Temuan Berat dan Temuan Ringan…

PENGERTIAN KTS…

Adalah KeTidakSesuaian
atau Ketidakpatuhan

Tidak memenuhi persyaratan

yang ditentukan.
 Temuan KTS Berat/ Major

 KTS yang mengancam sertifikasi, akreditasi atau

registrasi.
 KTS yang berpengaruh besar terhadap kualitas
produk/pelayanan PT
 KTS yang menyebabkan risiko kehilangan
konsumen/ mahasiswa
 KTS yang merupakan ancaman/ gangguan terhadap
kegiatan atau para pelaksana dalam organisasi.
 Contoh KTS Berat /Major

 Sejumlah besar piranti/alat pengukuran yang penting dan

standar tidak dikalibrasi secara mutakhir.
 Prosedur/perencanaan/ Instruksi kerja dirubah secara tidak
resmi dan tanpa persetujuan pihak terkait
 Laporan audit internal tentang kelemahan sistem dibiarkan
tanpa adanya tindak lanjut yang dapat dibuktikan.
 Hasil kajiulang manajemen/ management reviews tidak
ditindaklanjuti secara memadai
 Tidak tersedia prosedur terdokumentasi yang diperlukan
untuk meninjau kontrak atau perancangan.
 KTS Ringan/ Minor adalah..

 KTS yang mudah diperbaiki/diralat

 KTS yang tidak secara langsung
mempengaruhi kualitas
produk/pelayanan.
 KTS yang tidak menghambat perolehan
sertifikasi/akreditasi/ registrasi.
Contoh KTS Ringan/ Minor

 Catatan kaji ulang kontrak yang kurang

lengkap
 Instrumen/alat2 utama yang tidak memuat
tanggal kalibrasi.
 Tindak lanjut yang masih dalam proses
(belum selesai) tetapi sudah dimuat dalam
laporan tindakan koreksi audit internal.
 Ketidaklengkapan dokumentasi tentang
pelatihan-pelatihan yang dilakukan
 Temuan Observasi (OB)

Temuan/finding yang menunjukkan

ketidakcukupan terhadap persyaratan
yang memerlukan penyempurnaan.
Pembuatan Laporan KTS
Berisi hal-hal sbb:

 Tanggal pelaksanaan audit.

 Nomor/identifikasi audit.
 Lingkup/bidang yang diaudit.
 Deskripsi/uraian temuan KTS.
 Pembuatan Laporan KTS
(Lanjutan)

Berisi hal-hal sbb:

 Informasi tentang acuan standar yang diacu. Hal ini untuk

menunjukkan dasar/landasan temuan audit.
 Identifikasi nama auditor dan wakil teraudit.
 Tindakan yang disepakati untuk memperjelas/menganalisis
KTS.
 Tindakan nyata yang diambil untuk mengatasi/
menyelesaikan KTS. (agar tidak terulang lagi dimasa yang
akan datang)
 Permintaan Tindakan Koreksi (PTK)

Permintaan perbaikan oleh manajemen

kepada teraudit atas dasar laporan audit
agar teraudit memperbaiki KTS atau
penyebab KTS
 Bila Ada KTS maka..

Harus dilakukan
TINDAKAN KOREKSI
oleh Unit Kerja
TINDAKAN KOREKSI

www.spm-pt.com
Tindakan Koreksi harus lengkap,
mencukupi dan efisien…
 TINDAKAN KOREKSI

Tindakan yang dilakukan untuk meniadakan sebab-

sebab ketidaksesuaian (KTS), cacat, atau hal-hal
lain yang tidak diinginkan, sehingga mampu
mencegah pengulangan kembali hal-hal di atas dan
dapat membawa organisasi pada peningkatan
mutu secara berkelanjutan (Continous
Improvement).
 Tindakan Koreksi…

 Mengidentifikasi akar masalah dari KTS.

 Menganalisis semua penyebab terjadinya KTS.
 Memilih metode yang sesuai untuk perbaikan
dan mencegah pengulangan KTS.
 Menerapkan langkah pengendalian.
 Mendokumentasi tindakan koreksi yang
dilaksanakan.
 Tugas Auditor

 Mengidentifikasi KTS (berdasarkan standar yang

diacu).
 Menjelaskan kepada teraudit/ auditee mengapa
terjadi KTS.
 Menyepakati tanggal penyelesaian perbaikan KTS
(biasanya tidak lebih 4 minggu setelah diaudit).
 Tugas-tugas Teraudit

 Memahami isi KTS secara rinci.

 Menimbang seberapa berat KTS dan tanggal
penyelesaiannya (lama/durasi penyelesaian).
 Bersungguh sungguh melaksanakan tindakan koreksi
dan pencegahan.
 Kerja keras, kerja cerdas, kerja tuntas & kerja ikhlas
 Tindak Lanjut Audit

 Auditor memeriksa apakah tindakan koreksi

dan pencegahan yang dilakukan oleh teraudit
sudah lengkap, mencukupi dan efisien.
 Audit susulan untuk memeriksa hasil tindak
lanjut harus dilaksanakan di depan teraudit.
www.sIpmI-.unpatti.org