Anda di halaman 1dari 123

SISTEM AKUNTANSI PENGGAJIAN PADA

PERUSAHAAN DAERAH AIR MINUM (PDAM)


KABUPATEN KUDUS

TUGAS AKHIR
Untuk Memperoleh Gelar Ahli Madya Akuntansi
Pada Universitas Negeri Semarang

Oleh
Abdul Hadi
3351304528

FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS NEGERI SEMARANG
2007
PERSETUJUAN PEMBIBING

Tugas Akhir ini telah disetujui oleh Pembibing untuk diajukan ke Sidang Panitia

Ujian Tugas Akhir pada:

Hari :

Tanggal :

Pembibing

Drs. Sukirman, M.Si

NIP. 131 967 646

Mengetahui,

Ketua Jurusan Akuntansi

Drs. Sukirman, M.Si

NIP. 131 967 646

ii
PENGESAHAN KELULUSAN

Tugas akhir ini telah dipertahankan didepan Sidang Panitia Ujian Tugas Akhir

Fakultas Ekonomi Universitas Negeri Semarang :

Hari :

Tanggal :

Penguji Tugas Akhir,

Ketua, Anggota,

Drs. Sukirman, M.Si Drs. Partono Thomas, M.S.

NIP. 131 967 646 NIP. 131 125 640

Mengetahui,

Dekan Fakultas Ekonomi

Drs. Agus Wahyudin, M.Si.

NIP. 131 658 236

iii
PERNYATAAN

Saya menyatakan bahwa yang tertulis dalam Tugas Akhir ini benar-benar hasil

karya sendiri, bukan jiplakan dari Karya Tulis orang lain baik sebagian atau seluruhnya.

Pendapat atau temuan orang lain yang terdapat dalam Tugas Akhir ini dikutip atau

dirujuk berdasarkan kode etik ilmiah.

Semarang, Agustus 2007

Abdul Hadi
NIM. 335 1304 528

iv
KATA PENGANTAR

Dengan mengucap puji syukur ke hadirat Allah SWT, yang melimpahkan rahmat,

ridho, dan hidayahnya sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir yang berjudul

“Sistem Akuntansi Penggajian Pada Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM) Kabupaten

Kudus” sebagai syarat dalam menyelesaikan pendidikan progam studi Diploma III

Jurusan Akuntansi Falkultas Ekonomi Universitas Negeri Semarang.

Penulis menyadari bahwa penulisan Tugas Akhir ini tidak lepas dari bantuan

berbagai pihak, baik moril maupun materiil. Untuk itu dalam kesempatan ini penulis

mengucapkan terima kasih kepada :

1. Prof, Dr. H. Sudijono Sastroatmodjo, M.S.i Rektor Unirversitas Negeri

Semarang.

2. Drs. Agus Wahyudin, M. Si, Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Negeri

Semarang

3. Drs. Sukirman, M. Si, Ketua Jurusan Akuntansi Universitas Negeri

Semarang dan selaku dosen pembimbing yang telah bersedia meluangkan

waktunya untuk memberikan bimbingan dan arahan kepada penulis

sehingga penulis bisa mendapatkan solusi dari permasalahan yang

dihadapi.

4. Drs. H. Bambang S S ,MM Direktur Utama PDAM Kabupaten Kudus.

5. Ibu Sri Wahyuningsih, SE, KaBag Keuangan yang telah memberikan

petunjuk dan informasinya sehingga pelaksanaan penelitian ini dapat

terlaksana dengan baik.

v
6. Ibu Sulistiyowati sebagai sebagai kepala bagian personalia yang telah

memberikan penjelasan tentang sistem akuntansi penggajian..

7. Semua karyawan pada lingkungan PDAM Kabupaten Kudus.

8. Semua pihak yang telah membantu penulis dalam penulisan Tugas Akhir

ini yang tidak dapat penulis sebutkan satu persatu.

Semoga hasil dari penulisan Tugas Akhir ini dapat menjadi referensi bagi

mahasiswa Universitas Negeri Semarang dan bahan masukan bagi PDAM Kabupaten

Kudus. Penulis menyadari bahwa dalam penyusunan Tugas Akhir ini masih jauh dari

sempurna, maka kritik dan saran yang membangun dan bertujuan untuk perbaikan Tugas

Akhir ini sangat diharapkan oleh penulis, sehingga dapat bermanfaat bagi semua pihak

yang membutuhkan.

Semarang, Agustus 2007

Penulis

vi
MOTTO DAN PERSEMBAHAN

MOTTO

• Jika kamu mengalami kegagalan janganlah berputus asa, tetapi gunakanlah

pengalaman tersebut menyalakan api semangat juangmu.

• Janganlah kamu menilai mereka yang mencoba gagal, tetapi nilailah mereka yang

gagal mencoba.

• Orang yang melangkahkan kaki untuk menggali ilmu, maka kelak akan

dimudahkan ALLAH langkahnya menuju surga.

Tugas Akhir ini kupersembahakan untuk :

ƒ Ayahanda, Ibunda dan keluarga tercinta yang selalu

memberikan kasih sayang, dukungan dan semangat.

ƒ Temen-temenku se-Almamater D3 Akuntansi

angkatan 2004 yang selalu berbagi ilmu dan selalu

menyemangatiku.

ƒ Almamaterku

vii
SARI

Abdul Hadi, 2007. Sistem Akuntansi Penggajian Pada Perusahaan Daerah Air Minum
(PDAM) Kabupaten Kudus, Jurusan Akuntansi D3 Fakultas Ekonomi Universitas Negeri
Semarang, 108 hal.

Kata Kunci, Sistem, Akuntansi, Penggajian


Penerapan sistem akuntansi pada suatu perusahaan sangat penting. Salah satu sistem
akuntansi yang digunakan adalah sistem akuntansi penggajian. Peran serta karyawan
dalam melaksanakan tugasnya adalah untuk mendukung tercapainya tujuan perusahaan.
Untuk mencapai tujuan tersebut balas jasa atau imbalan yang sesuai bagi karyawan yaitu
berupa gaji. Gaji merupakan pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh
karyawan selama waktu tertentu. Penerapan sistem akuntansi penggajian yang baik pada
sebuah perusahaan sangat penting, agar pelaksanaan pembayaran gaji lebih teratur dan
dapat terkendali. Permasalahan yang dikaji dalam penelitian ini adalah sistem penggajian
yang diterapkan pada Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM) Kabupaten Kudus. Sistem
akuntansi penggajian yang digunakan pada Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM)
Kabupaten Kudus, yang meliputi: Fungsi-fungsi yang terkait, dokumen-dokumen yang
digunakan, catatan akuntansi yang digunakan, laporan-laporan yang dihasilkan, unsur
pengendalian intern, jaringan prosedur yang membentuk sistem, bagan alir dalam sistem
penggajian. Kelemahan dan kelebihan sistem akuntansi penggajian pada Perusahaan
Daerah Air Minum ( PDAM ) Kabupaten Kudus. Membuat rancangan yang seharusnya
diterapkan dalam sistem akuntansi penggajian pada PDAM Kabupaten Kudus
berdasarkan kelemahan dan kelebihannya.
Obyek kajian dalam penelitian ini adalah sistem akuntansi penggajian pada PDAM
Kabupaten Kudus Yang berlokasi di Jl. Mejobo No. 34 Kudus. Pengumpulan data dalam
penelitian ini dengan cara dokumentasi, wawancara dan observasi.
Hasil penelitian memberikan informasi kepada penulis tentang: 1) Sistem penggajian
pada PDAM Kabupaten Kudus cukup baik, gaji yang dibayarkan kepada karyawan secara
tetap per bulan. 2) Sistem akuntansi penggajian yang meliputi : fungsi-fungsi yang
terkait, dokumen-dokumen yang digunakan, catatan akuntansi yang digunakan, laporan-
laporan yang dihasilkan, unsur pengendalian intern, jaringan prosedur yang membentuk
sistem, bagan alir dalam sistem penggajian. 3) Dapat mengetahui kelemahan dan
kelebihan pada sistem akuntansi penggajian. 4) Membuat rancangan yang harus
diterapkan pada PDAM Kabupaten Kudus berdasarkan kelemahan dan kelebiahannya.
Dalam pelaksanaan sistem akuntansi penggajian PDAM Kabupaten Kudus masih
terdapat kelemahan fungsi personalia pada PDAM Kabupaten Kudus tidak terpisah
dengan bagian pencatat waktu hadir, PDAM Kabupaten Kudus pengisian absensi
karyawan masih menggunakan daftar absensi biasa, belum menggunakan kartu jam hadir
dengan mesin pencacat waktu, dalam penggunaan catatan akuntansi pada PDAM
Kabupaten Kudus kurang lengkap yaitu tidak adanya jurnal umum dan kartu biaya, dan
kurangnya laporan-laporan yang dihasilkan dalan sistem akuntansi penggajian yaitu tidak
adanya laporan prestasi kerja departemen.
Dari hasil penelitian sistem akuntansi penggajian pada PDAM Kabupaten Kudus
sudah cukup baik, namun diharapkan PDAM Kabupaten Kudus lebih meningkatkan

viii
kinerja agar kelemahan-kelemahan dari sistem akuntansi penggajian yang ada dapat
teratasi.
Berdasarkan pembahasan dari hasil penelitian di atas dapa disampaikan saran yang
berkaitan dengan proses pelaksanaan penggajian yang ada pada PDAM Kabupaten Kudus
antara lain adalah pengisian absensi yang masih menggunakan kartu waktu hadir/kartu
absensi biasa diganti menggunakan mesin pencatat absensi/mesin absensi sehingga lebih
praktis dan mudah dalam proses pencatatan waktu hadir karyawan. Perlu adanya
pemisahan antara fungsi personalia dengan fungsi pencatatan waktu hadir, hal ini dirasa
kurang baik karena adanya perangkapan fungsi tersebut dirasa kurang efektif dalam
menjalankan tugasnya. Perlu ditambahnya catatan akuntansi yaitu jurnal umum, kartu
harga pokok pesanan dan kartu biaya, hal ini berguna bagi Perusahaan dalam memproses
sistem akuntansi penggajian. Perlu menambah laporan-laporan yang dihasilkan yaitu
Laporan Prestasi Kerja Departemen Karena dengan adanya laporan tersebut perusahaan
dapat mengukur kelebihan dan kelemahan pada departemen tersebut. Perlunya adanya
pengawasan secara rutin dari Perusahaan pada pencatatan daftar hadir pegawai agar tidak
terjadi penyelewengan dan penyalahgunaan pada daftar hadir.

ix
DAFTAR ISI

Halaman
HALAMAN JUDUL ...................................................................................... i
HALAMAN PERSETUJUAN PEMBIBING ................................................ ii
HALAMAN PENGESAHAN KELULUSAN ............................................... iii
PERNYATAAN .............................................................................................. iv
KATA PENGANTAR..................................................................................... v
MOTTO DAN PERSEMBAHAN .................................................................. vii
SARI ................................................................................................................ viii
DAFTAR ISI ................................................................................................... x
DAFTAR GAMBAR....................................................................................... xiii
DAFTAR TABEL ........................................................................................... xiv
DAFTAR LAMPIRAN ................................................................................... xv
BAB I PENDAHULUAN ........................................................................... 1
A. Latar Belakang.......................................................................... 1
B. Rumusan Masalah ................................................................... 9
C. Tujuan Penelitian ..................................................................... 10
D. Manfaat Penelitian.................................................................... 11
BAB II LANDASAN TEORI .................................................................... 12
A. Pengertian Sistem Penggajian .................................................. 12
1. Sistem ................................................................................ 12
2. Penggajian ......................................................................... 13
3. Sistem Penggajian .............................................................. 13
B. Pengertian Sistem Akuntansi Penggajian ................................. 15
1. Akuntansi............................................................................ 15
2. Sistem Akuntansi................................................................ 15
3. Sistem Akuntansi Penggajian ............................................ 16

x
C. Elemen-Elemen Dalam Sistem Akuntansi Penggajian............. 16
1. Fungsi Yang Terkait ........................................................... 16
2. Dokumen Yang Digunakan ............................................... 19
3. Catatan Akuntansi Yang Digunakan .................................. 21
4. Laporan Yang Dihasilkan................................................... 24
5. Unsur Pengendalian Intern ................................................. 25
6. Jaringan Prosedur Yang Membentuk Sistem .................... 27
7. Bagan Alir Sistem Akuntansi Penggajian .......................... 28
BAB III METODE PENELITIAN............................................................. 37
A. Lokasi Penelitian ................................................................... 37
B. Obyek Penelitian ................................................................... 37
C. Metode Pengumpulan Data ................................................... 38
D. Metode Analiasis Data .......................................................... 40
BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN ........................... 42
A. Hasil Penelitian...................................................................... 42
1.Gambaran Umum Perusahaan ............................................... 42
a. Sejarah Singkat Dan Perkembangan PDAM Kab. Kudus.. 42
b.Bidang Usaha...................................................................... 44
c. Struktur Organisasi............................................................. 44
d.Bidang Pelayanan ............................................................... 45
e. Tata Kerja ........................................................................... 56
2.Diskripsi Hasil Penelitian Pada PDAM Kab. Kudus............. 59
a. Sistem Penggajian Pada PDAM Kab. Kudus ..................... 59
b.Sistem Akuntansi Penggajian Pada PDAM Kab. Kudus.... 61
1. Fungsi Yang Terkait ..................................................... 61
2. Dokumen Yang Digunakan .......................................... 63
3. Catatan Akuntansi Yang Digunakan ............................ 66
4. Laporan Yang Dihasilkan............................................. 67

xi
5. Unsur Pengendalian Intern ........................................... 68
6. Jaringan Prosedur Yang Membentuk Sistem .............. 69
7. Bagan Alir Sistem Akuntansi Penggajian ................... 72
c. Kelebihan Dan Kelemahan Sistem Akuntansi Penggajian
Pada PDAM Kab. Kudus.................................................... 76
B. Pembahasan ........................................................................... 78
1. Sistem Penggajian Pada PDAM Kab. Kudus ............... 78
2. Sistem Akuntansi Penggajian Pada PDAM Kab.
Kudus............................................................................ 78
3. Rancangan Sistem Akuntansi Penggajian Pada
PDAM Kab. Kudus ...................................................... 84
BAB V PENUTUP .....................................................................................105
A. Simpulan................................................................................ 105
B. Saran ......................................................................................106
DAFTAR PUSTAKA.......................................................................................108

xii
DAFTAR GAMBAR

Halaman

Gambar 2.1 : Jurnal Umum ................................................................................. 22

Gambar 2.2 : Kartu Harga Pokok Produk ........................................................... 22

Gambar 2.3 : Kartu Penghasilan Karyawan ........................................................ 24

Gambar 2.4 : Bagan Alir Sistem Akuntansi Penggajian ................................... 29

Gambar 4.1 : Struktur Organisasi PDAM Kab. Kudus ....................................... 58

Gambar 4.2 : Bagan Alir Sistem Akuntansi Penggajian PDAM Kab. Kudus..... 74

Gambar 4.3 : Rancangan Daftar Hadir ................................................................ 88

Gambar 4.4 : Rancangan Jurnal Umum .............................................................. 89

Gambar 4.5 : Rancangan Kartu Penghasilan Karyawan ..................................... 90

Gambar 4.6 : Rancangan Bagan Alir Sistem Akuntansi Penggajian .................. 101

xiii
DAFTAR TABEL

Halaman

Tabel 1 : Jumlah karyawan dan biaya gaji pada PDAM Kab. Kudus ................. 7

xiv
DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran 1 Surat Permohonan Izin Observasi

Lampiran 2 Surat Balasan Izin Observasi

Lampiran 3 Daftar Absensi

Lampiran 4 Rekap Daftar Gaji

Lampiran 5 Bukti Pengambilan Gaji Pegawai

Lampiran 6 Voucher Gaji Dan Tunjangan

Lampiran 7 Daftar Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan Pegawai

Lampiran 8 Surat-Surat Keputusan Tunjangan

Lampiran 9 Buku Besar

Lampiran 10 Jurnal Pengeluaran Kas

Lampiran 11 Surat Balasan Penelitian

Lampiran 12 Surat Rekomendasi

xv
1

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Dunia usaha sekarang ini semakin berkembang dan mengalami kemajuan

semakin pesat. Sehingga sumber daya manusia sebagai pelakunya dituntut

untuk menjadi sumber daya berkualitas dan berdedikasi tinggi dalam

penguasaan tekhnologi yang ada. Sejalan dengan berkembangnya dunia usaha

yang semakin pesat tersebut maka setiap perusahaan dituntut untuk mengadakan

peningkatan segala sesuatu yang berhubungan dengan kegiatan oprasional yang

dilakukan oleh perusahaan, baik dalam perencanaan, pelaksanaan dan

pengendaliannya. Setiap perusahaan akan berupaya untuk mencapai tujuan dan

harapannya dengan efektif dan efisien. Efekif dan efisien perusahaan sangat

tergantung pada baik buruknya pengelolaan pada perusahaan itu sendiri.

Pengelolaan yang baik perlu didukung dengan beberapa sistem yang

mengaturnya, baik dalam perencanaan, pelaksanaan dan pengendaliannya.

Suatu sistem adalah suatu sekelompok unsur yang erat berhubungan satu

dengan yang lainnya, yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan

tertentu. Sistem diciptakan untuk menangani sesuatu yang berulang kali atau

yang secara rutin terjadi (Mulyadi, 2001 : 2-3). Penerapan sebuah sistem dalam

suatu perusahaan untuk menangani dan mengatur jalannya semua aktifitas

perusahaan baik yang bersifat operasional maupun non operasional sangatlah

1
2

penting. Salah satu sistem yang digunakan oleh perusahaan adalah sistem

akuntansi, sistem akuntansi adalah organisasi, formulir, catatan, dan laporan

yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan

yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan

(Mulyadi, 2001 : 3). Sedangkan menurut Krismiaji (2001:4) sistem akuntansi

adalah sistem yang memproses data dan transaksi guna menghasilkan informasi

yang bermanfaat untuk merencanakan, mengendalikan, dan mengoperasikan

bisnis. Menurut Mulyadi (2001:31) sistem akuntansi memiliki tujuan umum

sebagai berikut :

a) Untuk menyediakan informasi bagi pengelolaan kegiatan usaha baru.

b) Untuk memperbaiki informasi yang dihasilkan oleh sistem yang sudah

ada, baik mengenai mutu, ketetapan penyajian, maupun sruktur

informasi.

c) Untuk memperbaiki pengendalian akuntansi pengecekan intern, yaitu

untuk memperbaiki tingkat keandalan (reliability) informasi akuntansi

dan untuk menyediakan catatan lengkap mengenai

pertanggungjawaban dan perlindungan kekayaan perusahaan.

d) Untuk mengurangi biaya klerikal dalam penyelenggaraan catatan

akuntansi.

