.A. Pengertian dan Klasifikasi Unsur Administrasi Unsur adalah bagian kecil dari sesuatu yang lebih besar.

Unsur administrasi adalah bagian-bagian yang harus ada dalam keseluruhan kegiatan administrasi.
Dalam literatur ditemukan adanya dua klasifikasi unsur administrasi. Pertama yaitu klasifikasi yang
mutlak harus ada dari administrasi, jika unsur itu tidak ada maka tidak akan ada administrasi. Peng-
ertian unsur administrasi di sini, yaitu merupakan faktor peny- ebab terjadinya administrasi seperti
klasifikasi yang dikemu- kakan oleh Siagian (1985:4) yang terdiri atas empat unsur, yaitu: (1) dua orang
manusia atau lebih, (2) tujuan, (3) tugas yang hendak dilaksanakan, (4) peralatan dan perlengkapan.
tidak berarti tidak Kedua, klasifikasi yang bersifat umum yai adanya unsur itu administrasi tidak ada,
tetapi hanya kurang sempurna. Pengertian unsur administrasi di sini, merupakan anatomi administrasi
seperti yang dikemukakan oleh The Liang Gie, (1972:11) yang terdiri atas delapan unsur, yaitu: (1) orga-
nisasi, (2) manajemen, (3) komunikasi, (4) kepegawaian, (5) ke- uangan (6) perbekalan (7)
ketatausahaan, dan (8) hubungan masyarakat. Kedua klasifikasi unsur di atas dapat dicontohkan pada
diri manusia, yaitu manusia hidup karena memiliki jasmani dan rohani sebagai unsur mutlaknya. Unsur
umumnya adalah panca indera. Walaupun salah satu indera tidak ada ia masih bisa hidup, tetapi tidak
sempurna lagi. Contoh lain yaitu sebuah baju sebagai unsur mutlaknya (faktornya) adalah kain, benang,
dan tukang jahit (penjahit). Jika salah satu di antaranya tidak ada, tidak mungkin akan ada baju.
Sedangkan unsur umumnya (anatominya) adalah saku, kerah, lengan, kancing, dan lain-lain Hilangnya
salah satu di antara unsur-unsur tersebut tetaplah disebut baju, walaupun baju tersebut kurang
sempurna. Adapun uraian tentang unsur-unsur administrasi itu dapat dikuti penjelasannya pada subbab
berikut ini 1. Unsur Mutlak/Faktor Illmu Administrasi a. Dua orang manusia atau lebih Dua orang
manusia atau lebih tergolong sebagai unsur mutlak administrasi dengan asumsi bahwa manusia tidak
dapat bekerja sama dengan dirinya sendiri tetapi, harus memerlukan bantuan dan pertolongan dari
orang lain. Juga manusia m miliki kebutuhan dengan kemampuan yang dimiliki untuk me menuhi
kebutuhannya dengan serba keterbatasan. Oleh karena itu, harus ada orang lain yang secara sukarela
atau dengan cara lain diajak turut serta dalam proses kerja sama itu. Apabila kita berhasrat mengangkat
dan memindahkan sebuah benda ke tempat lain, yang tidak dapat kita kerjakan sendiri, tentunya kita
akan meminta bantuan kepada orang lain untuk bersama-sama mengangkatnya dan memindahkannya.
Dari contoh yang sangat sederhana ini menunjukkan bahwa kerja sama tidak dapat dilakukan oleh hanya
satu orang melainkan perlu ada bantuan orang lain b. Tujuan Tujuan ialah nilai-nilai atau kebutuhan
manusia, baik jasmaniah maupun rohaniah yang diperjuangkan dengan pe- rbuatan-perbuatan yang
nyata agar nilai dan kebutuhan itu dapat dipenuhi. Dalam perusahaan, tujuan ditentukan oleh yang
punya perusahaan. Sedangkan dalam bidang kenegaraan, disesuaikan dengan asas negara itu, kalau
berasaskan monarki absolut, tujuan ditentukan oleh raja. Kalau berasaskan kedaulatan rakyat, maka
tujuan negara ditentukan oleh rakyat melalui Dewan Perwakilan Rakyat (DPR) atau Majelils
Permusyawaratan Rakyat (MPR) seperti yang terjadi di Indonesia. Akan tetapi, di dalam prakteknya
tujuan ditentukan melalui suatu pendelegasian kekuasaan kepada administrator perusahaan, atau
administrator negara (Perdana Menteri atau Presiden). Jadi, yang menentukan tujuan dalam adninistrasi
adalah administrator. Tujuan tidak hanya menjadi milik ad- ministrator. Yang harus mempunyai
gambaran yang jelas dan memahami tujuan organisasi bukan hanya administrator saja, melainkan
seluruh anggota organisasi yang ada, bahkan pihak luar pun harus mengetahuinya. Oleh karena itu,
admninistrator dalam menentukan tujuan perlu melibatkan para pembantunya dan harus
memperkenalkan kepada orang agar mereka mempunyai pemahaman yang sama dan pandangan yang
jelas tentang tujuan organisasi yang ia pimpin. Tujuan yang ingin dicapai oleh orang-orang yang bekerja
sama umumnya ada tiga macam. 1) Tujuan jangka panjang, misalnya tujuan yang ingin dicapai oleh
bangsa Indonesia ialah masyarakat yang adil dan makmur, materiil dan spiritual berdasarkan Pancasila
