MAKALAH

KEGIATAN DAN ASPEK ADMINISTRASI PERKANTORAN

Diajukan untuk memenuhi tugas kelompok mata kuliah Administrasi Perkantoran

yang diampu oleh :

Husen Saeful Anwar, S.Sos.,M.Si

Disusun oleh :

Rina Nurmalasari 1188010190

Riska Dwi Permatasari 1188010193

Rofi Ramdani 1188010198

Septiani Dwi Wulandari 1188010208

Kelas E Semester 6

ADMINISTRASI PUBLIK

FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK

UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SUNAN GUNUNG DJATI

BANDUNG

2021
 KATA PENGANTAR
Puji syukur kita panjatkan kehadirat Allah SWT, atas segala karunia dan
rahmat-Nya kami dapat menyusun makalah yang berjudul “Kegiatan dan Aspek
Administrasi Perkantoran” dengan lancar. Tidak lupa kami juga mengucapkan
terimakasih atas bantuan dari pihak yang telah berkontribusi dengan memberikan
materi maupun pikirannya.

Adapun maksud penyusunan makalah ini untuk memenuhi tugas mata

kuliah Administrasi Perkantoran. Harapan kami bahwa makalah ini dapat
bermanfaat bagi para pembaca untuk menambah wawasan dan pengetahuan
mengenai pelayanan yang menjadi salah satu materi pada mata kuliah ini.

Kami menyadari bahwa makalah ini masih jauh dari sempurna dengan
keterbatasan yang kami miliki. Kritik dan saran dari pembaca akan kami terima
dengan tangan terbuka demi perbaikan dan penyempurnaan makalah ini. 

Bandung, 14 Maret 2021

Penyusun

i
 DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR.............................................................................................i
DAFTAR ISI..........................................................................................................ii
BAB I.......................................................................................................................1
A. Latar Belakang............................................................................................1
B. Rumusan Masalah.......................................................................................2
C. Tujuan Penulisan........................................................................................2
BAB II.....................................................................................................................4
A. Ruang Lingkup Administrasi Perkantoran..............................................4
B. Karakteristik Administrasi Perkantoran.................................................8
C. Azas-Azas Administrasi Perkantoran.......................................................9
D. Peran dan Fungsi Administrasi Perkantoran........................................11
E. Tujuan Administrasi Perkantoran..........................................................12
F. Aspek-Aspek Manajemen Perkantoran..................................................13
G. Fungsi-Fungsi Manajemen Kantor........................................................17
H. Kaitan Manajemen Perkantoran dengan Fungsi-Fungsi Manajemen19
BAB III..................................................................................................................21
A. Kesimpulan................................................................................................21
B. Saran..........................................................................................................21
DAFTAR PUSTAKA...........................................................................................22

ii
 BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Administrasi perkantoran adalah suatu ilmu dan seni pengendalian tentang
pergedungan, tempat dan pekerjaan perkantoran. Sehingga administrasi
perkantoran merupakan satu fungsi dari pada manager dari setiap organisasi, yang
meliputi aktivitas-aktivitas perencanaan, pengorganisasian, penggerakan,
pengawasan terhadap pekerjaan kantor. Jika fungsi tesebut dapat dilaksanakan
dengan baik berarti administrator berhasil dalam membina dan mempertahankan
kelangsungan dari pada kantor yang dipimpinnya.

Menurut Harry L. Wylie dalam bukunya Office Organization and

Management merumuskan Administrasi perkantoran adalah penggunaan dan
pengawasan atas manusia, metode-metode, mesin-mesin, untuk mencapai hasil
yang sebaik mungkin, hasil dalam kualitas setinggi mungkin didalam waktu yang
sesingkat-singkatnya dan di terima oleh pimpinan tertinggi.

Administrasi perkantoran berbeda dengan tata-usaha perkantoran. Faktor

pembedanya adalah jenis kegiatan dan luas lingkup unit kerja sebagai tempat
pelaksanaan kegiatan. Tata usaha perkantoran adalah suatu kegiatan yang
merupakan bagian dari administrasi perkantoran, yang bergerak di setiap bagian
yang paling kecil dari suatu organisasi kantor, dengan sebutan tata-usaha, pada
umumnya melibatkan pegawai rendah melalui keterampilannya. Namun keduanya
mempunyai peran sama dalam hal pelayanan yaitu:

1) pelayanan terhadap pelaksanaan kegiatan operatif atau tugas pokok

organisasi pada umumnya, dan pelayanan manajemen pada
khususnya,
2) pengumpulan, penyediaan dan penyajian keterangan-keterangan (data
dan informasi) bagi manajemen guna mengambil putusan,
3) membantu kelancaran tugas dan perkembangan organisasi sebagai
suatu keseluruhan.

1
 Administrasi perkantoran mempunyai hubungan erat dengan pelayanan
timbal balik. Ketertiban dan kelancaran dalam kegiatan administrasi perkantoran
berpengaruh terhadap ketertiban dan kelancaran pelayanan yang dampaknya
adalah kepuasan bagi penerima layanan.

Permasalahan administrasi organisasi atau perkantoran semakin hari

semakin kompleks. Pengelolaan proses administrasi yang efektif dan efisien
diperlukan untuk mendukung segala aktivitas organisasi. Lancarnya administrasi
suatu kantor akan meningkatkan kehandalan suatu lembaga dalam menghadapi
perubahan dan perkembangan dunia kerja. Keterhambatan dalam proses
administrasi akan mengganggu penjadwalan aktivitas yang tidak sesuai dan tidak
tepat waktu, arsip yang berantakan dan klasifikasi dokumen tidak konsisten,
penyelesaian pekerjaan yang tidak tepat waktu dan banyak lagi hal-hal buruk yang
bersumber dari pengelolaan administrasi yang tidak optimal sehingga akan
memerlukan anggaran yang lebih besar dari organisasi.

