Internal Audit

“Laporan”

1
 Laporan

Apa Maksud dan Tujuan Pelaporan

Laporan adalah kesempatan bagi auditor internal untuk mendapatkan perhatian penuh
manajemen. Begitulah seharusnya cara seorang auditor memandang pelaporan-sebagai
sebuah kesempatan, dan bukan sebuah tugas yang membosankan – kesempatan yang
sempurna untuk menunjukan kepada manajemen bagaimana seorang auditor dapat
memberikan bantuan.
Sering kali auditor membuang kesempatan emas yang mampu membuka mata
manajemen ini, untuk menunjukan kepada manajemen apa-apa yang mereka telah capai dan
apa-apa yang dapat mereka capai untuk menjelaskan hal-hal yang dapat perlu diketahui dan
dikerjakan oleh manajemen. Auditor internal membuang kesempatan ini dengan
menggunakan cara penulisan yang datar, membuat gunung dari tumpukan hal-hal yang tak
berguna, merasa puas atas format pelaporan yang tidak menarik, membuat tuduhan-tuduhan
yang tidak dapat menahan sanggahan, mengambil kesimpulan-kesimpulan yang tidak
berdasar dan tidak logis, serta melaporkan temuan tanpa memberikan solusinya.
Auditor hendaknya menggunakan laporan-laporan mereka seperti seorang vendor
yang menggunakan sebuah kesempatan untuk mempresentasikan produk-produknya kepada
direktur suatu perusahaan. Sebuah peluang untuk melakukan presentasi yang disiapkan,
teruji, dan ttervisualiasikan dengan baik. Dalam kondisi ini, laporan audit memiliki tiga
fungsi yaitu : pertama, untuk mengkomunikasikan; kedua, untuk menjelaskan; dan ketiga,
untuk mempengaruhi dan jika diperlukan, meminta; dilakukannya suatu tindakan.
Temuan dan opini audit adalah hal yang penting bagi manajemen. Kesimpulan-
kesimpulan objektif yang diambil dengan tak terburu-buru akan menenangkan pikiran
manajemen atas aktivitas-aktivitasnya yang telah berfungsi dengan baik, dan rekomendasi-
rekomdasi yang diberikan akan menjadi peringatan bagi manajemen akan permasalahan yang
memerlukan perhatian. Manajemen harus terlebih dahulu membaca atau mendengar laporan
audit tersebut. Agar suatu komunikasi dapat menjadi efektif, saluran- saluran yang tersedia
harus jelas, dan media yang digunakan harus tajam dan mudah untuk dipahami. Kisah yang
diceritakan harus sepadan dengan isinya, telah banyak usaha audit yang kontruktif dan
dikerjakan dengan keahlian ternyata tenggelam dalam pelaporan yang buruk. Auditor yang
mempertajam teknik-teknik audit mereka tetapi membiarkan laporan mereka membosankan,
tidak akan mampu menembus lingkaran manajemen yang kepada siapa kisah mereka
seharusnya diceritakan.
Ketika manajemen memberi mereka kesempatan, auditor internal harus ingat bahwa
mereka adalah tenaga pemasaran. Oleh karena itu, mereka harus berusaha untuk persuasif-
melalui teknil-teknik motivasi dan gaya yang mereka gunakan. Mereka harus mempertegas
hal- hal yang merupakan orientasi manajemen. Mereka harus mengesampingkan atau
menghilangkan hal-hal yang tidak material. Mereka harus mampu dengan baik
menerjemahkan hal-hal teknis sehingga mudah untuk dipahami. Mereka harus
mengetengahkan perlunya mengambil tindakan, menjelaskan tindakan itu, serta menjelaskan
keuntungan-keuntungannya dan kerugian yang terjadi jika tidak melaksanakannya.

2
Filosofi Laporan
Laporan audit internal dapat menjadi sebuah intrument yang kuat jika dibuat dan
dipergunakan dengan baik. Laporan audit internal dapat menciptakan kesan keprofesionalan
audit. Laporan tersebut dapat memberitahukan kepada klien- manajemen senior- mengenai
kejadian-kejadian penting yang tidak akan mereka ketahui kecuali jika diberitahukan.
Laporan audit internal dapat mengubah pandangan. Laporan audit internal dapat mendorong
dilakukannya tindakan.
Laporan audit seperti yang dijelaskan sebelumnya, memiliki tiga tujuan utama. Jika auditor
internal tidak dapat mencapai tujuan ini, laporan mereka hanya akan membuang- buang
waktu saja. Didalam laporannya auditor hendaknya berusaha untuk :
Menginformasikan Menceritakan hal-hal yang mereka temui.
Mempengaruhi Meyakinkan manajemen mengenai nilai dan validitas
temuan audit
Memberikan hasil Menggerakan manajemen kearah perubahan dan
perbaikan
Karenanya, laporan tersebut sebaiknya mempresentasikan temuan audit dengtan jelas dan
sederhana. Laporan audit internal harus mendukung kesimpulan dengan bukti yang persuasif.
Laporan harus memberikan arah pada pengambilan keputusan manajemen dan memberikan
rekomendasi perbaikan. Hasil akhir ini dapat dicapai dengan menggunakan cara-cara berikut
ini:
Sasaran Cara
Menginformasikan Menciptakan kesadaran.
Mempengaruhi Mendapat penerimaan; menciptakan dukungan.
Memberikan hasil Mendorong pelaksanaan tindakan

Tujuan dari laporan audit adalah untuk menyediakan cara-cara diatas. Laporan tersebut
sebaiknya menciptakan dipikiran pembacanya keyakinan bahwa (1) apa yang dilaporkan
dapat dipercaya, dan (2) apa yang direkomendasikan adalah valid dan berharga.
Untuk melaksanakan cara-cara itu, dibutuhkan unsur-unsur berikut ini didalam laporan audit:
Cara Unsur
Kesadaran Identifikasi kesulitan dengan jelas dan dapat dipahami, atau
kesempatan untuk perbaikan.
Penerimaan/dukungan Dukungan persuasif dan nyata untuk kesimpulan dan bukti atas
pentingnya nilai mereka.
Tindakan Memberikan cara-cara yang membangun dan praktis dalam
mencapai perubahan yang diinginkan.
Untuk mengembangkan kesadaran, laporan hendaknya menjelaskan kondisi yang ditemui dan
membandingkannya dengan beberapa kriteria tindakan yang dapat diterima. Untuk dapat
diterima oleh manajemen, laporan harus secara meyakinkan menunjukan dampak nyata atau
dampak potensial dari kondisi tersebut. Untuk membantu manajemen mengambil tindakan
perbaikan yang memadai, laporan hendaknya menunjukan penyebab dari kesulitan; tidak
hanyayang tampak didepan mata, tetapi juga masalah mendasarinya. Dan untuk
meningkatkan dilakukannya tindakan perbaikan, laporan hendaknya memberikan beberapa

3
rekomendasi-beberapa cara untuk menyelesaikan permasalahan. Pada bagian akhir bab ini
kita akan melihat sebuah contohyang menerapkan metode-metode diatas.

Friksi dalam Penulisan Laporan

Terdapat sumber friksi di dalam aktivitas audit yang mampu melebihi friksi yang disebabkan
oleh proses penulisan laporan. Analisis yang paling brilian dan temuan audit yang paling
produktif sepertinya terlupakan pada saat berlangsungnya trauma dalam penulisan laporan.
Terdapat banyak alasan yang dapat diberikan:
 Penulisan ulang supervisi. ketika seorang auditor profesional yang berpengalaman
menyelesaikan draf dari sebuah laporan. Biasanya ia melakukannya dengan upaya
terbaiknya. Auditor tersebut tentu tidak akan begitu gembira mlihat draf tersebut
dicoret-coret oleh supervisor dengan pulpen biru, atau lebih buruk lagi, jika ia
melakukannya tanpa alasan apa pun, tanpa memedulikan seluruh kerja keras yang
diberikan dan meminta untuk menulis ulang laporan itu dari awal.
 Pelaporan di bawah tekanan. Auditor internal tampaknya memang tidak begitu
menikmati menulis sebuah laporan. Namun mereka mencoba untuk mengantisipasi
komentar-komentar supervisi dan membuat struktur laporannya sedemikian rupa
untuk menjawab kritik-kritik yang pernah diterima sebelumnya. Hal ini tentu
memakan waktu. Dan adanya tekanan untuk menyelesaikan draf terebut dengan
menjadi sumber gangguan yang terus-menerus terjadi terjadi. Managerdan eksekutif
profesional memiliki kepentingan terhadap hasil audit dan tidak sabar
menunggupenyelesaian laporan auditnya. Mereka menekan direktur audit untuk
menyerahkan draf finalnya. Akhirnya keteganganpun meningkat.
 Terlalu banyak waktu yang dihabiskan untuk penulisan laporan. Sebagai suatu upaya
untuk menghasilkan sebuah produk yang memenuhi standar proesional dengan tanpa
kesalahan dan perbedaan konsep, direktur audit akan membuat prosedur penelaahan
yang mampu mengeluarkan hasil akhir produk yang terbaik. Hal ini juga memakan
waktu. Akhirnya akan digunakan cukup banyak waktu dan anggaran audit yang
tersedia dalam proses pelaporan.
 Draf yang buruk. Kebanyakan auditor lebih memerhatikan melakukan audit daripada
menulisnya. Mereka memandang tercapainya tujuan mereka adalah melalui
pengungkapan kekurangan-kekurangan yang serius dan selanjutnya memperbaikinya.
Laporan audit dianggap sebagai suatu cara untuk mengakhiri prosesnya saja. Oleh
karena itu, draf laporan yang diberikan kepada supervisor mungkin adalah sebuah
produk yang asal-asalan. Beberapa auditor lain merasa, si supervisor akan menulis
ulang lagi laporan tersebut, karenanya tidak ada alasan untuk menghabiskan terlalu
banyak waktu dan anggaran yang dimilikinya untuk melakukan hal tersebut.
 Kemampuan menulis yang lemah. Kebanyakan auditor internal adalah bukan seorang
penulis yang ahli. Dewasa ini, telah banyak lembaga pendidikan yang mencoba untuk
memperbaiki masalah ini. Dimasa lalu, hanya sedikit waktu yang dihabiskan untuk
belajar mengenai bagaimana cara menghasilkan sebuah karangtan yang jelas dan
benar. Penggunaan komputer juga membantu memperbaiki kekurangan ini.

4
  Perbedaan opini antara auditor dan supervisor mereka. Perbedaan opini dapat terjadi
mulai dari tata bahasa dan ejaan, sampai kelogika dan interpretasi dari kondisi-kondisi
yang diungkapkan.
 Penulisan laporan dilakiukan dari lokasi audit. Banyak laporan audit yang ditulis
dikantor setelah pekerjaan lapangan berakhir. Waktu yang berjalan cenderung
menumpulkan ingatan kita meskipun telah ada kerta kerja yang cukup mampu
memberikan dukungan. Penulisan beberapa segmen dari laporan di lapangan dapat
memberikan realisasi dan perhatian pada rincian yang mungkin terdapat atau tidak
terdapat didalam kertas kerja. Jika ternyata tidak terdapat dikertas kerja, muncul
tendensi yang menghilangkan atau membatasi penyajian temuan secara lengkap.
Disini, penggunaan komputer memberikan bantuan dengan adanya fasilitas penulisan
di laporan dan supervisi real-time pada waktu yang bersamaan selama proses
berlangsung.
 Kurangnya minat klien. Ketika laporan ditulis dengan buruk dan sulit dimengerti,
ketika strukturnya sulit diikuti dan, yang terparah, ketika klien tidak memiliki
kewajiban memberikan responnya, seorang auditor yang telah bekerja keras akan
mengalami frustasi dalaqm proses penulisan yang sulit.
Solusi yang Ditawarkan
Apakah yang dapat menjadi jawabannya? Sayangnya, tidak ada solusi yang mudah, Mata
pelajaran penulisan laporan keuangan memfokuskan diri pada pilihan kata yang dpergunakan,
panjang kalimat, struktur paragraf, dan masalah-masalah sejenis lainnya yang terdapat
diantara sampul depan dan sampul belakang sebuah buku tata bahasa. Namun telah tersedia
fasilitas didalam peranti lunak (software) word processing [pengolah data]. Mereka tentu
tidak dapat mengajarkan pertimbangan, empati, perspektif, atau kemampuan analisis. Sumber
dari permasalahan audit sering kali ditemukan dalam proses pelaporan itu sendiri. Proses ini
dapat ditingkatkan, jika tidak sepenuhnya diperbaiki, dengan langkah-langkah berikut ini:
 Menyusun manual penulian untuk aktivita audit. Manual penulisan akan dapat
menetapkan standar tata bahasa, ejaan, penggunaan hurup besar, dan semacamnya,
sehingga dapat menghilangkan beberapa sumber kecil terjadinya perselisihan diantara
staf audit dan menciptakan beberapa standarisasi pengukuran dan pelakanaan bagi
organisasi audit.
 Untuk aktivitas internal yang lebih besar, perlu dipikirkan pertimbangan untuk
menggunakan seorang editor guna menelaah laporan sebelum diserahkan kepada
supervisor. Permasalahan tata bahasa yang sederhana dan logika yang jelas akan dapat
diselesaikan sebelum terjadinya konfrontasi antara auditor dengan supervisor audit.
Sebuah fungsi pengeditan terpusat dan memberikan konsistensi yang lebih baik dilihat
dari segi penulisan dan format laporan.
 Melakukan penelitian penulisan dan pemrosesan laporan audit dalam organisasi audit-
yang jika memungkinkan, dilaksanakan oleh auditor itu sendiri. Pelatihan dapat
mengkomunikasikan standar-standar yang dapat diterima oleh direktur audit.
Pengeditan secara independen akan mempertegas pelatihan tersebut dan meyakinkan
bahwa standar telah terpenuhi.

