Manajemen Ruang

Lingkup Proyek
Kode Mata Kuliah : IF0042
Tim Dosen : Syanti Irviantina, S.Kom. M.Kom
Novriadi Antonius Siagian, S.Kom.,M.Kom

PRODI. TEKNIK INFORMATIKA (S-1)

Learning Objectives
1. Memahami pentingnya project scope
management yang baik
2. Mendiskusikan metode untuk mengumpulkan
dan mendokumentasikan requirement untuk
memenuhi kebutuhan dan harapan stakeholder
3. Menjelaskan proses scope definition dan
menggambarkan isi dari project scope statement
4. Mendiskusikan proses untuk membuat Work
Breakdown Structure
Learning Objectives (continued)
• Menjelaskan pentingnya menguji scope dan
bagaimana kaitannya dengan mendefinisikan dan
mengendalikan scope
• Memahami pentingnya mengendalikan scope dan
pendekatan untuk mencegah masalah yang
berhubungan dengan scope pada proyek TI
• Menggambarkan bagaimana software dapat
membantu dalam project scope management

STMIK Mikroskil
Gambaran Klasik Kegagalan
Manajemen Proyek IT
Manajemen Ruang Lingkup
Proyek
 Scope mengacu semua pekerjaan yang terlibat
dalam menciptakan produk dari proyek dan proses
untuk menciptakannya
 Deliverable adalah sebuah produk yang dihasilkan
sebagai bagian dari proyek, seperti: hardware atau
software, dokumen perencanaan, or hasil
pertemuan/rapat
 Project scope management mencakup proses-
proses yang harus dilakukan dalam mendefinisikan
dan mengendalaikan apakah pekerjaan itu
merupakan bagian proyek ataukah tidak
Proses Manajemen Ruang Lingkup
Proyek
 Pengumpulan kebutuhan: menetapkan dan
mendokumentasikan fitur dan fungsi dari produk yang
dihasilkan dalam proyek seperti proses yang digunakan
untuk menciptakan proyek.
 Menentukan ruang lingkup: meninjau project charter,
persyaratan dokumen, dan aset organisasi untuk
membuat sebuah scope statement
 Membuat WBS: mengelompokkan deliverables proyek
ke dalam bagian – bagian yang kecil, komponen yang
lebih mudah untuk ditangani
 Verifikasi skop: meresmikan penerimaan terhadap
project deliverables
 Mengontrol skop: mengawasi perubahan terhadap
project scope selama proyek berlangsung
Project Scope Management
Summary
1. Mengumpulkan Kebutuhan
• Kebutuhan: kondisi / kesanggupan yang harus
dimiliki atau dipenuhi oleh sistem, produk, servis,
hasil, atau komponen untuk memenuhi kontrak,
standar, spesifikasi atau dokumen formal lainnya
(PMBOK® Guide, 2008)
Metode pengumpulan kebutuhan
▪ Wawancara
▪ Memfasilitasi pelaksanaan workshop
▪ Menggunakan teknik pembuatan keputusan dan
kreatifitas kelompok
▪ Kuesioner dan survei
▪ Observasi
▪ Prototyping
▪ Software tools
Kebutuhan Dokumen
 Dokumen kebutuhan dihasilkan oleh software dan
meliputi teks, gambar, diagram, video dan media lain;
sering dibagi menjadi kategori yang berbeda seperti
fungsional, servis, performansi, kualitas, kebutuhan
pelatihan.
 Perencanaan manajemen kebutuhan menjelaskan
bagaimana project requirements dianalisis,
didokumentasi dan dikelola
 Requirements traceability matrix (RTM) ialah tabel yang
berisi daftar requirements, atribut yang bervariasi untuk
setiap requirement, dan status dari requirement untuk
memastikan semua requirement telah terpenuhi
Requirements Traceability Matrix
2. Menentukan Ruang Lingkup
• Kunci utama untuk mempersiapkan project scope statement
meliputi: project charter, dokumen kebutuhan, dan organizational
process assets seperti: kebijakan dan prosedur yang berhubungan
dengan scope statement seperti berkas proyek dan pengetahuan
tentang proyek yang menyerupai

• Dengan berjalannya waktu, lingkup sebuah proyek harus semakin

jelas dan spesifik
3. Membuat Work Breakdown
Structure (WBS)
▪ WBS ialah kelompok kerja yang berorientasi pada
hasil (deliverable) yang terlibat dalam sebuah
proyek yang mendefenisikan total lingkup proyek
▪ WBS merupakan dokumen yang memberikan dasar
untuk perencanaan dan pengelolaan jadwal
proyek, biaya, sumberdaya, dan perubahan
▪ Input utama untuk membuat WBS: project scope
statement, stakeholder dokumen kebutuhan, dan
organizational prosess assets
▪ Decomposition: pengelompokan deliverable
proyek menjadi potongan kecil
Sample Intranet WBS Organized by
Product
Sample Intranet WBS Organized by Phase
Intranet WBS and Gantt Chart in Microsoft Project
Intranet Gantt Chart Organized by Project Management
Process Groups
Executing Tasks for JWD
Consulting’s WBS
Pendekatan dalam perancangan
WBS
• Using guidelines: beberapa organisasi, seperti: Department
Of Defence (DOD) menyediakan guidelines untuk
mempersiapkan WBS
• Analogy approach: meninjau WBS dari proyek yang mirip
dan menyesuaikan dengan proyek yang sedang dikerjakan
• Top-down approach: mulai dari item terbesar dari proyek
dan kemudian dipecah ke poin – poin detail
• Bottom-up approach: mulai dengan tugas – tugas tertentu
dan kemudian dijabarkan ke level yang lebih tinggi
• Mind-mapping approach: teknik yang menggunakan cabang
yang memancar keluar dari ide inti untuk struktur pikiran
dan ide-ide
Sample Mind-Mapping Approach for Creating a WBS
The WBS Dictionary dan Scope
Baseline
• WBS dictionary: sebuah dokumen yang
menjelaskan informasi rinci tentang setiap item
WBS
• Persetujuan pada project scope statement, WBS
dan and WBS dictionary membentuk scope
baseline, yang digunakan untuk mengukur kinerja
dalam lingkup tujuan pertemuan proyek
Project 2007 File with WBS Generated from a Mind Map