Untuk mengatasi hal tersebut maka dibutuhkan skill sumber daya manusia
yang handal dalam bidang administrasi perkantoran sehingga mampu
mengkoordinasi segala kegiatan administrasi perkantoran dengan rapi dengan
pemahaman dan kemampuan untuk membuat perencanaan, melakukan
implementasi, kontrol dan pelaporan serta melakukan proses pengelolaan arsip
administrasi perkantoran yang baik. Maka dari itu sebagai langkah awal,
diperlukan pemahaman mengenai kegiatan dan aspek administrasi perkantoran.

B. Rumusan Masalah
1. Apa saja ruang lingkup administrasi perkantoran ?
2. Apa saja karakteristik administrasi perkantoran ?
3. Apa saja azas-azas administrasi perkantoran ?
4. Apa saja peran dan fungsi administrasi perkantoran ?
5. Apa saja tujuan administrasi perkantoran ?
6. Apa saja aspek-aspek manajemen kantor ?
7. Apa saja fungsi-fungsi manajemen kantor ?
8. Bagaimana kaitan manajemen perkantoran dengan fungsi-fungsi
manajemen ?

2
C. Tujuan Penulisan
1. Untuk mengetahui ruang lingkup administrasi perkantoran ?
2. Untuk mengetahui karakteristik administrasi perkantoran ?
3. Untuk mengetahui azas-azas administrasi perkantoran ?
4. Untuk mengetahui peran dan fungsi administrasi perkantoran ?
5. Untuk mengetahui tujuan administrasi perkantoran ?
6. Untuk mengetahui aspek-aspek manajemen kantor ?
7. Untuk mengetahui fungsi fungsi manajemen kantor ?
8. Untuk mengetahui kaitan manajemen perkantoran dengan fungsi
fungsi manajemen ?

3
 BAB II
PEMBAHASAN

A. Ruang Lingkup Administrasi Perkantoran

Ruang lingkup administrasi perkantoran mencakup kegiatan kantor dan
sarana fasilitas kerja perkantoran. Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, kantor
memiliki arti balai (gedung, rumah, ruang) tempat untuk mengurus suatu
mengenai pekerjaan (perusahaan) tempat menjalankan pekerjaan. Pengertian
lainnya dari kantor adalah sebuah unit lembaga atau organisasi yang terdiri dari
tempat, personil serta operasi ketatausahaan demi membantu pimpinan organisasi.

Tempat artinya ruangan, gedung, kompleks, dan perabot serta

perlengkapannya, seperti mesin peralatan kantor dan juga perlengkapan lainnya.
Dari pengertian diatas bisa disimpulkan bahwa kantor adalah wadah atau tempat
bagi sekelompok orang atau organisasi yang melakukan kegiatan tata usaha.
Berikut adalah pembahasan lingkup administrasi perkantoran:

1. Kegiatan Kantor
Kegiatan kantor merupakan kegiatan yang selalu dilakukan dalam
perkantoran dimana semakin luas tujuan perusahaan maka semakin
besar pula kegiatan perkantoran yang dilakukan. Kegiatan pekerjaan
kantor pada umumnya terdiri dari kegiatan-kegiatan yang berhubungan
dengan kegiatan perencanaan perkantoran (office planning),
pengoganisasian perkantoran (office organizing), pengarahan
perkantoran (office actuating), dan pengawasan perkantoran (office
controlling) atau sering disingkat POAC. Untuk lebih jelasnya simak
uraian berikut ini:
a. Perencanaan perkantoran (office planning)
Perencanaan Perkantoran (Office Planning), adalah proses
menentukan arah kegiatan kantor, dengan peninjauan kembali
terhadap faktor-faktor yang mempengaruhi tercapainya tujuan
kantor. Perencanaan perkantoran terdiri dari:
1) Perencanaan gedung
2) Tata ruang kantor

4
 3) Penerangan/cahaya
4) Ventilasi
5) Perlengkapan peralatan dan perabotan kantor
6) Metode-metode dan standarisasi pekerjaan kantor
7) Anggran (budgeting) perkantoran
8) Standar kualitas kerja
9) Sistem informasi dan telekomunkasi
b. Pengorganisasian perkantoran (office organizing)
Pengorganisasian Perkantoran (Office Organizing) adalah
pengaturan berbagai macam fungsi organisasi dengan pelaksana
yang melaksanakan fungsi-fungsi organisasi tersebut yang
meliputi:
1) Pembagian tugas dan pekerjaan agar lebih efisien dalam
organisasi/ perusahaan
2) Pemeliharaan hubungan kerja yang baik dengan atasan ataupun
bawahan
3) Penyediaan peralatan/perlengkapan yang tepat, sesuai dengan
jenis pekerjaan untuk memudahkan karyawan dalam melakukan
pekerjaan.
c. Pengarahan perkantoran (office actuating)
Pengarahan Perkantoran (Office Actuating), adalah suatu kegiatan
yang meningkatkan efektivitas dan efisiensi kerja secara maksimal
sesuai dengan targer dan sasaran yang telah ditentukan serta untuk
menciptakan lingkungan kerja yang sehat dan dinamis. Pengarahan
perkantoran adalah sebagai berikut:
1) Penggunaan teknik yang efektif dalam melakukan pegawasan
terhadap bawahan
2) Penggunaan teknik yang efektif dalam memberikan motivasi
terhadap bawahan
3) Pemberian bantuan kepada karyawan dalam memecahkan
masalah ketika karyawan menghadapi kesulita dalam pekerjaan
4) Penyatuan visi, misi karyawan dan organisasi

