PANDUAN SISTEM PENGADAAN ELEKTRONIK (e-PROCUREMENT)

Hospital

1. Definisi e-Procurement
e-Procurement merupakan suatu aplikasi yang dirancang untuk
memudahkan proses pengadaan medis maupun non-medis, baik barang
maupun jasa, secara digital. Beberapa keunggulan aplikasi ini antara lain
ketersediaan fitur seperti kolom komentar, yang dapat dipergunakan sebagai
wadah diskusi terkait pengadaan, dan procurement tracking, yang berfungsi
untuk melihat sampai dimana proses persetujuan approval berlangsung.
Selain itu, aplikasi ini juga menyediakan fitur keamanan, dimana proses
approval dilakukan melalui akses email dan input kode OTP yang telah
dikirimkan ke masing-masing user terkait, sehingga proses approval dapat
dipertanggung-jawabkan oleh setiap user. Berbagai macam fitur yang
disediakan dalam aplikasi ini diharapkan dapat mendukung proses
pengadaan yang berlangsung secara cepat, tepat, dan transparan.
2. Klasifikasi Pengadaan
Klasifikasi dalam pengadaan dapat dibedakan menjadi tipe, jenis, dan
kategori pengadaan.
2.1. Tipe Pengadaan
a. Medis
Segala jenis pengadaan yang berhubungan dengan sarana medis, baik
sarana utama maupun sarana penunjang medis.
b. Non Medis
Segala jenis pengadaan diluar medis.
2.2. Jenis Pengadaan
a. Pengadaan Baru
Segala jenis pengadaan sarana atau prasarana yang belum ada, atau
penambahan guna melengkapi sarana ataupun pergantian alat utama.
b. Pemeliharaan Sarana
Segala jenis pengadaan yang meliputi perbaikan sarana dan pergantian
penunjang sarana utama.
2.3. Kategori Pengadaan
Kategori pengadaan dapat meliputi Alkes, IT, Linen, Furnitur, Elektronik,
Cetakan, Konstruksi, Dental, dan lain-lain.
3. Alur Pengadaan
3.1. Alur Permintaan Barang di RS
a. Unit di RS melakukan pengisian Form Inventaris: Jenis dan Jumlah
Barang, Alasan Permintaan, dan Keterangan.
b. Teknisi melakukan pengecekan terhadap Form Inventaris yang telah
diisi oleh Unit terkait.
c. Approval oleh pihak manajemen RS: Kepala Divisi Pelayanan dan
Penunjang Medis (Pengadaan Baru)/Kepala Divisi Sarana
(Pemeliharaan Sarana) dan Direktur RS.
d. Pengisian data e-procurement sesuai dengan Form Inventaris oleh
Staf Pengadaan Barang RS.
3.2. Alur e-procurement

a. Data e-procurement RS terbit.

a1. Supervisi Sarana Medis dan Supervisi Non Medis dapat melakukan
edit data e-procurement, hingga menambahkan hasil analisa dan
dokumen lain terkait pengadaan barang.
b. e-approval manajemen RS (sesuai dengan poin c Permintaan
Barang) yang menyatakan bahwa data yang terisi telah sesuai dan
penentuan skala prioritas pengadaan oleh Direktur RS.
b1. Apabila prioritas pengadaan berskala tinggi, maka akan ada
tambahan notifikasi, selain e-mail, yakni melalui whatsapp ke
jajaran manajemen Holding terkait (selain Staf Pengadaan Holding;
poin f-i).
c. Data e-procurement Holding terbit dan diterima oleh Staf
Pengadaan Holding.
d. Staf Pengadaan Holding mencari Surat Penawaran Pengadaan dan
melakukan update data e-procurement.
e. Staf Ahli Sarana Holding melakukan pemilihan barang/jasa yang
akan disetujui dan melakukan e-approval.
f. e-approval Direktur Business and Development (Pengadaan Baru)
atau Direktur Medik dan Operasional (Pemeliharaan Sarana).
g. e-approval Direktur Keuangan Holding (approve, pending, atau
reject).
h. e-approval Direktur Utama PT MNJ (approve, pending, atau reject).
i. e-approval Ibu Komisaris (approve, pending, atau reject).
3.3. e-Procurement Disetujui
a. Staf Pengadaan Holding akan menerima notifikasi bahwa e-
procurement telah disteujui.
b. Staf Pengadaan Holding melakukan negosiasi harga dengan pihak
distributor.
c. Rumah Sakit terkait membuat PO pengadaan dengan approval
Direktur RS dan pemberian stempel RS, kemudian diberitahukan ke
distributor terkait.
3.4. e-Procurement Pending atau Reject
a. Untuk setiap data e-procurement yang dipending atau direjectakan
dikembalikan statusnya ke Staf Pengadaan Holding.
b. Staf Pengadaan Holding selanjutnya memberitahukan RS terkait,
bahwa status pengadaan tersebut pending atau reject.
c. Untuk pengadaan dengan status pending, Staf Pengadaan Holding
diminta melakukan kelengkapan data kembali atau perbaruan hasil
analisa yang dilampirkan oleh pihak RS, dan diajukan kembali apabila
telah ada perbaruan data atau skala prioritas dari masing-masing
Supervisi Holding.