BAB II

LANDASAN TEORI

A. Mekanisme
Mekanisme menjadi suatu kata yang sering kita dengar ataupun
gunakan saat ini. Ada banyak pengertian tentang mekanisme dengan
konteks yang berbeda. Mekanisme berasal dari bahasa Yunani Mechane
yang berarti instrument, mesin pengangkat beban, peralatan yang
digunakan untuk membantu sesuatu dan juga perangkat. Mekanisme juga
berasal dari kata Mechos yang berarti sarana serta cara untuk menjalankan
sesuatu.
Dalam melaksanakan suatu kegiatan, sebuah organisasi
memerlukan langkah-langkah yang sistematis untuk mempermudah
pencapaian suatu tujuan dan meminimalkan tingkat kegagalan, hal ini
sering disebut dengan mekanisme yang merupakan suatu proses cara kerja
atau tata cara pelaksanaan suatu program atau rangkaian aktivitas yang
dilaksanakan oleh sebuah organisasi untuk mendapatkan hasil dari apa
yang telah direncanakan oleh badan organisasi tersebut.
Ada banyak sekali definisi yang diungkapkan oleh para ahli untuk
menjelaskan arti kata mekanisme. Seperti beberapa diantaranya definisi
mekanisme menurut para ahli:
1. Mekanisme adalah cara kerja suatu badan atau organisasi atau
perkumpulan hal saling bekerja. (Yani : 2000)
2. Mekanisme adalah cara kerja dan seluk beluk suatu alat, perkakas dan
sebagainya. (Poerwadarmita : 2003)
3. Mekanisme adalah suatu rangkaian kerja sebuah alat yang digunakan
untuk menyelasikan sebuah masalah yang berkaitan dengan proses
kerja, tujuannya adalah untuk menghasilkan hasil yang maksimal serta
mengurangi kegagalan. (Moenir : 2011)

4
 5

4. Mekanisme adalah interaksi bagian satu dengan bagian lainnya dalam

suatu sistem secara keseluruhan untuk menghasilkan fungsi atau
kegiatan sesuai dengan tujuan. (Bagus :1996)
Dari definisi pengertian mekanisme diatas dapat disimpulkan
bahwa mekanisme cara kerja suatu alat dalam sebuah badan atau
organisasi yang saling berhubungan untuk menghasilkan yang maksimal
sehingga tercapai sebuah tujuan yang telah ditetapkan oleh suatu
organisasi.

B. Administrasi
1. Pengertian Administrasi
Istilah administrasi berasal dari bahasa Latin yaitu ad dan
ministrate, dimana ad mempunyai arti kepada dan ministrare mempunyai
arti melayani, yang artinya pemberian jasa atau bantuan. Dalam bahasa
Inggris disebut administration artinya to serve yaitu melayani dengan
sebaik-baiknya. Administrasi adalah keseluruhan proses kerja sama antara
dua orang manusia atau lebih yang didasarkan atas rasionalitas tertentu
untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.
Administrasi dalam arti sempit, menurut Handayaningrat (1988:2)
mengatakan administrasi secara sempit berasal dari kata administratie
(bahasa Belanda) yaitu meliputi meliputi kegiatan cata-mencatat, surat-
menyurat, pembukuan ringan, ketik-mengetik, agneda yang bersifat teknis
ketatausahaan. Administrasi dalam arti luas, menurut Gie (1980)
mengatakan administrasi secara luas adalah serangkaian kegiatan yang
dilakukan oleh sekelompok orang dalam suatu kerja sama untuk mencapai
tujuan tertentu.
Ada beberapa hal yang terkandung dalam definisi tersebut antara
lain:
a. Administrasi sebagai seni, yaitu suatu proses yang diketahui
hanya permulaannya sedangkan akhirnya tidak diketahui.
b. Administrasi mempunyai unsur-unsur tertentu, yaitu:
 6

1). Adanya dua manusia atau lebih.