5
 5) Perancangan cara komunikasi yang efektif dengan karyawan,
agar komunikasi antara atasa dengan bawahan dapat berjalan
lancar
6) Penggunaan tolak ukur yang adil dalam memberikan gaji kepada
karyawan
d. Pengawasan perkantoran (office controlling)
Pengawasan Perkantoran (Office Controling), adalah kegiatan yang
mematikan bahwa sasaran dan perencanaan dapat berjalan sesuai
dengan target yang ingin dicapai. Objek pengawasan perkantoran
terdiri dari:
1) Penggunaan peralatan dan perabot kantor
2) Metode-metode dan standarisasi pekerjaan kantor
3) Kualitas pekerjaan kantor
4) Pelayanan kantor
5) Waktu
6) Biaya perkantoran
2. Sarana dan Fasilitas Kerja Perkantoran
a. Lokasi kantor
Faktor yang perlu diperhatikan dalam menentukan lokasi kantor
adalah faktor keamanan, faktor lingkungan dan faktor harga. b.
b. Gedung
Faktor yang perlu diperhatikan adalah menjamin keamanan dan
kesehatan karyawan, memiliki fasilitas yang memadai, dan harga
gedung yang kompetitif (seimbang dengan biaya dan keuntungan)
c. Peralatan
1) Perabotan kantor (office furniture): meja kursi, rak, laci dll 2)
2) Perbekalan kantor (office supplies): kertas, pena, tinta printer,
penghapus dan peralatan habis pakai lainnya.
d. Interior
Interior adalah tatanan perobatan/perangkat kantor yang
menunjang pelaksanaan kerja dalam ruag kantor, seperti
penerangan, ventilasi, plafon, jendela,dan hiasan kantor.

6
 e. Mesin-mesin kantor
Disesuaikan dengan prosedur kerja, metode kerja dan kebutuhan
kantor.1

Pendapat Prayudi Atmosudirdjo dalam bukunya Dasar-Dasar Office

Management mengemukakan bahwa pada dasarnya office management meliputi :

1) Management of the office, disebut pula corporate management, atau

kadang-kadang disebut dengan istilah establisment yaitu management
daripada pergedungan atau tempat serta peralatan. Didalam
menjalankan corporate management maka office management akan
menghadapi masalah-masalah perkantoran:
a) memilih kontruksi bangunan yang harus sesuai dengan syarat-
syarat perkantoran;
b) perawatan atau pemeliharaan gedung serta fasilitasnya;
c) penentuan design perabot kantor serta pemeliharaannya;
d) pemilihan mesin dan alat-alatnya serta material kantor.
2) Management of the office work, disebut pula operational management,
yang dalam bahasa Indonesianya sering disebut ketata usahaan
perkantoran. Dalam hal ini menager menghadapi hal-hal sebagai
berikut:
a) perencanaan pelayanan kantor yang akan dilakukan (office
service);
b) perencanaan dan pengembalian berbagai formulir;
c) perencanaan berbagai prosedur, methode dan sistem kantoran;
d) penyusunan office work standard;
e) berbagai pekerjaan kantor, misalnya typing, filling, recording,
compiling, copying, telexing, telegraping, telephoning;
f) pengembangan personil kantor sehingga selalu sesuai kemampuan
dan kecakapannya.

Dengan demikian maka ruang lingkup daripada administrasi perkantoran,

bukan hanya pekerjaan kantor misalnya tentang gedung kantor, peralatan kantor,

1
Diah Wijayanti Sutha, Administrasi Perkantoran, (Sidoarjo: Indomedia Pustaka, 2018), hlm 8

7
keuangan maupun masalah personel kantor. Tetapi harus disadari bahwa sasaran
utamanya adalah pekerjaan kantor atau ketata usahaan. Yang mana aktivitasnya
antara lain berupa menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim
dan menyimpan berbagai keterangan.2

B. Karakteristik Administrasi Perkantoran

1. Bersifat Pelayanan
Pekerjaan kantor adalah melayani pelaksanaan pekerjaan operasional
tugas-tugas pokok kantor) dalam pencapaian tujuan organisasi. G.R.
Terry menyebutkan bahwa pekerjaan kantor sebagai pekerjaan
pelayanan (service work), yang berfungsi memudahkan dan
meringankan. Pekerjaan kantor berperan membantu
pekerjaanpekerjaan lain, agar dapat berjalan lebih berdaya guna. Herry
L. Wilie dan Robert P. Brecht menyebutkan, pekerjaan kantor
berperan sebagai satuan organisasi pelayanan (service unit) yang
bertujuan memberikan pelayanan kepada bagian dalam organisasi atau
perusahaan. Dalam perusahaan, pekerjaan kantor tidak langsung
mendatangkan laba, sebagaimana dilakukan oleh pekerjaan operatif
atau lapangan misalnya bagian produksi atau penjualan. Namun
produksi atau penjualan tersebut dapat berhasil dan menguntungkan,
apabila pekerjaan kantor berhasil melayani kebutuhan produksi atas
penjualan tersebut.
2. Meliputi Segenap bagian Organisasi
Oleh karena pekerjaan kantor bersifat pelayanan terhadap semua
pekerjaan operatif.
3. Dilakukan semua pihak
Sebagai akibat perembetan pekerjaan kantor ke segenap bagian
organisasi, maka pekerjaan itu akan dilakukan oleh semua orang yang
adala dalam organisasi tersebut. Meskipun pekerjaan kantor dapat
menjadi tugas sekelompok pegawai (misalnya tata usaha), akan tetapi
pekerjaan itu akan menjadi monopoli kelompok pegawai tersebut.

