Topik-07 Mengerjakan Audit Sistem Manajemen ISO

MENGERJAKAN AUDIT
SISTEM MANAJEMEN
Oleh
Ir. Budiwiono, M.Pd.
1
Tujuan Pelatihan:
Setelah mengikuti pelatihan peserta diharapkan dapat
melakukan audit atas penerapan ISO 9001: 2015 sesuai dengan
kaidah-kaidah professional
2
Agenda Pembahasan:
I. AUDIT SISTEM MANAJEMEN
A. Tujuan Audit
B. Manfaat Audit
C. Jenis Audit
D. Konsep Audit
E. Prinsip Audit
F. Persiapan Audit
G. Pelaksanaan Audit
H. Tindak Lanjut Audit
I. Penilaian Pencapaian
Audit
J. Penulisan Temuan Audit
(Ketidaksesusaian)
K. Dokumentasi hasil Audit
3
Agenda Pembahasan:
II. AUDITOR
A. Peran Auditor
B. Tanggung jawab Auditor
1. Lead auditor
2. Auditor
C. Kompetensi Auditor (Mengacu Kepada ISO 19011:
2011)
D. Atribut Auditor
E. Aturan Perilaku Auditor Internal
F. Ketrampilan Auditor
G. Auditor Internal VS Auditor Eksternal
H. Berteman dengan Auditee
I. Audit yang ‘Memberi Nilai Tambah”
III. KEBERHASILAN AUDIT
4
=I=
AUDIT SISTEM
MANAJEMEN
5
A. Tujuan Audit
B. Manfaat Audit
C. Jenis Audit
D. Konsep Audit
E. Prinsip Audit
F. Persiapan Audit
I. Penilaian Pencapaian Audit
J. Penulisan Temuan Audit (Ketidaksesusaian)
6
Makna Audit:
Audit mempunyai makna evaluasi terhadap suatu :
▪ Organisasi,
▪ Sistem,
▪ Proses, atau
▪ Produk
Beberapa pengertian Audit:
1. Suatu kegiatan untuk memeriksa atau menguji kesesuaian sistem
secara sistematis guna menghasilkan penilaian yang independen
terhadap kebenaran dan keandalan pelaksanaan aktivitas
manajemen.
2. Alat untuk mengukur besarnya keberhasilan pelaksanaan dan
penerapan sistem manajemen di suatu organisasi, secara
sistematik dan independen, guna membuktikan keefektifan
sistem manajemen.
7
A. Tujuan Audit
Tujuan audit:
▪ Melihat proses kerja secara keseluruhan,
▪ Memastikan kesesuaian dengan standard,
▪ Menilai efektivitas sistem manajemen, dan untuk
▪ Memperoleh sertifikasi, dsb.
Dengan begitu, perusahaan dapat:
1. Mengembangkan dan mengimplementasikan sistem manajemen
ISO_9001, ISO_14001, OHSAS_18001, SMK3, dan melihat efektifitas
perbaikan berkelanjutan.
2. Melihat sebagai kritik/ masukan terhadap auditee untuk selalu melakukan
perbaikan terus menerus (continues improvement).
3. Mengukur tingkat keefektivitasan sistem manajemen yang telah
diterapkan atau melihat sejauh mana prinsip dan prosedur sistem
manajemen dilaksanakan, dikerjakan, dan dipatuhi secara konsisten.
8
B. Manfaat Audit
Manfaat audit:
1. Organisasi dapat menilai kesesuaian sistem manajemen
(mutu, lingkungan, K3) terhadap standar yang ditetapkan.
2. Menilai efektivitas penerapan, pemeliharaan dan
penyempurnaan sistem manajemen.
3. Menilai pencapaian sasaran yang telah ditetapkan.
4. Sebagai masukan untuk penyempurnaan dan melakukan
perbaikan berkelanjutan.
5. Menilai kesesuaian terhadap peraturan yang berlaku dan
persyaratan lain yang ditetapkan (negara dan pelanggan).
6. Sebagai langkah persiapan (suveillance Audit).
7. Untuk mengevaluasi supplier (internal supplier).
9
B. Manfaat Audit
Manfaat audit:
7. Untuk memastikan kesesuaian antara sistem manajemen yang
diterapkan dengan pengaturan yang telah direncanakan dalam
realisasi produk.
8. Untuk memastikan bahwa sistem manajemen (mutu,
lingkungan, K3) sesuai dengan standard dan persyaratan yang
dikembangkan organisasi.
9. Untuk menentukan dan menilai keefektifan penerapan sistem
manajemen (mutu, lingkungan, K3).
10. Sebagai media untuk melakukan perbaikan (improvement).
11. Sebagai media untuk menilai diri sendiri perusahaan (self
audit), hingga menimbulkan corretive action dari auditee.
10
C. Jenis Audit
2. Third - Party
Customer
4. Second - Party Independent
Customer audit Audit your
your organization organization
1. Internal
First – Party
External Audit your own
organization
3. Second - Party
you audit your
supplier
Supplier
11
D. Konsep Audit
Konsep Audit terdiri dari Program Audit dan Kegiatan Audit.
▪ Program audit terdiri dari beberapa kegiatan yang dikelola oleh
Lead Auditor:
1. Perencanaan & Penjadwalan.
2. Pemilihan team Auditor dan Kompetensinya
3. Pelaksanaan audit.
4. Penindaklanjutan hasil audit.
5. Pendokumentasian hasil audit.
6. Pemantauan kinerja audit.
7. Pelaporan hasil audit kepada senior manajer
▪ Kegiatan audit mengacu kepada konsep PDCA yang berlaku di
keseluruhan sistem manajemen:
1. Persiapan audit
2. Pelaksanaan audit di lapangan
3. Paska audit
12
D. Konsep Audit How to conduct an
effective “process based”
Pre Audit Planning
Meeting audit?
Overview of Process Overview of business process record

Meeting with Management Rep.
Understand sequence of
Agree scope of audit. activities Understand process performance
Documen review
Audit plan
Construct checklist
Conduct Audit and

