Manajemen Perpustakaan
Manajemen Perpustakaan
Kegiatan Belajar 1
Perpustakaan adalah tempat menyimpan, mengolah dan mencari informasi
di mana informasi tsb dapat berbentuk bahan bacaan tercetak,maupun
elektronik.
Tugas Perpustaakan adalah mengumpulkan, mengolah, memelihara, merawat,
melestarikan, mengemas, menyimpan, memberdayakan dan menyajikan koleksi
bahan pustaka kepada pemakai.
Di dalam perpustakaan ada organisasi dan system yang mengatur agar proses
sirkulasi bahan pustaka berjalan dengan lancer. proses tersebut
meliputi:Peminjaman bahan pustaka, pengembalian bahan pustaka, perpanjangan
bahan pustaka.
Perpustakaan dapat berfungsi dengan bijak jika didukung oleh sarana dan prasaran
yg memadai, dana yg cukup memdai, SDM yg handal dan bededikasi tinggi.
Tugas Perpustakaan semakin banyak dan berkembang diantaranya Menyimpan
informasi, mengumpulkan informasi dan menyebarkan informasi.
Persyaratan yg harus dipenuhi untuk sebuah perpustakaan diantaranya adalah
adanya sekumpulan bahan pustaka yg diolah dan disajikan ke pengguna.
Secara garis besar tugas perpustakaan adalah:
Mengumpulkan, menyimpan, dan menyediakan informasi dlm bentuk
tercetak ataupun dlm bentuk elektronik kepada pemakai
Terus memperhatikan kemajuan zaman dan teknologi agar keinginan
masyarakat dlm mengakses informasi dapat terpenuhi.
Harus mampu menjadi jembatan penyedia informasi pada masa lalu, masa
kini dan masa depan.
Menurut Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara nomor
132/KEP/M.PAN/12/2002 perpustakaan adalah sebuah unit kerja yg memiliki
sumber daya manusia, ruangan khusus dan koleksi bahan pustaka sekurang-
kurangnya terdiri dari 1.000 judul dari berbagai disiplin ilmu.
Perpustakaan dalam Bahasa:
Bibliothec (Belanda)
Bibliotheca (Portugis)
Bibliotheque (Perancis)
Pengertian Perpustakaan menurut Encyclopedia Britannica adalah Himpunan bahan-
bahan tertulis atau tercetak yg diatur dan diorganisasikan untuk tujuan studi dan
penelitian atau pembacaan umum atau kedua-duanya.
Kegiatan Belajar 2
Pada dasarnya Fungsi Perpustakaan memiliki 5 Fungsi :
1. Fungsi Edukatif
2. Fungsi Informatif
3. Fungsi Penelitian
4. Fungsi Kultural
5. Fungsi Rekreasi
Beberapa pakar mengelompokan perpustakaan menjadi 5 jenis:
1. Perpustakaan Nasional
2. Perpustakaan Khusus
3. Perpustakaan Umum
4. Perpustakaan Sekolah
5. Perpustakaan Perguruan Tinggi
Fungsi Utama Perpustakaan Nsional adalah Untuk menyimpan semua bahan pustaka
tercetak, terekam, serta multimedia yg diterbitkan oleh Negara tsb atau mengenai
Negara tsb.
Tujuan Perpustakaan Nasional :
1. Pusat deposit koleksi NAsional
2. Pusat Bibliografi Nasional
3. Pusat informasi, referensi dan Penelitian
4. Kerjasama antar perpustakaan di wilayah propinsi
5. Pusat penyimpanan koleksi bahan pustaka yg menyangkut suatu propinsi
6. Pusat penyelenggaraan referensi, informasi & pemelitian dlm wilayah propinsi.
Perpustakaan Umum adalah jenis perpustakaan yg didirikan oleh masyarakat umum
dan dibiayai oleh masyarakat itu sendiri.
Ciri-ciri Perpustakaan Umum:
1. Perpustakaan terbuka untuk umum
2. Siapa saja boleh masuk
3. Dibiayai dengan dana masyarakat.
Kegiatan Belajar 3
KONSEP DASAR DAN PENGERTIAN MANAJEMEN
Fungsi Manajemen modern :
1. Planning
2. Organizing
3. Staffing
4. Directing
5. Controlling
Prinsip Manajemen :
1. George R. Terry : Planning, Organizing, Actuating (pelaksanaan), Controlling ( POAC)
2. Henrry Fayol : Planning, Organizing, Commanding, Coordinating, Controling
(POCC)
3. Koont2 & O’Donnel ; Organizing, Staffing, Directing (Pengarahan), Planning,
Contolling
4. Wiliam H.Newman ; Planning, Organizing, Asembling, Resources, Directing,
Controlling
5. Lethor Gullick ; Planning, Organizing, Staffing, Directing, Coordinating, Reporting
(laporan), Budgeting(penganggaran).
