JUST-IN-TIME NA DISTRIBUIÇÃO DE SUPRIMENTOS NO AMBI-

ENTE HOSPITALAR: O CASO DE UM HOSPITAL PRIVADO

André Moraes dos Santos

PPGA/ EA/ UFRGS

Antônio Carlos Gastaud Maçada

FURG PPGA/EA/UFRGS

Resumo: Este trabalho examina a utilização do método de gestão da produção Just-in-

Time (JIT) como técnica gerencial para área hospitalar, enfocando o setor de distribuição
de suprimentos e medicamentos. A pesquisa apresenta também um estudo de caso realiza-
do em um hospital privado de Porto Alegre, RS, focalizando o setor de distribuição interna
de suprimentos e medicamentos onde são aplicados os conceitos da técnica JIT.
Palavras-chaves: JIT, gerenciamento hospitalar, gerenciamento materiais e medicamentos

Abstract: This work analyses the use of the JIT management production method as a tech-
nique for managing hospital services, focusing on the supplies and medicines distribution
sector. The research also shows a case study performed in a private hospital in Porto Ale-
gre, in Rio Grande do Sul state, focusing the internal distribution of supplies and medicines
where the concepts of the JIT technique are applied.

Key words: health care management, just-in-time (JIT), materials management and phar-
macy

1. Introdução
A precariedade, crise e abandono do sistema de saúde pública do Brasil são atual-
mente denunciados em todas as mídias de comunicação. Os problemas mais comuns são a
escassez de recursos, medicamentos, a superlotação de leitos em alguns hospitais e os cus-
tos por paciente muito altos. A necessidade de reestruturação atinge também os hospitais
privados, ocasionada principalmente pela crescente exigência dos clientes, por serviços
melhores, e seguros de saúde que impõem um reembolso limitado por serviços prestados.
A ampliação dos serviços hospitalares gerou uma nova e mais complexa estrutura, criando
uma demanda maior de pessoas qualificadas e da aplicação de métodos de gestão mais a-
primorados que atendam a novos padrões de exigência em atendimento (Duarte, 1991,
McLaughlin e Kaluzny, 1998). Estas mudanças não são diferentes daquelas que o setor
industrial tem enfrentado nos últimos anos, como a contenção de custos, melhoria das téc-
nicas de gerenciamento, melhoria da qualidade e utilização de novas tecnologias (Heinbu-
ch, 1995). Muitos dos hospitais que desejam obter uma posição de liderança estão buscan-
do transportar do setor industrial as soluções desenvolvidas para superar estas mudan-
ças.(Heinbuch, 1995).
Nesta situação a adaptação de métodos de gerenciamento de manufatura para a área
de serviços hospitalares seria muito útil, no sentido de prover flexibilidade, qualidade, me-
lhor aproveitamento de recursos e redução de custos. Dentre os métodos de gestão desen-
volvidos no setor industrial destaca-se o “Just-in-Time” (JIT), que apresenta uma filosofia
de enxugamento, simplificação e melhoria contínua do processo produtivo (Corrêa e Gia-
nesi, 1993). Em artigo desenvolvido por Roth e Dierdonck (1991), os autores discorrem
sobre a utilização de métodos de gestão industriais na área hospitalar e identificam como
mais apropriados os seguintes métodos: Planejamento dos Requisitos de Materiais (MRP),
Planejamento dos Requisitos de Manufatura (MRPII), Justo a Tempo (JIT), KANBAN, e
Tecnologia de Otimização da Produção (OPT); podendo serem adaptados para a área da
saúde. Ambas as técnicas são também consideradas como grandes fontes geradoras e ge-
renciadoras de informação o que proporcionará aos setores da área hospitalar a construção
de uma rede de informação mais confiável. Em recente reportagem Hamilton (1995), apon-
ta que os sistemas de informações são importantes devido a possibilidade da redução de
custos e melhor o processo de tratamento de pacientes.
Duarte (1991) afirma que, mesmo não produzindo bens tangíveis, as empresas de
serviços geram produtos que têm um custo, possuem qualidade, sofrem transformação da
matéria-prima e são consumidos, ou seja, não impede a utilização de técnicas de gestão
industrial. A analogia entre os serviços hospitalares e um sistema de produção industrial
pode ser observada na figura 1. Um serviço não pode ser estocado. Deve ser produzido no
tempo e na forma em que o cliente o exige, sendo o seu consumo simultâneo a sua produ-
ção. O cliente é o elemento que dispara todo o processo de produção de um serviço. No
caso dos serviços hospitalares a participação do cliente ocorre no mais alto grau de contato
e personalização (Gianesi e Corrêa, 1994).
INSUMOS PROCESSAMENTO PRODUTO FINAL
Pessoas doentes ou Potenci- Tratamento Médico Cura ou
almente sujeitas a doenças Cirurgias, Medicamentos, Melhora do Quadro Clínico,
Ações de Prevenção Prevenção de Doenças
Figura 1- O serviço hospitalar como sistema industrial - Adaptado de Duarte(1991)
O objetivo deste trabalho é analisar a utilização do método de gestão da produção
JIT como técnica gerencial para área hospitalar, também enfocando aplicação como fonte
geradora e processadora de informações. Esta pesquisa, de caráter exploratório, apresenta
também um estudo de caso realizado em um hospital privado de Porto Alegre, RS, focali-
zando o setor de distribuição interna de suprimentos e medicamentos onde são aplicados os
conceitos da técnica JIT.
A próxima seção irá apresentar as aplicações do JIT no ambiente hospitalar. A se-
guir é apresentado o desenho de pesquisa, bem como os pressupostos para a realização do
estudo de caso. A quarta seção descreve o método de pesquisa utilizado. Na quinta seção, é
relatado o estudo de caso realizado. A seguir são apresentados os comentários sobre os
resultados obtidos. Finalmente, tecem-se algumas considerações finais à guisa de conclu-
são.