Identify Improvement
Document and issue

audit report & CARs
Closing meeting, present

findings
Audit follow-up and close

13
out
D. Konsep Audit
14
E. Prinsip Audit
1. Integritas
2. Melakukan pekerjaan dengan:
▪ Jujur,
▪ Tekun, dan
▪ Bertanggung jawab,
▪ Menunjukkan kompetensi dalam pekerjaan audit,
▪ Peka terhadap pengaruh yang timbul saat audit,
▪ Melakukan audit secara adil, dan
▪ Tidak bias.
15
E. Prinsip Audit
3. Presentasi Adil
4. Temuan kesimpulan dan laporan audit harus:
▪ Mencerminkan aktivitas audit secara akurat,
▪ Jujur,
▪ Obyektif,
▪ Tepat waktu,
▪ Jelas, dan
▪ Lengkap.
5. Profesional
16
E. Prinsip Audit
6. Mampu membuat penilaian berdasar fakta dalam
situasi audit apapun dan dapat dipercaya oleh klien.
7. Kerahasiaan, yaitu menjaga informasi yang sensitive
dan rahasia
8. Independen yaitu :
▪ bebas dari konflik kepentingan,
▪ menjaga obyektivitas proses audit (tidak
berpihak).
9. Pendekatan berbasis bukti (evident bukan
spekulasi)
10.Metode yang digunakan untuk membuat
kesimpulan audit dilakukan dengan verifikasi bukti.
17
F. Persiapan Audit
Lead auditor membuat program terencana antara lain:
▪ program audit tahunan, dengan
▪ tujuan audit yakni untuk mengetahui apakah
pelaksanaan :
1. audit surveilance, ataukah
2. audit compliance.
▪ audit dilaksanakan setahun sekali atau dua kali
tergantung kebutuhan organiasi.
18
F. Persiapan Audit
▪ Rencana audit memuat:
▪ Kapan dilaksanakan,
▪ Tujuan audit untuk apa,
▪ Ruang lingkup,
▪ Team audit,
▪ Kriteria audit, dan
▪ Team auditor.
19
F. Persiapan Audit
Contoh criteria audit:
▪ Memeriksa kesesuaian terhadap persyaratan:
▪ ISO 9001,
▪ ISO 14001,
▪ OHSAS 18001,
▪ SMK3,
▪ dalam rangka surveillance.
▪ Mengevaluasi kemampuan supplier.
▪ Verifikasi pemenuhan peraturan, dll.
20
F. Persiapan Audit
Form: Rencana Audit,
gambar sebelah
21
F. Persiapan Audit
Setelah semua perencanaan selesai dibuat:
▪ Lead Auditor melakukan komunikasi dengan team auditor
untuk mengatur:
1. Kesiapan waktu,
2. Tenaga dan mental,
3. Melakukan komunikasi dengan auditee perihal jadwal
pelaksanaan audit internal.
Selanjutnya Lead Auditor memberitahukan kepada:
▪ Wakil Manajemen (MR) untuk membuat surat yang
ditujukan kepada seluruh bagian (dept) perihal kesiapan
pelaksanaan audit.
22
F. Persiapan Audit
▪ Auditor melakukan kegiatan meliputi:
1. Mempelajari standar perusahaan yang akan di audit,
2. Membuat daftar pertanyaan,
3. Memahami proses area yang akan diaudit,
4. Meninjau ulang dokumen:
1. KPI,
2. prosedur, dan
3. rekaman,
5. Melihat keluhan pelanggan,
6. Sasaran mutu,
7. Pencapaian produk,
8. Kinerja sistem manajemen,
9. Hasil tindakan koreksi,
10. Tindakan perbaikan,
11. Laporan hasil audit, dll.
23
1) Pembukaan
2) Pelaksanaan Audit Lapangan (wawancara, inspeksi)
3) Penutupan
4) Laporan
24
1. Pembukaan
Pembukaan Audit dilaksanakan dlm suatu pertemuan (opening
meeting) dipimpin oleh Lead Auditor.
Beberapa tips untuk Lead Auditor saat memimpin opening
meeting:
1) Siapkan mental,
2) Memiliki agenda rapat yang terstruktur,
3) Pastikan pertemuan dihadiri oleh Wakil Manajemen dan
seluruh Head Departement,
4) Tunjukkan keterbukaan,
5) Gunakan waktu sebaik mungkin,
6) Jelaskan apa yang akan terjadi (atau telah terjadi),
7) Bersikaplah obyektif, tenang, dan professional,
8) Buat kesan positif pada pertemuan pertama.
25
1. Pembukaan
Contoh: Agenda Audit Opening Meeting
No. Kegiatan Keterangan
1 Ucapkan salam pembuka
2 Perkenalan anggota tim audit (Lead Auditor, Auditor, Observer, Teknikal
Expert).
3 Ucapkan terima kasih atas kehadiran peserta
4 Sampaikan tujuan dilakukan audit berikut ini:
▪ Melihat efektivitas pelaksanaan sistem manajemen mutu, lingkungan,
K3, dan sejenisnya.
▪ Mengevaluasi pencapaian sasaran mutu, lingkungan, atau K3 yang
telah ditetapkan.
▪ Mengidentifikasi adanya peluang perbaikan sesuai hasil audit SM
mutu, lingkungan, atau K3 yang telah ditetapkan.
▪ Area audit (produksi, logistic, dll).
5 Jelaskan juga tentang:
▪ Fungsi audit adalah tidak mencari kesalahan, namun melihat adanya
kesesuaian dan ketidak sesuaian yang terjadi di lapangan, melihat
adanya peluang untuk perbaikan.
▪ Pentingnya kerjasama dengan auditee.
▪ Aturan selama pelaksanaan audit.
▪ Bukti audit yang tersedia di lapangan
26
1. Pembukaan
Contoh: Agenda Audit Opening Meeting
6 Konfirmasi mengenai:
▪ Apakah terdapat pemandu atau tidak waktu pelaksanaan audit.
▪ Persayaratan keselamatan kerja
7 Metode audit yang digunakan:
▪ Teknik wawancara,
▪ Pemeriksaan bukti secara sampling random,
▪ Observasi lapangan
8 Kriteria ketidaksesuaian:
▪ Major: Ketidaksesuaian yang berpotensi menghasilkan dampak serius
terhadap pencapaian dan efektivitas sistem manajemen atau yang
disebabkan oleh pelanggaran total terhadap standar/tidak adanya
implementasi yang efektive dari persyaratan tersebut.
▪ Minor: Ketidaksesuaian yang tidak berpotensi menghasilkan dampak
serius terhadap proses, produk, dan jasa atau pencapaian & efektivitas
sistem manajemen.
▪ Observasi: Penyimpangan kecil yang dapat berkembang menjadi
ketidaksesuaian apabila tidak dikoreksi.
9 Membuka forum pertanyaan & melaksanakan audit.
27
2) Pelaksanaan Audit Lapangan
Dalam proses audit:
1. Diawali dengan melihat proses kegiatan mutu, lingkungan,
K3, dan sejenisnya di unit/departemen tersebut.
2. Pimpinan unit di unit/departemen diminta menjelaskan
seluruh proses yang terjadi.
