PERENCANAAN PENGORGANISASIAN

DAN REFISI PESAN DALAM BISNIS

DISUSUN OLEH :

KELOMPOK 2
Naina Amisyah 4032020014
Emelia Asrita 4032020009
Devin Sepia Malendra 4032020032
Dilla Andina 4032020008
Sukma Andriani 4032020039

DOSEN PENGAMPU : SANUSI,S.Sos.I.MA

PROGRAM STUDI MANAJEMEN KEUANGAN SYARIAH

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS ISLAM
INSTITUT AGAMA ISLAM NEGERI LANGSA
2021
 KATA PENGANTAR

Puji syukur kehadirat Allah SWT yang hingga saat ini masih memberikan
kita nikmat iman dan kesehatan, sehingga saya diberi kesempatan yang luar biasa
ini yaitu kesempatan untuk menyelesaikan tugas penulisan makalah tentang
“Perencanaan Pengorganisasian Dan Refisi Pesan Dalam Bisnis”
Shalawat serta salam tidak lupa selalu kita haturkan untuk junjungan nabi
gung kita, yaitu Nabi Muhammad SAW yang telah menyampaikan petunjukan
Allah SWT untuk kita semua, yang merupakan sebuah pentunjuk yang paling
benar yakni Syariah agama Islam yang sempurna dan merupakan satu-satunya
karunia paling besar bagi seluruh alam semesta.
Selain itu kami juga sadar bahwa pada makalah kami ini dapat ditemukan
banyak sekali kekurangan serta jauh dari kesempurnaan. Oleh sebab itu, kami
benar-benar menanti kritik dan saran untuk kemudian dapat kami revisi dan kami
tulis di masa yang selanjutnya, sebab sekali kali lagi kami menyadari bahwa tidak
ada sesuatu yang sempurna tanpa disertai saran yang konstruktif.
Di akhir kami berharap makalah sederhana kami ini dapat dimengerti oleh
setiap pihak yang membaca. Kami pun memohon maaf yang sebesar-besarnya
apabila dalam makalah kami terdapat perkataan yang tidak berkenan di hati.

Langsa, Oktober 2021

Penulis

i
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ................................................................................... i

DAFTAR ISI ................................................................................................... ii
BAB I PENDAHULUAN ............................................................................... 1
A. Latar Belakang Penelitian ............................................................... 1
B. Rumusan Masalah ........................................................................... 2
BAB II TINJAUAN KEPUSTAKAAN ........................................................ 3
A. Penentuan Tujuan ............................................................................ 3
B. Analisis Audien ............................................................................... 4
C. Penetuan Ide Pokok ......................................................................... 6
D. Seleksi Saluran dan Media Komunikasi .......................................... 7
E. Hal yang Menyebabkan Pesan Ter Organisir .................................. 8
F. Peningnya Pengorganisasian yang Baik .......................................... 10
G. Keterampilan Merevisi .................................................................... 11
BAB III PENUTUP ........................................................................................ 17
A. Kesimpulan ...................................................................................... 17
DAFTAR PUSTAKA ..................................................................................... 18

ii
 BAB I
PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Dalam suatu organisasi, pesan-pesan yang disampaikan oleh pemimpin
kepada para bawahan, terkadang tidak terorganisasi dengan baik. Hal ini
menyebabkan pesan-pesan yang disampaikan tidak mengenai sasaran atau
hasilnya tidak sesuai dengan apa yang dikehendaki. Dengan mengatur ide-ide
secara logis, berurutan, dan tidak bertele-tele, ide yang disampaikan akan dapat
memuaskan kebutuhan-kebutuhan informasi, motivasi, maupun praktis bagi
audiens. Mengorganisasi pesan-pesan secara baik adalah suatu keharusan dan
menjadi tantangan bagi komunikator.
Hal yang perlu diperhatikan dalam mengorganisasi pesan-pesan yang baik
sebagai berikut: Subjek dan tujuan harus jelas, semua informasi harus
berhubungan dengan subjek dan tujuan, ide-ide harus dikelompokkan dan
disajikan dengan cara yang logis, semua informasi yang penting harus sudah
tercakup.
Revisi dalam organisasi atau perusahaan sangat diperlukan agar pesan-
pesan bisnis yang telah direncanakan dan dibuat tersebut dapat ditinjau ulang atau
disempurnakan untuk menghindari terjadinya kesalahan ketik atau kekurangan
lainnya, sehingga sesuai dengan maksud dan tujuan yang dikehendaki. Menulis
pesan-pesan bisnis sangat berbeda dengan menulis pesan-pesan yang bersifat
pribadi. Dalam menulis pesan-pesan bisnis yang baik diperlukan proses
pemikiran, tenaga, dan waktu yang cukup. Akan berbahaya apabila penyampaian
pesan-pesan bisnis cenderung dilakukan secara asal-asalan dan ceroboh, baik dari
sisi substansi isi pesan maupun format penulisannya.
Keterampilan dalam merevisi pesan-pesan bisnis sangat diperlukan oleh
para pelaku bisnis agar maksud dan tujuan yang dikehendaki bisa sesuai dengan
apa yang direncanakan. Pemilihan kata yang tepat dan pengembangan paragraf
yang efektif sangat diperlukan dalam pembuatan revisi pesan-pesan bisnis yang
efektif.