5
  Penggunaan format yang dapat memastikan telah dimuatnya seluruh unsur dari
sebuah temuan. Format ini sebaiknya dilengkapi di lapangan tanpa melihat di mana
draf laporan itu dibuat.
Singkatnya untuk meningkatkan proses penulisan laporan maka perlu dilakukan:
 Penentuan standar minimum penerimaan laporan melalui manual penulisan.
 Mengkomunikasikan standar-standar yang telah ditetapkan kepada staf melalui
pelatihan
 Memperkuat standar-standar yang tealh ditetapkan dengan pengeditan yang
independen atau melalui evaluasi seluruh laporan terhadap standar tersebut.
 Meyakinkan dimuatnya seluruh unsur dan temuan.
Permasalahan mengenai mengusahakan klien untuk menerima laporan adalah setengah
kebijakan dan setengahnya lagi proses. Klien harus disyaratkan, oleh kebijakan perusahaan,
untuk merespon seluruh laporan berisi temuan yang belum diperbaiki. Kebijakan tersebut
menentukan posisi manajemen senior atas kekuasaan dari laporan audit. Dengan proses
penulisan laporan yang tepat, laporan dibuat akan dapat terbaca dan lengkap serta selanjutnya
membantu mencapai penerimaan oleh klien.

Memasarkan laporan Audit

Salah satu alasan mengapa beberapa penerima laporan audit, dari mulai manajemen klien
sampai manajemen puncak dan komite audit serta dewan komisaris sering kali tidak
membaca atau mengargai laporan audit, adalah karena mereka melihat sedikitnya kegunaan
yang terkandung didalamnya. Sebuah organisasi audit, dengan dukungan dan semangat
komite audit, hendaknya melaksanakan sebuah program “Pemasaran Laporan Audit.”
Program ini pada dasarnya adalah sebuah program orientasi yang bertujuan untuk memotivasi
para penerima laporan untuk menginginkan laporan tersebut.”keinginan.” ini dapat dipupuk
dengan cara:
 Menjelaskan proses audit sebagai suatu tambahan yang partisipasif bagi manajemen.
 Menguraikan profesionalisme dari staf audit
 Mengidentifikasi anatomi dari sebuah temuan audit secara sederhana.
 Menguraikan keuntungan-keuntungan yang dihasilkan dari penggunaan laporan untuk
setiap tingkatan manajemen.
 Menjelaskan bagaimana manajemen dapat memperoleh bantuan dari staf audit dalam
menyelesaikan permasalahan-permasalahan manajemennya-secara objektif.

Tindakan atas Rekomendasi Audit

Pada awal bab ini dinyatakan bahwa salah satu asaran dari laporan audit adalah untuk
memengaruhi atau merangsang dialkukannya tindakan. Dikatakan bahwa pelaporan faktual
dari situasi yang memerlukan perubahan adalah tidak cukup; bahwa sikap apatis para
pembaca akan menghasilkan kepasifan atau tidak adanya tindakan yang dilakukan sama
sekali. General Accounting Office AS padatahun 1991 mengeluarkan sebuah laporan
tindakan sebagai hasil sebuah riset yang dilakukan atas area ini. Di sini dibahas beberapa
karakteristik audit yang diberikan. Laporan ini mengklasifikasikan saran-sarannya menjadi
empat bagian:

6
  Rekomendasi-rekomendasi yang berorientasi pada tindakan yang efektif.
 Komitmen pada hasil
 Pengawasan dan sistem penindaklanjutan
 Perhatian khusus untuk rekomendasi-rekomendasi utama.
Setiap Kelompok diatas akan dibahas secara singkat dibawah ini. Unntuk pembahasan yang
lebih lengkap, sebaiknya pembaca melihat salinan dari laporan tersebut.
1. Rekomendasi-rekomendasi yang berorientasi pada tindakan yang efektif.
 Rekomendasi-rekomendasi yang berorientasi pada tindakan:
o Diarahkan dengan tepat
o Langsung pada sasaran
o Spesifik
o Meyakinkan
o Signifikan
o Dengan nada dan isi yang positif
 Rekomendasi yang efektif, harus:
o Mengatasi penyebab mendasar
o Dapat dilaksanakan
o Menggunakan biaya dengan efektif
o Mempertimbangkan alternatif-alternatif lain
o Menjadi kepentingan dari badan-badan penyelenggara.
2. Komitmen pada Hasil
 Komitmen dalam membuat terlaksananya perbaikan
 Komitmen staf:
o Percaya akan rekomendasi mereka
o Menyokong tindakan
o Memahami klien (atau lingkungan klien)
o Bekerja sama dan siap membantu
o Percaya akan kebutuhan adanya perubahan
 Komitmen organisasi:
o Sistem manajemen pekerjaan
o Alokasi sumber daya dan keputusan penempatan staf
o Program-program pelatihan
o Sistem penghargaan prestasi
3. Pengawasan dan Sistem Penindaklanjutan
 Menjamin terlaksananya perbaikan dan peningkatan: pebgawasan dan
penindaklanjutan yang agresif
 Unsur-unsur dasar sistem pengawasan dan penindaklanjutan:
o Dasar pasti penindaklanjutan dan pengawasan
o Pengawasan status secara aktif
 Menentukian kemajuan

7
  Mengambil langkah-langkah tambahan untuk dapat mengimplementasikan
rekomendasi:
o Menentukan kecukupan tindakan yang dilakukan atas rekomendasi
o Melaporkan pencapaian-pencapaian
o Mengenali tanggung jawab dasar dari klien
4. Perhatian Khusus untuk Rekomendasi-Rekomendasi utama:
 Mengidentifikasi rekomendasi-rekomendasi utama
 Penekanan sejak dini dan terus menerus
 Contoh cara-cara untuk menyorot rekomendasi-rekomendasi utama:
o Dampak dari kebijakan
o Dampak dari prosedur
o Dampak dari hukum dan perundang-undangan
o Perhatian dari pejabatt utama organisasi
“Kerangka” karangan diatas terdiri atas sebuah checklist ringkasan yang digunakan untuk
mengukur rekomendasi-rekomendasi audit internal. Organisasi-organisasi audit hendaknya
memperluasnya dengan tambahan narasi untuk mengakomodai lingkungan kerja, budaya
organisasi, dan kebijakan-kebijakan mereka. Mungkin tidak ada sebuah metodologi yang
berlaku secara universal. Karena setiap organisasi adalah unik.

Meningkatkan Ketepatan Waktu Laporan Audit Internal

Pengembangan dan penulisan laporan audit internal biasanya adalah sebuah proses yang
lambat dan memakan waktu. Umumnya dibeberapa kasus, laporan dikeluarkan tiga sampai
enam minggu setelah auditor menyelesaikan pekerjaan lapangan dan rapat akhir secara
formal telah dilakukan, kondisi ini akan menyebabkan dua akibat. Pertama, manajemen tidak
akan memiliki pengetahuan awal yang lengkap atas situasi yang mungkin meminta
dilakukannya suatu tindakan segera. Seringkali bersifat seperti sebuah kebijakan atau
prosedur. Kedua, ia akan memperlambat implementasi dari rekomendasi audit yang biasanya
bersifat meningkatkan efisiensi dan efektifitas dan karenanya mengakibatkan hasil keuangan
dan operasional yang berlawanan.
Kelambatan-kelambatan ini disebabkan oleh beberapa faktor, dimana seharusnya secara
tradisional dianggap sebagai unsur dari sebuah prosedur audit yang baik-namun nyata-nyata
akan memakan waktu. Beberapa dianttaranya adalah:
 Menahan mempresentasikan temuan sampai dilakukannya rapat akhir.
 Memberikan klien jangka waktu yang wajar untuk memberikan komentarnya;
biasanya 30 hingga 60 hari.
 Menulis draf laporandikantor berdasarkan kertas kerja audit
 Mengakomodasikan komentar-komentar klien di dalam laporan.
o Secara positif-hal ini dapat mengakibatkan restrukturisasi laporan.
o Secara negatif-di sini penulisan-penulisan tambahan biasanya diperlukan.
 Memperbaiki draf laporan melalui dua atau tiga tingkatan.
 Menelaah laporan:
o Ditelaah dari segi legalitasnya

8
 o Ditelaah dari segi kebijakan auditnya.
o Ditelaah dari segi prosedur auditnya
 Telaah akhir oleh direktur audit intternal.
Situasi ini telah menjadi sebuah masalah yang sulit dan tidak mengenakan dibanyak kantor
audit internal. Tekanan-tekanan terus diberikan untuk mempercepat keluarnya laporan-namun
dengan tidak menghilangkan unsur-unsur yang terdaftar didalam proses pelaporan itu sendiri.
Terganggunya organisasi audit dengan adanya delegasi pengeluaran laporan kepada tingkat
yang lebih rendah adalah salah satu akibatnya. Begitu pula meningkatnya akuntabilitas
kepatuhan pada kebijakan dan prosedur pada tingkat yang lebih rendah dan terdesentralisasi
adalah akibat yang lain. Akan tetapi, salah satu perubahan yang paling efektif adalah
perubahan yang dibuat oleh TRW inc., yaitu pengembangan dan penggunaan memorandum
audit interim (Interim Memorandum-IAM).
Prosedur ini mendayagunakan metode-metode yang tidak baru, ia hanya menempatkan
diidalam suatu kombinasi yang logis dan efissien. Prosedur tersebut adalah dengan
mengeluarkan sebuah MAI begitu adanya pengungkapan sebuah temuan audit yang dapat
dilaporkan dan menjelaskan situasinya serta menyarankan aktivitas rekomendasinya. Klien
selanjutnya diminta untuk memberikan responnya secara lisan maupun tulisan dalam waktu
beberapa hari. Setiap MAI dibatasi hanay untuk satu temuan dan dengan cara ini penutupan
dari temuan dapat langsung dilaksanakan selagi auditmasih dalam pelaksanaan. Jika MAI
disusun dengan baik, maka dapat digunakan sebagai bagian yang substansial dari sebuah
laporan audit. Inovasi lain yang menarik adalah kertas kerja audit yang terkait dengan temuan
tersebut dibuka untuk ditelaah oleh klien, sehingga memungkinkan klien untuk “memberikan
informasi-informasi baru yang dapat mengubah temuan audit atau menawarkan solusi atau
rekomendasi-rekomendasi alternatif."
Oleh sebab itu, laporan audit tersebut sedang dalam penyelesaian pada saat interim dan
selama tahap pekerjaan lapangan. Penyelesaian laporan tidak hanya dipercepat, namun reaksi
dan dampak terhadap klien atas laporan juga telah dibakukan. Tidak seluruh MAI digunakan
untuk laporan final; tingkat materialitas dan kepentingannya juga menentukan
penggunaannya. MAI yang tidak dicantum ditahan sampai audit berikutnya dan jika
implementasi yang direncanakan oleh kIien belum terlaksana, maka hal tersebut akan
berubah menjadi temuan yang dapat dilaporkan.
Metode ini telah mengurangi waktu pembuatan laporan dari yang semula lima minggu
menjadi hanya satu minggu, dan menurut penulisnya, "kualitas dari laporan pun telah
ditingkatkan sebagai akibat membaiknya komunikasi antara klien dengan auditor."
Komunikasi
Laporan bertujuan untuk melakukan komunikasi. Jika mereka tidak dapat mencapai tujuan
komunikasinya, maka laporan tersebut tidak akan memiliki nilai. Namun jarang sekali
ditemukan individu yang memiliki pemahaman akan unsur-unsur komunikasi. Banyak
auditor yang berargumen bahwa jika mereka telah menulis laporannya, mereka telah
mencapai tujuan komunikasi. Sering kali, mereka justru merusak komunikasi. Mereka
mengeluarkan kata-kata, tetapi mereka tidak menciptakan jembatan antara pikiran penulis
dengan pikiran pembacanya.

