CHAPTER 3

SISTEM INFORMASI, ORGANISASI, DAN STRATEGI

A. Organisasi dan sistem informasi
1. Pengertian organisasi
Organisasi adalah struktur sosial formal yang stabil yang mengambil sumber
daya dari lingkungan dan memprosesnya untuk menghasilkan output. Pada
intinya, organisasi mengubah input menjadi output dengan fungsi produksi.
Kemudian, output dikonsumsi oleh lingkungan sebagai timbal balik atas pasokan
input.
Perilaku organisasi adalah kumpulan hak, hak istimewa, kewajiban dan
tanggung jawab serta kewaspadaan selama periode tertentu terhadap konflik dan
resolusi konflik.

Teknis dan perilaku organisasi merupakan hal yang saling melengkapi. Teknis
menjelaskan cara organisasi menggabungkan modal, tenaga kerja, dan sistem
informasi. Model perilaku menjelaskan pengaruh teknologi terhadap cara kerja
internal organisasi.
2. Fitur organisasi
a) Rutinitas dan proses bisnis. Rutinitas (prosedur operasi standar) adalah aturan,
rosedur, dan praktik yang tepat untuk menghadapi semua situsi yang telah
diprediksikan. Kumpulan rutinitas disebut proses bisnis. Kumpulan proses
bisnis disebut perusahaan.
b) Politik organisasi. Setiap individu dalam organisasi memiliki perbedaan
spesialisasi, perhatian, dan perspektif yang berdampak pada pengelolaan
sumber daya dalam organisasi. Resitensi politik adalah salah satu kesulitan
 besar untuk membawa perubahan khususnya pengembangan sistem informasi
baru. Keberhasilan perusahaan dalam merubah sistem biasanya dipengaruhi
oleh pengetahuan dan keterampilan manajer mengenai politik organisasi.
c) Budaya organisasi merupakan asumsi dasar yang bersifat tidak dapat
disangkal dan tidak dapat diragukan untuk menentukan tujuan dan produk
organisasi. Budaya organisasi jarang diumumkan secara terbuka. Proses bisnis
dilindungi oleh budaya organisasi. Budaya organisasi juga merupakan
kekuatan untuk menahan konflik politik serta menyatukan pendapat tentang
prosedur dan praktik umum.
d) Lingkungan organisasi. Organisasi dengan lingkungan memiliki hubungan
resiprokal (timbal balik). Lingkungan menyediakan sumber daya manusia dan
modal untuk melakukan proses bisnis. Perusahaan membentuk aliansi bisnis
yang pada akhirnya mempengaruhi lingkungan pemasaran dan penerimaan
pendapatan. Sistem informasi merupakan alat pindai lingkungan yang
membantu manajer untuk mengidentifikasi perubahan eksternal yang
membutuhkan respons organisasi.
e) Struktur organisasi. Sistem informasi yang digunakan dalam suatu perusahaan
bergantung pada struktur organisasinya.