dan Undang-Undang Dasar 1945. Tujuan jangka panjang biasa- nya antara 25 – 30 tahun 2) Tujuan
jangka menengah (sedang), yaitu tujuan yang ingin dicapai dalam waktu yang lebih singkat dibandingkan
dengan tujuan jangka panjang, misalnya tujuan pem- bangunan lima tahun secara bertahap (tahap I, II,
II, IV, dan V). Setiap tahap biasanya 5 tahun dan berlangsung sampai dengan lima tahap untuk 25 atau
enam tahap untuk 30 tahun 3) Tujuan jangka pendek, yaitu tujuan yang ingin dicapai dalam waktu yang
relatif singkat dibandingkan dengan tujuan jangka menengah/sedang, misalnya proyek pem- bangunan
gedung sekolah, jalan raya, pengadaan buku dan sebagainya. Tujuan jangka pendek biasanya antara 1
sampai 5 tahun. Penetapan jangka waktu dari masing-masing tujuan tersebut tidak mutlak hanya 25
tahun, 5 tahun dan satu tahun.Hal ini bergantung pada jenis usaha dan sasaran akhir yang akan dicapai
oleh organisasi yang bersangkutan. c. Tugas dan Pelaksanaan Unsur pertama dari administrasi adalah
dua orang atau lebih, dan unsur kedua adalah tujuan. Adanya lebih dari satu orang saja dalam
administrasi belum tentu administrasi akan berhasil mencapai tujuan dengan sebaik-baiknya apabila
tidak ada pembagian tugas di antara orang-orang yang terlibat. Sebagai contoh dalam memindahkan
meja ketempat lain dengan dua orang atau lebih, di sini ada pembagian tugas yang satu berada di
sebelah kiri dan yang lainnya disebelah kanan bersama-sama mengangkat dan memindahkan meia ton
sebut ketempat lain. Juga harus ada yang mempengaruhi dan yang lainnya dipengaruhi, sebab kalau
masing-msing tidak mau dipengaruhi bisa dibayangkan bahwa kemungkinan meja ter sebut tidak bisa
terangkat, karena tidak ada pembagian tugas untuk kerja sama. Jadi, administrasi merupakan suatu
rangkaian tugas yang dilakukan secara kerja sama dari dua orang atau lebih yang diarahkan untuk
tercapainya tujuan tertentu, yang tidak akan bisa mengakibatkan suatu hasil kalau hanya dilakukan oleh
salah seorang diantara mereka. Kerja sama di antara orang-orang tersebut dalam rangka mencapai
tujuan bersama, ada kalanya bersifat suka- rela (voluntary cooperation) dan ada kalanya dipaksakan
(compulsory atau antagonistic cooperation). Kedua macam kerja sama ini akan berjalan lebih efektif dan
lebih efisien, apabila disertai dengan mekanisme pengawasan yang efektif. d. Peralatan dan
Perlengkapan Sudah dikatakan bahwa manusia punya kebutuhan dan di dalam memenuhi
kebutuhannya ia punya kemampuan yang serba terbatas. Untuk meningkatkan kemampuannya yang
serba terbatas itu dibutuhkan peralatan, seperti ungkapan dari Thomas Carlile yang mengatakan "man is
a tool using animal without tools he is nothing, with tools he is all" (manusia dalam melaksanakan
aktivitas kegiatannya tentunya akan mem- pergunakan alat sebab tanpa alat, ia tak dapat berbuat apa-
apa, dengan alat ia dapat berbuat segalanya). Ungkapan ini, menunjukkan pentingnya peralatan bagi
manusia termasuk dalam proses administrasi. Peralatan dan perlengkapan yang diperlukan dalam suatu
proses administrasi bergantung pada berbagai faktor, seperti: 1) jumlah orang yang terlibat dalam
proses itu, 2) sifat tujuan yang hendak dicapai, 3) ruang lingkup serta aneka ragam tugas yang hendak
dijalankan, dan 4) sifat kerja sama yang dapat diciptakan dan dikembangkan. Barangkali secara
"aksiomatis" dapat dikatakan bahwa se- makin sedikit jumlah orang yang terlibat, semakin sederhana
tujuan yang hendak dicapai serta semakin sederhana tugas- tugas yang hendak dilaksanakan, semakin
sederhana pula peralatan dan perlengkapan yang dibutuhkan. 2. Unsur Umum/Anatomi llmu
Administrasi a. Organisasi Organisasi sebagai unsur pertama dari administrasi merupakan rangka kerja
dari administrasi (badan administrasi) yaitu wadah penyelenggaraan usaha kerja sama. Money (1947:1)
menyebutnya sebagai bentuk-bentuk perserikatan atau rangka kerja sama manusia untuk pencapaian
suatu tuju- an bersama. (organization is the form of every human association for the attainment of a
common purpose). Sejalan dengan ini, maka proses mengorganisir adalah penyusunan rangka itu
dengan membagi-bagi dan menghubung-hubungkan orang, wewenang, tugas dan tanggungjawab
menjadi kesatuan yang laras. Termasuk pula dalam proses mengorganisir atau membentuk organisasi ini
ialah penentuan tujuan yang hendak dicapai. The Liang Gie-Sutarto (1977:56) mengemukakan pokok-
pokok soal yang dibahas dalam ilmu organisasi antara lain: 1) alasan manusia hidup berkelompok, 2)
