SISTEM OTOMASI KEARSIPAN (DESAIN OTOMASI ARSIP,

SASARAN DAN MANFAAT OTOMASI KEARSIPAN, CONTOH

APLIKASI SISTEM OTOMASI KEARSIPAN: SIMARDI)

Dosen Pengampu :
Siti Asiah Wahyuni, SS., M.Hum

Disusun oleh kelompok 5 :

1. Gunawan Utomo (40419051)
2. Muhammad Verry (404171030)
3. Roif Aditryan (404190146)

PRODI ILMU PERPUSTAKAAN DAN INFORMASI

FAKULTAS ADAB DAN HUMANIORA
UNIVERSITAS ISLAM NEGERI JAMBI
SULTHAN THAHA SAIFUDDIN
2021
PENDAHULUAN
1. Latar Belakang
Sistem otomasi arsip merupakan sitem yang menggunakan komputer untuk
mendukung pengimplementasian penataan arsip yang merupakan bagian integral
dalam pelaksanaan pengawasan arsip (Kennedy, 1994:57).
Dalam pengelolaan arsip, sistem ini digunakan sebagai sarana pengelolaan
kearsipan yang menggunakan data elektronik dengan memanfaatkan komputer dan
teknologi informasi.
Otomasi kearsipan ini juga memungkinkan kita untuk dapat menyusun
informasi sesuai dengan kebutuhan pengguna.

2. Rumusan Masalah
 Mengetahui apa itu sistem otomasi arsip dan contoh bentuk dari desain
otomasi kearsipan
 Memaparkan sasaran dan manfaat otomasi kearsipan
 Mengetahui contoh aplikasi sistem otomasi kearsipan : SIMARDI
 PEMBAHASAN
A. Sistem Otomasi Kearsipan

1. Pengertian Sistem Otomasi Arsip

Sistem otomasi arsip merupakan sistem yang menggunakan komputer untuk
mendukung pengimplementasian penataan arsip yang merupakan bagian integral
dalam pelaksanaan pengawasan arsip (Kennedy, 1994:57).
Secara umum pengelolaan arsip menggunakan sistem otomasi merupakan
sistem kearsipan yang menggunakan sarana pengolahan data secara elektronik dengan
memanfaatkan fasilitas komputer dan teknologi informasi lainnya. Potensi teknologi
yang serba canggih telah memberikan peluang untuk melakukan kegiatan otomasi
arsip.

2. Desain Otomasi Kearsipan

Berikut contoh bentuk desain otomasi kearsipan :

B. Sasaran dan Manfaat Otomasi Kearsipan
1. Sasaran Otomasi Kearsipan
Ada beberapa sasaran otomasi kearsipan, diantaranya yaitu :
 Terkelolanya arsip dinamis secara efektif dan efisien.
 Tersedianya akses arsip secara cepat, tepat, mudah dan murah.
 Terwujudnya khasanah arsip statis penyelenggaraan negara yang lengkap,
otentik dan reliabel.
 Terwujudnya penyelenggaraan kearsipan yang sesuai dengan standar
kearsipan (nasional dan internasional) serta terwujudnya pelayanan publik
dan meningkatnya apresiasi masyarakat terhadap manfaat dan pentingnya
arsip baik sebagai dukungan bagi manajemen, bukti akuntabilitas dan
sumber informasi.

2. Manfaat Otomasi Kearsipan

Ada beberapa manfaat dari otomasi kearsipan :
 Penanganan arsip dinamis dan arsip statis dapat dikelola dari awal
perencanaan/pembuatan naskah/dokumen.
 Memenuhi tuntutan pimpinan akan kecepatan dan ketepatan proses kerja.
 Memudahkan aksesibilitas dan menjamin akuntabilitas
 Menuju paperless society dan menghemat ruangan/sarana prasarana (dari
gedung ke server).
 Meningkatkan pelayanan publik