1
B. Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang di atas, maka rumusan masalah dalam makalah ini
yaitu :
1. Bagaimana penentuan tujuan?
2. Bagaimana analisis audien?
3. Bagaimana penentuan ide pokok?
4. Bagaimana seleksi saluran dan media komunikasi?
5. Bagaimana hal yang menyebabkan pesan ter organisir?
6. Bagaimana pentingnya pengorganisasian yang baik?
7. Bagaimana keterampilan merefisi?

2
 BAB II
PEMBAHASAN

A. Penentuan Tujuan
Tahap pertama dalam merencanakan suatu pesan bisnis adalah memikirkan
maksud atau tujuan komunikasi. Sebelum memutuskan untuk menyampaikan
pesan-pesan bisnis kepada pihak lain maka perlu terlebih dahulu menjawab tiga
pertanyaan penting, yaitu : Apakah tujuan tersebut realistis ?, Apakah waktunya
sudah tepat ?, dan Apakah tujuannya sudah dapat diterima organissi tersebut ?.
Untuk dapat melakukan hal itu, pertama kita harus menentukan tujuan yang
jelas dan dapat diukur sesuai dengan tujuan organisasi. Tujuan yang jelas akan
dapat membantu mengarahkan anda mencapai tujuan yang dikehendaki. Di
samping itu penentuan tujuan yang jelas bagi suatu organisasi akan membantu
proses pengambilan keputusan yang mencakup antara lain :
1. Keputusan untuk meneruskan pesan, sebelum menyampaikan pesan kita
harus menanyakan kepada diri sendiri apakah pesan yang akan
disampaikan benar-benar diperlukan atau tidak.
2. Keputusan untuk menanggapi untuk menanggapi audiens, perlu
mempertimbangkan motif-motif audiens untuk memutuskan bagaimana
cara yang paling baik untuk menghadapinya.
3. Keputusan untuk memutuskan isi pesan, komunikator harusnya
memasukan informasi yang penting, yang relevan dengan pencapaian
tujuan yang telah ditetapkan karena dengan mempunyai tujuan yang jelas
dapat membantu memusatkan isi pesan.
4. Keputusan untuk menetapkan media yang akan digunakan, media
komunikasi yang akan digunakan dapat berupa lisan atau tulisan.
Ada tiga tujuan umum komunikasi, yaitu :
1. memberi informasi (informming)
2. membujuk atau persuasi (persuading)
3. melakukan kerjasama atau kolaborasi (collaborating).

3
 Masing-masing tujuan tersebut akan menentukan tingkat partisipasi penerima
dan tingkat pengendalian pengirim. Jika hanya bertujuan memberikan informasi,
akan diperlukan sedikit saja partisipasi komunikan, dan kendali pesan
sepenuhnya berada pada komunikator. Pesan yang bersifat persuasi akan
memerlukan partisipasi komunikan dan interaksi yang lebih tinggi, serta
pengendalian pesan yang tidak sepenuhnya berada pada komunikator. Sementara
jika pesan bisnis bertujuan menjalin kerja sama, akan diperlakukan partisipasi
maksimum dan komunikan dan kendali komunikator terhadap isi pesan yang
lebih rendah.
Pesan yang dibuat tidak akan ada gunanya apabila gagal mencapai tujuan.
Oleh karena itu, tujuan pesan bisnis hendaknya realistis dan tidak bertentangan
dengan tujuan perusahaan (organisasi).