9
Kesulitan ini diawali dengan sebuah pemikiran: penulis laporan lebih memikirkan bagaimana
menuliskannya dan bukan bagaimana membacanya. Mereka tidak memahami bahwa
komunikasi tidak terjadi hanya pada penulisnya, penuturnya saja; ia juga berlaku pada
penerimanya. Sebelum penerima dapat memahami pesan yang disampaikan, maka tidak
terjadi sebuah komunikasi—hanya berupa kata-kata di atas kertas. Persepsi adalah kunci di
sini. Karenanya, setiap penulis laporan harus bertanya pada diri mereka sendiri saat
menuliskan kata-kata pada kertas laporannya: "Apakah yang tertulis di sini telah berada di
ruang lingkup pemahaman dan persepsi pembaca saya?"
Penulis harus ingat bahwa ia telah sangat mengenal latar belakang dan keadaan yang
melingkupi materi yang dipresentasikan. Sedangkan para pembaca umumnya tidak
memilikinya. Oleh sebab itu, materi yang dilaporkan hendaknya memperkenalkan latar
belakang dengan cukup sehingga para pembaca dapat menangkap maksud dari pesan yang
disampaikan dengan lengkap.
Apa-apa yang ada di luar persepsi seorang pembaca tidak akan dapat dipahaminya. Apa yang
tidak diekspektasi oleh pikirannya, tidak akan ia terima. Pikiran yang condong ke satu arah
akan menolak apa-apa yang datang dari arah yang lain.
Peraturan utama dalam penulisan laporan adalah mengetahui pembaca Anda. Apa yang dapat
mereka terima? Apa yang mereka harapkan? Apa yang dapat diarahkan untuk mereka
harapkan? Apa yang mereka butuhkan? Setelah semua pertanyaan ini terjawab, seorang
auditor dapat berharap untuk mencapai beberapa ukuran dari komunikasi.
Manajemen puncak akan dapat menerima konsep-konsep umum dengan sempurna. Mereka
dapat menerima permasalahan-permasalahan yang memiliki pengaruh atas perusahaan secara
keseluruhan. Mereka mengharapkan untuk diberitahukan mengenai masalah-masalah yang
signifikan. Mereka mengharapkan kekhawatiran mereka dapat diatasi atau mengambil
tindakan atas beberapa risiko yang dapat dihindari atau beberapa kekurangan signifikan yang
dapat diperbaiki.
Manajemn operasional dapat menerima rincian dari operasi ia dapat memahami diskusi-
diskusi yang dilakukan dengan bahasanya sendiri yang dikenal dengan baik. Ia dapat sangat
memahami detail dari kondisi yang mengalami penyimpangan. Tetapi ia juga memiliki hak
untuk melihat, di dalam laporan audit, bahwa permasalahan-permasalahan yang didiskusikan
pada saat audit berlangsung.
Jadi, auditor internal harus tahu bahwa komunikasi pada akhirnya akan tergantung kepada
penerimanya dan terdiri atas persepsi dan ekspektasi. Pekerjaan lapangan terbaik dan analisis
yang paling cerdas akan menjadi basi didalam kertas kerjajika tidak dikomunikasikan.
Dalam melakukan upaya komunikasi, auditor internal harus mengingat sasaran-sasaran
prinsip mereka: (1) untuk memberikan informasi yang berguna dan tepat waktunya akan hal-
hal yang signifikan, baik secara lisan maupun tulisan; dan (2) mempromosikan peningkatan
kontrol dan kinerja operasi organisasi.

Prosedur Pelaporan
Standars for the Professional Practiceof Internal Auditing (2400) memberikan panduan
mengenai tanggung jawab auditor internal atas pelaporan hasil audit. Standar tersebut
disajikan dibawah ini.
2400 – Communicating Result [Mengomunikasikan Hasil Audit]

10
Auditor internal hendaknya mengomunikasikan hasil-hasil penugasan secepat mungkin.

2410 – Criteria for Communicating [Kriteria untuk Melakukan Komunikasi]

Komunikasi hendaknya mencakup sasaran dan lingkup penugasan serta juga kesimpulan,
rekomendasi dan rencana tindakan yang berlaku.

2410.A1 – Komunikasi akhir atas hasil audit hendaknya, bila memungkinkan, berisi opini
auditor internal secara keseluruhan.
2410.A2 - Komunikasi-komunikasi penugasan hendaknya mengakui hasil kerja yang
memuaskan.

2420 - Quality of Communications [Kualitas Komunikasi]

Komunikasi sebaiknya akurat, objektif, jelas, singkat, konstruktif, lengkap, dan tepat pada
waktunya.

2421 - Errors and Omissions [Kesalahan dan Kurang Saji]

Jika komunikasi akhir masih terdapat adanya kesalahan atau kekurangsajian yang signifikan
direktur audit hendaknya mengomunikasikan informasi yang telah diperbaiki kepada seluruh
pihak yang menerima komunikasi awal.

2430 - Engagement Disclosure of Noncompliance with the Standards

[Pengungkapan Penugasan atas Ketidakpatuhan terhadap Standar]
Ketika ketidakpatuhan terhadap Standar memiliki dampak terhadap sebuah penugasan
tertentu komunikasi mengenai hasilnya sebaiknya mengungkapkan bahwa:
• Standar-standar apa yang tidak sepenuhnya diikuti,
• Alasan-alasan ketidakpatuhan, dan
• Dampak terjadinya ketidakpatuhan pada penugasan.
2440 - Disseminating Results [Penyebarluasan Hasil]
Direktur audit internal hendaknya mendistribusikan hasil penugasan kepada pihak-pihak yang
tepat.
2440.A1 - Direktur audit bertanggung jawab untuk mengomunikasikan hasil akhir kepada
pihak-pihak yang dapat menjamin bahwa hasil tersebut akan dipertimbangkan dengan baik.
Laporan interim. Disarankan untuk menggunakan laporan interim ketika dibutuhkan adanya
informasi awal, tetapi ia hendaknya tidak menjadi pengganti dari laporan finalnya. Temuan-
temuan yang dibahas di dalam sebuah laporan interim dan dapat dengan sukses diselesaikan
sebelum laporan final diterbitkan, tidak perlu untuk dimasukkan di dalam laporan final.
Pengecualian dapat diberikan apabila temuan tersebut cukup material dan penting bagi
operasi klien. Buku ini menyarankan kehati-hatian jika ingin menghilangkan temuan-temuan
yang signifikan dari laporan final.
Adanya laporan interim akan dapat memperkecil waktu penulisan laporan. Penguraian yang
sedang berjalan atas temuan serta adanya penelaahan supervisi dapat mengurangi waktu yang
dibutuhkan untuk membuat laporan setelah pekerjaan lapangan selesai. Laporan interim akan
dibahas lebih lanjut pada bagian akhir bab ini.

11
Ringkasan laporan. Salah satu sasaran yang penting dari audit internal adalah untuk
membuat manajemen senior tertarik pada audit dan membaca laporannya. Laporan audit
dapat memberikan informasi yang objektif mengenai organisasi yang biasanya tidak tersedia
di tempat lain. Satu kesulitan dalam mencapai sasaran ini adalah jumlah waktu yang harus
digunakan seorang eksekutif yang sibuk.
Untuk menelaah laporan-laporan panjang yang memberikan informasi yang dibutuhkan oleh
manajer untuk mengambil tindakan perbaikan. Di dalam proyek audit yang besar, sebuah
laporan audit dapat, dan lebih baik jika, diperluas dan diperinci.
Majemen senior hendaknya mengetahui temuan-temuan signifikan yang diberikan oleh
aktivitas audt secara berkala. Unit audit mana yang bekerja dengan baik dan mana yang
membutuhkan perhatian dari manajemen tingkat atas. Masalah apa yang telah diungkapkan
oleh auditor yang membutuhkan perhatian segera dan/atau terus-menerus. Informasi seperti
ini dapat diberikan kepada eksekutif yang sibukk melalui sebuah ringkasan laporan yang
menggunakan satu atau paling banyak dua halaman.
Auditor internal hendaknya memberikan pertimbangan yang serius pada apa-apa yang
dibutuhkan oleh manajemen senior dan yang ingin ia ketahui dari proyek-proyek audit yang
telah selesai. Informasi seperti ini dapat diperoleh dengan melakukan angket kepada para
eksekutif dan menanyakan apakah yang menjadi kebutuhan mereka.
Namun auditor internal sebaiknya mampu menempatkan dirinya di posisi seorang eksekutif
yang sibuk dan menanyakan apa yang kira-kira mereka inginkan jika menghadapi situasi
seperti itu. Di bawah ini adalah beberapa saran untuk membuat ringkasan laporan satu
halaman:
 Uraian singkat mengenai aktivitas yang diaudit.
 Kesimpulan auditor.
 Peringkasan temuan yang benar-benar signifikan, dengan referensi pada halaman di
mana rincian permasalahannya dapat ditemukan.
 Uraian singkat atas tindakan yang telah diambil klien atas temuan-temuan tersebut.
 Sebuah pernyataan keseluruhan yang menempatkan temuan dan kesimpulannya pada
sebuah perspektif yang benar.
Tampilan 17-1 adalah sebuah contoh dari ringkasan eksekutif. Audit yang dilakukan
mencakup seluruh cabang pemasaran, tetapi tiap segmen audit memiliki ukuran yang cukup
besar yang memungkinkan untuk memberikan kesimpulan yang terpisah. Auditor
menggunakan nilai sifat untuk setiap segmen, dengan penjelasan di catatan kaki mengenai
arti dari nilai-nilai tersebut.
Diskusi dengan klien. Auditor internal hendaknya berhati-hati untuk menghindari
kemungkinan memberikan jawaban atas laporan audit yang bertentangan dengan fakta-fakta
yang dilaporkan. komentar-komentar tersebut, baik benar atau tidak, akan menimbulkan
keragu-raguan pada kredibilitas audit Karenanya, auditor sebaiknya menelaah seluruh temuan
dengan pegawai dan manajemen klien selama pelaksanaan audit untuk menjamin tidak
terjadinya pertentangan akan fakta-fakta yang dilaporkan. Ketika terjadi perbedaan
interpretasi, pandangan yang diberikan klien hendaknya dimasukan di dalam laporan.
Begitu pula, akan berguna apabila dilakukan diskusi dengan klien mengenai tidak hanya
dampak dari temuan pada operasi—penyebab dan efeknya—namun juga rekomendasi yang

12
diberikan oleh auditor sebagai tindakan perbaikan. Tetapi bagaimana pun auditor internal
hendaknya tidak lupa, terutama di
Tampilan 17-1

Ringkasan Eksekutif
Divisi Pemasaran

Aktivitas yang Ditelaah Opini Auditor

Riset Pemasaran Cukup (1)
Periklanan Baik (2)
Promosi Penjualan Buruk (3), (4)
Kredit Istimewa
Pelayanan Pelanggan Baik (5)

Temuan
1) Data Riset Pemasaran seharga $100.000 yang diperoleh melalui angket lapangan
untuk Program Q ternyata tersedia di publikasi perdagangan.
2) Departemen Periklanan dan bukan Departemen Pembelian-lah yang berhubungan
langsung dengan pemasok pada beberapa kejadian.
3) Perintah-perintah untuk materi promosi penjualan tidak dikeluarkan pada
waktunya, sehingga mengakibatkan waktu lembur yang berlebihan dan beban
transportasi yang besar.
4) Biaya-biaya tidak diawasi, akibatnya manajer promosi penjualan tidak
diberitahukan bahwa biaya dari program telah melebihi anggaran sebesar $63.000
(38 persen).
5) Instruksi-instruksi yang diberikan kepada pelanggan dalam menggunakan produk
perusahaan ditulis dalam istilah-istilah teknis yang mungkin tidak dimengerti oleh
seseorang yang awam.

Tindakan Perbaikan
Tindakan perbaikan telah diselesaikan untuk Temuan (1) dan (2) melalui revisi pada
prosedur. Temuan (3) dan (4) telah diperbaiki melalui perbaikan instruksi kepada para
karyawan dan telaahan supervisi yang lebih melekat. Tindakan perbaikan telah dimulai
namun belum diselesaikan untuk temuan (5); dimintakan sebuah jawaban tertulis untuk hal
ini.

Komentar
Di luar ditemukannya lima kekurangan di atas, kami yakin bahwa para pegawai di divisi
pemasaran memiliki motivasi yang tinggi dan keahlian secara teknis. Baik periklanan
maupun promosi penjualan memiliki kualitas yang tinggi dan telah menerima beberapa
penghargaan dari publikasi-publikasi perdagangan. Tindakan segera telah dilakukan untuk
memperbaiki kondisi yang dilaporkan. Meskipun beberapa mencerminkan penyimpangan
yang serius dari praktik yang baik, tidak begitu material jika dilihat dari keseluruhan misi
divisi. Direktur pemasaran saat ini sedang memberikan perhatian yang lebih pada
administrasinya.

Legenda
Istimewa—Tidak ada kekurangan. Baik—Kekurangan yang relatif kecil. Cukup—
Kekurangan yang relatif besar. Buruk—Lebih dari satu kekurangan besar. Tidak
memuaskan—Gagal untuk mencapai misi utama dari aktivitas.

