MODUL PERKULIAHAN

Manajemen
Komunikasi
Proyek
Analisis Kebutuhan Komunikasi

Fakultas Program Studi Tatap Muka Kode MK Disusun Oleh

04
Teknik Teknik Sipil P111700008 Bernadette Detty Kussumardianadewi, ST, MT
Dr. Ir. Albert Eddy Husin, MT.

Abstract Kompetensi
Modul ini membahas mengenai Mahasiswa mampu menjelaskan
Analisa Kebutuhan Komunikasi, analisa kebutuhan komunikasi
Analisa kebutuhan informasi para proyek, kebutuhan informasi
pemangku kepentingan proyek dan pemangku kepentingan / steakholder,
bagan organisasi proyek
dan komunikasi melalui proyek
bagan alur organisasi proyek
Pembahasan

Perencanaan komunikasi

Elemen Perencanaan Komunikasi :

Dalam kegiatan perencanaan komunikasi, terdapat empat (4) elemen utama
Perencanaan, yaitu :
1. Tujuan (Objective).
Target atau hasil dari komunikasi yang akan dicapai.
2. Aksi (Action).
Serangkaian kegiatan yang yang dilakukan untuk mencapai tujuan.
3. Sumber Daya (Resources).
Hal-hal yang dibutuhkan dalam melaksanakan aksi.
4. Pelaksanaan (Implementation).
Tata cara dan arah pelaksanaan kegiatan.

Elemen-elemen yang terdapat dalam komunikasi adalah:

1. Komunikator : Orang yang menyampaikan pesan
2. Komunikan : Audience, pihak yang menerima pesan
3. Pesan : Ide atau informasi yang disampaikan
4. Media : Sarana komunikasi
5. Umpan Balik : Respon atas pesan yang diterimanya

Di dalam PMBOK, bisa dilihat tahapan kegiatan perencanaan komunikasi sebagai

berikut :

2019 Manajemen Komunikasi Proyek PusatBahan Ajar dan eLearning

2 Bernadette Detty Kussumardianadewi, ST, MT http://www.mercubuana.ac.id
Dr. Ir. Albert Eddy Husin, MT
Area Input terdiri dari 4 aspek yaitu :
1. Stakeholder register :
merupakah daftar stakeholder dan identifikasi kebutuhan serta harapannya ada proyek.
2. Stakeholder management strategy :
merupakan strategi yang akan
diterapkan oleh tim proyek dalam mengelola kebutuhan komunikasi bagi stakeholder.
3. Enterprise Environmental Factor :
merupakan faktor-faktor lingkungan yang dapat mempengaruhi proses pelaksanaan proyek
4. Organizational Professional Assets :
merupakan sejumlah data, informasi
dan dokumen yang telah dimiliki oleh Perusahaan sebagai bahan untuk menganalisa
perencanaan komunikasi.

Tools / Technique terdiri dari 4 aspek yaitu :

1. Communication requirement analysis:
Analisa kebutuhan komunikasi dari seluruh stakeholders. Analisa dapat menggunakan tabel
yang dapat memudahkan pengendalian.
2. Communication technology:
Teknologi yang digunakan untuk mendukung komunikasi antara lain email, fax, surat dlsb.
3. Communication models:
Model komunikasi yang akan diterapkan kepada masing-
masing stakeholders. Setiap stakeholder mempunyai kekhususan dalam berkomunikasi.
4. Communication methods:
Metoda yang digunakan dalam berkomunikasi seperti periode komunikasi dan media yang
digunakan. Periode komunikasi
bisa setiap hari, setiap minggu atau setiap bulan dan komunikasi berdasarkan
kebutuhan mendesak.

Output terdiri dari 2 aspek yaitu :

1. Communication Management Plan :
Berupa dokumen rencana pengelolaan komunikasi..
2. Project Document Update:
Laporan terbaru sesuai dengan hasil kesepakatan atau usulan baru atas dokumen terkait
proyek.

