengapa tujuan harus jelas
Tujuan yang jelas akan membantu anda mencapai tujuan yang dikhendaki.
Penentuan tujuan yang jelas bagi suatu organisasi juga akan dapat membantuproses
pengambilan keputusan yang mencakup :
a. Keputusan untuk menanggapi audiens
b. Keputusan untuk memusatkan isi pesan
c. Keputusan untuk menetapkan media apa yang akan digunakan
2. Tujuan komuniksasi bisnis
a. Memberi informasi
Tujuan pertama dalam komunikasi bisnis adalah memberikan informasi
yang berkaitan dengan dunia bisnis kepada pihak lain. sebagai contoh, suatu
pemimpin suatu perusahaan membutuhkan beberapa pegawai baru yang
akan di tempatkan sebagai staf administtrasi di kantor-kantor cabang yanga
da.
b. Melakukan persuasi
Tujuan kedua komunikasi bisnis adalah melakukan persuasi kepada pihak
lain agar apa yang disampaikan dapat dipahami dengan baik dan benar. Hal
ini sering dilakukan, terutama yang berkaitan dengan negosiasi anatra
seseorang dan orang lain dalam bisnis.
c. Melakukan kolaborasi
Tujuan ketiga dalam komunikasi bisnis adalah melakukan kolaborasi atau
kerja sama bisnis anatara seseorang dan orang lain. melalui jalinan
komunikasi bisnis tersebut seseorang dapat dengan mudah melakukan kerja
sama bisnis, baik dengan perusahaan domestic maupun perusahaan asing.
 3. Cara menguji tujuan
a. Apakah tujuan tersebut realistis?
b. Apakah waktunay tepat?
c. Apakah orang yang mengirimkan pesan sudah tepat?
d. Apakah tujuannya selaras dengan tujuan organisasi perusahaan?
E. Analisis Audiens
Dalam kaitannya dengan dunia korespondensi bisnis, yang dimaksud dengan
audiens adalah mereka yang menjadi target untuk menerima pesan-pesan bisnis secara
tertulis. Dalam dunia bisnis yang menjadi audiens adalah organisasi bisnis internal dan
eksternal. Organisasi bisnis internal mencakup pegawai atau karyawan suatu organisasi
bisnis.sedangkan organisasi eksternal mencakup para pelanggan maupun calon pelanggan
dalam dunia bisnis.
Apabila maksud dan tujuan pesan-pesan bisnis telah ditetapkan dengan baik dan
jelas, langkah berikutnya adalah bagaimana memperhatikan audiens (penerima pesan).
Siapa mereka, bagaimana pemahaman/pengetahuan mereka, latar belakang suia,
pendidikan, serta jenis kelamin mereka, bagaimana minat mereka dan apa yang ingin
mereka ketahui?. Jawaban atas pertanyaan tersebuut adalah informasi yang sanagat penting
dan berharga bagi pengirim pesan dan sekaligus akan mempengaruhi cakupan materi apa
yang akan diberikan kepada audiens.
Sebagai contoh, seorang pemasar membuat surat penawaran produk baru kepada
pihak lain (baik individu maupun lembaga). Karena itu, dalam membuat surat penawaran
produk baru kepada pihak lain tersebut seorang pemasar harus emmperhatikan latar
belakang (kedudukan), maupun rata-rata penghasilannya.
1. Cara mengembangkan profil audiens
Sebagaimana kita ketahui bahwa latar belakang audiens sangat beragam baik dari
sisi pekerjaan, usia, jenis kelamin, budaya, maupun status sosial. Dalam kaitannya
dengan penyampaian pesan-pesan bisnis pengirim pesan harus memiliki
kemampuan dalam melakukan analisis audiens. Tentu saja, pemahaman yangn baik
terhadap audiens akan banyak emmbantu pencapaian tujuan pesan-pesan bisnis.