keanggotaan jamak individu dalam kelompok,

b. Manajemen Manajemen sebagai unsur kedua dari administrasi yaitu proses yang menggerakkan
kegiatan dalam administrasi itu sehingga tujuan yang telah ditentukan benar-benar tercapai. Hutabarat
(1984:77) manajemen disamakan dengan anatomi manusia yaitu kepala tempatnya otak dan syaraf
berperan sebagai pusat dari keseluruhan yang ada pada badan, di mana diolah seluruh keperluan dan
dari mana dikelola seluruh kepentingan badan/organisasi, dan ke mana seluruh hasil kegiatan disalurkan
atau dilaporkan. Kepala yang mengatur,mengarahkan, dan mengendalikan perjalanan dari kegiatan
organ tubuh. Sheldon (1957) mengatakannya sebagai "the process by which the execution of a given
purposes is put into operation and supervised" (proses dengan mana pelaksanaan dari suatu tujuan
tertentu dijalankan dan diawasi). Manajemen mempunyai fungsi-fungsi yang sebagian sarjana berbeda
klasifikasi. Menurut Henry Fayol, yaitu: Perencanaan (planning), pengor- ganisasian (organizing),
pemberian komando (comanding). pengkoordinasian (coordinating), pengawasan (controlling). G.R.
Terry dengan akronim POÁC (Planning, Organizing, Actu- ating, Controlling). Dwight Waldo dengan
akronim POSCORB (Planning, Organizing, Staffing, Directing, Coordinating, Repor- ting dan Budgeting).
The Liang perencanaan, pengambilan putusan, pembimbingan, peng- koordinasian, pengendalian dan
penyempurnaan. Dalam per- kembangan ilmu manajemen juga telah tumbuh kelompok pengetahuan
baru di bidang manajemen sepertinya: Leadeship (Kepemimpinan), Total Quality Management
(Manajemen Mutu Terpadu), Management by Objectives (Manajemen Ber- dasarkan Sasaran),
Management Information System (Sistem Informasi Manajemen), Manajemen Stratejik, Manajemen
Sumber Daya Manusia. Ahli ekonomi memunculkan seke- lompok pengetahuan manajemen seperti
Manajemen Pema- saran, Manajemen Keuangan, Manajemen Koperasi, dan Manajemen Akuntansi,
bahkan pada lembaga pendidikan di bidang ekonomi terbentuk jurusan/program studi Manajemen. c.
Komunikasi Gie dengan fungsi Sudah disebutkan pada uraian terdahulu bahwa admi- nistrasi sebagai
segenap rangkaian kegiatan penataan usaha kerja sama sekelompok manusia untuk mencapai tujuan
ter- tentu. Usaha kerja sama dari sekelompok orang berarti ada dua orang atau lebih yang melakukan
kerja sama. Ini tidak akan ter- laksana kalau sekelompok orang tersebut tidak melakukan komunikasi,
sebab apa yang dimaksudkan diantara mereka saling tidak mengetahui sehingga tidak ada respon yang
ia Komunikasi sebagai unsur ketiga dari administrasi, The Liang Gie (1977 60) mengatakan bahwa
komunikas administrasi membahas "segenap rangkaian kegiatan penataan penyampaian warta dan
seorang kepada pihak lain dalan kerja harus lakukan Sediono (1972 P 19) mengatakan bahwa
kornunikasi sama mencapai tujuan tertentu" merupakan urat-urat nadi yang memungkinkan orang-
orang dalam suatu keja sama saling mengetahui pikiran, kehendak, dan perasaan masing-masing Tanpa
komunikasi tidak mungkin suatu usaha kena sama dapat berlangsung. Kalau komunikasi tu kurang baik,
akan mengakibatkan sulitnya usaha-usaha dinas karena jalannya inforrnasi tidak teratur atau tidak ber
langsung sebagaimana mestinya. Jadi, pengertian komunikasi itu cukup luas dan umum Komunikasi
dapat diterapkan harmpir pada semua aktivitas ke. hidupam manusia. Setiap hari, orang berinteraksi
dengan sesa. manya menggunakan komunikasi. Penjual menawarkan daga- ngannya dengan
komunikasi. Pembeli menawar sesuai kemam- puannya juga dengan komunikasi. Orang tua
menginginkan sesuatu terhadap anaknya atau sebaliknya ada kebutuhan anak kepada orang tuanya,
maka ia harus berkomunikasi. Apabila pengertian komunikasi ini dikaitkan dengan ad- ministrasi, maka
komunikasi administrasi adalah suatu proses penyampaian keterangan dari pengirim informasi kepada
pe- nerma informasi yang bertujuan agar tercipta proses kerja sarma sekelompok orang untuk mencapai
tujuan tertentu. Ini berarti, 1) bahwa ada berita atau ide, pemikiran, informasi, pendapat, gagasan dan
sebagainya, 2) dalarm rangka berkomunikasi harus ada pihak pengirim berita (sender) dan pihak
penerirna berita (receiver), 3) terjadi secara tirmbal balik dalam setiap usaha kerja sama sekelompok
orang untuk suatu tujuan tertentu Kormunikasi administrasi dapat dibedakan dalam be- berapa
golongan. Menurut sifatnya, komunikasi dibedakan atas kormunikasi formal, dan korHunikasi informal.
