Jelajahi eBook
Kategori
Jelajahi Buku audio
Kategori
Jelajahi Majalah
Kategori
Jelajahi Dokumen
Kategori
Oleh:
Kelompok 6 (G1)
Cokorda Bagus Pranajaya Pemayun 2007521292/15
Anak Agung Bagus Kompyang Januarta 2007521235
1.3 Tujuan
1. Untuk Mengidentifikasi kebutuhan pelatihan
2. Memahami tujuan dan pengembangan SDM
3. Memahami perencanaan dan mengembangankan program pelatihan dan
pengembangan SDM
4. Untuk Implementasi program
5. Memahami Evaluasi dan monitoring program
Kebutuhan pelatihan dan pengembangan
Pada dasarnya, terdapat 3 jenis utama Analisis Kebutuhan Pelatihan atau (Training
Needs Analysis/TNA) berdasarkan tingkatannya. Ketiga jenis Analisis Kebutuhan
Pelatihan ini diantaranya adalah Individual Analysis (Analisis Individu), Task
Analysis atau Work Analysis (Analisis Tugas atau Analisis Pekerjaan)
dan Organizational Analysis (Analisis Organisasi).
1. Analisis Individu
Analisis Kebutuhan Pelatihan yang pertama adalah Analisis tentang individu
atau orang. Analisis Individu ini berfokus pada orang itu sendiri. Analisis ini
berkaitan dengan orang-orang yang berada di dalam organisasi yang
membutuhkan pelatihan dan pengembangan di bidang tertentu. Kinerja atau
hasil kerja individu dapat diambil dari data penilaian kinerja dan dibandingkan
dengan tingkat yang diharapkan atau kinerja standar yang ditentukan
organisasi. Analisis Individu juga dapat dilakukan melalui kuesioner, umpan
balik, wawancara pribadi dan lain-lainnya.
Misalnya Analisis Individu pada seorang manajer, jabatan manajer merupakan
jabatan tinggi yang memerlukan analisis lengkap. Dimulai dari pengalaman
manajer atau karyawan yang bersangkutan, pengetahuan, kemampuan hingga
pada kepribadian mereka. Manajer pada dasarnya merupakan sebuah jabatan
yang memiliki penghasilan yang tinggi namun mereka yang menjabat sebagai
manajer ini juga harus mengetahui dan memahami apa yang seharusnya
dilakukan dan dimiliki oleh seorang manajer seperti bagaimana caranya untuk
menangani bawahannya, mengetahui setiap detil pekerjaan bawahannya serta
dapat bekerjasama dengan semua pihak yang berkaitan dengan tugas dan
jabatannya.
2. Analisis Tugas atau Analisis Pekerjaan
Merupakan dasar untuk mengembangkan program job-training. Sebagaimana
program training dimaksudkan untuk membantu pegawai meningkatkan
pengetahuan, skill dan sikap terhadap suatu pekerjaan. Analisis Tugas ini
menentukan tugas-tugas utama dan tingkat keterampilan yang diperlukan
dalam melakukan tugas-tugas tersebut. Dengan mengetahui keterampilan yang
dibutuhkan ini, pihak Manajemen dapat menentukan pelatihan terbaik yang
seharusnya dimiliki oleh karyawan. Kurikulum pelatihan akan menjadi standar
bagi semua orang di setiap posisi karena pelatihannya berfokus pada tugas
yang harus dikuasai, bukan pada orang-orang atau individu-individunya.
3. Analisis Organisasi
Analisis Organisasi adalah Analisis yang membantu perusahaan atau
organisasi untuk memprediksi tentang strategi bisnis di masa depan untuk
mencapai tujuan dan sasaran organisasinya. Analisis organisasi pada dasarnya
adalah penentuan kebutuhan pelatihan untuk organisasi secara menyeluruh
seperti visi dan misi, sasaran dan tujuan organisasi serta rencana-rencana
strategis.