Sistem akuntansi tersebut adalah sistem akuntansi pokok, sistem akuntansi

pembelian, sistem akuntansi penjualan, sistem akuntansi piutang, sistem

akuntansi penggajian, sistem akuntansi biaya, sistem akuntansi penerimaan kas,


3

sistem akuntansi pengeluaran kas, sistem akuntansi persediaan, serta beberapa

sistem akuntansi lain yang diperlukan oleh perusahaan. Sistem akuntansi sangat

penting bagi perusahaan, dengan adanya sistem akuntansi maka perusahaan

dapat berjalan dengan lancar dan dapat memberikan kemudahan-kemudahan

dalam pelaksanaannya. Salah satu diantara sistem akuntansi yang diperlukan

perusahaan adalah sistem akuntansi penggajian. Gaji umumnya merupakan

pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan karyawan yang mempunyai

jenjang jabatan manajer, sedangkan upah umumnya merupakan pembayaran

atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan pelaksana. Umumnya gaji

dibayarkan secara tetap per bulan, sedangkan upah dibayarkan berdasarkan hari

kerja, jam kerja, atau jumlah satuan produk yang dihasilkan oleh karyawan

(Mulyadi, 2001 :373).

Masalah penggajian karyawan dalam perusahaan adalah masalah yang

menyangkut kepuasan karyawan terhadap ketentuan dan kebijakan yang

diberikan oleh perusahaan. Sebab masalah ini tidak saja menyangkut berapa

rupiah seorang karyawan atau manajer harus digaji atas pekerjaannya,

melainkan juga mempunyai hubungan yang sangat luas, baik dalam rangka

sistem kepegawaian yang berlaku, bobot pekerjaan yang diemban, maupun

kaitan moral dan tanggung jawab sosial organisasi atas hidup karyawan dan

keluarganya. Tepat tidaknya gaji yang diberikan terhadap karyawan tergantung

dari manejemen perusahaan yang mengaturnya. Penetapan gaji terhadap

karyawan yang baik sangatlah penting karena hal tersebut berhubungan dengan
4

kwalitas dan semangat kerja yang dilakukan oleh karyawan. Pemberian gaji

yang sesuai kepada karyawan dapat sebagai alat untuk pemacu prestasi kerja

karyawan. Mengingat betapa pentingnya faktor tenaga kerja atau karyawan

suatu perusahaan maka perlu adanya balas jasa atau gaji yang sesuai dengan apa

yang telah mereka dikerjakan .

Pemberian gaji merupakan kegiatan rutin bagi perusahaan, sehingga

merupakan pengeluaran perusahaan yang relatif besar, maka dari itu diperlukan

suatu sistem akuntansi penggajian yang baik agar dalam pelaksanaan pengajian

dari perhitungan sampai dengan pembayaran atau pendistribusian gaji kepada

karyawan serta laporan yang dihasilkan dapat berjalan dengan baik dan efisien

serta dapat memberikan kemudahan-kemudahan dalam pelaksanaannya. Sistem

penggajian merupakan sistem pembayaran atas jasa yang diserahkan oleh

karyawan yang bekerja sebagai manajer, atau kepada karyawan yang gaji

dibayarkan bulanan, tidak tergantung dari jumlah jam atau hari kerja atau

jumlah produk yang dihasilkan (Mulyadi,2001:391).

Sistem penggajian dapat didefinisikan sebagai jaringan prosedur yang

dibuat menurut pola yang terpadu oleh manejemen untuk menjalankan atau

memberikan gaji kepada karyawan dalam suatu lingkungan perusahaan. Dalam

sistem penggajian pembayaran gaji dilaksanakan oleh beberapa fungsi. Fungsi

yang terkait dalam sistem penggajian adalah Fungsi Kepegawaian, Fungsi

Personalia, Fungsi Akuntansi, dan Fungsi Keuangan. Dimana tugas masing-

masing fungsi tersebut saling berhubungan.


5

Melalui sistem penggajian yang baik dan teratur, perusahaan akan dapat

terhindar dari terjadinya penyelewengan-penyelewengan harta perusahaan

sebagai akibat dari rasa ketidak puasan karyawan terhadap gaji yang

diterimanya. Dengan adanya sitem penggajian, akan dapat melahirkan

pelaksanaan penggajian yang baik pula sehingga dapat mendorong terwujudnya

aktifitas perusahaan yang sehat dan dinamis.

Sistem penggajian dikoordinasi sedemikian rupa menjadi sistem akuntansi

penggajian. Sistem akuntansi penggajian meliputi : dokumen yang digunakan,

catatan yang digunakan, laporan yang dihasilkan, fungsi yang terkait, jaringan

prosedur yang membentuk sistem, pengendalian intern serta bagan alir. Sistem

akuntansi yang baik dalam perusahaan melibatkan unsur yang paling penting

yaitu fungsi kepegawaian, fungsi pencacat waktu, fungsi pembuat daftar gaji,

fungsi akuntansi dan fungsi keuangan. Fungsi-fungsi tersebut bekerja sama

untuk menghasilkan laporan-laporan yaitu laporan biaya gaji, laporan prestasi

kerja karyawan dan laporan prestasi kerja departemen, laporan tersebut

digunakan untuk penentuan jumlah gaji. Sistem akuntansi penggajian terdiri

dari jaringan prosedur yaitu : prosedur pencatat waktu hadir, prosedur

pembuatan daftar gaji, prosedur pembuatan bukti kas keluar dan prosedur

pembayaran gaji. Agar dapat menghasilkan informasi yang berkualitas baik,

selain prosedur baku yang dimiliki dan ditetapkan, maka perusahaan perlu

melaksanakan aktifitas pengendalian yaitu otorisasi transaksi, penggunaan

dokumen dan catatan yang memadai.


6

Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM) Kabupaten Kudus berlokasi di Jl.

Mejobo No. 34 Kudus. Perusahaan ini termasuk perusahaan milik Negara yang

dikelola oleh pemerintah daerah. Perusahaan bergerak dalam bidang Produksi

dan Distribusi Air Minum. Dalam menjalankan usahanya agar berjalan efektif

harus memperhatikan pengolahan yang menyangkut segala aktivitas dan

kegiatan perusahaan diantaranya mengenai sistem akuntansi penggajian.

Setelah dilakukan penelitian dan pengkajian terhadap sistem akuntansi

penggajian pada PDAM Kabupaten Kudus dalam beberapa unsur sistem yang

ada antara lain adalah adanya penggabungan fungsi/bagian yang terkait dalam

prosedur penggajian yaitu bagian kepegawaian dengan bagian pencatat waktu.

Dengan adanya kerangkapan dalam fungsi tersebut maka akan mengakibatkan

kecurangan atau manipulasi dalam absensi karyawan dan juga mengakibatkan

membesarnya biaya gaji yang keluarkan oleh perusahaan karena adanya

karyawan yang melakukan kecurangan dalam proses absensi berlangsung.

Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM) Kabupaten Kudus melakukan

pembayaran gaji setiap akhir bulan, yang dimana gaji pokok karyawan sudah di

tetapkan oleh pemerintah daerah. Menurut data dari fungsi kepegawaian

mengalami kenaikan jumlah karyawan pada tahun 2003 sampai tahun 2006

serta biaya gaji yang dikeluarkan perusahaan untuk karyawan tiap tahunnya

meningkat dari tahun 2003 sampai 2006. Data tersebut dapat dilihat pada tabel

dibawah ini:
7

Tabel 1.
Jumlah karyawan dan biaya gaji pada
PDAM Kabupaten Kudus
Tahun Jumlah Karyawan Biaya Gaji
2003 92 Orang Rp. 1.725.751.489,-
2004 94 Orang Rp. 1.557.501.376,-
2005 97 Orang Rp. 1.887.720.400,-
2006 98 Orang Rp. 2.190.736.973,-
2007 95 Orang

Pengolongan jabatan terdiri dari : Direksi, KaBag, KaSi dan Koordinator

Pembaca Meter. Setiap bulan selain memperoleh gaji pokok, karyawan juga

mendapatkan insentif berupa tunjangan perusahaan, tunjangan istri 10%,

tunjangan anak 5% (maksimal 2 anak), tunjangan beras, tunjangan jabatan,

tunjangan air, tunjangan kesehatan, potongan premi asuransi, potongan premi

Dapenma Pamsi dan potongan JAMSOSTEK.

Dengan jumlah karyawan yang mengalami perubahan tiap tahunnya dan

biaya yang dikeluarkan untuk beban gaji cukup tinggi, maka perlu adanya

sistem akuntansi penggajian yang baik untuk mengendalikan jalan penggajian

pada Perusahaan Daerah Air Minum ( PDAM ) Kabupaten Kudus.

Suatu perusahaan sebaiknya mempunyai sistem akuntansi penggajian

yang baik, karena bila perusahaan tersebut tidak memiliki suatu sistem

akuntansi penggajian yang baik akan bisa menyebabkan terjadinya

peyelewengan atau penyimpangan didalam pelaksanaan tanggung jawab


8

masing-masing. Agar tidak terjadi penyelewengan maka harus dilakukan

pemisahan tugas antara bagian yang terkait untuk menghindari penyelewengan

tugas dan untuk memudahkan pekerjaan berbagai petugas yang di berikan tugas

menangani penggajian. Tanpa adanya sistem akuntansi penggajian yang baik

dapat menyebabkan kecurangan yang harus dihindari. Oleh karena itu

perusahaan memang membutuhkan sistem akuntansi penggajian yang tersusun

rapi dan teratur agar lebih mudah dalam penyusunan dan penetapan gaji

karyawan.

Dari paparan diatas mengenai pentingnya penerapan sistem akuntansi

penggajian di dalam suatu perusahaan dan melihat adanya perbedaan antara

teori dengan kenyataaan yang ada belum sesuai serta keterangan dan uraian

maka untuk mengetahui sistem akuntansi penggajian pada Perusahaan Daerah

Air Minum (PDAM) Kabupaten Kudus penulis tertarik untuk mengambil judul

“SISTEM AKUNTANSI PENGGAJIAN PADA PERUSAHAAN DAERAH

AIR MINUM (PDAM) KABUPATEN KUDUS”


9

B. Rumusan Masalah

Berdasarkan uraian yang telah dipaparkan oleh penulis dalam latar

belakang masalah dan agar pembahasan tidak menyimpang dari judul penulisan

tugas akhir, maka penulis merumuskan permasalahan yang akan dibahas dalam

kajian ini adalah sebagai berikut :

1. Bagaimana sistem penggajian yang diterapkan pada Perusahaan

Daerah Air Minum (PDAM) Kabupaten Kudus?

2. Bagiamana sistem akuntansi penggajian yang digunakan pada

Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM) Kabupaten Kudus, yang

meliputi:

a) Fungsi apa sajakah yang terkait

b) Dokumen-dokumen yang digunakan

c) Catatan akuntansi apa sajakah yang digunakan

d) Laporan-laporan yang dihasilkan

e) Unsur pengendalian intern

f) Jaringan prosedur yang membentuk sistem

g) Bagan alir dalam sistem penggajian

3. Apa sajakah kelemahan dan kelebihan sistem akuntansi penggajian

pada Perusahaan Daerah Air Minum ( PDAM ) Kabupaten Kudus?

4. Bagaimana rancangan yang seharusnya diterapkan dalam sistem

akuntansi penggajian pada Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM)

Kabupaten Kudus berdasarkan kelemahan dan kelebihannya?


10

C. Tujuan Penelitian

Setiap kegiatan tidak akan terlepas dari tujuan yang akan tercapai serta

manfaat dari kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan. Demikian pula dari

penyusunan laporan Tugas Akhir ini bertujuan sebagai berikut:

1. Untuk mengetahui sistem penggajian yang diterapkan pada Perusahaan

Daerah Air Minum (PDAM) Kabupaten Kudus.

2. Untuk mengetahui sistem akuntansi penggajian yang digunakan pada

Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM) Kabupaten Kudus, yang

meliputi:

a) Fungsi apa sajakah yang terkait

b) Dokumen-dokumen yang digunakan

c) Catatan akuntansi apa sajakah yang digunakan

d) Laporan-laporan yang dihasilkan

e) Unsur pengendalian intern

f) Jaringan prosedur yang membentuk sistem

g) Bagan alir dalam sistem penggajian

3. Untuk mengetahui kelemahan dan kelebihan sistem akuntansi

penggajian pada Perusahaan Daerah Air Minum ( PDAM ) Kabupaten

Kudus.

4. Membuat rancangan yang seharusnya diterapkan dalam sistem

akuntansi penggajian pada PDAM Kabupaten Kudus berdasarkan

kelemahan dan kelebihannya.


11

D. Manfaat Penelitian

Melalui penelitian ini diharapkan dapat memberikan manfaat sebagai

berikut:

a. Manfaat Teoritik

Hasil penelitian ini diharapkan dapat menambah dan memperluas

pegetahuan khususnya mengenai sistem akuntansi penggajian.

b. Manfaat Praktis

1. Bagi Peniliti

Menambah wawasan dan pengetahuan mengenai masalah yang terjadi

dalam suatu perusahaan khususnya yang berubungan dengan Sistem

Akuntansi Penggajian.

2. Bagi Universitas

Dapat digunakan sebagai kajian ilmiah bagi mahasiswa dan menambah

bahan bacaan di perpustakaan UNNES sebagai bahan perbandingan bagi

mahasiswa yang akan melakukan penelitian, khususnya mengenai

sistem akuntansi penggajian.

3. Bagi perusahaan

Dalam penelitian ini diharapkan dapat dipakai sebagai bahan masukan

dan sebagai landasan kebijakan bagi perusahaan untuk lebih

meningkatkan pengawasan yang efektif dan efisien terhadap sistem

akuntansi penggajian.
12

BAB II

LANDASAN TEORI

A. Pengertian Sistem Penggajian

1. Sistem

Sebuah sistem didefinisikan sebagai serangkaian komponen yang

dikoordinasikan untuk dapat mencapai serangkaian tujuan. Sesuai dengan

definisi tersebut, sebuah sistem memiliki tiga karakteristik, yaitu : (1)

komponen, atau sesuatu yang dapat dilihat, didengar atau dirasakan ; (2)

proses, yaitu kegiatan untuk mengkoordinasikan komponen yang terlibat

dalam sebuah sistem ; dan (3) tujuan, yaitu sasaran akhir yang ingin dicapai

dari kegiatan koordinasi komponen tersebut (Krismiaji, 2002 : 1).

Sistem adalah suatu jaringan prosedur yang dibuat menurut pola terpadu

untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaan (Mulyadi,2001:5).

Sedangkan menurut Zaki Baridwan (1981:1) pengertian sistem adalah suatu

kerangka dari prosedur yang saling berhubungan yang disusun sesuai dengan

suatu yang menyeluruh untuk melaksanakan suatu kegiatan atau fungsi utama

dari perusahaan.

Sebuah sistem adalah sekelompok dua atau lebih komponen-komponen

yang saling berkaitan (interlerated) atau subsistem-subsistem yang bersatu

untuk mencapai tujuan yang sama (common purpose) (James, 2001:5).

12
13

Jadi, sebuah sistem adalah sekelompok unsur yang saling berkaitan satu

sama lain dan mempunyai tujuan yang sama.

2. Penggajian

Penggajian berasal dari kata dasar gaji yang menurut Kamus Besar

Bahasa Indonesia Edisi 3 (Balai Pustaka) artinya adalah:

1. Upah kerja yang dibayar dalam waktu yang tetap.

2. Balas jasa yang diterima oleh pekerja dalam bentuk uang

berdasarkan waktu tertentu.

Sedangkan menurut Mulyadi Gaji adalah pembayaran jasa yang dilakukan

oleh karyawan yang mempunyai jenjang jabatan manajer (Mulyadi,

2001:373).

Dari pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa penggajian adalah

pembayaran atas jasa yang diserahkan oleh karyawan yang bekerja sebagai

manager atau pekerja yang diterima dalam bentuk uang berdasarkan waktu

tertentu.

3. Sistem Penggajian

Sitem penggajian adalah suatu sistem imbalan kepada pegawai yang

diberikan tugas administratife dan pimpinan, yang jumlahnya biasanya tetap

secara bulanan dan tahunan (Soemarsono,1999:391) Sistem penggajian dapat

di definisikan sebagai jaringan prosedur yang dibuat menurut pola terpadu

oleh manejemen untuk menjalankan atau memberikan gaji kepada karyawan

dalam suatu lingkungan perusahaaan. Menurut Armstrong dan Murlis


14

(1994:13) sistem penggajian ialah suatu proses untuk mengembangkan

sekumpulan prosedur yang memungkinkan perusahaan untuk menarik, dan

memotifasi staf berkaliber (ahli) yang diperlukan, serta untuk mengendalikan

biaya pembayaran gaji. Sistem penggajian merupakan sistem pembayaran atas

jasa yang diserahkan oleh karyawan yang bekerja sebagai manajer, atau

kepada karyawan yang gaji dibayarkan bulanan, tidak tergantung dari jumlah

jam atau hari kerja atau jumlah produk yang dihasilkan (Mulyadi,2001:391).

Pada dasarnya sistem penggajian diberikan kepada karyawan perusahaan

yang bersifat tetap. Jadi karyawan tersebut bekerja secara rutin terus menerus

dan melakukan pekerjaan sesuai dengan peraturan dan wewenang yang

diberikan kepada mereka. Sedangkan karyawan tidak tetap menggunakan

sistem pengupahan.

Dari beberapa pendapat tersebut maka dapat disimpulkan, sistem

penggajian merupakan sistem pembayaran atas jasa yang diserahkan

karyawan, yang gajinya dibayarkan bulanan dan berguna untuk menentukan

gaji, kenaikan gaji serta menangani masalah penggajian secara baik dan benar.

Dalam sistem penggajian pembayaran gaji dilaksanakan oleh beberapa

fungsi. Fungsi yang terkait dalam sistem penggajian adalah Fungsi

Kepegawaian, Fungsi Personalia, Fungsi Akuntansi, dan Fungsi Keuangan.

Dimana tugas masing-masing fungsi tersebut saling berhubungan.


15

B. Pengertian Sistem Akuntansi Penggajian

1. Akuntansi

Akuntansi adalah suatu proses pencatatan pencatatan, penggolongan,

peringkasan, pelaporan, dan penganalisisan data-data keuangan dari suatu

organisasi atau perusahaan (Purwanti dan Nugraheni, 2001 : 2).

Pengertian lain akuntansi dilihat dari sudut pemakainnya adalah sebagai

suatu disiplin yang menyediakan informasi yang diperlukan untuk

melaksanakan kegiatan secara efisien dan mengevaluasi kegiatan-kegiatan

suatu organisasi (Jusup, 2001 : 4)

Dari pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa akuntansi adalah suatu

proses kegiatan mengolah data keuangan yang menghasilkan informasi

keuangan dalam bentuk laporan-laporan yang berhubungan dengan pihak-

pihak yang berkepentingan dengan perusahaan atau organisasi ekonomi yang

bersangkutan.

