Tugas Profesional Procurement

Setelah memahami seperti apa divisi procurement, sekarang Anda juga perlu mengetahui seperti
apa tugas tim yang ada di dalamnya. Tentu saja hal ini sangat penting untuk membantu
keberlangsungan penyediaan barang dan juga jasa.

1. Membuat Standar Perusahaan untuk Barang dan Jasa

Profesional procurement harus memahami bahwa penting bagi perusahaan untuk mendapatkan
barang dan jasa yang baik. Kata baik dan berkualitas merupakan hal yang relatif. Maka dari itu,
seorang tim procurement harus terlebih dahulu membuat standar yang dibutuhkan oleh
perusahaan. Dengan demikian, barang yang didapat memang bisa disaring yang sesuai dengan
keinginan.

2. Merencanakan Penyediaan

Setelah sudah tahu standar seperti apa yang dibutuhkan oleh perusahaan, profesional
procurement juga memiliki tugas untuk merencanakan sebuah penyediaan barang. Ini merupakan
salah satu tugas utamanya. Perusahaan akan meminta barang atau jasa yang dibutuhkan lalu tim
akan langsung merencanakan langkah selanjutnya hingga perusahaan mendapatkan barang atau
jasa yang diinginkan.

3. Menyesuaian Detail Barang yang Dibutuhkan

Permintaan yang masuk harus diolah oleh profesional procurement. Tim akan menyesuaikan
detail dan spesifikasi barang atau jasa yang dibutuhkan. Dengan demikian, procurement bisa
menghubungi supplier dan vendor yang memang sesuai dengan spesifikasi, termasuk soal urusan
budget.

4. Mencari Vendor dan Supplier

Setelah melihat kualifikasi yang dibutuhkan, tim procurement langsung mencari dan
menghubungi vendor atau supplier yang sesuai. Biasanya tim akan langsung membuat perjanjian
berupa meeting atau bisa langsung mengirimkan surat penawaran sesuai dengan brief yang
diberikan. Di sinilah kemampuan untuk merekap keinginan perusahaan dibutuhkan oleh tim
procurement.
5. Menganalisa Surat Penawaran

Semua surat penawaran maupun proposal akan didata oleh tim procurement. Kemampuan
analisis sangat dibutuhkan supaya bisa menemukan supplier maupun vendor mana yang sesuai
dengan keinginan perusahaan. Hal ini menyesuaikan dari kriteria yang dibutuhkan maupun
budget atau biaya pembelian.

6. Melakukan Negosiasi
Setelah memilih satu vendor atau supplier, tim procurement harus melakukan negosiasi. Tak
hanya soal harganya saja tetapi juga harus mengetahui waktu pengiriman sampai pembayaran.
Misalnya saja untuk pengiriman, tim procurement juga harus menentukan pengiriman melalui
jalur darat, laut atau udara. Hal-hal ini bisa menyesuaikan dengan timeline  waktu yang diberikan
perusahaan.
7. Membuat Kontrak

Supplier atau vendor yang terpilih harus menandatangani kontrak dengan perusahaan.
Procurement profesional harus membuat kontrak tersebut dan memastikan isinya sudah sesuai.
Hal ini untuk menjaga kerjasama bagi para vendor  supaya semua yang sudah disepakati benar-
benar terjadi.

8. Menerima Tagihan Pembayaran

Tim procurement juga perlu memastikan bahwa tim keuangan perusahaan sudah membayar
tagihan dari para supplier atau vendor. Tak hanya itu saja, tim juga memastikan bahwa barang
sudah diterima dengan baik. Dengan demikian apa yang tertulis di kontrak benar-benar sudah
sesuai dengan kejadiannya.

9. Melakukan Kontrol

Hal penting yang tak boleh terlewatkan adalah tugas kontrol. Sebagai tim pengadaan, tentunya
procurement harus memastikan bahwa barang bisa dipakai dengan efisien dan efektif. Jika
berhubungan dengan jasa, maka memang sudah sesuai dengan keinginan perusahaan. Tugas ini
juga membantu procurement dalam mencari vendor dan supplier berikutnya.

Tanggung Jawab Profesional Procurement

1.Menjadi Inisiator dalam Hal Menghemat Biaya

Salah satu kunci penting dalam penghematan perusahaan adalah tim procurement. Maka dari itu,
tim ini bertanggung jawab menjadi inisiator dalam hal pengeluaran perusahaan. Dalam
melakukan perbandingan dan analisa, tim procurement harus melakukan analisis yang
menyeluruh sehingga mendapatkan penghematan yang maksimal.

2. Melakukan Pemetaan Peluang dan Risiko

Tanggung jawab berikutnya adalah untuk mendeteksi dan mengidentifikasi adanya peluang dan
risiko. Tak hanya melihat bahwa supplier tersebut sudah sesuai dengan budget. Hanya saja tim
procurement harus memetakan kekurangan dan kelebihan serta peluang hingga risikonya.
Dengan demikian keputusan dalam memilih supplier dan vendor akan semakin tepat sasaran.

3. Meningkatkan Nilai Perusahaan

Sebuah perusahaan yang sehat harus memiliki nilai yang baik di mata pihak ketiga. Procurement
profesional memiliki tanggung jawab untuk meningkatkan komunikasi dengan supplier dan
vendor. Tim harus bisa mengelola hubungan sesuai dengan norma dan aturan berlaku. Selain itu,
manajemen risiko juga harus diperhatikan oleh tim ini.

Nilai perusahaan yang harus diperhatikan antara lain transparansi, akuntabilitas hingga
komunikasi yang baik. Hal ini bisa mencegah terjadinya hal-hal yang tidak diinginkan pada saat
penunjukan supplier atau vendor. Sebut saja terjadi persaingan tidak sehat, munculnya perlakuan
yang diskriminatif hingga tidak ada pengawasan yang berkelanjutan. Jika dibiarkan maka bisa
memberikan nilai buruk bagi perusahaan dan bisa berisiko tersangkut masalah hukum.

4. Melakukan Identifikasi Peluang

Tim procurement memang hanya mencari supplier atau vendor sesuai dengan permintaan saja.
Namun, tim juga punya tanggung jawab untuk menilai apakah kebutuhan yang diminta sudah
benar-benar bisa mencapai efisiensi dan penghematan. Bisa jadi tim procurement bisa membantu
perusahaan untuk melihat peluang penghematan yang lebih optimal.

5. Memperbaiki Sistem Procurement

Tak selamanya sistem yang dipakai untuk procurement memang benar-benar bisa efektif untuk
melakukan penghematan. Maka, tim ini juga bertanggung jawab melakukan perbaikan sistem
secara berkelanjutan. Procurement profesional harus melakukan evaluasi terhadap sistem yang
berlaku. Maka dari itu, divisi ini harus memiliki tim yang punya integritas yang baik.

Dengan demikian bisa mengidentifikasi nilai, informasi serta data untuk mencapai efisiensi yang
diinginkan perusahaan. Perbaikan juga tidak hanya dari sistem saja melainkan mengembangkan
individu yang di dalamnya seperti pelatihan kerja.
Apa kelebihan dan kekurangan kamu ?

Bagaimana kamu melihat dirimu 10 tahun kedepan di telkom

Produk Telkom

Visi misi Telkom