B. Analisis Audien
Sasaran atau target utama dari setiap komunikasi adalah penerima atau
audiens. Oleh karena itu, analisis terhadap audiens sangat perlu dilakukan.
Audiens dalam studi komunikasi bisa individu ataupun organisasi. Audiens
biasanya memiliki pemahaman yang berbeda beda atas pesan yang mereka
terima.
1. Mengembangkan Profil Audiens
Analisis terhadap audiens yang sudah dikenal biasanya relative lebih
mudah dilakukan tanpa harus melalui penelitian yang rumit. Demikian juga,
reaksi atas pesan yang dikirim kepada orang yang sudah dikenal yang pada
umumnya dapat diperkirakan. Contoh audiens yang sudah dikenal atasan,
rekan sekerja, pelanggan lama, dan pemasok lama.
Untuk audiens yang sama sekali belum dikenal maka komunikator perlu
melakukan investigasi untuk mengantisipasi reaksi mereka ;
Analize Siapa pihak penerima pesan?
Understand Bagaimana pengetahuan penerima mengenai subjek?
Demographics Berapa umur, Jenis kelamin, Pendidikan penerima?
Interest Apa yang menarik perhatian penerima?

4
Environment Apakah penerima bersahabat atau bermusuhan?
Needs Informasi apa yang diperlukan penerima?
Customize Bagaimana penyesuaian pesan yang diperlukan?
Expectation Apa yang diharapkan penerima?
2. Memuaskan Audiens akan Kebutuhan Informasi
Pesan yang baik akan mampu memenuhi semua pertanyaan penerima.
Memenuhi kebutuhan informasi penerima merupakan salah satu kunci
sukses pesan bisnis. Ada lima pedoman yang perlu diperhatikan agar pesan
bisnis mampu memenuhi kebutuhan imformasi audiens, yaitu :
Temukan apa yang ingin diketahui audiens, tidak semua audiens pandai
mengungkapkan apa yang ingin diketahuinya. Cobalah menggali keinginan
audiens dengan melakukan pertanyaan ulang yang lebih spesifik untuk
menghindari keragu-raguan.
Antisipasi pertanyaan yang tidak diungkapkan, informasi tambahan yang
relevan perlu diberikan untuk mengantisipasi kebutuhan informasi yang
tidak disadari oleh audiens. Hal itu akan menimbulkan kesan baik karena
audiens memperoleh informasi yang lebih luas dari harapannya.
Berikan semua informasi yang diperlukan oleh audiens, ujilah
kelengkapan pesan yang dikirim dengan berpedoman pada 5W + 1H (Who,
What, Why, When, Where, dan How).
Pastikan bahwa Informasi yang diberikan akurat, ketetapan informasi
harus dipastikan terlebih dahulu sebelum membuat komitmen tertulis. Kaji
ulang tanggal, jadwal, asumsi, oerhitungan matematika, atau keuangan
untuk memastikan keabsahannya.
Tekankan gagasan yang paling menarik bagi audiens, di antara beberapa
gagasan yang disampaikan, lakukan penekanan pada gagasan yang paling
menarik perhatian audiens.
3. Memuaskan kebutuhan motivasional audiens
Pesan yang bertujuan membujuk dan bekerja sama seringkali gagal
mengubah keyakinan atau perilaku audiens, dapat disebabkan oleh pesan
yang menyajikan informasi yang tidak diperlukan, alasan yang

5
 dikemukakan tidak rasional, dan terlalu panjang atau tidak menarik untuk
dibaca.
Hal yang harus diingat bahwa pesan bisnis disampaikan kepada audiens
yang juga melakukan kegiatan bisnis dan memiliki pemahaman terhadap
masalah bisnis. Mereka pada umumnya sibuk dan tidak memiliki banyak
waktu untuk membaca pesan. Di samping itu, audiens pada umumnya
enggan melakukan perubahan.
Pendkatan argumentative tak selamanya mampu menggaet konsumen.
Untuk mencapai tujuan komunikasi, diupayakan agar pesan bisnis
menggunakan pendekatan emosional audiens, terstruktur, rasional, serta
disusun dengan format yang menarik.