2. Sistem Akuntansi

Sistem akuntansi adalah sistem yang memproses data dan transaksi guna

menghasilkan informasi yang bermanfaat untuk merencanakan,

mengendalikan, dan mengoperasikan bisnis (Krismiaji, 2002 : 4).

Sistem akuntansi adalah organisasi, formulir, catatan, dan laporan yang

dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang

dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan

(Mulyadi, 2001 : 5).


16

Dari definisi diatas dapat disimpulkan bahwa sistem akuntansi adalah

formulir-formulir, catatan-catatan, prosedur-prosedur, dan alat-alat yang

digunakan untuk mengolah data dengan tujuan menghasilkan laporan dalam

bentuk informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen perusahaan dan

pihak-pihak lain yang berkepentingan seperti pemegang saham, kreditur, dan

lembaga-lembaga pemerintah untuk menilai hasil operasi.

3. Sistem Akuntansi Penggajian

Berdasarkan uraian di atas dapat disimpulkan bahwa sistem akuntansi

penggajian adalah satu kesatuan atau sekelompok komponen-komponen yang

terdiri atas dokumen-dokumen, catatan-catatan, prosedur-prosedur, dan alat-

alat yang digunakan untuk mengolah data penggajian dengan tujuan

menghasilkan laporan dalam bentuk informasi keuangan yang dibutuhkan

oleh manajemen perusahaan dan pihak-pihak lain yang berkepentingan.

C. Elemen-Elemen Dalam Sistem Akuntansi Penggajian

1. Fungsi Yang Terkait Dalam Sistem Penggajian

Fungsi yang terkait dalam sistem penggajian adalah sebagai berikut:

1. Fungsi Kepegawaian

Fungsi ini bertanggung jawab untuk mencari karyawan baru, menyeleksi

calon karyawan, memutuskan penempatan karyawan baru,membuat surat

keputusan tarif gaji, kenaikan pangkat dan golongan gaji, mutasi dan

pemberhentian karyawan. Fungsi ini berada di tangan bagian kepegawaian

di bawah Departemen Personalia dan Umum (Mulyadi. 2001:383).


17

Fungsi utama dari sebuah bagian kepegawaian ialah menyediakan

angkatan kerja yang efisien, menangani sumber daya manusia dalam

organisasi perusahaan mencakup prosedur penerimaan pegawai

baru,progam pelatian, penyusunan uraian tugas (job description), evaluasi

kerja dan telaah waktu dan gerak.

Fungsi personalia bertugas untuk mencari karyawan baru, mengadakan

interview, melakukan pekerjaan yang berhubungan adanya karyawan

baru,menentukan cuti karyawan dan sebagainya (Baridwan: 1981:137).

2. Fungsi Pencatat Waktu

Fungsi ini bertanggung jawab untuk menyelenggarakan catatan waktu

hadir bagi semua karyawan perusahaan. Fungsi pencatat waktu berada

ditangan bagian pencatat waktu di bawah Departemen Personalia dan

Umum (Mulyadi, 2001:384).

Fungsi pencatat waktu bertanggung jawab untuk menjamin tersedianya

catatan yang akurat mengenai waktu kerja yang diberi dari setiap pegawai

yang merupakan langkah awal penetapan biaya buruh.

3. Fungsi Pembuat Daftar Gaji

Fungsi ini bertanggung jawab untuk membuat daftar gaji yang berisi

penghasilan bruto yang menjadi hak dan berbagai potongan yang menjadi

beban karyawan selama jangka waktu pembayaran gaji.Fungsi ini berada

di tangan bagian Gaji (Mulyadi,2001:384).


18

Fungsi pembuat daftar gaji bertanggung jawab atas tugas penting untuk

mencatat klasifikasi pekerjaan, departemen dan tarif upah untuk setiap

karyawan. Fungsi mencatat berapa jam orang bekerja, menentukan upah,

menentukan potongan upah, menentukan upah bersih, menyelenggarakan

catatan permanen untuk setiap pekerja, menyiapkan cek pembayaran

untuk melakukan pembayaran atau dapat pula menyiapkan pembagian

beban upah.

Fungsi bagian gaji adalah menghitung gaji, membuat formulir dan laporan

yang berhubungan dengan gaji, menyusun statistik gaji, memelihara arsip-

arsip yang perlu (Baridwan,1981:148).

4. Fungsi Akuntansi

Fungsi Akuntansi bertanggung jawab mencatat kewajiban yang timbul

dalam hubungan dengan pembayaran gaji. Fungsi akuntansi yang

menangani prosedur penggajian berada di tangan : Bagian Utang, Bagian

Kartu Biaya dan Bagian Jurnal.

a) Bagian Utang, Bagian ini memegang fungsi pencatat utang yang

dalam prosedur penggajian bertangung jawab memproses

pembayaran gaji seperti yang tercantum dalam daftar gaji. Selain itu

juga berfungsi menerbitkan bukti kas keluar.

b) Bagian Kartu Biaya. Bertanggung jawab untuk mencatat distribusi

biaya ke dalam kartu harga pokok dan kartu biaya berdasar rekap

rekap daftar gaji dan kartu jam kerja (Mulyadi,2001:384).


19

c) Bagian Jurnal. Bagian ini memegang fungsi pencatat jurnal

bertanggung jawab untuk mencatat biaya gaji dalam jurnal umum.

5. Fungsi Keuangan

Bertanggung jawab untuk mengisi cek guna pembayaran gaji dan

menguangkan cek tersebut ke bank. Uang tersebut kemudian dimasukan

ke dalam amplop gaji dan di bagikan kepada karyawan yang berhak.

Fungsi Keuangan berada di bagian kassa (Mulyadi,2001:384).

2. Dokumen Yang Digunakan Dalam Sistem Penggajian

Dokumen yang digunakan dalam sistem penggajian adalah:

1. Dokumen pendukung perubahan gaji

Dokemen ini umumnya dikeluarkann oleh fungsi kepegawaian berupa

(Mulyadi,2001:374) :

a) Surat Keputusan pengangkatan karyawan baru

b) Surat Keputusan kenaikan pangkat

c) Surat Keputusan perubahan tarif

d) Surat Keputusan penurunan pangkat

e) Surat Keputusan pemberhentian sementara dari pekerjaan (skorsing)

f) Surat Keputusan pemindahan dan sebagainya

2. Kartu Jam Hadir

Dokumen ini digunakan oleh fungsi pencatat waktu untuk mencatat jam

hadir karyawan. Catatan jam hadir ini dapat berupa daftar hadir biasa,
20

dapat pula berbentuk kartu hadir yang diisi dengan mesin pencatat waktu

(Mulyadi,2001:374).

Kartu hadir menyediakan tempat untuk mengisi nama dan nomor

karyawan dan biasanya mencakup suatu periode pembayaran gaji. Setelah

di isi, kartu hadir itu memperlihatkan saat pekerjaan memulai dan

mengakhiri pekerjaan setiap hari atau setiap shift selama periode

pembayaran gaji tersebut, dengan menunjukan pula semua jam lembur dan

jam upah premi.

3. Rekap Daftar Gaji

Dokumen ini merupakan ringkasan gaji per departemen yang dibuat

berdasarkan daftar gaji. Disrtibusi biaya tenaga kerja ini dilakukan oleh

fungsi akuntansi biaya dengan dasar rekap daftar gaji (Mulyadi,2001:377).

Daftar gaji merupakan daftar yang menunjukkan perhitungan gaji masing-

masing karyawan selama periode tertentu. Dalam daftar gaji, setiap baris

digunakan untuk satu karyawan, menunjukkan nama, nomor kartu hadir,

jam kerja biasa dan lembur, tarif gaji jumlah gaji biasa dan lembur,

tunjangan-tunjangan, potongan-potongan dan jumlah gaji bersih. Daftar

gaji ini merupakan buku jurnal gaji (Baridwan,1981:148-149).

4. Surat Pernyataan Gaji

Dokumen ini dibuat sebagai catatan bagi setiap karyawan mengenai

rincian gaji yang diterima setiap karyawan beserta berbagai potongan yang

menjadi beban setiap karyawan (Mulyadi,2001:377).


21

5. Amplop Gaji

Uang gaji karyawan diserahkan kepada setiap karyawan dalam amplop

gaji. Dihalaman amplop gaji ini berisi informasi mengenai nama

karyawan, indentifikasi karyawan dan jumlah gaji bersih yang diterima

karyawan dalam waktu tertentu (Mulyadi,2001:378).

Gaji yang dibayar dengan uang tunai sebaiknya menggunakan amplop

gaji. Amplop gaji ini harus menunjukan nama karyawan dan jumlah gaji

bersihnya (Baridwan, 1981:149).

6. Bukti Kas Keluar

Dokumen ini merupakan perintah pengeluaran uang yang dibuat oleh

fungsi keuangan, berdasarkan informasi dalam daftar gaji yang diterima

dari fungsi pembuat daftar gaji (Mulyadi,2001:379).

3. Catatan Akuntansi

Catatan akuntansi yang digunakan dalam pencatatan gaji adalah

(Mulyadi,2001:382) :

1. Jurnal Umum

Dalam pencatatan gaji dan upah ini jurnal umum digunakan untuk

mencatat distribusi biaya tenaga kerja ke dalam setiap departemen dalam

perusahaan.Jurnal umum tersebut dapat lihat pada Gambar.2.1


22

Halaman-------
JURNAL UMUM
Nomor Nomor
Tanggal Keterangan Debit Kredit
Bukti Rek.

Sumber : Mulyadi ,2001:102


Gambar 2.1
Jurnal Umum

2. Kartu Harga Pokok Produk

Catatan ini digunakan untuk mencatat gaji tenaga kerja langsung yang

dikeluarkan untuk pesanan tertentu. Kartu Harga Pokok Produk tersebut

dapat dilihat pada Gambar.2.2

KARTU HARGA POKOK PRODUK


Nama Pemesan No. Pesanan Tanggal Mulai
Spesifikasi Kuantitas Tanggal Selesai Anggaran Biaya
Biaya Baku Biaya TKL B. Overhead Pabrik
NO Jum. Jam Jum. Jum.
Tgl BPPBG Rupiah Tgl Kerja Rupiah Tgl Tarif Rupiah Biaya Bahan Baku
Biaya Tng.Kerja Langs.
BOP
Jumlah

Harga Pokok satuan

Ralisasi Biaya

Biaya Bahan Baku


Biaya Tng.Kerja Langs.
BOP
Jumlah
Harga Pokok satuan
Otorisasi
Kep. KaBag
Dep. Akunt
Akunt Biaya

Sumber : Mulyadi ,2001:142 Gambar 2.2


Kartu Harga Pokok Produk
23

3. Kartu Biaya

Catatan ini digunakan untuk mencatat biaya tenaga kerja tidak langsung

dan biaya kerja non produksi setiap departemen dalam perusahaan.

Sumber informasi untuk pencatatan kartu biaya ini adalah bukti memorial.

4. Kartu Penghasilan Karyawan

Catatan ini digunakan untuk mencatat penghasilan dan berbagai

potongannya yang diterima oleh setiap karyawan. Informasi dalam kartu

penghasilan ini di pakai sebagai dasar perhitungan PPh 21 yang menjadi

beban setiap karyawan. Disamping itu, kartu penghasilan karyawan ini

digunakan sebagai tanda terima gaji karyawan dengan menandatangani

kartu tersebut oleh karyaan yang bersangkutan. Dengan tanda tangan pada

kartu penghasilan karyawan ini, setiap karyawan hanya mengetahui

gajinya sendiri, sehingga rahasia penghasilan karyawan tertentu tidak

diketahui karyawan yang lain. Kartu Penggasilan Karyawan pada Gambar

2.3
24

Kartu Penghasilan Karyawan


No.
Nama: Induk Departemen Bagian
Penghasilan Dan Jumlah
Potongan Jan Feb Mart Apr Mei Jun Jul Agst Sept Okt Nov Des Total

Gaji Pokok
Gaji Lembur
Tunjangan

Jumlah Gaji
Potongan
PPh pasal 21
Iuran Organisasi
Karyawan
Dana Pensiun
Lain-lain

Jumlah Potongann
Gaji Bersih

Tanda Tangan
Penerimaan

Sumber : Mulyadi ,2001:383


Gambar 2.3
Kartu Penghasilan Karyawan
4. Laporan-Laporan Yang Dihasilkan

Laporan-laporan yang dihasilkan sistem akuntansi penggajian adalah sebagai

berikut (Usry,1994:401) :

a. Laporan Biaya Gaji

Laporan biaya gaji yang dikeluarkan tiap bulan yang dikirim kepada

tiap departemen atau bagian perusahaan, yang menunjukan

perbandingan biaya aktual denga angka-angka biaya taksiran.


25

b. Laporan Prestasi Kerja Karyawan

Laporan prestasi kerja karyawan dibuat harian, yang berisi nomor

pegawai, jam kerja aktual, standar jam out put serta prosentase-

prosentase kerja guna meningkatkan efektifitas laporan ini.

c. Laporan Prestasi Kerja Departemen

Laporan prestasi kerja karyawan menurut departemen berisi nama

departemen, jam kerja aktual, standar jam kerja serta prosentasi-

prosentasi kerja.

5. Unsur Pengendalian Intern Pada Sistem Penggajian

Elemen-elemen yang terdapat sistem pengendalian intern yang terkait dalam

sistem penggajian adalah (Mulyadi,2001:386) :

a) Organisasi

1. Fungsi pembuat daftar gaji harus terpisah dari fungsi pembayaran gaji.

2. Fungsi pencatatan waktu hadir harus terpisah dari fungsi operasi.

b) Sistem otorisasi dan Prosedur Pencatatan

1. Setiap orang yang namanya tercantum dalam daftar gaji harus

memiliki surat keputusan pengangkatan sebagai karyawan perusahaan

yang ditandatangani oleh direktur utama.

2. Setiap perubahan gaji karyawan karena perubahan pangkat, perubahan

tarif gaji, tambahan keluarga harus didasarkan pada surat keputusan

direktur keuangan.
26

3. Setiap potongan atas gaji karyawan selain dari pajak penghasilan

karyawan harus didasarkan surat potongan gaji yang diotorisasi oleh

fungsi kepegawaian.

4. Kartu jam hadir harus diotorisasi oleh fungsi pencatat waktu.

5. Perintah lembur harus diotorisasi oleh kepala departemen karyawan

yang bersangkutan.

6. Daftar gaji harus diotorisasi oleh fungsi personalia.

7. Bukti kas keluar untuk pembayaran gaji harus diotorisasi oleh fungsi

akuntansi.

8. Perubahan dalam catatan penghasilan karyawan direkonsiliasi dengan

daftar gaji karyawan.

c) Praktek Yang Sehat

1. Kartu jam hadir harus dibandingkan dengan kartu jam kerja sebelum

kartu yang terakhir ini dipakai sebagai dasar distribusi biaya tenaga

kerja langsung.

2. Pemasukan kartu jam hadir ke dalam mesin pencatat waktu harus

diawasi oleh fungsi pencatat waktu.

3. Pembuatan daftar gaji harus diveritifikasi kebenaran dan ketelitian

perhitungannya oleh fungsi akuntansi keuangan sebelum dilakukan

pembayaran.

4. Perhitungan pajak penghasilan karyawan direkonsiliasi dengan

catatan penghasilan karyawan.


27

5. Catatan penghasilan karyawan disimpan oleh fungsi pembuat daftar

gaji.

6. Jaringan Prosedur Yang Membentuk Sistem Penggajian

Sistem penggajian terdiri dari jaringan prosedur berikut ini

(Mulyadi,2001:385-386) :

1. Prosedur Pencatatan Waktu Hadir

Prosedur ini bertujuan untuk mencatat waktu hadir karyawan.

Diselenggarakan oleh fungsi pencatat waktu dengan menggunakan

daftar hadir pada pintu masuk kantor atau pabrik. Pencatatan waktu

hadir ini di selenggarakan untuk menentukan gaji karyawan yang

diterima setiap bulan, apakah gaji yanng diterima peuh ataukah harus

dipotong akibat ketidak hadiran mereka. Selain itu juga digunaka untuk

mengetahui apakah karyawan biasa mendapatkan gaji biasa saja atau

menerima tunjangan lembur.

2. Prosedur Pembuat Daftar Gaji

Fungsi pembuat daftar gaji adalah membuat daftar gaji karyawan. Data

yang dipakai sebagai dasar pembuatan daftar gaji adalah surat-surat

keputusan mengenai pengangkatan karyawan baru, kenaikan pangkat,

pemberhentian karyawan, penurunan pangkat, daftar bulan sebelumnya

dan daftar hadir. PPh 21 dihitung oleh fungsi pembuat daftar gaji atas

dasar yang tercantum dalam kartu penghasilan karyawan.


28

3. Prosedur Distribusi Biaya Gaji

Dalam prosedur distribusi biaya gaji, biaya tenaga kerja didistribusikan

kepada departemen-departemen yang menikmati manfaat kerja.

Distribusi biaya tenaga kerja ini dimaksudkan untuk pengendalian biaya

dan perhitungan harga pokok produk.

4. Prosedur Penbuatan Bukti Kas Keluar

Dibuat oleh fungsi akuntansi kepada fungsi keuangan berdasarkan

informasi dalam daftar gaji yan diterima dari pembuat daftar gaji.

5. Prosedur Pembayaran Gaji

Prosedur pembayaran gaji melibatkan fungsi akuntansi adn fungsi

keuangan. Fungsi akuntansi membuat perintah pengeluaran kas kepada

fungsi keuangan untuk menulis cek untuk pembayaran gaji. Fungsi

keuangan kemudian menguangkan cek tersebut ke bank dan memasukan

uang ke amplop gaji.

