1.

Konsep Dasar Fungsi Pengawasan

Fungsi Pengawasan diperlukan untuk memastikan apakah apa yang telah direncanakan dan
diorganisasikan berjalan sebagaimana mestinya atau tidak. Jika tidak berjalan sebagaimana
semestinya, maka fungsi pengawasan juga melakukan proses untuk mengoreksi kegiatan yang
sedang berjalan agar dapat tetap mencapai apa yang telah direncanakan.

Beberapa Pengertian dari Pengawasan :

– Schermerhorn, menyatakan bahwa Pengawasan adalah merupakan proses dalam

menetapkan ukuran kinerja dan pengambilan tindakan yang dapat mendukung pencapaian hasil
yang di harapkan sesuai dengan kinerja yang telah ditetapkan tersebut.

– Stoner, Freeman dan Gilbert, menyatakan bahwa pengawasan adalah proses untuk
memastikan bahwa segala aktivitas yang terlaksana sesuai dengan apa yang telah direncanakan.

– Secara lebih lengkap, Mockler, dalam Stoner, Freeman, dan Gibert mengemuka kan fungsi
pengawasan dalam manajemen adalah upaya sistematis dalam menetapkan standar kinerja dan
berbagai tujuan yang direncanakan, mendesain system informasi umpan balik, membandingkan
antara kinerja yang dicapai dengan standar yang telah ditetapkan sebelumnya, menentukan apakah
terdapat penyimpangan dan tingkat signifikansi dari setiap penyimpangan tersebut, dan mengambil
tindakan yang diperlukan untuk memastikan bahwa seluruh sumber daya perusahaan dipergunakan
secara efektif dan efisien dalam pencapaian tujuan perusahaan..

– Mockler secara lengkap menguraikan bahwa pada intinya pengawasan tidak hanya berfungsi
untuk menilai apakah sesuatu itu berjalan ataukah tidak, akan tetapi termasuk tindakan koreksi yang
mungkn diperlukan maupun penentuan sekaligus penyusuaian standar yang terkait dengan
pencapaian tujuan dari waktu ke waktu.

2. Tujuan Dari Fungsi Pengawasan

Griffin menjelaskan bahwa terdapat empat tujuan dari pengawasan:

Adaptasi Lingkungan, maksudnya adalah agar perusahaan dapat terus beradaptasi dengan
perubahan yang terjadi di lingkungan perusahaan, baik lingkungan yang bersifat internal maupun
lingkungan lingkungan eksternal.Dengan demikian fungsi pengawasan tidak saja dilakukan untuk
memastikan agar kegiatan perusahaan berjalan sebagaimana rencana yang telah ditetapkan, akan
tetapi juga agar kegiatan yang dijalankan sesuai dengan perubahan lingkungan, karena sangat
memungkinkan perusahaan juga merubah rencana perusahaan disebabkan terjadinya berbagai
perubahan di lingkungan yang dihadapi perusahaan.
Meminimumkan Kegagalan, maksudnya adalah ketika perusahaan melakukan kegiatan produksi,
misalnya perusahaan berharap agar kegagalan seminimal mungkin. Oleh karena itu perusahaan
perlu menjalankan fungsi pengawasan agar kegagalan-kegagalan tersebut dapat diminimumkan.

3. Meminimumkan Biaya, maksudnya adalah ketika perusahaan mengalami kegagalan maka akan
ada pemborosan yang tidak memberikan keuntungan bagi perusahaan. Maka untuk meminimumkan
biaya sangat diperlukan adanya pengawasan.

4. Antisipasi Kompleksitas Organisasi, maksudnya adalah agar perusahaan dapat mengantisipasi

berbagai kegiatan organisasi yang kompleks. Kompleksitas tersebut mulai dari pengelolaan terhadap
produk, tenaga kerja hingga berbagai prosedur yang terkait dengan manajemen organisasi

3. Langkah-langkah Dalam Proses Pegawasan

Penetapan standar dan metode penilaian kinerja

Penilaian Kinerja

Penilaian apakah kinerja memenuhi standar ataukah tidak

Pengambilan tindakan koreksi

1. Penetapan Standar dan Metode Penilaian Kinerja

Idealnya, tujuan yang ingin dicapai organisasi bisnis atau perusahaan sebaiknya ditetapkan dengan
jelas dan lengkap pada saat perencanaan dilakukan. Manajemen akan dengan mudah menjelaskan
kepada seluruh pihak dalam organisasi jika tujuan organisasi jelas dirumuskan. Contoh peningkatan
penjualan sebesar 50 % adalah lebih mudah untuk dikomunikasikan apabila dibandingkan dengan
“peningkatan penjualan” saja.

2. Penilaian Kinerja

Pada dasarnya penilaian kinerja adalah upaya untuk membandingkan kinerja yang dicapai dengan
tujuan dan standar yang telah ditetapkan semula. Penilaian kinerja merupakan sebuah proses yang
berkelanjutan dan terus menerus.

3. Membandingkan Kinerja Dengan Standar

Setelah data penjualan dari tahun ini dan tahun lalu diperoleh, manajer penjualan kemudian
melakukan perbandingan atas apa yang dicapai tahun ini dengan yang telah dicapai pada tahun lalu.
4. Melakukan Tindakan Koreksi Jika Terdapat masalah.