Perencanaan (Planning):
1. Mengenali masalah dan langkah-langkah untuk mengatasinya
2. MEngumpulkan informasi tentang masalah yg dihadapi
3. Menilai berbagai alternative pemecahan serta metode untuk memecahkan masalah.
4. Pengambilan keputusan untuk bertindak
5. Evaluasi pemecahan masalah berdasarkan pengalaman.
Secara umum Manjemen adalah pengendalian dan pemanfaatan semua factor dan
sumber daya, yang menurut suatu perencanaan diperlukan untuk mencapai atau
menyelesaikan suatu tujuan kerja yang tertentu.(Prajudi dalam Sutarno, 2004)
Kamus Besar Bahasa Indonesia
1. Manajemen adalah sustu proses penggunaan sumber daya secara efektif untuk
mencapai sasaran.
2. Manajemen adalah pejabat atau pemimpin yg bertanggung jawab atas jalanya
perusahaan.
Beberapa hal sebenarnya sudah dilaksanakan sebagai bagian dari manajemen sejak
zaman dahulu, yaitu sbb:
1. Adanya suatu sasaran utama (tujuan) dan beberapa sasaran sekunder yg ditetapkan.
2. Adanya prosedur yg dibuat utk melaksanakan kegiatan
3. Adanya organisasi
4. Adanya pengarahan kepada pekerja untuk semua tingkatan
5. Adanya koordinasi mengenai penggunaan tempat maupun waktu
6. Adanya pengendalian untuk menjamin agar semua unsure diselesaikan sesuai dg
waktu dan tempat yg telah direncanakan
5 Tahapan Perkembangan Manajemen :
1. Manajemen Autoriter
2. Manajemen Ilmiah (scientific) dipelopori para insinyur Amerika
3. Manajemen Hubungan Manusia
4. Manajemen Berorientasikan Hasil
5. Manajemen Tanggung jawab Sosial.
Frederick Winslow Taylor (1856-1915) disebut sbg bapak Manajemen Ilmiah
Taylor mengembangkan alat-alat /manajeman sbb:
1. Telaah tentang gerak dan waktu ,yg menghasilkan standar kerja
2. Upah perangsang untuk mencapai tugas yg telah ditetapkan
3. Penyelia Fungsional.
4. Perencanaan dan penjadwalan,kartu-kartu instruksi, mistar hitung, table-tabel.
5. Standardisasi metode, alat, dan suku cadang.
6. Penetapan biaya produksi.
7. Pembelian menurut spesifikasi dan penawaran.
8. Sistem – system pengendalian produksi, termasuk metode grafik.
Beberapa prinsip yg dikembangkan oleh Fayol (menurut Stueart and Easlick, 1981) :
1. Pengelompokan pekerjaan menjadi divisi atau pembagian tugas.
2. Otoritas/kekuasaan (authority)
3. Disiplin.
4. Satu Komando.
5. Gangplank
6. Satu arah
7. Mendahulukan kepentingan umum daripada kepentingan pribadi
8. Remunerasi (Upah yg sama untuk pekerjaan yg sama)
9. Sentralisasi
10. Teratur
11. Persamaan
12. Stabilitas
13. Inisiatif
14. Rasa kebersamaan.
Gangplanks
A
B L
C M
D N
E O
F - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -P
Manajerial
Teknis
Sifat Pekerjaan
Kegiatan Belajar 4
FUNGSI – FUNGSI MANAJEMEN
Menurut Koontz dan O’Donnell dlm bukunya The Principle of Management
Fungsi Manajemen ada 5 :
1. Planning ( Perencanaan)
2. Organizing (Pengorganisasian)
3. Staffing (pengisian jabatan)
4. Directing ( pengarahan)
5. Controlling (pengawasan)
Dalam Perencanaan memiliki 5W 1H :
What : apa yang akan dilakukan
Why : mengapa melakukan sesuatu
Who : siapa yang akan melakukan
When : kapan harus dilakukan
Where : dimana akan dilakukan
How : bagaiman melakukannya.