STMIK Mikroskil
Tips Pembuatan WBS dan WBS Dictionary

▪ Satu unit pekerjaan hanya akan muncul pada satu

tempat di WBS
▪ Sebuah item WBS memuat sejumlah item WBS
dibawahnya
▪ Item WBS hanya merupakan tanggung jawab
seseorang, meskipun banyak orang yang turut
mengerjakannya
▪ Isi WBS harus konsisten dengan cara pelaksanaan
pekerjaan yang sebenarnya
▪ Anggota tim proyek harus terlibat dalam
pengembangan WBS untuk memastikan konsistensi
dan kepastian
Tips Pembuatan WBS dan WBS Dictionary
(cont)
• Setiap item WBS harus didokumentasikan dalam
WBS dictionary untuk memastikan pemahaman
akurat tentang lingkup pekerjaan yang termasuk
dan tidak termasuk dalam item

• WBS harus menjadi alat yang fleksibel untuk

mengakomodasi perubahan yang tak terelakkan,
sekaligus mempertahankan pengawasan konten
pekerjaan dalam proyek sesuai dengan scope
statement
 4. Verifikasi Ruang Lingkup
• Verifikasi Ruang Lingkup melibatkan penerimaan resmi
terhadap lingkup proyek oleh stakeholders
• Penerimaan sering dicapai oleh inspeksi pelanggan dan
kemudian menandatangani output utama
• Banyak proyek IT mengalami “scope creep” atau “poor
scope”
• FoxMeyer Drug bangkrut setelah terjadi “scope creep” pd
proyek “robotic warehouse”
• Enginner dr Grumman menyebutnya sistem “Naziware” dan
menolak utk menggunakannya
• 21st Century Insurance Group membuang byk waktu dan
uang utk proyek yg sebenarnya bisa menggunakan
komponen-komponen off-the-shelf
5. Mengontrol Ruang Lingkup
• Pengontrolan Ruang Lingkup melibatkan
pengendalian perubahan lingkup proyek
• Tujuan dari pengontrolan ruang lingkup:
• Mempengaruhi faktor-faktor yang menyebabkan
perubahan lingkup
• Yakinkan perubahan diproses sesuai dengan prosedur
yang dikembangkan sebagai bagian dari perubahan
kontrol terpadu
• Varians adalah perbedaan antara kinerja yang
direncanakan dan aktual
Best Practices untuk menghindari
permasalahan ruang lingkup
1. Jaga ruang lingkup tetap realistis.
2. Libatkan user dalam manajemen proyek ruang
lingkup.
3. Gunakan off-the-shelf hardware dan off-the-shelf
software bila memungkinkan.
4. Ikuti proses manajemen proyek yang baik.
Faktor Utama Masalah Proyek
• Kurangnya masukan dari pengguna
• Kebutuhan dan spesifikasinya tidak lengkap
• Kebutuhan dan spesifikasinya berubah
• Kurangnya dukungan eksekutif
• Kurang kompeten teknologi yang digunakan
• Kekurangan sumberdaya
• Ekspektasi terlalu tinggi
• Sasaran tidak jelas
• Waktu terlalu singkat
• Menggunakan teknologi baru
Tips untuk mengembangkan
masukan dari user
▪ Kembangkan project selection process yang baik dan
menuntut bahwa sponsor berasal dari organisasi user
▪ Apakah user di tim proyek mempunyai peranan
penting?
▪ Melakukan rapat rutin dengan agenda yang telah
ditetapkan, dan diakhiri dengan deliverables yang
dipresentasikan dalam rapat
▪ Sampaikan sesuatu kepada user dan sponsor secara
teratur
▪ Jangan berjanji untuk memberikan ketika anda tidak
bisa melakukannya
Tips untuk mengurangi kebutuhan yang berubah atau
tidak lengkap

▪ Kembangkan dan ikuti proses manajemen

kebutuhan
▪ Gunakan teknik seperti prototyping dan use case
modeling untuk mendapatkan keterlibatan user
▪ Masukkan kebutuhan secara tertulis dan tetap up
to date
▪ Buat database manajemen kebutuhan untuk
mendokumentasikan dan mengendalikan
kebutuhan
Tips untuk mengurangi kebutuhan yang
berubah atau tidak lengkap (cont)
▪Menyediakan pengujian yang memadai dan melakukan
pengujian di seluruh siklus hidup proyek

▪Memeriksa ulang perubahan dari pandangan sistem

▪Tekankan pada tanggal penyelesaian untuk membantu

fokus pada apa yang paling penting

▪ Mengalokasikan sumber daya khusus untuk menangani

permintaan perubahan/perangkat tambahan
 Terimakasih
Kerjakan Tugas 1b sesuai dengan
instruksi pada RTM yang telah dibagikan

PRODI. TEKNIK INFORMATIKA (S-1)