2. Cara menentukan kebutuhan informasi audiens
a. Temukan apa yang diinginkan oleh audiens
 b. Berikan semua informasi yang diperlukan
c. Pastikan bahwa informasinya akurat
d. Tekankan ide-ide yng paling menarik bagi audiens.d
3. Cara memenuhi kebutuhan motivasi audiens
Beberapa jenis pesan-pesan bisnis bertujuan untuk memotivasi audiens agar mau
mengubah perilaku mereka. Akan tetapi, pemberian motivasi ini sering kali
mengalami hambatan kendala. Hal ini disebabkan adanya kecenderungan dari
audiens untuk tidak mau mengubah sesuatu yang ada dengan hal-hal baru atau
sesuatu yang sama sekali tidak berbeda dengnan situasi yang ada. Bagaimana
mengatasi kendala itu? Salah satunya adalah dengan mengatur pesan.
F. Penentuan Ide Pokok
Langkah selanjutnya yang harus diperhatikan adlah emnentukan cara untuk
mencapai tujuan penyampaian pesan-pesan bisnis tersebut. Topik dan ide pokok
merupakan dua hal yang berbeda. Topik adalah subjek pesan yang lebih luas, sedangkan
ide pokok adlah pernyataan tentang suatu topik, yang menjelaskan isis dan tujuan dari
topik tersebut sehingga dapat diterima oleh audiens. Untuk dapat mengidentifikasi ide
pokok, diperlukan kreativitas dan pengalaman. Beberapa tehnik curah
pendapatan/brainstorming yang dapat digunakan untuk mengidentifikasi ide pokok sebagai
berikut:
1. Storyteller Tour
Teknik ini menggunakan alat bantu tape recorder, laptop, PC, tablet, VCD, atau
DVD player yang digunakana untuk menelaah pesan-pesan bisnis yang
disampaikan secara berulang-ulang.
2. Random list
Dengan menggunakan random list, untuk dapat menemukan ide pokok anda harus
menulis atau menuangkan segala ide dan gagasan yang ada di dalam pikiran anda
kedalam kertas kosong.
3. CFR
Dalam menentukan ide pokok adalah dengan menggunakan suatu lembar kerja
kesimpulan, temuan dan rekomendasi.
Cara berikutnya
 4. Journalistic Approach
Pendekatan jurnalistik pada dasarnya merupakan pendekatan untuk menemukan ide
pokok dengan menggunakan berbagai kata tanya yang lazim digunakan oleh
seorang jurnalis dalam memperoleh sebuah berita yang menarik dan terpercaya.
5. Question and Answer Chain
Pendekatan rantai Tanya jawab merupakan salah satu pendekatan yang digunakan
untuk menemukan ide pokok dari sisi perspektif audiens.
G. Seleksi Media Penyampaian Pesan-Pesan Bisnis
Penyampaian pesan-pesan bisnis sebaiknya disesuaikan dengan situasi yang ada
agar maksud dan tujuan dari penyampaian pesan-pesan bisnis tersebut dapat tercapai. Hal-
hal yang perlu dipertimbangkan dalam memilih media penyampaian pesan-pesan bisnis
antara lain: tingkat kepentingannya, formalitas, kompleksitas, tingkat kerahasiaan,
emosiaonal, dan biaya pengiriman serta harapan audiens.
 BAB 6

PENGORGANISASIAN PESAN-PESAN BISNIS

A. Hal-Hal yang Menyebabkan Pesan-Pesan tidak Terorganisasi dengan Baik

Hal-hal yang menyebabkan pesan-pesan tak terorganisasi dengan baik dalam suatu
organisasi, pesan-pesan yang disampaikan pimpinan kepada para bawahannya, kadang kala
tidak terorganisasi dengan baik sehingga menyebabkan pesan0pesan bisnis tidak
terorganisasi dengan baik sehingga menyebabkan pesan-pesan bsinis yang disampaikan
tidak mengenai sasaran atau hasilnya tidak sesuai dengan sps ysng dikehendakinya.
Mengapa hal ini bisa terjadi? Tidak terorganisasinya komunikasi dengan baik dapat
disebabkan oleh beberapa hal sebagai berikut:
- Bertele-tele
Sering kali pesan-pesan bisnis yang disampaikan dalam paragraph pembuka (awal)
sebuah surat terlalu panjang hingga mencapai beberapa paragraph, baru kemudian
masuk ke topic bahasan. Dengan kata lain, penyampaian pesan-pesan bisnis pada
paragraph pembuka yang terkesan bertele-tele dan tidak focus akan mengakibatkan
penerima pesan memerlukan waktu yang cukup lama demi memahami maksud pesan-
pesan bisnis yang disampaikan tersebut.