2019 Manajemen Komunikasi Proyek PusatBahan Ajar dan eLearning

3 Bernadette Detty Kussumardianadewi, ST, MT http://www.mercubuana.ac.id
Dr. Ir. Albert Eddy Husin, MT
 Perencanaan komunikasi yang efisien sangat penting untuk keberhasilan
implementasi manajemen proyek. Di dalam organisasi, penting bagi pemangku kepentingan
proyek untuk memberikan informasi yang benar dan dibutuhkan. Ini adalah alasan mengapa
elemen penting dari perencanaan komunikasi adalah analisis kebutuhan komunikasi.

Analisis persyaratan komunikasi adalah alat yang menentukan informasi yang

dibutuhkan oleh pemangku kepentingan.
Ini diperoleh melalui :
• Wawancara
• lokakarya
• mempelajari dari proyek sebelumnya.

Persyaratan manajemen proyek biasanya ditentukan oleh jenis, format, serta nilai
informasi yang dibutuhkan oleh para pemangku kepentingan. Ini digunakan untuk
menciptakan peran dan tanggung jawab tim proyek, pemangku kepentingan, dan
manajemen. Ini juga dapat digunakan untuk membuat bagan organisasi. Dengan konsep ini,
sumber daya proyek hanya dihabiskan untuk metode komunikasi yang menjamin
keberhasilan seluruh proyek.

Saluran komunikasi sangat penting dalam analisis kebutuhan komunikasi. Jumlah

total saluran komunikasi mewakili jumlah pemangku kepentingan. Hal ini memungkinkan
manajer proyek untuk memiliki kontrol yang lebih baik atas distribusi informasi sehingga
menghasilkan perencanaan komunikasi yang lebih baik.

Perencanaan Komunikasi yang baik

1. Pengantar

Satu-satunya formula yang melibatkan bidang pengetahuan manajemen komunikasi

adalah formula yang memberikan jumlah saluran komunikasi potensial, N, mengingat
para pemangku kepentingan yang terlibat dalam suatu proyek. Rumusnya adalah :

N = n(n-1)/2

2019 Manajemen Komunikasi Proyek PusatBahan Ajar dan eLearning

4 Bernadette Detty Kussumardianadewi, ST, MT http://www.mercubuana.ac.id
Dr. Ir. Albert Eddy Husin, MT
 Jumlah saluran komunikasi meningkat secara kuadratik atau ke kekuatan kedua karena
jumlah pemangku kepentingan meningkat secara linear atau ke kekuatan pertama. Dalam
istilah praktis, ini berarti bahwa ada kecenderungan inheren terhadap kompleksitas
komunikasi pada suatu proyek ketika jumlah pemangku kepentingan meningkat, dan
penting bagi manajer proyek untuk membatasi kerumitan itu dengan memperkenalkan
rencana komunikasi yang memberikan informasi yang cukup kepada para pemangku
kepentingan. , tetapi tidak terlalu banyak sehingga mereka dibanjiri oleh informasi yang
mungkin tidak mereka butuhkan. Tujuan dari posting ini adalah untuk membahas Analisis
Kebutuhan Komunikasi, salah satu alat & teknik proses 10.1 Rencana Manajemen
Komunikasi. Di sinilah kebutuhan komunikasi pemangku kepentingan dianalisis untuk
menentukan siapa yang mendapatkan informasi apa, dan kapan.

2. Analisis Kebutuhan Komunikasi

Salah satu alat sumber daya manusia adalah bagan RACI, yang merupakan singkatan
dari Responsible-Accountable-Consult-Inform, yang menjawab pertanyaan-pertanyaan
berikut sehubungan dengan berbagai peran yang dimainkan oleh para pemangku
kepentingan dalam berbagai aspek proyek :

✓ Bertanggung jawab - siapa yang akan melakukan pekerjaan proyek

✓ Akuntabel - siapa yang akan membuat keputusan proyek
✓ Berkonsultasilah - seandainya keputusan perlu dibuat, siapa yang akan
dikonsultasikan
✓ Informasikan - dalam kasus keputusan dibuat, siapa yang akan diinformasikan

Para pemangku kepentingan harus diberi informasi dalam hal “berkonsultasi” dan
“menginformasikan”, dua item terakhir pada grafik RACI. Ini memberi Anda gambaran
tentang bagaimana persyaratan komunikasi para pemangku kepentingan ditentukan,
oleh peran apa yang akan mereka mainkan dalam berbagai aspek proyek.