MODUL 2
PERENCANAAN PERPUSTAKAAN
Kegitan belajar 1
PERENCANAAN PERPUSTAKAAN
3. Menentukan sasaran
7.Piih cara
4. Menentukan metode/cara mencapai
6. Simulasi sasaran.
5. Pengujian cara yang dipilih.
TUJUAN PERENCANAAN
Perencanaan adalah proses untuk membawa posisi suatu organisasi dari keadaan saat
ini ke keadaan lain yang diinginkan di masa datang dlm suatu paeriode tertentu.
Proses perencanaan harus memperhatikan empat factor penting :
1. Waktu
2. Pengumpulan dan analisis data
3. Level atau tingkatan perencanaan
4. Kelenturan atau fleksibel.
Alasan dalam membuat perencanaan :
1. Untuk menghindari ketidakpastian langkah serta perubahan2.
2. Untuk memilih alternative operasional yg ekonomis.
3. Untuk memungkinkan adanya pengawasan.
Tujuan Perencanaan Perpustakaan:
1. Menyediakan arahan dan kerangka kerja perpus yg akan memandu dlm
pengambilan keputusan.
2. Meningkatkan pelayanan perpustakaan
3. Memastikan pengembangan yg rasional dan efektif
4. Untuk mengantisipasai kebutuhan sumber2 informasi
5. Memberikan pengalaman dan keahlian bagi pustakawan
Tujuan digunakan untuk menunjukan alas an-alasan mengapa sebuah organisasi
dibentuk atau mengapa sebuah kegiatan dilaksanakan.
Sasaran dipakai untuk menunjukan titik akhir dari suatu program.
Target adalah suatu nilai kualitatif yg menjadi tujuan suatu program kerja.
Perencanaan dibuat dg melibatkan semua unsur pimpinan dari yg tertinggi sampai
pimpinan unit terkecil, berdasarkan data yg sudah dikumpulkan dan dianalisis.
Manfaat rencana Ketenagaan adalah :
1. Memperbaiki penggunaan SDM
2. Memadukan kegiatan2 personalia dan tujuan2 organisasi di waktu yg akan datang
secara efisien.
3. Melakukan pengadaan karyawan baru secara ekonomis.
4. Mengembangkan informasi dasar manajemen personalia untuk membantu
kegiatan2 personalia di unit organisasi lainnya.
5. membantu program2 manajemen personalia yg berbeda beda seperti penarikan
seleksi.
Rumus Kebutuhan tenaga kerja menurut RANGANATHAN :
Ket :
T : Jml SDM yg dibutuhkan
W : Jml jam kerja nyata tiap minggu
WH : Jml jam kerja minimal tiap minggu 37 ½ jam
N : Jml pengguna
T : Perubah otomasi pada titik layanan dg nilai konstan
t1 = 10; t2 = 20; t = 30
n : jml titik layanan di semua unit
x : penambahan koleksi tiap tahun Y: Besarnya koleksi.
Pada umumnya SDM serta sarana dan prasarana perpustakaan di Indonesia sudah
diberikan apa adanya (given), namun perpustakaan tetap paerlu perencanaan.
Kegiatan belajar 3
Perencanaan Gedung dan Tata Ruang Perpustakaan
Gedung perpustakaan adalah suatu bangunan yg dirancang sebagai tempat
untuk menampung kegiatan perpustakaan bersama petugas, perlatan, dan perabot yg
diperlukan untuk menunjang perpustakaan.
3 keperluan pokok alokasi penggunaan gedung :
1. Untuk keperluan penggunaan perpustakaan
2. Untuk keperluan koleksi perpustakaan
3. Untuk keperluan ruang kerja petugas
Tiga cara dalam penataan ruang perpustakaan:
1. Tata sekat
2. tata parak/rak
3. Tata baur
Modular system adalah gedung tsb harus disekat-sekat untuk memudahkan
pengamanan.
Di Perpustakaan perguruan tinggi biasanya alokasi gedung mengikuti aturan
sebagi berikut: 25% untuk keperluan pengguna 50 % untuk koleksi 25 % untuk
ruang kerja petugas.
10 Aspek Tata Ruang :
1. Fleksibel
2. Kekompakan bentuk
3. Mudah dijangkau
4. Mudah diperluas
5. Fariatif
6. Organized
7. KOnfortabel (Kenyamanan tanpa mengganggu kenyamanan)
8.