Menurut arahnya, kornuniksi ditbedakan atas komunikasi ke dalam dan keluar. Kormunikasi ke dalam,
meliputi. 1) kornunikası horizontal yaitu kornunikasi sesama atasan atau sesarna bawahan, 2) komu-
nikasi vertikal terdiri dari komunikasi vertikal ke bawah yaitu kormunikasi dari atasan kepada bawahan
berupa perintah dan kornunikasi vertikal ke atas yaitu komunikasi dari bawahan kepada atasan berupa
laporan, dan 3) komunikasi diagonal terdiri dari kornunikasi diagonal kebawah yaitu komunikasi dari
atasan kepada bawahan bidang lain, kornunikasi diagonal ke atas yaitu kornunikasi dari bawahan
kepada atasan lain. Pada akhir-akhir ini, telah berkembang pula kelompok pengetahuan baru yang
merupakan segi-segi kornunikasi, misalnya: reporting techniques (teknik pelaporan). sistem informasi
(infosmation system), teknologi informasi dan kornu- nikasi. Bahkan ilmu komunikasi tidak hanya
sebagai mata pe- lajaran, tetapi sudah berkembang pula menjadi suatu bidang studi di suatu lembaga
perguruan tinggi, misalnya Program Studi llmu Komunikasi di Fisipol. d. Kepegawaian Kepegawaian
sebagai unsur yang keempat dari ad- ministrasi yaitu rangkaian kegiatan yang berkenaan dengan sumber
tenaga manusia (working force) yang harus ada pada setiap usaha kerja sama. Penelaan terhadap unsur
ini menimbulkan sekelompok pengetahuan yang dicakup dengan nama administrasi kepegawaian
(personnel administration) yang dewasa ini kecenderungan menggunakan istilah sumber daya manusia.
Administrasi ini pada pokoknya mempelajari segenap proses penggunaan tenaga kerja manusia dalam
Proses tersebut dimulai dari suatu usaha kerja sama, penerimaan (recruiting) sampai pemberhentian
(retirement). Termasuk pula di sini ialah analisis dan klasifikasi jabatan (job analysis and classification)
serta pengembangan tenaga itu melalui pelatihan-pelatihan (training). Dalam perkembangannya sebagai
ilmu pengetahuan telah muncul berbagai calang pengetahuan di antaranya: analisis pekerjaan/jabatan,
peng

e. Keuangan Setiap penyelenggaraan suatu usaha kerja sama dapat dikatakan punya akibat keuangan,
Uang adalah alat yang memudahkan untuk memperoleh faktor manusia dan bendal material. Jadi
jelaslah bahwa faktor manusia, uang, dan mate- rial saling berhubungan. Karena untuk dapat
mewujudkan suatu tujuan diperlukan adanya faktor uang, maka dalam setian ministrasi tentu ada
kegiatan yang bertalian dengan faktor uang, tersebut, misalnya pembangunan diperlukan kegiatan
untuk menyediakan uang, dan kegiatan untuk menggunakan, dan mempertanggungjawabkan uang.
Keuangan sebagai unsur ke lima dari administrasi yaitu rangkaian kegiatan yang berkenaan dengan
mengelola segi- segi pembiayaan (financing) sampai pertanggungjawaban ke- uangan dalam usaha kerja
sama yang bersangkutan. Dari sini timbullah Administrasi keuangan yang mencakup pengang- garan
belanja (budgeting), pembukuan (accounting), peme- riksaan (auditing) serta tindakan-tindakan lainnya
dalam bidang keuangan, Hutabarat (1984:78) mengidentikkan keuangan seperti darah yang sangat
diperlukan oleh tubuh. Dalam peredarannya di seluruh tubuh, darah dikelola dan diatur oleh jantung
(sebagai bendaharawan). Jika jantung memompa darah terlalu pelan disaat diperlukan dalam kegiatan
(seperti tidur), maka bisa mengakibatkan bahaya pada tubuh yang bersangkutan. Demikian juga dalam
suatu kegiatan misalnya pembangunan, bila disaat kegiatan memerlukan biaya untuk membeli bahan-
bahan dan alat-alat perlengkapan dan sebagainya, tetapl bendaharawan mengeluarkan uang terlalu
lama atau kurang dari jumlah yang diperlukan (dipotong untuk kepentingan peribadi misalnya), maka
pembangunan tidak dapat berjalan sesuai dengan rencana dan hasilnya tidak sesuai dengan apa yang
diharapkan. Begitu juga kalau bendaharawan meng- eluarkan uang secara boros untuk hal-hal yang tidak
diperlukan bagi kegiatan tersebut, maka kemungkinan organisasi bisa "pinsang" karena kekurangan
uang atau "mati" karena ke- habisan uang. Seperti unsur lainnya, pengetahuan keuangan juga telah
berkembang menjadi beberapa bagian yang cukup luas seperti planning-programming-budgeting system
(PPBS) yang intinya adalah penganggaran berdasarkan program, pembukuan, manajemen akuntansi,
pemeriksaan keuangan, administrasi utang piutang. f. Perbekalan Perbekalan sebagai unsur keenam dari