Analisis organisasi bertujuan meninjau kembali apakah tujuan organisasi
secara keseluruhan telah tercapai atau belum. Tujuan organisasi secara
keseluruhan perlu ditinjau kembali apakahmemang sudah mencapai target
atau belum. Apabila organisasai tidak atau belum mencapai target dengan
efektif maka manajemen perlu program pelatihan.
2.2 Menentukan tujuan dan pengembangan SDM
Langkah selanjutnya menetapkan tujuan program. Apakah program diberikan pada
karyawan yang barusaja diterima pada semua level pekerjaan atau hanya yang
menduduki jabatan tertentu. Apakah program diberikan dalam bentuk ketrampilan
teknis, analisis atau konseptual, ataukah kemampuan hubunganmanusiawi.
Berbagai bentuk alternatif tujuan lainnya memang harus secara gamblang ditentukan
untukmengetahui kearah mana rekrutmen akan membentuk sumber daya manusianya
dengan aplikasi program ini.
Berikut adalah beberapa langkah yang harus dilakukan oleh Perusahaan dalam
melakukan penetapan tujuan program Pelatihan dan Pengembangan:
A. Identifikasi kebutuhan pelatihan atau studi pekerjaan
Tujuan penentuan kebutuhan pelatihan dan pengembangan adalah untuk
mengumpulkan sebanyak mungkin informasi yang relevan guna mengetahui
data atau menentukan perlu atau tidaknya pelatihan dan pengembangan
dilakukan dalam perusahaan. Ada 4 macam keterampilan yang pada umumnya
diberikan dalam pelatihan:
Knowledge based skill (skil atau kemampuan yang berdasar pada
pengetahuan yang dikuasai, misalnya; melakukan pelatihan untuk
menjalani pekerjaan sebagai administrator).
Singular behavior skill (kecakapan perilaku kerja yang sederhana,
misalnya; senyum dalam melayani cutomer).
Limited interpersonal skill (kemampuan interpersonal terbatas,
misalnya; cara mendelegasikan tanggung jawab terhadap bawahan).
Social interactive skills (keterampilan sosial-interaktif, misalnya;
kemampuan untuk mengendalikan konflik, kepemimpinan yang
efektif).
B. Penetapan Sasaran
Sasaran dibagi menjadi dua, yaitu sasaran umum dan khusus, sasaran umum;
sasaran pelatihan (adanya pengenalan prinsip-prinsip umum yang dapat
digunakan dalam situasi kerja sehari-hari) dan sasaran bagi subjek (setelah
mengikuti pelatihan karyawan menampilkan perilaku kerja yang sesuai dengan
yang didapatkannya dari pelatihan).
Sasaran khusus; sasaran kognitif (peserta memahami dan mampu
mengidentifikasi), sasaran afektif (peserta menunjukkan adanya kesediaan),
sasaran psikomotor (penguasaan motorik dalam menjalani pekerjaan misalnya
mengetik).
C. Penetapan kriteria keberhasilan dengan alat ukurnya
Jika sebagaian besar peserta pelatihan menunjukkan adanya penguasaan, maka
dapat disimpulkan proses pelatihan efektif. Adapun agar kita dapat
mengetahui ada atau tidaknya perkembangan atau penguasaan yang
meningkat, maka sebelum dilakukan sebuah pelatihan harus dilakukan terlebih
dahulu mengenai ujian tentang taraf penguasaan peserta pelatihan (pre-test),
yang nantinya akan dibandingkan dengan hasil ujian yang diberikan setelah
pelatihan dilakukan, kemudian dihitung taraf kontribusi atau perubahnnya
seberapa banyak.
D. Penetapan Metode Latihan
Ketepatan metode pelatihan dan pengembangan tergantung pada tujuan yang
hendak dicapai, mulailah dengan mengidentifikasi mengenai apa yang
diinginkan agar para pekerja mengerti apa yang harus diketahui dan
dilakukan. Metode apa yang tepat untuk dipakai dapat dilihat dalam
pembahasan metode-metode pelatihan dan pengembangan untuk mengetahui
metode-metode yang dapat dilakukan dalam Pelatihan dan Pekerjaan.
