Abstrak
Ngalup.co adalah perusahaan yang bergerak dalam bidang industri kreatif. Ngalup.co menemukan
bahwa ada beberapa proses yang tidak dilakukan sesuai dengan prosedur sehingga terlaksana secara
kurang tepat. Indikasi yang terjadi adalah pemesanan event hall yang memakan waktu lama dan
membutuhkan banyak sumber daya sehingga seringkali terlewatkan proses bisnis yang ada. Berdasarkan
indikasi permasalahan, maka penelitian ini dilakukan untuk mengevaluasi proses bisnis dan
menganalisis potensi masalah dan akar permasalahan yang terjadi pada proses bisnis Ngalup,co dan
kemudian diberikan rekomendasi perbaikan proses bisnis tersebut. Penelitian ini menggunakan diagram
Business Process Modeling and Notation (BPMN) dan metode Failure Mode and Effect Analysis
(FMEA) untuk menganalisis dan evaluasi proses bisnis serta metode Business Process Improvement
(BPI) untuk melakukan perbaikan. Dari hasil simulasi yang dilakukan pada proses bisnis saat ini (as is)
dan proses bisnis rekomendasi (to be) ditemukan bahwa peningkatan pada time analysis mencapai
12.39% pada pemesanan event hall, 4.07% pada pelaksanaan event, dan 6.49% pada evaluasi event.
Selain itu dilakukannya resource analysis dengan peningkatan dan kenaikan tertinggi adalah 34.54%
yang dilakukan oleh customer pada proses bisnis pemesanan event hall, 16.44% oleh community host
pada proses bisnis pemesanan event hall, dan 8.86% oleh event manager pada proses bisnis evaluasi
event.
Kata kunci: Proses Bisnis, Business Process Improvement (BPMN), Failure Mode and Effect Analysis (FMEA),
Business Process Improvement (BPI)
Abstract
Ngalup.co is the company engaged in creative industry area. Ngalup.co found that there are several
processes that are not carried out according to the procedure, so that it’s implemented inappropriately.
Indications that occur are booking hall events that took a long time and needs a lot of resources, so that
the process business often missed. Based on the indication problems, this study was conducted to
evaluate business processes and to analyze the potential problem and the root of problem that occurs
in business process at Ngalup.co and then given the recommendation for improvement of business
process. This study uses Business Process Modeling and Notation (BPMN) diagram and Failure Mode
and Effect Analysis method (FMEA) to analyze and evaluate business process, and Business
Improvement Method (BPI) to do improvement. From the results of simulations carried out in the
current business process (as is) and business process recommendation (to be), found out that an increase
in time analysis reached 12.39% on booking hall events, 4.07% on event implementation, and 6.49% on
event evaluation. Beside that, an increase on resource analysis also done with the highest increase
34.54% done by the customer in the event hall ordering business process, 16.44% by community host in
the event hall ordering business process, and 8.86% by event manager in the event evaluation business
process.
Keyword: Business Process, Business Process Improvement (BPMN), Failure Mode and Effect Analysis (FMEA),
Business Process Improvement (BPI)
8. Membuat skala prioritas masalah yang melakukan identifikasi proses bisnis yang
harus diselesaikan berdasarkan RPN dijalankan oleh Ngalup.co, mengidentifikasi
9. Melakukan perbaikan dari suatu kegiatan apa saja yang termasuk proses bisnis
masalah yang terdeteksi utama dan proses bisnis pendukung. Langkah
10. Menghitung Risk Priority Number selanjutnya adalah memodelkan proses bisnis
(RPN) setelah dilakukan perbaikan yang telah teridentifikasi menggunakan
Business Process Model and Notation (BPMN).
2.2 Business Process Improvement Penelitian ini berfokus pada proses
Menurut Harrington (1991), Business bisnis utama pada pemesanan event hall.
Process Improvement (BPI) adalah suatu Setelah memodelakan tiga proses bisnis utama
metode sistematik yang dikembangkan untuk yang berjalan saat ini (as-is), maka akan
mempermudah organisasi melakukan perbaikan dilakukan analisis dan evaluasi dengan
yang signifikan pada proses bisnisnya. Dalam menggunakan metode Failure Mode and Effect
pelaksanaan BPI, terdapat lima tahap Analysis (FMEA). Hasil dari analisis
pelaksanaan: menggunakan metode FMEA adalah daftar
1. Organizing for improvement potensi masalah serta peringkatnya. Peringkat
2. Understanding the process dari potensi masalah didapatkan dari Risk
3. Stramlining Priority Number (RPN) yang berasal darii
4. Measurements and Controls perkalian antara tingkat kesalahan (severity),
5. Continuous improvement tingkat frekuensi kejadian (occurrence), dan
tingkat kemudahan terdeteksi (detection).
3. METODOLOGI PENELITIAN Potensi masalah dengan nilai RPN tertinggi
menandakan bahwa masalah tersebut adalah
Studi Literatur
yang paling mendesak untuk diselesaikan.
Pada penelitian ini, potensi masalah
Wawancara dan yang akan diselesaikan adalah peringkat
Observasi
tertinggi pada tiap proses bisnis. Setelah
ditemukan akar permasalahannya, maka
Identifikasi Organisasi
permasalahan itu akan diselesaikan
menggunakan tool streamlining yang terdapat
Identifikasi Proses Bisnis pada metode Business Process Improvement
(BPI). Proses bisnis yang permasalahannya
telah dipecahkan, akan dimodelkan
Pemodelan Proses Bisnis
menggunakan BPMN dan menjadi proses bisnis
rekomendasi (to-be).