2. Aplicações do JIT no ambiente hospitalar

No ambiente hospitalar os sistemas JIT são aplicados geralmente no área de contro-
le de materiais e suprimentos pois os processos são mais simplificados e repetitivos..
(Whitson, 1997). Processos com poucos produtos e poucas mudanças no mix ou situações
intermediárias são os mais indicados para a utilização do JIT(Kliemann Neto, Antunes Jú-
nior e Fensterseifer,1989). Segundo Roth e Dierdonck (1991), muitos hospitais americanos
utilizam o sistema JIT para a distribuição de materiais e suprimentos como, por exemplo,
remédios, alimentos e materiais de enfermagem. Outro exemplo, em hospitais americanos,
é a distribuição de refeições utilizando o sistema JIT o qual permitiu aos pacientes escolhe-
rem o que desejam comer em suas refeições um pouco antes de serem servidas. Para os
hospitais isto significou uma redução nos custos, devido ao desperdício de refeições que
não eram consumidas, e maior satisfação do cliente (Lavecchia, 1998). Slack et alli (1997)
apresenta outro exemplo da utilização do JIT em hospitais ingleses, onde o método é em-
pregado na área cirúrgica.
Para que possa ser utilizado um sistema JIT na distribuição de medicamentos e su-
primentos hospitalares, é necessária a definição dos produtos a serem consumidos. O Sis-
tema de Distribuição de Medicamentos por Dose Unitária (SDMDU) contribui para a defi-
nição de produto na administração da prescrição médica, através da padronização de medi-
camentos. O SDMDU vem sendo aplicado com êxito nos países da América do Norte e
Europa e visa melhorar a administração de medicamentos aos pacientes, evitando erros e
desperdícios através da simplificação e maior controle do processo. Neste sistema a dose
do medicamento a ser administrada é preparada, embalada, identificada e dispensada pron-
ta para ser utilizada no paciente. Outra característica desse sistema é que na unidade de
enfermagem ficam somente as quantidades unitárias necessárias para 24 horas de tratamen-
to do paciente, sendo renovadas ao fim deste período seguindo as orientações médicas. O
aumento da qualidade de assistência prestada ao paciente traz significantes reduções no
tempo de recuperação e permanência no hospital, o que diminui custos e riscos de infec-
ções e doenças (Ribeiro, 1993). O SDMDU, pode ser informatizado, tornando os dados
inerentes ao processo disponíveis para serem utilizados em um sistema de informação.
Como podemos notar, os sistemas JIT podem ser transportados para as instituições
de saúde e podem integrar-se a sistemas de informação gerando dados para serem compar-
tilhados por outros processos ou organismos gerenciais.

