MATERI 6

Dalam proses pengambilan keputusan, tentunya dibutuhkan data-data yang

diolah menjadi informasi kemudian digunakan sebagai bahan pertimbangan
dalam proses pengambilan keputusan. Berdasarkan hal tersebut, terlihat
bahwa peranan arsip sangat penting dalam Sistem Informasi Manajemen
(SIM) atau Management Information Sistem (MIS).
Dengan bantuan data dan informasi yang benar dan teliti maka pengambilan
keputusan dapat dihasilkan secara efisien dan efektif. Dalam sistem ini, data
yang diperoleh diolah menjadi suatu informasi yang dapat digunakan para
pimpinan sebagai pertimbangan dalam pengambilan keputusan. Sumber data
dalam Sistem Informasi Manajemen berasal dari internal ataupun dari
eksternal organisasi, yaitu:

1. Hasil penelitian (research), sensus atau survei baik yang dipublikasikan

atau tidak. Hasil penelitian ini dapat diolah menjadi informasi.
2. Bahan penerbitan misalnya buku, koran, majalah.
3. Surat keputusan, peraturan dan perundang-undangan, hal ini diperlukan
sebagai informasi dalam hal legalitas suatu keputusan.
4. Arsip yang disimpan di dalam organisasi, yaitu laporan-laporan kegiatan
pelaksanaan keputusan masa lalu ataupun dokumen yang lain.

Arsip mempunyai peranan sebagai ”pusat ingatan”, sebagai sumber informasi

dan sebagai “alat pengawasan yang sangat diperlukan dalam setiap
organisasi dalam rangka kegiatan” perencanaan, penganalisisan,
pengembangan, perumusan kebijakan, pengambilan keputusan, pembuatan
laporan, pertanggung jawaban, penilaian, dan pengendalian setepat-tepatnya.
Arsip mempunyai peranan penting dalam proses penyajian informasi bagi
pimpinan untuk membuat keputusan dan merumuskan kebijakan. Oleh sebab
itu, untuk dapat menyajikan informasi yang lengkap, cepat, dan benar,
haruslah ada sistem dan prosedur kerja yang baik dalam bidang pengelolaan
arsip.
Mengingat peranan arsip begitu penting bagi kehidupan berorganisasi maka
keberadaan arsip perlu mendapat perhatian khusus sehingga keberadaan
arsip di kantor benar-benar menunjukkan peran yang sesuai dan dapat
mendukung penyelesaian pekerjaan yang dilakukan semua personil dalam
organisasi. Perhatian yang perlu diberikan kepada arsip yang dimiliki
organisasi berupa sistem pengelolaan yang benar dan efektif akan dapat
membantu mendukung efisiensi kerja dalam hal penyediaan informasi. Sistem
pengelolaan arsip tersebut disebut dengan manajemen kearsipan. Dengan
demikian, dalam aktivitas organisasi diperlukan suatu sistem penanganan
arsip atau manajemen arsip yang khusus mengelola arsip mengingat
pentingnya keberadaan arsip tersebut sehingga arsip dapat terpelihara dan
mudah ditemukan bila diperlukan.
Dari penjelasan di atas dapat ditarik kesimpulan tentang beberapa fungsi
arsip, yaitu:

1. Arsip sebagai sumber ingatan atau memori. Arsip yang disimpan

merupakan bank data yang dapat dijadikan rujukan pencarian informasi
apabila diperlukan. Dengan demikian, kita bisa mengingat atau
menemukan kembali informasi-informasi yang terekam dalam arsip
tersebut.
2. Sebagai bahan pengambilan keputusan. Pihak manajemen dalam
kegiatannya tentu memerlukan berbagai data atau informasi yang akan
digunakan sebagai bahan pertimbangan dalam pengambilan
keputusan. Data dan informasi tersebut dapat ditemukan dalam arsip
yang disimpan dalam berbagai media, baik media elektronik maupun
nonelektronik.
3. Sebagai bukti atau legalitas. Arsip yang dimiliki organisasi memiliki
fungsi sebagai pendukung legalitas atau bukti-bukti apabila diperlukan.
4. Sebagai rujukan historis. Arsip merupakan rekaman informasi masa lalu
dan menyediakan informasi untuk masa yang akan datang sehingga
arsip dapat digunakan sebagai alat untuk mengetahui perkembangan
sejarah atau dinamika kegiatan organisasi.

 
Pengorganisasian arsip berkaitan dengan orang yang melakukan pengelolaan
arsip dalam suatu organisasi. Hal ini harus diperhatikan agar pengaturan arsip
dan penanggung jawabnya dapat diketahui secara jelas. Dengan demikian,
pembagian tugas dan wewenang pengelolaan arsip dapat dilaksanakan
sebaik-baiknya dalam suatu organisasi. Dengan adanya kejelasan pihak yang
mengelola dan bertanggung jawab maka kegiatan pengelolaan arsip dapat
dilakukan dengan tertib. Hal ini juga untuk mengantisipasi saling melempar
tanggung jawab dalam pengelolaan arsip yang dapat mengakibatkan
ketidakefektifan pengelolaan arsip secara umum.
Ada beberapa pengorganisasian arsip dalam kantor yang sudah dikenal yaitu:

1. Sentralisasi
 2. Disentralisasi
3. Kombinasi sentralisasi dan disentralisasi

Arsip mempunyai peranan sebagai ”pusat ingatan”, sebagai sumber informasi

dan sebagai “alat pengawasan yang sangat diperlukan dalam setiap
organisasi dalam rangka kegiatan” perencanaan, penganalisaan,
pengembangan, perumusan kebijakan, pengambilan keputusan, pembuatan
laporan, pertanggung jawaban, penilaian, dan pengendalian setepat-tepatnya.
Agar arsip yang disimpan dapat ditemukan dengan cepat, tepat, lengkap, dan
akurat, untuk kebutuhan perencanaan, penganalisaan, pengembangan,
perumusan kebijakan, pengambilan keputusan pembuatan laporan,
pertanggung jawaban, penilaian dan pengendalian maka arsip perlu disimpan
dengan sistem penataan yang tepat dan menggunakan peralatan yang
memadai. Begitu pula, arsip  akan bertahan lama, jika dipelihara dengan baik
oleh petugas yang benar-benar mempunyai ketelitian, kecerdasan,
kecekatan, dan kerapian