Analisis dan Evaluasi
Proses Bisnis
Setelah itu, proses bisnis as-is dan to-
be akan disimulasikan pada tahap time analysis
Pemodelan Rekomendasi menggunakan Bizagi untuk mengetahui apakah
Proses Bisnis
proses bisnis to-be menghasilkan peningkatan
waktu. Pada tahapan terakhir, dilakukan
Simulasi Proses Bisnis penarikan kesimpulan dan saran yang didasari
oleh hasil dari penelitian ini.
Perbandingan Proses
Bisnis
4. HASIL PENELITIAN
utama dan proses bisnis pendukung customer pada proses bisnis pemesanan event
menggunakan metode analisis FMEA. hall, 16.44% oleh community host pada proses
Berdasarkan hasil wawancara dan observasi bisnis pemesanan event hall, dan 8.86% oleh
menggunakan metode FMEA, ditemukan event manager pada proses bisnis evaluasi
bahwa proses bisnis utama pada Ngalup.co event.
adalah pemesanan event hall, pelaksanaan
event, dan evaluasi event. Kemudian proses DAFTAR PUSTAKA
bisnis yang telah diidentifikasi dimodelkan Hammer and Champy. 1994. Reengineering the
menggunakan notasi BPMN. Corporation: A Manifesto for Business
Setelah dilakukannya evaluasi terhadap
Revolution, Harper Business
proses bisnis yang ada dengan menggunakan
metode Failure Mode and Effect Analysis, Ngalup.co Coworking Space, 2018. Home.
potensi kesalahan dalam proses bisnis dapat [Online] Available at: <
teridentifikasi. Beberapa kesalahannya diantara http://www.Ngalup.co/> [Diakses 05
lain adalah kesalahan komunikasi, kelalaian Februari 2018]
staff, hingga kekurangannya sumber daya Ghozi, D. L., 2016. Pemodelan dan Evaluasi
manusia. Kesalahan yang telah teridentifikasi Proses Bisnis dengan Business Process
oleh metode Failure Mode and Effect Analysis, Improvement (BPI) (Studi kasus: Unit
akan dipilih berdasarkan peringkat tertinggi Pengembangan Karir dan Kewirausahaan
untuk dicari akar permasalahannya. Universitas Brawijaya). S1. Universitas
Hasil dari evaluasi yang telah dilakukan Brawijaya
pada proses bisnis Ngalup.co ditemukannya
beberapa akar masalah yang menjadi Weske, M., 2012. Business Process
penghambat bagi proses bisnis. Berdasarkan Management Concepts, Languagaes,
hasil dari evaluasi dengan menggunakan Architectures. s.l.:Springer Berlin
metode Business Process Improvement Heidelberg.
diterapkan untuk menyusun rekomendasi Asari, D.D., 2011. Analisis dan Perbaikan
perbaikan proses menggunakan tools pada BPI Prosedur Seleksi Penerimaan Mahasiswa
bernama streamlining. Pada proses Baru di Universitas Sebelas Maret dengan
streamlining, diterapkan Standardization pada Metode Business Process Improvement
proses memeriksa kebutuhan. Kemudian (BPI). S1. Universitas Sebelas Maret
Duplication Elimination pada proses
membuatkan confirmation letter dan Putra, R.R., 2017. ANALISIS DAN
EVALUASI PROSES BISNIS
menyebarkan form testimony. Lalu ada
MENGGUNAKAN BUSINESS
upgrading pada proses memasukkan event ke
PROCESS IMPROVEMENT (BPI)
Google Calender, menyediakan kertas PADA UB GUEST HOUSE. S1.
registrasi, dan mendorong peserta untuk Universitas Brawijaya
mereview.
Rekomendasi proses bisnis utama pada McDermott, Robin E., Raymond J.Mikulak &
Ngalup.co dibuat berdasarkan rancangan Michael R. Beauregard. 2009. The Basic
perbaikan proses bisnis yang telah dilakukan Of FMEA 2nd Edition. New York : Taylor
menggunakan metode Business Process & Francis Group.
Improvement (BPI). Terdapat beberapa Bizagi. 2016. Retrieved from Bizagi User
aktivitas yang mengalami perubahan, aktivitas Guide. [Online] tersedia di: <
yang ditambahkan hingga aktivitas yang http://help.bizagi.com> [Diakses 13
dihilangkan. Dari hasil simulasi yang dilakukan Februari 2018]
pada proses bisnis saat ini (as is) dan proses
bisnis rekomendasi (to be) ditemukan bahwa Harrington, H.J., 1991. Business Process
peningkatan pada time analysis mencapai Improvement. New York: McGraw-Hill,
12.39% pada pemesanan event hall, 4.07% pada Inc.
pelaksanaan event, dan 6.49% pada evaluasi Soemohadiwidjojo, A.T., 2014. Mudah
event. Selain itu dilakukannya resource Menyusun SOP. [Online] Jakarta:
analysis dengan peningkatan dan kenaikan Penebar Plus. Tersedia di:
tertinggi adalah 34.54% yang dilakukan oleh <https://books.google.co.id/books?id=g3
VmCAAAQBAJ&printsec=frontcover&
hl=id#v=onepage&q=proses%20bisnis&
f=false> [Diakses 13 Februari 2018]