See discussions, stats, and author profiles for this publication at: https://www.researchgate.

net/publication/342436879

Administrasi Perkantoran Perkantoran

Presentation · January 2017

DOI: 10.13140/RG.2.2.28254.25927

CITATIONS READS

0 8,358

1 author:

Andi Heru Susanto

STIE MNC
7 PUBLICATIONS   0 CITATIONS   

SEE PROFILE

All content following this page was uploaded by Andi Heru Susanto on 25 June 2020.

The user has requested enhancement of the downloaded file.

 Materi Kerkuliahan

Administrasi Perkantoran
Andi Heru Susanto. S.Sos.,M.Si

2017
 Pengertian Administrasi
Arti Sempit :
“Kegiatan penyusunan dan pencatatan data dan
informasi secara sistimatis dengan tujuan untuk
menyediakan keterangan serta memudahkan
memperolehnya kembali secara keseluruhan dan
dalam satu hubungan satu sama lainnya.

Tata Usaha
Arti Luas :
Kegiatan kerjasama yang dilakukan sekelompok
orang berdasarkan pembagian kerja sebagaimana
ditentukan dalam struktur dengan mendayagunakan
sumber daya untuk mencapai tujuan secara efektif
dan efisien

Memiliki unsur :
Sekelompok orang, Kerjasama, Pembagian tugas secara
tersetruktur, Kegiatan yang runtut dalam proses, Tujuan
yang akan dicapai dan Pemanfaatan berbagai sumber.
 Arti Sempit Arti Luas

Administrasi melingkupi seluruh kegiatan,

dari pengaturan hingga pengurusan
sekelompok orang yang memiliki diferensiasi
pekerjaan untuk mencapai suatu tujuan
bersama.
Administrasi Manajemen

PBB. (1969)

Ilmu Perusahaan /
Pemerintahan Bisnis
Definisi Manajemen Perkantoran
1. Fungsi yg menyangkut manajemen dan pengarahan semua tahap
operasi perusahaan mengenai pengelolaan bahan keterangan,
komunikasi dan ingatan organisasi. (WH Evans 1963)
2. Fungsi tata penyelenggaraan terhadap komunikasi dan pelayanan
warkat dari suatu organisasi. (ArthurGrager 1959)
3. Cabang ilmu manajemen yang berkenaan dengan pelaksanaan
pekerjaan perkantoran secara efisien , kapan dan dimana
pekerjaan itu harus dilakukan (Edwin Robinson 1950)
4. Perencanaan, pengendalian dan pengorganisasian pekerjaan
perkantoran ; serta penggerakan mereka yang melaksanakannya
agar mencapai tujuan yang telah ditetapkan. (George Terry 1966)

Rangkaian aktivitas merencanakan, menggorganisasikan, mengarahkan,

mengawasi dan mengendalikan hingga menyelenggarakan secara tertib
pekerjaan administrasi perkantoran yang menunjang pencapaian tujuan
organiasasi (Quible 2001)
 Fungsi Pendukung Administrasi
dalam Perkantoran
Pemikiran, Kearsipan dan
Fungsi Rutin Penggadaan
Staff Administrasi

Pendapat, Keputusan dan

Fungsi Teknis Adm. dept. teknologi
Keterampilan Adm

Pemikiran kritis dan Manajer, yg men-

kreatif, kemampuan support keputusan
Fungsi Analisis
mengambil keputusan atasan

Penilaian dan analisis sbg

Staff adm sbg jenjang
Fungsi dasar pengambilan
karier sebelum naik
Interpersonal keputusan, mampu
menjadi menajer
bernegoisasi

Perencanaan, Staff setingkat

Fungsi
Pengorganisasian, manajer
Manajerial Pengukuran dan motivasi
 0rganisasi Perkantoran
Pengertian Organisasi Perkantoran

Lima fakta dalam organisasi

1. SDM yang terlibat dalam interaksi sosial, baik struktur formal maupun
informal
2. Adanya interaksi dalam struktur yang menyebabkan perintah maupun
laporan
3. Memiliki hubungan timbal balik
4. Setiap orang memiliki tujuan individu yang mengakibabkan tujuan
organisasi tercapai
5. Interaksi sosial yang terjadi juga dapat membantu tercapinya tujuan bersama

Pengertian Organisasi
1. Organisasi perkantoran adalah suatu proses yang
menjadi tempat orang-orang beriteraksi untuk
mencapai tujuan kantor.
2. Organisasi perkantoran adalah suatu rangka dasar
yang menjadi tempat orang-orang melangsungkan
kegiatannya untuk menerima, menyimpan, mengola
dan menyajikan informasi dan merawat aktiva
3. Organisasi perkantoran mencakup susunan staf dan
alokasi tugas dan tanggung jawab dalam mengelola
data, memasok informasi untuk pembuatan
keputusan dan merawat aktiva
Dalam bentuk komunikasi atau interaksi di dalam organisasi terdapat dua
unsur umum yang terjadi yaitu :