9. Securiti / keamanan
10. Ekonomi
Kegiatan belajar 4
Perabot dan Peralatan Perpustakaan
Perabot perpustakaan didefinisikan sbg semua kelengkapan fisik berupa
mebeler yang digunakan di perpustakaan dalam rangka menunjang kelancaran tugas2
perpustakaan, sedangkan peralatan perpustakaan didefinisikan sebagai semua
perangkat peralatan yg ada dlm perpustakaan untuk menunjang kelancaran tugas.
Beberapa aspek yg perlu diperhatikan dlm menentukan perabot dan perlengkapan
Perpustakaan adalan :
1. Jumlah dan jenis koleksi, bahan cetak atau bentuk lain yg ada dan akan dimiliki dlm
rencana tahun mendatang.
2. Jangkauan layanan yg akan diselenggarakan, termasuk jml tenaga yg akan
menempati tiap ruangan dan pengembangannya lima atau sepuluh th ke depan.
3. Pada keadaan tertentu ruangan pasti dipakai untuk perkantoran/kegiatan
administrasi dan pengembangannya.
Perabot Perlengkapan yang dibutuhkan
1. Almari Penitipan Tas dan Pameran
2. Pintu control
3. Tempat Peminjaman / Meja Sirkulasi
4. Almari Katalog
5. Meja Layanan Rujukan
6. Rak Koleksi Majalah dan Surat Kabar
7. Rak Koleksi Buku
8. Meja Komputer
9. Meja dan Kursi Baca
10. Meja / Kursi untuk Kerja Petugas
Peralatan Perpustakaan Mesi Tik, Komputer, Printer, Alat Baca Bahan Mikro, Alat
Pemutar Kaset Audio atau Kaset Video, Alat Pemutar VCD dan DVD, Proyektor
Film/Slide, Mesin Fotocopy, Pesawat Telepon dan Faximili, Mesin Potong Kertas,
Mesin Jahit, Alat Pres, Alat Perekat, Mesin Pencetak.
Perabot dan Perlengkapan dlm Ruang Koleksi :
Rak buku, Rak majalah, Rak buku untuk anak, Rak atau gantungan surat kabar, Rak
atlas, Rak Kamus, Lemari pamflet/brosur, Lemari kaset /film/CD-ROM/bahan
mikro,kotak majalah/brosur, Standar buku, Tangga injakan untuk mengambil buku di
rak, Alat pemadam api, Label penunjuk rak.
Perabot dan Perlengkapan dlm Ruang Baca
Meja dan Kursi baca, Study carrel/meja belajar, Bantal untuk anak (perpust
umum),Kipas angin /AC, Telepon, Komputer (untuk Katalog,internet, layanan digital,
yg sdh ada layanan berbasis Teknologi informasi).
Perlengkapan dlm Ruang Pelayanan
Meja sirkulsi, Lemari atau rak penitipan tas, Lemari Katalog, Komputer OPAC,
Komputer untuk administrasi sirkulasi, Printer, Papan pengumuman, Formulir
peminjaman, Kotak kartu buku, Mesin Fotokopi, Telepon, Peralatan untuk layanan
digital, Perangkat audio visual, Alat penyejuk ruangan.
MODUL 3
Kegiatan Belajar 1
Pembinaan dan Pengembangan Koleksi di Perpustakaan
Untuk melakukan pengembangan koleksi perpustakaan yg terencana dg baik
maka diperlukan arahan tertulis bagi pustakawan. Arah tertulis tsb dikenal dg nama
Kebijakan Pengembangan Koleksi.
Fungsi kebijakan pengembangan koleksi
1. sebagai pedoman bagi petugas seleksi
2. Sebagai sarana komunikasi
3. Sebagai sarana perencanaan
Kajian pemakai adalah penelitian dg tujuan untuk mengetahui bagaimana, mengapa,
kapan, dan dimana orang mencari informasi dan menggunakan sumber sumber
informasi.
Kajian formal diperlukan karena :
1. Cara informal sering menghasilkan gambaran subjektif
2. Penelitian formal lebih sistematis dan dapat menghasilkan gambaran yg lebih
menyeluruh dari masyarakat
3. Untuk mempertanggungjawabkan layanan dan koleksi yg akan dikembangkan dan
alokasi dana perpustakaan, diperlukan data yg objektif dan akurat.