2
Bambang Suratman, Meylia Elizabeth Ranu, Triesninda Pahlevi, Pengantar Ilmu Administrasi
(2017) hlm 7

8
 Pekerjaan kantor akan dilakukan oleh pejabat pemimpin tertinggi
(dengan tidak mengubah kedudukannya) sampai pegawai terendah.3

C. Azas-Azas Administrasi Perkantoran

1. Asas Perencanaan
Semua pekerjaan kantor harus direncanakan terlebih dahulu untuk
mencapai tujuan tertentu. Perencenaan juga berarti bahwa setiap
prosedur harus diatur dan ditentukan sebelumnya. Agar perencanaan
dapat berjalan dengan baik, sebaiknya ditetapkan semacam pedoman
bagi tiap jenis pekerjaan.
2. Asas Penyederhanaan
Semua pekerjaan kantor harus diupayakan dapat dijalankan dengan
cara sederhana dan semudah mungkin. Penyederhanaan juga berarti
bahwa sedapat mungkin menghindarkan penggandaan arsip yang
berlebihan dan segala macam tumpang tindih pekerjaan. Semua
pekerjaan yang tidak perlu atau tidak berhubungan dengan hasil kerja
yang ingin dicapai harus dihapus atau dihilangkan. Misalnya, jika ada
duo orang ditugaskan memelihara arsip, sedangkan jumlah arsip tidak
banyak sehingga sebenarnya dapat diurus oleh satu petugas.
3. Asas Penggabungan
Semua pekerjaan yang memiliki persamaan atau berkaitan erat
sebaiknya digabung atau didekatkan. Misalnya pekerjaan menagih
piutang dan pekerjaan mengirim surat dibebankan kepada satu
petugas. Contoh lain, untuk pencetakan dari lima komputer cukup
menggunakan satu buah printer. 4

Azas-azas adalah sesuatu yang sebaiknya dilaksanakan daripada tidak

dilaksanakan, karena jika dilaksanakan akan memperlancar jalannya organisasi,
sedang jika tidak dilaksanakan maka organisasi itu akan mengalami hambatan
dalam pencapaian tujuan yang sudah ditentukan. Azas atau prinsip administrasi
perkantoran menurut Neuner (dalam Umam) adalah sebagai berikut:

3
Diah Wijayanti Sutha, loc.cit., 10
4
Ibid., 11

9
 a. Tujuan, tujuan organisasi perkantoran mesti dirumuskan dan
dimengerti oleh setiap anggota organisasi.
b. Kesatuan fungsi. Setiap organisasi perkantoran terdiri dari sejumlah
fungsi yang mesti bekerjasama untuk tujuan utama organisasi
perkantoran.
c. Hubungan individual. Organisasi yang efektif terbentuk oleh pribadi-
pribadi yang mesti melaksanakan pekerjaan.
d. Kesederhanaan. Organisasi perkantoran yang efektif bekerja
berdasarkan atas kesederhanaan, jika perlu dilakukan pemangkasan
tatakerja untuk mencapai kesederhanaan kerja.
e. Wewenang sepadan dengan tanggung jawab. Kesesuaian antara tugas
yang diberikan dengan tanggung jawab yang dibebankan, seseorang
sebaiknya mengetahui dari siapa harus menerima perintah dan kepada
siapa harus bertanggung jawab.
f. Laporan kepada atasan tunggal. Seseorang dalam organisasi
perkantoran harus menerima perintah dan bertanggung jawab hanya
kepada satu orang atasan.
g. Kepengawasan dan kepemimpinan. Kepengawasan dan
kepemimpinan yang efektif mesti ditegakkan sehingga tujuan
organisasi perkantoran dapat tercapai.
h. Jangkauan pengawasan. Agar dapat efektif maka jangkauan
pengawasan dibawah pengawasan langsung dari pimpinan kantor atau
pengawasan sebaiknya dibatasi.

Sedangkan pendapat lain dari Robbin, Gitlow serta Cortada (dalam

Umam, 2014) menyatakan bahwa ada enam (6) prinsip penting yang harus
diperhatikan, yaitu:

a. Spesialisasi pekerjaan, maksudnya adalah pembagian pekerjaan yang

menghasilkan departemen-departemen dan job description dari
masing-masing unsur sampai unit yang terkecil.
b. Departementalisasi, yaitu dengan mengelompokkan pekerjaan yang
serupa dalam satu departemen. Misalnya departemen berdasarkan

10
 teritorial, berdasarkan produksi, berdasarkan langganan atau
berdasarkan fungsi.
c. Rantai komando, mempunyai dua unsur yaitu otoritas dan kesatuan
perintah. Otoritas merupakan hak yang melekat pada pimpinan untuk
memberikan perintah dan hak untuk meminta tanggungjawabnya.
Sedangkan untuk kesatuan perintah maksudnya bahwa seseorang
memberikan perintah dan meminta tanggung jawab sesuai dengan
struktur organisasi.
d. Rentang pengawasan, maksudnya adalah seorang pimpinan
mempunyai daya jangkau pengawasan yang terbatas. Semakin sedikit
yang diawasi akan semakin maksimal daripada pengawasan yang
melebar.
e. Sentralisasi dan desentralisasi, adalah cakupan pengambilan
keputusan apakah diambil oleh kantor pusat yang berarti sentralisasi
ataukah diserahkan kepada kantor wilayah yang berarti desentralisasi.
f. Formalisasi, maksudnya adalah memperlihatkan apa yang harus
dikerjakan, kapan harus dikerjakan, maupun bagaimana mengerjakan
dan dikerjakan oleh siapa.5

D. Peran dan Fungsi Administrasi Perkantoran

Adapun peranan administrasi perkantoran yaitu:

1. Media komunikasi dua belah pihak atau lebih yang sedang

berhubungan bisnis atau lainnya.
2. Jembatan historis untuk mengungkap kejadian di masa lampau.
3. Penghubung segala asal dan tujuan bagi masing-masing pihak.