1 2
Unsur Inti
Unsur Kerja
(Manusia)

1. Sumber daya insani

2. Sumber daya nirinsani
3. Sumber daya
konseptual dr
kelompok khusus
Prinsip Organisasi Perkantoran

J.J.W. Neuner dan L.B. Keeling dalam bukunya Modern Office Management

1. Prinsip tujuan
2. Prinsip kesatuan fungsi
3. Prinsip hubungan individual
4. Prinsip kesederhanaan
5. Prinsip wewenang sepadan dengan tanggung jawab
6. Prinsip laporan kepada atasan tunggal
7. Prinsip kepngawasan dan kepemimpinan
8. Prinsip jangkauan pengawas
Struktur Organisasi

1. Gomesz-Mejia, dkk (2004), struktur organisasi merupakan hubungan

formal dan informal antar anggota suatu organisasi.
2. Robbins (2004) menjelaskan tentang bagaimana suatu tugas atau
pekerjaan secara formal dibagi, dikelompokkan dan dikoordinasikan.
3. Thompson dan Strickland (1993) berpendapat bahwa struktur organisasi
yang tepat bagi suatu organisasi sangat tergantung pada strategi bisnis
yang dipilih.

1. Struktur Garis
2. Struktur Garis dan Staff
3. Struktur Fungsional
4. Struktur Produk
5. Struktur Komite
6. Struktur Matriks
Merancang, Menganalisa, dan Mendeskripsikan Pekerjaan
3 hal penting

1. Alur kerja
2. Strategi bisnis dan struktur yang
diambil
3. Analisis pekerjaan

5 pendekatan

1. Penyederhanaan Pekerjaan
2. Pemekaran Pekerjaan
3. Perotasian Pekerjaan
4. Pemerkaya Pekerjaan
5. Desain Pekerjaan Berdasarkan Tim
Konsep Dasar Sistem Perkantoran
1. Harus memiliki elemen
Persyaratan Umum 2. Lingkungan
Sistem 3. Interaksi antar elemen
4. Interaksi elemen dengan lingkungan
5. Memiliki tujuan yang akan dicapai

Elemen

Manusia
Mesin
Prosedur
Dokumen
Sistem Definisi

Gordon B. Davis Raymond Mcleod

Sebuah sistem terdiri Sistem adalah

dari bagian-bagian himpunan dari unsur-
yang saling berkaitan unsur yang saling
yang beroperasi berkaitan sehingga
bersama untuk membentuk suatu
mencapai beberapa kesatuan yang utuh
sasaran atau maksud dan terpadu
Karakteristik Sistem Perkantoran

Komponen-Komponen
Batas sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dan
sistem yang lain atau dengan lingkungan luar
Lingkungan luar sistem adalah segala yang berada di luar batas dari sistem
yang mempengaruhi operasi sistem
Penghubung, merupakan media perantara antar subsistem
Masukan adalah energi yang dimasukan ke dalam sistem
Keluaran adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi
keluaran yang berguna dan sisa pembuangan
Pengolah, suatu sistem bisa memiliki suatu bagian pengolah atau sistem itu
sendiri sebagai pengolahnya.
Sasaran dan Tujuan
Konsep Dasar Informasi Raymond Mcleod

Data yang telah diolah menjadi bentuk yang

memiliki arti bagi si penerima dan bermanfaat bagi
Informasi pengambilan keputusan pada saat ini atau pada masa
yang akan datang

Kejadian

Perusahaan

Sesuatu yang terjadi pada saat tertentu

Siklus Informasi
Proses
(Model)

Input Output
Dasar Data (informasi)
(Data)

Data
Penerima
(ditangkap)

Hasil Keputusan
Tindakan Tindakan
Fungsi Informasi

1. Meningkatkan pengetahuan si pemakai

2. Mengurangi ketidakpastian dalam proses pengambilan
keputusan pemakai
3. Menggambarkan keadaan yang sebenarnya dari suatu hal

1. Akurat
2. Tepat waktu
3. Relevan
Konsep Dasar Sistim Informasi

Sistem informasi merupakan sistem yang memiliki kemampuan untuk

mengumpulkan informasi dari semua sumber dan menggunakan berbagai media
untuk menampilkan informasi