C. Penentuan Ide Pokok

Setelah menganalisis tujuan dan audiens maka selanjutnya adalah
menentukan cara untuk mencapai tujuan tersebut. Setiap pesan-pesan bisnis akan
bermuara pada satu tema pokok yaitu ide pokok (main idea), selebihnya adalah
ide-ide pendukung (supporting idea). Sebelum menentukan ide-ide pokok, hal-hal
penting harus diidentifikasikan terlebih dahulu.
1. Teknik Curah Pendapat (Brainstorming), teknik ini memberikan
keleluasaan pikiran untuk mencari berbagai kemungkinan, menguji
berbagai alternative dengan mempertimbangkan tujuan, audiesni, dan fakta
yang ada. Bebebrapa teknik curah pendapat yang dapat digunakan antara
lain :
 Storyteller’s Tour
 Random List
 CFR (Conclusions, Finding, Recommendations) worksheet
 Pendekatan Jurnalistik (journalistic approach)
 Rantai Jawab dan Tanya (question and answer chain)
2. Pembatasan Cakupan. Penyajian informasi rutin kepada audiens yang telah
dikenal sebaiknya menggunakan kata yang singkat untuk membangkitkan
hormat audiens kepada komunikator dan untuk menghindari skeptic dari

6
 audiens yang belum dikenal. Ide pokok dari pesan-pesan selebihnya
disesuaikan dengan waktu yanag ada dan haruslah mudah dimengerti dan
diterima oleh audiens.

D. Seleksi Saluran Dan Media Komunikasi

Pilihan saluran dan media komunikasi sangat tergantung pada sifat pesan,
waktu, formalitas, dan harapan penerima. Saluran komunikasi terdiri atas saluran
komunikasi lisan (oral communication) dan tertulis (written communication).
Masing-masing saluran memiliki beberapa jenis media. Media yang dimaksud
disini adalah alat atau sarana yang digunakan untuk memindahkan pesan dari
pengirim kepada penerima.
1. Saluran Komunikasi Lisan
Komunikasi lisan merupakan saluran yang paling banyak digunakan dalam
bisnis. Komunikasi itu antara lain, percakapan antara dua orang secara
langsung (tatap muka), melalui telepon, wawancara, pidato, seminar,
pelatihan, dan presentasi bisnis.
Saluran lisan dapat digunakan apabila :
 Diperlukan umpan balik secara langsung dari penerima
 Pesan relatif sederhana dan mudah dimengerti
 Tidak memerlukan catatan permanen
 Penerima dapat dikumpulkan dengan mudah dan ekonomis
 Ingin mendorong interaksi untuk pemecahan masalah dan pengambilan
keputusan
Media pada saluran lisan:
 Percakapan tatap muka (pidato, rapat, seminar, konferensi)
 Telepon, voice mail
 Radio, televise, computer
 Pita audio dan video
 Teleconference
 Video conference

7
 2. Saluran Komunikasi Tertulis
Pesan-pesan tertulis dalam bisnis dibuat dalam berbagai bentuk, misalnya
surat, memo, proposal, dan laporan. Pesan-pesan tertulis bisa ditulis tangan
atau dengan bantuan media elektronik. Media elektronik yang biasanya
dipergunakan adalah mesin faks, telegram, dan e-mail. Saluran komunikasi
tertulis tepat dipergunakan bila:
 Tidak diperlukan umpan balik secara langsung dari penerima
 Pesan terinci dan kompleks
 Memerlukan perencanaan yang seksama
 Memerlukan catatan permanen
 Penerima dalam jumlah banyak
 Penerima sulit dijangkau karena tersebar secara geografis
 Ingin meminimilkan peluang distorsi
Kelebihan dari saluran komunikasi tertulis adalah adanya kesempatan bagi
para komunikator untuk merencanakan dan mengendalikan pesan.
Kekurangannya adalah umpan balik secara langsung yang tidak bisa
diperoleh dalam waktu cepat.
Media pada saluran tertulis:
 Surat, memo, laporan , proposal
 Electronic mail (e-mail)
 Telepon (SMS)
 Faks
 Telegram
 Pos biasa dan khusus

E. Hal Yang Menyebabkan Pesan Ter Organisir

Dalam suatu organisasi, pesan-pesan yang disampaikan oleh pimpinan
kepada para bawahannya, kadang kala tak terorganisasi dengan baik. Hal tersebut
dapat menyebabkan pesan-pesan yang disampaikan tidak mengenai sasaran, atau
hasilnya tidak sesuai dengan apa yang dikehendaki.