3. Bila ada yang kurang, bisa diminta menjelaskan lebih detail,
karena dari sini akan bisa dilihat apakah kegiatan yang telah
dilakukan sesuai dengan paparan Direksi atau tidak.
4. Dari sini pertanyaan-pertanyaan muncul.
5. Dengan mengetahui alur prosesnya, dipadukan dengan
check list yang telah dibuat, bisa dengan mudah bagi
Auditor untuk mengajukan pertanyaan-pertanyaan
28
Selama proses audit:
1. Antar auditor jangan sampai terjadi silang pendapat.
2. Bila tidak setuju dengan auditor yang satunya, harus bisa
menahan diri dan kemudian minta waktu ke lead untuk
melakukan diskusi sebentar.
3. Lakukan diskusi di tempat yang terpisah dengan auditee.
4. Selama audit Auditor jangan sampai melakukan debat kusir
dengan Auditee.
5. Biasanya Auditee akan mempertahankan pendapatnya bila
ada yang kurang tepat menurut Auditor.
6. Catat saja apa yang dianggap potensi temukan dan nanti
didiskusikan dengan tim saat akan membuat temuan
ketidaksesuaian
29
Selama proses audit:
Setiap pertanyaan dan jawaban sebisa mungkin dicatat,
▪ Untuk memudahkan merunut suatu proses dan melakukan
pengecekan lebih lanjut di lapangan apabila diperlukan.
▪ Proses di lapangan adalah proses audit ke tingkat staf
pelaksana atau ke ruang kerja. Karena dalam proses audit
biasanya hanya dihadiri oleh staf pimpinan setempat.
30
Di dalam check list biasanya hanya tertulis:
1. Apakah Unit kerja mempunyai sasaran mutu?
2. Bagaimana cara menghitung dan pencapaiannya?”
Pertanyaan tersebut bisa disampaikan, kemudian dilanjutkan:
1. Apakah unit kerja punya program kerja untuk mencapai
sasaran mutu tersebut? → Auditor akan melakukan
pengecekan apakah program kerjanya telah sesuai dengan
program kerja perusahaan.
2. Bagaimana analisa dari hasil pencapaiannya, apabila masih
kurang → Auditor akan menanyakan bagaimana usaha-
usaha untuk melakukan perbaikan agar bisa tercapai.
3. Apabila hasilnya telah tercapai sesuai target atau lebih tinggi,
maka juga ditanyakan → bagaimana program kerja untuk
mempertahankan dan melakukan peningkatan.
31
Di dalam check list biasanya hanya tertulis:
1. Apakah Unit kerja mempunyai sasaran mutu?
2. Bagaimana cara menghitung dan pencapaiannya?”
Pertanyaan tersebut bisa disampaikan, kemudian dilanjutkan:
1. Apakah unit kerja punya program kerja untuk mencapai
sasaran mutu tersebut? → Auditor akan melakukan
pengecekan apakah program kerjanya telah sesuai dengan
program kerja perusahaan.
2. Bagaimana analisa dari hasil pencapaiannya, apabila masih
kurang → Auditor akan menanyakan bagaimana usaha-
usaha untuk melakukan perbaikan agar bisa tercapai.
3. Apabila hasilnya telah tercapai sesuai target atau lebih tinggi,
maka juga ditanyakan → bagaimana program kerja untuk
mempertahankan dan melakukan peningkatan.
32
Semua jawaban dari pertanyaan di atas harus disertai bukti.
1. Bukti bisa berupa tulisan, maupun wawancara ke staf.
2. Bukti-bukti tersebut untuk menunjukkan bahwa suatu
program kerja yang dibuat pimpinan telah bisa dipahami dan
dilaksanakan oleh stafnya, sehingga proses kerja di unit
tersebut berjalan dengan baik.
Audit ISO 9001: 2008 adalah audit proses, sehingga pertanyaan
diarahkan ke proses unit tersebut.
1. Apakah prosesnya sudah efisien, atau masih
mbulet/berputar-putar sehingga akan menimbulkan
anefisien di proses berikutnya.
2. Proses itu harus dipahami oleh semua jajaran dengan
melihat bukti hasil kerjanya atau bukti yang tampak di ruang
kerja, atau bukti berupa wawancara langsung ke pekerja
33
Contoh pertanyaan ke tingkat staf bisa berupa:
1. Apakah Bapak/Ibu dalam melakukan pekerjaan ini ada
petunjuk kerjanya?
2. Apakah Bapak/Ibu memahami petunjuk kerjanya? Apabila
tidak paham, Bapak/Ibu akan bertanya ke siapa?
3. Apakah Bapak/Ibu mengetahui bahwa petunjuk kerja
tersebut valid apa tidak?
4. Apabila petunjuk kerja tersebut tidak valid, apa yang akan
Bapak/Ibu lakukan?
Setelah semua yang ada di check list Audit terjawab, biasanya
Auditor akan melakukan observasi ke lapangan untuk melihat
implementasinya.
▪ Di sinilah Auditor dituntut untuk jeli, karena akan banyak
ketidaksesuaian.
34
3) Penutupan
▪ Setelah kegiatan audit diseluruh area selesai, selanjutnya Lead
Auditor melakukan rapat penutupan audit.
▪ Di saat rapat penutupan Lead Auditor mempresentasikan hasil
audit dari seluruh tim auditor, yang memuat potensi penilaian
Major, Minor, Observasi, maupun Opportunity for Improvement
(OFI).
▪ Rapat penutupan dihadiri oleh:
1. auditee,
2. auditor,
3. wakil manajemen, dan
4. Head Departemen.
▪ Di saat rapat ini bisa terjadi negosiasi apakah “temuan yang
diangkat oleh tim auditor bisa diterima auditee apa tidak”. Jika
tidak dapat diterima, temuan bisa disepakati untuk di ubah
hasilnya.
35
3) Penutupan
Di dalam rapat penutupan, lead auditor membahas hasil
kegiatan audit yang meliputi:
1. resume temuan audit,
2. diskusi rekomendasi perbaikan,
3. konfirmasi tindak lanjut hasil audit (tindakan perbaikan),
4. evaluasi ,dan
5. laporan audit.
Setelah semua menyetujui hasil temuan audit (ketidaksesuaian
yang terjadi) maka lead auditor selanjutnya meminta
kesepakatan kapan tanggal penyelesaian tindakan perbaikan
akan dilakukan.
36
3) Penutupan
Contoh:
Agenda rapat penutupan audit yang dilakukan oleh lead auditor.
1 Buka dengan ucapan terima kasih kepada auditee.
2 Ulangi lagi ruang lingkup, tujuan dan kriteria audit.
3 Mulai dengan mengungkapkan ‘hal atau temuan positif’ terlebih