Syarat Umum

1. Harus diketahui oleh penerima sebagai referensi yang tepat

2. Harus sesuai dengan kebutuhan yang ada dalam proses pembuatan atau pengambilan
keputusan.
3. Harus memiliki nilai surprise, yaitu hal yang sudah diketahui hendaknya jangan
diinformasikan kembali.
4. Harus dapat menuntun pemakai untuk membuat keputusan. Namun harus diingat, suatu
keputusan tidak selalu menuntut adanya tindakan.
5. Sistem informasi harus memiliki beberapa sifat berikut :
a. Pemerosesan informasi yang efektif
b. Manajemen informasi yang efektif
c. Keluwesan
d. Kepuasan pemakai
Komponen Sistem Informasi
1. Komponen Masukan, yang merupakan data yang masuk ke dalam sistem
informasi
2. Komponen Model, yang merupakan kombinasi prosedur, logika, dan
model matematika yang akan memanipulasi data input dan data yang
tersimpan di basis data dengan cara yang sudah ditentukan untuk
menghasilkan keluaran.
3. Komponen Keluaran, merupakan informasi yang berkualitas dan
dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen dan semua
pemakai sistem.
4. Komponen Teknologi, merupakan kotak alat dalam sistem informasi yang
digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan
mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran, serta membantu
pengendalian dari sistem secara menyeluruh.
5. Komponen Basis Data, merupakan kumpulan data yang saling
berhubungan satu sama lain, tersimpan di perangkat keras komputer, dan
digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya.
6. Komponen Kendali, merupakan beberapa pengendalian yang dirancang
secara khusus untuk menanggulangi gangguan-gangguan terhadap sistem.
Sistem Informasi dalam Tingkatan Organisasi

Manajemen Tingkat
Tinggi
Pernc.
Strategi Level Kegiatan
Manajemen
Manajemen Tingkat
Menengah
Pengawasan
Manajemen
Pengawas

Proses Transaksi Level Kegiatan Operasi

Jenis--Jenis Sistem Informasi
Jenis

1. Transaction Processing System (TPS), adalah sistem informasi terkomputerisasi

yang dikembangkan untuk memproses data-data dalam jumlah besar untuk transaksi
rutin seperti daftar gaji dan inventarisasi.
2. Office Automation System (OAS), mendukung pegawai data yang biasanya tidak
menciptakan pengetahuan baru, melainkan hanya menganalisis informasi untuk
mentrasformasikan data.
3. Knowledge Work System (KWS), mendukung para pekerja propesional seperti
dokter untuk menciptakan pengetahuan baru.
4. Sistem Informasi Manajemen (SIM), sistem yang sudah terkomputerisasi yang
bekerja karena adanya interaksi antara manusia dan komputer, SIM mendukung
tugas-tugas organisasional yang lebih luas termasuk analisis keputusan dan
pembuatan keputusan.
5. Decision Support System (DSS), menekankan kepada fungsi pendukung
pembuatan keputusan di seluruh tahap-tahap, walaupun keputusan aktual masih
wewenang eklusif di pembuat keputusan.
6. Executive Support System (ESS), mengatur para eksekutif mengatur interaksi
mereka dengan lingkungan eksternal. Caranya dengan menyediakan grafik-grafik
dan pendukung komunikasi ditempat-tempat yang biasa diakses, contohnya
dikantor.
Konsep Sistem
Kumpulan fakta yang
mempresentasikan keadaan atau
Data aktivitas pekerjaan sebelum diolah
dan diorganisasikan ke dalam form
yang dapat dipahami oleh orang lain
Kegiatan
Merupakan data yang dirubah
Informasi kedalam form yang dapat dipahami
dan berguna bagi organisasi.

Manfaat Sistem

1. Mengoptimalkan hasil dari penggunaan sumber daya yang efisien

2. Salah satu alat pengendalian biaya
3. Efisiensi aktivitas yang dilakukan dalam kantor
4. Sebagai alat bantu pencapaian tujuan organisasi
5. Sebagai alat bantu organisasi dalam menerapkan fungsi-fungsinya.
Kerugian Sistem

1. Pengoprasian yang kurang fleksibel menjalankan sistem tidak berfungsi

optimal.
2. Tuntutan lingkungan yang mengubah suatu metode atau prosedur
menyebabkan perubahan metode atau prosedur departemen yang terkait.
3. Perlunya waktu sosialisasi bagi sebuah metode, prosedur atau sistem baru yang
akan diterapkan perusahaan.

Alat--Alat Sistem
Alat

1. Bagan beban pekerja

2. Bagan aliran kerja
3. Bagan layout kerja
4. Bagan proses kerja
5. Diagram balok elektronik data prosecing (EDP)
Manajemen Kearsipan

Arsip

Yunani
Indonesia
Arche Archea
Arsip

•Permulaan
•Jabatan Catatan
•Fungsi mengenai
kekuasaan permasalahan Tempat penyimpanan
peradilan naskah atau dokumen
Peraturan Presiden RI No. 19 Tahun 1961 pasal 1

1. Pengertian arsip secara umum adalah wujud tulisan dalam bentuk

corak teknis, bagaimanapun juga dalam keadaan tunggal, berkelompok
atau dalam satu kesatuan bentuk fungsi dari usaha perencanaan,
pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan umumnya.
2. Pengertian arsip secara khusus adalah kumpulan surat atau bahan
penolong lainnya dengan suatu ingatan dalam administrasi negara,
dibuat secara pisik atau yuridis dengan perkembangan organisasi, yang
disimpan dan dipelihara selama diperlukan.