Pengadaan Bahan Pustaka (prakatalogan) meliputi:
1. Pemesanan bahan pustaka
2. Penerimaan bahan pustaka
Kegiatan Belajar 2
Perawatan, Pelestarian, dan Penyiangan Bahan Pustaka
Tujuan dari perawatan koleksi (bahan pustaka) adalah untuk melestarikan kandungan
informasi yg ada pd bahan pustaka.
Perawatan meliputi:
Mempertahankan bentuk asli, pencegahan terhadap faktor2 perusak koleksi,
perawatan fisik seperti dg menjilid ulang, Melaminasi atau memproduksi bahan
pustaka, Mengalih bentuk (dari kertas ke microfilm, mikrofis atau digital).
Perkembangan teknologi informasi membawa perkembangan pula pada teknik
pelestarian ini. saai ini beberapa perpustakaan seperti PDII-LIPI, Perpustakaan Umum
Pemerintah Provinsi DKI, beberapa perpustakaan perguruan tinggi sedang giat-
giatnya melakukan alih bentuk dari bahan pustaka tercetak menjadi bahan pustaka
digital.Bahan pustaka, khususnya terbitan lokal di “scan” dan disimpan dlm format
digital dan disimpan dlm media CD-ROM.
Alasan lain melakukan penyiangan terhadap koleksi perpustakaan adalah
keterbatasan tempat yang dimiliki oleh perpustakaan.
Penarikan bahan pustaka dari jajaran koleksi perpustakaan inilah yg dikenal dg
penyiangan bahan pustaka atau weeding.
Kegiatan Belajar 3
Pengatalogan Deskriptif dan Subjek
Tata kerja rutin perpustakaan secara umum dapat dikelompokan menjadi dua
macam kegiatan pokok, yaitu kegiatan pengolahan dan kegiatan pelayanan.Kegiatan
pengolahan terdiri dari kegiatan prakatalogan (pengadaan bahan pustaka),
pengatalogan, dan pascakatalog.
Kegiatan pengadaan bahan pustaka dapat dilakukan dengan beberapa cara,
yaitu pembelian, penukaran dan hadiah.Sarana yang diperlukan di dalam kegiatan
pengadaan bahan pustaka :
1. daftar permintaan
2. daftar pesanan
3. daftar buku dalam proses
4. daftar majalah buku induk
Pengatalogan terdiri dari dua kegiatan pokok yaitu pengatalogan deskriptif dan
pengatalogan subjek. PEngatalogan diskriptif meliputi penentuan tajuk entri utama
pembuatan bibliografi.
7 daerah diskripsi :
1. Judul dan kepengarangan
2. Edisi
3. Impresium
4. Kolasi
5. Seri
6. Catatan
7. Daerah ISBN dan harga
Pengatalogan Subjek atau Klasifikasi
KLasifiksi mempunyai fungsi ganda, yaitu:
1. Sebagai cara penyusunan buku di rak
2. Sebagai sarana penyusunan entri bibiliografis dlm Katalog tercetak,bibliografi dan
indeks dengan susunan sistematis.
Kegitan pengatalogan subjek atau klasifikasi terdiri dari kegiatan :
1. Analisis Subjek
2. penerjemahan unsur-unsur tersebut kedalam bahasa indeks.
Dalam hal ini, bahasa subjek adalah berupa skema klasifiksi daftar tajuk subjek dan
tesaurus.
Pascakatalogan
Kegiatan rutin pascakatalogan adalah :
1. Menyusun kartu catalog
2. Memelihara catalog
3. member perlengkapan fisik buku
4. menjilid majalah dan memperbaiki buku rusak.
Modul 4
Perencanaan Layanan dan Jenis-jenis Layanan di Perpustakaan
Kegiatan Belajar 1
Perencanaan Layanan di Perpustakaan
A. Sistem Pelayanan
Dalam merencanakan layanan perpustakaan kita harus mempertimbangkan
kondisi yg ada di perpustakaan.Ada dua macam system layanan dalam
perpustakaan yaitu pelayanan terbuka dan pelayanan tertutup.
1. Sistem Pelayanan Terbuka ( Open Access)
Dalam system pelayanan terbuka perpustakaan memberikan kebebasan
kepada pengunjungnya untuk dapat masuk dan memilih sendiri koleksi yang
diinginkannya dari rak.Petugas hanya mencatat apabila koleksi dipinjam atau
dikembalikan.