E. Percobaan dan evaluasi
Setelah kebutuhan pelatihan, sasaran pelatihan ditetapkan, kriteria
keberhasilan dan alat ukurnya dikembangkan, bahan untuk latihan dan metode
latihan disusun dan ditetapkan maka langkah berikutnya adalah melakukan uji
coba dan evaluasi. Dengan diadakannya sebuah pelatihan dan pengembangan
tentu harus menjadi suatu solusi yang tepat bagi permasalahan perusahaan,
yaitu dapat memperbaiki kekurangan atau bahkan dapat menambah
keterampilan pada setiap karyawan atau pekerja. Adapun tujuan dari
diadakannya tahap ini adalah dalam rangka melakukan pengujian apakah
program pelatihan dan pengembangan tersebut efektif dalam mencapai target-
target yang telah ditetapkan oleh perusahaan.
2.3 Merencanakan dan mengembangankan program pelatihan dan pengembangan
SDM
Setelah tujuan mengidentifikasi maka organisasi perlu membuat perencanaan
sekaligusmengembangkan program ini. Berikut adalah Langkah-langkah analisis
merencanakan dan mengembangankan program pelatihan dan pengembangan
SDM
Melakukan Identifikasi Masalah Organisasi
Dalam hal ini yang harus dilakukan adalah melakukan analisis tentang apa
sebetulnya masalah organisasi yang ingin diperbaiki, terutama masalah yang
berkaitan dengan pelaksanakan pelatihan. Memahami permasalahan yang
sedang dihadapi oleh organisasi. Masalah tersebut dapat ditemukan melalui
survei awal dengan melakukan wawancara dengan pegawai, atau dokumen
kinerja tentang organisasi tersebut, atau berdiskusi dengan pimpinan unit
kerja.
Menentukan Tujuan Analisis Kebutuhan Pelatihan
Setelah melakukan tahapan awal mengidentifikasi seluruh kemungkinan
permasalahan bagi organisasi kemudian mencatatnya untuk menentukan
bagaimana menindaklanjutinya. Kumpulkan sebanyak mungkin tentang isu isu
dan masalah dihadapi, dengan tingkat kehati-hatian dalam menyimpulkan akar
masalah. Gunakan teknik wawancara dengan seluruh pejabat dan staf yang
ada.
Menentukan Responden
Responden adalah sumber data yang akan anda tanya berkaitan dengan fokus
atau tujuan dari analisis kebutuhan pengembangan. Penentuan responden
sangat bergantung pada hasil identifikasi focus kompetensi yang dibutuhkan
apakah pejabat structural atau para petugas pemberi layanan. Karena
penentuan responden dalam analisis kebutuhan pengembangan akan sangat
mempengaruhi hasil data yang didapatkan.
Desain Proses Analisis Kebutuhan Pelatihan
Proses ini berkenaan dengan cara atau bagaimana analisis kebutuhan pelatihan
akan dilakukan, poin penting dalam menentukan desain analisis kebutuhan
pengembangan adalah penentuan teknik analisis kebutuhan pengembangan
yang akan dilaksanakan pada saat proses pengumpulan dan analisis data.
Penentuan Tim dan Waktu Pelaksanaan
Penentuan tim pelaksana dan waktu pelaksanaan analisis kebutuhan
pengembangan adalah hal yang paling penting diperhatikan yaitu mereka
yang akan menjadi “peneliti” menyusun instrumen, mengumpulkan data,
analisis data dan kemudian menyusun laporan hasil analisis kebutuhan
pengembangan. Tim ini harus yang memiliki kemampuan atau kompetensi
seperti peneliti karena mereka akan melakukan analisis kebutuhan
pengembangan yang hakekatnya seperti proses kegiatan penelitian. Dan
berikutnya adalah menetapkan jadwal tentang kapan menyusun instrumen,
mengumpulkan data dan menganalisis data serta menyampaikan laporan.