7. Bagan Alir Dokumen Sistem Akuntansi Penggajian

Kegiatan atau proses dari sistem akuntansi penggajian dapat dilihat

secara umum melalui bagan alir dokumen yang dideskripsikan urutan

peristiwa dari sistem yang dijalankan. Berikut ini bagan alir dokumen sistem

akuntansi penggajian :
29

Bagian Pencatat Waktu Bagian Gaji

Mulai 1
8

Mecatat KJH 2
jam hadir
karyawan Daftar Hadir 1 Kartu
Karyawan Penghasilan
karyawan

DG 2

Bukti kas 3
T keluar
Kartu jam
Hadir

Membuat
Daftar
Hadir
A

Membuat
Daftar
Hadir Membuat
Rekap T
Hadir

KJH 2
SPG
Daftar Hadir 1
2
Karyawan
RDG 1
2 KJH : Kartu Jam Hadir
Daftar Gaji 1 RDG : Rekap Daftar Hadir
SPG : Surat Pernyataan Gaji
DG : Daftar Gaji
KPK : Kartu Penghasilan Karyawan

Kartu
Penghasilan
karyawan

Sumber : Mulyadi, 2001 : 392

Gambar 2.4
Bagan Alir Sistem Akuntansi Penggajian
30

Bagian Utang

2 7

KPK RDG 2

Daftar Gaji 1
SPG
2 Bukti Kas 1
Keluar
RDG 1
2

Daftar Gaji 1

9
Membuat
Bukti Kas
Keluar

KPK

SPG Mencatat nomor Cek


2 pada register Bukti
Kas Keluar
RDG 1
2

Daftar Gaji 1
3
2
Bukti Kas 1
Keluar
KPK = Kartu Penghasilan
Karyawan

3 4

Kartu
Penghasilan
karyawan
Sumber : Mulyadi, 2001 : 393

Gambar 2.4
Bagan Alir Sistem Akuntansi Penggajian
( Lanjutan )
31

Bagian Kassa

4 6

KPK
KPK
SPG
SPG RDG 2
RDG 2
2
2 1
Daftar Gaji
1
Daftar Gaji 3
3 Bukti Kas 1
Keluar Dimasuk ke dalam
Bukti Kas 1 amplop gaji
Keluar bersama dengan
pemasukan uang
gaji

Mengisi cek &


Memimta tanda
tangan atas cek

Menguangkan cek 7
ke bank &
memasukan ke
amplop gaji
8

Membayarkan gaji
kpd karyawan &
meminta tanda tangan
atas kartu penghasilan
karyawan

Menbubukan cap
lunas pada bukti
dan dokumen
pendukung

Sumber : Mulyadi, 2001 : 394

6
Gambar 2.4
Bagan Alir Sistem Akuntansi Penggajian
( Lanjutan )
32

Bagian Jurnal Bagian Kartu Biaya

3 9 5

BKK 2
RDG 3 BKK 3
RDG 1
Daftar Gaji 1 RDG 1

Bukti Kas 1 Bukti


Keluar Memorial

Membuat Bukti
Memorioal

Register Kartu Biaya


Cek

BKK 3
RDG 1 N
N
Bukti
Memorial

5
Selesai

Jurnal
Umum

BKK = Bukti Kas Keluar

Sumber : Mulyadi, 2001 : 395

Gambar 2.4
Bagan Alir Sistem Akuntansi Penggajian
( Lanjutan )
33

Berikut ini adalah uraian dari bagan alir sistem penggajian diatas:

1. Bagian Pencatatan Waktu

a. Mencatat waktu hadir tiap karyawan dalam kartu jam hadir

b. Membuat daftar hadir karyawan atas kartu jam hadir

c. Menyerahkan daftar hadir dilampiri dengan kartu jam hadir ke bagian

gaji dan upah.

2. Bagian Gaji dan Upah

a. Menerima daftar hadir dilampiri dengan jam hadir dari bagian pencatat

waktu

b. Membuat daftar gaji atas dasar daftar hadir dan surat keputusan

mengenai jabatan atau tarif gaji karyawan yang dikeluarkan oleh bagian

kepegawaian.

c. Membuat rekap daftar gaji tiap departemen

d. Mencatat penghasilan karyawan dalam kartu penghasilan karyawan

berdasarkan data dalam daftar gaji.

e. Mengirim daftar gaji (2 lembar), rekap daftar gaji (2 lembar), surat

pemberitahuan gaji dan kartu penghasilan karyawan ke bagian utang.

f. Menerima bukti kas keluar lembar 3 dilampiri dengan daftar gaji lembar

2 yang telah dicap lunas dan kartu penghasilan karyawan dari kepala

bagian kassa.

g. Mengarsipkan bukti kas keluar dan daftar gaji urut tanggal.

h. Mengarsipkan kartu penghasilan karyawan urut nama karyawan.


34

3. Bagian Utang

a. Menerima daftar gaji (2 lembar), rekap daftar gaji (2 lembar), surat

pemberitahuan gaji dan kartu penghasilan karyawan dari bagian gaji dan

upah

b. Membuat bukti kas keluar 3 lembar atas dasar daftar gaji.

c. Mencatat bukti kas keluar dalam register bukti kas keluar.

d. Mendistribusikan kas keluar dan dokumen pendukungnya sebagai

berikut :

1. Lembar ke 1 dan ke 3 diserahkan ke bagian kassa, dilampiri dengan

daftar gaji lembar 1 dan 2, rekap daftar gaji lembar 2, surat

pemberitahuan gaji dan kartu penghasilan karyawan.

2. Lembar ke 2 diserahkan ke bagian jurnal, buku besar dan laporan,

dilampiri dengan rekap daftar gaji lembar 1.

e. Menerima bukti kas keluar lembar 1 dari bagian kassa dilampiri dengan

daftar gaji lembar 1 dan rekap daftar gaji lembar 2.

f. Mencatat nomor cek yang tercantum dalam kas keluar lembar 1 ke

dalam register kas keluar.

g. Menyerahkan bukti kas keluar ke bagian jurnal, buku besar dan laporan

dilampiri dengan daftar gaji lembar ke 1 dan rekap daftar gaji lembar ke

2.
35

4. Bagian Kassa

a. menerima bukti kas keluar dari bagian utang, dilampiri dengan daftar

gaji lembar ke 1 dan rekap daftar gaji lembar ke 2, surat pemberitahuan

gaji dan kartu penghasilan karyawan.

b. Mengisi cek sejumlah uang yang tercantum dalam daftar gaji dan

memintakan tanda tangan atas cek dari pejabat yang berwenang.

c. Menguangkan cek ke bank

d. Memasukkan uang gaji dan surat pemberitahuan gaji ke dalam amplop

tiap-tiap karyawan.

e. Membagikan amplop gaji kepada karyawan yang berhak dan meminta

tanda tangan sebagai bukti penerimaan gaji dari karyawan pada kartu

penghasilan karyawan.

f. Membubuhkan cap “lunas” pada bukti kas keluar lembar ke 1 dan ke 3

daftar gaji lembar ke 1 dan ke 2, rekap daftar gaji lembar ke 2.

g. Mendistribusikan bukti kas keluar sebagai berikut :

1. Lembar ke 1 diserahkan ke bagian utang, dilampiri dengan daftar

gaji lembar ke 1 dan rekap daftar gaji lembar ke 2

2. Lembar ke 3 diserahkan ke bagian gaji dan upah dilampiri dengan

daftar gaji lembar ke 2 dan kartu penghasilan karyawan.

5. Bagian Jurnal

a. menerima bukti kas keluar lembar ke 2 dan rekap daftar gaji lembar ke 1

ke bagian utang, dilampiri dengan rekap daftar gaji lembar ke 1.


36

b. Mencatat bukti kas keluar tersebut ke dalam jurnal umum.

c. Menyerahkan bukti kas keluar lembar ke 2 dan rekap daftar gaji lembar

ke 1 ke bagian kartu persediaan dan kartu biaya.

d. Menerima bukti kas keluar lembar ke 1 dari bagian utang dilampiri

dengan daftar gaji lembar ke 2.

e. Mencatat bukti kas keluar lembar ke 1 dalam register cek.

f. Mengarsipkan bukti kas keluar lembar ke 1 dan rekap daftar gaji lembar

ke 2.

6. Bagian Kartu Biaya

a. Menerima bukti kas keluar lembar ke 2 dari bagian jurnal, buku besar

dan laporan dilampiri dengan rekap daftar gaji lembar ke 1.

b. Mencatat bukti kas keluar dalam kartu biaya.

c. Mengarsipkan bukti kas keluar lembar ke 2 dilampiri dengan rekap

daftar gaji lembar ke 2 menurut nomor urut bukti kas keluar.


37

BAB III

METODE PENELITIAN

Metode penelitan merupakan langkah yang harus ditempuh dalam kegiatan

penelitian agar tujuan yang ingin dicapai dari suatu penelitian dapat diterima

secara ilmiah. Dalam penelitian yang bersifat deskriptif kualitatif analisis yang

digunakan tidak menggunakan angka-angka namun hanya menggunakan paparan-

paparan dari fakta-fakta yang didapat dari lokasi penelitian kemudian dianalisis

dengan kajian teori yang ada, serta kemudian menarik kesimpulan berdasarkan

hasil yang ada.

A. Lokasi Penelitian

Lokasi penelitian ini pada Kantor PDAM Kabupaten Kudus yang

beralamat di Jl. Mejobo No. 34 Kudus telepon (0291) 439932 Kode pos

59344.

B. Objek Penelitian

Obyek penelitian merupakan obyek yang menjadi titik perhatian suatu

penelitian (Arikunto, 2002:96). Obyek kajian dalam penelitian ini

memfokuskan mengenai bagaimana pelaksanaan sistem akuntansi

penggajian pada Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM) Kabupaten

Kudus,khususnya mengenai :

1. Sistem penggajian yang diterapkan pada Perusahaan Daerah Air

Minum (PDAM) Kabupaten Kudus.

37
38

2. Sistem akuntansi penggajian yang digunakan pada Perusahaan

Daerah Air Minum (PDAM) Kabupaten Kudus, yang meliputi:

a) Fungsi apa sajakah yang terkait .

b) Dokumen-dokumen yang digunakan .

c) Catatan akuntansi apa sajakah yang digunakan .

d) Laporan-laporan yang dihasilkan .

e) Unsur pengendalian intern .

f) Jaringan prosedur yang membentuk sistem.

g) Bagan alir dalam sistem penggajian .

3. Kelemahan dan kelebihan sistem akuntansi penggajian pada

Perusahaan Daerah Air Minum ( PDAM ) Kabupaten Kudus.

4. Rancangan yang seharusnya diterapkan dalam sistem akuntansi

penggajian pada PDAM Kabupaten Kudus berdasarkan kelemahan

dan kelebihannya.

C. Metode Pengumpulan Data

Dalam proses penulisan Tugas Akhir ini untuk memperoleh data yang

diperlukan dalam penelitian ini, maka metode pengumpulan data yang

digunakan adalah sebagai berikut :

1. Metode Dokumentasi

Metode dokumentasi yaitu mencari data mengenai hal-hal atau

variabel yang berupa catatan, trankrip, buku, surat kabar, majalah,


39

prasasti, notulen rapat, lengger, agenda dan sebagainya. (Arikunto,

2002:135).

Dalam metode penelitian ini penulis untuk memperoleh dan

mengumpulkan data dengan membuat catatan kecil, membaca

laporan akhir tahun sebelumnya yang ada dalam PDAM Kabupaten

Kudus.

2. Metode Wawancara ( Interview )

Metode ini untuk mengumpulkan data dengan dialog yang

dilakukan oleh pewawancara (interviewer) untuk memperoleh

informasi dari terwawancara (interviwer) (Arikunto,2002:132).

Dalam metode penelitian ini penulis untuk memperoleh dan

mengumpulkan data dengan melakukan tanya jawab secara langsung

dengan bagian umum yang mempunyai wewenang terhadap

penggajian pada PDAM Kabupaten Kudus.

3. Metode Observasi

Observasi diartikan sebagai suatu aktiva yang sempit, yakni

memperhatikan sesuatu dengan mata atau dapat diartikan sebagai

pengamatan langsung (Arikunto.2002:133).

Dalam metode penelitian ini merupakan cara pengumpulan

data dengan pengamatan secara cermat dan sistematik. Dalam

metode ini penulis melakukan pengamatan dari pencacatan


40

sistematis secara langsung terhadap sistem akuntansi penggajian

pada PDAM Kabupaten Kudus.

D. Metode Analisis Data

a. Tehnik Penyajian Data

Untuk mencapai tujuan penelitian sesuai yang diharapkan

dalam penulisan Tugas Akhir ini dan untuk memperoleh suatu

kesimpulan maka data yang telah terkumpul akan dianalisis dengan

analisis :

1. Memeriksa dan meneliti data-data yang telah terkumpul,

untuk menjamin apakah data tersebut dapat

dipertanggungjawabkan kebenarannya.

2. Mengkategorikan data-data yang sesuai dengan kriteria

penyajian data. Penelitian ini menggunakan metode

Diskriptif Kualitatif yaitu dengan mengambarkan

kenyataan yang terjadi bersifat umum dan kemungkinan

masalah yang akan dihadapi serta solusinya (Arikunto,

2002:213).

b. Tehnik Analisis Data

Dari data yang diperoleh kemudian disajikan berdasarkan

analisis. Secara umum analisis yang digunakan adalah cara kualitatif

yaitu analisis yang menghasilkan data deskriptif berupa kata-kata

tertulis atau lisan dari orang-orang atau perilaku yang diamati dalam
41

penelitian tersebut kemudian akan disusun secara sistematis dalam

bentuk Tugas Akhir.


42

BAB IV

HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN

A. Hasil Penelitian

1. Gambaran Umum Perusahaan

a. Sejarah Singkat dan Perkembangan Perusahaan Daerah Air Minum


(PDAM) Kabupaten Kudus
Air merupakan kebutuhan yang sangat penting bagi manusia. Untuk

kehidupan manusia sehari-hari seperti memasak, makan, minum,mandi,

dan beberapa kebutuhan lainnya. Maka diperlukan air yang benar-benar

bersih dan higenis, dengan semakin bertambahnya jumlah penduduk dan

berkembangnya perindustrian, terutama pada kota-kota besar, air bersih

menjadi sulit untuk didapatkan karena berkembangnya perindustrian

berarti banyak pabrik-pabrik yang mengeluarkan limbah-limbah hasil

produksinya yang dibuang kesungai atau ke laut sehingga bisa mencemari

air. Akibatnya sumber air tersebut menjadi tidak bersih menimbulkan

dampak yang tidak baik bagi manusia karena air tercemar oleh limbah

bahan-bahan kimia yang berbahaya bagi manusia. Juga akibat dari pabrik

tersebut pasti menimbulkan polusi lingkungan, yaitu baunya yang

menyengat membuat manusia disekitarnya menjadi tidak nyaman lagi.

Untuk mengatasi hal ini, perlu adanya badan yang memproduksi dan

mengelola air untuk kebutuhan masyarakat. Seperti halnya pada

42
43

Kabupaten Kudus, masyarakatnya yang memerlukan adanya air bersih.

Sehubungan dengan itu untuk mewujudkan dan meningkatkan pelayanan

umum dalam kebutuhan air minum untuk lapisan masyarakat secara

bertahap, dipandang tepat untuk mengalihkan status pengelolaan air

minum dari badan pengelola air minum Kabupaten Kudus menjadi

Perusahaan Daerah Air Minum Kabupaten Daerah tingkat II Kudus sesuai

dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

Badan Pengelola Air Minum Kabupaten Kudus dibentuk berdasarkan

keputusan Menteri Pekerjaan Umum tanggal 26 November 1980.

Sedangkan baru dirubah menjadi perusahaan daerah setelah ada keputusan

bersama Menteri Dalam Negeri dan Menteri Pekerjaan Umum Nomor 2

tahun 1984/28/KPTS/1984 pada tanggal 22 Januari 1984 tentang

pembinaan Perusahaan Air Minum.

Pada saat itu BPAM Kabupaten Kudus dianggap sudah mampu

membiayai operasional dan maintenant atau sudah mengalami BEP,

kemudian tanggal 17 Januari 1992 baru dilaksanakan penyerahan dari PU

Cipta Karya Kepada Bupati Kudus. Sehingga yang dulunya BPAM diganti

PDAM. PDAM Kabupaten Kudus didirikan berdasarkan Perda Kabupaten

Kudus No. 13 Tahun 1990 tanggal 23 Oktober 1990.

Maka dibentuklah Perusahaan Daerah Air Minum Kabupaten Tingkat

II Kudus. Yang dimaksud daerah adalah meliputi Daerah Tingkat II

Kudus yang juga mendirikan cabang-cabang di Ibukota Kecamatan (IKK).


44

Pegawai ataupun karyawan adalah orang yang bekerja dalam

lingkungan Perusahaan Daerah Air Minum dan digaji menurut peraturan

yang berlaku bagi Perusahaan Daerah Air Minum, dan berlaku juga untuk

pegawai negeri sipil yang diperbantukan.

Tujuan dari PDAM adalah turut serta melakukan Pembangunan

Daerah dan Pembangunan Ekonomi Nasional dalam rangka meningkatkan

kesejahteraan rakyat, khususnya dalam mengusahakan penyediaan air

minum yang memenuhi syarat-syarat kesehatan.

b. Bidang Usaha

Perusahaan Daerah Air Minum Kabupaten Kudus bergerak dalam

bidang Produksi dan Distribusi Air Minum. Pada awal pendiriannnya

langkah penting yang diambil yang merupakan Modal Dasar bagi

pengembangan selanjutnya adalah mengkonsentrasikan kegiatan untuk

menyediakan air bersih bagi Masyarakat di wilayah Kabupaten Kudus.

c. Struktur Organisasi

Struktur Organisasi merupakan hal penting dalam instansi pemerintah

karena didalamnya terdapat susunan hubungan wewenang dan

pertanggungjawaban dari pimpinan sampai masing-masing bagian.

Dengan demikian dapat mempermudah dalam melaksanakan tugas.

Struktur Organisasi PDAM Kabupaten Kudus menganut bentuk

Organisasi Garis dan Staff. Dalam Organisasi mempunyai satu atau lebih
45

tenaga staff yang ahli dalam bidang tertentu dan bertugas memberi nasehat

atau saran kepada pejabat pimpinan dalam organisasinya.

d. Bidang Pelayanan

Berdasarkan Surat Keputusan Direksi Perusahaan Daerah Air Minum

Kabupaten Kudus Nomor : 188.4.34./260/VII/2001 tentang Struktur

Organisasi, Uraian Tugas dan Tata Kerja Pegawai PDAM yaitu terdiri dari

Badan Pengawas dan Pelaksanaan Harian, Direktur, Ka Bag dan Ka Si. Di

PDAM Kabupaten Kudus terdiri dari 1 Direktur. Direktur Utama langsung

membawahi 7 bagian, dan masing-masing bagian dipimpin oleh Kepala

Bagian yang dalam menjalankan tugasnya bertanggung jawab kepada

Direktur Utama. Ke 7 (tujuh) bagian tersebut dibagi menjadi 2 (dua)

bidang yaitu bidang umum dan bidang tehnik.

Dibidang umum terdapat 3 (tiga) bagian yaitu:

1. Bagian Keuangan

Kepala Bagian Keuangan mempunyai tugas yaitu :

a. Mengendalikan kegiatan-kegiatan dibidang keuangan.

b. Mengatur program pendapatan dan pengeluaran keuangan.

c. Merencanakanan mengendalikan sumber-sumber pendapatan serta

pembelajaan dan kekayaan perusahaan.