Kelebihan sistem pelayanan terbuka :
1. Pengguna bebas memlilih buku sendiri di rak
2. Kebebasan memilih ini menimbulkan rangsangan untuk membaca.
3. Kalau buku yg dikehendaki tidak ada bisa memilih buku yg lain.
4. Kartu catalog tidak cepat rusak
5. Hemat tenaga
6. Pelayanan relative cepat.
Kekurangan sistem pelayanan terbuka
1. Susunan buku di rak menjadi sulit teratur
2. Kemungkinan banyak buku yg hilang
3. Katalog kurang digunakan
4. Pendanaan lebih banyak,karena memerlukan banyak tenaga kerja
Modul 6
Layanan Referens, Bimbingan Pemakai, dan Promosi Koleksi Referens
Kegiatan Belajar 1
Layanan Referens
Layanan Referens adalah layanan yg bersifat pribadi dan langsung bagi mereka yang
mencari informs di Perpustakaan untuk berbagai tujuan.
Fungsi Layanan Referens :
1. Informasi
2. Bimbingan
3. Pengarahan atau instruksi
4. Supervisi
5. Bibliografi
Tujuan Layanan Referens
1. Memunglkinkan pemakai perpustakaan menemukan informs dg cepat dan tepat.
2. Memungkinkan pemakai melakukan penelusuran literature informasi dg pilihan yg
lebih luas.
3. Memungkinkan pemakai menggunakan koleksi referens dengan tepat guna.
Layanan Referens pokok, antara lain :
1. Pemberian informasi yang bersifat umum
2. Pemberian informasi yg bersifat spesifik
3. PEmberian bantuan untuk menelususr literature
4. PEmberian bimbingan untuk menggunakan koeksi referens
5. Pemberian bantuan pengarahan untuk menemukan pokok-pokok bahasan dalam
buku yg sesuai dengan minat pemakai.
Pelayanan Referensi Penunjang adalah :
1. Mengadakan hubungan dan kerja sama dengan perpustakaan lain
2. Menyelenggarakan pendidikan mengenai penggunaan alat-alat penelusuran
3. menyelenggarkan pameran koleksi referens
4. Mengorganisasi koleksi referens
5. Mencatat dan mengumpulkan data(statistic) kegiatan pelayanan referens.
Secara umum pertanyaan referens dibedakan ke dalam dua macam :
1. Pertanyaan dg spesifikasi yang jelas
2. Pertanyaan yg tidak memiliki spesifikasi dg jelas.
Pertanyaan dapat dilakukan secara langsung maupun tidak langsung secara
tertulis maupun lisan
Penelususran literature merupakan salah satu bagian penting dari tugas
pelayanan referens.Penelusuran literature adalah proses penemuan kembali
literature baik yg berbentuk artikel jurnal, laporan maupun buku2 referens lainnya
Kegiatan Belajar 2
Bimbingan Pemakai
Bimbingan penggunaan bahan referens umum diartikan sebagai bimbingan yg
diberikan oleh petugas pelayanan referens kepada pemakai poerpustakaan agar
mampu menggunkan koleksi dan sumber-sumber referens dengan cepat dan tepat.
Bimbingan dapat diberikan secara langsung baik secara formal maupun non
formal.akan tetewapi bimbingan dpt diberikan secara tdk langsung yaitu
menggunakan media tertentu, seperti Leaflet, booklet . Bimbingan kepada pemakai
perpustakaan ini dapat diberikan secara incidental dan juga secara terencana.
Tujuan diberikannya bimbingan ini adalah agar pemakai mengenali dan mampu
menggunakan koleksi referns umum sbg sumber informasi dengan cepat dan tepat.
Isi bimbingan tsb antara lain :
1. Informasi, yg memberikan pengeretian mengenai hubungan antara belajar mengajar
dg koleksi referens
2. Uraian mengenai jenis2 bahan referens.
3. Contoh-contoh koleksi referens
4. Cara menggunakan masing-msing koleksi referns
5. Latihan mencari dan menggunakan koleksi referens.
Cara memberikan koleksi tsb antara lain dengan cara:
1. ceramah atau kuliah
2. Tanya jawab
3. Latihan
4. Penugasan
Kegiatan Belajar 3
Promosi Koleksi Referens
Maksud dari promosi koleksi referns adalah usaha memperkenalkan koleksi bahan
referens umum agar koleksi tsb diketahui dan dikenal oleh para pengguna
perpustakaan. Dengan demikian daya guna dan keterpakaian koleksi tsb akan menjadi
semakin tinggi .