Jenis Organisasi Keterangan Contoh

Kewirausahaan Perusahaan kecil di Usaha kecil
lingkungan yang cepat
berubah. Strukturnya
sederhana dan dikelola
oleh CEO tunggal
Birokrasi mesin Didominasi oleh tim Perusahaan manufaktur
manajemen terpusat, menengah
pengambilan keputusan
terpusat
Birokrasi terdivisi Kumpulan birokrasi Perusahaan Fortune
mesin, dipimpin oleh 1 500
kantor pusat.
Birokrasi profesional Berbasis pengetahuan, Firma hukum, sistem
didominasi oleh kepala sekolah, rumah sakit.
departemen, otoritas
terpusat yang lemah.
f) Sifat organisasi lainnya. Setiap organisasi memiliki tujuan yang berbeda. Hal
ini menyebabkan adanya perbedaan cara mencapai beserta teknologi yang
digunakan oleh setiap organisasi.
B. Dampak sistem informasi terhadap organisasi dan perusahaan
1. Dampak ekonomi.
- Mempengaruhi biaya relative modal dan biaya informasi. TI dapat menggantikan
peran tenaga kerja sehingga mengurangi biaya tenaga kerja.
- Mempengaruhi biaya dan kualitas informasi serta mengubah informasi ekonomi. TI
dapat meminimalkan biaya transaksi, mengurangi biaya manajemen internal, mengurangi
biaya agensi.
- Dalam hal ini, tenaga kerja akan lebih sedikit. Anggaran dapat dialokasikan kepada
investasi TI.
2. Dampak organisasi dan perilaku
- Pemerataan organisasi. Organisasi mengurangi jumlah karyawan dan menyempitkan
hirarkinya. TI memfasilitasi perataan hirarki dengan memperluas distribusi informasi untuk
memberdayakan karyawan tingkat bawah dan meningkatkan efisiensi manajemen. Dalam hal
ini kebutuhan perusahaan adalah sumber daya dengan pendidikan yang lebih tinggi sehingga
dapat membuat keputusan cerdas meskipun dalam tingkat bawah. Kemudian memberikan
dampak pada pengambilan keputusan oleh manajer yang lebih akurat dan cepat.
- Pasca industry. Organisasi semakin bergantung pada pengetahuan dan kompetensi.
Pemgambilan keputusan menjadi lebih terdesentralisasi. TI akan mendorong kelompok
profesional untuk berdiskusi mengenai perancangan produk. Selanjutnya masing-masing ahli
profesional akan diarahkan untuk realisasi proyek.
- Memahami resistensi organisasi terhadap perubahan. Sistem informasi
berhubungan langsung dengan politik organisasi. Tidak jarang, adanya perubahan TI
mengalami penolakan. Resistensi ini dipengaruhi oleh 4 faktor yaitu sifat perubahan, struktur
organisasi, budaya organisasi, dan jobdesk yang nantinya dipengaruhi oleh perubahan TI.
Penerapan sistem informasi tentu harus memberikan perubahan pada 4 faktor tersebut.
3. Internet dan organisasi
- Internet menjadi infrastruktur penghubung antara perusahaan dengan pihak eksternal
- Internet menjadi infrastruktur proses bisnis internal perusahaan
- Internet dapat meningkatkan aksesibilitas, penyimpanan, dan distribusi informasi
untuk perusahaan
- Internet dapat meminimalkan biaya transaksi dan biaya agen
- Proses bisnis menjadi lebih sederhana, sedikit karyawan, dan terjadi pemerataan
organisasi.
4. Implikasi untuk desain dan pemahaman sistem informasi
Hal yang perlu dipertimbangkan ketika merencanakan sistem baru:
- Lingkungan di mana organisasi harus berfungsi
- Struktur organisasi: hierarki, spesialisasi, rutinitas, dan proses bisnis
- Budaya dan politik organisasi
- Jenis organisasi dan gaya kepemimpinannya
- Kelompok kepentingan utama yang terpengaruh oleh sistem dan sikap pekerja yang
akan menggunakan sistem
- Jenis tugas, keputusan, dan proses bisnis yang dirancang untuk dibantu oleh sistem
informasi
C. Penggunaan sistem informasi untuk mencapai keunggulan kompetitif
1. Model kekuatan kompetitif porter
Model ini memberikan pandangan mengenai perusahaan, pesaing, dan lingkungan
perusahaan. Dalam model ini terdapat 5 kekuatan kompetitif.
  Competitor tambahan. Dalam pasar, perusahaan bersaing dengan competitor