Analisis Kebutuhan Pelatihan akan menghasilkan dua output utama
yaitu : pertama Rekomendasi Kebutuhan jenis dan jenjang pelatihan tertentu
yang harus dilaksanakan untuk mengatasi kesenjangan kompetensi
pegawai. Kedua Rekomendasi upaya-upaya yang harus dilakukan manajemen
(pimpinan organisasi) untuk mengatasi kesenjangan kompetensi dan kinerja di
organisasi tersebut.
2.4 Implementasi program
Organisasi perlu memotivasi peserta program untuk mendorong keberhasilan
mereka dalam loka karya yang berfokus pada penyajian pengetahuan dan
keterampilan selain ini pelatihan. Program pelatihantersebut disosialisasikan pada
peserta dan dibuat representative untuk revisi final pada hasil akhir untukmemastikan
efektivitas program. Program ini bias dilakukan dengan dua metode, yaitu on the job
training dan off the job taining.
Bentuk pelatihan ini mempunyai keuntungan karna cukup fleksibel, baik dalam
halokasi danorganisasi. bentuknya pun dapat disesuaikan dengan kebutuhan dan
berkaitan langsung denganpekerjaan karyawan.
a. On the job training (OJT)
On the job training adalah pelatihan pada karyawan untuk mempelajari bidang
pekerjaannyasambil benar-benar mengerjakannya. Dalam banyak rekrutmen,
OJT adalah satu-satunya jenispelatihan yang tersedia dan biasanya meliputi
karyawan baru sampai karyawan lama yang sudahberpengalaman.Beberapa
bentuk pelatihan OJT antara lain:
Couching / understudy
Bentuk pelatihan dan pengembangan ini dilakukan ditempat kerja oleh atasan
atau karyawanyang berpengalaman. Metode ini dilakukan dengan pelatihan
secara informal dan tidakterencana dalam melakukan pekarjaan seperti
menyelesaikan masalah, partisipasi dengantim, kekompakan, pembagian
pekerjaan dan hubungan dengan atasan atau teman kerja.
Pelatihan magang /apprenticeship training
Pelatihan yang mengombinasikan antara pelajaran dikelas dengan praktik
ditempat kerjasetelah beberapa teori diberikan pada karyawan. Karyawan akan
dibimbing untukmempraktikkan dan mengaplikasikan semua prinsip belajar
pada keadaan pekerjaansesungguhnya
b. Off the job training
adalah metode pelatihan SDM yang diselenggarakan di luar lokasi kerja atau
di luar kantor selama jangka waktu tertentu. Tujuan membuat training di luar
kantor adalah demi menciptakan lingkungan yang lebih kondusif untuk belajar
dan melatih diri. Gambaran mengenai proses kerja beserta tugas-tugasnya
secara umum sudah pasti akan dipaparkan selama proses pelatihan SDM ini.
Bahkan, jika memungkinkan, juga akan dilakukan praktik kerja selama
masa training tersebut berlangsung. Namun, tentu saja akan ada perbedaan
yang cukup besar dengan suasana atau kondisi di tempat kerja dan di lapangan
nanti. Dengan kata lain, tidak hanya menyiapkan lokasi baru atau lokasi selain
tempat kerja untuk melatih SDM, tetapi perusahaan juga perlu memastikan
ketersediaan peralatan training yang dirasa memadai sesuai dengan posisi
pekerjaan yang hendak diberikan pelatihan.
Adapun bentuk-bentuk dari off the job training:
Lecture
Teknik ini seperti kulIah dengan presentasi atau ceramah yang diberikan
penyelia atau pengajarpada kelompok karyawan. Dilanjutkan dengan
komunikasi dua arah dan diskusi. Hal inidigunakan untuk memberikan
pengetahuan umum pada peserta.
Presentasi dengan video
Teknik ini menggunakan media video, film, atau televisi sebagai sarana
presentasi tentangpengetahuan atau bagaimana melakukan suatu pekerjaan.
Metode ini dipakai apabila pesertscukup banyak dan masalh yang
dikemukakan cukup kompleks.