13
 dalam audit operasional, bahwa pengalaman dan pengetahuan yang dimiliki klien atas
operasi adalah jauh melebihi yang dimiliki oleh auditor. Karenanya, apa yang oleh auditor
dianggap sebagai sebuah rekomendasi yang logis dan sempurna mungkin dapat dilihat oleh
klien sebagai tidak praktis atau memiliki efek samping yang negatif.

dalam audit operasional, bahwa pengalaman dan pengetahuan yang dimiliki klien atas operasi
adalah jauh melebihi yang dimiliki oleh auditor. Karenanya, apa yang oleh auditor dianggap
sebagai sebuah rekomendasi yang logis dan sempurna mungkin dapat dilihat oleh klien
sebagai tidak praktis atau memililiki efek samping yang negatif.
Persetujuan akan tindakan perbaikan adalah hal yang sangat penting. Sebuah cara yang
disepakati bersama untuk mengatasi kekurangan akan mendapatkan dukungan dari klien.
Sikap ini akan lebih terbantu dengan memberikan kredit penuh di dalam laporan audit pada
pengambilan tindakan yang telah disetujui oleh kIien. Misalnya, contoh pernyataan di dalam
laporan berikut ini, setelah pernyataan adanya temuan, pasti akan diterima oleh kIien dan
menimbulkan penerimaan yang lebih antusias:”Kami telah mendiskusikan masalah ini
dengan manajer dari operasi, yang dengan segera melakukan modifikasi pada prosedur-
prosedurnya guna mencegah terjadinya pengulangan dari kejadian yang ditemukan.”
Adanya perbedaan opini yang disebabkan oleh interpretasi atas fakta dari tindakan perbaikan
yang sesuai adalah dapat dimengerti. Ketika hal ini terjadi, auditor hendaknya
mengidentifikasi sisi dari kedua belah pihak beserta argumentasi yang menyetujui dan
menentang. Karena laporan audit adalah instrumen dari seorang auditor, ia dapat menentang
posisi kIien. Mungkin pula bagi klien di dalam surat jawabannya, menentang posisi dari
auditor. Surat ini hendaknya menjadi lampiran dari dari laporan audit. Efek buruk dari
temuan yang tidak didiskusikan dapat menjadi sangat serius hingga dapat menghalangi audit-
audit di masa datang.
Telaahan lisan atas draf laporan atau segmen dari draf laporan memiliki banyak kegunaan
sehingga tidak alasan untuk sebuah laporan dikeluarkan tanpa dilakukan penelaahan
semacam ini. Penelaahan tersebut dapat memperbaiki kesalahan persepsi. Mereka dapat
menjadi sumber informasi tambahan. Mereka dapat menunjukkan perkataan dan kalimat yang
mungkin tidak tepat atau mengganggu klien. Mereka dapat mengarahkan kepada
rekomendasi-rekomendasi yang memiliki kemungkinan terbesar memperbaiki kesalahan
dengan efek samping yang paling sedikit.
Partisipan diskusi. Direktur audit dapat menjamin beberapa keseragaman di dalam draf
laporan dengan mengeluarkan sebuah instruksi tertulis yang memandu auditor dan supervisor
audit. Namun demikian, intruksi tersebut hendaknya fleksibel hingga dapat memperhitungkan
unsur manusia yang terdapat di dalamnya. Banyak organisasi-organisasi besar memiliki
beberapa tingkat hierarki-misalnya, manajeroperasional, kepala divisi, direktur cabang, wakil
presiden, presiden, dan dewan komisaris. Di banyak kejadian, penelaahan dengan manajer
operasional dan kepala divisi sudah mencukupi; pihak pertama bertanggung jawab untuk
melakukan tindakan, dan pihak kedua untuk meyakinkan bahwa tindakan tersebut telah
dijalankan.
Tetapi sering kali, pihak yang berada di tingkat hierarki yang lebih tinggi menyadari akan
pentingnya mengikuti perkembangan yang terjadi dan ikut terlibat di dalam audit yang

14
dilakukan atas area yang berada di bawah tanggung jawab mereka. Beberapa klien lebih suka
untuk menelaah draf laporan di depan auditor. Yang lain mungkin hanya menginginkan untuk
membaca draf laporan di waktu senggang mereka sebelum dikeluarkan. Tetapi beberapa yang
lainnya tetap lebih memilih auditor internal memberikan sebuah presentasi lisan dari temuan-
temuan auditnya. Hal ini memberikan kesempatan kepada manajer yang bersangkutan untuk
membahas bukan hanya permasalahan yang dilaporkan saja, tetapi juga kesan yang dimiliki
auditor atas supervisi, pelatihan, moral, dan masalah-masalah lain yang tidak muncul di
dalam laporan formal, namun tetap menjadi hal yang sangat menarik bagi manajemen yang
lebih tinggi.
Laporan-laporan faktual. Laporan harus faktual secara lengkap dan menyeluruh. Setiap
kategori pernyataan, setiap angka, setiap referensi harus didasari oleh bukti nyata. Organisasi
audit internal melalui usaha yang terus-menerus harus menciptakan reputasi akan
keandalannya-keandalan total harus menjadi ciri dari laporan audit.internal. Laporan harus
ditulis dan didokumentasikan sehin dapat menumbuhkan rasa percaya dan keyakinan dan
pada akhirnya persetujuan. Ia harus memiliki karakter. Ia harus mampu berbicara dengan
berwibawa. Setiap yang dikatakan, terutama bagi area- area operasi di luar lingkup yang
biasanya diterima oleh auditor, harus didukung atau dapat didukung Pembacanya harus
mampu mengandalkan diri pada laporan karena fakta-faktanya yang terdokumentasi dengan
baik dan logika yang pasti.
Pernyataan-pernyataan fakta harus membawa keyakinan bahwa auditor secara pribadi telah
melakukan observasi atau memvalidasi fakta. Jika mereka mengatakan adanya akumulasi
pekerjaan yang berlebihan maka berarti auditor telah tahu secara pribadi bahwa hal ini adalah
sebuah fakta. Ini berarti mereka tahu akumulasi apa yang dapat dianggap wajar dan sejauh
mana akumulasi yang mereka observasi telah melebihi batas tersebut.
Mungkin terjadi suatu kondisi yang tidak diobservasi langsung oleh auditor namun sebaiknya
diketahui oleh manajer. Sebuah pernyataan akan kondisi ini di dalam laporan sebaiknya
menyebutkan dari sumbernya: "Manajer departemen memberitahukan kepada kami akan
adanya akumulasi pekerjaan yang berlebihan.” Pernyataan yang dilaporkan ini adalah
sepenuhnya faktual-auditor sendiri yang mendengarkan pernyataan ini dari manajer
departemen, namun auditor tidak memberikan persetujuan atas terjadi atau tidak terjadinya
kondisi tersebut.
Perspektif. Objektivitas juga meminta adanya perspektif-sasaran, observasi, tidak melebih-
lebihkan hal-hal yang tidak material atau relevan. Manajemen senior biasanya memberikan
perhatian yang serius pada laporan audit. Kondisi-kondisi yang dilaporkan mengalami
penyimpangan dapat menjadi subjek dari kemarahan eksekutif. Merupakan suatu bentuk
ketidakakuratan, jika menganggap satu dari selusin aktiivitas sebagai penyimpangan tanpa
dapat menunjukkan bagaimana satu aktivitas tersebut berada di dalam mozaik keseluruhan
fungsi organisasi. Misalnya, jika seorang manajer operasional telah dengan gigih dan sukses
bertempur di dalam peperangan kualitas, jadwal, dan biaya dari organisasinya, membuat
sebuah produk yang dapat diterima, mengirimnya tepat waktu, membuatnya tanpa melebihi
batas anggaran, dan melatih karyawan dengan baik sambil tetap mengetahui apa yang sedang
ia kerjakan-bukankah akan terjadi salah persepsi jika disorot di dalam laporan audit bahwa
ternyata petunjuk pekerjaan tertulis tidak diperbarui? Saran tersebut dapat diberikan secara
informal baik secara lisan ataupun melalui sebuah memo informal.

15
Obiektivitas berarti bahwa apa-apa yang dilaporkan adalah material-sebuah permasalahan
yang layak untuk mendapat perhatian seorang manajer yang sibuk. Suatu permasalahan
hendaknya tidak dimasukkan ke dalam laporan sebagai embel-embel atau hanya untuk
memperluas isi dari temuan audit. Harus ditunjukkan bahwa jika suatu kondisi yang
dilaporkan dibiarkan terus berlangsung maka akan terjadi kerugian yang signifikan. Jika
temuan tersebut dibaca oleh seorang yang berhati-hati, maka ia akan terdorong untuk
mengatakan, "Ya, ini adalah kondisi yang membutuhkan perhatian dan meminta
dilakukannya perbaikan. Ini tidak bisa dibiarkan begitu saja."
Akurasi. Objektivitas berarti akurat. Kata-kata yang tidak akurat akan membuat bingung
pembacanya. Suatu hal yang khusus akan dapat menyampaikan pemikiran dengan lebih
akurat daripada sebuah keadaan umum. Akan lebih akurat untuk mengatakan, "dari 100
barang yang kami periksa, 30 buah ,diterima dengan terlambat tiga hingga lima hari dan 20
buah dengan enam hingga 15 hari terlambat" daripada dengan mengatakan "tidak seluruh
barang diterima tepat pada waktunya."
Melaporkan bahwa "tidak seluruh barang diterima tepat pada waktunya" adalah lemah dan
membingungkan. Hal ini menciptakan peringatan-peringatan samar yang tidak menjelaskan
apa pun. Ini adalah sebuah model dari ketidakakuratan dan akibatnya menjadi dapat
disalahartikan. Ia dapatt menimbulkan munculnya pemikiran yang berbeda dari orang yang
berbeda. Laporan ini tidak megatakan apa yang dimaksud oleh auditor. Berapa banyak "tidak
seluruhnya" itu? Apakah sangat sempurna adalah standar? Jika hanya satu barang dari seribu
barang mengalami keterlambatan beberapa jam, maka tentu berarti "tidak seluruhnya diterima
tepat pada waktunya." Begitu pula, jika 500 dari seribu terlambat antara dua hingga lima hari,
kondisi ini tentu dapat digambarkan sebagai “tidak seluruh barang diterima tepat pada
waktunya." Yang pertama adalah de minimis sedangkan yang kedua akan mengejutkan setiap
orang yang memiliki kehati-hatian.
Beberapa kata kurang tepat untuk menjelaskan kuantifikasi spesifik di dalam sebuah laporan
audit: beberapa, sedikit, banyak, hampir seluruh, jarang sekali, kadang-kadang, sejumlah
besar. Kata-kata tersebut mungkin dapat diterima untuk kalimat pembuka yang meringkas
suatu kondisi, namun sebaiknya langsung diikuti oleh angka-angka yang spesifik-
populasinya, jumlah sampel, dan angka atau persentase tertentu dari barang-barang yang
tidak dapat diterima.
Kejelasan. Kejelasan berhubungan dengan banyak hal. Yang terutama adalah ia
menggambarkan pemindahan dari apa yang ada di pikiran auditor ke dalam pikiran
pembacanya. Terdapat beberapa kendala yang dihadapi jika mengharapkan terjadinya suatu
transfer pemikiran yang jelas. Auditor harus sadar akan hal ini dan harus berusaha untuk
dapat menghilangkannya.
Kurangnya kejelasan di dalam pikiran si auditor adalah salah satu kendala utama di dalam
sebuah penulisan yang mudah untuk dipahami. Kita tidak dapat menulis dengan jelas hal-hal
yang tidak kita mengerti. Jika kita tidak memahami subjek kita, maka kita belum siap untuk
menuliskannya. Sampai auditor tahu dengan pasti apa yang sedang ia bicarakan, maka
mereka lebih baik melakukan lebih banyak pekerjaan lapangan atau riset sebelum memulai
melakukan pencatatan.
Penulisan yang tumpul dan membosankan juga salah satu kendala dari kejelasan laporan.
Sebuah karangan yang kaku dan menjemukan akan membuat pikiran pembacanya mudah

16
pindah ke hal-hal lain. Pertimbangkan hal ini: "Rekonsiliasi akun merupakan hasil pekerjaan
dari personel akuntansi.”Perhatikan seberapa jelas kalimat ini ketika kita berkata: "Staf
akuntansi melakukan rekonsiliasi akun-akun."
Laporan yang memiliki struktur yang buruk adalah kendala dari kejelasan. Sebuah proses
pemikiran yang teratur akan meningkatkan kejelasan dari laporan. Beberapa auditor
mengawali laporan mereka di tengah-tengah dan kemudian melanjutkannya ke segala arah.
Mereka justru akan menyembunyikan temuan-temuan dan rekomendasi yang bagus di dalam
keruwetan kalimat dan paragraf. Pemikiran-pemikiran yang sangat dibutuhkan oleh
manajemen klien mungkin tidak akan pernah dapat dikomunikasikan. Akibat struktur ini
maka audit pun kehilangan arahnya.
Istilah-istilah dan jargon teknis juga menjadi kendala. Sebuah penerjemahan yang dilakukan
secara ahli akan dapat membuka jalan untuk kondisi ini. Penerjemahan ini memiliki arti lebih
dari sekedar mengganti "ditolak oleh pemeriksa" untuk kata "Tanda-I". Penerjemahan ini
berarti menyampaikan pemikiran dengan istilah-istilah yang memiliki arti bagi si pembaca.
Merupakan satu hal tersendiri jika dikatakan bahwa surat penerimaan tidak sesuai dengan
fakturnya. Tetapi merupakan hal yang cukup berbeda jika mengatakan bahwa tidak ada
penjaminan bahwa perusahaan telah menerima barang yang telah ia beli. Pernyataan pertama
adalah faktual, tetapi tidak memberikan warna pada gambar ia sampaikan. Sedangkan yang
kedua tidak lebih faktual, tetapi pernyataan tersebut akan menyalakan alarm dan mendorong
manajemen untuk mengambil tindakan.
Dukungan latar belakang yang memadai. Melaporkan suatu temuan tanpa membuat suatu
belakang yang tepat adalah suatu kendala. Memberikan informasi latar belakang yang
terkadang memadai terkadang merupakan suatu hal yang mendasar bagi pemahaman sebuah
proses atau kondisi, atau bagi apresiasi signifikansi suatu permasalahan. Jika auditor
memberikan rekomendasi dibuatnya prosedur baru, maka mereka sebaiknya pertama kali
menjelaskan prosedur yang sedang berjalan saat itu, kesalahan apa yang terjadi, dan efek
yang mungkin terjadi jika ia terus dilaksanakan. Selanjutnya tentu manajemen akan lebih
menerima relevansi dari proposal yang diberikan auditor, dan justru mungkin berada di posisi
yang dapat mempertimbangkan keputusannya sendiri.
Diskusi masalah teknis. Diskusi yang panjang mengenai masalah-masalah teknis, seperti
interrelasi dari banyak jumlah-jumlah yang berbeda, merupakan kendala bagi pemahaman
laporan. Jadwal, tabel-tabel, bagian-bagian, dan grafik yang dirancang dengan baik akan
dapat memberikan kejelasan. Sebuah gambar dapat memberi penjelasan lebih baik daripada
seribu kata-kata.
Kejelasan adalah sebuah kondisi yang mendahului kepersuasifan. Auditor harus mampu
meyakinkan manajer klien akan validitas dari posisi mereka, sehingga temuan harus dapat
dipresentasikan secara meyakinkan pula. Kesimpulan dan rekomendasi harus mengalir
dengan jelas dan logis dari fakta-fakta yang disajikan. Laporan tersebut harus meyakinkan
seorang pembaca yang objektif bahwa temuan yang ada adalah signifikan, kesimpulan yang
diambil adalah wajar serta rekomendasinya dapat dilakukan dan diterima.
Pengorganisasian yang tepat. Pengorganisasian materi yang dilaporkan dengan buruk
adalah kendala bagi kejelasan. Laporan hendaknya dapat mengalir dengan lancar sejak awal
hingga akhir. Laporan sebaiknya tidak memuat materi-materi yang berdekatan di bagian-
bagian yang berbeda. Sebisa mungkin, setiap laporan audit hendaknya diorganisasikan

