Penjajaran dokumen rekam medis mengikuti urutan nomor rekam medis dengan 3 cara yaitu :

1. Sistem Penjajaran Berdasarkan Nomor Langsung (Straight Numerical Filing)

Sistem penjajaran nomor langsung yaitu suatu sistem penyimpanan dokumen rekam medis dengan
mensejajarkan folderdokumen rekam medis berdasarkan urutan langsung nomor rekam medisnya pada
rak penyimpanan.

14

Primer

(Primary Digits)

20

Sekunder

(Secondary Digits)

94

Tersier

(Tertiary Digits)

Kelebihan :

v Bila ingin mengambil beberapa dokumen dengan nomor yang berurutan dari rak untuk keperluan
pendidikan, penelitian atau di non aktifkan akan sangat mudah.

v Mudah melatih petugas-petugas yang harus melaksanakan pekerjaan penyimpanan tersebut.

Kekurangan :

v Petugas harus memperhatikan seluruh angka nomor rekam medis sehingga mudah terjadi kekeliruan
dalam penyimpanan makin besar angka yang diperhatikan, makin besar kemungkinan membuat
kesalahan.
v Terjadinya konsentrasi Dokumen rekam medis (DRM) pada rak penyimpanan untuk nomor besar,
yaitu rekam medis dengan nomor terbaru, sehingga beberapa petugas yang bekerja bersamaan akan
berdesak-desakan di satu tempat.

v Pengawasan kerapian penyimpanan sangat sukar dilakukan, karena tidak mungkin memberikan tugas
bagi seorang staf untuk bertanggung jawab pada rak-rak penyimpanan tertentu.

v Petugas sulit ditentukan seksi yang menjadi tanggung jawabnya

v Pekerjaan tidak tersebar merata diantara petugas

v Kesulitan dalam penerapan standarisasi atau mengontrolnya

v Makin besar angka yang diperhatikan, makin besar kemungkinan membuat kesalahan

v Terjadinya konsentrasi petugas pada rak penyimpanan untuk nomor terbesar

v Petugas saling berhimpitan apabila mengambil dokumen pada sub rak yang sama

Contoh nomor rekam madis :

20 94 13

20 94 14

20 94 15

20 94 16

20 94 17

20 94 23

20 94 24

20 94 25

20 94 26

20 94 27

20 94 33

20 94 34

20 94 35

20 94 36
20 94 37

2. Sistem Angka Akhir ( Terminal DigitFiling )

Penyimpanan dengan cara angka akhir disebut dengan “Terminal Digit Filing “. Sistem penjajaran
dengan sistem angka akhir atau TDF yaitu suatu sistem penyimpanan dokumen rekam medis dengan
mensejajarkan urutan folder dokumen rekam medis berdasarkan urutan nomor rekam medis pada 2
angka kelompok akhir. Untuk menjalankan sistem ini, terlebih dahulu disiapkan rak penyimpanan
dengan membaginya menjadi 100 (section) sesuai dengan 2 angka kelompok akhir tersebut, mulai dari
section 00;01;02 dan seterusnya sampai section 99.

Kemudian cara menyimpannya pada setiap section diisi dengan folder dokumem rekam medis
dengan nomor rekam medis dengan 2 angka kelompok akhir yang sama sebagai digit pertama (Primary
Digit ) sebagai patokan.

Selanjutnya secara berturut-turut (dibelakangnya) dengan berpatokan pada 2 angka kelompok tengah
sebagai digit kedua (Secondary Digit ) dan patokan berikutnya pada 2 angka kelompok akhir sebagai digit
ketiga (Tertiary Digit ).

Sistem penjajaran dengan sistem angka akhir yaitu suatu sistem penyimpanan dokumen rekam medis
dengan mensejajarkanfolder/dokumen rekam medis berdasarkan urutan nomor rekam medis pada 2
angka kelompok akhir.