Undang-Undang No. 7 tahun 1971

Arsip adalah naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara dan
badan pemerintah dalam bentuk apapun, baik dalam keadaan tunggal
maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintah.
Jenis – Jenis Arsip

1. Arsip menurut subjek atau isinya : arsip keuangan, seperti bukti laporan keuangan,
bukti pembayaran, bukti pembelian, surat perintah membayar atau arsip kepegawaian
2. Arsip menurut bentuk atau wujudnya : naskah perjanjian, akte pendirian
perusahaan, notulen rapat.
3. Arsip menurut nilai atau kegunaannya : arsip ini mempunyai nilai informasi
seperti pengumuman, peberitahuan, undangan, juga kegunaan administratif seperti :
ketentuan-ketentuan organisasi, surat keputusan dan prosedur kerja.
4. Arsip menurut sifat kepentingannya : atau non esensial seperti surat permohonan
cuti, surat pesanan barang dll.
5. Arsip menurut fungsinya :
a. Arsip dinamis (dokumen), yaitu arsip yang setiap hari digunakan secara
langsung untuk perencanaan, pelaksanaan, dan pengendalian kegiatan opresional
perusahaan.
b. Arsip statis , yaitu arsip yang setiap hari digunakan, tetapi tidak secara langsung
untuk perencanaan, pelaksanaan dan pengendalian kegiatan oprasional
perusahaan. Arsip seperti ini tetap disimpan dengan alasan historisnya.
6. Arsip menurut tempat atau tingkat pengelolaannya, arsip nasional dan arsip
nasional daerah.
7. Arsip menurut keasliannya, arsip asli dan arsip tembusan, arsip salinan dan arsip
petikan
Penyimpanan Arsip

Tujuan Penyimpanan Arsip :

1. Sebagai pusat ingatan dan informasi jika berkas diperlukan sebagai
keterangan.
2. Memberi data kepada pegawai yang memerlukan data mengenai hasil-
hasil kegiatan dan pekerjaan pada masa lampau.
3. Memberikan keterangan vital, susai dengan ketentuan perundang-
undangan.

Langkah Penyimpanan Arsip

1. Pemeriksaan dokumen
2. Pemberian indeks dan pencatatan arsip
3. Pembuatan cross reference
tujuannya agar satu dokumen dapat dicari dengan beberapa cara yang
berbeda.
Manajemen Pengelolaan Surat

Rangka Surat
A. Kop Surat C. Badan Surat
1. Nama badan. 1. Salam Pembuka
2. Alamat Lengkap 2. Kalimat pembuka
3. Nomor telepon 3. Isi surat
4. Alamat kawat 4. Kalimat penutup
5. Nama kantor cabang
6. Jenis usaha D. Kaki Surat
7. Nama banker perusahaan 1. Salam penutup
8. Jenis aktivitas atau bidang usaha 2. Nama jabatan penanda tangan
9. Lambang atau logo 3. Tanda tangan
4. Nama lengkap penanda tangan
B. Leher Surat 5. Tembusan
1. Tanggal surat 6. Cap badan organisasi atau
2. Nomor surat perusahaan
3. Lampiran 7. Inisial pembuat surat.
4. Hal (prihal)
5. Sifat
6. Alamat yang dituju
Bagian – bagian Surat
1. Kepala atau Kop Surat, fungsinya yaitu :
a. Sebagai Indentitas
b. Sebagai Pemberi Informasi
c. Sebagai Alat Promosi
2. Tanggal Surat, fungsinya yaitu :
a. Mempermudah waktu membalasnya
b. Mempermudah pengingat kembali
c. Sebagai referensi dan petunjuk bagi petugas administrasi dan kearsipan
3. Nomor Surat, fungsinya yaitu :
a. Referensi atau petunjuk bagi petugas kearsipan
b. Petunjuk unit atau departemen asal surat
c. Mengetahui jumlah surat keluar pada suatu periode tertentu
d. Memudahkan pengaturan dan pencarian jika surat diperlukan kembali
4. Perihal atau Hal
5. Lampiran
6. Alamat yang Dituju
7. Kalimat Pembuka
8. Isi Surat
9. Kalimat Penutup
10. Salam Penutup
 Pengukuran Kerja

1. Meningkatkan produktivitas dengan membandingkan hasil

kerja aktual yang diharapkan.
2. Membantu perencanaan dan penjadwalan kerja.