dahulu, selanjutnya diikuti dengan penjelasan ketidak sesuaian dan
observasi yang ditemukan.
4 Ungkapkan jika ada masalah yang ditemukan saat audit.
5 Pastikan auditee memahami temuan dan setuju dengan temuan

tersebut.
6 Selalu terbuka untuk klarifikasi dan membuka forum pertanyaan.
7 Menyampaikan kesimpulan audit.
8 Sepakati rencana tindak lanjut temuan audit dan tanggal

penyelesaiannya, tandatangani bukti serah terima lembar laporan
ketidaksesuaian.
9 Tutup pertemuan dengan terima kasih.
37
4) Laporan Audit
Setelah rapat penutupan → auditor berkoordinasi dengan lead
auditor untuk membuat:
1. laporan kesesuaian, maupun
2. ketidaksesuaian dari hasil audit di lapangan.
38
4) Laporan Audit
Penulisan temuan audit sebaiknya ditulis dengan jelas
dan sederhana sehingga mudah dimengerti oleh
auditee.
Rumusan penulisan temuan mengacu pada konsep
PLOR:
▪ Problem (pernyataan ketidaksesuaian) yaitu
masalah harus:
1. ditulis jelas,
2. ringkas,
3. mudah dipahami,
4. Aktual, dan
5. diuraikan secara obyektif.
39
4) Laporan Audit
▪ Lokasi, yaitu tempat “dimana” ditemukannya masalah dan
harus ditulis, kemungkinan terdapat masalah yang sama di
lokasi yang berbeda.
▪ Obyektifitas, yaitu harus ada bukti-bukti audit yang
mendukung masalah secara aktual. Adanya: SOP, IK,
Rekaman (catatan).
▪ Referensi yaitu standar atau acuan yang digunakan dalam
audit – Prosedur, standar ISO
40
4) Laporan Audit
Contoh penulisan :
1. Rencana pembelian tidak dibuat untuk bulan Juli 2007
sehingga tidak sesuai dengan prosedur Pembelian dan
Logistik. (Tidak baik).
2. Ditemukan kesalahan pencatatan data slab untuk D/O no.
1002 yang diterima pada tanggal 24 Mei 2007.
Hal ini tidak sesuai dengan Instruksi Kerja Gudang (PTXYZ-IK-
005) dan klausa 7.5.5 dari ISO 9001: 2000. Jumlah kesalahan
data yang ditemukan adalah 3 kesalahan dari total 5 sampel
data yang diambil saat audit. (Baik).
41
4) Laporan Audit
▪ Temuan ketidak sesuaian hasil audit ditulis dalam sebuah
formulir lembar ketidak sesuaian (LKS atau NCR) yang telah
ditentukan.
▪ Selanjutnya, Wakil Manajemen (MR) membuat laporan audit
kepada Manajemen Puncak berdasarkan informasi yang
diperoleh dari lead auditor.
42
4) Laporan Audit
Laporan hasil audit sebaiknya:
1. Mendukung kesimpulan dengan bukti yang persuasif.
2. Memberikan arahan kepada manajemen untuk dapat mengambil
suatu keputusan melalui rekomendasi perbaikan.
3. Memberikan informasi yang digunakan sebagai sumber data yang
disusun sedemikian rupa sehingga menjadi laporan yang efektif.
(Tulis sumber data dengan jelas _ bukti-bukti audit).
4. Menguraikan temuan audit dengan jelas & sederhana.
5. Format laporan
▪ Pendahuluan (team audit, ruang lingkup, executive summary).
▪ Isi (fakta, penjelasan & pemikiran) → sub judul.
▪ → waktu pelaksanaan audit; team audit; ruang lingkup; tujuan
& kriteria; temuan; kesimpulan & rekomendasi hasil audit).
▪ Kesimpulan (rekomendasi).
▪ Sertakan juga form lembar ketidaksesuaian yang telah diisi.
43
▪ Setelah rapat penutupan audit selesai, tugas auditor adalah
mendistribusikan lembar ketidaksesuaian kepada auditee
untuk dilakukan perbaikan di lapangan atas ketidak sesuaian
yang ditemukan, sesuai jangka waktu yang telah disepakati.
Pelaksanaan tindakan perbaikan sebaiknya mengacu pada
prosedur tindakan perbaikan yang berlaku (Klausul 8.5.2 ISO
9001:2008).
Dalam menindak lanjuti temuan audit, auditee sebaiknya:
1. Membuat rencana perbaikan
2. Auditee menentukan kapan dan siapa yang ditugaskan
menyelesaikan hasil temuan audit.
3. Melaksanakan perbaikan dan pencegahan agar tidak
terulang temuannya.
44
4) Laporan Audit
Format
Laporan Hasil
Audit dalam
bentuk
Laporan
Temuan Audit
(LTA) dapat
dilihat pada
gambar
sebelah:
45
4. Mengevaluasi hasil perbaikan dan pencegahan:
a. Dilakukan oleh pimpinan bagian yang diaudit.
b. Team auditor membuat daftar induk status laporan audit &
tindakan perbaikan.
c. Hal penting dalam menyetujui & menutup tindak lanjut:
1) Apakah pernyataan dari tindakan yang diambil tercantum
dengan jelas dan konsisten?
2) Apakah deskripsi dari tindakan perbaikan sesuai dengan
dokumen yang ada?
3) Penggunaan kata (sedang, telah, atau akan) yang
menunjukkan sejauh mana tindakan perbaikan itu
diselesaikan).
4) Tanggal penyelesaian dan tindakan koreksi .
5) Penyertaan bukti obyektif yang menunjukkan fakta
tindakan korektif telah dilakukan dan berjalan secara
efektif serta sesuai dengan deskripsi yang diberikan.
46
Setelah tindakan perbaikan dilakukan harus dilakukan verifikasi
oleh:
▪ Wakil Manajemen (Management Representative), yang
bertanggungjawab untuk memantau penyelesaian
ketidaksesuaian sesuai batas waktu yang ditetapkan.
▪ Auditor bertanggung jawab untuk:
1. Verifikasi proses investigasi yang dilakukan auditee,
memastikan investigasi benar-benar sampai pada akar
permasalahan.
2. Memastikan tindakan perbaikan telah berjalan dengan
efektif (dapatkan bukti-buktinya).
3. Apabila tindakan perbaikan belum berjalan dengan
efektif, buat ketidak sesuaian baru.
47
SMK3 terdapat tiga kategori penilaian kecil, menengah dan
besar.
48
Dalam hal penilaian perusahaan termasuk kategori kritikal atau
mayor, maka organisasi dinilai belum berhasil menerapkan SMK3
dan penilaian tingkat penerapan SMK3 tidak mengacu pada Tabel
di bawah ini.
49
Rumusan penulisan temuan audit (ketidaksesuaian) secara umum
mengikuti kaidah PLOR:
▪ Problem (ada masalah yang ditemukan) menjelaskan masalah
atau temuan yang terjadi yang tidak sesuai dengan refernsi yang
didunakan.
▪ Location (lokasi ditemukan problem), menerangkan lokasi dimana
ketidak sesuaian tersebut terjadi.
▪ Objective (bukti temuan), menjelaskan bukti digunakan sebagai
dasar dibuatnya ketidaksesuaian.
▪ Reference (dokumen yang mendasari), acuan yang digunakan
sebagai perbandingan dari implementasi.
Selain tiu pula penulisan temuan dalam laporan audit sebaiknya:
1. Spesifik
2. Jelas (dimana, mengapa)
3. Contoh bukti
50
Selain tiu pula penulisan temuan dalam laporan audit sebaiknya:
1. Spesifik
2. Jelas (dimana, mengapa)
3. Contoh bukti
Sehingga dalam menulis temuan audit:
1. Harus berdasarkan fakta
2. Harus ringkas dan jelas
3. Tidak memasukkan opini
4. Tidak memasukkan sebab-sebab ketidak sesuaian
51
Contoh penulisan temuan audit yang BENAR:
1. Ditemukan kesalahan pencatatan data slab untuk D/O
no.1002 yang diterima pada tanggal 24 Mei 2007. Hal ini
tidak sesuai dengan Instruksi Kerja Gudang (PTXYZ-IK-005)
dan klausa 7.5.5 dari ISO 9001:2000. Jumlah kesalahan data
yang ditemukan adalah 3 kesalahan dari total 5 sampel data
yang diambil saat audit
2. Ditemukan bahwa 2 dari 3 prosedur yang didistribusikan ke
HRD telah kadaluarsa tetapi masih dipakai sebagai
referensi.Lihat Prosedur HR-003 dan HR-005. Hal ini adalah
ketidaksesuaian terhadap Klausa 4.2.3 dari ISO 9001:2000
dan prosedur pengendalian dokumen PTXYZQA-003 revisi 03
52
Contoh penulisan temuan audit yang SALAH:
1. Rencana pembelian tidak dibuat untuk bulan Juli 2007
sehingga tidak sesuai dengan prosedur Pembelian dan
Logistik.
2. Tidak ada Quality Plan ditetapkan untuk Produk No. AXP 201
untuk membuktikan kesesuaian dengan prosedur
perencanaan produksi.
53
Sebagai bagian dari penerapan sistem manajemen,
audit internal juga memerlukan adanya dokumentasi
yakni:
Rekaman bukti – bukti audit
1. pencapaian sasaran mutu atau lingkungan,
2. KPI,
3. struktur organisasi,
4. pelatihan,
5. kalibrasi,
6. hasil pemantuan & pengukuran
7. SOP, IK, dsb.
54
Rekaman yang terkait audit internal
1. Rencana audit internal
2. Laporan audit internal
3. Laporan ketidaksesuaian
4. Laporan tindakan korektif dan pencegahan
5. Laporan tindak lanjut audit
6. Hasil tinjauan program audit
7. Tinjauan manajemen
8. Tindakan perbaikan hasil audit
internal/eksternal
55
Rekaman yang dipersyaratkan oleh SMK3
1. Hasil Identifikasi & Evaluasi penaatan terhadap
Persyaratan perundang-undangan dan perijinan K3
(4.3.2 & 4.5.2)
2. Hasil Identifikasi Bahaya dan Penilaian Resiko yang
menyertainya (4.3.1)
3. Pertimbangan dalam penetapan Tujuan, Sasaran dan
Program Manajemen K3 (4.3.3)
4. Kegiatan Pelatihan K3(klausul 4.4.2)
5. Pengendalian Operasional K3, seperti : aktivitas
inspeksi dan Perawatan ( 4.4.6)
59
6. Pemantauan & Pengukuran Kinerja K3 (4.5.1)
7. Hasil Kalibrasi & Verifikasi Peralatan yang digunakan
untuk mengukur Kinerja K3 (4.5.1)
8. Rincian tentang ketidaksesuaian K3, Kecelakaan
Kerja, PAK, termasuk nearmiss, dll serta
Investigasinya (4.5.3)
9. Komunikasi Eksternal dan catatan Keluhan
Karyawan mengenai K3 di sekitar Organisasi serta
tanggapannya (4.4.3)
10. Komunikasi dengan pihak yang berkepentingan.
(4.4.3)
11. Pertemuan rapat K3 (4.4.3)
60
=II=
AUDITOR
61
Agenda Pembahasan:
II. AUDITOR
A. Peran Auditor
B. Tanggung jawab Auditor
1. Lead auditor
2. Auditor
2011)
D. Atribut Auditor
H. Berteman dengan Auditee
I. Audit yang ‘Memberi Nilai Tambah”
62
A. Peran Auditor
Peran auditor yakni:
1. Bukan lagi sebagai watchdog tetapi sebagai konsultan yang dapat
memberikan nilai tambah bagi operasional organisasi.
2. Menelaah dan menilai kebaikan, memadai tidaknya dan
penerapan sistem pengendalian manajemen, struktur
pengendalian intern, dan pengendalian operasional lainnya serta
mengembangkan pengendalian yang efektif dengan biaya yang
tidak terlalu mahal,
3. Memastikan ketaatan terhadap kebijakan, rencana dan prosedur
yang telah ditetapkan oleh manajemen.
4. Memastikan bahwa pengelolaan data rekaman yang
dikembangkan dalam organisasi dapat dipercaya.
5. Menilai mutu pekerjaan setiap bagian dalam melaksanakan tugas
yang diberikan oleh manajemen.
6. Menyarankan perbaikan operasional dalam rangka meningkatkan
efisensi dan efektifitas.
63
A. Peran Auditor
Tabel: Paradigma Auditor
Peran Paradigma lama Paradigma baru