3. Desenho de Pesquisa e Fatores característicos do JIT

Com o objetivo de verificar a utilização prática do SDMDU como base para um sis-
tema JIT, foi realizado um estudo de caso em uma organização hospitalar privada de Porto
Alegre, RS. Inicialmente foi realizada uma revisão teórica sobre o JIT afim de identificar
os seus fatores característicos (ver Tabela 1). A seguir foi realizado o estudo de caso e
comparadas as características encontradas no sistema de distribuição de medicamentos do
hospital e as características do método JIT (Figura 2).
Característica Autor
Quantidades necessárias no tempo Moura(1989); Kliemann Neto, Antunes Júnior e
necessário Fensterseifer,1989. (1989); Corrêa e Gianesi (1993)
“Zero defeitos” Corrêa e Gianesi (1993)
Redução do tempo de preparação Corrêa e Gianesi(1993), Sakakibara et alli (1997).
Fornecedores JIT Corrêa e Gianesi(1993), Sakakibara et alli (1997).
Operacionalização Kanban Moura(1989); Corrêa e Gianesi (1993); Sakakibara et
alli (1997).
Trabalhadores flexíveis Corrêa e Gianesi (1993)

Tabela 1- Fatores característicos do JIT

 Revisão Teó- Fatores Característi-
rica JIT cos JIT
Análise das aplicações
JIT no hospital
Identificação de atores Estudo de caso no
chave no hospital hospital (entrevistas)

Figura 2 – Desenho de Pesquisa

4. Método
A pesquisa se constitui em um estudo de caso em uma organização hospitalar, es-
pecificamente no setor de distribuição de suprimentos e medicamentos. Para a obtenção
das informações necessárias para a investigação, foi efetuada coleta e análise de informa-
ções referentes ao processo de distribuição de medicamentos e suprimentos, via entrevistas
com responsáveis pela gerência de materiais e gerência de enfermagem.
O método do estudo de caso deve ser aplicado segundo Yin (1994, p.1), quando as
questões de “como” e “por que” são colocadas, quando o investigador tem pequeno con-
trole sobre os eventos, e quando o foco está num fenômeno contemporâneo em um contex-
to da vida real.
Além das características apresentadas por Yin (1994), o estudo também foi emba-
sado em principais questões chaves para “estudo de caso”, descritas por Benbasat et al.
(1987):
• o fenômeno foi examinado em seu ambiente natural, no caso a organização
hospitalar;
• a complexidade da unidade foi estudada intensivamente;
• o estudo de caso foi o mais adequado, por tratar-se de um estudo exploratório.
Foram entrevistados dois profissionais, os quais participaram do. O método de co-
leta de dados foi a entrevista semi-estruturada. As entrevistas foram registradas através de
diagramas, representado o sistema que estava sendo discutido, e de notas tomadas pelo
pesquisador. Em alguns casos as entrevistas foram gravadas em fitas magnéticas para au-
xiliar na análise dos diagramas construídos.
A análise dos resultados foi realizada a partir da comparação entre os fatores carac-
terísticos do JIT identificados na literatura e os fatores encontrados na organização hospi-
talar.

5. O caso do hospital privado

O hospital estudado distribui os medicamentos em doses individuais por paciente,
utilizando os conceitos básicos do sistema de dose unitária. Entretanto nem todos os medi-
camentos são distribuídos desta forma e somente alguns não exigem nenhuma manipulação
ou preparo pela unidade de enfermagem para serem administrados. O sistema foi implanta-
do há aproximadamente 10 anos e vem sendo aperfeiçoado desde então. A Figura 3, repre-
senta, de forma resumida, o funcionamento do sistema no hospital.