3. Input Analisis Kebutuhan Komunikasi meliputi :

✓ Bagan organisasi
✓ Organisasi proyek dan hubungan tanggung jawab pemangku kepentingan
✓ Informasi dan persyaratan komunikasi pemangku kepentingan dari dalam daftar
pemangku kepentingan
✓ Disiplin, departemen, dan spesialisasi yang terlibat dalam proyek

2019 Manajemen Komunikasi Proyek PusatBahan Ajar dan eLearning

5 Bernadette Detty Kussumardianadewi, ST, MT http://www.mercubuana.ac.id
Dr. Ir. Albert Eddy Husin, MT
 ✓ Logistik tentang berapa banyak orang yang akan terlibat dalam proyek dan di lokasi
mana
✓ Kebutuhan komunikasi internal (ketika berkomunikasi dengan pemangku
kepentingan dalam organisasi)
✓ Kebutuhan komunikasi eksternal (ketika berkomunikasi dengan pemangku
kepentingan di luar organisasi, termasuk publik dan media)

Tiga yang pertama terlibat dengan mengetahui apa tanggung jawab pemangku
kepentingan di dalam organisasi dan di dalam proyek. Yang keempat terlibat dengan
para ahli materi pelajaran yang perlu berkonsultasi tentang masalah yang membutuhkan
pengetahuan khusus. Kelima terlibat dengan logistik, dan kesepakatan keenam dan
ketujuh dengan pedoman perusahaan yang mungkin ikut bermain dengan jenis
komunikasi ini.

Singkatnya, empat input pertama memengaruhi siapa yang mendapatkan komunikasi

apa, dan tiga input terakhir memengaruhi bagaimana mereka akan menerima
komunikasi.

4. Zona Komunikasi Goldilocks

Para pemangku kepentingan seharusnya tidak mendapatkan informasi yang sangat

sedikit sehingga mereka tidak dapat melakukan peran yang ada pada proyek, tetapi
mereka juga tidak boleh mendapatkan begitu banyak informasi sehingga mereka mulai
mengabaikan semua itu untuk mengurangi kompleksitas in-box mereka sendiri. Mereka
harus mendapatkan informasi yang cukup untuk menyelesaikan pekerjaan, tetapi tidak
begitu banyak sehingga mereka tidak punya waktu untuk pekerjaan lain yang harus
mereka lakukan. Itu adalah zona komunikasi Goldilocks.

Kemajuan teknologi memungkinkan manajer proyek dengan berbagai metode

komunikasi yang dapat digunakan pada suatu proyek. Dalam memilih teknologi mana
yang tepat untuk proyek, manajer proyek harus mempertimbangkan berbagai faktor, dan
ini adalah subjek dari posting berikutnya, yang akan saya tulis setelah

2019 Manajemen Komunikasi Proyek PusatBahan Ajar dan eLearning

6 Bernadette Detty Kussumardianadewi, ST, MT http://www.mercubuana.ac.id
Dr. Ir. Albert Eddy Husin, MT
Analisis kebutuhan komunikasi

Analisis persyaratan komunikasi menentukan kebutuhan informasi para pemangku

kepentingan proyek. Persyaratan ini didefinisikan dengan menggabungkan jenis dan format
informasi yang diperlukan dengan analisis nilai informasi tersebut. Sumber daya proyek
harus dikeluarkan hanya untuk mengkomunikasikan informasi yang berkontribusi pada
keberhasilan proyek atau di mana kurangnya komunikasi dapat menyebabkan kegagalan.

Manajer proyek juga harus mempertimbangkan jumlah saluran atau jalur komunikasi
potensial sebagai indikator kompleksitas komunikasi proyek.