8
 Beberapa hal yang menyebabkan pesan-pesan tidak terorganisasi dengan
baik, yaitu:
1. Bertele-tele
Sering kali pesan pembuka awal sebuah surat terlalu panjang hingga
mencapai beberapa paragraf, baru kemudian masuk ke topik bahasan.
Dengan kata lain, pesan-pesan awal terlalu bertele-tele, sehingga pembaca
memerlukan waktu yang cukup lama untuk memahami maksud pesan-
pesan yang disampaikan.
2. Memasukkan Bahan-bahan yang Tidak Relevan
Adanya informasi yang tidak relevan dan tidak penting dalam pesan-pesan
yang disampaikan kepada audiens. Informasi yang tidak relevan, di
samping membuang-buang waktu, juga dapat membuat pesan-pesan yang
disampaikan menjadi kabur, tidak jelas, dan sulit dipahami. Oleh karena
itu, sebaiknya hanya informasi yang relevan dan penting saja yang
disampaikan kepada audiens.
3. Menyajikan Ide-ide Secara Tidak Logis
Penyebab selanjutnya yang menyebabkan pesan-pesan tidak terorganisasi
adalah adanya ide-ide yang tidak logis dan tidak terkait dengan topik
bahasan yang disampaikan kepada audiens. Hal tersebut menyebabkan
ketidaklancaran komunikasi karena audiens akan sulit mengerti pesan-
pesan yang disampaikan.
4. Informasi Penting Kadang Kala Tidak Tercakup di dalam
Pembahasan
Apabila pesan-pesan yang tidak relevan, pesan-pesan yang tidak penting,
dan pesan-pesan yang bersifat bombastis lebih dominan, ada
kecenderungan poin-poin yang penting justru terlupakan dalam topik
pembahasan. Karena fokus membahas hal-hal yang hanya bersifat
pelengkap atau pendukung saja, poin-poin yang seharusnya memperoleh
porsi bahasan lebih besar menjadi terabaikan.

9
 Keempat masalah tersebut sering terjadi dalam komunikasi bisnis. Oleh
karena itu, hal-hal tersebut perlu memperoleh perhatian yang seksama bagi
para komunikator.

F. Pentingnya Pengorganisasian Yang Baik

Dengan mengatur ide-ide secara logis, berurutan, dan tidak bertele-tele, ide
yang disampaikan akan dapat memuaskan kebutuhan-kebutuhan informasi,
motivasi maupun praktis bagi para audiens. Mengorganisasi pesan-pesan secara
baik adalah sebuah tantangan bagi komunikator.
Ada empat hal yang perlu diperhatikan untuk dapat mengorganisasikan
pesan-pesan dengan baik, yaitu :
1. Subjek dan tujuan haruslah jelas
2. Semua informasi harus berhubungan dengan subjek dan tujuan
3. Ide-ide harus dikelompokkan dan disajikan dengan cara yang logis
4. Semua informasi yang penting harus sudah tercakup
Suatu pesan yang disusun dengan baik akan membantu audiens memahami
pesan yang disampaikan, membantu audiens menerima pesan, menghemat waktu
audiens, dan mempermudah pekerjaan komunikator.
1. Membantu Audiens Memahami Suatu Pesan
Dengan mengemukakan poin-poin penting secara jelas, menyusun ide-ide
secara logis dan runtut, dan memasukkan semua informasi yang relevan
dalam pesan, audiens dengan mudah akan memahami maksud/tujuan
pesan.
2. Membantu Audiens Menerima Suatu Pesan
Pengorganisasian pesan-pesan yang baik di samping membantu audiens
dalam memahami maksud pesan, juga membantu audiens untuk dapat
menerima isi pesan tersebut. Misalnya, seorang konsumen yang
mengadukan masalah pembelian suatu produk kepada manajer toko
memperoleh jawaban yang tidak menyenangkan atau mengecewakannya.
Mungkin saja surat jawaban yang diberikan telah disusun secara logis
sehingga dapat dipahami maksudnya, tetapi tidak dapat diterima oleh

10
 konsumen karena gaya bahasa yang digunakan terlalu menusuk pada
sasaran ( to the point ).
3. Menghemat Waktu
Dengan menyampaikan informasi atau ide-ide yang relevan, maka waktu
audiens pun tidak terbuang dengan sia-sia. Disamping itu, audiens juga
dapat dengan mudah mengikuti alur pemikiran pesan yang disampaikan,
tanpa harus memeras otak dan mengerutkan dahi.
4. Mempermudah Pekerjaan Komunikator
Pengorganisasian pesan-pesan yang baik dapat membantu pekerjaan
komunikator, sehingga dapat selesai lebih cepat dan hemat waktu. Hal ini
merupakan faktor yang sangat penting dalam dunia bisnis, agar
penyelesaian pekerjaan berjalan dengan baik, cepat, dan efisien. Dengan
mengetahui apa yang ingin disampaikan dan mengetahui cara
menyampaikannya, rasa percaya diri komunikator, semakin cepat dan
efisien ia menyelesaikan pekerjaan.