Beberapa cara promosi :
1. Display
2. Ceramah
3. Lomba
4. Daftar koleksi referens
5. Pameran
Berhasil tidaknya referens selain ditentukan oleh ketrampilan pustakawannya,
juga ditentukan oleh kondisi koleksi referens itu sendiri. Untuk menjaga agar
koleksi referens tetap dapat diandalkan maka perlu diadakan evaluasi secara
berkala setiap periode tertentu karena kebutuhan pengguna bisa berubah setiap
periode waktu tertentu.
Beberapa pertanyaan pokok yg mesti dijawab oleh pustakawan referens :
1. Berapa ukuran optimum koleksi referns untuk suatu perpustakaan.
2. Apakah isi koleksi referens tsb sesuai dg kebutuhan pemakai.
3. Bagaimana kondisis dana untuk membina koleksi referens tsb.
MODUL 7
Organisasi dan Pengisian Jabatan di Perpustakaan
Kegiatan Belajar 1
Pengorganisasian Perpustakaan
Pengorganisasian dalam Perpustakaan adalah pengaturan orang atau personalia
untuk tercapainya tujuan organisasi, yaitu perpustakaan.Kegiatan meliputi
pengelompokan aktivitas yang diperlukan guna pecapaina tujuan dan pembagian
aktivitas kepada setiap personali dalam perpustakaan.
Sturktur organisasi harus dirancang untuk tujuan:
1. Memperjelas lingkungan/lingkup kerja, siapa yg bertanggung jawab atas hasil kerja.
2. Menghilangkan penghalang dalam prestasi kerja yg disebabkan oleh kebingungan
dan ketidak tentuan pemberian tugas.
3. Mengadakan jaringan komunikasi bagi pengambilan keputusan yg mencerminkan
dan mendukung sasaran organisasi.
Organisasi adalah struktur yg mempunyai suatu sistem yg digunakan untuk
membentuk aktivitas2 serta pelaksanaan program guna mencapai tujuan organisasi.
Menurut Peter Drucker, ada tiga cara untuk menentukan macam struktur yang
dibutuhkan oleh organisasi, yaitu :
1. Analisis aktivitas
2. Analisis keputusan
3. Analisis hubungan.
Cara Pembentukan Bagian berdasarkan:
1. Jumlah
2. fungsi
3. territorial
4. produk
5. sasaran pembeli/customer
6. proses atau perlatan
7. subjek
8. bentuk dokumen
BAGAN ORGANISASI
Kepala Perpustakaan memimpin
1. Kepala Bidang Pelayanan Teknis
a. Kepala Subbidang Pengadaan Bahan Pustaka
b. Kepala Subbidang Pengolah Bahan Pustaka
2. Kepala Bidang Pelayanan Pengguna
a. Kepala Subbidang Pelayanan Sirkulasi Bahan Pustaka
b. Kepala Subbidang Pelayanan Referensi
Kepala
Kepala SubBidang
Kepala Subbidang
Pelayanan Sirkulasi
Pengadaan Bahan Pustaka
Kepal SubBidang
Pelayanan Refernsi
Kepala SubBidang
Pengolahan Bahan Pustaka
Kepala
Kepala Bidang Kepala bidang Kepala Bidang
Contoh Organisasi Lini
MODUL 8
Kegiatan Belajar 1
Fungsi Memimpin (Directing)
Directing atau memimpin atau mengarahkan merupakan salah satu fungsi
manajemen, fungsi memimpin adalah mengarahkan karyawan agar melaksanakan
tugas-tugas yang telah diberikan kepadanya dengan cara yang efisien dan efektif
sehingga tujuan organisasi atau lembaga atau institusi dapat dicapai.
Dalam mengarahkan karyawan bawahannya seorang pemimpin harus mengetahui
karakter dan perilaku bawahannya agar ia dengan mudah dapat mengarahkan
bawahannya.
Motivasi
Suatu keadaan atau suatu dorongan psikologis yang tumbuh dari dalam diri seseorang
yang menyebabkan ia berperilaku secara tertentu terutama di dalam lingkungan
pekerjaan. Motivasi berkaitan dengan cara mengarahkan daya dan potensi bawahan
agar mau bekerja sama secara produktif untuk pencapaian tujuan yang telah
ditentukan.