Dalam melaksanakan tugas, Kepala Bagian Keuangan dibantu oleh

beberapa Kasi diantaranya :


46

1. Kasi Pembukuan yang mempunyai tugas :

a. Menyelenggarakan pencatatan transaksi keuangan secara teliti

dan memelihara pembukuan keuangan.

b. Memeriksa dan merencanakan pembukuan pada buku

pembantu dengan buku besar.

c. Merencanakan, mengatur dan mengawasi pembuatan rekening.

d. Melaksanakan tugas-tugas yang diberikan oleh atasan.

2. Kasi Kas dan Penagihan yang mempunyai tugas :

a. Menerima laporan harian dari Petugas Juru Tagih dan Petugas

Loket Kas.

b. Mengatur keseimbangan posisi Kas atau Bank pada setiap

harinya bekerjasama dengan bagian pembukuan.

c. Memelihara catatan tunggakan langganan.

d. Melaksanakan tugas-tugas yang diberikan oleh atasan.

3. Kasi Anggaran dan Laporan yang mempunyai tugas :

a. Merencanakan serta menyelenggarakan pembuatan Anggaran

Pendapatan dan Biaya pada Setiap Tahun Anggaran.

b. Menyusun laporan bulanan, tri wulan, semester maupun

tahunan.

c. Menganalisa dan mengevaluasi terhadap realisasi pencapaian

kinerja dengan rencana anggaran.

d. Melaksanakan tugas-tugas yang diberikan oleh atasan.


47

2. Bagian Hubungan Langganan

Kepala Bagian Hubungan Langganan mempunyai tugas :

a. Melakukan penyaluran meter air dan memeriksa data penggunaan

meter.

b. Menyelenggarakan pemasaran, pelayanan langganan dan

mengurus penagihan rekening langganan.

c. Menyelenggarakan fungsi-fungsi pelayanan langganan,

pengelolaan rekening dan pengelolaan data langganan.

d. Menyelenggarakan fungsi pengawasan meter air, mengendalikan

meter air dan administrasi meter air.

e. Melaksanakan tugas-tugas yang diberikan oleh atasan.

Dalam melaksanakan tugas, Kepala Bagian Hubungan Langganan

dibantu oleh :

1. Kasi Hubungan Langganan yang mempunyai tugas :

a. Menjalankan tugas-tugas pelayanan langganan dan pengelolaan

data langganan.

b. Memberikan penerangan kepada masyarakat mengenai

pengunaan meter air secara hemat dan menampung atau

menyelesaikan pengaduan dari masyarakat.

c. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh atasan.


48

2. Kasi Pembaca Meter yang mempunyai tugas :

a. Mengkoordinir dan mengawasi kegiatan pencatatan meter air,

pembuatan kartu meter air dan memelihara calon pelanggan.

b. Memeriksa kebenaran pencatatan meter air oleh petugas dan

pengawasan meter air, dan sewaktu-waktu mengadakan

peninjauan dilapangan serta menampung laporan dari para

pelanggan.

c. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh atasan.

3. Bagian Umum

Kepala Bagian Umum mempunyai tugas :

a. Mengendalikan dan menyelenggarakan kegiatan dibidang

administrasi kesekretariatan.

b. Menyelenggarakan kegiatan dibidang kerumah-tanggaan, perlatan

kantor dan perundang-undangan.

c. Mengurus perbekalan material dan peralatan teknik.

d. Mengadakan pembelian barang-barang yang diperlukan oleh

perusahaan.

e. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh atasan.

Dalam melaksanakan tugas, Kepala Bagian Umum dibantu oleh :

1. Kasi Administrasi Umum yang mempunyai tugas :

a. Menyelenggarakan kegiatan ketata-usahaan atau administrasi

perusahaan dan perkantoran.


49

b. Merencanakan pembelian alat-alat kantor.

c. Melaksanakan dan mengawasi pelaksanaan dan pembelian

barang atau peralatan kantor baik pembelian secara langsung

maupun melalui lender.

d. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh atasan.

2. Kasi Personalia yang mempunyai tugas :

a. Mengurus hal yang berhubungan dengan kepegawaian

perusahaan

b. Melaksanakan administrasi kepegawaian, kesejahteraan

pegawai dan pembinaan karier pegawai.

c. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh atasan.

3. Kasi Pergudangan yang mempunyai tugas :

a. Mencatat secara tertib mengenai penerimaan dan pengeluaran

barang dari gudang.

b. Meneliti barang yang masuk dan keluar gudang.

c. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh atasan.

Di Bidang Teknik terdapat 4 (empat) bagian yaitu:

1. Bagian Produksi

Kepala Bagian Produksi mempunyai tugas :

a. Menyelenggarakan pengendalian atas kuantitas dan kualitas

produksi air termasuk penyusunan rencana kebutuhan material

produksi.
50

b. Mengatur, menyelenggarakan fungsi-fungsi mekanik mesin,

kualitas serta laboratorium.

c. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh atasan.

Dalam melaksanakan tugas Kepala Bagian Produksi dibantu oleh :

1. Kasi Pengolahan yang mempunyai tugas :

a. Memproduksi air minum yang memenuhi persyaratan untuk

disalurkan kepada langganan dan bertanggung jawab terhadap

kualitas air yang didistribusikan.

b. Merumuskan kebijaksanaan dan mengusulkan agar distribusi air

minum mencukupi kebutuhan langganan.

c. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh atasan.

2. Kasi Laboratorium yang mempunyai tugas :

a. Membantu dalam penyediaan air minum yang telah ditest

penyehatan dan kimiawi.

b. Memperkirakan kebutuhan-kebutuhan dan mengawasi penggunaan

bahan kimia dan bahan-bahan lain untuk proses produksi.

c. Memeriksa proses pengolahan air dan berfungsinya unit-unit

pengelolaan.

d. Menjaga agar terdapat penyediaan bahan-bahan pengolahan

tersebut secukupnya dan melaporkan jumlah pemakaian pada akhir

bulan.

e. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan.


51

2. Bagian Distribusi

Kepala Bagian Distribusi mempunyai tugas :

a. Mengawasi pemasangan dan pemeliharaan pipa-pipa distribusi

dalam rangka pembagian secara merata dan terus menerus serta

melayani gangguan.

b. Mengatur, meyelenggarakan fungsi pipa atau jaringan, pipa pompa

tekan dan pelayanan gangguan.

c. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh atasan.

Dalam melaksanakan tugas Kepala Bagian Distribusi dibantu oleh :

1. Kasi Distribusi Penyambungan yang mempunyai tugas :

a. Mengatur pemerataan pemberian air kepada langganan melalui

gatevalve (katup).

b. Menjamin tersedianya air untuk penanggulangan kebakaran.

c. Mengawasi kegiatan pelaksanaan pemasangan jaringan saluran

air minum pada langganan baru.

d. Melaksanakan pengetesan dan perbaikan meter air.

e. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh atasan

2. Kasi Meter Segel yang mempunyai tugas :

a. Melaksanakan pemasangan dan penggantian meter air di

tempat langganan.

b. Mencabut, menyegel, menutup meter sambungan aliran air

pada langganan.
52

c. Menguji coba meter air yang baru dibeli dan diperbaiki.

d. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh atasan.

3. Bagian Perencanaan Teknik

Kepala Bagian Perencanaan Teknik mempunyai tugas :

a. Mengadakan persediaan cadangan air minum guna keperluan

distribusi.

b. Merencanakan pengadaan teknik bangunan air minum serta

pengendalian kualitas dan kuantitas termasuk menjamin rencana

kebutuhan.

c. Mengadakan penyediaan sarana air untuk program-program

pengembangan dan pengawasan pendistribusian.

d. Membantu Direksi dan memberikan saran-saran serta

pertimbangan kepada Direksi

Dalam melaksanakan tugas Kepala Bagian Perencanaan Teknik

dibantu oleh :

1. Kasi Perencanaan yang mempunyai tugas :

a. Mengadakan survey atau pengukuran ke lokasi setempat untuk

memperoleh data-data perencanaan langganan baru, perluasan

jaringan pipa transmisi atau distribusi dan bangunan sipil

lainnya
53

b. Membuat gambar-gambar situasi dab kontruksi, memelihara

gambar-gambar perpipaan yang telah ada serta menyusun

rencana kerja yang diperlukan.

c. Mempersiapkan program pengembangan sumber air, sistem

distribusi perlengkapan dan peralatan yang diperlukan.

d. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh atasan.

2. Kasi Pengawasan yang mempunyai tugas :

a. Menyusun rencana biaya pemeliharaan atau perbaikan

bangunan gedung sipil lainnya atau perpipaan milik PDAM

dan perbaikan aspal jalan akibat galian pipa.

b. Mengawasi pelaksanaan pekerjaan bangunan atau perpipaan

dan pemeliharaan baik yang dikerjakan sendiri maupun oleh

pihak ketiga.

c. Membuat berita acara hasil pemeriksaan pelaksanaan

pekerjaan.

d. Menyusun invetarisasi semua jaringan perpipaan atau

sambungan baru dan bangunan sipil yang telah selesai

dikerjakan.

e. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh atasan.

4. Bagian Perawatan Teknik

Kepala Bagian Perawatan Teknik mempunyai tugas :


54

a. Mengurus perbekalan material dan perawatan teknik.

b. Mengetest, meneliti dan menilai peralatan teknik yang sesuai

dengan kebutuhan perusahaan.

c. Membantu dan melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh

atasan.

Dalam menjalankan tugasnya Ka Bag Perawatan Teknik dibantu oleh:

1. Kasi Perawatan Bangunan yang mempunyai tugas :

a. Menyelenggarakan perbaikan peralatan dan perlengkapan

sarana dan prasarana penyediaan air minum.

b. Menyelenggarakan pembuatan alat-alat dan bahan untuk

keperluan pemeliharaan.

c. Mengawasi penggunaan dan penyimpanan bahan-bahan, suku

cadang dan peralatan.

d. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh atasan.

2. Kasi Perawatan Bangunan Instalasi yang mempunyai tugas :

a. Mengawasi dan memperbaiki pipa, perlengkapan dan semua

fasilitas pada transmisi sejak bronkaftering atau reservoir

(tandon air) sampai dengan pipa distribusi untuk menjamin

kelancaran pendistribusian air kepada langganan.

b. Menyelenggarakan perbaikan peralatan mekanik dan listrik

atau motor pipa.


55

c. Menyelenggarakan pembuatan alat-alat dan bahan untuk

keperluan pemeliharaan peralatan mekanik dan listrik.

d. Mengawasi penggunaan dan penyediaan penyimpanan bahan-

bahan, suku cadang dan peralatannya.

e. Mengawasi dan melaksanakan perbaikan pipa penghubung

sampai dengan meter air.

f. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh atasan.

Untuk membantu kelancaran dalam produksi dan distribusi pada setiap

kecamatan terdapat Kantor cabang IKK (Ibu Kota Kecamatan). Kantor

cabang IKK dipimpin oleh seorang Kepala Cabang yang berkedudukan

sama dengan Kepala Bagian dan dalam menjalankan tugasnya dibantu

oleh beberapa Kepala Seksi dan Staff sesuai dengan kebutuhannya.

Kepala Cabang IKK mempunyai tugas :

a. Membantu Direktur Utama dalam menyelenggarakan kegiatan

perusahaan.

b. Mengkoordinasi dan mengendalikan kegiatan administrasi dan teknik

IKK.

c. Mengkoordinasikan kegiatan-kegiatan administrasi dan teknik dengan

Direktur Utama.

d. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh atasan.

Dalam melaksanakan tugasnya Kepala Cabang IKK dibantu oleh :


56

1. Kasi Administrasi Umum IKK yang mempunyai tugas :

a. Mengkoordinasikan, mengendalikan dan membukukan kegiatan

dibidang administrasi keuangan, investaris pengelolaan barang dan

kesekretariatan.

b. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh atasan.

2. Kasi Teknik IKK yang mempunyai tugas :

a. Mengkoordinasikan dan mengendalikan kegiatan-kegiatan

dibidang perencanaan teknik, produksi, distribusi dan

pemeliharaan teknik.

b. Mengkoordinasikan dan mengendalikan pemeliharaan instalasi

produksi sumber mata air tanah.

c. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh atasan.

( Sumber : PDAM Kabupaten Kudus )

e. Tata Kerja

1. Untuk menjamin ketentuan pelaksanaan dan kegiatan dalam

melaksanakan tugasnya, maka setiap pegawai dalam unit organisasi

wajib melaksanakan dan memelihara hubungan konsultasi dan kerja

sama, baik secara vertikal ataupun secara horisontal dengan erat serasi

tanpa terlampau terikat formalitas namun tetap memperhatikan tata

tertib administrasi dan disiplin kerja.

2. Apabila dipandang perlu, Direksi dapat mengadakan rapat atau

pertemuan dengan para Kepala Bagian dan Kepala Seksi dan Staff
57

lainnya untuk membahas secara menyeluruh mengenai

penyelenggaraan perusahaan.
58

BADAN PENGAWAS DAN PELAKSANAAN


BUPATI KUDUS HARIAN ANGGOTA BADAN PENGAWAS PDAM
KUDUS
1. SEKRETARIAT DAERAH
2. ASISTEN II SEKDA
3. KEPALA BAGIAN PEREKONOMIAN
DIREKTUR UTAMA 4. WAKIL KONSUMEN
5. TENAGA PROFESIONAL

KABAG. KEU KABAG HUB KABAG. ADM KABAG KABAG KABAG KABAG
LANGG UMUM PRODUKSI DISTR PERENC PERAWTN

KASI PEL KASI KASI KASI KASI KASI BNGN


KASI PERSONALIA PRODUKSI DISTRIBUSI PERENC UMUM
PEMBUKUAN LANGGANAN

KASI PEMBC KASI PERDGN KASI LAB KASI METER KASI KASI BNGN
KASI
METER SEGEL PENGAWAS INSTANSI
KAS&PENAG

KASI KASI ADM


ANGGR&LAP UMUM

CAB IKK CAB IKK CAB IKK BAE CAB IKK DAWE
UNDAAN GONDOSARI

KEPALA KEPALA KEPALA KEPALA KEPALA KEPALA KEPALA KEPALA


ADM TEKNIK ADM TEKNIK ADM TEKNIK ADM TEKNIK

GAMBAR 4.1
Sumber : PDAM Kab. KUDUS STRUKTUR ORGANISASI
PDAM Kab. KUDUS
58
59

2. Diskripsi Hasil Penelitian Sistem Akuntansi Penggajian Pada PDAM


Kabupaten Kudus.
a. Sistem Penggajian Pada PDAM Kabupaten Kudus

Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM) Kabupaten Kudus merupakan

suatu Badan Usaha Milik Daerah yang bergerak dibidang produksi dan

distribusi air minum yang meliputi daerah Kabupaten Kudus. PDAM

Kabupaten Kudus merupakan Perusahaan yang cukup besar dimana persoalan

tentang penggajian karyawan menjadi masalah yang penting karena pegawai

yang bekerja cukup banyak, sehingga untuk menetapkan gaji, seorang

Direksi/Pimpinan harus mengetahui tentang produktifitas, jabatan/golongan,

lama kerjanya dan prestasi yang dimiliki setiap karyawan. Dengan demikian

sistem penggajian pada PDAM Kabupaten Kudus harus mendapatkan

penanganan dan pengawasan yang khusus agar tidak terjadi penyimpangan

dan penyalahgunaan dalam pembayaran gaji. Sistem penggajian pada PDAM

Kabupaten Kudus adalah merupakan proses pembayaran gaji pada karyawan

yang dilakukan secara tetap per bulan dan dibayarkan setiap akhir bulan

dengan jumlah yang berbeda-beda menurut jabatan atau golongan karyawan.

Nilai gaji pokok ditentukan oleh golongan atau jabatan dan masa kerja.

Unsur-unsur gaji pada PDAM Kabupaten Kudus berdasarkan pada

keputusan Direksi Nomor 539/071/2006 tanggal 13 februari 2006, tentang

pedoman skala gaji pokok. Gaji yang diterima karyawan terdiri:


60

1. Gaji pokok

2. Tunjangan Istri sebesar 10% dari gaji pokok

3. Tunjangan anak sebesar 5% untuk masing-masing anak,maksimal 2

(dua) anak

4. Tunjangan Beras (10 kg per pegawai)

5. Tunjangan jabatan

6. Tunjangan air

7. Tunjangan kesehatan

8. Tunjangan Perusahaan

9. Potongan JAMSOSTEK

10. Potongan Premi Asuransi

11. Potongan Premi Dapenma Pamsi

( Sumber : PDAM Kab. Kudus )

Penentuan kenaikan gaji untuk masing-masing pegawai adalah sebagai

berikut:

a) Kenaikan tingkat reguler 4 tahun sekali

b) Kenaikan gaji berkala 2 tahun sekali

c) Upah minimum kabupaten (UMK)

Sistem penggajian pada PDAM Kabupaten Kudus ditangani oleh bagian

personalia dan bagian keuangan dimana fungsi-fungsi yang terkait

didalamnya bekerjama untuk menghasilkan laporan-laporan yang digunakan

untuk menentukan pertimbangan biaya gaji bulan berikutnya. Sistem


61

penggajian pada PDAM Kabupaten Kudus juga digunakan untuk memantau

atau mengendalikan jalannya penggajian karyawan.

b. Sistem Akuntansi Penggajian Pada PDAM Kabupaten Kudus

Dalam sistem akuntansi penggajian pada PDAM Kabupaten Kudus

terdapat beberapa elemen-elemen didalamnya antara lain:

1. Fungsi Yang Terkait Dalam Sistem Akuntansi Penggajian Dalam


PDAM Kabupaten Kudus
Fungsi-fungsi yang terkait dalam sistem penggajian pada PDAM

Kabupaten Kudus (Sumber : PDAM Kab. Kudus), adalah:

a) Fungsi Personalia

Fungsi ini dibawah bagian administrasi umum dan personalia dan

mempunyai fungsi :

1) Menyelenggarakan administrasi kepegawaian

2) Menyelenggarakan pembinaan dan peningkatan kesejahteraan

pegawai

3) Menyelenggarakan peningkatan sumber daya manusia

Fungsi ini juga membuat surat penempatan pegawai untuk

mendukung register pegawai, dalam daftar induk kepegawaian.

Surat ini harus mendapatkan otorisasi dari Direksi karena gaji

hanya dapat dibayarkan kepada mereka yang tercatat sebagai

karyawan yang sah dalam daftar induk kepegawaian.


62

b) Fungsi Pembuat Daftar Gaji

Fungsi ini mempunyai tugas membuat daftar gaji dan rekaputulasi

daftar gaji berdasarkan daftar hadir (kartu absensi) dan rekapulasi

cuti yang telah diveritivikasi oleh petugas bagian personalia.

c) Fungsi Keuangan Sub Bagian Kas

Fungsi ini bertugas untuk menyiapkan cek dan voucher

pengeluaran kas berdasarkan rekapitasi daftar gaji.

d) Fungsi Pembukuan Sub Bagian Anggaran

Fungsi ini bertugas untuk mengoreksi/melakukan verifikasi

terhadap voucher terhadap voucher yang talah dikeluarkan.