G. Keterampilan Merefisi
Menulis pesan-pesan bisnis sangatlah berbeda dan biasanya tidaklah semudah
menulis pesan-pesan yang bersifat pribadi (personal), seperti penulisan surat
kepada orang tua, saudara sekandung, paman, atau kawan akrab. Penulisan surat-
surat pribadi dapat ditulis tanpa membuat draf atau konsep terlebih dahulu dan
dapat ditulis dengan bahasa apa saja termasuk bahasa gado-gado atau campuran
sesuai dengan tujuan penulisan surat tersebut. Oleh karena itu, menulis pesan-
pesan bisnis tidak bisa sekali jadi.
Dalam menulis surat-surat bisnis yang baik diperlukan proses pemikiran,
tenaga dan waktu yang cukup. Akan berbahaya apabila penyampaian pesan-pesan
bisnis cenderung dilakukan secara asal-asalan dan ceroboh, baik dari sisi substansi
isi pesan maupun format penulisannya.
Sebagaimana telah disampaikan sebelumnya, pesan-pesan bisnis mencakup
pesan-pesan bisnis tertulis dan pesan-pesan bisnis yang disampaikan secara lisan.
Kedua bentuk pesan-pesan bisnis tersebut memiliki persamaan dan perbedaan dari

11
sisi format penulisan, gaya penulisan (writing style), maupun cara
penyampaiannya.
1. Pesan-pesan Bisnis Tertulis
Proses penulisan pesan-pesan bisnis dalam bentuk tertulis dimulai dari
penulisan draf, selanjutnya dilakukan penelaahan lebih lanjut dari sudut
substansi suatu pesan maupun pengorganisasian, gaya (style) bahasa yang
digunakan, susunan kalimat, mekanik, format dan tata letak (layout)
penulisannya.
a. Mengedit Isi, Pengorganisasian, dan Gaya Penulisan
Untuk mengevaluasi efektivitas suatu pesan-pesan bisnis secara
menyeluruh, keseluruhan dokumen perlu terlebih dahulu dibaca
dengan cepat (skimming). Pada saat melakukan evaluasi, ada beberapa
hal yang perlu mendapatkan perhatian, antara lain: substansi suatu
pesan, pengorganisasian pesan, dan gaya penulisannya. Untuk
membantu memberikan gambaran yang lebih rinci tentang hal-hal apa
saja yang perlu diperbaiki atau disempurnakan, berikut ini terdapat
beberapa pertanyaan penting yang perlu diperhatikan, antara lain:
- Apakah komunkator telah memasukkan poin-poin dengan urutan
yang logis?
- Apakah terdapat keseimbangan yang baik antara hal-hal yang
bersifat umum dengan hal-hal yang khusus?
- Apakah ide yang paling penting telah memperoleh porsi
pembahasan yang cukup ?
- Apakah komunikator telah memberikan fakta-fakta pendukung
dan melakukan pemeriksaan ulang (cross check) terhadap fakta-
fakta yang ada?
- Apakah komunikator ingin menambahkan informasi yang baru ?
Dalam komunikasi bisnis, perlu komunikator masukkan bahan-
bahan yang perlu, penting, dan relevan dengan pesan-pesan yang ingin
komunikator sampaikan dan jangan lakukan sebaliknya.

