KONSEP DASAR MANAJEMEN PROYEK

Tim Dosen :
Syanti Irviantina, S.Kom. M.Kom
Novriadi Antonius Siagian, S.Kom.,M.Kom

PRODI. TEKNIK INFORMATIKA (S-1)

Pendahuluan
• IT telah menjadi tolak ukur peradaban dunia
• Fasilitas dan infrastruktur IT terus berkembang dan proyek-proyek IT
bermunculan dimana-mana
• Proyek IT berbeda dengan proyek pada umumnya
• Proyek IT rentan terhadap perubahan dan kegagalan.
Manfaat Menggunakan Manajemen Proyek
Formal
• Kendali yang lebih baik dalam finansial, fisik dan SDM
• Peningkatan hubungan pelanggan
• Waktu pengembangan yang lebih singkat
• Biaya yang lebih rendah
• Mutu yang lebih baik dan kehandalan yang meningkat
• Keuntungan yang lebih tinggi
• Produktivitas meningkat
• Moral pekerja yang lebih tinggi (berkurangnya tekanan)
Definisi Proyek 1/2
• Proyek adalah usaha sementara yang dilakukan untuk menghasilkan
produk, layanan atau hasil yang unik *
• Operasional adalah pekerjaan yang dilakukan untuk mempertahankan
bisnis
• Proyek berakhir ketika tujuannya tercapai atau proyek telah diakhiri
• Proyek bisa besar atau kecil dan memerlukan waktu singkat atau lama
untuk diselesaikan

*PMI, A Guide to the Project Management Body of Knowledge(PMBOK® Guide) (2004), p. 5.

Definisi Proyek 2/2
• Keluaran dari proyek berupa :
• Sebuah produk yang bisa berupa komponen dari produk lain ataupun produk
akhir
• Sebuah kapabilitas untuk melakukan jasa (cth, fungsi bisnis yang dapat
mendukung produksi atau distribusi)
• Sebuah hasil berupa dokumen (contoh proyek penelitian yang menghasilkan
pengetahuan baru)
Contoh Proyek TI
• Help desk atau pekerja teknis mengganti laptop untuk departemen
kecil
• Sebuah software house menambah fitur baru ke dalam software
buatan mereka
• Kelompok mahasiswa menciptakan aplikasi smartphone dan
menjualnya secara online
• Pemerintah mengembangkan sistem untuk melakukan pelacakan
penyebaran virus covid-19
• Sebuah perusahaan mengembangkan sebuah sistem baru untuk
meningkatkan produktivitas departemen penjualan
Atribut Proyek
• Memiliki tujuan yang unik
• Bersifat sementara
• Dikembangkan menggunakan elaborasi progresif
• Memerlukan sumberdaya, seringkali dari berbagai area
• Harus memiliki pelanggan atau sponsor utama
• Sponsor proyek biasanya menyediakan arahan dan dana untuk proyek
• Bersifat tak tentu
Batasan Proyek
• Setiap proyek memiliki batasan yang berbeda-beda dalam :
• Sasaran lingkup : pekerjaan apa yang akan dilakukan
• Sasaran waktu : berapa lama harus diselesaikan?
• Sasaran biaya : berapa biayanya?
• Tugas manajer proyek adalah untuk menyeimbangkan ketiga sasaran
yang seringkali saling bersaing ini
Tiga Batasan Manajemen Proyek

Manajemen proyek yang berhasil berarti memenuhi

ketiga sasaran (lingkup, waktu, biaya) dan
memuaskan sponsor proyek
Tambahan batasan keempat
• Kualitas oleh beberapa orang disebut juga sebagai batasan keempat
dari manajemen proyek
• Untuk memenuhi 3 batasan dan sekaligus juga memenuhi kualitas
yang baik maka diperlukan proyek manajemen yang bagus
Definisi Manajemen Proyek
• Manajemen proyek adalah penerapan pengetahuan, keahlian, alat
bantu dan teknik pada aktivitas proyek untuk memenuhi kebutuhan
proyek *