- Memasukkan bahan-bahan yang tidak relevan
Factor berikutnya yang menyebabkan pesan-pesan bisnis tidak terorganisasi dengan
baik adalah memasukkan bahan-bahan yang tidak penting dan tidak relevan pada pesan
yang disampaikan kepada penerima pesan (pembaca).
- Menyajikan ide-ide secara tidak logis
Ide-ide yang tidak logis mencakup ide-ide yang sulit untuk dicapaiatau tidak mungkin
diimplementasikan dalam situasi dan kondisi yang normal. Apabila terjadi, hal itu dapat
mengakibatkan proses komunikasi berjalan tidak lancer, karena penerima pesan akan
mengalami kesulitan untuk memahami point-point penting yang disampaikan.
- Substansi pesan terlupakan
 Apabila pesan-pesan bisnis yang tidak relevan, tidak penting, dan cenderung berlebihan
yang lebih dominan, ada kecenderungan point-point yang penting justru terlupakan dari
yopik pembahasan.
B. Pentingnya Pengorganisasian dengan Baik
Denagn menatur ide-ide seacara logis, berurutan, dan tidak bertele-tele, maka ide yang
disampaikan akan dapat memenuhi kebutuhan akan informasi, motivasi, maupun praktis
bagi para penerima pesan (pembaca). Mengorganisasikan pesan-pesan bisnis secara baik
merupakan suatu keharusan dan sekaligus sebagai tantangan bagi komunikator. Agar dapat
mengorganisasikan pesan-pesan bisnis dengan baik, ada 4 hal yang perlu diperhatikan,
yaitu:
a. Subjek dan tujuan penyampaian pesan-pesan bisnis harus jelas
b. Semua pesan-pesan bisnis yang disampaikan harus berhubungan dengan subjek dan
tujuan
c. Ide-ide atau gagasan harus dikelompokkan dan disajikan dengan cara yang logis
d. Semua pesan-pesan bisnis yang penting harus sudah tercakup didalamnya.

Pesan-pesan bisnis secara tertulis yang disusun dengan baik akan membantu penerima
pesan memahami pesan yang disampaikan, menghemat waktu, dan mempermudah
pekerjaan komunikator dalam menyampaikan pesan-pesan bisnis.

C. Pengorganisasian Pesan-Pesan Bisnis Melalui Outline

1. Mendefinisikan dan mengelompokkan ide-ide
Memutuskan apa yang ahrus dilakukan adalah masalah mendasar bagi setiap
komunikator yang harus dipecahkan. Jika materinya memang lemah dan tidak memiliki
suatu gaya yang menarik, fakta yang ada akan kabur. Cepat atau lambat pembaca akan
menyimpulkan bahwa Anda benar-benar tidak mempunyai sesuatu yang bernilai
sedikitpun. Susunan suatu
a. Mulailah dengan ide pokok
b. Menyatakan poin-poin pendukung yang penting
c. Memberikan ilustrasi dengan bukti-bukti
2. Menentukan urutan dengan rencana organisasional
Setelah Anda mendefinisikan dan mengelompokkan ide-ide, Anda siap untuk
memutuskan bagaimana urutannya yang sesuai dengan rencana organisasional. Untuk
dapat menentukan urutannya, ada 2 pendekatan penting, yaitu:
a. Pendekatan langsung (Direct Approach)
Pendekatan langsung atau pendekatan deduktif, dimana ide pokok suatu pesan-
pesan bisnis ditempatkan pada bagian pembuka (awal), kemudian diikuti dengan
bukti-bukti pendukungnya.
b. Pendekatan tidak langsung (Indirect Approach)
Pendekatan tidak langsung atau pendekatan induktif merupakan kebalikan dari
pendekatan langsung, dimana bukti-bukti pendukungnya disampaikan di bagian
pembuka, kemudian diikuti oleh ide pokoknya.
