Hasil Analisa Audit Komunikasi Pada Perusahaan

Pengecoran Aluminium

Dosen Pengampu :

Wiwi Budiwarti S.Sos., M.I.Kom

Disusun Oleh :

Rafi Ahmad 011920004

Ayu Herlina 011920024

Tiara Putri Permata Sari 011920030

Kania Renanti Wulandari 011920024

Moch. Dzikry Afrianzah 011920024

 A. Pendahuluan

ISO adalah sebuah kata yang berasal dari bahasa Yunani yang berarti sama (Suardi [2] ).
Pertama kali ISO didirikan di Jenewa, Swiss, pada tahun 1947. ISO merupakan singkatan dari
International Organization for Standardization. ISO adalah badan standar dunia yang dibentuk
untuk meningkatkan perdagangan internasional yang berkaitan dengan perubahan barang dan
jasa. ISO sendiri mempunyai beragam jenis tergantung dari aspek apa yang di standar, salah
satunya ISO 9001 (Quality Management Systems) versi 2008. Sertifikasi ISO 9001:2008 dibuat
untuk meningkatkan mutu dari produk yang telah ada dan setiap proses memiliki prosedur dan
terdokumentasi.

Kepuasan pelanggan menjadi syarat utama perusahaan untuk menarik banyak konsumen
dan untuk menerapkan sertifikasi ISO 9001:2008 di perusahaan. Perusahaan akan melakukan
sertifikasi ISO 9001:2008, dengan membuatkan Standar Operating Procedure (SOP), Instruksi
Kerja, dan dokumen maupun formulir yang dibutuhkan. Pada perusahaan manufaktur
pengecoran aluminium sendiri belum memiliki sistem pengendalian dokumen, seperti SOP
Pengendalian Dokumen, SOP Pengendalian Rekaman, Document master list, Record master list.
Mengadopsi sistem manajemen mutu merupakan keputusan strategis organisasi.

Sistem Manajemen Mutu ISO 9001 : 2008 memiliki 8 klausul yang merupakan standar
ISO 9001:2008, yang menunjukkan bahwa pelanggan memainkan peran penting dalam
hubungan proses yang disajikan dalam klausul 4 sampai 8. Berikut merupakan penjelasan
singkat mengenai 8 klausul ISO :

1. Klausul 1 – Ruang Lingkup | Klausul 2 – Acuan Standard | Klausul 3 –

Istilah dan Definisi ; Klausul 1 – 3 hanya bersifat sebagai pengantar standar ISO
9001:2008. Dalam 3 klausul ini, belum ada pesyaratan yang harus dijalankan.
Hanya saja, Klausul 1.2 menjelaskan bahwa klausul 4-8 wajib untuk diterapkan
secara penuh kecuali klausul 7, maka salah satu atau lebih Sub Klausul boleh
tidak diterapkan bila memang tidak terdapat proses atau kegiatan di organisasi
anda yang berkaitan dengan klausul tersebut.
2. Klausul 4 – Sistem Manajemen Mutu ; Klausul 4 secara umum berisi tentang
persyaratan umum yang mencakup semua persyaratan yang ada pada klausul-
klausul selanjutnya. Penekanan klausul 4 adalah, sebagai konsekuensi penerapan
ISO 9001:2008 maka anda diwajibkan memiliki dokumen-dokumen tertulis
seperti Manual Mutu, Kebijakan Mutu, Sasaran Mutu, 6 Prosedur Wajib, prosedur
kerja bagian / divisi / departemen, instruksi kerja (bila diperlukan), rekaman mutu
(form dan semua hal yang digunakan sebagai bukti pelaksanaan suatu kegiatan)
yang dipersyaratkan oleh ISO 9001, dan rekaman mutu yang berkaitan dengan
kegiatan operasional organisasi anda.
3. Klausul 5 – Tanggungjawab Manajemen ; Klausul 5 berisi beberapa hal yang
harus dilakukan oleh Top Manajemen seperti penetapan struktur organisasi, job
 description, penetapan sasaran mutu (quality objective), penunjukkan
management representative (perwakilan manajemen), dan pelaksanaan salah satu
dari dua kegiatan yang harus dijalankan secara rutin dalam periode waktu
tertentu: Rapat Tinjauan Manajemen.
4. Klausul 6 – Manajemen Sumberdaya ; Klausul 6 secara umum berisi
persyaratn yang berkaitan dengan pekerjaan HRD dan GA yakni seputar
kepegawaian dan Sarana dan Prasarana. Anda diminta untuk menetapkan
kompetensi, mengadakan seleksi dan evaluasi karyawan, mengadakan pelatihan
untuk meningkatkan kompetensi karyawan, serta mengelola sarana dan prasarana
organisasi anda.
5. Klausul 7 – Realisasi Produk ; Klausul 7 berisi beberapa persyaratan ISO yang
berkaitan dengan realisasi produk dan jasa mulai dari kontrak atau kesepakatan
dengan pelanggan sampai produk atau jasa sampai ke tangan pelanggan. Bila
diurutkan, klausul 7 ini mengatur mulai dari tinjauan order, perencanaan
(schedule), pembelian raw material atau jasa pendukung,  pelaksanaan produksi
atau pemberian jasa,  penyimpanan, pengiriman, sampai barang / jasa diterima
oleh pelanggan. Klausul 7 ini mengatur beberapa divisi yang lazim ditemukan di
suatu organisasi seperti Marketing, Purchasing, PPIC, Produksi, Gudang, QC,
QA, dll.
6. Klausul 8 – Pengukuran, Analisis dan Peningkatan ; Secara umum dapat
dinyatakan bahwa Klausul 8 menuntut anda untuk terus menerus melakukan
perbaikan dengan cara; menganalisis demua data masukkan (survey kepuasan
pelanggan, keluhan pelangggan, produk reject, kesalahan kerja, dll) termasuk
melaksanakan kegiatan audit internal dalam periode waktu tertentu dengan tujuan
memastikan kesesuaian antara penerapan dengan Standar ISO 9001:2008 dan
prosedur atau kebijakan yang telah ditetapkan oleh perusahaan.