*PMI, A Guide to the Project Management Body of Knowledge

(PMBOK® Guide) (2004), p. 8.
 Illustrasi Kerangka Kerja Manajemen
Proyek

Sembilan Bidang Pengetahuan

Manaj. Manaj. Manaj. Manaj. Alat Bantu

Skop Waktu Biaya Kualitas (Tool)
Fungsi Utama
Manajemen Integrasi Proyek
Fungsi Pendukung
Kebutuhan
Dan Manaj. Manaj. Manaj. Manaj. Teknik
Ekspektasi SDM Komu- Resiko Penga- (Technique)
Stakeholder nikasi daan
Stakeholder Proyek
• Stakeholder adalah orang-orang yang terlibat atau dipengaruhi
aktivitas-aktivitas proyek
• Stakeholder mencakup:
• Sponsor proyek
• Manajer proyek
• Tim proyek
• Staf pendukung
• Pelanggan
• Pengguna
• pemasok
Alat Bantu dan Teknik Manajemen Proyek
• Alat bantu dan teknik manajemen proyek membantu manajer proyek
dan timnya dalam berbagai aspek manajemen proyek
• Alat bantu dan teknik spesifik:
• Carta proyek (Project Charter), pernyataan lingkup dan WBS (Work
Breakdown Structure)
• Gantt Chart, diagram jaringan, analisis jalur kritis, penjadwalan rantai kritis
(waktu)
• Estimasi biaya dan earned value management(biaya)
9 Bidang Pengetahuan Manajemen Proyek
• Bidang pengetahuan adalah kompetensi utama yang harus
dikembangkan oleh manajer proyek
• 4 bidang pengetahuan inti mengarah kepada tujuan proyek spesifik(lingkup,
waktu, biaya dan mutu)
• 4 bidang pengetahuan yang merupakan alat pencapaian tujuan proyek (SDM,
komunikasi, resiko dan manajemen pengadaan)
• 1 bidang pengetahuan (manajemen integrasi proyek) mempengaruhi dan
dipengaruhi oleh semua bidang pengetahuan lainnya
Faktor Keberhasilan Proyek*
1. Dukungan eksekutif
2. Keterlibatan pengguna
3. Tujuan bisnis yang jelas
4. Pengalaman manajer proyek
5. Mengoptimalkan ruang lingkup
6. Proses proyek yang baik
7. Keahlian manajemen proyek
8. Sumber daya yang terampil
9. Ekseskusi
10. Alat dan infrastruktur
Peran Manajer Proyek
• Manajer proyek harus familiar dengan 9 bidang pengetahuan
manajemen proyek dan menguasai alat bantu dan teknik yang sesuai
• Manajer proyek harus bekerjasama dengan pemangku kepentingan
khususnya pihak sponsor dan tim proyek
• Setiap jenis proyek memiliki sifat yang berbeda, oleh karena itu
manajer proyek harus fleksibel
• Definisi kerja formal dari manajer proyek sangat tergantung terhadap
sifat dari proyek yang ditanganinya (misalnya non-IT atau IT)
Keahlian yang disarankan bagi Manajer
Proyek
• Manajer proyek memerlukan keahlian “keras” dan keahlian “lunak”
• Keahlian keras mencakup pengetahuan produk dan tahu bagaimana
menggunakan berbagai alat bantu dan teknik manajemen proyek
• Keahlian lunak mencakup kemampuan untuk bekerjasama dengan berbagai
macam orang
Keahlian yang Disarankan Bagi Manajer
Proyek
• Manajer proyek yang efektif
• Lead by example
• Visioner
• Kompeten secara teknis
• Pengambil keputusan
• Pandai berkomunikasi
• Motivator
Keahlian yang tidak disarankan Bagi Manajer
Proyek
• Manajer proyek yang tidak efektif
• Tidak percaya diri
• Tidak kompeten secara teknis
• Tidak pandai berkomunikasi
• Tidak bisa memotivasi orang
• Menjadi contoh yang buruk
Sertifikasi Management Proyek
• Sertifikasi Manajemen Proyek Profesional (PMP) bisa diperoleh dari
PMI
• Seorang PMP berarti telah memiliki portofolio pengalaman proyek
yang cukup, menyetujui untuk mengikuti semua kode etik yang telah
disyaratkan oleh PMI dan lulus ujian PMP
• Saat ini jumlah orang yang mendapatkan sertifikasi PMP semakin
meningkat
Software Manajemen Proyek
• MS-Project
• Gantt Project
• Bitrix24
• Wrike
• Freedcamp