Standar Kerja

Manajer administrasi dapat menentukan jumlah waktu rill yang

dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas tertentu dan akan
mempermudah tugas dalam menentukan kebutuhan pegawai untuk
menyelesaikan tugas atau proyek dalam waktu yang telah ditentukan
 Teknik Pengukuran Kerja

Stevenson (2005)

Laporan Produksi Work Sampling Standar Waktu

yang
Diperkirakan,

teknik ini sederhana digunakan untuk

dan cepat dalam mengestimasikan teknik ini merupakan
menentukan jumlah proporsi waktu yang satu-satunya teknik
waktu yang dibutuhkan oleh yang menggunakan
dibutuhkan untuk pegawai dalam data yang diambil
menyelesaikan meyelesaikan dari sumber luar.
pekerjaan tertentu. tugasnya.
 Langkah Pengukuran Kerja

1. Membuat rencana awal yang menjelaskan mengenai

segala tujuan program.
2. Menganalisis data yang terkumpul dan
mengembangkan standar
3. Melatih supervisor dan manajer
4. Menentukan orang atau pegawai yang bertanggung
jawab.
5. Evaluasi kesuksesan program pengukuran kerja secara
periodik.
 Standarisasi Kerja

Menurut Stevenson (2001), tujuan utama dari pengukuran kerja adalah

mengumpulkan data yang akan digunaan untuk menetapkan standar
pekerjaan administrasi di kantor.

Keuntungan

1. Membantu meningkatkan efisien tiap pegawai dalam menjalankan

pekerjaanya
2. Menginformasikan pegawai tentang output yang diharapkan
3. Membantu manajer dalam membuat keputusan
4. Sebagai dasar dalam memberikan kompensasi kepada pegawai
 Teknik Peningkatan Kerja

Teknik Pembagian Teknik Rotasi Teknik

Kerja Kerja Komunikasi
Teknik yang membagi Teknik yang Teknik ini dilakukan
sebuah pekerjaan memberikan untuk meningkatkan
kepada dua orang kesempatan bagi kuantitas dan kualitas
pegawai pegawai untuk selalu komunikasi antara
mengembangkan diri manajemen dan
dan memperluas karyawan
pengetahuaanya
mengenai pekerjaan
yg dilakukan
Komunikasi Perkantoran

komunikasi

Bukan Studi Studi

1. Aktivitas anak menyalakan Komunikasi Insani (human

lampu. Comunication) atau
2. Setangkai anggrek menghirup komnunikasi antar
makanan lewat batangnya.
manusia
3. Dua ekor merpati hinggap di
dahan pohon
4. Hubungan sel dengan sel yang
lainnya sehingga manusia bisa
bernafas.
Kajian Ilmu Komunikasi
 KOMUNIKASI

Mahluk Sosial Kelompok Sarjana Komunikasi “komunikasi adalah suatu

transaksi, proses simbolik yang menghendaki orang-orang
mengatur lingkungan dengan (1) membangun hubungan antar
sesama (2) melalui pertukaran informasi (3) untuk menguatkan
sikap dan tingkah laku orang lain (4) berusaha mengubah sikap
dan tingkah laku itu”

Everett M Rogers Komunikasi adalah proses dimana suatu ide

dialihkan dari sumber kepada satu penerima atau lebih dengan
Hidup,
maksud untuk mengubah tingkah laku mereka.
berkembang
dan berperan D. Lawrence Kincaid Komunikasi adalah proses dimana dua
sebagai orang atau lebih membentuk stau melakukan pertukaran
manusia informasi dengan satu sama lainnya, yang pada gilirannya akan
dengan bekerja tiba pada saling pengertian mendalam.
sama.
Shannon dan Weaver Komunikasi adalah bentuk interaksi
manusia yang saling pengaruh mempengaruhi satu sama lainnya,
sengaja atau tidak sengaja
 Prinsip Komunikasi

A B

1. Komunikasi hanya bisa terjadi bila terdapat pertukaran pengalaman

yang sama antara pihak-pihak yang terlibat dalam proses komunikasi
(sharing similar experiencea)
2. Jika daerah tumpah tindih menyebar menutupi lingkaran A dan B
menuju terbentuknya lingkaran yang sama, makin besar
kemungkinannya tercipta suatu proses komunikasi yang mengena.
3. Semakin kecil daerah tumpang tindih keduanya semakin kecil pula
hubungan komunikasi diantara keduanya bisa kemungkinan gagal.
4. Daerah tumpang tindih tidak akan dapat saling menutupi 100%
karena tidak mungkin manusia mempunyai sifat yang sama 100%,
sekalipun kembar.
Unsur – Unsur Komunikasi