12
 Pada tahap awal pengeditan, perlu perhatian secara saksama
terutama pada pesan-pesan awal dan akhir, karena pesan-pesan
tersebut mempunyai pengaruh besar terhadap audiens. Perhatikan
pembuka surat atau memo, apakah sudah relevan, menarik, dan
mengundang reaksi pembaca. Pada pesan-pesan yang lebih panjang,
beberapa paragraf pertama mencakup subyek, maksud, dan organisasi
bahan.
Setelah yakin terhadap isi dan pengorganisasian suatu pesan bisnis,
coba perhatikan gaya penulisannya. Coba yakinkan diri dengan cara
bertanya pada diri sendiri, apakah telah memberikan suatu kesan yang
baik bagi audiens? Gunakan kata atau frase yang mampu
menghidupkan suatu pesan sehingga semakin menarik bagi audiens.
Pada saat yang sama, lakukan cek ulang untuk mengetahui apakah
pesan-pesan yang disampaikan sudah jelas, tidak membingungkan,
dan mudah dipahami oleh audiens; apakah informasi penting sudah
dinyatakan dan apakah transisi yang digunakan di antara kalimat
dinyatakan secara jelas?
Di samping itu, untuk lebih memudahkan audiens menangkap
pesan-pesan komunikator, perlu dibuat judul, sub-sub judul, indentasi,
huruf tebal, garis bawah, huruf miring, huruf berwarna, tabel, gambar,
dan sejenisnya.
b. Mengedit Mekanik/Teknis Penulisan
Setelah melakukan pengeditan isi, pengorganisasian, dan gaya
penulisannya, langkah berikutnya adalah melakukan pengeditan dari
sudut mekanik atau teknis penulisan suatu pesan-pesan bisnis yang
mencakup antara lain:
- Susunan kalimat yang digunakan, apakah sudah sesuai dengan
kaidah kebahasaan yang ada, sehingga mudah dipahami dengan
baik.
- Penggunaan kapitalisasi secara tepat (perhatikan kata-kata yang
harus ditulis dengan huruf kapital).

13
 - Penulisan tanda baca secara benar (perhatikan penggunaan tanda
baca koma, titik, titik koma, tanda tanya, dan tanda seru).
- Perhatikan makna keutuhan suatu kalimat, sehingga makna suatu
kalimat dapat dipahami dengan mudah.
- Perhatikan terjadinya pengulangan kata yang tidak tepat dalam
suatu kalimat. Hal ini dapat menghilangkan makna suatu pesan-
pesan bisnis yang telah disampaikan.
Kesalahan mekanik dalam penulisan pesan-pesan bisnis akan dapat
mengganggu pemahaman maksud dan tujuan penulisan pesan-pesan
bisnis tersebut, bahkan dapat berdampak pada memudarnya
kepercayaan dan citra suatu organisasi. Di samping itu, terjadinya
kesalahan mekanik secara ekonomis berdampak pada pemborosan
waktu, tenaga, dan dana yang diperlukan untuk memperbaikinya.
c. Mengedit Format dan Layout
Mengedit format dan layout secara keseluruhan merupakan
langkah terakhir dalam pengeditan suatu pesan bisnis. Di samping
melakukan penelaahan terhadap tata bahasa, ejaan, kesalahan-
kesalahan tulis, dan tanda-tanda baca, maka format penulisannya juga
tidak boleh diabaikan begitu saja. Jika format penulisannya menarik,
ditata rapi, bersih, tidak penuh coretan, dan kertas yang digunakan
berkualitas baik, maka audiens akan senang membacanya.
2. Pesan-pesan Bisnis Lisan
Sebagaimana pesan-pesan bisnis yang disampaikan secara tertulis,
pesan-pesan yang disampaikan dalam bentuk lisan pun memerlukan
pengecekan ulang, perbaikan atau pengeditan (editing) seperlunya,
sehingga suatu pesan bisnis dapat dipahami audiens dengan baik.
Pesan-pesan bisnis yang disampaikan secara lisan antara lain
penyampaian pesan-pesan bisnis melalui rapat/pertemuan bisnis,
negoisasi, dan presentasi bisnis. Meskipun pesan-pesan bisnis tersebut
disampaikan secara lisan, namun diperlukan juga kerangka dasar (outline)
tentang substansi pesan-pesan bisnis yang akan disampaikan. Misalnya,