Sedangkan fungsi administrasi perkantoran ada 7 yakni sebagai berikut:

1. Fungsi teknis, yaitu fungsi yang mengaplikasikan keterampilan dan

berkaitan dengan teknologi guna memproduksi sebuah informasi
seperti melalui komputer, mesin tik, dan fax.

5
Bambang Suratman, Meylia Elizabeth Ranu, Triesninda Pahlevi, loc.cit., 12

11
 2. Fungsi rutinitas pemeliharaan dan duplikasi, yaitu fungsi untuk
melakukan aktivitas kearsipan dan penggandaan seperti fotocopy, scan,
dan sebagainya.
3. Fungsi manajerial, yaitu fungsi yang di dalamnya terdapat prinsip
perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan, dan pengawasan kepada
segenap SDM (sumber daya manusia) dan produksi yang ada serta
proses kinerjanya.
4. Fungsi interpersonal, yaitu fungsi yang dapat menjadi pedoman bagi
pengevaluasian kerja SDM yang menyangkut promosi atau
peningkatan karir demosi dan pemutusan hubungan kerja (PHK)
seorang karyawan
5. Fungsi analisis, yaitu fungsi untuk menjadikan semua proses
administrasi sebagai bahan pertimbangan bagi pengambilan keputusan
oleh seorang pimpinan.
6. Fungsi pengingat, yaitu fungsi untuk mengingatkan pihak terkait, yang
berhubungan dengan dokumen, baik tertulis maupun elektronik akan
suatu kejadian penting.
7. Fungsi validitas, yaitu fungsi yang memungkinkan suatu dokumen
administrasi bisa menjadi sebuah bukti suatu kejadian/transaksi apabila
dibutuhkan dikemudian hari.6

E. Tujuan Administrasi Perkantoran

Adapun tujuan dari administrasi perkantoran yaitu:
1) Memberikan semua keterangan yang lengkap dan diperlukan siapa
saja, kapan dan dimana hal itu diperlukan untuk pelaksanaan
perusahaan secara efisien.
2) Memberikan catatan dan laporan yang cukup dengan biaya serendah-
rendahnya.
3) Membantu perusahaan memelihara persaingan
4) Memberikan pekerjaan ketatausahaan yang cermat
5) Membuat catatan dengan biaya minimal

6
Diah Wijayanti Sutha, loc.cit., 11

12
 6) Menangani segala keluhan dari pelanggan atau pertanyaan yang
berasal dari pelanggan mengenai prosedur dan kebijakan.
7) Mengawasi segala pekerjaan kantor dan administrasi untuk dapat
memastikan adnaya kepatuhan terhadap ditegakkannnya standar
kualitas, tenggat waktu dan adanya prosedur yang tepat.
8) Memberikan karyawan suatu bimbingan dalam menangani segala
permasalahan yang sulit atau rumit atau didalam menyelesaiakan
suatu perselisihan.
9) Menerapkan suatu kebijakan dalam perusahaan atau departemen dan
memberikan standar pelayanan didalam hubungannya dengan
manajemen.
10) Mendiskusikan suatu masalah prestasi kerja kepada karyawan untuk
bisa mengidentifikasi penyebab dan segala permasalahan dan
berusaha untuk dapat menyelesaikan permasalahan tersebut.
11) Melatih atau memberikan perintah kepada karyawan untuk
menjalankan tugas atau kerjaan.
12) Membuat laporan yang berhubungan dengan adanya kegiatan seperti
penggajian, produksi atau pengiriman yang bertujuan untuk
memverifikasi dan memantau kegiatan kerja dan berupaya
mengevaluasi kinerja.
13) Merekrut karyawan, wawancara dan memilihnya.
14) Menafsirkan dan berupaya mengomunikasikan segala prosedur kerja
dan kebijakan perusahaan kepada para staff.7

F. Aspek-Aspek Manajemen Perkantoran

Pekerjaan kantor merupakan wujud dari mekanisme administrasi sebuah
organisasi. Sebagaimana definisi yang dikembangkan bahwa administrasi
merupakan keseluruhan proses kerjasama antara dua orang manusia atau lebih
yang didasarkan pada rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan yang telah
ditentukan sebelumnya.
Pekerjaan-pekerjaan, khususnya pekerjaan kantor harus bebas dari cara
kerja yang berbelit-belit dan prosedur-prosedur yang perlu harus dilaksanakan kan