Aristoteles Claude E. Shannon ,

Siapa yg berbicara, Warren Weaver (1949) David K Berlo (1960)
Apa yg dibicarakan, Pengirim, Pengirim, Pesan,
Siapa yg Transmitter, Signal, Saluran-Mdia,
mendengarkan Penerima, Tujuan Penerima

Charles Ogood,
Joseph de Vito,
Gerald Miller, Melvin
K. Sereno dan Erika
Efek dan
Lingkungan
Umpan balik

Sumber Pesan Media Penerima Efek

Umpan balik

Lingkungan
 Proses Komunikasi

1. Pengirim memiliki ide dan berkeinginan untuk membaginya kepada

orang lain.
2. Pengirim menyandikan ide dengan memutuskan bentuk pesan.
3. Pengirim mengirimkan pesan dengan memilih jalur komunikasi dan
media yang akan digunakan
4. Penerima mendapatkan pesan
5. Penerima menguraikan pesan dengan memahami isi pesan yang
disampaikan.
6. Penerima memberikan feedback yang memungkinkan pengirim
mengevaluasi efektivitas dari pesan atau komunikasi yang telah
dilakukan.
 Macam – Macam Komunikasi
Kominikasi Lisan

1. Dari Segi Penyampainan Pesan Komunikasi Tulisan

Komunikasi
Elektronik

2. Dari Segi Bentuk Kemasan Komunikasi Verbal

Pesan
Komunikasi Non
Verbal

3. Dari Segi Keresmian Pelaku, Komunikasi Formal

Saluran Komunikasi Yang
Digunakan dan Bentuk Komunikasi IN
Formal
Kemasan Pesan

4. Dari Segi Pasangan Yang

Terlibat Dalam Komunikasi
Percakapan Antar Personal

Komunikasi

Komunikasi Kelompok
Komunikasi Antar Kecil /
Pribadi Komunikasi Diri Sendiri

Komunikasi Komunikasi
Komunikasi Massa
Organisasi Public
KOMUNIKASI
MANUSIA
VERBAL

KOMUNIKASI YANG MENGGUNAKAN KATA-KATA BAIK LISAN

MAUPUN TULISAN Melalui : kata, mengungkapkan perasaan
emosi pemikiran gagasan atau maksud. Menyampaian fakta data dan
informasi serta menjelaskannya. Saling bertukar perasaan dan pemikiran.
Saling berdebat dan bertengkar.

DI PERLUKAN
 KATA

BAHASA

KOMUNIKASI
Komunikasi
Sulit dilakukan
Non Verbal

KOMUNIKASI YANG PESANNYA DIKEMAS DALAM BENTUK NON

VERBAL ATAU TANPA KATA-KATA .

BENTUK

 Bahasa Tubuh : berupa raut wajah, gerak kepala, gerak tangan, gerak-
gerik tubuh mengungkapkan berbagai perasaan, isi hati, pikiran dan
kehendak.
 Tanda : misalnya bendera, rambu-rambu lalu lintas.
 Tindakkan / perbuatan : tindak khusus yang dimaksudkan menggati
kata-kata misalnya, menggebrak meja dalam pembicaraan.
 Objek : misalnya, pakaian, aksesoris dandan, dll.
 Fungsi Komunikasi

• Fungsi kontrol
• Fungsi motivasi
• Fungsi emosi
• Fungsi informasi
 Komunikasi Yang Efektif
Manfaat

1. Membuat pemecahan masalah menjadi lebih cepat

2. Membuat keputusan yang diambil menjadi lebih kuat
3. Menghasilkan arus kerja yang lebih siap dan efektif
4. Meningkatkan produktivitas
5. Memunculkan hubungan bisnis yang lebih kuat
6. Meningkatkan citra profesional
7. Meningkatkan tanggapan stakeholders
8. Menjadikan materi promosi menjadi lebih jelas

Pesan Yang Efektif

• Menyediakan informasi yang praktis

• Memberikan fakta dibandikan dengan kesan
• Menyatakan tanggung jawab secara jelas, dan menjelaskan apa yang
akan kita harapkan atau apa yang dapat kita lakukan
 KOMUNIKASI DALAM KANTOR

Komunikasi Internal Komunikasi Ekternal

Komunikasi yang dilakukan

untuk membawa informasi
Bentuk pertukaran ide dan
masuk maupun keluar
informasi di dalam organisasi
organisasi untuk mencapai
tujuan

Pegawai adalah contact point dalam jaringan komunikasi internal dan eksternal
 HAMBATAN KOMUNIKASI

