Linda S.

Iskandar

WORKSHOP
Tentukan dokumen tersebut dibawah ini masuk kelompok dokumen
pedoman atau record

UU tenaga kerja no 13 tahun 2003, kategori DOKUMEN

1. Standard perhitungan komisi, kategori ………………………………………...
2. Temuan Internal Audit, kategori ……………………………………………
3. MSDS Bahan Kimia, kategori ……………………….
4. Evaluasi Keefektifan Training, kategori ………………………………………………………..
5. Welding Procedure, kategori …………………………………………..............
6. Hasil Pengukuran Lingkungan Hidup, kategori ……………………………………
7. Daftar Hadir Orientasi untuk karyawan baru, kategori ………………………………
8. Kebijakan Perusahaan kategori ……………………………………………………..
9. Laporan Pencapaian Sasaran kategori ………………………………………………………….
10.Notulen manajemen review, kategori ………………………………………….
1

WORKSHOP
Studi Kasus :
Tentukan item dibawah apakah termaksud Proses atau Kegiatan
Contoh : Rekruitmen , Kategori : Dok. Level 2 (Prosedur)
1. Interview karyawan baru, Kategori : …………………………………….
2. Evaluasi Kontraktor, Kategori : ……………………………………
3. Pembuatan Laporan Kalibrasi Internal kategori : …………………………………………….
4. Kalibrasi Peralatan Uji/Ukur, kategori : ……………………………………
5. Pembuatan Laporan Kalibrasi..kategori : …………………………………
6. Pemeriksaan CCP pada produk / output Mixing, kategori : ………………………………….
7. Aturan Personal Hygiene karyawan ………………………………………...
8. Penanganan Keluhan Pelanggan : ………………………………………………
9. Pemberian Label Non Conformity Product ……………………………
10. Standar Pemakaian APD terkait Personal Hygiene ……………………………

2 2

Soal Latihan Managing Documented Information

1
Linda S. Iskandar

WORKSHOP
Study Kasus Dibawah ini merupakan contoh ketidaksesuaian dalam
kegiatan Pengendalian Dokumen & Record, berikan usulan/masukan
untuk mengatasi ketidaksesuaian ini
1. Ditemukan record yang sudah lebih dari 1 tahun belum dibuang. Padahal standard
retention yang telah ditentukan adalah 1 tahun
2. Instruksi kerja cara penggunaan APAR dipasang di samping APAR namun tidak
ada APPOVALnya
3. Instruksi Kerja Operasional Mesin Foto Copy tersimpan di kantor Dept GA
4. Penghancuran Dokumen Kadaluarsa untuk Invoice dengan cara dijadikan kertas
bekas
5. Ditemukan ada Prosedur Pengendalian Dokumen Rev.02 dan Dokumen Rev. 3 di
area Doc. Control dan ke-2 dokumen ada stempel “Controlled Copy”
6. Dalam instruksi Kerja Pemeriksaan material dari supplier ada ketentuan bahwa
jika ada kondisi visual material yg tidak sesuai standar melebihi 30% dari jumlah
sampling maka material wajib di hold, namun Inspector QC menggunakan
sobekan kertas yg ditulis HOLD

3
3

WORKSHOP
Study Kasus Dibawah ini merupakan contoh ketidakefektifan dalam
kegiatan Pengendalian Record, berikan usulan / masukan untuk mengatasi
ketidakefektifan ini

1. Perusahaan ABC mengirim satu Order Customer dalam beberapa kali

pengiriman. Untuk proses penagihan invoice harus disertai dengan surat jalan
dari beberapa pengiriman. Ibu Rapih, Finance administrasi menyimpan record
surat jalan berdasarkan urutan tanggal
2. Data karyawan disimpan berdasarkan kelompok jenis dokumen
File lamaran, File kontrak kerja, File training record, file pengangkatan,
3. Data laporan kerusakan mesin disusun berdasarkan tanggal permintaan
perbaikan
4. PT Selalu Laris, sering kali mengajukan beberapa proposal ke client. Setiap kali
ada perubahan proposal dan supaya proposal tersebut tidak sama, maka
proposal diberi nomer baru. Sekretaris menyimpan proposal berdasarkan no
proposal
4 4

Soal Latihan Managing Documented Information

2
Linda S. Iskandar

WORKSHOP
• Bekerja dan diskusi dalam Kelompok

• Berdasarkan Studi kasus dibawah ini Tentukan Langkah apa yang akan
Anda lakukan terkait dengan revisi prosedur (PENGENDALIAN
DOKUMEN)

Waktu : 30 Menit
5

Studi Kasus
Prosedur Pengendalian Dokumen

Dalam prosedur saat ini, pemesanan material (obat) di logistik belum

memperhatikan stok yang ada, sehingga terjadi penumpukan obat
yang cukup banyak di gudang. Oleh karenanya dibuat peraturan
bahwa sebelum Logistik membeli, pertama-tama harus mengecek
apakah stok barang tersedia, bila tersedia maka stok harus
digunakan lebih dahulu.
Peraturan ini akan dituangkan ke dalam Prosedur Pengadaan Barang
dan Jasa.
Andaikan Anda adalah Ka Dep Logistik, coba simulasikan tindakan
yang Anda lakukan sehubungan dengan revisi prosedur tersebut.

Soal Latihan Managing Documented Information

3
Linda S. Iskandar

WORKSHOP
Identifikasi dokumen pedoman di perusahaan (baik internal
maupun eksternal) di 2 departemen, cek apakah ada dokumen
yang belum dikendalikan sesuai aturan pengendalian dokumen

Identifikasi improvement yang bisa dilakukan untuk

 Pengendalian Dokumen Internal Baru
 Pengendalian Dokumen Eksternal Revisi
 Pengendalian Dokumen Kadaluarsa
 Pengendalian Dokumen Baru Confidential
 Dan buat Flowchart nya

WORKSHOP
• Bekerja dan diskusi dalam Kelompok

• Identifikasi improvement yang bisa

dilakukan untuk sistem pengendalian
 Dokumen confidential
 Dokumen soft copy
 Back up data

Waktu : 30 Menit
8

Soal Latihan Managing Documented Information

4