Kemudian menunjukkan pada Direksi untuk mendapat otorisasi.

e) Fungsi Juru Bayar

Fungsi ini mempunyai tugas untuk menguangkan cek ke Bank

kemudian diserahkan kepada karyawan.

f) Fungsi Jurnal

Fungsi ini mempunyai tugas untuk mencatat transaksi pembayaran

gaji karyawan dan hal-hal yang berhubungan dengan pembayaran

gaji.

Pada PDAM Kabupaten Kudus, fungsi pencatat waktu tidak

terpisah menjadi bagian tersendiri. Pencatat kehadiran karyawan

ditangani oleh fungsi personalia. Hal ini di sebabkan karena pada

Perusahaan besarnya gaji seorang karyawan tidak ditentukan oleh jam


63

hadir karyawan. Namun demikian, ketidakhadiran karyawan juga

mempunyai pengaruh terhadap besarnya gaji yang akan diterima oleh

karyawan.

Perusahaan tidak melibatkan fungsi utang dalam proses penggajian

karyawan. Hal ini disebabkan karena untuk proses pembayaran gaji,

Direksi memberikan tugas kepada fungsi keuangan sub bagian kasir.

Sedangkan veritifikasi terhadap bukti kas keluar, dalam hal ini

voucher kas keluar, di lakukan oleh fungsi pembukuan sub anggaran.

Fungsi keuangan sub bagian kas juga mempunyai tugas untuk

menyiapkan voucher pengeluaran kas berdasarkan pada daftar gaji.

Sementara itu, bagian juru bayar (kasir) bertugas untuk menguangkan

cek yang diterima untuk selanjutnya menyerahkan kepada karyawan

2. Dokumen-Dokumen Yang Digunakan Dalam Sistem Akuntansi


Penggajian
Dokumen yang digunakan dalam sistem penggajian PDAM

Kabupaten Kudus (Sumber : PDAM Kab. Kudus), antara lain:

a) Daftar Hadir (Kartu Absensi)

Adalah dokumen yang dipergunakan untuk kehadiran karyawan.

b) Surat Perubahan Gaji

Surat yang dibuat oleh bagian urusan pegawai dimana isinya

meliputi pengangkatan karyawan baru Perusahan, kenaikan gaji


64

berkala, kenaikan pangkat/golongan dan lain-lain yang

berhubungan dengan keadaan seorang karyawan.

c) Daftar Gaji Pegawai

Adalah dokumen yang berisi jumlah gaji karyawan yang nantinya

akan diterima setiap karyawan.

d) Kartu Gaji

Adalah kartu yang berisi gaji yang diterima karyawan sebagai

tanda terima gaji yang isinya sudah berisi gaji pokok tunjangan

dan lain-lainnya.

e) Voucher Pengeluaran Kas/Voucher Kas Besar (VKB)

Adalah dokumen digunakan untuk mencetak pengeluaran kas oleh

Perusahaan.

f) Amplop Gaji

Dokumen ini merupakan tempat uang gaji yang akan di berikan

kepada karyawan yang memuat informasi mengenai nama

karyawan, nomor induk kepegawaian dan jumlah gaji bersih yang

akan diterima pada bulan tertentu.

g) Rekapitulasi Gaji

Dokumen yang digunakan pendukung penentuan besarnya gaji.

h) Dokumen Pendukung Perubahan Gaji

Dokumen ini umumnya dikeluarkan oleh fungsi kepegawaian

berupa surat-surat keputusan yang bersangkutan dengan pegawai.


65

i) Rekap Daftar Gaji

Dokumen ini dibuat oleh fungsi pembuat daftar gaji bersamaan

dengan pembuat daftar gaji yang berisi rincian besarnya gaji

beserta potongan dan tunjangan yang menjadi beban setiap

karyawan.

Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM) Kabupaten Kudus tidak

menggunakan kartu jam hadir untuk mencatat kehadiran karyawan.

Untuk mencatat kehadiran karyawan, Perusahaan menggunakan

dokumen berupa daftar hadir/kartu absensi. Hal ini dilakukan karena

untuk menentukan besarnya gaji karyawan.PDAM kabupaten Kudus

tidak mendasarkan pada jam hadir karyawan. Oleh karena itu,

Perusahaan ini tidak mengunakan kartu jam hadir dan hanya

menggunakan daftar hadir/ kartu absensi.

Dokumen pendukung yang digunakan dalam Perusahaan hanya

merupakan surat perubahan gaji yang meliputi pengangkatan

karyawan baru, kenaikan/penurunan pangkat dan lain-lain. Catatan

mengenai rincian gaji dan potongan yang diterima oleh karyawan

berada dalam rekapitulasi daftar gaji. Untuk mencatat pengeluaran kas,

bukti yang digunakan adalah voucher kas besar (VKB), dokemen ini

sebagai bukti kas keluar.


66

3. Cacatan Akuntansi Yang Digunakan

Catatan akuntansi yang digunakan pada pelaksanaan penggajian

karyawan pada PDAM Kabupaten Kudus (Sumber : PDAM Kab.

Kudus), antara lain:

a. Jurnal Pengeluaran Kas

Digunakan untuk mencatat kas dalam pembayaran gaji karyawan.

Perusahaan Daerah Air Minum Kabupaten Kudus menggunakan

voucher kas besar untuk mencacat pengeluaran kas sehubungan

dengan pembayaran gaji tersebut.

b. Buku Besar

Buku besar ini merupakan kumpulan dari akun-akun yang telah

dicatat dalam jurnal pengeluaran kas.

c. Kartu Gaji

Merupakan catatan mengenai penghasilan karyawan dan berbagai

potongan yang diterima oleh karyawan. Kartu ini dipakai sebagai

dasar perhitungan Pph Pasal 21 dan juga digunakan sebagai tanda

terima gaji bersamaan dengan ditandatanganinya kartu tersebut

oleh karyawan.

Catatan akuntansi yang digunakan oleh PDAM Kabupaten Kudus

memiliki perbedaan dengan teori yang penulis kemukakan dimuka

walaupun tidak sepenuhnya berbeda. Untuk mencatat distribusi biaya

tenaga kerja, Perusahaan langsung mencatatnya pada jurnal kas keluar.


67

Perusahaan mempunyai asumsi bahwa pembayaran merupakan kegiatan

yang sangat penting bagi Perusahaan, sehingga membutuhkan catatan

akuntansi tersendiri. Hal ini dikarenakan pembayaran gaji merupakan

kegiatan rutin yang dilakukan Perusahaan dan memerlukan penanganan

yang lebih teliti. Jurnal umum yang digunakan untuk mencatat transaksi

yang tidak rutin/transaksi insidental.

Sementara catatan mengenai penghasilan karyawan dan berbagai

potongan yang diterima karyawan, ada dalam kartu gaji (struk gaji). Kartu

ini mempunyai fungsi yang hampir sama dengan karu penghasilan

karyawan.

4. Laporan-Laporan Yang Dihasilkan.


Laporan-laporan yang dihasilkan dalam pelaksanaan sistem

akuntansi penggajian pada PDAM Kabupaten Kudus (Sumber :

PDAM Kab. Kudus) adalah sebagai berikut :

a. Laporan Bukti Pembayaran Gaji.

Laporan ini digunakan untuk bukti pembayaran gaji yang

dilaksanakan oleh fungsi keuangan dan sebagai bukti pengambilan

gaji dari karyawan yang telah mengambilnya

b. Laporan DP3 (Daftar Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan).

Laporan prestasi kerja karyawan pada PDAM Kabupaten Kudus

ditunjukkan pada Daftar Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan (DP3)

yang menunjukkan daftar pengumpulan point karyawan setiap


68

bulannya. Laporan ini berisi nama karyawan, nomor induk

karyawan, ketidak hadiaran karyawan (ijin, terlambat, mangkir,

serta point yang diterima), dan prestasi yang ditunjukkan

karyawan.

5. Unsur Pengendalian Intern

Semua aktifitas yang berjalan dalam organisasi suatu Perusahaan

diarahkan untuk menjamin kelangsungan dan adanya koordinasi yang

baik dari masing-masing bagian. Dengan adanya pengendalian intern

yang cukup memadai diharapkan dapat mencegah dan menghindari

kemungkinan terjadinya penyimpangan dalam sistrem penggajian.

PDAM Kabupaten Kudus melakukan pengendalian intern terhadap

sistem penggajian (Sumber : PDAM Kab. Kudus), antara lain :

a. Setiap fungsi pembuatan daftar gaji pegawai harus terpisah dengan

fungsi penerimaan pegawai dan juga fungsi pencatat waktu hadir.

Dimana ketiga fungsi tersebut ini bekerja sendiri dan melakukan

tugasnya masing-masing.

b. Pengendalian Intern terhadap sistem penggajian pada PDAM

Kabupaten Kudus dengan adanya pemisahan antara fungsi

penggajian dengan fungsi akuntansi. Hal ini dilakukan agar

penerimaan gaji dari fungsi pembuatan daftar gaji tidak disalah

gunakan karena adanya pemisahan fungsi.


69

c. Setiap hari dilakukan pemeriksaan antara fungsi pencatat waktu

hadir dengan rekap daftar hadir dari kepala bagian yang kemudian

untuk dicari kebenarannya dan dapat dijadikan sebagai dasar

pembuatan daftar gaji.

d. Pada setiap akhir bulan dari masing-masing fungsi menyusun

laporan sebagai pertanggung jawaban atas fungsinya untuk

dilaporkan kepada atasan.

6. Jaringan Prosedur Yang Membentuk Sistem Penggajian

Seperti yang telah disebutkan sebelumnya, sistem penggajian

terdiri dari beberapa prosedur. Prosedur yang membentuk sistem

penggajian pada PDAM Kabupaten Kudus ( Sumber:PDAM Kab.

Kudus), adalah sebagai berikut :

a. Prosedur Pembuatan Daftar Gaji

Prosedur pembuatan daftar gaji ini melibatkan bagian-bagian

sebagai berikut:

Bagian Personalia

1. Absensi karyawan dilakukan dipagi hari pada saat sebelum

jam kerja dimulai, yaitu jam 07.00 WIB. Karyawan

mencatatkan kehadirannya dalam daftar hadir.

2. Mengoreksi kartu absensi untuk melihat kehadiran karyawan

sekaligus membuat rekapitulasi perubahan gaji berdasarkan

surat perubahan gaji.


70

3. Membuat rekapitulasi cuti bagi karyawan yang telah

mengajukan cuti.

4. Menyerahkan kartu absensi yang telah dikoreksi dan

rekaputilasi cuti ke bagian daftar gaji.

Bagian Pembuat Daftar Gaji.

1. Menerima kartu absensi yang telah dikoreksi dan

rekapitulasi cuti dari bagian personalia

2. Membuat daftar gaji dan beberapa potongan yang di

bebankan pada karyawan.

3. Menyerahkan daftar gaji dan rekapitulasi daftar gaji ke

bagian keuangan sub bagian kas.

b. Prosedur Pembayaran Gaji

Bagian- bagian yang terkait dengan prosedur ini adalah:

Bagian Keuangan Sub Bagian Kas.

1. Menerima daftar gaji dan rekapitulasi daftar gaji dari bagain

pembuat daftar gaji.

2. Menyiapkan cek dan voucher pengeluaran kas (VKB)

berdasarkan dokumen yang diterima dari bagian pembuat

daftar gaji.

3. Menyerahkan cek yang dibuat ke Direksi untuk diotorisasi.

4. Menyerahkan voucher ke bagian pembukuan sub nagian

anggaran untuk diteliti dan diverifikasi.


71

5. Menerima kembali cek yang telah diotorisasi oleh Direksi.

6. Menerima kembali voucher yang telah diverifikasi oleh

bagian pembukuan sub bagian anggaran dan telah

mendapatkan otorisasi dari Direksi.

7. Menyerahkan cek dan voucher serta daftar gaji ke bagian

Pembukuan Sub. Bagian Anggaran.

Bagian Pembukuan Sub Bagian Anggaran

1. Menerima voucher dari bagian keuangan sub bagian kas

2. Mengoreksi voucher pengeluaran kas yang diterima

3. Menunjukkan voucher kepada bagian Direksi untuk

diotorisasi

4. Menyerahkan voucher yang telah diotorisi ke bagian

keuangan sub bagian kas untuk kemudian diserahkan

kebagian juru bayar bersamaan dengan gaji tunai.

Bagian Juru Bayar

1. Menerima uang tunai voucher serta daftar gaji yang

dilampirkan dari Bagian Pembukuan Sub. Bag. Anggaran.

2. Memaksukkan uang gaji karyawan ke dalam amplop gaji

masing-masing karyawan untuk kemudian diserahkan kepada

karyawan.

3. Menyerahkan voucher dan daftar gaji ke bagian jurnal.


72

Bagian Jurnal

1. Menerima daftar gaji dan voucher dari bagian juru bayar.

2. Menerima keabsahan daftar gaji dan voucher tersebut.

3. Mencatat pembayaran gaji karyawan ke dalam jurnal kas

keluar.

4. Melakukan posting transaksi pembayaran gaji tersebut ke

dalam buku besar.

7. Bagan Alir Sistem Penggajian

Bagan alir sistem penggajian karyawan PDAM Kabupaten Kudus

dibuat sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan sebelumnya.

Dalam pelaksanaannya prosedur untuk mencatat kehadiran karyawan

dan pembuatan daftar gaji, dilaksanakan menjadi satu rangkaian

kegiatan. Sedangkan prosedur pembayaran gaji dilaksanakan terpisah

dari prosedur di atas. Ketiga prosedur diatas membentuk sebuah

sistem penggajian karyawan pada PDAM Kabupaten Kudus. Untuk

lebih jelasnya, bagan alir sistem penggajian pada PDAM Kabupaten

Kudus dapat dilihat pada halaman berikut:


73

Bagian Personalia Bagian Pembuat Daftar


Gaji

Mulai 1

Absensi karyawan Dok. Pendukung


dan membuat
rekapitulasi cuti Rekapitul

Kartu Absensi

Dok. Pendukung

Rekapitulasi cuti

N
Kartu Absensi
Menerapkan
Daftar Gaji

1
Daftar Gaji

Gambar 4.2
Bagan Alir Sistem Akuntansi Penggajian PDAM Kabupaten Kudus

Sumber : PDAM Kab. Kudus


74

Bagian Keuangan Sub Bag. Pembukuan Sub


Kas Bag Anggaran

2
3

Daftar Gaji Voucher

N
Mengoreksi
Menerapkan Cek dan Voucher
Voucher Pengeluaran
Kas

Melaporkan
Ke Direksi
Voucher

Kembali
Bag.
Keuangan
3

Pencairan di
Bank

4
Gambar 4.2
Bagan Alir Sistem Penggajian PDAM Kabupaten Kudus

Sumber : PDAM Kab. Kudus


75

Bagian Juru Bayar Bagian Jurnal

4
5

Menerima Uang Voucher


Tunai dan Berkas
Daftar Gaji Daftar
Gaji

N
Menyerahkan
Kepada Mencatat dalam
Karyawan jurnal kas keluar
Selesai

Karyawan
Menandatangani
sbg Bukti Telah
Menerima Gaji Jurnal Buku
Besar

Voucher
Daftar
Gaji

5
Gambar 4.2
Bagan Alir Sistem Penggajian PDAM Kabupaten Kudus

Sumber : PDAM Kab. Kudus


76

c. Kelebihan dan Kelemahan Sistem Akuntansi Penggajian Pada PDAM

Kabupaten Kudus.

Setiap peraturan yang dijalankan oleh suatu Badan Usaha/Perusahaan

pasti memiliki kelebihan dan kelemahan dibandingkan peraturan-

peraturan yang lain, sama halnya peraturan yang dijalankan pada sistem

akuntansi penggajian pada PDAM Kabupaten Kudus.

Berikut ini beberapa kelebihan dan kelemahan dari sistem akuntansi

penggajian pada PDAM Kabupaten Kudus:

a. Kelebihan-kelebihan yang terdapat dalam sistem akuntansi penggajian

pada PDAM Kabupaten Kudus:

1. Terdapat pemisahan fungsi antara bagian kepegawaian, bagian

pembuat daftar gaji, bagian keuangan serta bagian akuntansi.

2. Adanya dokumen rekapitulasi cuti yang berfungsi untuk penentuan

berapa besar gaji karyawan yang diberikan dalam masa cuti itu

berlangsung.

3. Daftar gaji yang diserahkan kepada karyawan sebelumnya sudah

disetujui oleh yang berwenang dalam hal ini adalah kepala bagian

keuangan.

4. Dalam pembayaran gaji, karyawan menanda tangani daftar gaji

terlebih dahulu, hal ini membuktikan bahwa gaji sudah diterima

oleh karyawan.

5. Bagian pembuat daftar gaji terpisah dari bagian pembayaran gaji.


77

6. Setiap pengeluaran kas hal ini yang berhubungan dengan

penggajian dicatat ke dalam Voucher Kas Besar (VKB), sebagai

bukti pengeluaran kas, sehingga bukti pengeluaran kas lebih

terkendali dan terbukti kebenarannya.

7. Adanya satuan pengawasan intern pada tiap bagian dalam

melaksanakan tugasnya.

b. Kelemahan-kelemahan yang terdapat dalam sistem akuntansi

penggajian pada PDAM Kabupaten Kudus:

1. Fungsi personalia pada PDAM Kabupaten Kudus tidak terpisah

dengan bagian pencatat waktu hadir. Hal ini dirasa kurang baik

karena adanya perangkapan fungsi tersebut dirasa kurang efektif

dalam menjalankan tugasnya.

2. PDAM Kabupaten Kudus pengisian absensi karyawan masih

menggunakan daftar absensi biasa, belum menggunakan kartu jam

hadir dengan mesin pencacat waktu, hal ini bisa menyebabkan

kolusi antara karyawan dengan bagian personalia serta masih

kurang praktis.

3. Dalam penggunaan catatan akuntansi pada PDAM Kabupaten

Kudus kurang lengkap yaitu tidak adanya jurnal umum dan kartu

biaya. Hal ini dirasa kurang baik karena penggunaan catatan

akuntansi tersebut dapat berguna dalam memproses sistem

akuntansi penggajian.
78

4. Kurangnya laporan-laporan yang dihasilkan dalan sistem akuntansi

penggajian yaitu tidak adanya laporan prestasi kerja departemen.

Hal ini dirasa kurang baik karena dengan adanya laporan prestasi

kerja departemen perusahaan dapat mengontrol perkembangan

departemen tersebut dalam melaksanakan tugasnya

B. Pembahasan

1. Sistem Penggajian PDAM Kabupaten Kudus

Sistem penggajian yang diterapkan pada PDAM Kabupaten Kudus sudah

sesuai dengan teori pada buku Mulyadi (2001:391), bahwa pembayaran gaji

dilakukan secara tetap perbulan, yang diberikan kepada seluruh karyawan

pada akhir bulan dengan jumlah yang berbeda-beda sesuai dengan

golongan/jabatannya. Gaji yang dibayarkan pada PDAM tidak berdasarkan

jumlah jam kerja dan jumlah produk yang dihasilkan.