Peran Watchdog Konsultan & Katalis
Pendekatan Detektif (mendeteksi masalah) Prefentif mencegah masalah)
Sikap Seperti Polisi Sebagai mitra bisnis/ customer
Ketaatan/ kepatuhan Semua policy/ kebijakan Hanya policy yang relevan
Kelemahan/ Penyelesaian yang
Fokus
penyimpangan konstruktif
Komunikasi
dengan Terbatas Reguler
manajemen
Financial,
Financial/
Audit compliance,
compliance audit
operasional audit.
Berkembang luas
Jenjang karir Sempit (hanya auditor) (dapat berkarir di
bagian/ fungsi lain)
64
B. Tanggung Jawab Auditor
1. Lead Auditor
1. Membentuk dan memimpin team auditor
2. Mengelola program audit secara efektif.
3. Berkonsultasi dengan auditee (klien) dalam menentukan kriteria &
ruang lingkup.
4. Mencari informasi tentang latar belakang yang relevan seperti
kegiataan auditee, produk, hasil kegiatan sebelumnya.
5. Membentuk dan mengarahakan team audit.
6. Menyusun rencana audit bekerjasama dengan auditor, auditee
(Klien).
7. Mengkomunikasikan rencana audit yang telah disetujui kepada team
auditor, auditee (Klien).
8. Mengkoordinasi persipan dokumen kerja dan member arahan kepada
team auditor.
9. Mewakili team auditor dalam pembahasan dengan auditee (klien).
10. Memberitahu kepada auditee mengenai temuan audit yang
ketidaksesuaiannya penting.
11. Merekomendasikan perbaikan, jika diperlukan.
65
B. Tanggung Jawab Auditor
2. Auditor
1. Mengikuti pengarahan dari Lead Auditor.
2. Melaksanakan tugas secara obyektif.
3. Mengumpulkan dan meng-analisa bukti audit yang
relevan dan cukup untuk menentukan temuan audit.
4. Menyiapkan dokumen kerja.
5. Mendokumentasikan temuan audit.
6. Memverifikasi tindakan koreksi untuk setiap
ketidaksesuaian.
7. Menjaga kerahasiaan dokumen yang menyangkut audit.
8. Membantu penulisan laporan audit.
9. Mengikuti aturan yang ditetapkan oleh auditee terkait
dengan kesehatan & keselamatan kerja (K3).
66
2011)
Kepercayaan dan keandalan dalam proses audit tergantung pada
kompetensi personel yang melaksanakan audit. Kompetensi ini
didasarkan pada peragaan dari:
1) Kepribadian, seorang auditor sebaiknya :
1. etis yaitu adil, menyatakan yang sebenarnya, tulus, jujur
serta bijaksana;
2. terbuka yaitu mau mempertimbangkan pandangan atau
ide-ide alternatif;
3. diplomatis yaitu bijaksana dalam menghadapi oranglain;
4. suka memperhatikan yaitu secara aktif menyadari
kegiatan dan lingkungan fisik yang ada di sekitarnya;
67
2011)
5. cepat mengerti yaitu secara naluriah menyadari dan
mampu memahami situasi;
6. luwes (versatile) yaitu selalu siap menyesuaikan diri untuk
situasi yang berbeda;
7. tangguh yaitu teguh, fokus pada pencapaian tujuan;
8. tegas yaitu menghasilkan kesimpulan dengan tepat waktu
berdasarkan alasan dan analisis yang logis;
9. percaya diri yaitu bertindak dan berfungsi secara
independen ketika berinteraksi dengan orang lain secara
efektif.
68
C. Kompetensi Auditor (Mengacu Kepada ISO 19011: 2011)
2) Kemampuan untuk menerapkan pengetahuan dan keterampilan
yang diperoleh melalui pendidikan, pengalaman kerja, pelatihan
auditor, dan pengalaman audit. Berdasarkan hal tersebut
kompetensi untuk internal auditor PT X ditentukan dengan
parameter-parameter :
1. Pendidikan
2. Pengalaman kerja*
3. Pelatihan auditor**
4. Pengalaman audit***
Note:
* dalam bisnis core yang sama atau dalam bidang QMS (Quality
Management System)
** telah mendapatkan pelatihan internal audit dari lembaga
pelatihan independen
*** telah mengikuti internal audit sebagai observer
Pengelompokan kualifikasi untuk tiap parameter adalah
sebagai berikut :
69
Kualifikasi untuk pendidikan, pengalaman kerja, dan pengalaman audit ditentukan

seperti di atas dengan pertimbangan bahwa itu adalah kualifikasi yang diperlukan
auditor.
1. Pendidikan minimal D3 diperlukan untuk dapat berpikir secara analitik, logis,
dan sistematik.
2. Pengalaman kerja minimal 2 tahun dalam bisnis core yang sama atau dalam
bidang QMS (Quality Management System) diperlukan untuk mendapatkan
pengetahuan dan pemahaman terhadap suatu proses atau sistem.
3. Pengalaman audit minimal 3x sebagai observer, dikarenakan di PT X ada 3 area
yaitu paper, packaging dan office, maka seorang auditor diharapkan sudah
pernah menjadi observer di 3 area tersebut.
70
▪ untuk Lead Auditor ditentukan dengan kombinasi tabel di

atas adalah sebagai berikut:
71
▪ untuk Auditor ditentukan dengan cara yang sama adalah