administrasi yaitu rangkaian kegiatan merencanakan, mengadakan, meng- atur pemakaian, menyimpan,
mengendalikan, merawat, meny- ingkirkan dan menghapuskan barang-barang keperluan kerja dalam
usaha kerja sama yang bersangkutan. Istilah lainnya adalah perlengkapan, persediaan, logistik, dan
urusan rumah tangga. Pokok-pokok bahasan yang dipersoalkan, antara lain: 1) penelitian dan penentuan
kebutuhan perbekalan kerja, 2) pembakuan dan perincian benda-benda, 3) proses pembelian barang, 4)
prosedur pemakaian barang, 5) pencatatan dan pengurusan harta benda, 6) teknik penyimpanan dan
perawatan barang, 7) prosedur penyingkiran beenda yang tidak dipakai lagi, 8) pengurusan dan
pemeliharaan gedung, 9) pengurusan pengangkutan dan kendaraan, dan 10) penyusunan tata ruang
kantor, Seperti dengan keuangan yang diidentikkan dengan darah, maka perbekalan adalah "perut" yang
menyimpan dan mengelola seluruh keperluan tubuh (organisasi). Kalau peng- elolaan "perut" kurang
baik, maka akan terasa ke seluruh bagian yang mengakibatkan tubuh menjadi lemas dan tidak bisa
melakukan kegiatan secara wajar. Demikian juga kalau pengelolaan bagian perbekalan dalam suatu kerja
sama tidak berjalan dengan baik, akan terjadi kelambatan kerja atau sama sekali lerhenti. Misalnya kalau
penyediaan kertas merupakan benda perbekalan yang paling diperlukan dalam kegiatan kantor tidak
mencukupi, maka pekerjaan ketata. usahaan akan lambat bahkan bisa terhenti sama sekali. Pada bidang
ini berkembanglah pengetahuan tentang administrasi perlengkapan (supply administration), manajemen
peralatan (malerial management), pembelian (procure-ment), persediaan, logistik, pergudangan, tata
ruang, klasifikasi dan standardisasi alat-alat, pengendalian harta benda (inventory yang and property
control), dl. g. Ketatausahaan Ketatausahaan sebagai unsur ketujuh dari administrasi merupakan otak
administrasi, yaitu sebagai pusat kegiatan menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim
menyimpan, dan menyalurkan segala sesuatu yang diperlukan dalam kerja sama Ketatausahaan sebagai
otak administrasi ada tiga kegiatan pokok yang terpusat pada tata usaha, yaitu sebagai pusat
pengolahan dan pengelolaan (brain centre), pusat peng- ingatan (memory centre), dan pusat
penghubungan (nerve centre). Kearsipan adalah kegiatan penyimpanan surat-surat dan dokumen yang
diperlukan sebagai alat ingatan bila diperlukan pada suatu waktu. Oleh karena itu, apabila peng- elolaan
arsip dalam suatu kerja sama atau organisasi tidak beres, sama dengan otak manusia yang tidak beres.
Begitu pula kalau hubungan antara atasan dan bawahan putus, sama keadaannya dengan urat syaraf
putus yang mengakibatkan kelum-puhan. Dalam praktek, tata usaha mempunyai beberapa istilan yang
sama artinya, Misalnya: pekerjaan kantor (office work), pekerjaan tulis (clerical work), dan pekerjaan
kertas (paper work) Atmosudirdjo, (1985:93) membedakan empat maca tata usaha modern, yaitu: 1)
umum, yang dijalankan oleh sekretariat untuk mem- perlancar jalannya manajemen organisasi melalui
komu- nikasi dengan semua pihak, 2) teknis operasional, yang dijalankan oleh semua kesatuan, 3)
sumber daya (resources), yakni tata usaha personil, tata usaha keuangan dan tata usaha materiil,
logistik, dan 4) tata usaha untuk memperlancar komunikasi intern, peng- endalian situasi intern, dan
pengambilan putusan atau MIS (manajement information system) pada tingkat pertama dilakukan
dengan arsip sentral, dan jika memungkinkan menggunakan komputer (data base) Selanjutnya bidang
pengetahuan ketatausahaan dapat diperinci dalam hal yang menyangkut kegiatan, antara lain. 1)
pekerjaan tulis-menulis dalam bentuk surat, laporan atau warkat lainnya, 2) pekerjaan reproduksi
warkat, 3) pekerjaan pencatatan tulisan cepat yang dikenal dengan stenografi, 4) pekerjaan perhitungan
angka-angka atau penyusunan 5) pekerjaan penerimaan, distribusi, dan pengiriman warkat, 6) pekerjaan
penyimpanan dan penggolongan warkat secara ikhtisar mengenai suatu hal sehingga sederhana dan
jelas, teratur, 7) pekerjaan pelayanan tamu dan pemberian keterangan, 8) penetapan pedoman baku
sebagai alat penilai dan peng- endalian pekerjaan yang berkaitan dengan keterangan. Pada bidang ini
berkembang pula pengetahuan tentang jemen perkantoran (office management), stenografi, kesek-