Penerapan ISO 9001:2008 secara garis besar ada tiga bagian yang dapat digunakan
sebagai pedoman dalam menerapkan sistem manajemen mutu (Suardi,2003), yaitu tahap
perancangan, tahap pelaksanaan dan tahap sertifikasi.

(Sumber: http://publication.petra.ac.id/index.php/teknik-industri/article/download/4051/3707)

B. Pembahasan

Berdasarkan pemaparan di atas bahwa, pada perusahaan manufaktur pengecoran

alumunium ditemukan bahwa belum memiliki SOP, yang dimana SOP ini merupakan salah satu
syarat pemenuhan sertifikasi ISO 9001 : 2008 untuk meningkatkan mutu dari produk yang telah
ada dan setiap proses memiliki prosedur dan terdokumentasi. Hal ini menjadi faktor utama
permasalahan yang muncul pada perusahaan manufaktur pengecoran alumunium sehingga
memicu timbulnya permasalahan lainnya dari internal maupun eksternal.

Audit internal yang dilakukan oleh perusahaan ini menemukan hasil audit sebanyak 43
temuan, yaitu 17 minor dan 26 observasi. Sebanyak 11 divisi yang dimana setiap divisinya
memiliki masalah tersendiri. Berikut akan kami paparkan secara singkat mengenai divisi mana
saja dan apa saja masalah yang mereka hadapi, yaitu :