2. Sistem Akuntansi Penggajian PDAM Kabupaten Kudus

Rincian dari hasil penelitian sistem akuntansi penggajian pada PDAM

Kabupaten Kudus adalah sebagai berikut :

a. Fungsi Yang Terkait

Fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi penggajian pada PDAM

Kabupaten Kudus antara lain: Fungsi Personalia, Fungsi Pembuat

Daftar Gaji, Fungsi Keuangan Sub Bagian Kas, Fungsi Pembukuan

Sub Bagian Anggaran, Bagian Jurnal dan Bagian Jurnal.


79

Sedangkan fungsi yang terkait menurut teori pada buku Mulyadi

(2001:383) antara lain : Fungsi Kepegawaian, Fungsi Pencatat Waktu

Hadir, Fungsi Pembuat Daftar Gaji, Fungsi Akuntansi dan Fungsi

Keuangan.

Fungsi yang terkait dalam PDAM Kabupaten belum sesuai dengan

teori buku Mulyadi (200:383) karena adanya fungsi yang merangkap

pada PDAM Kabupaten Kudus yaitu fungsi pencatat waktu tidak

terpisah menjadi bagian tersendiri dengan fungsi personalia, karena

kehadiran karyawan ditangani langsung oleh fungsi personalia.

b. Dokumen Yang Digunakan

Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi pada PDAM

Kabupaten Kudus antara lain: Daftar Hadir/Kartu Absensi, Surat

Perubahaan Gaji, Daftar Gaji Pegawai, Kartu Gaji, Voucher

Pengeluaran Kas (VKB), Amplop Gaji, Dokumen Pendukung

Perubahan Gaji, Rekap Daftar Gaji dan Rekapitulasi Cuti. Sedangkan

dokumen menurut teori dibuku Mulyadi (2001:374) adalah Dokumen

Pendukung Perubahan Gaji, Kartu Jam Hadir, Rekap Daftar Gaji,

Surat Pernyataan Gaji, Amplop Gaji, dan Bukti Kas Keluar.

PDAM Kabupaten Kudus tidak menggunakan kartu jam hadir tetapi

menggunakan daftar hadir/absensi untuk mencatat kehadiran

karyawan. Dokumen pendukung yang digunakan dalam Perusahaan

hanya merupakan perubahan gaji yang meliputi pengangkatan


80

karyawan baru, kenaikan/penurunan jabatan dan lain-lain. Surat

pernyataan gaji juga tidak dipergunakan dalam perusahaan karena

catatan mengenai rincian gaji dan potongan yang akan diterima setiap

karyawan sudah ada dalam rekap daftar gaji. Untuk mencatat

pengeluaran kas bukti yang digunakan adalah voucher kas besar

(VKB). Dokumen ini sebagai bukti kas keluar. Dokumen yang

digunakan pada PDAM Kabupaten Kudus sudah cukup lengkap dan

rinci serta dapat mempermudah tiap-tiap bagian dalam menjalankan

fungsinya.

c. Catatan Akuntansi Yang Digunakan

Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem akuntansi penggajian

pada PDAM Kabupaten Kudus antara lain: Jurnal Pengeluaran Kas,

Buku Besar dan Kartu Gaji. Sedangkan catatan akuntansi dalam teori

pada buku Mulyadi (2001:382) adalah: Jurnal Umum, Kartu Harga

Pokok Produk, Kartu Biaya dan Kartu Penghasilan Karyawan. Catatan

akuntansi yang digunakan oleh PDAM Kabupaten Kudus belum sesuai

dengan teori pada buku Mulyadi (2001:382) memiliki perbedaan

dengan teori yang penulis kemukakan dimuka walaupun tidak

sepenuhnya berbeda. Sementara itu catatan mengenai penghasilan

karyawan dan potongan yang diterima oleh karyawan sudah ada dalam

kartu gaji/struk gaji. Kartu ini mempunyai fungsi yang hampir sama

dengan kartu penghasilan karyawan. PDAM Kabupaten Kudus tidak


81

menggunakan kartu harga pokok produk karena perusahaan ini

berproduksi tidak berdasarkan pesanan.

d. Laporan-laporan Yang Dihasilkan

Laporan yang dihasilkan dari sistem akuntansi penggajian pada

PDAM Kabupaten Kudus tidak sesuai dengan teori dari buku Usry

(1994:401) karena belum ada laporan prestasi kerja departemen.

Menurut hasil penelitian laporan yang dihasilkan antara lain: laporan

biaya gaji dan laporan DP3 ( Daftar Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan ).

Sedangkan menurut teori Usry (1994:401) laporan yang dihasilkan

yaitu laporan biaya gaji, laporan prestasi kerja karyawan dan laporan

prestasi kerja departemen.

e. Pengendalian Intern Sistem Akuntansi Penggajian

Semua aktivitas yang berjalan dalam organisasi suatu perusahaan di

arahkan untuk menjamin kelangsungan dan adanya koordinasi yang

baik dari masing-masing bagian. Dengan adanya pengendalian intern

yang cukup memadai diharapkan dapat menghindari dan mencegah

kemungkinan yang bisa terjadi penyimpangan dalam sistem

penggajian.

PDAM Kabupaten Kudus melakukan pengendalian intern terhadap

sistem akuntansi penggajian, antara lain :

1. Setiap fungsi pembuatan daftar gaji pegawai harus terpisah dengan

fungsi penerimaan pegawai dan juga fungsi pencatat waktu hadir.


82

Dimana ketiga fungsi tersebut ini bekerja sendiri dan melakukan

tugasnya masing-masing.

2. Pengendalian Intern terhadap sistem penggajian pada PDAM

Kabupaten Kudus dengan adanya pemisahan antara fungsi

penggajian dengan fungsi akuntansi. Hal ini dilakukan agar

penerimaan gaji dari fungsi pembuatan daftar gaji tidak disalah

gunakan karena adanya pemisahan fungsi.

3. Setiap hari dilakukan pemeriksaan antara fungsi pencatat waktu

hadir dengan rekap daftar hadir dari kepala bagian yang kemudian

untuk dicari kebenarannya dan dapat dijadikan sebagai dasar

pembuatan daftar gaji.

4. Pada setiap akhir bulan dari masing-masing fungsi menyusun

laporan sebagai pertanggung jawaban atas fungsinya untuk

dilaporkan kepada atasan.

Pengendalian intern terhadap sistem penggajian dilakukan dengan

memisahkan antara fungsi pembuat daftar gaji, fungsi penerimaan

karyawan dan fungsi pencatat waktu hadir. Hal ini dilakukan agar

tidak terjadi penyimpangan dan penyalahgunaan dalam pembayaran

gaji. Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa pengendalian intern

yang diterapkan pada PDAM Kabupaten Kudus sudah cukup baik,

karena sesuai dengan teori pada buku Mulyadi (2001:386) yaitu


83

fungsi-fungsi tersebut ditangani sendiri oleh bagiannya masing-

masing.

f. Prosedur Yang Membentuk Sistem

Prosedur yang membentuk sistem pada PDAM Kabupaten Kudus

antara lain:

1. Prosedur Pembuatan Daftar Gaji

Dalam prosedur ini karyawan datang mengisi daftar hadir yang

berisi nama lengkap dan tanda tangan. Kegiatan absensi ini

berlangsung selama 1 bulan setelah itu daftar hadir diverifikasi

oleh Kepala Bagian Personalia untuk diteliti keabsahannya.

Setelah meneriam daftar hadir karyawan, bagian personalia

menyerahkan rekap daftar hadir karyawan dan rekapitulasi cuti ke

bagian pembuat daftar gaji yang akan digunakan sebagai daftar

gaji. Daftar gaji ini berisi berapa besarnya gaji pokok sesuai

dengan golongan/jabatan, tunjangan serta potongan-potongan yang

dibebankan karyawan.

2. Prosedur Pembayaran Gaji

Dalam prosedur pembuatan daftar gaji ini melibatkan bagian-

bagian seperti bagian keuangan, bagian pembukuan sub bagian

anggaran, bagian keuangan sub kas, dan bagian juru bayar (kasir)

yang melakukan pembayarn gaji.


84

Sedangkan prosedur yang membentuk sistem pada sistem akuntansi

penggajian menurut teori pada buku (2001:386) prosedur pencatatan

waktu hadir, prosedur pembuatan daftar gaji, prosedur distribusi biaya

gaji, dan prosedur pembayaran gaji.

Jaringan prosedur yang membentuk sistem akuntansi penggajian pada

PDAM Kabupaten Kudus belum sesuai dengan teori pada buku

Mulyadi (2001:386) karena adanya prosedur pencatatan waktu hadir

terdapat dalam prosedur pembuat daftar gaji. Meskipun jaringan

prosedur yang membentuk sistem pada PDAM Kabupaten Kudus

dapat dipakai sebagai sistem akuntansi karena tidak melibatkan

banyak fungsi yang terkait. Hal ini penulis merasa akan lebih baik jika

prosedur pencatatan waktu hadir berdiri sendiri dan tidak bersama

dengan prosedur pembuatan daftar gaji.

3. Rancangan-rancangan sistem akuntansi penggajian pada PDAM Kabupaten

Kudus.

a) Fungsi-fungsi yang terkait

Fungsi-fungsi yang terkait dalam PDAM Kabupaten Kudus memang

sudah cukup baik meskipun masih ada fungsi yang merangkap pada

PDAM Kabupaten Kudus. Agar fungsi-fungsi yang terkait dalm PDAM

Kabupaten Kudus lebih baik maka penulis membuat rancangan fungsi-

fungsi yang terkait yang didasari dari teori buku Mulyadi (2001:382)
85

dengan kelebihan-kelebihan yang ada dalam fungsi-fungsi yang terkait

dalam PDAM Kabupaten Kudus.

Rancangan fungsi-fungsi yang terkait tersebut sebagai berikut:

1 Fungsi Personalia/Kepegawaian

Fungsi ini bertanggung jawab untuk mencari karyawan baru,

menyeleksi calon karyawan, memutuskan penempatan karyawan baru,

membuat surat keputusan tarif gaji, kenaikan pangkat dan golongan

gaji, mutasi dan pemberhentian karyawan. Fungsi ini berada di tangan

bagian kepegawaian di bawah Departemen Personalia dan Umum

2 Fungsi Pencatat Waktu

Fungsi ini bertanggung jawab untuk menyelenggarakan catatan waktu

hadir bagi semua karyawan perusahaan. Fungsi pencatat waktu berada

ditangan bagian pencatat waktu di bawah Departemen Personalia dan

Umum

3 Fungsi Pembuat Daftar Gaji

Fungsi ini bertanggung jawab untuk membuat daftar gaji yang berisi

penghasilan bruto yang menjadi hak dan berbagai potongan yang

menjadi beban karyawan selama jangka waktu pembayaran gaji.

Fungsi ini berada di tangan bagian Gaji


86

4 Fungsi Akuntansi

Fungsi Akuntansi bertanggung jawab mencatat kewajiban yang timbul

dalam hubungan dengan pembayaran gaji. Fungsi akuntansi yang

menangani prosedur penggajian berada di tangan : Bagian Utang,

Bagian Kartu Biaya dan Bagian Jurnal dan Bagian Anggaran.

a) Bagian Utang

Bagian ini memegang fungsi pencatat utang yang dalam prosedur

penggajian bertangung jawab memproses pembayaran gaji seperti

yang tercantum dalam daftar gaji. Selain itu juga berfungsi

menerbitkan bukti kas keluar.

b) Bagian Kartu Biaya.

Bertanggung jawab untuk mencatat distribusi biaya ke dalam kartu

harga pokok dan kartu biaya berdasar rekap rekap daftar gaji dan

kartu kerja

c) Bagian Jurnal

Bagian ini memegang fungsi pencatat jurnal bertanggung jawab

untuk mencatat biaya gaji dalam jurnal umum

d) Bagian Pembukuan Sub Bagian Anggaran

Fungsi ini bertugas untuk mengoreksi/melakukan verifikasi

terhadap voucher terhadap voucher yang talah dikeluarkan.

Kemudian menunjukkan pada Direksi untuk mendapat otorisasi


87

5 Fungsi Keuangan

Bertanggung jawab untuk mengisi cek guna pembayaran gaji dan

menguangkan cek tersebut ke bank. Uang tersebut kemudian

dimasukan ke dalam amplop gaji dan di bagikan kepada karyawan

yang berhak. Fungsi Keuangan berada di bagian kassa

b) Dokumen Yang Digunakan

Dokumen yang digunakan pada PDAM Kabupaten Kudus sudah cukup

lengkap dan rinci. Agar dokumen yang digunakan lebih lengkap dan rinci,

maka penulis membuat rancangan dokumen yang digunakan yang didasari

dari teori buku Mulyadi (2001:374) dengan kelebihan-kelebihan yang ada

pada dokumen yang digunakan pada PDAM Kabupaten Kudus.

Rancangan dokumen yang digunakan tersebut sebagai berikut:

1 Dokumen Pendukung Perubahan Gaji

Dokumen ini umumnya dikeluarkan oleh fungsi kepegawaian berupa

surat-surat keputusan yang bersangkutan perubahan gaji pegawai.

2 Kartu Jam Hadir (Kartu Absensi)

Dokumen ini digunakan oleh fungsi pencatat waktu untuk mencatat

waktu hadir karyawan. Catatan waktu hadir ini dapat berupa daftar

hadir biasa, dapat pula berbentuk kartu hadir yang diisi dengan mesin

pencatat waktu Kartu jam hadir tersebut dapat lihat pada Gambar.4.3
88

DAFTAR HADIR KARYAWAN


Minggu yang berakhir tanggal

Senin Selasa Rabu Kamis Jum'at Sabtu


Nama Jam Jam Jam Jam Jam Jam
No Karyawan M K total M K total M K total M K total M K total M K total

Gambar 4.3
Daftar Hadir Karyawan

3 Rekap Daftar Gaji

Dokumen ini merupakan ringkasan gaji per departemen yang dibuat

berdasarkan daftar gaji.Disrtibusi biaya tenaga kerja ini dilakukan oleh

fungsi akuntansi biaya dengan dasar rekap daftar gaji

4 Surat Pernyataan Gaji/Kartu Gaji

Dokumen ini dibuat sebagai catatan bagi setiap karyawan mengenai

rincian gaji yang diterima setiap karyawan beserta berbagai potongan

yan menjadi beban setiap karyawan

5 Amplop Gaji

Uang gaji karyawan diserahkan kepada setiap karyawan dalam amplop

gaji. Dihalaman amplop gaji ini berisi informasi mengenai nama

karyawan, indentifikasi karyawan dan jumlah gaji bersih yang

diterima karyawan dalam waktu tertentu.


89

6 Bukti Kas Keluar/Voucher Kas Keluar (VKB)

Dokumen ini merupakan perintah pengeluaran uang yang dibuat oleh

fungsi keuangan,berdasarkan informasi dalam daftar gaji yang

diterima dari fungsi pembuat daftar gaji

c) Catatan Akuntansi

Catatan akuntansi yang digunakan pada PDAM Kabupaten Kudus

memiliki perbedaan dengan teori. Supaya catatan akuntansi yang

digunakan lebih lengkap dan sesuai dengan teori buku Mulyadi

(2001:382) maka penulis membuat rancangan catatan akuntansi yang

didasari dari teori buku Mulyadi (2001:382) dengan catatan akuntansi

yang ada pada PDAM Kabupaten Kudus.

Rancangan catatan akuntansi tersebut sebagai berikut:

1 Jurnal Umum

Dalam pencatatan gaji dan upah ini jurnal umum digunakan untuk

mencatat distribusi biaya tenaga kerja ke dalam setiap departemen

dalam perusahaan.Contoh Jurnal umum dapat dilihat pada Gambar.4.4

Halaman-------
JURNAL UMUM
Nomor Nomor
Tanggal Keterangan Debit Kredit
Bukti Rek.

Gambar 4.4
Jurnal Umum
90

2 Kartu Biaya

Catatan ini digunakan untuk mencatat biaya tenaga kerja tidak

langsung dan biaya kerja non produksi setiap departemen dalam

perusahaan. Sumber informasi untuk pencatatan kartu biaya ini adalah

bukti memorial

3 Kartu Penghasilan Karyawan

Catatan ini digunakan untuk mencatat penghasilan dan berbagai


potongannya yang diterima oleh setiap karyawan. Informasi dalam
kartu penghasilan ini di pakai sebagai dasar perhitungan PPh 21 yang
menjadi beban setiap karyawan. Contoh tersebut dapat dilihat pada
Gambar 4.5

Kartu Penghasilan Karyawan


No.
Nama: Induk Departemen Bagian
Penghasilan Dan Jumlah
Potongan Jan Feb Mart Apr Mei Jun Jul Agst Sept Okt Nov Des Total

Gaji Pokok
Gaji Lembur
Tunjangan

Jumlah Gaji
Potongan
PPh pasal 21
Iuran Organisasi
Karyawan
Dana Pensiun
Lain-lain

Jumlah Potongann
Gaji Bersih

Tanda Tangan
Penerimaan

Gambar 4.5
Kartu Penghasilan Karyawan
91

d) Laporan-Laporan Yang Dihasilkan

Laporan-Laporan yang dihasilkan pada PDAM Kabupaten Kabupaten

Kudus belum lengkap dan memiliki perbedaan dengan teori. Untuk

melengkapi dan menyamakan laporan-laporan yang dihasikan pada

PDAM Kabupaten Kudus maka penulis membuat rancangan laporan-

laporan yang dihasilkan yang didasari dari teori buku Usry (1994:401) dan

laporan-laporan yang dihasilkan oleh PDAM Kabupaten Kudus.

Rancangan laporan-laporan yang dihasilkan tersebut sebagai berikut:

1 Laporan Biaya Gaji

Laporan biaya gaji yang dikeluarkan tiap bulan yang dikirim kepada

tiap departemen atau bagian perusahaan, yang menunjukan

perbandingan biaya aktual denga angka-angka biaya taksiran

2 Laporan Prestasi Kerja/Daftar Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan (DP3)

Laporan prestasi kerja karyawan dibuat harian, yang berisi nomor

pegawai, jam kerja aktual, standar jam out put serta prosentase-

prosentase kerja guna meningkatkan efektifitas laporan ini

3 Laporan Prestasi Departemen

Laporan prestasi kerja karyawan menurut departemen berisi nama

departemen, jam kerja aktual, standar jam kerja serta prosentasi-

prosentasi kerja.
92

e) Unsur Pengendalian Intern

Unsur pengendalian intern pada sistem akuntansi penggajian pada PDAM

Kabupaten Kudus cukup baik dan sesuai dengan garis besar yang ada pada

teori. Supaya unsur pengendalian intern lebih baik maka penulis membuat

rancangan unsur pengendalian intern yang didasari dari teori buku

Mulyadi (2001:386) serta unsur pengendalian yang dihasilkan pada

PDAM Kabupaten Kudus.