2). Adanya tujuan yang hendak dicapai.
3). Adanya tugas yang harus dilaksanakan.
4). Adanya peralatan dan perlengkapan untuk melaksanakan
tugas-tugas, (waktu, tempat, peralatan, materi serta sarana
lainya).
c. Administrasi sebagai proses kerja sama bukan merupakan hal
yang baru karena telah timbul bersama-sama dengan timbulnya
peradaban manusia. Administrasi sebagai proses adalah sesuatu
yang permulaanya dikatahui akan tetapi akhirnya tidak
diketahui.
Dengan demikian administrasi adalah suatu prose pelaksanaan
kegiatan-kegiatan yang dimulai sejak adanya dua orang yang besepakat
untuk bekerja sama untuk mencapai suatu tujuan tertentu pula. Bilamana
proses itu akan berakhir tidak diketahui karena bila kedua orang itu akan
memutuskan untuk tidak bekerja sama lagi tidak ada yang mengetahui.
Unsur-unsur administrasi (bagian-bagian yang mutlak) dari
administrasi:
1. Dua orang manusia.
2. Tujuan.
3. Tujuan yang hendak dilaksanakan.
4. Sarana dan prasarana tertentu.
2. Tugas dan Pelaksanaannya
Berbicara mengenai tugas yang hendak dilaksanakan, sering kali
beberapa orang beranggapan bahwa proses administrasi baru timbul
apabila ada kerja sama. Tidak demikian halnya jika diterima pendapat
bahwa unsur merupakan bagian yang mutlak dari sesuatu, akan segera
terlihat bahwa kerja sama bukan merupakan unsur administrasi, melainkan
suatu kondisi ideal. Artinya, perlu ditekankan bahwa pencapaikan tujuan
akan lebih efisien dan ekonimis apabila semua orang yang terlibat mau
bekerja sama. Akan tetapi tanpa kerja samapun, misalnya dalam hal
 7

penyelesaian tugaas yang dipaksakan proses administrasi telah terjadi.

Dengan demikian, kerja sama dalam administrasi dapat digolongkan
kepada dua golongan, yaitu:
a. Kerja sama yang ikhlas dan sukarela (voluntary cooperation)
b. Kerja sama dipaksakan (compulsory/antagonistic cooperation)
3. Sarana dan Prasarana
Sarana dan prasarana yang diperlukan dalam suatu proses
administrasi tergantung dari berbagai faktor seperti:
a. Jumlah orang yang terlibat dalam proses tersebut.
b. Sifat tujuan yang hendak dicapai.
c. Ruang lingkup tugas yang hendak dijalankan.
d. Sifat kerja sama yang dapat diciptakan dan dikembangkan.
Dengan demikian dapat dipastikan bahwa sifat, ruang lingkup, dan
bentuk kegiatan administrasi dipengaruhi oleh perbedaan:
a. Zaman ke zaman yang lain.
b. Masyarakat ke masyarakat yang lain.
c. Waktu dan kondisi ke lain waktu dan kondisi.
d. Tujuan.
e. Tujuan kebutuhan.
f. Kecerdasan.
Dimana kesemuanya turut menentukan bentuk dan sifat
administrasi yang diperlukan. Dapat disimpulkan disini usia administrasi
sama dengan usia peradabaan manusia karena saling bekerja sama, saling
membantu, serta saling membutuhkan, pada saat itulah administrasi telah
ada.

C. Penagihan
Dalam sebuah perusahaan jasa atau dagang terdapat transaksi
dengan konsumen tentunya dapat terjadi proses penagihan terhadap
kewajiban yang harus dibayarkan. Berikut pengertian tentang penagihan
menurut para ahli seperti berikut ini:
 8

1. Mardi (2011:87), menyimpulkan bahwa Penagihan adalah aktifitas

pemerosesan informasi yang mengemas ulang serta meringkas
informasi dari entri pesanan penjualan dan aktifitas pengiriman. Dalam
aktifitas penagihan, dokumendasara yang dibuat adalah faktur
penjualan yang menginformasikan kepada pelanggan tentang jumlah
kewajiban mereka dari transaksi yang terjadi serta kapan dan dimana
mereka akan melunasinya.
2. Puspitawati (2011:75), menyimpulkan bahwa Aktifitas penagihan
merupakan aktifitas menagih piutang dagang yang terjadi akibat
transaksi penjualan kredit kepada pelanggan. Dokumen yang dapat
diperlukan dalam melakukan aktifitas penagihan adalah faktur penjuala
atau invoice, dokumen pemesanan penjualan pelanggan, daftar
penagihan atau dokumen delivery order pelanggan.
Dari uraian pengertian dari para ahli diatas dapat menyimpulkan
pengertian penagihan adalah suatu proses menagih kewajiban pelanggan
dari transaksi yang telah terjadi sebelumnya sesuai dengan dokumen yang
ada sehingga perusahaan dapat menginformasikan kepada pelanggan
tentang jumlah kewajiban yang harus dibayarkan dan kapan waktu
pembayarannya.

