KOMPETENSI DASAR

3.1 Memahami arsip dan kearsipan

4.1. Melakukan pengelompokanarsip dan kearsipan

KONSEP ARSIP DAN KEARSIPAN

a. Konsep arsip

Secara etimologi (asal usul kata), kata “arsip” berasal dari:

1) Bahasa Yunani, yaitu archium artinya peti
untuk menyimpan sesuatu,
2) Bahasa Inggris, yaitu archieve, artinya
kumpulan warkat; “record” artinya catatan;
dan “file” artinya sekumpulan
informasi/warkat,
3) Bahasa Belanda, yaitu archief artinya
warkat,
4) Bahasa Jerman, yaitu archivalen artinya
wakat.

Pengertian arsip menurut beberapa

ahli adalah sebagai berikut. Gambar 1 Arsip Sumbe
1) Menurut The Liang Gie dalam bukunya
“Administrasi Perkantoran”, arsip adalah warkat yang disimpan secara teratur dan
terencana karena mempunyai suatu kegunaan, dalam rangka pelaksanaan
kehidupan kebangsaan.
2) Menurut Leonard Montague Harrod, arsip adalah:
a) Sekumpulan informasi yang telah ditata secara sistematis, yang terdiri atas info
tertulis, terketik, tercetak, atau telah terekam dalam mesin,
b) Tempat untuk menata dan menyimpan berbagai informasi, dan
c) Sekumpulan informasi yang menyimpan subjek yang sama.
3) Sir Hillary Jenkinson dalam bukunya, A Manual of Archives Administration (Oxford
1922), mengartikan arsip sebagai dokumen yang disusun atau digunakan selama
transaksi administrative dan eksekutif (pemerintah atau swasta) yang membentuk
sebagian, dan kemudian dipelihara di tempat pemeliharaan guna informasi mereka
oleh orang-orang yang bertanggung jawab atas transaksi itu dan penggantinya
yang sah.
 Sedangkan pengertian arsip menurut UU RI No. 43 Tahun 2009, bahwa arsip
adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai
 dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima
oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan,
organisasi poitik, organisasi kemasyarakatan dan perseorangan dalam pelaksanaan
kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.
Dari pengertian tersebut diatas, dapat disimpulkan arsip adalah setiap catatan
(record/warkat) yang tertulis, tercetak, atau ketikan dalam bentuk huruf, angka, atau
gambar yang mempunyai arti atau tujuan tertentu sebagai bahan komunikasi dan
informasi yang terekam pada kertas, kertas film, media komputer, dan lain-lain yang
disimpan menurut suatu aturan sehingga apabila diperlukan dapat ditemukan dengan
mudah. Contoh arsip, antara lain surat, kartu, flash disk, telegram, formulir, hasil
facsimile, faktur, daftar, grafik, memo, gambar, kuitansi, laporan, peta, dan disket.
Surat/warkat dapat disebut sebagai arsip jika memenuhi syarat-syarat berikut.
1) Mempunyai arti
2) Mempunyai kegunaan
3) Disimpan dengan teratur.