Vestibule training
Adalah metode pelatihan untuk meningkatkan keterampilan, terutama yang
bersifat teknikal, di tempat pekerjaan, akan tetapi tanpa mengganggu aktivitas
kerja sehari-hari. Scenario penggunaannya adalah sebagai berikut : Misalkan
sebuah organisasi akan melakukan vestibule training. Organisasi akan
menyediakan lokasi tertentu dalam organisasi untuk “meniru” kegitan-
kegiatan yang berlangsung dalam organisasi yang bersangkutan. Akan tetapi,
karena lokasi “meniru” itu disediakan di tempat khusus, kegiatan-kegiatan
sebenarnya tidak terganggu sama sekali.
Role playing
Adalah metode pelatihan dengan teknik memainkan peran tertentu dalam
suatu situasi kerja. Pegawai kemudian diminta untuk memberikan response
terhadap peran yang lain, memberikan sejumlah tanggapan berupa kritikan
atau pujian yang membangun.
Case study
Adalah metode pelatihan dengan prinsip penyelesaian
kasus tertulis. Penggunaan studi kasus sebagai instrument pelatihan dapat
mempunyai dua makna. Pertama, peserta pelatihan mempelajari situasi
problematic tertentu dengan proses penyelesaian dari orang lain. Kedua,
peserta pelatihan menganalisis situasi problematic sendiri dan menemukan
solusi terbaik penyelesaian masalah.
Simulation
Pengertian simulation adalah suatu bentuk pelatihan dengan menggunakan
suatu alat mekanikal yang identik betul dengan alat yang akan digunakan oleh
peserta pelatihan dalam tugasnya. Metode simulasi berbeda dengan vestibule
training karena metode simulasi lebih menekankan pada penguasaan
penggunaan alat mekanikal yang persis sama dengan yang akan digunakan
saat bekerja, sedangkan vestibule training memusatkan tujuan pelatihan pada
peningkatan keterampilan yang bersifat teknikal.
Self study
Inti dari metode ini adalah pembelajaran terhadap informasi kerja yang
dilakukan secara mandiri oleh pegawai. Banyak organisasi yang mendorong
pegawainya untuk belajar sendiri, akan tetapi terkendali melalui proses belajar
yang terprogram.
Programmed learning
Inti dari metode ini adalah penggunaan prinsip memberikan pertanyaan
kepada peserta pelatihan. Metode ini dilakukan secara otomatis dengan
membuat program khusus pada computer yang memungkinkan adanya umpan
balik penyelesaian secara langsung pada setiap pertanyaan yang telah dijawab.
2.5 Evaluasi dan Monitering Program
Evaluasi
Evaluasi merupakan kegiatan yang terikat dengan waktu untuk mengkaji
secara sistematis dan objektif, relevansi, kinerja, dan keberhasilan
dari program yang sedang berjalan atau program yang telah selesai. Evaluasi
dilakukan secara selektif untuk menjawab pertanyaan spesifik, yang akan
dijadikan pedoman bagi pengambil keputusan atau manajer, serta
untukmenyediakan informasi apakah asumsi atau teori yang melatar belakangi
suatu program adalah valid, apakah program berhasil atau tidak berhasil dan
mengapa. Evaluasi biasanya bertujuan untuk memastikan atau menilai apakah
suatu program itu relevan, dirancang dengan baik, efisien, efektif, memberi
dampak positif, dan dapat berkesinambungan (sustain), atau bahkan
dikembangkan
Berdasarkan waktu dan pelaksananya, evaluasi dibedakan menjadi beberapa
ragam pengertian seperti berikut.
a. Evaluasi formatif dan evaluasi sumatif
Evaluasi formatif adalah evaluasi yang dilaksanakan terhadap program atau
kegiatan yang telah dirumuskan, sebelum program atau kegiatan itu sendiri
dilaksanakan. Sedangkan evaluasi sumatif, merupakan kegiatan evaluasi yang
dilakukan setelah program selesai dilaksanakan.
b. Evaluasi intern dan evaluasi ekstern
Bahwa suatu evaluasi internal, yang diadakan secara internal oleh staf yang
bekerja pada program tersebut, biasanya berkembang secara alami. Tujuannya
adalah untuk mengumpulkan feedback pada aspek program yang ditinjau dan
kemungkinan revisi sedang berlangsung.