Penagihan merupakan rangkain dari kegiatan melakukan tagihan

kepada organisasi atau perusahaan, agar organisasi atau perusahaaan
tersebut membayarkan utang sesuai dengan yang harus dibayarkan.
Tagihan adalah dokumen yang memuat hal penagihan baik berupa uang
ataupun yang lainya yang harus dilunasi atau dibayarkan oleh pihak
tertagih. Tagihan ini timbul atas suatu fasilitas, benda ataupun hal lainnya
yang dinikmati pihak tertagih.

D. Proses Mekanisme Administrasi Penagihan

Selama penulis melakukan praktek kerja lapangan pada Badan Pusat
Statistik (BPS) ini, penulis dapat menyimpulkan bahwa mekanisme
administrasi penagihan dapat berupa sebagai berikut:
 9

Prosedur Mekanisme Administrasi Penagihan:

1. Staff Penagihan menerima dan mencatat berkas atau dokumen dari
bendahara berupa dokumen pengadaan dan dokumen tagihan.
2. Staff Penagihan mengecek kelengkapan dan kebenaran berkas atau
dokumen.
3. Staff Penagihan meminta Surat Permintaan Pembayaran (SPP) kepada
Bendahara, yang telah ditanda tangani dan distempel oleh Bendahara.
4. Staff Penagihan mengajukan dokumen yang terdiri dari dokumen
pengadaan, dokumen tagihan dan SPP ke Bagian Verifikasi untuk
diverifikasi.
5. Staff penagian menginput nomor dokumen, tanggal dokumen masuk
dan jumlah biaya pengadaan ke komputer.
6. Staff Penagihan meminta tangan ke Staff Verifikasi sebagai tanda
bahwa dokumen sudah diserahkan ke bagian verifikasi.
Proses Berkas Diverifikasi:
a. Staff Verifikasi melakukan pengecekan dan kelengkapan dokumen
untuk diverifikasi.
b. Bagian Verifikasi mengeluarkan Surat Permintaan Pembayaran
(SPP) dan diupload ke website KPPN Jakarta 2.
c. Bendahara mengambil dokumen yang sudah diverifikasi dan telah
diterbitkan Surat Perintah Membayar (SPM) dari Staff Verifikasi.
d. Bendahara mengecek di website Kementerian Keuangan (spanint),
apakah Surat Perintah Pencairan Dana (SP2D) telah terbit.
1). Bila SP2D telah terbit atau tertera di website Kementerian
Keuangan artinya dana telah cair dan rekanan telah menerima
transfer pembayaran atau tagihan sudah dibayarkan.
2). Bila SP2D belum terbit atau tertera di website Kementerian
Keuangan artinya dana belum cair dan tagihan belum dibayarkan,
maka Bendahara akan mengecek ulang.
 10

3). Bendahara membuat dokumen 2 rangkap yang terdiri dari dokumen

pengadaan, dokumen tagihan, SPP, SPM, SP2D dan megirimkannya
kembali ke bagian Staff Penagihan.
7. Staff Penagihan menerima kembali dokumen yang telah diverifikasi
dan dirangkap 2 dari bendahara. Dokumen yang diterima terdiri dari
dokumen pengadaan, dokumen tagihan, SPP, SPM, SP2D.
8. Staff Penagihan memisahkan dokumen asli dan dokumen copy untuk
pemberkasan.
9. Staff Penagihan mengirimkan 1 rangkap dokumen asli untuk disimpan
Arsip Keuangan sebagai dokumen untuk pemeriksaan eksternal (BPK).
10. Staff Penagihan akan menyimpan dokumen 2 copy atau salinan untuk
pemeriksaan internal (Inspertorat).
Berikut adalah gambaran proses mekanisme administrasi
penagihan yang penulis lakukan pada saat penulis melakukan praktek
kerja lapangan di Badan Pusat Statistik (BPS).
 11

Penerimaan Dokumen dari

Bendahara

Mengecek Dokumen oleh Staff

Penagihan

Meminta SPP ke Bendahara

Mengirimkan Dokumen dan SPP ke

Bagian verivikasi

Bagian Verifikasi Mengeluarkan SPM

Menerima Kembali Dokumen Yang
sudah Diverivikasi

Bendahara Mengambil Kembali Dokumen

Yang sudah Diverifikasi dari Bagian Verivikasi
Memeriksa lalu Memisahkan Dokumen Asli dan Copy
untuk Membuat Pemberkasan

Bendahara Mengecek SP2D

Mengirimkan Dokumen Asli ke Bendahara Membuat Dokumen 2

Bagian Arsip Keuangan Untuk Menyimpan Dokumen Copy Untuk Rangkap
Pemeriksaan Eksternal Pemeriksaan Internal

Gambar 4.1 Proses Mekanisme Administrasi Penagihan