sebagai berikut:
72
Hal – hal yang perlu diketahui dan dijalankan oleh seorang auditor
adalah sebagai berikut:
1. Mengerti isi dan manfaat dari standard serta prinsip manajemen
mutu, lingkungan atau K3.
2. Memahami istilah – istilah audit.
3. Memiliki kemampuan ber-komunikasi yang baik.
4. Memegang teguh prinsip etika dan aturan – aturan pada saat
mengaudit.
5. Memiliki persiapan yang matang sebelum mengaudit.
6. Bersikap profesional pada saat proses audit.
7. Mampu membuat laporan temuan serta menentukan kriteria dari
temuan.
8. Teliti pada saat melakukan observasi, pemeriksaan fisik dan
prosedur.
73
9. Meningkatkan pengetahuan umum maupun khusus seperti:
Umum
1. Prinsip Audit, prosedur dan teknik Audit.
2. Sistem manajemen (standard ISO) dan referensi dokumennya.
3. Situasi organisasi (Ukuran, struktur, fungsi dan hubungannya).
4. Peraturan dan perundangan yang terkait.
Khusus
ISO 9001
1. Metode dan Teknis Quality, mencakup : Kosa kata Quality, Prinsip manajemen
mutu, Tools dan aplikasinya seperti SPC, FMEA, QC 7 Tools, dll.
2. Produk termasuk proses-proses yang terlibat didalamnya (Istilah, karakteristik
proses dan produk) ISO 14001.
3. Metode dan Teknik Manajemen Lingkungan, mencakup: Kosa kata Lingkungan,
prinsip manajemen lingkungan, Tools (Evaluasi aspek dan dampak lingkungan,
Daur Ulang, dll).
4. Ilmu & Teknologi Lingkungan, mencakup: Dampak kegiatan terhadap lingkungan,
Media Lingkungan seperti udara, air dan tanah, serta Ekosistem.
5. Aspek dan teknis dari Operasi Lingkungan, mencakup: Metode evaluasi signifikan
aspek, Karakteristik kritis proses,Teknologi pencegahan polusi, Aspek dan
dampak.
74
4. Pelatihan Auditor
Pelatihan internal audit dari lembaga pelatihan independen
harus berisikan :
1. Teori
a. Pemahaman terhadap persyaratan Standard ISO 9001
b. Pemahaman terhadap prinsip-prinsip, prosedur dan
teknik audit
2. Praktek (live audit exercise)
Auditor dinyatakan lulus dalam pelatihan internal audit
jika mendapatkan nilai minimal tertentu dalam evaluasi
yang diberikan di akhir pelatihan.
75
5. Pemeliharaan Kompetensi Auditor
Untuk memelihara kompetensi auditor dilakukan:
▪ Briefing oleh MR yang berisikan refreshment terhadap
pemahaman Standard ISO 9001 serta pemahaman terhadap
metode audit dan audit skills. Briefing dilakukan pada setiap
menjelang pelaksanaan internal audit.
▪ Penilaian (evaluasi) terhadap auditor pada setiap
pelaksanaan audit.
Evaluasi dilakukan oleh : Internal Audit Coordinator
Hal-hal yang dievaluasi :
▪ Pengisian form audit dengan lengkap, benar dan tepat
▪ Ketepatan dalam mengkategorikan temuan
▪ Ketepatan tanggal verifikasi hasil audit
76
Yang ditanyakan kepada Auditee:
Hal-hal yang dievaluasi :
▪ Kinerja audit
▪ Ketepatan waktu audit (dari mulai sampai selesai)
▪ Efisiensi penggunaan waktu audit
▪ Kerjasama antar auditor
▪ Teknis audit
▪ Kejelasan dalam bertanya
▪ Kesopanan auditor selama mengaudit
Seluruh hasil evaluasi dikumpulkan oleh Internal Audit Coordinator untuk
selanjutnya disampaikan kepada MR. MR menyampaikan hasil evaluasi
tersebut dalam briefing internal audit berikutnya. Hasil evaluasi dijadikan
sebagai input (dasar) dalam memelihara kompetensi auditor, yaitu sebagai
dasar :
▪ Penentuan frekuensi keterlibatan auditor dalam setiap periode audit.
▪ Penentuan materi refreshment yang diberikan sesuai dengan kebutuhan.
77
D. Atribut Auditor
▪ SABAR: mendengarkan dengan seksama seluruh penjelasan
auditee, tidak terpancing situasi.
▪ SOPAN: menghormati keahlian auditee, bertanya dengan
tata-cara yang baik, selalu mengucapkan terima kasih.
▪ INOVATIF: mencari cara-cara yang lebih efektif untuk
mengali bukti-bukti audit, detail dalam memeriksa.
▪ PROFESIONAL: tepat waktu, melakukan persiapan yang
memadai menjelang audit.
▪ SISTEMATIK: urutan audit jelas alurnya, bertanya pada point-
point penting.
78
E. Aturan Perilaku Auditor
Internal
1. Integritas
1. Harus melakukan pekerjaan mereka dengan kejujuran,
ketekunan, dan tanggung jawab.
2. Harus mentaati hukum dan membuat pengungkapan
yang diharuskan oleh ketentuan perundangundangan dan
profesi.
3. Sadar tidak boleh terlibat dalam aktivitas ilegal apapun,
atau terlibat dalam tindakan yang memalukan untuk
profesi audit internal atau pun organisasi.
4. Harus menghormati dan berkontribusi pada tujuanyang
sah dan etis dari organisasi.
79
E. Aturan Perilaku Auditor
Internal
2) Objektivitas
1. Tidak akan berpartisipasi dalam kegiatan atau hubungan
apapun yang dapat mengganggu, atau dianggap dianggap
mengganggu, ketidakbiasan penilaian mereka. Partisipasi
ini meliputi kegiatankegiatan atau hubungan-hubungan
yang mungkin bertentangan dengan kepentingan
organisasi.
2. Tidak akan menerima apa pun yang dapat mengganggu,
atau dianggap dianggap mengganggu, profesionalitas
penilaian mereka.
3. Harus mengungkapkan semua fakta material yang mereka
ketahui yang, jika tidak diungkapkan, dapat mengganggu
pelaporan kegiatan yang sedang diperiksa.
80
3. Kerahasiaan
▪ Harus berhati-hati dalam penggunaan dan perlindungan
informasi yang diperoleh dalam tugas mereka.
▪ Tidak akan menggunakan informasi untuk keuntungan
pribadi atau dengan cara apapun bertentangan dengan
ketentuan perundangundangan atau merugikan tujuan
yang sah dan etis dari organisasi.
81
4. Kompetensi
▪ Hanya akan memberikan layanan sepanjang mereka
memiliki pengetahuan, keterampilan, dan pengalaman
yang diperlukan.
▪ Harus melakukan audit internal sesuai dengan Standar
Internasional Praktik Profesional Audit Internal.
▪ Akan terus-menerus meningkatkan kemampuan dan
efektivitas serta kualitas layanan mereka.
82
Seorang auditor harus mempunyai ketrampilan dalam hal
mengaudit yakni:
1. Pendekatan Proses
Dalam melakukan audit internal, auditor sebaiknya
memahami pendekatan proses (INPUT – PROSES – OUTPUT)
untuk memudahkan alur urutan audit.
83
Kunci pendekatan proses adalah dengan melihat INPUT –
PROSES – OUTPUT sebagai satu kesatuan. Untuk memudahkan
gunakan kata kunci berikut ni, yakni:
1. WHEN & WHERE audit akan dilakukan?
2. WHAT area mana yang akan diaudit (dept, group, proses,
dsb)?
3. WHAT standar apa yang digunakan (ISO 9001, ISO 14001, ISO
/TS 16949, ISO 22000, OHSAS 18001, Manual, SOP,
Instruction)?
4. WHAT the PURPOSE tujuan audit adalah memverifikasi
kesesuaian dengan standar, kontrak? Persiapan audit badan
sertifikasi atau pemerintah? Identifikasi adanya peluang
perbaikan?
84
5. DO others AUDIT SERVICE yang diperlukan untuk
mendukung kegiatan tersebut (training auditor baru?
verifiaksi tindakan perbaikan sebelumnya? Dsb). Gunakan
pertanyaan berikut untuk memudahkan menentukan alur
urutan pendekatan proses:
6. Apa input terhadap proses ini?
7. Apa output yang diharapkan dari proses ini?
8. Apa saja aktifitas2 di dalam proses untuk mengubah input
menjadi output? Bagaimana interaksinya?
85
Contoh: Proses Pembuatan Pisang Goreng.
▪ Apa inputnya? → pisang mentah, tepung, minyak, kuali, gula, dsb