ENFERMAGEM FARMÁCIA

COMPRAS
Prescrição do Explosão da pres- Digitação do Dispensação Estoque
Médico crição (24 hs) Pedido (Kit individual)

FORNECEDORES
Adminstração Conferência Conferência
do Produto Enfermagem Farmácia

Materiais não utilizados

Figura 3 - Distribuição Interna de Medicamentos

O médico ao prescrever decide o medicamento, a quantidade da dose e o intervalo
de tempo em que deverá ser administrado ao paciente. A prescrição pode ser entendida
como uma ordem que dispara o processo para a produção deste pedido. O conceito de pro-
duto ou serviço a ser realizado cobre tanto os materiais necessários quanto a aplicação des-
te no paciente no tempo certo, na quantidade certa.
Após a prescrição do médico, a equipe de auxiliares de farmácia ou enfermagem re-
alizam o aprazamento, que é a distribuição das doses prescritas para um período de 24 ho-
ras. Também é realizada a explosão do pedido incluindo os demais itens necessários para
prover o serviço solicitado. Por exemplo, para ser administrado um medicamento injetável,
no mínimo será necessário uma seringa e agulha. Os profissionais de farmácia além de atu-
ar na farmácia realizam o aprazamento junto às unidades de enfermagem nos horários mais
críticos. Nesta programação será indicada a explosão dos horários e de todos os materiais e
medicamentos para poder atender a ordem de prescrição.
O pedido, realizado na enfermaria, é encaminhado para a farmácia. Neste local exis-
te um profissional que digita o pedido, a prescrição e o aprazamento, manuscritos, em um
sistema computadorizado. Isto gera uma ordem interna na farmácia para a montagem do
pedido.
A seguir, um profissional apanha os suprimentos solicitados, preparando-os e od
acondicionando em uma embalagem apropriada, devidamente identificada e individualiza-
da por paciente. Cada medicamento solicitado é embalado e identificado individualmente.
Os componentes são conferidos com a prescrição manual para evitar possíveis erros
de digitação e interpretação entre a ordem manuscrita e a ordem gerada no sistema.
Finalmente os produtos são envidados às unidades de enfermagem solicitantes, on-
de serão administrados seguindo um rigoroso processo de verificação. São conferidos os
seguintes itens: medicamento certo; paciente certo; quantidade certa; tempo certo; preparo
certo. Caso um medicamento não seja utilizado e a sua embalagem não tenha sido violada,
este retorna para a farmácia para ser reutilizado.
 O hospital realizou um processo de padronização dos medicamentos, o que permitiu
maior controle e homogeneização no conceito de produto a ser prescrito. Alguns medica-
mentos já estão sendo solicitados e fornecidos na forma de kits. Para administrar uma pres-
crição o enfermeiro ou auxiliar necessita, além do medicamento, de outros materiais como
por exemplo as agulhas e seringas. Para certos medicamentos foram criados Kits padroni-
zados onde estão incluídos todos os suprimentos necessários para a sua administração. Isto
facilitou a forma de solicitar o medicamento e também contribuiu para reduzir os erros na
composição do pedido.
No sistema tradicional existiam estoques em cada unidade de enfermagem, o que
dificultava o controle dos estoques e dos prazos de validade. Muito trabalho era desperdi-
çado com requisições e controle destes estoques. Com a centralização e utilização do sis-
tema por dose unitária, eliminaram-se estes estoques, liberando os profissionais de enfer-
magem para realizarem as sua atividades principais.