Perbedaan Bahasa dan

Gangguan Komunikasi
Persepsi

1. Gangguan Emosional
2. Gangguan Fisik
3. Overload Informasi
4. Penyaringan
Informasi yang tidak
tepat

Minimalisasi Dampak Dari Hambatan Tersebut :

1. Melakukan pendekatan yg berpusat pada audien. Dan
2. Mengembangkan iklim komunikasi yg terbuka
3. Komitmen untuk berkomunikasi secara etis
4. Menggunakan pesan yang singkat efektip
 TEKNOLOGI KOMUNIKASI PERKANTORAN

Jaringan Komunikasi System Telepon

1. Berdasarkan Topologi 1. Key System

a. Konfigurasi bintang 2. Private Branch Exchange
b. Topologi hierarki (PBX)
c. Topologi jala 3. Private Automatic Branch
d. Topologi bus Exchange (PABX)
e. Topologi hybrid 4. Central Exchange (Centrex)
f. Topologi cincin
2. Berdasarkan Kepemilikan
a. Jaringan Private
b. Jaringan publik
c. Jaringan (VANS)
3. Berdasarkan Geografi
 TATA USAHA KEPEGAWAIAN

Tata Usaha

1. Ditinjau dari asal kata : Tata adalah suatu peraturan yang harus ditaati,
Usaha adalah suatu usaha dengan mengerahkan tenaga dan pikiran untuk
mencapai tujuan. Jadi tata usaha adalah suatu aturan atau peraturan yang
terdapat dalam suatu proses penyelenggaraan kerja.
2. Dalam kamus Bahasa Indoensia : Tata Usaha adalah penyelenggaraan tulis
menulis (keuangan dan lainnya) diperusahaan atau negara.
3. Menurut The Liang Gie dalam bukunya administrasi modern : Tata Usaha
adalah segenap rangkaian aktivitas menghimpun, mencatat, mengola,
mengadakan, mengirim, dan menyimpan keterangan-keterangan yang
diperlukan dalam tata usaha kerja

Pengaturan tulis menulis

dan catat mencatat
 PENGADAAN PEGAWAI

Perencanaan dan Rekrutmen Seleksi, Orientasi, Pengangkatan

Proses penentuan kebutuhan Seleksi  proses pemilihan

pegawai pada masa yang akan calon pegawai terhadap
datang. organisasi yg akan dimasuki

Harus memperhatikan faktor Orientasi upaya sosialiasasi

intenal dan eksternal organisasi
sehingga dapat dilakukan
pengrekrutan pengawai baru,
promosi dan transfer secara
proaktif
tentang nilai-nilai pekerjaan
Pengangkatan  proses
penentuan jawabatan seorang
pegawai

Dilakukan secara selektif dan profesional

 PENGGOLONGAN PEGAWAI

Suatu langkah menetapkan, menggolongkan dan mengatur

berbagai macam kegiatan yang dipandang perlu 
penetapan tugas dan wewenang seseorang, pengdelegasian
wewenang dalam rangka mencapai tujuan

Sturuktur Organisasi

Akan tampak proses

berjalannya hubungan antara
satu unit dengan unit lain
 PENGARAHAN PEGAWAI

1. Jelaskan kepada pegawai apa yang dimaksud dengan kinerja efektif

dan pastikan bahwa mereka mengetahui apa yang diharapkan dari
mereka.
2. Pastikan bahwa ada hubungan jelas antara kinerja dan penghargaan
(imbalan) dan bahwa setiap hubungan semacam itu
dikomunikasikan kepada para pegawai.
3. Jika mungkin, kembangkan jenis-jenis pengghargaan yang berbeda
4. Doronglah semangat seluwes mungkin di dalam lingkungan kerja
dan kembangkan gaya manajemen yang mudah diserap dan mampu
diubah-ubah untuk menyesuaikan orang dan lingkungan.
5. Kembangkan subuah sistem manajemen kinerja atau setidaknya
tetapkan sasaran yang dapat dicapai dan bisa terus dikembangkan.
6. Perhitungkan semua fakto lingkungan dan sosial
 PENGENDALIAN PEGAWAI

Proses pengukuran dan penilaian tingkat efektivitas kerja

pegawai dan tingkat efisiensi penggunaan sarana kerja
dalam memberikan kontribusi untuk pencapaian tujuan

Standar Kerja

Suatu kriteria atau model baku yang akan diperbandingkan dengan hasil
nyata

Pemimpin harus mampu menemukan butir-butir pengendalian strategi

yang dapat dipantau berdasarkan jenis-jenis penyimpangan
 SISTIM PENGGAJIAN

Proses penentuan tingkat penggajian pegawai, memantau

atau mengawasi, mengembangkan dan mengendalikan gaji
pegawai

Tanggung Jawab SDM

GAJ I
Pemberian pemberian finansial yang diterima oleh pegawai sebagai
ganti kontribusi mereka terhadap organisasi
 TRANSFER, MUTASI, DAN ROTASI PEKEREJAAN