Evaluasi ekstern, adalah evaluasi yang dilaksanakan oleh pihak luar, meskipun
inisiatif dilakukannya evaluasi dapat muncul dari kalangan orang luar, atau
justru diminta oleh organisasi pemilik atau pelaksana program yang
bersangkutan
Monitoring
Monitoring adalah proses rutin pengumpulan data dan pengukuran kemajuan
atas obyektif program. Monitoring sendiri dapat diartikan sebagai kegiatan
untuk mengikuti suatu program dan pelaksanaannya secara mantap, teratur dan
terus-menerus dengan cara mendengar, melihat dan mengamati, serta mencatat
keadaan serta perkembangan program tersebut. Pengumpulan data atau
informasi dalam monitoring dimaksudkan untuk mengetahui kenyataan
sebenarnya dalam pelaksanaan program yang dipantau. Sasaran monitoring
adalah kelangsungan program dan komponen-komponen program yang
mencakup input, proses, output dan outcome. Monitoring mempunyai
beberapa tujuan, sebagai berikut.
a. Compliance (kesesuaian/kepatuhan)
Menentukan apakah implementasi kebijakan tersebut sesuai dengan standard
dan prosedur yang telah ditentukan.
b. Auditing (pemeriksaan) Menentukan apakah sumber-sumber/pelayanan
kepada kelompok sasaran (target groups) memang benar-benar sampai kepada
mereka.
c. Accounting (Akuntansi) Menentukan perubahan sosial dan ekonomi apa saja
yang terjadi setelah implementasi sejumlah kebijakan publik dari waktu ke
waktu.
d. Explanation (Penjelasan) Menjelaskan mengenai hasil-hasil kebijakan publik
berbeda dengan tujuan kebijakan publik.
KESIMPULAN
Dari pemaparan materi diatas dapat disimpulkan bahwa pada saat kita
mengidentifikasi kebutuhan pelatihan terdapat tiga analisis ketiga jenis Analisis
Kebutuhan Pelatihan ini diantaranya adalah Individual Analysis (Analisis
Individu), Task Analysis atau Work Analysis (Analisis Tugas atau Analisis
Pekerjaan) dan Organizational Analysis (Analisis Organisasi).
Pelatihan dan pengembangan adalah dua hal yang berbeda. Pelatihan (training)
adalah serangkaian aktivitas yang dirancang untuk meningkatkan keahlian,
pengetahuan, pengalaman, ataupun perubahan sikap seseorang. Sedangkan
pengembangan (development) mempunyai ruang lingkup lebih luas.
On the job training adalah metode pelatihan yang dilaksanakan di tempat kerja
yang sebenarnya dilakukan sambil bekerja. Sedangkan metode Off the job
training adalah metode pelatihan dengan menggunakan situasi di luar pekerjaan.
Umumnya digunakan apabila target yang perlu dicapai banyak.
DAFTAR PUSTAKA
Codemi. (2021, January 19). Perbedaan Pelatihan SDM On the Job Training dan Off the Job Training.
Retrieved from https://codemi.co.id/perbedaan-pelatihan-sdm-on-the-job-training-dan-off-
the-job-training/
Hafidz. (2009, June 16). PENGERTIAN MONITORING DAN EVALUASI. Retrieved from
https://hafidzf.wordpress.com/2009/06/16/pengertian-monitoring-dan-evaluasi/
Noe, R. A. (2010). Employee Training and Development. Americas, New York, NY, : Published by
McGraw-Hill/Irwin,.
Prasetyo, E. (2020, June 25). MEMAHAMI ANALISIS KEBUTUHAN PELATIHAN. Retrieved from
https://bpsdmd.ntbprov.go.id/memahami-analisis-kebutuhan-pelatihan-oleh-haeli-se-m-ak/