6. Resultados do estudo
Foram encontradas várias características do JIT na distribuição interna de medica-
mentos, confirmando a hipótese de que o sistema de distribuição de medicamentos por do-
se unitária (SDMDU) pode ser utilizado como base para a implantação de um sistema JIT.
6.1 Quantidades necessárias no tempo necessário. Foi possível identificar a en-
trega de suprimentos na quantidade necessária para 24 horas no tempo certo. Assim, tam-
bém foi possível identificar a redução e até a eliminação de estoques nas unidades de en-
fermagem.
6.2 “Zero Defeitos”. Os entrevistados relataram que perceberam uma considerável
redução nos erros de administração de medicamentos. A padronização e um maior controle
da qualidade e validade dos medicamentos contribuiu para a redução destas falhas.
6.3 Redução do tempo de preparação. A redução no tempo de preparação deve-
se ao fato de que os medicamentos eram entregues prontos para serem administrados ou
então com todos os suprimentos necessários a sua preparação, sob a forma de kits.
6.4 Fornecedores JIT. A organização não tinha fornecedores que pudessem traba-
lhar integrados entregando produtos no sistema JIT. Muitas vezes os pedidos eram feitos
para fornecedores distantes geograficamente o que aumentava ainda mais o tempo de en-
trega. Entretanto muitas vezes o custo de ter estoque para suprir este período mais longo de
espera era compensado por custos menores no produto.
6.5 Operacionalização Kanban. Embora não tenha sido um ponto muito evidente,
alguns conceitos da operacionalização através do sistema Kanban foram encontrados. Para
cada paciente existia um pequeno container plástico, identificado, que servia para acondi-
cionar e transportar os suprimentos para 24 horas.
6.6 Trabalhadores Flexíveis. Os profissionais da farmácia, por exemplo, auxiliam
as unidades de enfermagem no processo de aprazamento, principalmente nos horários críti-
cos onde um número maior de pessoas é exigido. Terminada as atividades eles retornam
para o seu posto de trabalho de origem.
Em resumo, foram percebidas as seguintes vantagens com a utilização deste sistema
de distribuição de medicamentos e suprimentos: redução de estoques nas unidades de en-
fermagem e farmácia; diminuição dos erros com a administração de medicamentos; redu-
ção dos desperdícios com medicamentos vencidos ou não utilizados; maior acurácia no
controle de custos e processos; maior padronização na utilização de medicamentos, facili-
tando o controle.

7. Considerações finais
As atividades hospitalares são bastante diversificadas, complexas e de difícil ge-
renciamento, necessitando portanto de métodos de gestão mais apropriados.
Pelo estudo que foi realizado, podemos concluir que o método de gestão da produ-
ção JIT pode ser adaptado para a área de serviços hospitalares, mais especificamente ao à
área de gestão de materiais e medicamentos. Foram encontradas características JIT no ge-
renciamento e distribuição de medicamentos e suprimentos no hospital estudado, propor-
cionando vantagens semelhantes às obtidas no setor industrial. Entretanto o JIT precisa ser
adaptado as flutuações características do ambiente hospitalar. O planejamento das compras
e de estoques de segurança são necessários para que uma eventual falta não comprometa a
saúde do paciente (Heinbuch, 1995, Whitson, 1997). Assim, a parceria entre hospital e for-
necedor e confiabilidade nos prazos de entrega são fatores muito importantes para a im-
plantação do JIT no gerenciamento de materiais e farmácia. No caso estudado não havia
este relacionamento entre os fornecedores e o hospital, o que limitou a utilização do siste-
ma JIT apenas à distribuição interna de materiais e medicamentos.
A utilização de um sistema JIT com a cadeia de fornecedores deverá possibilitar re-
duções no custo de armazenagem, controle, depreciação, taxas financeiras e outros custos
não associados diretamente ao preço dos produtos (Heinbuch, 1995). A integração e o esta-
belecimento de parcerias entre fornecedores e hospitais pode reduzir o número de ordens e
controles necessários para distribuição interna do material recebido. A Tecnologia de In-
formação (TI) possibilita tal nível de integração, onde os pedidos podem ser gerados no seu
local de consumo, diretamente para o fornecedor e este entrega diretamente no departamen-
to solicitante, dentro da organização cliente (North, 1994, Heinbuch 1995, Whitson, 1997).
A figura 4 ilustra a possibilidade de integração JIT com os fornecedores através da utiliza-
ção da troca eletrônica de documentos ou dados (do inglês Eletronic Data Interchange -
EDI).

Fornecedor Compras Farmácia Enfermaria

Fornecedor EDI Enfermaria

Figura 4 – Integração Fornecedores – Hospitais utilizando EDI

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