 Gudang / Warehouse terdapat 4 temuan ; Dua minor mengenai sasaran mutu tidak
disosialisasikan dan kebijakan mutu tidak disosialisasikan. Dua temuan observasi
mengenai SOP yang tidak sesuai aktual dan ada prosedur yang kurang pada SOP.
 Divisi Maintenance terdapat 1 temuan minor ; Checklist daily maintenance tidak
diparaf oleh operator.
 Divisi Produksi terdapat 2 temuan minor ; Tidak ada register serah terima barang
dari Gudang ke Produksi dan SPK (Surat Perintah Kerja) Machining rangkap 3
tidak ada paraf dari Produksi dan Gudang.
 Divisi Marketing terdapat 8 temuan, 5 minor dan 3 observasi ; Temuan minor
pertama yaitu perencanaan produksi belum ada form untuk informasi ke PPC,
minor kedua yaitu penanganan keluhan pelanggan tidak ada form, minor ketiga
yaitu PO tidak selalu divalidasi oleh pelanggan, minor keempat yaitu barang
contoh dari pelanggan belum tercatat dengan benar, minor kelima yaitu identitas
part number belum ditulis secara jelas. Temuan observasi pertama yaitu form dan
register validasi belum ada, observasi kedua yaitu form penanganan keluhan
pelanggan penomorannya belum teregistrasi, Observasi ketiga yaitu SO (Sales
Order) ke Warehouse / Gudang tidak ada.
 Divisi R&D terdapat 4 temuan observasi ; Observasi pertama dan kedua yaitu
dokumen SOP-R&D-001 dan SOP-R&D-002 ditambahkan Bill of Material
(BOM), Observasi ketiga yaitu Pengendalian desain gambar R&D berasal dari
R&D dan didistribusikan R&D sendiri, bservasi keempat yaitu permintaan Divisi
Marketing ke Divisi R&D dicatatkan dalam bentuk form/hasil meeting.
 Divisi Personalia/HRD terdapat 4 temuan observasi ; Observasi pertama yaitu
belum ada SOP untuk meninggalkan perusahaan pada saat jam kerja, Observasi
kedua yaitu tidak ada peraturan tertulis untuk insentif yang hangus, Observasi
ketiga yaitu tidak ada registrasi penerbitan nomor surat, Observasi keempat yaitu
tidak ada SOP rekrutmen karyawan.
 Divisi Purchasing terdapat 6 observasi ; Observasi pertama yaitu Permintaan
Barang (PB) dari Engineering / R&D ada tetapi di prosedur tidak tertulis,
Observasi kedua yaitu tidak tahu Kebijakan Mutu perusahaan, Observasi ketiga
yaitu kriteria supplier tidak sesuai dengan yang dijalankan, Observasi keempat
yaitu Prosedur Pembelian Barang (SOP-PURC-001) dikhususkan untuk
pembelian bahan baku utama tidak dinyatakan diruang lingkup, Observasi kelima
 yaitu jaminan kesesuaian dengan pemasok tidak ada, Observasi keenam yaitu
identifikasi barang tidak tertulis.
 Divisi PPC terdapat 2 temuan minor ; Minor pertama yaitu rencana produksi
dengan realisasi tidak ontime, minor kedua yaitu tidak ditemukan SO tertulis.\
 Document Control terdapat 2 temuan observasi ; Observasi pertama yaitu usulan
pembuatan job order, Observasi kedua yaitu ditemukan ada beberapa penomoran
yang tidak konsisten.
 Management Representative terdapat 1 temuan minor ; Kurangnya komunikasi
terkait visi, misi dan kebijakan mutu perusahaan ke semua karyawan dan tidak
ada pemberitahuan jika perusahaan sedang dalam proses sertifikasi ISO.
 Quality Control (QC) terdapat 4 temuan minor ; Minor pertama yaitu berdasarkan
prosedur pengendalian produk tidak sesuai warna kuning tidak
diimplementasikan, minor kedua yaitu pengisian nomor SPK tidak lengkap, minor
ketiga yaitu surat retur untuk QC tidak ada, minor keempat yaitu belum ada
prosedur untuk barang tidak sesuai dari supplier.

(Sumber: http://publication.petra.ac.id/index.php/teknik-industri/article/download/4051/3707)

C. Hasil Analisa

Analisa Berdasarkan Delapan Tujuan Pokok Audit Komunikasi dan Sembilan

Alasan Penyelenggaran Audit Komunkasi

Di atas sudah dipaparkan berbagai divisi serta permasalahan yang dihadapi dalam divisi
tersebut, berikut akan dipaparkan penyebab juga perbaikan yang harus dilakukan.