17
sehingga seluruh hal yang ingin disampaikan oleh auditor untuk suatu subjek hanya tersaji di
satu tempat di dalam laporan. Ringkasan dan inti sari, tentunya, adalah pengecualian yang
dapat diterima. Sebaiknya terdapat pula penghubung-penghubung yang logis dari satu subjek
ke subjek lainnya.
Singkat. Singkat berarti membuang apa-apa yang tidak perlu. Hal ini tidak berarti membuat
seluruh laporan menjadi pendek; subjek laporan mungkin membutuhkan sebuah pembahasan
yang mendalam. Penyingkatan yang tidak memberikan informasi bukanlah suatu hal yang
benar. Singkat bukan berarti menghilangkan apa-apa yang tidak relevan dan tidak material.
Singkat berarti menghilangkan pemikiran-pemikiran, temuan-temuan, kata-kata, kalimat, dan
alinea yang tidak memberikan kontribusi bagi tersampaikannya topik utama dari suatu
laporan.
Pada waktu yang bersamaan, kesingkatan hendaknya tidak berubah menjadi semacam
kecenderungan dalam mengurangi penulisan menjadi pendek-pendek, seperti gaya penulisan
telegram. Masih harus terdapat suatu kesinambungan pemikiran, kemudahan dalam
membaca, serta sebuah alur pemikiran yang terintegrasi dan mudah dipahami.
Auditor kadang kala jatuh ke dalam jebakan penggunaan kalimat-kalimat panjang yang
meninggalkan pembacanya kebingungan dan putus asa. Jika auditor benar-benar memikirkan
penulisan ini, mereka dapat memangkas kalimat-kalimat panjang menjadi ukuran-ukuran
yang mudah dicerna. Mereka dapat mencegah pemutusan kalimat secara tiba-tiba melalui
kata-kata atau pemikiran transisi.
Singkat bukan berarti hanya menggunakan kalimat-kalimat pendek. Sebuah rangkaian
kalimat pendek yang tidak terpotong akan menciptakan kebosanan dan pengulangan. Sebuah
kalimat panjang yang terstruktur dengan baik, ditaburkan di antara kalimat-kalimat pendek,
memberikan variasi yang dibutuhkan untuk menghilangkan kebosanan.
Nada yang membangun. Laporan audit harus memiliki nada yang tepat, sopan, dan
memikirkan efek yang dimilikinya terhadap para pegawai operasional di bawahnya. Oleh
sebab itu, sebuah laporan hendaknya tidak menyebutkan nama-nama individu atau menyoroti
kesalahan dari individu-individu tersebut. Laporan sebaiknya menghindari hal-hal kecil dan
tidak memikirkan terlalu banyak pada detail, dan juga harus terdengar seperti suara dari pihak
manajemen.
Nada yang diberikan juga sebaiknya membangun. Kritik untuk kejadian-kejadian di masa lalu
mungkin dibutuhkan, tetapi penekanan dari laporan yang sesungguhnya seharusnya diberikan
untuk perbaikan¬perbaikan yang diperlukan. Laporan hendaknya bermartabat tanpa menjadi
sulit untuk dicerna. Hendaknya laporan menghindari penggunaan bahasa slang (bahasa
populer) di satu sisi dan bahasa yang bombastis di sisi yang lain; hal-hal seperti ini tidak akan
bertahan lama.
Para eksekutif klien, yang ditimpa dari segala penjuru oleh laporan-laporan operasional
argumennya-yang sering kali memberikan jawaban "asal bapak senang" untuk masalah-
masalah yang dipertanyakan-akan dapat melihat di dalam laporan audit, sebuah penjelasan
yang tenang, objektif, penuh pertimbangan, dan tanpa memihak yang dapat diandalkannya.
Ketepatan waktu. Laporan final yang formal tidak dirancang sebagai sebuah dokumen
historis, meskipun mungkin dapat diperlakukan seperti itu. Ia berfungsi sebagai alat untuk
meminta dilakukannya tindakan dan menjawab kebutuhan-kebutuhan manajemen klien akan
informasi terkini. Oleh sebab itu, kegunaan yang dimilikinya akan hilang jika tidak disajikan

18
tepat pada waktunya. Namun laporan tersebut harus tetap dipikirkan secara saksama, tidak
terbantahkan, dan mudah untuk dipahami. Kebutuhan-kebutuhan pelaporan ini tentu tidak
dapat dipenuhi hanya dengan sekali penulisan saja.
Kebutuhan pelaporan yang kadang saling bertentangan ini-pemikiran mendalam dan
kecepatan- harus dipenuhi kedua-duanya. Laporan kemajuan pekerjaan interim yang dibuat
informal pada saat audit masih berlangsung, mungkin dapat menjadi jawabannya.
Laporan interim. Laporan interim menyampaikan secara tertulis perlunya dilakukan
tindakan dengan segera. Apa yang diberikan tertulis, bagi banyak perusahaan-perusahaan
besar, akan dapat menghasilkan tindakan yang mungkin tidak akan bisa dicapai bila hanya
melalui ucapan belaka. Seperti yang dikatakan dalam sebuah pepatah bahasa Cina: "Mulut
adalah angin. Sedangkan pena meninggalkan jejak."
Laporan interim dapat dibuat singkat, menujukan pelaporan hanya pada satu atau dua ide
saja. Laporan tersebut dapat diberi judul "laporan interim" dan memuat tulisan peringatan
untuk tidak menganggap laporan tersebut sebagai laporan final; manajemen operasional
diperkenankan untuk bertindak cepat sedangkan auditor tetap memiliki hak untuk melakukan,
revisi dan perbaikan. Surat pengiriman atau memo untuk laporan interim dapat diawali
dengan kata-kata: "Laporan interim ini dirancang untuk memberikan informasi terkini atas
kondisi-kondisi yang membutuhkan perhatian manajemen dengan segera. Laporan final kami
akan mencakup permasalahan yang dibahas dilaporan ini, ditambah dengan informasi lain
yang diperoleh pada sisa penyelesaian pekerjaan lapangan kami.”
Laporan interim juga memiliki hasil lain yang berguna. Laporan ini dapat membantu auditor
untuk langsung menuju pada fakta yang ada atau mempertajam perspektif rnereka, karena
respons ditimbulkan oleh laporan interim akan dapat mengonfirmasikan atau membantah
temuan-temuan auditor yang ada sampai saat itu. Studi, tindakan, dan/atau jawaban dari
manajemen operasional mungkin akan memiliki dampak yang signifikan pada apa yang
akhirnya akan dilaporkan oleh auditor.
Jika organisasi audit mempekerjakan banyak auditor-auditor muda dan masih belum
berpengalaman untuk melakukan audit yang jauh dari kontor pusat, maka dapat dipahami jka
muncul kekhawatiran dalam memperkenalkan mereka untuk membuat draft dan
mengeluarkan laporan interim tanpa tekanan supervise terlebih dahulu. Tetapi tetap
pemberitahuan secepatnya kepada manajemen operasional akan terjadinya kondisi-kondisi
penyimpangan- secara tertulis – adalah penting. Dalam kasus-kasus seperti ini, mungkin
disarankan untuk membuat sebuah formulir, serupa dengan Catatan Temuan Audit (lihat Bab
8), yang menekankan pekerjaan auditor untuk mencakup seluruh aspek-aspek yang signifikan
dari sebuah kondisi yang menyimpang: sebuah pernyataan yang singkat dari kondisi tersebut,
besarnya sample, sejauh mana kekurangan terjadi, penyebab dan dampaknya, prosedur-
prosedur tertulis yang berlaku dan diskusi yang dilakukan dengan personel operasional.
Materi ini dibahas dalam Practice Advisory 2420-1, “Quality of Communications”. [Kualitas
Komunikasi], yang terkait dengan Standar 2420. “Quality of Communications”. [Kualitas
Komunikasi]
Format audit. Format laporan lebih banyak akan bergantung kepada jenis laporan yang akan
dikeluarkan: formal versus informal, final versus interim, tulisan versus lisan, opini
keseluruhan versus hanya temuan saja, atau keuangan versus kinerja. Format laporan juga
akan tergantung pada siapa pembacanya: apa yang diharapkan pembaca dan berapa banyak
waktu yang didapat ia luangkan untuk membaca laporan tersebut.

19
Lebih jauh, format laporan akan tergantung pada sifat dan warna dari aktivitas audit tersebut.
Sebuah organisasi aaudit yang baru mulai melakukan penelaahan area-area operasi
nonfinansial akan terdorong untuk memberikan dukungan yang berlebihan unutk opini dan
kesimpulannya-guna mengatasi keraguan dari oihak pembaca untuk menerima opini audit
atas permasalahan di luar aktivitas-aktivitas akuntansi.
Oleh sebab itu, organisasi audit yang berbeda akan menerapkan format laporan yang berbeda
pula dan akan membagi laporannya menjadi beberapa subbagian. Apa pun format yang
dianggap paling sesuai hendaknya bermanfaat dan konsisten kewajarannya. Standar tidak
menentukan format laporan yang standar. Tetapi manajemen tentu akan merasa lebih nyaman
jika mereka terbiasa pada suatu format laporan dan dapat dengan cepat menuju ke bagian
yang menjadi minatnya. Format pelaporan yang konsisten juga akan lebih efisien. Format
tersebut akan memungkinkan auditor untuk menggunkan kata-kata yang sama pada situasi
yang serupa sehingga tidak perlu terus-menerus mengubah kata-kata untuk menyampaikan
suatu pesan yang sama.
Ringkasan laporan audit. Ringkasan laporan audit bisa datang dalam berbagai bentuk dan
ukuran. Sebuah ringkasan mungkin bisa hanya berupa sebuah memo pengiriman sederhana
yang menyertai laporan tersebut ke presiden direktur atau eksekutif-eksekutif perusahaan
lainnya. Bila dibuat draft yang tepat, ringkasan tersebut mungkin ideal bagi seorang eksekutif
yang sibuk dan ingin mebaca hal-hal yang harus ia baca saja sambil tetap memiliki hak untuk
masuk kedalam detail yang berhubungan.
Ringkasan bisa juga menjadi alat yang berguna. Tetapi dapat juga menjadi jebakan bagi
penulis laporan yang tidak waspada dan seharusnya berhati-hati, pada saat ia meringkas
laporan tersebut, untuk tidak mengubah arti, materialitas ataupun perspektifnya.
Sebuah contoh pengiriman yang singkat adalah sebagai berikut:
Terlampir adalah laporan kami untuk aktivitas departemen penerimaan. Secara
umum, departemen penerimaan telah memiliki system control yang memadai untuk
fungsi penerimaannya, aktivitas-aktivitas telah dijalankan dengan efektif dan efisien,
kecuali untu khal dibawah ini:
Tidak dibuatnya perbandingan antara bahan-bahan kimia yang diterima dan ditagih.
Perbandingan menunjukan bahwa truk tangka tidak seluruhnya dikosongkan.
Akibatnya, ditemukan varians sebesar 8 persen. Setelah permasalahan ini
didiskusikan dengan manajeman operasi, sistem telah diperbaiki dan negosiasi
dengan pemasok menghasilkan pengembalian sebesar kurang lebih $ 40.000.