C. Contoh Aplikasi Sistem Otomasi Kearsipan : SIMARDI

SiMARDi adalah sebuah program aplikasi yang berfungsi untuk mengolah
data Arsip Dinamis, menciptakan perekaman data surat masuk dan keluar, membuat
DPA (Daftar Pertelaan Arsip), membuat Lembar Disposisi dan Kartu Kendali secara
otomatis, menetapkan Arsip Permanen, Arsip Musnah dan Arsip Dinilai Kembali,
merekam data akusisi arsip, mengatur Jadwal Retensi Arsip secara otomatis dan
prosesnya dijalankan secara periodik, Membantu proses manuver arsip, merekam data
penyusutan arsip, memberikan pelayanan informasi arsip (penemuan kembali arsip).
Aplikasi ini dapat diunduh secara gratis.
Progam aplikasi kearsipan “SiMARDi” ini adalah salah satu aplikasi kearsipan
yang dapat diterapkan di seluruh unit pengendali surat instansi Pemerintah maupun
Swasta, dengan kemampuan pengolahannya secara sistematis dan aplikatif dapat
membantu pengelolaan kearsipan secara menyeluruh, baik penempatan klasifikasi
yang tepat dan cepat, penertiban sistem penataan berkas yang baik, penelurusan data
arsip yang cepat dan akurat serta dapat menuntun dalam melakukan penyusutan arsip
yang tersebar di seluruh Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKDP) dan BUMD/BUMN
yang ada di lingkungan kerjanya di masing-masing daerah.
Aplikasi “SiMARDi” terkoneksi dengan modem untuk memberiksn
peringatan via SMS dalam mengelola undangan dan kegiatan pimpinan, menyajikan
berbagai bentuk laporan statistik volume surat masuk dan keluar, laporan agenda surat
masuk dan keluar, daftar arsip permanen, musnah dan dinilai kembali, daftar retensi,
daftar retensi arsip dan nilai guna arsip sera berbagai bentu laporan lainnya.
Penerapan apliaksi ini dirancang untuk mempermudah tugas pengedali surat di
Instansi/Lembaga dalam pengelolaan, penataan dan pelayanan informasi arsip (surat
masuk dan keluar). Dengan adanya SiMARDi, diharapkan dapat membantu
perusahaan, lembaga informasi, dan lembaga kearsiapan dalam mengelola arsip yang
mereka miliki.
Adapun contoh beberapa pengguna aplikasi SiMARDi, yaitu :
 Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Surakarta.
 Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Klaten.
 Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Karimun.
 Pemerintah Kota Surakarta.
 Pemerintah Kabupaten Bangka Tengah.
 Rumah Sakit Ibu dan Anak Nanggroe Aceh Darussalam.
 Rumah Sakit Jiwa Surakarta.
 Pemerintah Provinsi Nanggroe Aceh Darussalam.
 Pemerintah Kotamadya Banda Aceh.
 Pemerintah Kabupaten Jepara.
 Pemerintah Provinsi Kepulauan Riau.
 Pemerintah Kabupaten Tarakan.
 KESIMPULAN

Sistem otomasi arsip merupakan sistem yang menggunakan komputer untuk mendukung
pengimplementasian penataan arsip yang merupakan bagian integral dalam pelaksanaan
pengawasan arsip (Kennedy, 1994:57). Sasaran otomasi kearsipan seperti terkelolanya arsip
dinamis secara efektif dan efisien, terwujudnya penyelenggaraan kearsipan yang sesuai
dengan standar kearsipan (nasional dan internasional), kemudian manfaat otomasi kearsipan
yaitu arsip dinamis dan statis dapat dikelola dari awal perencanaan/pembuatan
naskah/dokumen, kecepatan dan ketepatan proses kerja, serta memudahkan aksesibilitas dan
menjamin akuntabilitas. Contoh aplikasi sistem otomasi kearsipan “SIMARDI”, merupakan
program aplikasi pengolah data arsip dinamis dengan kemampuan pengolahannya secara
sistematis dan aplikatif dapat membantu pengelolaan kearsipan secara menyeluruh,
terkoneksi dengan modem untuk memberiksn peringatan via SMS dengan berbagai bentuk
laporan statistik. Dengan adanya SiMARDi, diharapkan dapat membantu perusahaan,
lembaga informasi, dan lembaga kearsiapan dalam mengelola arsip yang mereka miliki.