Transfer
Adalah perpindahan pekerjaan seseorang dalam suatu orgnisasi yang memiliki
level yang sama dari posisi pekerjaannya sebelum dipindahkan

dapat dijadika sebagai tahapan awal atau batu loncatan untuk mendapatkan
promosi

Mutasi dan Rotasi Kerja

Dilakukan untuk menghindari kejenuhan karyawan atau pegawai terhadap
rutinitas pekerjaan yang kadang-kadang membosankan

Bertujuan agar seorang pegawai dapat menguasai dan mendalami pekerjaan

lain di bidang yang berbeda di suatu perusahaan
 PEMUTUSAN HUBUNGAN KERJA (PHK)

Pemberhentian atau dikeluarkan seorang karyawan dari lingkungan

organisasi, baik atas inisiatif pegawai sendiri maupun secara paksa atau
prakarsa perusahaan tempat bekerja

Atas inisiatif sendiri Secara paksa oleh organisiasi

Pengunduran
diri atau Pemecatan
pensiun
 LAPORAN MANAJERIAL

Suatu bahan informasi yang diperoleh melalui hasil

pengolahan data, hasil suatu penelitian atau hasil riset suatu
masalah.

Bagi Pimpinan berfungsi sebagai

1. Perencanaan
2. Pengorganisasian
3. Penggerakan
4. Pengendalian
5. Pengawasan
6. Pengambilan keputusan
 JENIS – JENIS LAPORAN
1. Laporan berdasarkan sarana pengungkapan
Laporan lisan, laporan tertulis.
2. Laporan berdasarkan pengertian
Laporan data, laporan analitik, laporan rekomendasi
3. Laporan berdasarkan periode
Laporan berkala, laporan insidental, laporan statistik
4. Laporan berdasarkan maksud
Laporan informatif, laporan eksaminasional, laporan analitis
5. Laporan berdasarkan ruang lingkup
Laporan umum, laporan khusus.
6. Laporan berdasarkan peristiwa
Laporan rutin, laporan aksidental
7. Laporan berdasarkan keamanan isi
Laporan biasa, laporan rahasia, laporan sangat rahasia
8. Laporan berdasarkan kesempurnaan isi
Laporan sementara, laporan akhir
9. Laporan berdasarkan keresmiannya
Laporan formal. Laporan nonformal
10. Laporan berdasarkan jumlah penerimaan.
Laporan terbatas, laporan tak terbatas
11. Laporan berdasarkan bentuk
Laporan formulir lisan, memorandum, ilustrasi, artikel, surat, naskah, buku.
 TATA RUANG KANTOR

Pengaturan ruangan kantor serta penyusunan alat-alat dan perabotan

kantor sesuai dengan luas lantai dan ruang kantor yang tersedia untuk
memberikan sarana bagi pegawai

Tujuan

1. Memanfaatkan seluruh ruangan yg ada untuk keuntungan ekonomis yang besar

2. Memudahkan pengawasan menajer terhadap para staff yang sedang bekerja.
3. Memudahkan arus komunikasi dan arus kerja.
4. Lay out ruangan yang baik akan memberikan kepuasan dan kenyamanan
bekerja, sehingga pegawai merasa betah bekerja di kantor.
5. Menyediakan pelayanan yang dibutuhkan pegawai seperti komputer, telepon.
6. Memudahkan setiap gerakan para pegawai dalam penyimpanan arsip.
7. Memberikan rasa aman dan keleluasaan pribadi.
8. Menjauhkan pekerjaan yang menimbulkan bunyi keras, ganduh yang dapat
mengganggu pekerjaan.
9. Menciptakan citra dan kesan yang baik bagi para pelanggan dan tamu
perusahaan.
 BENTUK TATA RUANG KANTOR
a. Sistim Pencahayaan
1. Natural lighting
2. Task lightng
3. Ambient lighting
4. Accent lighting. Asas-Asas Tata Ruang Kantor
b. Sistim Penerangan
1. Penerangan direct 1. Asas jarak terpendek
2. Penerangan semidirect 2. Asas rangkaian kerja
3. Penerangan inderect 3. Asas mengenai penggunaan
4. Penerangan semiinderct seluruh bagian ruangan
c. Jenis Tata Ruang dan 4. Asas mengenai perubahan
1. Ruang kantor terbuka
susunan tempat kerja
2. Ruang kantor tertutup
d. Lingkup Kantor 5. Asas integrasi kegiatan
1. Tata ruang pribadi 6. Asas keamanan dan kepuasan
2. Tata ruang antar bagian kerja bagi pegawai
 General office area
 Private office area
 Service office area
 Storage area

View publication stats