b. Konsep Kearsiapan
Kearsipan merupakan salah satu macam pekerjaan kantor atau pekerjaan
tatausaha yang banyak dilakukan oleh setiap badan usaha (instansi) pemerintah maupun
badan usaha swasta. Kearsipan menyangkut pekerjaan yang berhubungan dengan
penyampaian warkat atau surat surat dan dokumen dokumen kantor lainnya. Kearsipan
memegang peranan penting bagi kelancaran jalannya
kegiatan organisasi, yaitu sebagai sumber informasi
dan sebagai pusat ingatan bagi anggota organisasi.
Kearsipan adalah suatu proses kegiatan mulai
dari penerimaan, pengumpulan, pengaturan,
pemeliharaan, dan penyimpanan warkat menurut
sistem tertentu, sehingga saat diperlukan dapat
ditemukan dengan cepat dan mudah.
Gambar 2 Kearsipan Menurut Drs. The Liang Gie dalam
Sumber: http://1.bp.blogspot.com
kamus Administrasi Perkantoran dijelaskan beberapa
pengertian kearsipan yang diuraikan seperti dibawah ini.
1) Penyimpanan warkat (filling) merupakan kegiatan warkat-warkat dalam suatu tempat
penyimpanan secara tertib menurut system, susunan, dan tata cara yang telah
 ditentukan, sehingga pertumbuhan warkat-warkat itu dapat dikendalikan dan setiap kali
diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali. Lawan dari penyimpanan warkat
(filling) adalah pengambilan warkat (finding).
2) System penyimpanan warkat (filling system) adalah rangkaian tata cara yang teratur
menurut suatu pedoman untuk menyusun warkat-warkat sehingga bilamana diperlukan
lagi, warkat-warkat itu dapat ditemukan kembali secara tepat.
Menurut Ensiklopedi Administrasi (Tambe, 2008), istilah kearsipan memiliki
pengertian sebagai berikut.
1) Penyimpanan warkat (filling) adalah suatu bentuk pekerjaan tata usaha yang berupa
penyusunan warkat-warkat secara sistematis sehingga bila diperlukan lagi warkat-
warkat itu dapat ditemukan kembali secara cepat.
2) System penyimpanan warkat (filling system) adalah suatu rangkaian tata cara yang
teratur menurut suatu pedoman untuk menyusun warkat-warkat sehingga bila
diperlukan lagi warkat itu dapat ditemukan kembali secara cepat.
Dari berbagai definisi tentang kearsipan diatas, terdapat berbagai definisi menurut
para ahli mengenai kearsipan. Menurut Sayuti (2013), mendefinisikan kearsipan atau filling
adalah suatu kegiatan menempatkan dokumen-dokumen (warkat) penting dalam tempat
penyimpanan yang baik dan menurut aturan tertentu sehingga bila diperlukan dapat
diketemukan dengan mudah dan cepat.
Melalui beberapa definisi di atas, dapat diambil kesimpulan mengenai pengertian
kearsipan, yaitu proses kegiatan atau proses pengaturan mulai dari penerimaan,
pencatatan penyimpanan dengan menggunakan system tertentu, menemukan kembali
dengan cepat dan tepat, penggunaan, pemeliharaan, penyusutan dan pemusnahan arsip.
Untuk menyelamatkan arsip yang berisi informasi tentang pertanggungjawaban,
perencanaan, pelaksanaan, dan penyelenggaraan kegiatan-kegiatan kemasyarakatan.
Dalam rangka menyelamatkan arsip yang berisi informasi penting dan merupakan bukti
pertanggungjawaban yang otentik, baik dari fisik maupun isinya, maka arsip-arsip tersebut
haruslah disimpan dengan baik menggunakan suatu sistem yang memudahkan dalam
menyimpan dan menemukan kembali. Kegiatan penyimpanan tersebut membutuhkan
perlengkapan dan peralatan yang cukup dari segi jumlah dengan kualitas yang baik pula.
Hal ini penting agar arsip-arsip tersebut terlindung dari bahaya yang dapat menyebabkan
terjadinya kerusakan arsip, seperti bahaya banjir, kebakaran, pencurian, dan sebagainya.
Arsip memiliki karakter yang disebut karakteristik arsip, dimana karakteristik
tersebut dapat membedakan kualitas arsip, karakteristik arsip tersebut antara lain :
1) Otentik , arsip merupakan informasi melekat pada wujud aslinya (kecuali arsip
elektronik), meliputi; isi, struktur dan konteks. yaitu memiliki informasi mengenai waktu
dan tempat arip diciptakan/diterima, memiliki arti/makna yang merefleksikan tujuan dan
kegiatan suatu organisasi, memberikan layanan bahan bukti kebijaksanaan, kegiatan,
dan transaksi organisasi penciptanya
2) Legal , arsip yang diciptakan sebagai dokumentasi untuk mendukung tugas dan
kegiatan, memiliki status sebagai bahan bukti resmi bagi keputusan dan pelaksanaan
kegiatan.
3) Unik , tidak dibuat massal atau digandakan, arsip berbeda dengan buku, jurnal dan
bahan publikasi lainnya. Arsip menurut konteksnya, dan memiliki kronologi yang unik
selalu merupakan satu-satunya produk. Adapun copy (duplikasi) arsip memiliki arti
yang berbeda baik untuk pelaksanaan kegiatan maupun bagi staf/pejabat yang
berwenang dengan kegiatan tersebut.
4) Reliable , keberadaan arsip dapat dipercaya sehingga dapat dipergunakan sebagai
bahan pendukung pelaksanaan kegiatan.

c. Fungsi Arsip

Kearsipan bagi organisasi merupakan salah satu unsur penunjang yang paling
penting bagi kegiatan operasional. Melalui kearsipan, informasi dan data otentik dapat
diperoleh dengan cepat dan tepat. Perkembangan organisasi dapat dilihat dari arsip yang
tersimpan. Kearsipan berfungsi untuk:
1) Alat penyimpanan warkat
2) Alat bantu perpustakaan, khususnya pada organisasi besar yang menyelenggarakan
sistem sentralisasi
3) Alat bantu bagi pimpinan dan manajemen dalam mengambil keputusan
4) Alat perekam perjalanan organisasi
5) Mengefektifkan dan mengefisienkan pekerjaan
6) Alat untuk memecahkan permasalahan yang dihadapi organisasi
7) Alat untuk memberikan keterangan yang diperlukan bagi yang membutuhkan data
8) Sumber informasi peristiwa dan kegiatan yang terjadi di kantor.

