NOTULA

Rapat : Rapat Koordinasi terkait Pelaksanaan IEMS 2021

Hari/Tanggal : Selasa, 9 November 2021
Waktu Rapat : 10.00 WIB - selesai
Acara : Technical Meeting terkait Pelaksanaan IEMS 2021
Pimpinan Rapat : Ketua Pelaksana IEMS 2021 (Bpk. Andri Sandya)
Peserta Rapat :
Persoalan yang dibahas : Membahas teknis pelaksanaan acara IEMS 2021 mulai
dari loading fasilitas sampai unloading setelah acara
selesai
Tanggapan Peserta Rapat :
Bpk. Ismail Atmadja
- IEMS perdana dilaksanakan tahun 2019 di Balai Kartini, tahun ini yang kedua
karena tahun 2020 ada pandemic
- Akan ada beberapa brand: Hyundai, Toyota, Tesla, Wuling, Gelis, dll
- Booth memanfaatkan area parker Gd. Manajemen
- Transit VIP room digunakan untuk pejabat dan pendamping Menteri (di dalam
Gedung)
- Bussines lounge digunakan untuk para sponsor (di dalam gedung)
- Selain perusahaan otomotif akan ikut serta juga dari perguruan tinggi
- 2 skema rute test drive: pertama memutar Gedung Geostech, rute kedua ke
gedung B2TKE
- Untuk area dalam digunakan untuk test drive motor
- Registrasi umum untuk mereka yg sudah regist online
- Stiker biru untuk pegawai BRIN, hijau untuk kendaraan teset drive, merah untuk
tamu VIP
- Kendaraan tanpa stiker hanya boleh sampai titik drop off

Bpk. …..
- Untuk memastikan siapa yang datang harus dikoordinasikan dengan Geostech
karena banyak pegawai Geostech yang akan berlalu lalang

Bpk. Joko Raharjo

- Sudah ditentukan test drive akan memutar lapangan
- Mobil test drive diparkir di pinggir lapangan
- Selain petugas damkar dari BPPT siapkan APAR

Bpk. Ismail Atmadja

- Rute test drive disetujui dan rute akan diubah
- Karena kantin di atas kurang memadai untuk seluruh pengunjung, akan ada
foodtruck sekitar 4 mobil -> rencana ditempatkan di seberang welcome gate
dengan area saji di trotoar

Ibu Arti Juwita

 - Saran tempat makan individual pack dan tidak disediakan tempat makan
bersama mengingat masih pandemic

Bpk. Dwi Wiratno P.

- Barcode sebaiknya di luar untuk antisipasi pengunjung yang hanya menuju
foodtruck
- Bagaimana untuk pegawai?

Bpk. Sumanto
- Acara diadakan siang dan pegawai datang pagi

Bpk. Ismail Atmadja

- Apa toilet yang tersedia saat ini cukup?

Bpk. Sumanto
- Karena pegawai juga banyak, takutnya toilet yang ada menjadi kumuh.
Sebaiknya disediakan juga toilet portable.

Bpk. Ismail Atmadja

- Prosesi peresmian ada 2 sesi: sesi pertama di dalam Gedung dan rencana
dilakukan oleh Ibu Megawati, setelah kegiatan di ballroom ada sesi kedua
biasanya menggunting pita
- Rencananya para pejabat akan menerbangkan balon udara yang ada logo IEMS

Bpk. Sumanto
- Untuk peserta yang akan menerbangkan drone mohon diinformasikan ke
Puspiptek

Bpk. Ismail Atmadja

- Rencana hari kamis 11 November 2021 akan ada techmeet antara BRIN (ex.
BPPT) dengan sponsor dan exhibitor
- Pemasangan booth akan dilakukan secara bertahap
- Official contractor dari EO akan bergabung dengan official contractor peserta
pameran
- Official contractor dari peserta pameran akan meninggalkan deposit jika mereka
meninggalkan kotoran yang cukup keras akan dipotong dari deposit
- EO akan membawa security sendiri, mohon kerjasamanya dengan security
Kawasan -> aka, ada diskusi khusus terkait penempatan security kami

Bpk. Joko Raharjo

- Saat mulai pembangunan tenda rigging dari tanggal 15 Nov 2021 tolong barang-
barang yang masuk didaftarkan (akan diberikan buku oleh Puspitek)
- Akan diberi waktu khusus untuk keluar barang (paling lambat jam 5 sore) -> akan
diberi izin khusus untuk keluar barang pada hari Sabtu dan Minggu, dari BPPT
juga harus ada yang bertanggung jawab
- Perlu identitas orang-orang yang melakukan rigging dan waktu pengerjaan

Bpk. Ismail Atmadja

- Stand construction untuk umum akan dimulai tanggal 22 Nov 2021 dan
 kemungkinan akan ada barang masuk mulai pukul 00.00 WIB
- Tanggal 23 Nov 2021 pukul 00.00 WIB kendaraan listrik sudah mulai
berdatangan
- Pekerjaan akan dilakukan sampai pukul 06.00 WIB, selanjutnua area akan
dibersihkan selama 3 jam sampai pukul 09.00 WIB
- Untuk detail akan ada pertemuan masing-masing tim
- Persyaratan untuk perizinan harus dilengkapi
- Kontak Tim Pelaksana:
Pak Ismail Atmadja 08176000900
Pak Irwan Rachman 0818690121
Pak Ridwan 081806022000
Pak Ari Miradi 08119327701

Ibu Arti Juwita

- Untuk event-event sebelumnya yang mengungdang walikota tangsel sudah
otomatis turun ke satgas covid kota tangsel, maka sebaiknya mengundang
walikota tangsel juga dan diberi slot untuk speech

Kesimpulan : Akan dilakukan pertemuan dengan masing-masing tim

untuk membahas detail kegiatan.

Tangerang Selatan, 9 November 2021

Dokumentasi Rapat