retarisan, tata persuratan, kearsipan, dan dokumentasi. administrasi perkantoran (office administration)
atau mana- h. Hubungan Masyarakat Kalau unsur administrasi yang pertama sampai dengan ketujuh
terutama ditujukan pada kegiatan usaha kerja sama secara intern organisasi, maka unsur kedelapan ini
merupakan kegiatan yang berkaitan dengan pihak luar/publik. Hal ini sangat penting karena tiada suatu
organisasi atau instansi pun yang Hubungan masyarakat (humas) sebagai unsur kede. lapan dari
administrasi yaitu rangkaian kegiatan menciptakan hubungan baik dan dukungan dari masyarakat
sekelling lerhadap usaha kerja sama yang bersangkutan. Ini merupakan segi yang menggambarkan pada
pihak luar segala sesuatu yang berlangsung mengenai usaha kerja sama itu. Demikian tidak memerlukan
hubungan dengan publik (masyarakat). pula sebaliknya, humas menyalurkan sesuatu hasrat, cita atau
pendapal dari luar ke dalam sesuatu usaha bersama, sehingga tercapai pengertian yang sebaik-baiknya
antara suatu administrasi dengan keadaan sekelilingnya. Aspek ini amal penting bagi kegiatan-kegiatan
yang diselenggarakan ole pemerintah maupun perusahaan agar mendapat dukungan da rakyat bagi
pemerintah dan dukungan konsumen ba perusahaan. Perincian isi kelompok pengetahuan ini antara
lain: 1) organisasi dan bidang kerja hubungan masyarakat, 2) asas-asas pekerjaan hubungan masyarakat,
3) alat-alat hubungan masyarakat, 4) proses kegiatan hubungan masyarakat, 5) analisis pendapat umum.
Pada akhir-akhir ini timbullah pengetahuan dalam bidang ini, yaitu hubungan masyarakat (public
relation), kep- rotokolan, dan dalam bidang perusahaan dengan periklanan (advertising). Secara
visualisasi unsur-unsur administrasi dapat diliihat pada Gambar 3.1 Apabila kedelapan unsur
administrasi dibandingkan satu sama lain sebagai suatu kebulatan, maka organisasi, mana- jemen, dan
komunikasi merupakan proses yang luas. Ketiga- tiganya memasuki/mempengaruhi keseluruhan
aktivitas dari sesuatu usaha kerja sama. Lima unsur lainnya, yaitu ke- pegawaian, keuangan, perbekalan,
ketatausahaan, dan hub- ungan masyarakat kalah luasnya jika dibandingkan dengan ke- 3 unsur
administrasi yang pertama tersebut. Ke-5 unsur administrasi yang terakhir hanyalah menempati
sebagian saja

B. Komponen Proses Administrasi Sudah dikemukakan sebelumnya bahwa administrasi dapat diartikan
sebaga proses dan juga merupakan fungsional. Administrasi sebagai proses, ada tiga macam, yaitu: 1)
proses pemikiran (proses administratifimanajerial), 2) proses teknis operasional (technical operation),
dan 3) proses pembantuan(auxiliary). Administrasi dalam kaitannya dengan fungsi dan tugas yang harus
dilaksanakan, ada tiga tingkatan tugas ad- ministrasi, yaitu: 1) tugas administrator, tugas manajerial, dan
3) tugas staf (pembantuan) Mengikuti pemikiran Sugandha (1989:12) dengan pema- haman bahwa
tempat terlaksananya administrasi adalah organisasi, maka proses administrasi adalah proses organisasi.
Karena itu, paling kurang ada tiga komponen administrasi, yaitu 1) manajer (puncak, menengah, dan
bawah, 2) lini, dan 3) staf (pembantu) Ketiga komponen ini dapat dilihat bagannya pada Dalam
kaitannya dengan administrasi sebagai sistem usaha kerja sama untuk tercapainya tujuan bersama akan
selalu dijumpai ketiga komponen tersebut. Setiap manajer di sini, baik manajer pada unit lini mau- pun
unit staf mempunyai tugas mengendalikan semua sumber ada dalam fingkup tanggungjawabnya
termasuk mengendalikan seluruh kegiatan unit-unit yang menjadi tang Seorang top manajer harus
mengendalikan seluruh giatan organisasinya dan menjamin efisiensi pemanfaatan gungjawabnya harus
mengendaikan kegiatan yang menunjang kelancaran jalannya keguatan operasional organisasi,
sedangkan manajer unit lini harus mengendalikan kegiatan teknis operasional di bidangnya masing-
masing Pengendalian seperti inilah yang umumnya selutuh sarana yang ada. Seorang manajer sekretaria
oisebut manajemen atau oleh Fayol disebut "administration atau 'administrative operations". Selain
melakukan tugas-tugas tersebut, para manajer unit harus menjamin pula adanya efisiens penggunaan
sarana yang ada di bawah tanggung jawabnya dengan melaksanakan "resources management da juga
harus turut menjamin kelancaran ketatusahaan atau t sekretanatannya Kelancaran dan efisiensi manajer