▪ Apa output yang diharapkan? → pisang goreng yang enak, tidak
gosong, dan tidak mentah.
▪ Apa saja aktifitas di dalamnya? → menyalakan kompor,
memanaskan minyak dalam kuali, menyiapkan adonan,
menggoreng, dsb.
▪ Kemudian gunakan konsep PDCA untuk membuat daftar
pertanyaan, yakni:
Plan :
▪ Bagaimana penyiapan bahan pembuatan pisang gorang?
▪ Bagaimana perencanaan urutan-urutan pekerjaan?
▪ Bagaimana peralatan2 disiapkan?
86
Do :
▪ Bagaimana adonan dibuat?
▪ Bagaimana mencampurkan adonan dengan pisang?
▪ Cara menggoreng pisang?
Check :
▪ Bagaimana panas minyak dipantau supaya pisang tidak gosong ?
Siapa yang memantau?
▪ Bagaimana rasa adonan dan pisang diperiksa? Siapa yang
memeriksa?
Act
▪ Apa yang dilakukan kalau gosong ?
▪ Apa yang dilakukan kalau adonan belum cocok rasanya ?
87
2. Wawancara yang Efektif
Untuk melakukan wawancara yang efektif auditor perlu
menciptakan suasana yang santai dan menjalin hubungan yang
baik dengan auditee, sehingga auditee merasa nyaman untuk
melakukan wawancara, berikut panduannya:
▪ Terbuka, percaya dan sopan, ramah.
▪ Jangan mengambil peran negative seperti curiga &
menuduh.
▪ Tidak melakukan interograsi, otoriter & memerintah.
88
2. Wawancara yang Efektif
▪ Siap berjalan lambat dan berikan waktu bagi auditee untuk
berpikir.
▪ Sampaikan tujuan audit adalah untuk memverifikasi
kesesuaian sistem manajemen organisasi & bukan mencari
kesalahan seseorang.
▪ Auditor harus mampu untuk mengajukan pertanyaan-
pertanyaan yang tepat, agar wawancara menjadi efektif.
89
3. Teknik Bertanya (wawancara)
▪ Auditor sebaiknya menyusun strategi (secara urut
logis) untuk memperoleh informasi yang relevan,
mengungkap informasi dan mencairkan suasana.
▪ Teknik wawancara sebaiknya dimiliki oleh seorang
auditor, yang dapat diperoleh dengan cara
meningkatkan jam terbang (baca: menambah jam
audit).
90
▪ Kombinasi dari berbagai teknik bertanya juga
sangat penting, bila perlu lakukan teknik
paraphrasing untuk memastikan auditte
memahami pertanyaan. Untuk dapat menggali
informasi yang sebanyak mungkin dari auditee
maka sebaiknya auditor melakukan:
1. Membuat suasana senyaman mungkin agar
auditee “tidak merasa bersalah”.
2. Menggunakan checklist dengan pertanyaan
terbuka (yang terarah), sehingga auditee dengan
leluasa berbicara dan memberi informasi.
91
3. Hindari pertanyaan yang memojokkan dan berbagai
pertanyaan dilontarkan sekaligus.
4. Ikuti alur urutan pertanyaan untuk menemukan apakah
yang diwawancarai (auditee) benar-benar memahami
topik yang dibahas.
5. Catat jawaban tersebut agar mudah untuk
mengklarifikasikan dikemudian hari.
6. Pastikan semua bukti-bukti audit yang ingin didapat
sudah ditanyakan dan catat hal-hal penting hasil
wawancara lalu bandingkan dengan kriteria audit
92
7. Klarifikasi kembali dengan personil yang diwawancara
apabila ada ketidaksesuaian.
8. Jangan menuliskan nama personil yang diwawancara
pada laporan audit (kecuali untuk hal-hal tertentu dan
bukan bertujuan untuk menyalahkan).
9. Wawancara (tanya jawab) dengan auditee (5W_1H +
Show Me) _ best practice.
93
10. Gunakan teknik pendekatan corong (Funnel Approach).
94
Berikut beberapa jenis pertanyaan yang sering digunakan al:
1. Terbuka
Pertanyaan terbuka akan menghasilkan banyak sekali jawaban.
Gunakan pertanyaan ini untuk mengetahui pendapat/gambaran dari
auditee tentang hal tertentu.
Contoh:
▪ Bisa ceritakan bagaimana anda memproses hasil pertengahan ini?
▪ Bagaimana anda mengimplementasikan program pengelolaan
limbah?
2. Tertutup
Gunakan pertanyaan tertutup untuk men dapatkan jawaban Ya atau
Tidak, sedangkan pertanyaan langsung akan memberikan jawaban
pendek
Contoh:
▪ Apakah anda tahu program pengendalian limbah?
▪ Apa tanggungjawab anda?
95
3. Klarifikasi
Pertanyaan terbuka yang ditujukan untuk mendapatkan lebih
informasi mengenai subyek dengan menetapkan kondisi.
Contoh:
▪ Dapatkah anda memberikan contoh hasil program
pemantauan lingkungan?
▪ Dengan cara bagaimana tindakan perbaikan dilakukan?
4. Menggiring
Pertanyaan ini biasanya juga mengandung jawaban yang
tersirat dalam pertanyaannya.
Contoh:
▪ Anda yang melakukan pengecekan keakuratan alat setiap
pagi?
▪ Anda menentukan ukuran sampel berdasarkan table?
96
5. Interogasi
Pertanyaan ini membuat auditee defensive
Contoh:
▪ Anda tidak setuju dengan saya bahwa anda belum
memverifikasi dengan benar laporan insiden sesuai
standar internal?
97
4. Teknik Memeriksa Dokumen
Auditor memeriksa bukti–bukti saat melakukan audit dengan:
▪ Melihat dokumen,
▪ Pengamatan lapangan,
▪ Observasi, dan
▪ Verifikasi dokumen terkait:
▪ kebijakan,
▪ prosedur,
▪ Rekaman (record/ pencatatan),
▪ hasil audit,
▪ Laporan-laporan, dan
▪ hasil rapat.
98
4. Teknik Memeriksa Dokumen
Saat melakukan pemeriksaan dokumen, auditor sebaiknya
memperhatikan hal berikut:
a. Relevansinya dengan kompetensi personel pelaksana
pekerjaan.
b. Relevansinya dengan sasaran mutu atau kinerja produk,
kinerja lingkungan, kepuasan pelanggan.
c. Nilai tambah aktivitas setiap tahapan kegiatan.
d. Status pengendalian dokumen (revisi, pengesahan,
authorisasi, distribusi, dll). Pelajari Klausul 4.2.3.
e. Keterkatian antar dokumen (misalnya prosedur → instruksi
kerja → formulir yang digunakan).
f. Ketahui status rekaman, yang meliputi:
99
f. Ketahui status rekaman, yang meliputi:
▪ Personal yang terlibat dalam suatu rekaman (misalnya
pembuat, yang mengesahkan, yang menindaklanjuti, dll).
▪ Cara mengisi formulir.
▪ Kriteria-kriteria/acuan yang dipakai untuk pengesahan
atau tindakan lainnya (bila ada).
▪ Volume rekaman dalam satuan waktu tertentu.
▪ Ambil sampel yang memadai sesuai dengan ruang lingkup
audit.
▪ Telusuri dan mintakan buktinya, bila rekaman
menunjukkan diperlukannya suatu tindak lanjut tertentu
(misalnya dari risalah rapat).
▪ Catat dan klarifikasikan bila diketemukan ketidaksesuaian
atau kejanggalan.
100
5. Mendengarkan Secara Aktif
▪ Mendengarkan adalah hal penting bagi auditor untuk
memperoleh informasi yang diperlukan.
▪ Kegiatan ini sama pentingnya dengan ketrampilan
bertanya yang berguna untuk mendeteksi konsistensian
auditee dalam menjawab
Petunjuk bagi auditor adalah:
1. Sedapat mungkin ramah dan mendukung auditee, hal ini
menunjukkan keterbukaan auditor.
2. Jeli dalam menggali informasi, jika anda ragu ajukan
pertanyaan dan deteksi apakah terdapat ketidak
konsistenan.
101
3. Jangan memotong sewaktu auditee berbicara, hal ini akan
mengurangi informasi yang akan disampaikan, atau
informasi akan berubah.
4. Hindari tindakan yang dapat mengalihkan perhatian auditee.
5. Berikan waktu yang cukup buat auditee untuk menjelaskan
maksudnya.
6. Mengulang apa yang disampaikan auditee dengan tujuan
mengkorfimasi bahwa auditor telah memahami penjelasan
yang disampaikan.
102
6. Mampu Memahami Keragaman Budaya Keragaman budaya
auditee sebaiknya dipahami oleh auditor, karena untuk
menghindari konflik budaya yang menghambat proses audit.
7. Menulis Laporan Audit