yang terus mengembangkan produknya.
 Pendatang pasar baru. Kelebihan: lebih inovatif, menggunakan perlatan
modern, lebih bermotivasi tinggi. Kekurangan: bergantung pada pembiayaan
eksternal, tenaga kerja kurang berpengalaman, sedikit pengenalan merek.
 Produk dan layanan subtitusi. Jika semakin banyak produk subtitusi, maka
perusahaan akan semakin sulit mengontrol harga dan semakin rendah margin
labanya.
 Pelanggan. Pelanggan dapat mempengaruhi keuntungan perusahaan ketika
terdapat transparansi harga dan diferensiasi produk.
 Pemasok. Semakin banyak pemasok berbeda yang dimiliki suatu perusahaan,
semakin besar kontrol yang dapat dilakukan perusahaan terhadap pemasok
dalam hal harga, kualitas, dan jadwal pengiriman.
2. Sistem informasi strategis untuk menghadapi kekuatan kompetitif
- Menggunakan sistem informasi untuk mencapai biaya terendah dan
harga terendah
- Menggunakan sistem informasi untuk memberikan produk dan layan
terbaru
- Menggunakan sistem informasi untuk fokus terhadap pasar tertentu
sehingga dapat melayani pasar dengan lebih baik
- Menggunakan sistem informasi untuk mempererat hubungan dengan
pemasok dan meingkatkan loyalitas pelanggan
3. Dampak internet pada keunggulan kompetitif
- Memungkinkan pengganti baru muncul dengan pendekatan baru untuk
memenuhi kebutuhan dan menjalankan fungsi
- Ketersediaan harga global dan informasi produk menggeser daya tawar
kepada pelanggan
- Pengadaan melalui Internet cenderung meningkatkan daya tawar
terhadap pemasok; pemasok juga dapat memperoleh manfaat dari
berkurangnya hambatan masuk dan dari penghapusan distributor dan perantara
lain yang berdiri di antara mereka dan penggunanya
- Internet mengurangi hambatan masuk
- Memperluas pasar geografis, meningkatkan jumlah pesaing, dan
mengurangi perbedaan di antara para pesaing; membuatnya lebih sulit untuk
mempertahankan keunggulan operasional; memberi tekanan untuk bersaing
dalam harga
4. Model rantai nilai bisnis
Model rantai nilai menyoroti kegiatan tertentu dalam bisnis di mana strategi
kompetitif terbaik dapat diterapkan dan sistem informasi yang paling mungkin
memiliki dampak strategis. Model ini mengidentifikasi titik-titik leverage yang
spesifik dan kritis di mana perusahaan dapat menggunakan teknologi informasi
secara paling efektif untuk meningkatkan posisi kompetitifnya. Model rantai nilai
memandang perusahaan sebagai rangkaian atau rantai aktivitas dasar yang
 menambahkan margin nilai pada produk atau layanan perusahaan. Kegiatan ini
dapat dikategorikan sebagai kegiatan utama atau kegiatan pendukung
5. Sinergi, kompetensi inti, dan strategi berbasis jaringan
Sinergi adalah ketika output dari beberapa unit dapat digunakan sebagai input
untuk unit lain, atau dua organisasi menyatukan pasar. Hubungan ini dapat
menurunkan biaya dan menghasilkan keuntungan. Sistem informasi akan
membantu perusahaan yang bergabung mengkonsolidasikan operasi, menurunkan
biaya ritel, dan meningkatkan pemasaran silang produk keuangan.
Kompetensi inti adalah kegiatan di mana perusahaan adalah pemimpin kelas
dunia. Kompetensi inti melibatkan perancang suku cadang terbaik di dunia,
layanan pengiriman paket terbaik, atau produsen film terbaik. Secara umum,
kompetensi inti bergantung pada pengetahuan yang diperoleh selama bertahun-
tahun dan pengalaman lapangan praktis dengan teknologi. Setiap sistem informasi
mendorong adanya sharing informasi di seluruh unit bisnis yang dapat
meningkatkan kompetensi. Hal ini dapat membantu karyawan menjadi sadar akan
pengetahuan eksternal baru.
Strategi berbasis jaringan => ekonomi jaringan (perusahaan membentuk
komunitas pelanggan), perusahaan virtual (penghubung antarorang dan ide untuk
membuat dan mendistribusikan produk), dan ekosistem bisnis (jaringan pemasok,
distributor, dan outsourcing).