7
Diah Wijayanti Sutha, loc.cit., 12

13
dengan cara yang paling sederhana. Pekerjaan kantor tidak hanya sebagai suatu
pekerjaan saja tetapi, pekerjaan kantor tersebut juga memiliki suatu tujuan. Tujuan
utama pekerjaan kantor adalah untuk mencapai efektivitas dan efisiensi kerja
sehingga mana yang penting yang tidak penting dipilah-pilah menjadi beberapa
prioritas yang terpenting. Tujuannya agar pekerjaan yang serupa tidak bertumpuk
dan seimbang dengan prioritas yang semestinya. Dalam penyelenggaraan
kegiatan-kegiatan kantor perlu adanya peranan pekerjaan kantor agar dapat
melancarkan perkembangan organisasi kegiatan kantor sebagai suatu keseluruhan
karena fungsinya sebagai pusat ingatan. Pusat kegiatan dan pengembangan
pekerjaan kantor yang semakin luas dan rumit serta dapat menentukan asas yang
paling tepat agar tercapai efektivitas dan efisiensi pekerjaan perkantoran guna
meliputi perencanaan sebagai penguasaan dalam menyelesaikan kegiatan kantor
yang sangat memerlukan bagian kegiatan operatif kantor agar dapat lebih berdaya
guna.
a) Konsep pekerjaan kantor
1) Pengertian pekerjaan kantor
Pekerjaan kantor merupakan rangkaian aktivitas yang berkisar
pada pekerjaan kertas, contohnya kita membuat surat. Pekerjaan
kantor meliputi berbagai macam hal, misalnya menghimpun,
mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim, dan menyimpan.
Leffingwell dan Rabinson (1968), memerinci kegiatan kantor menjadi
berbagai macam kegiatan, misalnya menerima pesanan, membuat
rekening, menyimpan warkat, dan mengirim surat. Kegiatan yang
menghabiskan kan waktu banyak adalah mengetik, memeriksa,
menelepon, dan mengirim surat. Karena pekerjaan kantor begitu
banyak, maka para petugas kantor perlu studi dan terus berlatih, agar
semakin hari semakin mahir dalam menjalankan tugasnya.
2) Aktivitas-aktivitas kantor
Beberapa hal yang dapat dikategorikan sebagai aktivitas-aktivitas
kantor, antara lain:
 Menghimpun; kegiatan menghimpun data-data.
 Mencatat; kegiatan mencatat surat dan data lainnya.

14
  Mengolah; mengolah dataagar tersedia lebih efektif.
 Menggandakan; kegiatan memperbanyak data yang ada.
 Mengirim; mengirim informasi kepada orang lain.
 Menyimpan; menyimpan data.
3) Macam-macam pekerjaan kantor
Menurut Leffing Well & Robinson (1973), macam-macam
pekerjaan yang dikelola kantor antara lain:
 Menerima pesanan, mengantarkan, dan mengirimkannya
 Membuat rekening
 Surat menyurat
 Menyimpan Warkat
 Menyampaikan hutang dan mengumpulkan perhitungan yang
belum selesai
 Mengurus dan membagi serta mengirim surat
 Memperbanyak warkat dan membubuhkan alamat
 Macam-macam pekerjaan seperti menelepon, menerima tamu,
pekerjaan pesuruh
 Tugas khusus dengan maksud untuk menyederhanakan sistem,
menghapuskan pekerjaan yang tidak perlu
 Membuat warkat, mencatat data yang diinginkan
4) Ciri-ciri pekerjaan kantor
 Bersifat Pelayanan
Seperti dijelaskan di atas bahwa pekerjaan kantor adalah
melayani pelaksanaan pekerjaan operasional (tugas-tugas pokok
kantor) dalam mencapai tujuan organisasi. G.R Terry (1974),
menyebutkan bahwa pekerjaan kantor sebagai pekerjaan pelayanan
(service work), yang berfungsi memudahkan dan meringankan.
pekerjaan kantor berperan membantu pekerjaan pekerjaan lain agar
dapat berjalan lebih berdaya guna.
Dalam perusahaan pekerjaan kantor tidak langsung
mendatangkan laba, sebagaimana dilakukan oleh pekerjaan operatif

15
 atau lapangan misalnya bagian produksi dan penjualan. namun
produksi atau penjualan tersebut dapat berhasil dan
menguntungkan apabila pekerjaan kantor berhasil melayani
kebutuhan produksi dan penjualan tersebut.
 Merembes Kepada Segenap Bagian Organisasi
Oleh karena pekerjaan kantor bersifat pelayanan terhadap
semua pekerjaan operatif.
 Dilakukan Semua Pihak
Sebagai akibat perembatan pekerjaan kantor ke segenap bagian
organisasi, maka pekerjaan itu akan dilakukan oleh semua yang
ada dalam organisasi tersebut. Meskipun pekerjaan kantor dapat
menjadi tugas kelompok pegawai (misalnya bagian tata usaha),
akan tetapi pekerjaan itu akan menjadi monopoli kelompok
pegawai tersebut. Pekerjaan kantor akan dilakukan oleh pejabat
pimpinan tertinggi (dengan tidak mengubah kedudukannya) sampai
pegawai terendah. Misalnya seorang direktur menelepon kantor
lain untuk menghimpun data dan keterangan yang diperlukan atau
sebaliknya menerima telepon dari kantor lain. Seorang mandor
pabrik mencatat para pekerja atau karyawan yang tidak masuk atau
yang lembur tanpa mengurangi tugas pokoknya sebagai mandor.
Seorang pegawai rendah, selain bertugas membersihkan kantor
sering pula mendapat pekerjaan mengantar surat dan mengisi buku
ekspedisi.
Jadi bisa disimpulkan bahwa peranan dari ciri-ciri pekerjaan
kantor sebagaimana yang telah diuraikan di atas, memperlihatkan
kepada kita bahwa pekerjaan kantor pada umumnya merupakan
suatu fungsi yang memberikan bantuan (facilitation function) dan
merupakan urat nadi bagi setiap organisasi modern.
5) Hasil Pekerjaan Kantor
Secara umum pekerjaan kantor meliputi aktivitas manajerial mulai
dari perencanaan, pengorganisasian, penggerakan, dan pengawasan.
Sedangkan secara khusus (tugas operatif sehari-hari atau unit) pekerjaan