 Gudang / Warehouse ; Temuan terjadi karena adanya karyawan baru pada Divisi
Gudang dan tidak ada sosialisasi mengenai visi, misi, serta kebijakan mutu
perusahaan. Perbaikan yang dilakukan yaitu dari Divisi Management
Representative mensosialisasikan kebijakan mutu perusahaan dengan
mencetaknya dan diletakan pada setiap divisi agar semua karyawan dapat
membaca dan memahaminya dengan mudah.
 Divisi Maintenance ; Penyebabnya yaitu karena belum ada sosialisasi dari kepala
maintenance terkait pengisian checklist daily maintenancenya. Perbaikan yang
dilakukan yaitu dengan melakukan sosialisasi dan cara pengisian checksheet.
 Divisi Produksi ; Penyebabnya yaitu adanya perubahan pencatatan di gudang
namun tidak di komunikasikan, juga belum ada sosialisasi pennadatanganan form.
Perbaikan yang dilakukan adalah divisi produksi melakukan pencatatan
penerimaan barang dan mensosialisasikan penandatanganan form SPK.
  Divisi Marketing ; Penyebabnya yaitu belum ada form perencanaan produksi,
belum adanya sosialisasi untuk pengisian form. Perbaikan yang dilakukan
membuat form perencanaan produksi untuk rekap 3 bulan dan sosialisasi dengan
admin terkait cara pengisian form keluhan pelanggan.
 Divisi R&D ; Penyebabnya karena setiap release gambar disertai dengan BOM ke
PPC dan QC, masih belum ada kejelasan apakah gambar bisa didistribusikan
sendiri atau harus document control, belum ada form untuk bukti hasil meeting.
Perbaikan yang dilakukan yaitu dengan revisi prosedur dan penambahan referensi
dokumen, ditetapkan desain gambar diberlakukan seperti dokumen pada
umumnya dan juga membuatkan form (Risalah Meeting).
 Divisi Personalia/HRD ; Penyebabnya SOP izin keluar belum dibuat, tidak ada
sosialisasin untuk penerbitan nomor surat, belum ada SOP mengenai rekrutmen
karyawan tetapi perkrutan karyawan sudah berjalan. Perbaikan yang harus
dilakukan yaitu membuat SOP mengenai perizinan serta rekrutmen karyawan,
membuat peraturan tertulis mengenai intensif yang hangus.
 Divisi Purchasing ; Diantara penyebabnya yaitu karena masalah penyesuaian juga
miss communication, ketidaktahuan mengenai kebijakan mutu perusahaan, belum
menentukan kriteria untuk pembelian bahan baku utrama sehingga terjadi miss
komunikasi dengan supplier. Perbaikan yang harus dilakukan yaitu dengan
mensosialisasikan kebijakan mutu perusahaan kepda karyawan dan menentukan
kriteria sesuai yang di tentukan.
 Divisi PPC ; Penyebab yaitu karena permintaan dari Marketing waktunya sangat
sedikit dan barang baku sering terlambat datang, juga tidak ditemukannya SOP
tertulis karena Marketing belum menerbitkannya. Perbaikan yang harus dilakukan
yaitu menambahkan pada SOP Purchasing tentang leadtime dari PB ke PO selama
5 hari dan Divisi Marketing menerbitkan SOP tertulis / hardcopy.
 Document Control ; Penyebabnya masih belum adanya SOP dari Marketing dan
masalah penomoran yang masih tidak konsisten. Perbaikan yang harus dilakukan
yaitu membuat usulan job order dan pemberlakuan penomoran lalu di
sosialisasikan.
 Management Representative ; Penyebab karena karyawan baru belum dilakukan
sosialisasi. Perbaikan yang dilakukan yaitu akan dibuatkan email untuk karyawan
baru dan sosialisasi visi, misi dan kebijakan mutu perusahaan.
 Quality Control (QC) ; Penyebabnya Divisi Gudang tidak mengisi beberapa Id
card, surat retur QC belum dibuat. Perbaikan yang dilakukan yaitu pemberitahuan
ke Divisi PPC dan Gudang untuk mengisi Id card secara lengkap.

Hasil audit di atas kita bisa melihat dimana lokasi yang kelebihan atau kekurangan
informasi, bagaimana kualitas informasi yang bejalan dalam perusahaan, dapat menilai
hubungan-hubungan komunikasi, mengetahui sumber-sumber kemacetan (bottlenecks) arus
inromasi dan penyaring informasi. Dari situlah dapat diketahui apakah program-program
komunikasinya berjalan dengan lancar atau tidak, membuat diagnosis masalah yang ada,
melakukan evaluasi terhadap kebijakan-kebijakan juga meningkatkan hubungan antar
komunikasi.

Hasil audit komunikasi di atas menunjukkan efektivitas, kekuatan juga kelemahan dalam
Perusahaan Pengecoroan Alumunium. Dari situ kita bisa meningkatkan efetivitas sistem
komunikasinya. Lalu dengan mengetahui kekuatan serta kelemahannya (kurang informasi,
kelebihan informasi, misscom), perusahaan juga bisa meningkatkan dan memperbaiki keduanya.
Dari audit komunikasi yang dilakukan dengan berdasarkan tujuan dan alasannya serta dengan
metode pendekatan audit komunikasi yang tepat, dapat ditemukan permasalahan juga
penyebabnya di dalam perusahaan tersebut. Dari situ dapat dianalisa dan ditemukan bagaimana
cara perbaikan yang tepat untuk setiap permasalahan komunikasi yang ada dalam perusahaan
pengecoran Alumunium tersebut. Audit komunikasi dilakukan guna memperlancar jalannya
komunikasi dalam perusahaan tersebut. Dengan meningkatnya kualitas komunikasi yang ada
dalam sebuah perusahaan maka dapat meningkatkan sistem kerja juga perusahaan itu sendiri.