Jumlah total potensi komunikasi

Jumlah total saluran komunikasi potensial adalah :

N (n – 1) / 2

di mana n mewakili jumlah pemangku kepentingan

Misalnya, sebuah proyek dengan 10 pemangku kepentingan memiliki 10 (10 - 1) / 2 = 45
saluran komunikasi potensial.
Akibatnya, komponen utama perencanaan komunikasi aktual proyek adalah
menentukan dan membatasi siapa yang akan berkomunikasi dengan siapa dan siapa yang
akan menerima informasi apa.
Sumber informasi yang biasanya digunakan untuk mengidentifikasi dan menetapkan
persyaratan komunikasi proyek termasuk, tetapi tidak terbatas pada:
Bagan organisasi ;
✓ Organisasi proyek dan hubungan tanggung jawab pemangku kepentingan
✓ Disiplin, departemen, dan spesialisasi yang terlibat dalam proyek
✓ Logistik tentang berapa banyak orang yang akan terlibat dengan proyek dan di lokasi
mana
✓ Kebutuhan informasi internal (mis., Ketika berkomunikasi dalam organisasi)
✓ Kebutuhan informasi eksternal (mis., Saat berkomunikasi dengan media, publik, atau
kontraktor)
✓ Persyaratan informasi dan komunikasi dari para pemangku kepentingan dari dalam
daftar pemangku kepentingan.

2019 Manajemen Komunikasi Proyek PusatBahan Ajar dan eLearning

7 Bernadette Detty Kussumardianadewi, ST, MT http://www.mercubuana.ac.id
Dr. Ir. Albert Eddy Husin, MT
Analisis Persyaratan Komunikasi Proyek
Pelajaran ini akan mengikat proses analisis kebutuhan komunikasi dalam
perencanaan komunikasi keseluruhan. Ini juga akan merekomendasikan komponen untuk
dipertimbangkan termasuk dalam rencana komunikasi dan menyarankan cara untuk
melakukan analisis persyaratan komunikasi.
Data menunjukkan bahwa manajer proyek menghabiskan sekitar 90% waktunya untuk
berkomunikasi. Jika ini benar, untuk menjadi sukses dan efektif dalam pekerjaan mereka,
seorang manajer proyek akan ingin menjadi jelas tentang apa persyaratan komunikasi untuk
proyek yang dipimpinnya.

Tentu saja, manajer proyek bukan satu-satunya yang bertanggung jawab untuk
komunikasi yang efektif. Tim proyek terdiri dari anggota tim yang telah bersatu dari
pengalaman sebelumnya di mana mereka semua menggunakan teknik komunikasi yang
berbeda dan memiliki tanggung jawab untuk komunikasi yang berbeda. Masuk akal untuk
menginvestasikan waktu di awal proyek untuk mendapatkan tim proyek baru pada lembar
lagu yang sama tentang bagaimana komunikasi harus ditangani sepanjang masa proyek
baru.

Bisakah Anda memikirkan skenario di mana memiliki rencana komunikasi yang

terdokumentasi akan sangat membantu? Bayangkan seorang anggota tim yang baru dalam
proyek bertanya-tanya Siapa yang perlu tahu tentang persyaratan baru yang baru saja
ditambahkan oleh pelanggan? Atau Siapa yang berwenang untuk membuat keputusan akhir
antara opsi 1 dan opsi 2 revisi desain ini? Memandang cepat ke rencana komunikasi proyek
adalah cara yang lebih produktif untuk mendapatkan jawaban ini daripada meluangkan
waktu untuk melakukan beberapa panggilan telepon atau mengganggu rekan kerja untuk
mencari jawabannya.

2019 Manajemen Komunikasi Proyek PusatBahan Ajar dan eLearning

8 Bernadette Detty Kussumardianadewi, ST, MT http://www.mercubuana.ac.id
Dr. Ir. Albert Eddy Husin, MT
 Menganalisis persyaratan komunikasi adalah bagian dari keseluruhan perencanaan
komunikasi proyek. Rencana komunikasi biasanya merupakan salah satu hasil proyek
pertama. Ini melibatkan pengumpulan dan rangkuman informasi penting tentang bagaimana
komunikasi akan dikelola sepanjang umur proyek. Setelah disusun, rencana komunikasi
proyek harus ditinjau dan disetujui oleh manajer proyek dan tim proyek.