14
seorang manajer pemasaran ingin menyampaikan perkembangan penjualan
produk elektronik selama kurun waktu lima tahun terakhir beserta
permasalahannya. Dalam hal ini, ia perlu menyiapkan outline yang
berkaitan dengan data penjualan selama lima tahun terakhir dan
menyajikan apa saja permasalahan yang dihadapinya. Oleh karena itu,
meskipun penyampaian pesan-pesan bisnis tersebut dilakukan secara lisan,
tetap perlu dilakukan kegiatan pengeditan yang mencakup antara lain
substansi pesan yang ingin disampaikan, pengorganisasiannya, dan gaya
bahasa yang digunakan.
a. Substansi pesan
Langkah pertama dan utama dalam melakukan pengeditan (editing)
pesan-pesan bisnis adalah mengedit substansi pesan yang akan
disampaikan pada audiens.
- Apakah substansi (inti) pesan yang ingin disampaikan telah
tercantum di dalamnya?
- Apakah data pendukung (tabel, grafik, bagan, gambar, audio,
audiovisual) juga sudah tercantum di dalamnya?
b. Pengorganisasian pesan
Pengorganisasian pesan-pesan bisnis yang akan disampaikan secara
lisan mencakup tiga poin penting, yaitu:
- Pembuka (misalnya, salam pembuka, perkenalan diri).
- Penyampaian substansi pesan (misalnya, pengantar pesan
dilanjutkan dengan substansi pesan).
- Penutup (misalnya: kesimpulan, saran, rekomendasi, implikasi).
c. Gaya bahasa
Pada umumnya, penulisan pesan-pesan bisnis yang akan
disampaikan secara lisan cenderung hanya bersifat outline atau garis
besarnya saja, sedangkan penyajian secara lebih rinci (lengkap) dapat
disampaikan pada saat melakukan presentasi.
Gaya bahasa yang digunakan dalam penyajian pesan-pesan bisnis
secara lisan lebih menarik dan dinamis daripada yang berbentuk

15
tertulis karena cara penyampaiannya yang lebih santai, luwes, dan
tidak monoton. Di samping itu, melalui penyajian secara lisan
penerima pesan akan lebih mudah memahami maksud dan tujuan
suatu pesan yang ditunjukkan dengan penyampaian pesan-pesan
secara langsung, pesan-pesan nonverbal yang didukung dengan
tampilan kata, huruf, gambar, bagan, dan tabel dalam format animasi
yang dinamis.

16
 BAB III
PENUTUP

A. Kesimpulan
Dalam menjalankan tugasnya di perusahaan seseorang akan melakukan
berbagai tugas Komunikasi, baik secara lisan maupun tulisan.
Apapun tugas kita dan seberapa kompleks tugas Komunikasi yang harus
dijalankan, Komunikasi efektif merupakan kunci untuk berhasil.
Selain itu, Pesan-pesan bisnis harus hidup, ringkas dan mudah dibaca
untuk mendapatkan perhatian yang diinginkan dari pembaca. Sasaran penulisan
yang efektif adalah menyatakan gagasan bukan mengesankan penerimaan. Cara
terbaik untuk melakukan penulisan pesan bisnis yang efektif adalah mengikuti
proses penulisan sistematis. Komunikator bisnis yang efektif melakukan sejumlah
langkah sistematis ketika menyusun komunikasi tertulis.
Kemampuan menulis pesan-pesan bisnis merupakan modal yang sangat
berharga untuk tercapainya tujuan komunikasi bisnis yang efektif. Memahami
dasar-dasar komunikasi tertulis sangat penting dan kritikal karena pentingnya
penulisan yang baik dalam aktifitas bisnis sehari-hari yang bersifat rutin
mengetahui apa yang akan anda katakan atau sampaikan dan bagaimana anda
menyampaikannya juga sama pentingnya. Jadi anda perlu mendesain pesan-pesan
yang mempunyai makna yang jelas dan dapat menciptakan impresi/kesan yang
menguntungkan.

17
 DAFTAR PUSTAKA

Purwanto, Djoko. 2011. Komunikasi Bisnis edisi 4. Jakarta. Erlangga

http://kunangsenja.blogspot.com/2010/05/penulisan-direct-request.html
http://kunangsenja.blogspot.com/2010/05/penulisan-permintaan-pesan-pesan-
rutin.html
http://ivo-m.blogspot.com/2011/06/strategi-penulisan-pesan-pesan-positif.html
http://wijayahery.blogspot.com/2011/03/pengorganisasian-pesan-pesan-
bisnis.html
Purwanto, Djoko. 2006.Komunikasi Bisnis. Jakarta: Erlangga.
http://eggyprawitoputra.blogspot.com/2011/05/komunikasi-bisnis-penulisan-bad-
news.html
http://pertanian03.webs.com/modulmelakkombisnis.htm
http://elqorni.wordpress.com/2009/04/01/komunikasi-bisnis/
http://id.shvoong.com/writing-and-speaking/presenting/2132981-proses-
penulisan-pesan-bisnis/#ixzz1RhSnFm44
http://initugasku.wordpress.com/2010/03/03/pentingnya-pengorganisasian-yang-
baik/
http://id.shvoong.com/business-management/2155577-contoh-surat-bisnis-pesan-
bisnis/

18