lini mer bentuk kelancaran dan efisiensi secara keseluruhan kegiata organisas (administrasi) Oleh karena
itu. dalam setiap unit organisasi akan berjalan pula proses pengendalian dan proses pembantuan,
Kepala seks musainya, walaupun fungsinya adalah melak- sanakan sebagian dan tugas organisasi, harus
juga menjaga agar urusan kesekretanatan di calam unitnya berjalan lancar, Daam menjaTan efektivitas
unitnya ia harus pula melak- sanakan fungsi pemikiran atau manajerial. Jadi, walaupun setiap unit
mempunya fungsi utama sendiri, namun harus pula melaksanakan secagian fungsi unit lainnya kecuali
unit staf yang tidak melarsanakan tugas teknis operasional organisasi. Serangraan kegatan usaha kerja
sama dari tiap komponen yang saing berjalin sebagai suatu kesatuan tertuju kepada tercapainya tuan
bersama Bagan hubungan antara struktur dan prosesnya dapat diinet

C. Pendekatan llmu Administrasi dekati untuk mengetahui permasalahan. Sebagian ahli menye- butnya
sebagai hampiran, cara pandang, aliran/ajaran atau mashab, teori atau model. Pendekatan ilmu
administrasi di sini diartikan sebagai cara mendekati permasalahan administrasi sebagai suatu ilmu
pengetahuan. Pendekatan adalah proses perbuatan atau cara menThe Liang Gie-Sutarto, (1977:24-30)
dengan meng.- gunakan istilah hampiran, tetapi dalam tulisan ini digunakan istilah pendekatan, yaitu:
pendekatan proses, pendekatan s stem, pendekatan pengalaman, pendekatan hubungan kerja
kemanusiaan, pendekatan pembuatan putusan, pendekatan formal, pendekatan spontanitas,
pendekatan partisipasi, pen- dekatan tantangan dan tanggapan, pendekatan pengarahan, pendekatan
kontrol dan keseimbangan, pendekatan sistem sosial, dan pendekatan matematis. Setiap pendekatan
tersebut dideskripsikan sebagai berikut. Pendekatan proses, dikenal pula sebagai "pendekatan
tradisional", "pendekatan operasional" atau "pendekatan klasik Pendekatan proses berlandaskan pada
penelitian dan no cobaan. Atas dasar ini kemudian dibuat suatu deduksi m ngenai asas dalam
administrasi. Asas-asas ini merupakan asas umum yang dapat diterapkan pada setiap kerja sama apa
pun Kebenaran dari asas-asas yang telah disusun berdasarkan penelitian dan percobaan itu merupakan
suatu teori yang dapat digunakan selanjutnya untuk studi administrasi dan praktek administrasi.
Pendekatan sistem, mengutamakan adanya berbagai faktor yang saling berkaitan dan saling
mempengaruhi sebagai suatu kebulatan. Apabila salah satu faktor tidak berfungsi, maka rangkaian
kegiatan penataan setiap kerja sama itu tidak ada, Dalam pendekatan sistem selalu terdapat hubungan
antara masukan, transformasi, keluaran, balikan, dan lingkungan yaitu memperoleh masukan dari
lingkungan kemudian ditrasformasi jadi keluaran untuk lingkungan dan balikan untuk masukan
perbaikan/penyempurnaan. Sebagai visualisasi,

Pendekatan pengalaman, menekankan pentingnya peranan pelaku dalam memnperoleh pengalaman

dari kerjanya. Rangkaian kegiatan penataan dalam setiap kerja sama dapat berhasil dengan baik apabila
para pelakunya melandasi diri dengan menelaah keberhasilan dan kegagalan dari peng- alaman, baik
pengalaman para pelaku sebelumnya, maupun pengalaman yang diperolehnya dari kerjanya sendiri.
Menurut pendekatan ini kebenaran sesuatu asas dalam administrasi harus diperoleh melalu praktek
atau apa yang telah dialami. Pendekatan hubungan kerja kemanusiaan, melandasi konsepnya bahwa
dalam setiap rangkaian kegiatan penataan kerja sama sekelompok orang pasti melibatkan antar hubu-
ngan di antara para pelakunya yang mengutamakan peran- an penting dari faktor kebutuhan individu,
motivasi kerja dan jalinan hubungan pribadi yang tidak ditentukan secara resmi atau dikenal dengan
hubungan informal. Apabila suasana antarhubungan di antara para pelaku dalam keadaan baik, berbagai
kebutuhan individu dapat terpenuhi secara wajar. Adanya motivasi yang sehat di antara para pelaku di
dalam melakukan kerja sama itu, serta jalinan hubungan pribadi yang serasi, administrasi akan berhasil.
Pendekalan ini menelaah pula masalah integrasi kelompok minoritas ke dalam organisasi, pengaruh
manajer terhadap kerja sama, pengaruh kelegangan ingkungan kepada individu, kelompok, dan perilaku
kelompok. Pendekatan pembuatan putusan, menekankank tingnya peranan keputusan yang rasional.