Secara umum, pendekatan langsung itu baik, jika para pembaca mempunyai hasrat,
tertarik, senang, atau netral terhadap pesan-pesan bisnis yang akan disampaikan. Jika
mereka menolak pesan-pesan bisnis yang Anda sampaikan, tidak senang, tidak tertarik,
atau acuh tak acuh, Anda lebih baik menggunakan pendekatan tidak langsung. Oleh
karena itu, jika reaksi para pembaca positif, gunakanlah pendekatan langsung dan
sebaliknya, jika reaksi pembaca negative, gunakanlah pendekatan tidak langsung.
Setelah Anda menganalisis kemungkinan reaksi para pembaca dan memilih suatu
pendekatan umum, Anda dapat memilih rencana organisasional yang paling cocok
sebagai berikut.
a. Direct request
Penulisan direct request (permintaan langsung) merupakan suatu bentuk permintaan
atau permohonan yang memerlukan penanganan segera kepada pihak lain.
Penulisan direct request dapat berbentuk surat maupun memo.
b. Pesan-pesan rutin, good news, atau goodwill.
c. Pesan-pesan bad news
d. Pesan-pesan persuasif
 BAB 7
REVISI PESAN-PESAN BISNIS

 Keterampilan Merevisi
Pada dasarnya, kegiatan merevisi pesan-pesan bisnis merupakan salah satu cara untuk
mencegah terjadinya suatu kesalahan atau kekeliruan baik kesalahan tulisan, tanda baca,
maupun kesalahan kesalahan fatal pada saat menyampaikan pesan pesan bisnis kepada pihak
lain. Untuk itu kegiatan merevisi pesan-pesan bisnis perlu diperhatikan dengan seksama dan
tidak boleh dianggap remeh.
Ada beberapa hal yang perlu dilakukan dalam merevisi pesan-pesan bisnis, yaitu :
a. Mengedit isi dan pengorganisasiannya
Salah satu kegiatan merevisi pesan-pesan bisnis adalah melakukan cek ulang dengan
dibaca terlebih dahulu substansi suatu pesan. Dan pada saat melakukan penelaahan
ulang, yang harus di perhatikan adalah pada isi (substansi), pengorganisasian, dan alur
penulisan pesan-pesan tersebut.
Pada tahap awal pengeditan, perhatikan secaara seksama pesan-pesan awla dan akhir,
karena pesan-esan tersebut mempunyai pengruh terhadap penerima pesan.
b. Mengedit gaya (style) penulisan
Gaya penulisan pesan-pesan bisnis ini bersifat formal bisnis dengan tetap
memperhatikan tata cara penulisan yang baik sesuai dengan kaidah-kaidah kebahasaa,
namun juga tetap harus menarik perhatian bagi penerima pesan. Selain itu, agar
penerima pesan lebih mudah memahami suatu pesan, bisa dilakukan dengan berbagai
cara seperti membuat judul, subjudul, sub-sub judul, indentasi, huruf tebal, garis bawah,
huruf miring, huruf berwarna, bulet, huruf bayangan, pengeblokan, pengotakan, grafik,
table, dan gambar menjadi lebih menarik namun tidak lepas dari gaya penulisannya
yang bersifat formal.
c. Mengedit format
Diperlukan mengedit format pesan-pesan bisnis secara keseluruhan yaitu dengan
melakukan penelaahan terhadap tata Bahasa, ejaan, kesalahan-kesalahan tulis (ketik),
 dan tanda baca, format penulisan juga tidak boleh diabaikan. Karena jika format
penulisannya menarik, maka penerima pesan akan tertarik untuk membacanya.
 Pemilihan Kata yang Tepat
Pemilihan kata merupakan cara memilih kata-kata yang akan digunakan untuk
mencurahkan ide atau pikiran ke dalam sebuat kalimat. Oleh karena itu, agar maksud
penyampaian pesan-pesan bisnis tersebut dapat tercapai, perlu diperhatikan beberapa hal yaitu :
a. Memilih kata-kata yang sudah familiar/dikenal
Gunakan kata-kata yang dikenal umum sehingga mudah dipahami oleh pembaca.