Komponen Rencana Komunikasi

1. Lingkup Rencana Komunikasi :
Apa yang ada dan apa yang tidak termasuk dalam rencana komunikasi ini? Apakah
rencana tersebut bermaksud untuk memahami komunikasi yang bersifat internal dan
eksternal bagi tim?
2. Stakeholder yang terkena dampak oleh Rencana Komunikasi :
Siapa yang perlu mengetahui rencana komunikasi, apa peran mereka dalam proyek, dan
tanggung jawab apa yang mereka miliki untuk komunikasi?
3. Asumsi Rencana Komunikasi
Apa yang mungkin diasumsikan oleh semua orang tentang komunikasi yang harus
dicatat? (Contohnya mungkin: Diasumsikan bahwa anggota tim akan memastikan
masalah, risiko, atau masalah yang dihadapi ditambahkan ke agenda pertemuan status
proyek bulanan untuk diskusi. Ini untuk memastikan komunikasi email terkait tidak
diabaikan.)
4. Risiko Rencana Komunikasi
Risiko komunikasi yang diketahui dapat dicatat dalam rencana komunikasi atau mungkin
ada pernyataan sederhana di bagian ini yang mencatat semua risiko akan dikelola
dalam log risiko proyek.
5. Logistik Komunikasi :
Komunikasi apa yang akan dipertahankan? Untuk berapa lama? Dimana?
6. Persyaratan untuk setiap komunikasi :
• Acara: Jenis acara apa yang akan memicu kebutuhan untuk berkomunikasi?
• Frekuensi: Apakah frekuensi komunikasi tentang jenis peristiwa ini perlu
didefinisikan?
• Hadirin: Siapa yang perlu diberi tahu tentang peristiwa semacam itu?
• Konten: Informasi apa yang harus dimasukkan dalam komunikasi?
• Komunikator: Siapa yang memiliki tanggung jawab untuk menyampaikan komunikasi
dan mengkonfirmasikan penerimaan dan pemahaman?
• Format / Alat: Mekanisme apa yang akan digunakan untuk berkomunikasi? Haruskah
templat digunakan?

2019 Manajemen Komunikasi Proyek PusatBahan Ajar dan eLearning

9 Bernadette Detty Kussumardianadewi, ST, MT http://www.mercubuana.ac.id
Dr. Ir. Albert Eddy Husin, MT
 • Verifikasi: Bagaimana keefektifan komunikasi diverifikasi?
• Akuntabilitas komunikasi: Siapa yang bertanggung jawab atas tindak lanjut yang
diperlukan pada setiap komunikasi? Komunikator asli? Pemilik proses?
7. Persyaratan Sumber Daya:
Apakah ada biaya atau sumber daya tambahan yang diperlukan untuk mendukung
rencana ini?
8. Rencana Komunikasi Akuntabilitas

pemahaman dan informasirang

DaftarPustaka

1. Sistem Manajemen Komunikasi Proyek (CM -09), Pelatihan Ahli manajemen

Konstruksi, departemen Pekerjaan Umum, 2007

2. https://4squareviews.com/2013/07/03/5th-edition-pmbok-guide-chapter-10-
communication-requirements-analysis/

3. https://project-management-knowledge.com/definitions/c/communication-
requirements-analysis/

4. https://aminov1981.wixsite.com/pmbok/communication-requirements-analysis

5. Handout Komunikasi Proyek PLN University

6. A Guide to the Project Management Body of Knowledge 5th Edition, Project

Management Institute Inc., © 2008

2019 Manajemen Komunikasi Proyek PusatBahan Ajar dan eLearning

10 Bernadette Detty Kussumardianadewi, ST, MT http://www.mercubuana.ac.id
Dr. Ir. Albert Eddy Husin, MT