16
 kantor meliputi tugas-tugas menghimpun, mencatat, mengolah,
menggandakan, mengirim, dan menyimpan.
Adapun yang dihasilkan dari pekerjaan kantor antara lain:
 Surat, surat adalah alat komunikasi secara tertulis
 Laporan, Laporan adalah suatu proses penyampaian informasi
dari satu pihak ke pihak lainnya dengan cara lisan maupun
tulisan
 Formulir, formulir adalah lembaran kartu atau kertas yang
isinya berupa data dan informasi yang bersifat tetap dan ada
juga yang bersifat tidak tetap.8

G. Fungsi-Fungsi Manajemen Kantor

Kantor sebagai pusat konsentrasi dalam melaksanakan aktivitas organisasi,
didalamnya terhadap manusia, uang, material, metode,dan pasar sebagai sumber
daya yang akan dikelola. Sumber daya tersebut diperuntukkan bagi pelaksanaan
pengumpulan, pengelolaan, penyimpanan, dan penyaluran informasi agar hasil
pekerjaan kantor tersebut dapat tercapai tujuan, yaitu tersedianya informasi yang
siap pakai, maka hendaklah diterapkan. Fungsi-fungsi manajemen terhadap
sumber daya tersebut. Manajemen kantor berarti suatu pengelolaan data dan
informasi tertulis yang dilakukan secara teratur, sistematis dan terus menerus
mengikuti kegiatan organisasi, dengan tujuan untuk membentuk keberhasilan
organisasi yang bersangkutan. Dengan demikian fungsi manajemen kantor sama
dengan fungsi manajemen pada umumnya,di mana pengelolaannya terfokus pada
lingkup pekerjaan kantor. Dalam upaya mengatur sesuatu umumnya kegiatan atau
fugsi yang pertama kali harus dilakukan menurut GR Terry (1974), adalah:
Perencanaan (planning); Pengorganisasian (organizing); Pengarahan (actuating);
Pengawasan (controlling) keempat fungsi pokok tersebut biasanya disingkat
sebagai POAC.9

Berikut adalah penjelasan fungsi- fungsi manajemen:

8
Rusdiana, H.A., Manajemen Perkantoran Modern.(Bandung: Insan Komunika, 2014) hlm 77
9
Ibid., 47.

17
1. Fungsi Perencanaan Kantor. Pengertian Fungsi Perencanaan Kantor
Planning atau perencanaan ialah suatu rangkaian persiapan tindakan
untuk mencapai tujuan. Perencanaan merupakan pedoman, garis-garis
besar atau petunjuk-petunjuk yang harus dituruti jika menginginkan
hasil yang baik sebagaimana direncanakan.
2. Fungsi Pengorganisasian Kantor. Pengorganisasian adalah
keseluruhan proses pengelompokan orang, alat-alat, tugas-tugas,
tanggung jawab dan wewenang untuk menciptakan organisasi yang
dapat digerakkan sebagai suatu kesatuan dan kekuatan dalam rangka
pencapaian tujuan yang telah ditentukan. Pengorganisasian merupakan
salah satu dari berbagai tugas pimpinan, sebagai langkah yang harus
dilakukan dalam proses manajemen perkantoran.
3. Fungsi Pengendalian. Pengendalian adalah proses pengaturan berbagai
faktor di dalam suatu organisasi agar sesuai dengan ketetapan-
ketetapan dalam rencana, Fungsi pengendalian dapat dilakukan
melalui pengukuran- pengukuran dan perbaikan terhadap pelaksanaan
kerja bawahan. Melalui proses pengawasan, semua kegiatan yang
dilaksanakan dapat dinilai apakah telah sesuai dan tidak menyimpang
dari rencana yang telah ditetapkan.
4. Fungsi Penggerakan dalam Kantor. Pengertian Fungsi Penggerakan
Yang dimaksud dengan 'actuating' adalah suatu penggerakan setelah
adanya rencana yang diatur agar seorang yang diberi beban itu
mempunyai rasa tanggung jawab,sehingga timbul keamanan untuk
mengerjakan dengan penuh keinsyafan Penggerakan atau Actuating
mempunyai arti dan perananan yang sangat penting, Sebab diantara
fungsi manajemen lainnya, maka penggerakan merupakan fungsi
secara langsung berhubungan dengan manusia (pelaksana). Dengan ini
fungsi penggerakan maka ketiga fungsi manajemenyang lain baru
efektif. Penggerakan adalah aktivitas pokok dalam manajemen yang
mendorong dan menjuruskan semua bawahan agar berkeinginan,
bertujuan bergerak untuk mencapai maksud-maksud yang telah

18
 ditentukan dan mereka berkepentingan serta bersatu padu dengan
rencana usaha organisasi.10

H. Kaitan Manajemen Perkantoran dengan Fungsi-Fungsi Manajemen

Di dalam dunia perkantoran setiap orang memiliki peranan serta
jabatannya masing-masing dan pekerjaan mereka pun akan disesuaikan dengan
peran dan jabatan tersebut, salah satu orang yang berperan penting dalam
pekerjaan dunia perkantoran ialah manajer. Untuk menjadi seorang manajer
dibutuhkan keuletan, kedisiplinan dan pengetahuan tentang manajemen.