Rangkaian kegiatan pembuatan putusan Berhasil tidaknya administrasi, sangal penataan dalam setiap
usaha kerja sama diliputi dengan ditentukan oleh keputusan yang dibuat oleh para manajer puncak,
manajer menengah, dan manajer tingkat bawah. Pendekatan formal, dilandasi pemikiran bahwa setia
pelaku dalam rangkaian kegiatan penataan dalam kerja sa untuk mencapai tujuan akan melakukan
tugasnya dengan car terbaik apabila kepada mereka telah ditentukan secara jelas segaia tugas yang akan
dilakukannya. Apabila tugas, wewe. nang, kedudukan para pelaku itu jelas maka masing-masing akan
mengerti apa yang diharapkan padanya dan akan ber usaha sepenuhnya untuk memenuhi pengharapan
itu. Pen. dekatan formal sejalan dengan pendekatan proses atau tra- disional atau klasik karena yang
diutamakan adalah pe- nyusunan asas-asas administrasi sebagai landasan untuk be- kerja secara baik.
Pendekatan spontanitas, menekankan pentingnya pe- ranan kegiatan informal. Kegiatan di dalam kerja
dapat berhasil dengan baik apabila kegiatan itu timbul dengan sendirınya tanpa dipaksakan dari atas.
Segala kegiatan formal hendaknya dirancang sebagai kegiatan informal yang diakui resmi Struktur
formal, putusan-putusan resmi pengontrolan dan berbaga prosedur hendaknya diadakan sedikit
mungkin ama akan Pendekatan partisipasi, menghargai berbagai bakat, kemahiran, keterampilan,
gagasan, pengetahuan, kemampuan dan para pelaku dalam rangkaian kegiatan penataan dalam setiap
kerja sama Oleh karena itu, pendekatan ini meng- utamakan periunya membern kesempatan kepada
para pelaku tersebut untuk ikut serta dalam pembuatan putusan yang akan mempengaruhi mereka
Pengikutsertaan ini dapat melalui cara- cara formal maupun informal. Dengan demikian akan dapat
menumbuhkan sikap merasa sama-sama bertanggung jawab as segala kegiatan yang akan dilakukan
karena merupakan putusan bersama Pendekatan ini percaya bahwa putusan ber- sama pada urnumnya
lebih baik daripada putusan seorang diri. Pendekaqtan ini percaya pula bahwa orang-orang yang turut
lam rangkatan kegiatan penataan itu akan berpendirian dwa: "karena kegiatan yang akan dilakukan
merupakan putusan bersama maka semua pelaku akan bertanggung jawab puta bersama pula untuk
melaksanakan putusan dengan baik". Pendekatan tantangan dan tanggapan, berpangkal tolak dari
pendirian bahwa dalam rangkaian kegiatan penataan keria sama para pelaku akan bekerja secara baik
apabila Keada mereka diberi alasan melalui berbagai tantangan dan kebebasan. Orang-orang yang ingin
maju pada umumnya lenuh dengan pekerjaan rutin, ataupun pekerjaan yang setiap hari berulang tanpa
harus berpikir atau tanpa berdaya upaya mengurangi risiko. Pendekatan ini berpendirian bahwa orang
akan lebih puas mengerjakan pekerjaan yang penuh tantangan, tetapi berhasil. Di sini yang diutamakan
adalah hasil kerja dari prosedur kerja yang mendetail Pendekatan pengarahan, dilandasi oleh pemikiran
bahwa di dalam rangkaian kegiatan penataan kerja sama para bawahan menginginkan petunjuk,
bimbingan, penjelasan tentang apa yang harus dilakukan dan bagaimana melaku- kannya. Dalam hal ini,
manajer diposisikan lebih mengetahui sehingga diharapkan selalu memberi petunjuk, arahan, dan
bimbingan Pendekatan kontrol dan keseimbangan, didasari pemikiran bahwa penyimpangan, kesalahan-
kesalahan, dan penyalahgunaan wewenang yang timbul dalam rangkaian ke- giatan penataan kerja
sama sekelompok orang disebabkan oleh tiadanya kegiatan yang bersifat membatasi perilaku para
pejabat atau tiadanya daya yang dapat menahan atau men- cegah kemungkinan timbulnya
penyimpangan, kesalahan atau penyalahgunaan wewenang tersebut. Oleh karena itu, pen- dekatan ini
lebih mengutamakan pentingnya pengontrolan dalam setiap kegiatan apa pun. Di dalam setiap kerj
asama melaksanakan dan organ yang mengontrol yang ketiga-liganya sebaiknya terdapat organ yang
membuat peraturan, organ yang memiliki wewenang yang seimbang. Pendekatan sistem sosial,
memandang administrasi sebagai rangkaian kegiatan penataan yang timbul dalam suatu organisasi yang
merupakan sistem sosial yang kompleks se hingga diperlukan penelaahan masalah antarhubungan kebu-
dayaan, proses pembentukan kelompok, peranan individu, status, tradisi, adat istiadat. Pendekatan
matematik, disebut pula dengan dekatan kuantitatif. Pendekatan ini dilandasi oleh pemikiran bahwa
berbagai asas dalam administrasi merupakan pola-pola yang rasional dan logis. Oleh karena itu, berbagai
masalah yang timbul di dalam rangkaian kegiatan penataan kerja sam sekelompok orang akan dapat
dipecahkan secara matematis yang juga berdasarkan logika. Pendekatan ini menciptakan berbagai
model atau rumus-rumus matematika guna me mecahkan masalah-masalah yang timbul.