Rancangan unsur pengendalian tersebut sebagai berikut:

a) Organisasi

1. Fungsi pembuat daftar gaji harus terpisah dari fungsi pembayaran

gaji.

2. Fungsi pencatatan waktu hadir harus terpisah dari fungsi operasi.

b) Sistem otorisasi dan Prosedur Pencatatan

1 Setiap orang yang namanya tercantum dalam daftar gaji harus

memiliki surat keputusan pengangkatan sebagai karyawan

perusahaan yang ditandatangani oleh direktur utama.

2 Setiap perubahan gaji karyawan karena perubahan pangkat,

perubahan tarif gaji, tambahan keluarga harus didasarkan pada

surat keputusan direktur keuangan.

3 Setiap potongan atas gaji karyawan selain dari pajak penghasilan

karyawan harus didasarkan surat potongan gaji yang diotorisasi

oleh fungsi kepegawaian.


93

4 Kartu jam hadir harus diotorisasi oleh fungsi pencatat waktu.

5 Perintah lembur harus diotorisasi oleh kepala departemen

karyawan yang bersangkutan.

6 Daftar gaji harus diotorisasi oleh fungsi personalia.

7 Bukti kas keluar untuk pembayaran gaji harus diotorisasi oleh

fungsi akuntansi.

8 Perubahan dalam catatan penghasilan karyawan direkonsiliasi

dengan daftar gaji karyawan.

c) Praktek Yang Sehat

1 Kartu jam hadir harus dibandingkan dengan kartu jam kerja

sebelum kartu yang terakhir ini dipakai sebagai dasar distribusi

biaya tenaga kerja langsung.

2 Pemasukan kartu jam hadir ke dalam mesin pencatat waktu harus

diawasi oleh fungsi pencatat waktu.

3 Pembuatan daftar gaji harus diveritifikasi kebenaran dan ketelitian

perhitungannya oleh fungsi akuntansi keuangan sebelum dilakukan

pembayaran.

4 Perhitungan pajak penghasilan karyawan direkonsiliasi dengan

catatan penghasilan karyawan.

5 Catatan penghasilan karyawan disimpan oleh fungsi pembuat

daftar gaji.
94

f) Jaringan Prosedur Yang Membentuk Sistem

Jaringan prosedur yang membentuk sistem akuntansi penggajian pada

PDAM Kabupaten Kudus belum sesuai dengan teori. Untuk memperbiki

maka penulis menbuat rancangan prosedur yang membentuk sistem yang

didasari dengan teori buku Mulyadi (2001:385-386) dan jaringan prosedur

yang membentuk sistem yang ada pada PDAM kabupaten Kudus.

Rancangan jaringan prosedur yang membentuk sistem tersebut sebagai

berikut:

1 Prosedur Pencatatan Waktu Hadir

Prosedur ini bertujuan untuk mencatat waktu hadir karyawan.

Diselenggarakan oleh fungsi pencatat waktu dengan menggunakan

daftar hadir pada pintu masuk kantor atau pabrik. Pencatatan waktu

hadir ini di selenggarakan untuk menentukan gaji karyawan yang

diterima setiap bulan, apakah gaji yanng diterima peuh ataukah harus

dipotong akibat ketidak hadiran mereka. Selain itu juga digunaka

untuk mengetahui apakah karyawan biasa mendapatkan gaji biasa saja

atau menerima tujangan lembur.

2 Prosedur Pembuat Daftar Gaji

Fungsi pemuatan dafatar gaji adalah membuat daftar gaji karyawan.

Data yang dipakai sebagai dasar pembuatan daftar gaji adalah usrat-

surat keputusan mengenai pengangkatan karyawan baru, kenaikan

pangkat, pemberhentian karyawan, penurunan pangkat, daftar bulan


95

sebelumnya dan daftar hadir. PPh 21 dihitung oleh fungsi pembuat

daftar gaji atas dasar yang tercantum dalam kartu penghasilan

karyawan.

3 Prosedur Distribusi Biaya Gaji

Dalam prosedur distribusi biaya gaji, biaya tenaga kerja

didistribusikan kepada departemen-departemen yang menikmati

manfaat kerja. Distribusi biaya tenaga kerja ini dimaksudkan untuk

pengendalian biaya dan perhitungan harga pokok produk.

4 Prosedur Pembuatan Bukti Kas Keluar

Dibuat oleh fungsi akuntansi kepada fungsi keuangan berdasarkan

informasi dalam daftar gaji yan diterima dari pembuat daftar gaji.

5 Prosedur Pembayaran Gaji

Prosedur pembayaran gaji melibatkan fungsi akuntansi dan fungsi

keuangan. Fungsi akuntansi membuat perintah pengeluaran kas kepada

fungsi keuangan untuk menulis cek untuk pembayaran gaji. Fungsi

keuangan kemudian menguangkan cek tersebut ke bank dan

memasukan uang ke amplop gaji.

g) Bagan Alir Dokumen Sistem Akuntansi Penggajian

Bagan alir dokumen pada PDAM Kabupaten Kudus sudah cukup baik.

Agar bagan alir dokumen lebih baik maka penulis membuat rancangan

bagan alir dokumen yang didasari teori buku Mulyadi serta bagan alir

dokumen yang dihasilkan pada PDAM Kabupaten Kudus.


96

Rancangan bagan alir dokumen tersebut sebagai berikut:

1 Bagian Pencatatan Waktu

a) Absensi karyawan dilakukan dipagi hari pada waktu saat sebelum

jam kerja dimulai dan siang hari pada saat karyawan mau pulang.

Karyawan mencatatkan kehadirannya dalam daftar hadir.

b) Membuat daftar hadir karyawan atas kartu hadir

c) Menyerahkan daftar hadir dilampiri dengan kartu hadir dan

rekapitlasi cuti ke bagian gaji

2 Bagian Gaji

a) Menerima daftar hadir dilampiri dengan kartu hadir dan

rekapitulasi cuti dari bagian pencatat waktu

b) Membuat daftar gaji atas dasar daftar hadir dan surat keputusan

mengenai jabatan atau tarif gaji karyawan yang dikeluarkan oleh

bagian kepegawaian.

c) Membuat rekap daftar gaji tiap departemen

d) Mencatat penghasilan karyawan dalam kartu penghasilan

karyawan berdasarkan data dalam daftar gaji.

e) Mengirim daftar gaji (2 lembar), rekap daftar gaji (2 lembar), surat

pemberitahuan gaji dan kartu penghasilan karyawan ke bagian

utang.
97

f) Menerima bukti kas keluar lembar 3 dilampiri dengan daftar gaji

lembar 2 yang telah dicap lunas dan kartu penghasilan karyawan

dari kepala bagian kassa.

g) Mengarsipkan bukti kas keluar dan daftar gaji urut tanggal.

h) Mengarsipkan kartu penghasilan karyawan urut nama karyawan.

3 Bagian Utang

a) Menerima daftar gaji (2 lembar), rekap daftar gaji (2 lembar), surat

pemberitahuan gaji dan kartu penghasilan karyawan dari bagian

gaji dan upah

b) Membuat bukti kas keluar 3 lembar atas dasar daftar gaji.

c) Mencatat bukti kas keluar dalam register bukti kas keluar.

d) Mendistribusikan kas keluar dan dokumen pendukungnya sebagai

berikut :

1. Lembar ke 1 dan ke 3 diserahkan ke bagian kassa, dilampiri

dengan daftar gaji lembar 1 dan 2, rekap daftar gaji lembar 2,

surat pemberitahuan gaji dan kartu penghasilan karyawan.

2. Lembar ke 2 diserahkan ke bagian jurnal, buku besar dan

laporan, dilampiri dengan rekap daftar gaji lembar 1.

e) Menerima bukti kas keluar lembar 1 dari bagian kassa dilampiri

dengan daftar gaji lembar 1, rekap daftar gaji lembar 2 dan

voucher.
98

f) Mencatat nomor cek dan voucher yang tercantum dalam kas keluar

lembar 1 ke dalam register kas keluar.

g) Menyerahkan bukti kas keluar ke bagian jurnal, buku besar dan

laporan dilampiri dengan daftar gaji lembar ke 1 dan rekap daftar

gaji lembar ke 2.

4 Bagian Kassa

a) Menerima bukti kas keluar dari bagian utang, dilampiri dengan

daftar gaji lembar ke 1 dan rekap daftar gaji lembar ke 2, surat

pemberitahuan gaji dan kartu penghasilan karyawan.

b) Mengisi cek dan voucher dengan sejumlah uang yang tercantum

dalam daftar gaji dan memintakan tanda tangan atas cek dan

vucher dari pejabat yang berwenang.

c) Menguangkan cek ke bank

d) Memasukkan uang gaji dan surat pemberitahuan gaji ke dalam

amplop tiap-tiap karyawan.

e) Membagikan amplop gaji kepada karyawan yang berhak dan

meminta tanda tangan sebagai bukti penerimaan gaji dari

karyawan pada kartu penghasilan karyawan.

f) Membubuhkan cap “lunas” pada bukti kas keluar lembar ke 1 dan

ke 3 daftar gaji lembar ke 1 dan ke 2, rekap daftar gaji lembar ke 2.

g) Mendistribusikan bukti kas keluar sebagai berikut :


99

1 Lembar ke 1 diserahkan ke bagian utang, dilampiri dengan

daftar gaji lembar ke 1 dan rekap daftar gaji lembar ke 2

2 Lembar ke 3 diserahkan ke bagian gaji dan upah dilampiri

dengan daftar gaji lembar ke 2 dan kartu penghasilan

karyawan.

5 Bagian Jurnal

a) Menerima bukti kas keluar lembar ke 2 dan rekap daftar gaji

lembar ke 1 ke bagian utang, dilampiri dengan rekap daftar gaji

lembar ke 1.

b) Mencatat bukti kas keluar tersebut ke dalam jurnal kas keluar

c) Menyerahkan bukti kas keluar lembar ke 2 dan rekap daftar gaji

lembar ke 1 ke bagian kartu persediaan dan kartu biaya.

d) Menerima bukti kas keluar lembar ke 1 dari bagian utang dilampiri

dengan daftar gaji lembar ke 2.

e) Mencatat bukti kas keluar lembar ke 1 dalam register cek.

f) Mengarsipkan bukti kas keluar lembar ke 1 dan rekap daftar gaji

lembar ke 2.

6 Bagian Kartu Biaya

a) Menerima bukti kas keluar lembar ke 2 dari bagian jurnal, buku

besar dan laporan dilampiri dengan rekap daftar gaji lembar ke 1.

b) Mencatat bukti kas keluar dalam kartu biaya.


100

c) Mengarsipkan bukti kas keluar lembar ke 2 dilampiri dengan rekap

daftar gaji lembar ke 2 menurut nomor urut bukti kas keluar.

Bagan alir dokumen tersebut dapat dilihat pada gambar dibawah ini:
101

Bagian Pencatat Waktu Bagian Gaji

Mulai 1
8

Rekap. cuti
Mecatat KH 2
wakrtu hadir
dan rekapitulasi Daftar Hadir 1 Kartu
cuti karyawan Karyawan Penghasilan
karyawan

DG 2

Bukti kas 3
T keluar

Membuat
Daftar
Hadir
A

Membuat
Daftar
Hadir Membuat
Rekap T
Hadir

Rekap. cuti

KH 2
SPG
Daftar Hadir 1
2
Karyawan
RDG 1
2 KH : Kartu Hadir
Daftar Gaji 1 RDG : Rekap Daftar Hadir
SPG : Surat Pernyataan Gaji
DG : Daftar Gaji
KPK : Kartu Penghasilan Karyawan

Kartu
Penghasilan
karyawan

Gambar 4.6
Rancangan Bagan Alir Sistem Akuntansi Penggajian
102

Bagian Utang

2 7

Voucher
KPK RDG 2

Daftar Gaji 1
SPG
2 Bukti Kas 1
Keluar
RDG 1
2

Daftar Gaji 1

9
Membuat
Bukti Kas
Keluar

KPK

SPG Mencatat nomor Cek &


2 voucher pada register
Bukti Kas Keluar
RDG 1
2

Daftar Gaji 1
3
2
Bukti Kas 1
Keluar
KPK = Kartu Penghasilan
Karyawan

3 4

Kartu
Penghasilan
karyawan

Gambar 4.6
Rancangan Bagan Alir Sistem Akuntansi Penggajian
( Lanjutan )
103

Bagian Kassa

4 6

KPK
KPK
SPG
SPG RDG 2
RDG 2
2
2 1
Daftar Gaji
1
Daftar Gaji 3
3 Bukti Kas 1
Keluar Dimasuk ke dalam
Bukti Kas 1 amplop gaji
Keluar bersama dengan
pemasukan uang
gaji

Mengisi cek &


voucher memimta
tanda tangan atas
cek

Menguangkan cek 7
ke bank &
memasukan ke
amplop gaji
8

Membayarkan gaji
kpd karyawan &
meminta tanda tangan
atas kartu penghasilan
karyawan

Menbubukan cap
lunas pada bukti
dan dokumen
pendukung

6
Gambar 4.6
Rancangan Bagan Alir Sistem Akuntansi Penggajian
( Lanjutan )
104

Bagian Jurnal Bagian Kartu Biaya

3 9 5

BKK 2 Voucher
RDG 3 BKK 3
RDG 1
Daftar Gaji 1 RDG 1

Bukti Kas 1 Bukti


Keluar Memorial

Membuat Bukti
Memorioal

Register Kartu Biaya


Cek &
Voucher

BKK 3
RDG 1 N
N
Bukti
Memorial

5
Selesai

Jurnal Kas
Keluar

BKK = Bukti Kas Keluar

Gambar 4.6
Rancangan Bagan Alir Sistem Akuntansi Penggajian
( Lanjutan )
105

BAB V

PENUTUP

A. Simpulan

Berdasarkan hasil penelitian dan pembahasan, maka dapat di ambil

kesimpulan sebagai berikut :

1. Gaji yang diterapkan pada PDAM Kabupaten Kudus adalah

menggunakan gaji sistem bulanan tidak gaji/upah harian. Gaji biasanya

dibayarkan kepada karyawan yang tercatat sebagai pegawai PDAM

Kabupaten Kudus secara tetap per bulan.

2. Unsur-unsur yang terkait dalam sistem akuntansi penggajian pada

PDAM Kabupaten Kudus antara lain:

a. Fungsi yang terkait atau menangani dalam sistem akuntansi

penggajian pada PDAM Kabupaten Kudus antara lain : Fungsi

Personalia, Fungsi Pembuat Daftar Gaji, Fungsi Keuangan Sub

Bagian Kas, Fungsi Pembukuan Sub Bagian Anggaran, Fungsi Juru

Bayar dan Fungsi Jurnal.

b. Dokumen yang digunakan dalam sisten akuntansi penggajian pada

PDAM Kabupaten Kudus adalah : Daftar Hadir (Kartu Absensi),

Surat Perubahan Gaji, Daftar Gaji, Kartu Gaji, Voucher Kas

Besar/Voucher Pengeluaran Kas, Amplop Gaji dan Rekapitulasi

Cuti. Dimana dokumen-dokumen ini mempunyai fungsi tersendiri.


106

c. Catatan akuntansi yang dipakai dalam sistem akuntansi penggajian

pada PDAM Kabupaten Kudus adalah sebagai berikut: Jurnal

Pengeluaran Kas, Buku Besar dan Kartu Gaji (Struk Gaji)

d. Laporan yang dihasilkan dalan sistem akuntansi penggajian pada

PDAM Kabupaten Kudus antara lain: Laporan Biaya Gaji dan

Laporan DP3 (Daftar Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan)

e. Jaringan prosedur yang membentuk sistem akuntansi penggajian

pada PDAM Kabupaten Kudus antara lain: Prosedur Pembuatan

Daftar Gaji dan Prosedur Pembayaran Gaji.

B. Saran

Adapun saran-saran yang ingin disampaikan dalam kaitannya dengan

sistem akuntansi penggajian adalah sebagai berikut :

a) Pengisian absensi yang masih menggunakan kartu waktu hadir

diganti menggunakan mesin pencatat absensi/mesin absensi sehingga

lebih praktis dan mudah dalam proses pencatatan waktu hadir

karyawan.

b) Perlu adanya pemisahan antara fungsi personalia dengan fungsi

pencatatan waktu hadir, hal ini dirasa kurang baik karena adanya

perangkapan fungsi tersebut dirasa kurang efektif dalam menjalankan

tugasnya.
107

c) Perlu ditambahnya catatan akuntansi yaitu jurnal umum dan kartu

biaya, hal ini berguna bagi Perusahaan dalam memproses sistem

akuntansi penggajian.

d) Perlu menambah laporan-laporan yang dihasilkan yaitu Laporan

Prestasi Kerja Departemen Karena dengan adanya laporan tersebut

perusahaan dapat mengukur kelebihan dan kelemahan pada

departemen tersebut.

e) Perlunya adanya pengawasan secara rutin dari Perusahaan pada

pencatatan daftar hadir pegawai agar tidak terjadi penyelewengan dan

penyalahgunaan pada daftar hadir.


108

DAFTAR PUSTAKA

A. Hall, James 2001 Sistem Informasi Akuntansi. Jakarta: Salemba Emban

Patria.

Armstrong, M dan Murlis, H, 1994. Pedoman Praktis Sistem Penggajian,

Jakarta: Pustaka Binaan Pressindo.

Arikunto, Suharsimi. 2002. Prosedur Penelitian Suatu Praktek. Yogyakarta:

Rineka Cipta.

Asisten Deputi Urusan BUMD. 2000 Pedoman Akuntansi PDAM Kabupaten

Kudus

Baridwan, Zaki. 1981. Sistem Akuntasi: Penyusunan Prosedur dan Metode.

Edisi 5. Yogyakarta: BPFE.

Departemen Pendidikan Nasional. 2001. Kamus Besar Bahasa Indonesia, Edisi

3, Jakarta: Balai Pustaka.

Jusup, Al Haryono, 2003. Dasar-Dasar Akuntansi. Edisi 6. Yogyakarta: STIE

YKPN.

Krismiaji, 2001. Sistem Informasi Akuntansi. Yogyakarta: AMP YKPN.

Mulyadi. 2001. Sistem Akuntansi, Jakarta: PT. Salemba Emban Patria.

Purwanti, Eni Rita, dan Indah Nugraheni, 2001. Sistem Akuntansi. Yogyakarta:

Kanisius.

Usry, 1994. Akuntansi Biaya Perencanaan Dan Pengendalian, Erlangga.