Sebuah contoh tambahan dari ringkasan disajikan pada Tampilan 17.1. sebuah versi
ringkasan yang lebih sederhana dan tidak begitu formal digambarkan dalam Tampilan 17-2.
Contoh ini digunakan untuk mengirimkan Salinan dari laporan untuk manajemen eksekutif
dan memberikan ringkasan yang paling luas atas hasil audit. Jika penerima laporan tertarik
untuk memperoleh informasai lebih lanjut, ia dapat merujuk ke temuan-temuan lebih detail
yang mendukung ringkasan.
Latar belakang informasi. Latar belakang informasi mengenai audit diberikan pada bagian
yang berjudul “Pendahuluan” atau “Kata Pengantar”. Bagian ini merupakan yang dilihat
pertama kali oleh pembacanya, sehingga sebaiknya dibuat dengan tepat dan jelas. Ia biasanya
menjadi penentu latar belakang dan dapat digunakan untuk:
 Mengindentifikasikan audit sebagai sebuah pemeriksaan rutin atau sebagai respon
untuk permintaan khusus dari manajemen
 Menjalankan organisasi, program, atau fungsi yang ditelaah.
 Merujuk pada pemeriksaan-pemeriksaan sebelumnya yang relevan.
 Memberikan komentar atas temuan atau rekomendasi laporan-laporan sebelumnya
dan statusnya saat ini

20
  Memberikan informasi penjelasan yang dibutuhkan pembaca untuk mengenal subjek
yang diperiksa. (Sebuah laporan atas pengiriman atau penerimaan mungkin tidak
memerlukan perkenalan tambahan selain judul laporan itu sendiri. Sedangkan sebuah
laporan atas peralatan uji khusus, mungkin layak mendapatkan penjelasan lebih
lanjut.)
 Menjelaskan dengan singkat nilai atau volume transaksi yang diproses, sehingga dapat
memberikan gambaran kepada pembacanya akan signifikasi fungsi tersebut.
Berikut adalah contoh dari bagian kata pengantar:
Laporan ini mencakup pelaksanaan audit rutin atau departemen control teknik
property. Audit yang dilaksanakan pada tahun 2000 telah melaporkan empat temuan
kekurangan. Tidak satu pun kondisi-kondisi kekurangan yang pernah dilaporkan
tersebut terulang kembali. Departemen
ini bertanggung jawab atas peralatan dan perlengkapan yang bernilai$7 juta, dan
digunakan oleh bagian teknik cabang.
Sasaran audit. Sasaran audit juga sebaiknya diuraikan di dalam laporan dengan cukup rinci,
agar dapat membantu pembaca mengerti mengenai apa yang dapat diharapkan dari laporan.
Jika sasaran diuraikan dengan cukup rinci dan jika kemudian pembahasan temuan ditunjukan
pada setiap pernyataan yang tercantum sebagai sasaran, maka sasaran tersebut dapat
digunakan sebagai denah—membuat pembaca semakin mudah menemukan arahnya didalam
laporan.
Berikut ini adalah contoh dari sebuah pernyataan secara rinci:
Audit ini ditunjukan untuk menentukan apakah telah berlaku system control yang
memadai dan efektif atas aktivitas departemen kredit. Audit ini khususnya
berkepentingan dengan aktivitas departemen dibawah ini:
 Melaksanakan investigasi kredit dan menetapkan tanggung jawab finansial dari
pemasok maupun pelaggan.
 Menetapkan syarat kredit untuk penjualan kepada pelanggan komersial.
 Menetapkan kontrol atas pembayaran kepada pihak yang ditunjuk.
 Melakukan investigasi pada pemasok-pemasok baru.

Lingkup audit. Pernyataan lingkup audit kadang kala dikombinasikan dengan sasaran.
Uraian dari lingkup audit dapat dianggap penting dalam mengidentifikasi seberapa jauh atau
batasan-batasan yang berlaku dalam pemeriksaan. Lingkup tersebut hendaknya secara
spesifik menunjukan area-area yang tidak diliputi – area-area yang karena judul dari laporan
itu sendiri, para pembacanya akan memiliki ekspektasi bahwa area tersebut akan menjadi
cakupan audit kecuali jika disebutkan berbeda.
Lingkup audit bisa menjadi cukup penting jika teknik-teknik audit yang normal tidak
digunakan dan audit mengandalkan teknik-teknik yang lain.
Berikut adalah contoh dua pernyataan lingkup audit:
 Penelaahan atas aktivitas penerimaan hanya dibatasi untuk aktivitas yang dilaksanakan
didepartemen penerimaan pusat. Kontrol atas pengiriaman langsung yang melewati
penerimaan pusat tidak akan ditelaah. Pemerikasaan yang terpisah atas pengiriman
langsung ini telah direncanakan.

 Survey pendahuluan mengungkapkan sebuah sistem control atas aktivitas departemen

pengiriman yang baik. Seluruh indtruksi pekerjaan telah diperbaharui. Para supervisor
departemen disyaratkan untuk melakukan pemeriksaan berkala atas beberapa transaksi
yang dipilih dan melaporkan hasilnya kepada manajer, yang akan memastikan bahwa
setiap kondisi

21
 yang menyimpang telah diperbaiki. Aktivitas pengiriman telah didiskusikan dengan
perwakilan dari perusahaan peripheral dan dicatat bahwa mereka telah secara seragam
melakukan operasi pengirimannya dengan seksama. Akibatnya, uji atas transaksi
mengalami pengurangan yang cukup besar dari uji normal yang selanjutnya akan
menjadi dasar bagi opini.
Auditor hendaknya menghindari pemberian penjelasan yang rinci atas langkah-langkah audit
yang mereka ambil. Untuk beberapa aktivitas yang bersifat sensitive, pengungkapa seperti itu
mungkin dapat menjadi potensi terjadinya penyimpangan dari cetak biru yang ada sampai
melakukan manipulasi pada transaksi untuk keuntungan pribadi.
Unsur-unsur dari hasil audit. Laporan audit hendaknya memuat lingkup dan hasil audit;
tetapi dapat juga memuat temuan, kesimpulan (opini), dan rekomendasi. Kami percaya bahwa
laporan formal atas hasil audit internal sebaiknya memuat keenam unsur (latar belakang,
kriteria, kondisi, dampak, penyebab dan rekomendasi) jika laporan tersebut ingin
memberikan manajeman klien informasi yang dibutuhkan untuk menunjukan penentuan audit
internal atas aktivitas yang diaudit serta jika laporan tersebut memberikan panduan dan saran
bagi manajemen untuk perlunya suatu tindakan perbaikan.
Beberapa organisasi audit internal tidak pernah memberikan opini menyeluruh atas dasar
bahwa manajemen hanya tertarik pada permasalahan yang membutuhkan tindakan. Kami
berpendapat bahwa hanya dengan memasukan seluruh unsur laporan pada pesan yang
disampaikan kepada berbagai tingkat manajemen, baru auditor internal dapat sepenuhnya
mengomunikasikan hasil yang lengkap dari audit.
Sebuah temuan. Empat atribut dasar dari sebuah temuan telah dibahas dalam Bab 8. Temuan
Audit. Atribut-atribut ini adalah:
 Kriteria. Standar, tolak ukur, atau ekspektasi yang digunakan dalam melaksanakan
pemerikasaan dan / atau verifikasi.
 Kondisi. Bukti faktual atas apa yang diungkapkan.
 Penyebab. Alasan terjadinya perbedaan antar kriteria dan kondisi yang terjadi.
 Dampak. Dampak bagi perusahaan atau perbedaan antara kriteria dan kondisi yang
terjadi.

Latar belakang dan rekomendasi dapat pula menjadi bagian dari suatu temuan jika
dianggap perlu.
Dua atribut pertama, kriteria dan kondisi, sama-sama dapat berlaku pada temuan-temuan
positif. Dengan kata lain, auditor internal tidak akan dapat mengambil kesimpulan bahwa
beberapa aktiviatas sudah berjalan dengan memuasakan kecuali jika mereka telah
menetapkan beberapa standart atau kriteria yang digunakan untuk mengukur pencapaian
klien. Perasaan intuisi saja tidaklah cukup, hal tersebut tidak dapat secara objektif ditunjukan.
Tetapi jika sebuah standar pelaksanaan atau kinerja telah ditetapkan dan disetujui oleh
manajemen dan/atau klien, maka auditor internal dapat dengan yakin
Menyatakan—setelah perbandingan yang memadai telah dilakukan—sejauh mana kelaikan
aktivitas tersebut telah dilaksanakan.

Dengan menerapkan keempat atribut di atas ketika melaporkan temuan-temuan yang kurang
memuaskan, auditor internal dapat memenuhi tiga sasaran audit penting yang telah dibahas
sebelumnya: (1) untuk menciptakan kesadaran akan permasalahan yang ada; (2) untuk
mendaptakan pengakuan atas kondisi yang dilaporkan; dan (3) untuk mendorong tindakan

22
perbaikan kondisi. Karenanya sebuah lembaran komentar akan dapat berguna bagi auditor
untuk meyakinkan bahwa tidak ada atribut yang terleawti ketika melaporkan temuan.
Kertas kerja yang ditunjukan dalam Tampilan 17-3 menunjukan cara yang sederhana bagi
auditor internal dalam menentukan apakah semua atribut penting telah dipertimbangkan.
Pada kertas kerja ini, telah dimasukan dua unsur lain: sebuah ringkasan untuk mengumpulkan
temuan dan seluruh rekomendasi guna memandu pembaca dana manajer kepada tindakan
efektif.
Kerangka yang terdapat dalam Tampilan 17-3 dapat langsung diubah menjadi sebuah temuan
didalam laporan audit:
Timbul kerugian yang sangat besar akibat penjualan kepada risikop kredit yang
buruk. Evaluasi kredit atas pelanggan potensial tidak selalu objektif, mengakibatkan
kerugian sejumlah lebih dari $75.000 tahun lalu. Manajer departemen kredit secara
administratif memberikan laporan kepada direktur pemasaran. Namun penjualan dan
kredit hendaknya memiliki sasaran yang berbeda; satu untuk meningkatkan
penjualan, dan yang lainnya untuk memberikan fsilitas kredit hanya untuk
meningkatkan penjualan yang diterima. Permasalahan ini didiskusikan dengan
seluruh pihak yang berkepentingan dan, sebelunm audit diselesaikan, tercapai
persetujuan untuk memindahkan departemen kredit menjadi dibawah direktur operasi
fiansial.
Akan dapat dilihat apakah rekomendasi telah benar-benar dibuat selama terjadi diskusi lisan
mengenai temuan. Karena telah recapai persetujuan atas tindakan perbaikan yang akan
diambil, penghargaan untuk tindakan tersebut, akibatnya, diberikan kepada klien ketimbang
kepada auditornya. Pendekatan ini memberikan dampak yang positif pada hubungan diantara
keduanya. Seperti yang dikatakan oleh seorang eksekutif: “Tidak ada yang tidak dapat
dicapai di dunia ini jika seseorang tidak memaksakan diri untuk mendapat penghargaan atas
pencapaian tersebut.”
Dengan mematuhi ketentuan-ketentuan secara menyeluruh dari Standar (Practice Advisory
2410-1) dalam menangani seluruh atribut temuan, auditor internal akan memiliki
kemungkinan lebih besar mendapatkan penerimaan atas temuannya dan jalan untuk
memperbaiki temuan tersebut. Tentunya, seluruh auditor harus yakin bahwa bukti yang
mendukung temuan pelaporan tersebut adalah kompeten dan relevan. Temuan tersebut tidak
hanya harus dinyatakan secara persuasif, tetapi juga harus mampu menahan serangan frontal
dari beberapa klien yang tidak puas yang berkeinginan untuk menyingkirkan auditor dan
bukannya kondisi yang tidak memuaskan tadi.

Kesimpulan audit (opini). Opini adalah pertimbangan profesional seorang auditor atas
aktivitas yang ditelaah. Opini memberikan komentar menyeluruh mengenai penentuan atas
kondisi yang diungkapkan. Tidak semua organisasi audit memberikan opini menyeluruh atas
hasil pemeriksaan mereka, namun banyak organisasi audit yang progresif percaya bahwa jika
hal ini tidak dilakukan akan menyebabkan manajemen klien kehilangan sebuah jasa
pelayanan ahli yang signifikan.
Akan sangat alamiah bagi seorang presiden direktur sebuah perusahaan yang bertemu dengan
auditornya setelah penyelesaian sebuah penugasan audit untuk menanyakan : “Baiklah, apa
opini Anda mengenai aktivitas yang baru saja Anda telaah?” sebuah jawaban yang responsif