d. Nilai Guna Arsip

Sebagai sumber informasi yang dapat membantu untuk mencapai tujuan organisasi,
arsip memiliki nila guna. Nilai guna arsip antara lain sebagai berikut.
a. Nilai penerangan, yaitu arsip yang hanya mempunyai kegunaan sebagai bahan
informasi, pemberitahuan. Contoh: surat pengumuman.
b. Nilai yuridis, yaitu arsip yang dapat digunakan sebagai bahan atau alat pembuktian
dalam peristiwa hukum. Contoh: akta kelahiran, surat perjanjian, dan kuitansi.
c. Nilai historis, yaitu arsip yang dapat menggambarkan suatu kejadian/peristiwa dari
masa lampau. Contoh: teks proklamasi.
d. Nilai ilmiah, yaitu arsip yang dapat digunakan
untuk pengembangan ilmu pengetahuan dan penyelidikan. Contoh: hasil
karya tulis.
e. Nilai guna fiskal, yaitu arsip yang mempunyai kegunaan dalam bidang keuangan.
Contoh: kuitansi dan bukti pembayaran pajak.
 Gambar 1 Gambar 3. Cek dan kuitansi memiliki niai guna fiskal
Sumber: http://www. baltyra.com, http://www. Akuntansilengkap.com

Vernon B. Santen, seorang ahli kearsipan, mengungkapkan bahwa arsip

mempunyai nilai guna. Nilai guna tersebut disingkat menjadi ALFRED (Sukoco: 2007)
yang merupakan kependekan dari:
1) Administrative Value; keberadaan arsip dipertahankan karena nilai administrasinya
dibutuhkan oleh perusahaan. Misalnya, data penjualan dari seluruh wilayah diperlukan
oleh manajemen untuk menentukan strategi pemasaran yang tepat bagi produk atau
perusahaan secara keseluruhan.
2) Legal Value; Keberadaan arsip dipertahankan nilai hukum yang terkandung di
dalamnya. Misalnya data keuangan yang disimpan oleh departemen treasury sebuah
bank akan berguna ketika dilakukan penyidikan tentang dugaan tindakan money
laundering yang dilakukan oleh institusinya.
3) Fiscal Value; Keberadaan arsip dipertahankan karena nilai fiscal yang terkandung di
dalamnya. Misalnya, data laporan penjualan yang dilakukan perusahaan selama tahun
fiscal yang akan menentukan jumlah pajak yang harus dibayar, dan sewaktu-waktu
arsip tersebut dapat diperiksa oleh petugas pajak bila diperlukan.
4) Research Value; Keberadaan arsip dipertahankan karena nilai pendidikan yang
terkandung didalamnya. Misalnya, buku The Wealth of Nations (judul aslinya adalah An
Inquiry into the Nature and Causes of the Wealth of Nations, yang diterbitkan pertama
kalinya pada tahun 1776 oleh Metheun and Co., Ltd) yang ditulis oleh Adam Smith
hingga saat ini disimpan oleh Perpustakaan Oxford, karena di dalamnya terdapat
dasar-dasar ilmu ekonomi modern dan menjadi rujukan bagi mahapeserta ekonomi
untuk mempelajari ilmu ekonomi.
5) Documentary Value; Keberadaan arsip dipertahankan karena nilai dokumentasi yang
terkandung di dalamnya. Misalnya, foto proklamasi kemerdakaan Republik Indonesia
sampai saat ini disimpan oleh Badan Arsip Nasional sebagai bukti perjalanan
kehidupan bangsa Indonesia. Atau foto ketika ulang tahun ketujuh belas akan tetap
disimpan dalam album keluarga untuk memberikan gambaran mengenai Anda ketika
berumur 17 tahun.

Tugas
1. Jelaskan pengertian arsip menurut pendapat Anda!
2. Jelaskan perbedaan arsip dan kearsipan!
3. Apa yang dimaksud dengan karakteristik arsip legal dan reliable?
4. Nilai guna arsip yang memiliki kegunaan dalam bidang keuangan adalah ....
5. Sebutkan contoh-contoh arsip yang kalian miliki !

Tugas dikerjakan di buku tulis kearsipan, kemudian difoto dan dikumpulkan ke Meja
Guru ibu, Saniatu Nisail, S.Pd.
Pilihan tugasnya : Tugas Arsip dan Kearsipan 1 Kelas X OTKP