Manajemen sendiri adalah ilmu yang mempelajari bagaimana cara

mengatur orang dalam tim dan individu untuk mencapai hasil yang diinginkan.
Manajemen memiliki empat fungsi utama yang memiliki kaitan erat dengan dunia
perkantoran. Empat fungsi tersebut adalah perencanaan (planning),
pengorganisasian (organizing), memimpin (leading), dan mengontrol
(controlling). Keempat fungsi diatas sangatlah dibutuhkan oleh seorang manajer
di dalam dunia perkantoran.

Planning: atau perencanaan adalah salah satu fungsi utama dari empat
fungsi manajemen yang berkaitan dengan kantor. Seorang manajer di kantor tentu
harus bisa merencanakan sesuatu agar pekerjaan yang akan dikerjakan ke
depannya menjadi lebih jelas dan pengerjaannya pun menjadi lebih mudah.
Perencanaan yang dimaksud disini adalah menetapkan tujuan atau target hasil
pekerjaan dan bagaimana cara melakukannya.

Organizing: dengan adanya fungsi organizing, sumber daya yang

dibutuhkan untuk mencapai tujuan dari pekerjaan akan menjadi lebih jelas dan
penggunaannya pun menjadi lebih efektif dan efisien. Selain itu juga, dalam
pengorganisasian seorang manajer bertanggung jawab untuk mengatur pembagian
tugas kepada orang yang tepat, seperti kata pepatah “The right man on the right
place.”

Controlling: tentunya mengontrol pekerjaan atau kegiatan perkantoran

sangatlah berat namun sangat penting untuk dilakukan. Setiap manajer harus

10
Ibid, hlm 48

19
melakukan pengontrolan untuk mengecek kondisi apakah pekerjaan berjalan
lancar sesuai rencana atau tidak.

Leading: seorang manajer harus tahu bagaimana caranya memimpin orang

dan dirinya sendiri. Dengan adanya pemimpin sebagai pengarah, pekerjaan pun
akan menjadi terarah dan tujuannya pun menjadi jelas, ini akan sangat
berpengaruh terhadap kondisi pekerja atau karyawan di kantor, yang mana akan
berpengaruh juga terhadap hasil pekerjaan.11

11
Ersha Radiva Hartono, ‘‘Kaitan Fungsi Manajemen dan Kantor‘‘, diakses dari:
http://ersharadivahartono.blogspot.com/2017/01/kaitan-fungsi-manajemen-dan-kantor.html?
m=1, pada tanggal 14 Maret 2021

20
 BAB III
PENUTUP

A. Kesimpulan
Administrasi perkantoran merupakan satu fungsi dari pada manager dari
setiap organisasi, yang meliputi aktivitas-aktivitas perencanaan, pengorganisasian,
penggerakan, pengawasan terhadap pekerjaan kantor. Tujuan utama pekerjaan
kantor adalah untuk mencapai efektivitas dan efisiensi kerja sehingga mana yang
penting yang tidak penting dipilah-pilah menjadi beberapa prioritas yang
terpenting. Tujuannya agar pekerjaan yang serupa tidak bertumpuk dan seimbang
dengan prioritas yang semestinya. Dalam penyelenggaraan kegiatan-kegiatan
kantor perlu adanya peranan pekerjaan kantor agar dapat melancarkan
perkembangan organisasi kegiatan kantor sebagai suatu keseluruhan karena
fungsinya sebagai pusat ingatan.

Di dalam dunia perkantoran setiap orang memiliki peranan serta

jabatannya masing-masing dan pekerjaan mereka pun akan disesuaikan dengan
peran dan jabatan tersebut, salah satu orang yang berperan penting dalam
pekerjaan dunia perkantoran ialah manajer. Untuk menjadi seorang manajer
dibutuhkan keuletan, kedisiplinan dan pengetahuan tentang manajemen.
Manajemen sendiri adalah ilmu yang mempelajari bagaimana cara mengatur
orang dalam tim dan individu untuk mencapai hasil yang diinginkan. Manajemen
memiliki empat fungsi utama yang memiliki kaitan erat dengan dunia
perkantoran. Empat fungsi tersebut adalah perencanaan (planning),
pengorganisasian (organizing), memimpin (leading), dan mengontrol
(controlling). Keempat fungsi diatas sangatlah dibutuhkan oleh seorang manajer
di dalam dunia perkantoran.

B. Saran
Untuk lebih memahami isi makalah dapat dibaca dari rujukan yang
tercantum dalam daftar pustaka. Kritik serta saran yang membangun sangat
diharapkan oleh penulis sebagai perbaikan dalam penulisan makalah di masa-
masa mendatang.

21
 DAFTAR PUSTAKA
Halimah, M. (n.d.). Konsep dan Ruang Lingkup Administrasi Perkantoran.

Hartono, E. R. (2017, January). Kaitan Fungsi Manajemen dan Kantor. Retrieved

from ersharadivahartono.blogspot.com:
http://ersharadivahartono.blogspot.com/2017/01/kaitan-fungsi-
manajemen-dan-kantor.html?m=1

Rusdiana, A., & Zaqiah, Q. Y. (2014). Manajemen Perkantoran Modern.

Bandung: Penerbit Insan Komunika.

Suratman, B., Ranu, M. E., & Pahlevi, T. (2017). Pengantar Ilmu Administrasi.

Sutha, D. W. (2018). Administrasi Perkantoran. Sidoarjo: Indomedia Pustaka.

22