Analisa Berdasarkan Pendekatan- Pendekatan Pokok Audit Komunikasi

Laporan-laporan audit komunikasi pada dasarnya memiliki tiga macam pendekatan yang
berbeda, yaitu : Pendekatan Konseptual, Pendekatan Survai sebagai Alat Tunggal dan
Pendekatan Prosedur. Berdasarkan pemaparan atau hasil analisa di atas mengenai
permasalahan yang dihadapi oleh setiap divisinya, dapat kita telaah atau analisa kembali tentang
menggunakan pendekatan seperti apa di laporan audit pada perusahaan manufaktur pengecoran
alumunium.

Pada intinya permasalahan yang dialami oleh perusahaan menufaktur pengecoran

alumunium ini adalah belum tersedianya SOP yang seharusnya dibuat untuk kepentingan
perusahaan itu sendiri selain itu juga untuk mendapatkan sertifikasi ISO 9001 : 2008. Oleh
karena itu, timbullah permasalahan-permasalahan lain khususnya dalam komunikasi intrernal,
antar divisi satu dengan divisi lain maupun dengan karyawan.

Pendekatan Survai sebagai Alat Tunggal, masalah pokok dalam pendekatan ini adalah
mencari dan menentukan sebuah alat ukur yang kemudian digunakan untuk memeriksa
organisasi. Perbedaan antara audit komunikasi dan riset evaluatif biasa terletak pada makna data.
Dalam audit komunikasi, data adalah alat yang digunakan untuk memperbaiki organisasi. Pada
kasus yang dihadapi oleh perusahaan manufaktur pengecoran alumunium di atas, pendekatan ini
lebih cocok dibandingkan dengan dua pendekatan lainnya.

Pendekatan survai sebagai alat tunggal menjadi pendekatan yang cocok bagi perusahaan
ini, karena terlihat pada pemaparan analisa diatas bahwa bagian internal pada perusahaan ini
seperti per-divisinya ataupun karyawan, masih belum mengetahui mengenai perusahaan yang
mereka tempati. Seperti contohnya, tidak adanya sosialisasi yang dilakukan untuk karyawan
mengenai visi & misi perusahaan serta kebijakan mutu perusahaan. Mayoritas kasus yang
dialami per-divisinya yaitu miss komunikasi antara divisi lain ataupun dengan pihak eksternal
(supplier). Masing-masing divisinya pun dirasa belum mengetahui tugasnya secara pasti, bisa
jadi hal ini juga menjadi salah satu faktor miss komunikasi ataupun tidak berjalannya jalur
komuniksai yang efektif.

D. Kesimpulan

Perusahaan manufaktur pengecoran alumunium ingin melakukan sertifikasi ISO 9001 :

2008, guna meningkatkan mutu dari produk yang telah ada dan setiap proses memiliki
prosedur dan terdokumentasi. Untuk melakukan sertifikasi ISO, perusahaan harus
mempunyai SOP yang lengkap agar syarat sertifikasi ISO terpenuhi. Dari situlah timbul
masalah-masalah baru yang harus dihadapi setiap divisinya, khususnya permasalahan
komunikasi internal perusahaan itu sendiri. Maka dari itu perusahaan melakukan audit
komunikasi untuk sedikit demi sedikit memecahkan masalah yang dihadapi di internal
perusahaan.

Berdasarkan hasil audit perusahaan tersebut, ditemukan sebanyak 43 temuan, yaitu 17

minor dan 26 observasi, yang dimana temuan tersebut terbagi ke dalam 11 divisi yang ada
dalam perusahaan itu sendiri. Setelah kami analisa menggunakan 8 tujuan pokok dan 9 alasan
penyelenggaraan audit, sudah jelas bahwa alasan audit ini dilaksanakan karena salah satunya
perusahaan ingin mengevaluasi ataupun membangun landasan untuk pengembangan
kebijakan baru, yaitu melakukan sertifikasi ISO 9001 : 2008 guna meningkatkan mutu dari
produk yang telah ada. Salah satu poin dalam 8 tujuan pokok audit yaitu dapat melakukan
rekomendasi tentang perubahan ataupun perbaikan, dan pada bagian analisa diatas sudah
dicantumkan perbaikan untuk setiap masalah yang dihadapi oleh setiap disvisi pada
perusahaan tersebut.

Laporan audit pada perusahaan manufaktur pengecoran alumunium ini menggunakan

pendekatan survai sebagai alat tunggal, sesuai dengan pemaparan-pemaparan di atas. Dengan
pemaparan mengenai perbaikan yang harus dilakukan oleh setiap divisinya, tentu saja tidak
bisa sekaligus berhasil pastinya dibutuhkan waktu yang lama untuk membenahi semua
permasalahan yang ada. Semoga dengan rekomendasi perbaikan yang kami paparkan dapat
bermanfaat.