Jangan menggunakan kat-kata istilah yangjustru hanya akan membuat bingung pemang.
Karena itu, perlu dilakukan analisis pembaca terutama latar belakangnya yang akan
memberikan pengaruh yang baik bagi proses penyampaian pesan-pesan bisnis.
b. Memilih kata-kata yang singkat
Diharuskan menggunakan kata-kata yang singkat dan tepat dalam penyampaian pesan-
pesan bisnis dan harus tetap diperhatikan berbagai kaidah penulisan Bahasa yang baik
dan benar sehingga pesan-pesan tersebut mudah dipahami oleh pembaca.
c. Memilih kata-kata yang bermakna tunggal
Hindari kata-kata yang memiliki berbagai pengertian dalam penyampaian pesan-pesan
bisnis karena akan mengakibatkan terjadinya salah penafsiran atau persepsi yang
bermacam-macam. Dan untuk menghindari hal tersebut, usahakan untuk menggunakan
kata yang memiliki makna yang jelas dan tegas.
 Membuat Kalimat yang Efektif
Kalimat efektif merupakan bentuk kalianyang dengan sadar dan sengaja disusun untuk
mencapai daya informasi yang tepat dan baik. Sehingga membuat kalimat efektif harus sesuai
dengan kaidah Bahasa (minimal memiliki unsur subjek dan predikat), singkat (tidak terbeit-
belit), serta enak dibaca dan sopan.
Bahkan dalam penyusunan suatu kalimat perlu diperhatikan tiga hal, yaitu kesatuan
pikiran, kesatuan susunan, dan kelogian. Untuk membuat kalimat efektif, kita harus memahami
pengelompokkan kalimat dan bagaimana mengembangkan suatu paragraf.
1. Tiga jenis kalimat
a. Kalimat sederhana
 Hanya memiliki suah subjek dan predikat , dan tidak menutup kemungkinan suatu
kalimat dilengkapi dengan objek baik langsung maupun tidak langsung.
b. Kalimat majemuk
Berisi dua atau lebih klausa independen dan tidak mempunyai klausa dependen.
Klausa independen yaitu anak kalimat yang dapat berdiri sendiri,s edangkan
klausa dependen adalah anak kalimat yang tidak dapat berdiri sendiri sehinggga
tidak memiliki pengertian yang utuh.
c. Kalimat kompleks
Berisi sebuah klausa independen dan satu atau lebih klausa depende sebagai anak
kalimat. Dan dalam menyusun kalimat, gunakan jens kalimat mana yang paling
tepat dengan pemikiran atau ide yang dimiliki.
2. Cara mengembangkan paragraf
Secara umum terdapat dua pendekatan yang dapat digunakan untuk
mengembangkan suatu paragraf yaitu induktif dan deduktif. Pendekatan induktif
dimulai dengan mengemukakan berbagai alasan terlebih dahulu, lalu baru dibuat
kesimpulan, sedangkan pendekatan deduktif dimulai dari kesimpulan kemudian baru
diikuti dengan alasan-alasannya. Dan suatu paragraf dapat dikembangkan dengan
memberikan,
 Ilustrasi
Dapat digunakan ilustrasi atau contoh yang dapat memberikan gambaran
mengenai ide atau gagasan umum.
 Perbandingan
mengembangkan suatu paragraf dapat dilakukan dengan cara membandingkan
persamaan dan perbedaan dari suatu pemikiran dengan pemikiran yang lain.
 Sebab-akibat
Fokuskan perhatian pada alasan-alasan suatu hal karena akan membantu
memeberikan arah yang jelas terhadap suatu pokok terentu.
 Klasifikasi
Dapat dikembangkan dengan cara melakukan pengelompokan ide-ide umum ke
dalam ide-ide yang lebih khusus sehingga topik bahsan menjadi lebih terarah
atau terfokus.
 Pemecahan masalah
Cara pengembangan paragraf ini mampu memberikan latihan analisis yang
sangat diperlukan oleh seseorang dalam pengambilan keputusan-keputusan
penting bagi suatu organisasi sehingga memberikan arah yang sistematis.