14

Tersier

(Tertiary Digits)

20

Sekunder

(Secondary Digits)

94

Primer
(Primary Digits)

Kekurangan :

a. Penambahan jumlah dokumen rekam medis selalu tersebar secara merata ke 100 kelompok
(section) di dalam rak penyimpanan.

b. Petugas-petugas penyimpanan tidak akan terpaksa berdesak-desakan di satu tempat dimana

rekam medis harus disimpan di rak.

c. Petugas-petugas dapat diserahi tanggung jawab untuk sejumlah section tertentu misalnya ada
4 petugar masing-masing diserahi 25 persen dari total section.

d. Pekerjaan akan terbagi rata mengingat setiap petugas rata-rata mengerjakan jumlah rekam
medis yang hampir sama setiap harinya untuk setiap section sehingga mudah mengingat letak dokumen
rekam medis.

e. Rekam medis yang tidak aktif dapat diambil dari rak penyimpanan dari setiap section, pada saat
ditambahnya rekam medis baru di section tersebut.

f. Jumlah rekam medis untuk setiap section terkontrol dan bisa dihindarkan timbulnya rak-rak
kosong.

g. Dengan terkontrolnya jumlah rekam medis, membantu memudahkan perencanaan peralatan

penyimpanan (jumlah rak).

h. Kekeliruan menyimpan (misfile) dapat dicegah, karena petugas penyimpanan hanya

memperhatikan 2 angka saja dalam memasukkan rekam medis kedalam rak sehingga jarang terjadi
kekeliruan membaca angka.

Kekurangan :

a. Latihan dan bimbingan bagi petugas penyimpanan dalam hal sistem angka akhir, mungkin lebih
lama dibandingkan latihan dengan sistem penomoran langsung,tetapi umumnya petugas dapat dilatih
dalam waktu yang tidak terlalu lama.

b. Membutuhkan biaya awal lebih besar karena harus menyiapkan rak penyimpanan terlebih
dahulu.
Contoh nomor rekam medis :

13 20 94

14 20 94

15 20 94

16 20 94

17 20 94

18 20 94

19 20 94

20 20 94

23 20 94

24 20 94

25 20 94

26 20 94

27 20 94

28 20 94

29 20 94

30 20 94

33 20 94

34 20 94

35 20 94

36 20 94

37 20 94

38 20 94

39 20 94
40 20 94

3. Sistem Angka Tengah ( Middle Digit Filing )

Sistem penjajaran dengan sistem angka tengah atau MDF yaitu suatu sistem penyimpanan
dokumen rekam medis dengan menjajarkan folder dokumen rekam medis berdasarkan urutan nomor
rekam medis pada 2 angka kelompok tengah. Kelebihan dan kekurangan sistem ini sama dengan TDF
namun yang membedakan adalah angka yang terletak di tengah-tengah menjadi angka pertama,
pasangan angka yang terletak paling kiri menjadi angka kedua, dan angka yang paling kanan menjadi
yang ketiga.

Mensejajarkan folder/dokumen rekam medis berdasarkan urutan nomor rekam medis pada 2 angka
kelompok tengah.

14

Sekunder

(Secondary Digits)

20

Primer

(Primary Digits)

94

Tersier

(Tertiary Digits)

Kelebihan :

1) Konvensi dari sistem penjajaran straight numerical lebih mudah, berkas dapat

ditransfer dengan blok terdiri dari 100 charts

2) Sistem angka tengah penyebaran nomor-nomor lebih merata pada rak penyimpanan

3) Kejadian misfiled dapat dihindari

4) Petugas dapat diberi tanggung jawab untuk masing-masing section

Kekurangan :

1) Lebih lama dalam melatih petugas yang melaksanakan penjajaran

2) Membutuhkan biaya awal lebih besar harus menyiapkan rak penyimpanan terlebih

dahulu

Contoh nomor rekam medis :

20 94 13

20 94 14

20 94 15

20 94 16

20 94 17

20 94 18

20 94 19

20 94 20

21 94 13

21 94 14

21 94 15

21 94 16

21 94 17

21 94 18

21 94 19

21 94 20

22 94 13
22 94 14

22 94 15

22 94 16

22 94 17

22 94 18

22 94 19

22 94 20

Contoh sistem penjajaran :

SNF TDF MDF

01 25 75

30 65 25

01 25 75

01 25 76

30 65 26

01 25 76

02 25 75

01 25 75

02 25 75

02 25 76

02 25 75

02 25 76

30 65 25

01 25 76

30 65 25
30 65 26

02 25 76

30 65 26

Warna tersebut ditempelkan dibawah nomor rekam medis yang bersangkutan. Misalnya pada nomor
rekam medis 2 angka kelompok akhir adalah 21 maka, di bawah nomor akan ditempel warna kuning dan
ungu.