Ketika kinerja berada di bawah standar berarti perusahaan mendapatkan masalah. Oleh karena itu
perusahaan kemudian perlu melakukan pengendalian

yaitu dengan mencari jawaban mengapa masalah tersebut terjadi, yaitu kinerja berada dibawah
standar, lalu kemudian perusahaan melakukan berbagai tindakan untuk mengoreksi masalah
tersebut. Pada intinya manajer atau perusahaan berusaha untuk mencari penyebab ketidak
mampuan mencapai kinerja sesuai dengan standar untuk kemudian tindakan koreksinya.

Beberapa Gejala Yang Memerlukan Pengawasan Dan Pengendalian

Terjadi penurunan pendapatan atau profit

Penurunan kualitas pelayanan (teridentifikasi dari adanya keluhan pelanggan)

Ketidakpuasan pegawai (teridentifikasi dari adanya keluhan pegawai, produktivitas kerja yang
menurun, dll)

Berkurangnya kas perusahaan

Banyaknya pegawai atau pekerja yang menganggur

Tidak terorganisasinya setiap pekerjaan dengan baik

Biaya yang melebihi anggaran

Adanya penghamburan dan inefisien

4. Mempertahankan Fungsi Pengawasan

Selain untuk memastikan bahwa tujuan dari organisasi perusahaan dapat tercapai, fungsi
pengawasan dan pengendalian juga perlu di lakukan agar efisien dalam pencapaian tujuan
perusahaan juga tetap dapat di raih dan juga agar perusahaan senantiasa dapat menyesuaikan diri
dengan berbagai perubahan yang dihadapi oleh perusahaan.

Secara garis besar, Dessler mengemukakan bahwa terdapat dua pendekatan dalam
mempertahankan fungsi pengawasan (maintaining controlling function), terdiri dari system
pengawasan tradisional dan system pengawasan yang berdasarkan komitmen.

– Sistem Pengawasan Tradisional

Sistem pengawasan tradisional melibatkan kegiatan monitoring yang bersifat eksternal. Kinerja
pegawai akan diawasi oleh atasan para pegawai. Kinerja keuangan akan diawasi oleh orang-orang
yang berada di luar bagian keuangan yang bertugas untuk melakukan pengawasan dan penilaian
terhadap kinerja keuangan.

Terdapat tiga pendekatan dalam system pengawasan tradisional, yaitu pengawasan diagnostik
(diagnostic control), pengawasan berdasarkan batasan-batasan (boundary control), dan pengawasan
interaktif (interactive control)

a. Pengawasan Diagnostik, adalah pengawasan yang dilakukan oleh manajer dimana setelah standar
ditetapkan,manajer melakukan pengawasan dan penilaian apakah standar telah dicapai ataukah
belum. Sekiranya belum tercapai maka manajer kemudian berkewenangan untuk melakukan
diagnosa atau faktor-faktor yang menyebabkan standar belum tercapai untuk kemudian mengambil
keputusan yang terkait dengan upaya untuk pencapaian standar sesuai dengan yang semestinya.

b. Pengawasan Berdasarkan Batasan-Batasan, yaitu pengawasan yang dilakukan melalui penetapan

aturan atau prosedur yang dengan aturan dan prosedur tersebut keseluruhan anggota dan pihak
yang terkait dalam perusahaan akan menyesuaikan diri dengan aturan dan prosedur tersebut dalam
menjalankan seluruh aktivitas terkait dengan perusahaan.

c. Pengawasan Interaktif, adalah pengawasan yang dilakukan oleh manajer yang secara interaktif
dan terus menerus melakukan komunikasi dengan pegawai secara personal mengenai berbagai hal
yang terkait dengan pekerjaan yang dilakukan. Dengan komunikasi personal dan dilakukan secara
interaktif ini, manajer dapat mengetahui apakah jalannya perusahaan telah mencapai standar yang
diinginkan atau belum.

– Sistem Pengawasa yang Berdasarkan Komitmen

Berbeda dengan pendekatan Tradisional, dalam system pengawasan, pendekatan yang berdasarkan
komitmen lebih menekankan fungsi pengawasan dari sisi internal dari pada eksternal. Pengawasan
lebih ditekankan pada faktor internal dari seiap individu pekerja. Introspeksi diri dalam hal ini lebih
dominan dalam menjalankan fungsi pengawasan daripada pengawasan eksternal. Berbagai
pendekatan bisa dilakukan dalam membangun system pengawasan yang berdasarkan komitmen ini,
diantaranya dengan menerapkan suatu system keyakinan tertentu dalam budaya kerja perusahaan
atau melalui berbagai upaya yang “mamaksa” pegawai untuk membiasakan diri dengan tanggung
jawab dan introspeksi diri, diantaranya mungkin dengan memberikan kepercayaan dan kewenangan
dalam berbagai jenis aktivitas yang diberikan kepada para pegawai.

Dengan demikian diharapkan para pegawai akan terbiasa untuk berinisiatif, inovatif, tanggung
jawab, sekaligus juga melakukan koreksi terhadap diri sendiri atau introspeksi diri sekiranya ada
berbagai penyimpangan yang mungkin dilakukannya.