23
akan mencerminkan opini secara menyeluruh : “Aktivitas tersebut telah beroperasi dengan
cukup baik,” atau “Saya yakin mereka dapat meningkatkan operasi mereka, karena ... “ atau
“Kecuali beberapa permasalahan kecil yang dapat dengan cepat mereka perbaiki, mereka
melaksanakan sebuah pekerjaan yang cukup baik”.
Pertimbangan diantara baris-baris ini adalah apa yang diharapkan oleh para eksekutif dari
organisasi audit mereka. Tentu saja, auditor hendaknya tidak memberikan opini yang tidak
mampu mereka dukung. Dan, tentu pula mereka harus mempertimbangkan dengan seksama
faktor-faktor yang mendukung opini mereka. Sebuah opini sebaiknya menyatakan apa yang
dimaksud auditor, termasuk hanya apa-apa yang dapat mereka justifikasi dan didukung secara
memadai oleh fakta-fakta yang ada. Terakhir, opini tersebut hendaknya meliputi dan
responsif terhadap, sasaran-sasaran audit yang telah ditetapkan di dalam pernyataan tujuan
audit. Tiga contoh opini untuk audit atas operasi adalah :
 Berdasarkan hasil audit kami, kami percaya bahwa sebuah sistem kontrol yang memadai
telah di susun atas aktivitas-aktivitas departemen penjualan dan bahwa tanggungjawab
yang diberikan kepada departemen ersebut telah dilaksanakan secara efiesien dan efektif.
 Menurut opini kami, aktivitas-aktivitas yang terkait dengan pemecatan dan penarikan
kembali para karyawan telah dikontrol dengan baik dan dilaksanakan secara efisien dan
efekrif, kecuali pada penjelasan yang kurang memadai atas penyelesaian keuangan untuk
tuntutan-tuntutan yang diterima.
 Menurut opini kami, sistem yang dirancang untuk menjamin bahwa kalibrasi tepat waktu
aras peralatan uji adalah kurang memadai karena tidak terdapatnya prosedur untuk
mengidentifikasi seluruh peralatan yang akan menjadi subjek dari kalibrasi.
Dalam mengungkapkan opini mereka, auditor hendaknya tidak ragu-ragu untuk memuji jika
pujian tersebut memang patut diberikan. Jika mereka menemukan sebuah operasi yang
dikontrol dengan baik, diorganisasikan dengan biak, dikelola dnegan baik, dan berfungsi
dengan lancar, mereka harus mengatakan apa adanya—hal ini akan menjadi bukti bahwa
mereka tidak hanya mecari kesalahan-kesalahan saja. Tentunya harus terdapat cukup
dukungan untuk opini yang memuji tersebut. Auditor tidak ingin melihat sebuah opininya
ditolak akibat aktivitas yang tidak dicakup dalam audit atau adanya kejadian-kejadian lain
yang seharusnya dapat diramalkan; tetapi jika mereka yakin akan dasar opini mereka, mereka
harus berani untuk menyampaikan keyakinan tersebut. Berikut ini adalah contoh pujian yang
sangat layak untuk diberikan :
Berdasarkan pada hasil telaah yang kamu lakukan, kami memiliki opini bahwa
kontrol yang memadai telah diberikan atas aktivitas dari departemen pelayanan
produksi, dan bahwa kontrol tersebut telah berjalana secara efisien dan efektif.
Bahkan pada kenyataanya, kami memandang departemen ini sangat efektif dalam
mencapai misi-misi yang diberikan kepadanya. Kami percaya bahwa hal ini terjadi
karena terdapat supervisi dan personel yang bermotivasi tinggi dan ahli; komunikasi
dan umpan balik yang baik antara manajemen dengan bawahannya; pelatihan
melalui pekerjaan yang lengkap untuk setiap individu karyawan, degan diperkuat
oleh kebijakan rotasi penugasan yang baik; instruksi pekerjaan yang komperhensif
dan selalu diperbaharui; kewaspadaan yang terus-menerus dari pihak supervise dan
penggantinya untuk megawasi jadwal beban kerja dan kinerja pekerja serta untuk

24
 mengurangi kesalahan; ikatan dan loyalitas yang tinggi antara manajer dengan
supervisor kelompoknya; dan partisipas yang diberikan oleh manajemen dan
supervisornya dalam mebuat keputusan-keputusan manajemen.
Sebuah opini audit yang menyeluruh memberikan fokus pada laporan. Segala yang mengikuti
hendaknya relevan dan mendukung opini menyeluruah tersebut. Beberapa penulis
berargumen bahwa kesimpulan sebaiknya menjadi titik awal dari proses penulisan laporan.
Semua yang mengikutinya adalah dirancang untuk mendukung opini tersebut dan
menjelaskanya.
Tidak gampang untuk mencapai suatu kesimpulan yang baik – untuk mencoba
menghubungkan dalam satu kalimat seluruh opini yang dimiliki auditor atas semua operasi
yang signifikan. Tetapi peraturan satu kalimat tersebut dapat membantu mengidentifikasi
kesimpulan yang akan menjadi awal penulisan. Mengembangkan sebuah kesimpulan yang
dapat dilakukan disederhanakan dengan memenuhi aturan-aturan dibawah ini:
 Kesimpulan tersebut hendaknya menjawab pertanyaan-pertanyaan yang dilontarkan oleh
tujuan audit
 Kesimpulan tersebut hendaknya memuat sebuah pertanyaan atas subjek yang dilaporkan.
 Kesimpulan tersebut hendaknya memuat opini dari si penulis mengenai apa yang sudah
diungkapkan.

Sebagian besar materi berikut ini telah diberikan dan dibahas oleh Practice Advisory 2410-1
yang terkait dengan Standar 2410 “Criteria for Communicating” [Kriteria untuk
Berkomunikasi], dan Standar 2410-1 yang terkait. (Materi ini muncul dalam buku Sawyer
edisi keempat tetapi telah direvisi dan diperbaharui untuk mencerminkan pemiiran-pemikiran
terkini dan perkembangan teknologi. Ia meliputi catatan kaki 13 hingga 18 dari edisi
tersebut.)
Berikut ini adalah beberapa teknik penulisan laporan audit yang menggunakan kesimpulan
diatas sebagai titik mulanya. Teknik-teknik yang disarankan ini tidak berurutan, dan dapat
menjadi aturan yang berguna untuk diikuti dalam membuat sebuah kerangka pengajuan
laporan audit
1. Diawali dengan kesimpulan.
2. Menempatkan masalah-masalah penting pertama kali.
3. Membuat pernyataan langsung mengenai kesimpulan kondisi.
4. Menyebutkan kekhawatiran-kekhawatiran manajemen dan kesempatan untuk
peningkatan.
5. Mencakup informasi yang dibutuhkan untuk membuktikan sebuah pernyataan.
6. Menghapuskan informasi atau uraian prosedur yang tidak berguna
7. Mengidentifikasikan dampak dari permasalahan yang menyebabkan kekhawatiran
manajemen
8. Mengidentifikasikan penyebab dari permasalahan sehingga dapat diselesaikan
9. Merekomendasikan tindakan yang secara langsung terkait dengan penyebabnya
10. Menekankan pada solusi dan hasil, bukannya prosedut terinci
Penulisan laporan yang baik tidak diperoleh dengan mudah. Penulisan laporan tidak akan
begitu saja mengalir dari hanya sekedar membaca instruksi-instruksi. Penulisan laporan
memerlukan waktu, latihan, dan pengajaran. Buku ini tidak pernah menemukan sebuah
laporan yang dihasilkan dnegan sempurna pada pertama kali ditulis. Mencoba untuk menulis
dengan cepat adalah sama tidak produktifnya dengan mencoba untuk tidur cepat. Memang
tidak dapat dilakukan seperti itu. Tetapi dengan usaha, pelatihan, dan kegigihan untuk

25
memenuhi standar yang tinggi, laporan-laporan yang dihasilkan pasti akan mengalami
peningkatan.
Rekomendasi audit. Auditor sebaiknya tidak memberitahukan kepada manajer operasional
bagaimana mereka harus memperbaiki kondisi-kondisi yang tidak memuaskan. Yang paling
dapat ia lakukan adalah memberikan rekomendasi. Rekomendasi itupun seharusnya tidak
dianggap sebagi satu-satunya jalan yang dapat diambil oleh klien. Hendaknya dianggap
sebagai suatu pilihan yang dapat dipertimbangkan dari beberapa pilihan yang lain.
Karenanya, adalah suatu ide bagus untuk mendiskusikan rekomendasi padat saat audit
dilaksanakan, daripada membawanya menjadi sebuha kejutan di dalam laporan audit.
Selama pelaksanaan audit, baik klien maupun auditor, keduanya dapat menemukan cara-cara
yang tersedia untuk memperbaiki kondisi atau mengingkatkan metode dan proses. Pada saat
tersebut, klien mungkin dapat menjelaskan efek samping yang dapat ditimbulkan oleh
rekomendasi. Klien tentu memiliki pemahaman yang lebih luar mengenai operasi daripada
pengetahuan auditor dan karenanya sering kali dapat memprediksikan hasil dari tindakan
yang diusulkan.
Ketika tindakan rekomendasi telah di setujui bersama, akan dapat meningkatkan hubungan
klien—auditor jika kemudian tindakan yang diusulkan tersebut dinyatakan sebagai ide dari
klien. Auditor sendiri tidak membutuhkan penghargaan. Bagaimanapun, merekalah yang
membawa masalah tersebut ke permukaan. Lagi pula klien tersebut akan dapat
menyelamatkan mukanya jika di dalam laporan audit dikatakan : “Permasalahan tersebut
telah didiskusikan dengan manajer operasional dan berikut adalah tindakan yang dilakukan
untuk memperbaiki kondisi ini”. Pertimbangan kepada pihak lain semacam ini dapat
membantu mengubah gambaran stereotip dari auditor internal yang selama ini dipegang oleh
banyak klien.
Jika auditor membuat rekomendasi, mereka harus memikirkan biaya untuk memperbaiki
kondisi tersebut. Untuk menerapkan control jauh melebihi nilai dari apa yang dikontrol
umumnya adalah bukan suatu hal yang produktif. Auditor internal harus memandang
rekomendasinya seperti merekalah yang memiliki perusahaan tersebut dan seperti biaya
untuk meningkatkan control atau cara-cara perbaikan yang lain tersebut akan keluar dari
kantong mereka sendiri.
Pada waktu yang sama, harus dimengerti bawah beberapa control harus diterapkan dan
ditegakkan tanpa melihat berapa besar biayanya. Termasuk dalam hal ini adalah masalah-
masalah seperti pelayanan, citra perusahaan, lingkungan hidup, keselamatan, dan kewajiban
atas produk. Dalam kasus-kasus seperti ini, mungkin diperlukan untuk membawa
rekomendasi tersebut ke tingkat yang paling berwenang—para pembuat kebijakan
perusahaan.
Umunya, sebuah rekomendasi untuk tindakan perbaikan harus langsung berhubungan dengan
sebuah temuan audit yang spesifik. Rekomendasi tersebut menuntut adanya tindakan jika
auditor menemukan adanya perbedaan antara kondisi nyata dengan hasil yang diharapkan.
Aturan ini tidak melarang seorang auditor dalam membuat rekomendasi atas hal-hal diluar
lingkup audit normal. Hal ini mungkin terjadi ketika auditor diminta untuk memberikan opini
atas operasi yang mungkin tidak menjadi subjek audit. Auditor internal sebaiknya siap untuk
memberikan analisis, penilaian, rekomendasi, dan saran mengenai aktivitas-aktivitas
perusahaan kepada manajemen.

26
Selain itu, auditor internal mungkin menemukan selama berlangsungnya audit, beberapa
metode tertentu yang dapat ditingkatkan tetapi bukan merupakan sebuah kondisi yang tidak
layak. Fakta ini hendaknya tidak menghindarkan auditor internal untuk menyarankan sebuah
metode pelaksanaan yang ditingkatkan. Tetapi tentu tidak adil bagi klien jika menganggap ini
sebagai hasil dari suatu penyimpangan. Beberapa auditor memisahkan rekomendasi-
rekomendasi untuk tindakan perbaikan dari saran-saran untuk mengingkatkan aktivitas yang
sudah terlaksana dengan baik. Dua kategori ini diringkas secara terpisah dalam laporan audit
dengan judul “Temuan yang Membutuhkan Tindakan Perbaikan”dan “Saran untuk
Peningkatan.”yang terakhir mungkin juga akan dibahas dalam “Surat Manajemen” yang
diberikan oleh auditor kepada klien.
Pencapaian Klien. Kecenderungan yang terjadi dibanyak departemen audit internal adalah
untuk membuat laporan audit sesederhana dan semudah mungkin untuk ditulis. Akibatnya,
sebagian besar laporan audit bersifat negatif. Laporan tersebut hanya mencantumkan
penyimpangan-penyimpangan yang ditemukan karena hal ini membutuhkan perhatian dari
para eksekutif dan tindakan oleh manajer klien. Namun, laporan audit hendaknya juga
objektif. Objetivitas membutuhkan pandangan yang tidak bias. Dan setiap orang yang
membaca sebuah laporan yang isinya secara keseluruhan negatif akan merasa di dalam
laporan, operasi yang diaudit tidak memiliki satu pun kualitas yang baik.
Tentu saja tidak diperlukan pemberian ruang yang sama untuk temuan-temuan yang positif
maupun negative. Tetapi keseluruhan audit akan dapat ditempatkan pada perspektifnya oleh
sebuah paragraf atau sebuah rating sifat. Tampilan 17-1 atau 17-2 menunjukkan bagaimana
hal ini dapat dilakukan, secara singkat, untuk memberikan sebuah pandangan yang seimbang
atas hasil audit dan tidak meninggalkan kesan bahwa segala yang disentuh auditor adalah
tidak memuaskan.
Menempatkan segala sesuatu pada perspektifnya akan membantu citra auditor, dan membuat
kembalinya auditor menjadi sesuatu yang lebih dapat diterima. Tidak hanya itu, hal ini akan
membuat klien tidak merasakan segala sesuatu yang dikatakannya akan digunakan untuk
melawan dirinya sendiri. Mungkin membutuhkan sedikit usaha untuk memasukkan perspektif
dan pemahaman di dalam laporan audit, tetapi hasil yang diperoleh akan cukup substansial.