Kemampuan untuk menuliskan hasil temuan audit juga
sangat penting bagi seorang auditor. Penulisan laporan harus
mudah dipahami & dimengerti oleh auditee agar temuan
tersebut dapat dengan mudah untuk ditindaklanjuti oleh
personel yang ditunjuk. Gunakanlah tata bahasa yang baik
(SPOK) dan mengacu pada PLOR.
103
1. Internal Auditor
▪ Melihat bagaimana sistem manajemen mutu atau
lingkungan dapat bekerja dengan baik untuk setiap orang
yang terlibat, dan melihat permasalahan yang terjadi.
▪ Auditee dapat dengan bebas bertanya kepada auditor
bagaimana cara menyelesaikan masalah yang ada
tersebut.
▪ Tidak melihat siapa yang melakukan kesalahan, dan bila
terjadi seseorang tidak melakukan sesuai dengan
prosedur, maka hal itu akan dilihat sebagai kesalahan
sistem (tidak terpenuhinya pelatihan, documentasi yang
tidak lengkap, dsb).
104
2. External Auditor (Auditor Eksternal)
▪ Menentukan audit yang dilakukan gagal ataukah sesuai
dengan persyaratan yang ditetapkan oleh standar.
▪ Auditor akan memberikan informasi kesalahan yang ada
pada sistem manajemen, namun tidak memberikan cara
atau solusi perbaikan sistem tersebut.
▪ Badan sertifikasi → melihat organisasi layak
mendapatkan sertifikat berdasarkan hasil audit.
105
H. Berteman Dengan Auditee
▪ Audit yang efektif tergantung kepada jumlah dan kualitas
informasi yang didapat dan dianalisa selama proses audit.
▪ Segala sesuatu yang dapat meningkatkan kemampuan
auditor untuk menilai dan mengevaluasi informasi
meningkatkan kualitas dari hasil audit.
▪ Sistem manajemen yang dijalankan dan diimplementasikan
oleh manusia dan proses audit banyak melibatkan interaksi
dengan personel organisasi yang diaudit.
▪ Oleh karena itu agar dapat meningkatkan kemampuan
auditor secara efektif berkomunikasi dengan organisasi yang
diaudit, auditor harus mempertimbangkan “HUMAN
FACTOR”
106
Sikap permusuhan dari auditee
▪ Progressive Hostility yaitu: sikap permusuhan yang timbul
secara bertahap. Misalnya kebanyakan interview diawali
dengan damai (peaceably), tetapi sifat tidak berteman
timbul sesuai dengan pergerakan waktu seiring
ditemukannya banyak ketidaksesuaian atau sifat audit yang
cenderung intimidasi atau mulai lelah.
▪ Yang dapat dilakukan Auditor antara lain:
▪ melunakkan dan menurunkan nada bicara sehingga tidak
berkesan mencecar dan memojokan auditee.
▪ Lebih terbuka untuk mendengarkan penjelasan auditee.
▪ Menyelipkan humor segar untuk mencairkan suasana.`
107
▪ Sudden Hostility yaitu sikap permusuhan yang timbul secara
mendadak ketika audit berlangsung. Misalnya begitu auditor
menemukan temuan penyimpangan yang dilakukan oleh
personal, dan personal tersebut khawatirakan ditegur atas
penyimpangan tersebut.
▪ menjelaskan kepada auditee bahwa audit adalah audit
sistem bukan orang.
▪ Penyimpangan terjadi mungkin karena ketidak jelasan
sistem (instruksi kerja tidak jelas) atau mengindikasikan
adanya kelemahan pada sistem (tidak dilakukannya on the
job training/ sosialisasi terhadap
108
▪ Immediate Hostility sikap permusuhan yang langsung
ditunjukkan pada saat audit dimulai, misalnya: Saya sibuk,
bagaimana kalau auditnya minggu depan saja? Saya sebentar
lagi ada meeting, bisa ngga auditnya 15 menit saja? Kondisi
ini biasanya meng-indikasikan lemahnya komitmen dan
suppot dari manajemen, audit kurang dianggap sebagai
suatu program penting.
▪ Tidak perlu ribut dengan auditee, cek apakah memang
kebetulan ada urusan mendadak (tidak diduga) yang
penting, yang tidak bisa ditinggalkan, jika ya maka atur
schedule penggantinya.
▪ Jika kondisi tersebut terjadi karena kurangnya komitment,
maka catat dan informasikan ke Lead Auditor dan akan
menyampaikan masalah ini ke Manajemen.
109
I. Audit yang Memberi Nilai Tambah
▪ Internal audit saat ini telah melakukan pendekatan yang
berorientasi pada pemberian nilai tambah (value added)
bagi perusahaan.
▪ Menurut Effendi (2006), ruang lingkup dari value added
internal auditing meliputi:
1. audit sistem informasi (information system audit),
2. audit kepatuhan (compliance audit),
3. audit laporan keuangan dan pengendalian (financial
reporting and control audit),
4. audit program dan kinerja (program and performance
audit).
110
=III=
KEBERHASILAN
AUDIT
111
Keberhasilan audit tidak hanya dengan melakukan wawancara
dengan auditee untuk mencari informasi, menemukan
ketidaksesuaian, mencari “apa yang salah” dan “siapa yang
salah”, namun suatu proses belajar tentang bagaimana
memahami komitmen organisasi dalam peningkatan kualitas atu
kinerja organisasi dalam mencapai tujuan. Oleh karena itu,
auditor berkualitas dan berpengalaman harus mendorong
kegiatan audit sebagai suatu kesempatan untuk membuat
langkah maju dalam pencapaian dan peningkatan kualitas
organisasi.
112
Menurut Joe Kausek dalam Ten Rules Auditing (page
44-49, Quality Press), untuk menjadi auditor yang baik
sebagai berikut:
1. Membuat auditee nyaman seolah bagian dari team
audit. Saat mengaudit gunakan kata pembuka yang
tidak membuat auditee merasa tertekan.
Misalnya: “Jangan kuatir, kami berada disini bukan
untuk mengaudit anda namun sistem”. Kami
melakukan evaluasi terhadap proses dan mencoba
mengidentifikasi kelebihan dan kekurangan dalam
proses serta mencari peluang untuk perbaikan.
113
Kami memerlukan bantuan anda untuk memberikan
informasi dan menjawab beberapa pertanyaan serta
menunjukkan rekaman. Jika ada pertanyaan
silahkan hubungi kami”.
2. Gunakan pertanyaan terbuka, pertanyaan tertutup
dan lanjutkan dengan pertanyaan klarifikasi.
3. Mendengarkan secara aktif. Mendengarkan secara
aktif adalah tidak hanya mendengar tanggapan dari
auditee kata apa yang digunakan namun bagaimana
kata tersebut membentuk sebuah kalimat.
114
4. Jangan biarkan auditee memilih sample. Buatlah
strategi bagaimana memilih sample dalam
memverifikasi jawaban auditee.
5. Identifikasi dampak dari temuan audit (bandingkan
dgn kerugian)
6. Apakah temuan audit memberikan perubahan
positip terhadap organisasi ataukah sebaliknya?
115
7. Konfirmasi temuan dengan auditee. Sampaikan
kepada auditee yang menurut anda merupakan
temuan, agar tidak terjadi ‘mis-komunikasi’, dan
memberi kesempatan bagi auditee untuk
mengkoreksi temuan tersebut. Hal ini akan
melindungi anda sebagai auditor dari penulisan
temuan yang salah.
8. Jangan mencari ‘kutu’, apa itu ‘kutu’, temuan audit
yang sifatnya administrative dan tidak secara
langsung memberikan dampak positif terhadap
kinerja sistem manajemenen.
116
9. Sediakan informasi yang cukup
10.Informasi tentang temuan ketidak-sesuaian yang
ditulis haruslah jelas persyaratan mana yang
dilanggar dan tidak menimbulkan salah persepsi.
11.Dukung kekuatan secara spesifik. Membuat
pernyataan yang spesifik terkait kinerja unit / divisi
yang mempunyai performance positip.
12.Umpan balik auditor
13.Diskusikan hasil temuan audit dengan auditee
disaat waktu luang (misalnya makan siang).
117
Terima Kasih
118

Topik-07 Mengerjakan Audit Sistem Manajemen ISO

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Hak Cipta

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Topik-07 Mengerjakan Audit Sistem Manajemen ISO

Diunggah oleh

Hak Cipta:

MENGERJAKAN AUDIT

Overview of Process Overview of business process record

Conduct Audit and

Document and issue

Closing meeting, present

Audit follow-up and close

2 Ulangi lagi ruang lingkup, tujuan dan kriteria audit.

3 Mulai dengan mengungkapkan ‘hal atau temuan positif’ terlebih

5 Pastikan auditee memahami temuan dan setuju dengan temuan

7 Menyampaikan kesimpulan audit.

8 Sepakati rencana tindak lanjut temuan audit dan tanggal

Peran Paradigma lama Paradigma baru

Kualifikasi untuk pendidikan, pengalaman kerja, dan pengalaman audit ditentukan

▪ untuk Lead Auditor ditentukan dengan kombinasi tabel di

▪ untuk Auditor ditentukan dengan cara yang sama adalah

7. Menulis Laporan Audit

Anda mungkin juga menyukai