Tujuan Motivasai :
1. Meningkatkan moral dan kepuasan kerja karyawan.
2. Meningkatkan produktifitas kerja karyawan.
3. Mempertahankan kestabilan karyawan.
4. Meningkatkan kedisiplinan karyawan.
5. Mengefektifkan pengadaan karyawan.
6. menciptakan suasana dan hubungan kerja yang baik
7. meningkatkan loyalitas, kreatifitas, dan partisipasi karyawan.
8. meningkatkan tingkat kesejahteraan karyawan.
9. mempertinggi rasa tanggung jawab karyawan terhadap tugas-tugasnya.
10. meningkatkan efisiensi penggunaan alat-alat dan bahan
Dalam teori manajemen ada 3 model motivasi:
1. Model Tradisional (Taylor),memberikan insentif.
2. Model hubungan manusia (Elton Mayo), Mempertimbangkan kebutuhan sosial.
3. Model Sumber daya manusia (menawarkan tanggung jawab yang bertambah)
Perwujudan diri
Ego
Sosial
Kemanan
Fisiologis
4. Prosedur Kerja
Syarat Prosedur Kerja:
a. Tertulis
b. Berdasarkan pd peraturan yg berlaku
c. Sederhana dan mudah dimengerti
d. sedapat mungki dilengkapi dg bagan alur kerja
e. dapat mencegah terjadinya penyimpangan
f. tidak menimbulkan pertentangan dan duplikasi kerja
g. untuk hal-hal tertentu harus diinformasikan kepada masyarakat.
5. Pencatatan dan pelaporan
6. Pembinaan Personal
7. Formulir dan alat kerja
Pelaporan
Pelaporan merupakan penyampaian informasi kepada pemimpin sehingga pimpinan
mengetahui apa yg sedang terjadi dan dengan demikian pimpinan tsb dapat
mengambil keputusan serta tindakan secara tepat.
Bentuk Pelaporan :
1. Panduan dan pedoman staf
2. Memorandum
3. Pengumuman
4. Surat edaran
5. laporan berkala
6. majalah
Bentuk laporan lisan:
1. telepon
2. tatap muka
3. pertemuan kelompok
Fungsi Pelaporan :
1. Untuk pertanggung jawaban dan pengawasan
2. penyampaian informasi
3. bahan pengambilan keputusan
4. alat untuk membina kerja sama
5. alat untuk tukar menukar pengalaman
Syarat-syarat Laporan
1. Laporan harus benar dan objektif 6. tepat waktu
2. Jelas dan cermat 7.Tepat penerimaanya
3. Langsung pada sasaran
4. laporan harus lengkap
5. Tegas dan Konsisten
Hambatan
Hambatan dalam pelaporan:
1. penyajian fakta yang tidak benar
2. informasi yang disajikan tidak lengkap
3. organisasi besar dan rumit
4. Kepala perpustakan kurang menghargai pendapat bawahan
5. Bahasa yang tidak lugas dan cenderung berbelit belit
6. Beban psikologis bagi si pelapor
7. Laporan dikhawatirkan dapat menambah beban kerja bagi si pelapor.
Kegiatan Belajar 3
Pengukuran Kinerja Perpustakaan
Untuk melakukan evaluasi diri perpustakaan sebaiknya perpustakaan berpedoman
pada pengukuran kinerja yang standar.
Kinerja yang diukur dlm model ini dipilih berdasarkan pertimbangan-pertimbangan :
1. Dapat dipakai semua perpustakaan(universal)
2. Pengambilan data serta sampel data dapat dapat dilakukan dengan mudah.
3. Dapat dipakai untuk membandingkan kinerja antar perpustakaan.
4. Ukuran yang diambil bersifat empiris
5. Dapat dipakai untuk mengukur tingkat keberhasilan perpustakaan dalam pencapaian
tujuan.
6. Dapat dipakai untuk bahan monitoring dan evaluasi guna pengembangan
perpustakaan.
Beberapa kinerja yang dihitung:
1. Sirkulasi per kapita
2. Koleksi yang dipakai di ruan per kapita
3. Kunjungan Perpustakaan per kapita
4. Kunjungan ke program perpustakaan per kapita
5. Transaksi Referens per kapita
6. REferens fill rate
7. Title fill rate
8. Subject and author fill rate
9. Registration as a percentage of population
10. Turnover rate.