Posisi Klien. Pada saat diskusi mengenai temuan audit atau laporan audit final dilakukan,
perselisihan antara auditor dengan klien mungkin saja terjadi. Ketika perselisihan ini
berhubungan dengan materi yang factual, tidak ada alasan mengapa fakta-fakta ini tidak
dapat diselesaikan sehingga tidak terjadi lagi perdebatan mengenai bukti yang ada.
Kesimpulan dan interpretasi adalah suatu hal yang berbeda. Dalam hal ini, dapat terjadi suatu
perselisihan yang jujur—bahkan sampai dilingkaran yang tertinggi. Perhatikan misalnya pada
keputusan Mahkamah Tertinggi Amerika Serikat dengan lima juri mendukung satu sisi dan
empat juri mendukung sisi yang lain.
Dalam keadaan seperti ini, klien hendaknya diberikan cukup tempat di dalam laporan audit
untuk memprentasikan pandangan mereka. Komentar tertulis klien mungkin dapat
dimasukkan sebagai sebuah lampiran dari laporan audit. Perselisihan-perselisihan seperti ini
mungkin membutuhkan intervensi dan keputusan dari pejabat eksekutif. Dan manajemen
klien yang lebih tinggi sebaiknya mendapat kedua pandangan ini untuk menagmbil sebuha
keputusan atasa dasar informasi yang ada.

27
Namun sebisa mungin, klien dan auditor hendaknya menghindari penggunaan laporan audit
sebagai forum perdebatan melakukan bantahan dan bantahan balik. Posisi yang nyata harus
ditentukan dan dipresentasikan kepada manajemen yang lebih tinggi untuk diputuskan.
Sebagian besar dari materi di atas telah diberikan dan dibahas oleh Practice Advisory 2410-1
yang terkait dengan Standar 2410, “Criteria for Communicating” [Kriteria untuk
Berkomunikasi] dan Standar 2410. A1 terkait.
Persetujuan dan penandatanganan laporan. Tidak terdapat ketentuan mengenai siapa yang
akan menandatangi laporan audit internal. Terlalu banyak variabel yang masuk dalam
penghitungan suatu pendatanganan laporan. Beberapa aktivitas audit internal cukup besar
ukurannya dan memiliki lokasi diseluruh dunia. Setiap percobaan oleh direktur audit untuk
memastikan atau menandatangani seluruh laporan sebelum dikeluarkan akan menyebabkan
penundaan yang tidak diinginkan. Pendelegasian untuk persetujuan maupun wewenang
penandatanganan laporan mungkin dibutuhkan untuk memenuhi pelaporan yang tepat waktu.
Pada organisasi audit internal yang lebih kecil, atau organisasi dimana sebuah auditornya
berada di kantor pusat, delegasi akan menjadi keputusan dari direktur audit. Jika organisasi
audit internalnya berukuran kecil dan proses pelaporannya masih berkembang, direktur audit
mungkin berkeinginan untuk menelaah dan menyetujui seluruh laporan sebelum dikeluarkan.
Disebuah departemen audit internal yang berpengalaman, para eksekutifnya mungkin lebih
merasa nyaman mendelegasikan fungsi penandatanganan kepada yang lain dan tetap
memegang control dengan menelaah laporan setelah mereka dikeluarkan.
Praktik yang sering dilakukan adalah auditor yang ditugasi, supervisor atau auditor ketua
menandatangani laporan tersebut. Jika memungkinkan, direktur audit atau yang ditunjuk
menyetujui laporan sebelum dikeluarkan, namun persetujuan tersebut tidak harus dibuktikan
dengan sebuah tanda tangan dari profesional yang memenuhi kualifikasi pada laporan itu
sendiri.
Distribusi Laporan. Untuk menjamin keseragaman dalam pendistribusian laporan, direktur
audit internal sebaiknya (dengan persetujuan manajemen) menyusun sebuah daftar distribusi
untuk seluruh laporan audit normal. Setiap penyimpangan dari daftar distribusi standar
sebaiknya disetujui oleh direktur audit atau yang ditunjuk. Laporan tersebut hendaknya
diterima oleh mereka-mereka yang berada di posisi yang mampu mengambil tindakan
perbaikan atau meyakinkan bahwa tindakan perbaikan telah dijalankan. Laporan tersebut juga
hendaknya didistribusikan kepada pejabat-pejabat klien. Distribusi laporan kepada pihak lain
yang meminta salinan laporan sebaiknya disetujui terlebih dahulu juga oleh direktur audit
atau yang ditunjuk. Pembatasan ini mencegah terjadinya penyebaran yang tidak terkontrol
dari informasi yang dilaporkan kepada pihak-pihak yang tidak berhak untuk mengetahui.
Bahkan setelah laporan audit dikeluarkan, dimungkinkan bagi informasi baru untuk muncul
ke permukaan dan memerlukan dilakukannya perubahan atas apa yang dilaporkan,. Ketika
ditemukan bahwa informasi substantif yang diterbitkan di dalam laporan final adalah tidak
benar, direktur audit hendaknya mengeluarkan sebuah laporan baru yang dengan jelas
menunjukkan informasi yang diperbaiki. Informasi yang salah tersebut mungkin memiliki
dampak pada rekomendasi dari auditor, tindakan manajemen, atau keduanya. Laporan audit
yang ditambahkan sebaiknya didistribusikan kepada seluruh individu yang menerima laporan
audit yang dikoreksi (lihat standar 2421).

28
Pembatasan Informasi. Dalam pelaporannya, Certified Internal Auditor dan anggota IIA
diminta oleh kode etik mereka (yang disetujui pada tanggal 17 Juni 2000) untuk
mengungkapkan seluruh fakta-fakta material yang mereka ketahui akan mengubah arti
laporan jika tidak diungkapkan. Materialitas tidak relevan dalam hal ini. Begitu pula seluruh
tindakan-tindakan ilegal harus dilaporkan oleh auditor internal.
Beberapa informasi tertentu mungkin tidak pantas untuk dimasukkan ke dalam laporan audit
karena berhubungan dengan masalah keamanan, privasi, hak-hak kepemilikan, atau
berhubungan dengan tindakan-tindakan tidak tepat atau ilegal. Informasi semacam ini harus
dilaporkan pada laporan yang terpisah yang pantas untuk sifat dari informasi terbatas
tersebut.
Jika auditor internal menemukan adanya penyelewengan yang dilakukan oleh para eksekutif,
tidak ada pilihan lain selain melaporkan masalah tersebut. Tetapi mereka dapat memilih cara
melaporkannya. Mereka dapat menyebutkan temuan mereka di dalam laporan audit dan
mencantumkan kometar dari para eksekutif yang terlibat. Mereka dapat menyebutkan temuan
tanpa memasukkan komentar dari para eksekutif tersebut—tentunya dengan asumsi bahwa
mereka yakin akan fakta yang ada. Mereka dapat menghilangkan temuan dari laporan normal,
tetapi melaporkan secara rinci dalam sebuah komunikasi rahasia kepada eksekutif puncak
perusahaan atau kepada komite audit, dengan mencantumkan laporan rahasia ini di laporan
audit aslinya.
Tentu saja, jika eksekutif puncak juga terlibat dalam penyelewengan, akan lebih tepat untuk
melaporkan masalah ini kepada komite audit dari dewan komisaris atau badan yang sejenis.
Beberapa organisasi audit internal mungkin berpikiran bahwa audit atas ekonomi dan
efisiensi diberikan dalam laporan yang terpisah. Tetapi mempresentasikan audit ini secara
terpisah, seperti dalam sebuah memorandum khusus, dapat memberikan kesan bahwa
temuan-temuan didalamnya tidak di presentasikan secara objektif atau pelaporan atas
penggunaan yang ekonomis dan efisien dari sumber daya adalah tidak termasuk di dalam
lingkup dari aktivitas audit normal. Standar secara spesifik menyatakan bahwa, “Auditor
internal sebiaknya menilai keekonomisan dan efisiensi atas bagaiaman sumber daya
dipergunakan.” Jadi, mengomunikasikan hasil dari prosedur audit yang terkait dengan
ekonomi dan efisiensi sebaiknya tidak dibedakan dari pelaporan hasil-hasil audit lainnya.
Sebagian besar materi diatas dibahas dan terdapat dalam Practice Advisory 2240-1,
“Disseminating Results” [Penyebarluasan Hasil], dan Standar 2440 terkait.

Grafik
Laporan audit yang ditulis dengan sangat profesional pun dapat menggunakan ilustrasi-
ilustrasi yang memperjelas konsep dan menyoroti ketekaitannya. Ilustrasi dapat
menumbuhkan rasa kepercayaan dengan cara yang mungkin tidak dapat dijelaskan oleh kata-
kata.
Hal-hal yang dapat disajikan dalam bentuk grafik dan ditambahkannya ke dalam laporan
meliputi :
 Diagram batang yang menunjukkan hubungan antara dua atau lebih kumpulan statistik
yang sama (Tampilan 17-4).
 Bagan alir yang menjelaskan suatu proses yang kompleks (Tampilan 17-5).

29
 Gambar-gambar yang dengan jelas menunjukkan adanya dan sejauh mana telah terjadi
kondisi yang membahayakan atau praktik-praktik pemborosan (Tampilan 17-6).

Laporan – laporan Informal

Setiap aktivitas audit yang membutuhkan sebuah sistem pelaporan informal untuk
melengkapi sistem formalnya. Mungkin akan ditemukan hal-hal pada saat pelaksanaan
penugasan audit yang : (1) membutuhkan perhatian segera dari manajemen untuk menjadi
tambahan laporan lisan atas proyek yang sedang berlansung; (2) tidak mempunyai hubungan
dengan proyek yang sedang berlangsung namun layak untuk dilaporkan kepada manajemen;
atau (3) meminta ditunda atau ditinggalkannya proyek. Hal-hal atas dan hal-hal lainnya dapat
menjadi subjek laporan interim (atau kemajuan) tertulis.
Seperti laporan informal lain yang bertujuan untuk melakukan komunikasi tepat pada
waktunya, laporan interim hendaknya menempati sebuah posisi yang resmi di dalam fungsi
audit. Para pembaca akan menjadi terbiasa untuk melihat laporan informal ini jika mereka
mengikuti sebuah pola yang teratur, direferensikan oleh suatu petunjuk yang umum, dan
menjadi subjek dari semacam bentuk kontrol numerik.
Laporan ini mungkin diberi judul “Laporan Audit Informal” dan mungkin diberikan nomor
yang berurutan untuk setiap tahunnya. Laporan pertama pada suatu tahun dapat diberi nama
“LAI XX-1”.
Laporan ini dapat memiliki panjang yang berbeda-beda, tergantung pada subjek yang
dibahas. Jika singkat, mungkin laporan ini dapat disajikan dalam satu halaman tercetak. Jika
lebih dari satu halaman, lebih disukai jika terdapat suatu ringkasan pendek yang bertindak
sebagai semacam surat pengantar atau kerangka laporan, dengan materi yang dibahas lengkap
sebagai lampiran dari laporan infromal tersebut.

Sebagai contoh, diasumsikan jika informasi atas departemen persediaan sedang dilaporkan
secara informal kepada manajemen klien. Pembahasan penuhnya dapat dimasukkan ke dalam
sebuah lampiran. Laporan pengantarannya dapat dilihat pada Tampilan 17-7. Dengan
menggunakan e-mail, salinan-salinannya dapat langsung dikirim pada saat yang bersamaan
kepada para pejabat yang layak menerimanya.

Uji Tuntas Pelaporan Audit

Sasaran dari dilaksanakannya audit uji tuntas (due diligence) adalah untuk mengumpulkan
informasi, baik pro maupun kontra, untuk manajemen klien dalam memutuskan masalah-
masalah yang berkaitan dengan joint venture, penggabungan, konsolidasi, dan bentuk-bentuk
akusisi lainnya. Pada umumnya, audit uji tuntas adalah sebuah proyek gabungan tiga pihak
yang melibatkan auditor ekternal, pengacara hukum, dan auditor internal. Masing-masing
tiga organisasi ini memiliki area-area kepentingannya yang spesifik. Namun, tentu tetap
dibutuhkan suatu koordinasi. Contoh dari kepentingan-kepentingan spesifik tersebut mungkin
adalah sebagai berikut :
Area Audit Eksternal Pengacara Auditor Internal
Piutang Validitas Akun- Penagihan, Umur Piutang,
akun litigasi kebijakan

30
 penagihan
Persediaan Validasi Akun- Hypothication, Kondisi
akun pengiriman tanpa persediaan,
penjualan keusangan

Ketiga tim investigasi tersebut sebaiknya menggunakan program komputer yang sama untuk
mencatat temuan-temuan yang terkait dengan daftar area kepentingan yang ditentukan
sbelumnya. Lotus Notes memiliki piranti lunak yang memungkinkan input semacam ini, hasil
selama audit dapat berupa alat penghubung yang memberi peringatan tim yang lain akan
adanya potensi subjek atas perhatian. Hal ini juga akan sangat membantu dalam pembuatan
laporan audit uji tuntas nantinya.
Unsur terakhir dari proyek audit uji tuntas adalah pembuat laporan. Manajemen akan menjadi
sensitif pada nada dan isi dari laporan itu. Karenanya, penulisan laporan harus sepenuhnya
patuh pada hanya melaporkan materi-materi yang factual dan sebanyak mungkin
menghilangkan subjektivitas yang ada. Beberapa saran dari sebuah artikel baru-baru ini
termasuk :
 “Gunakan ringkasan eksekutif dengan bullet point yang menyoroti aspek-aspek yang
dapat memberikan penawaran yang lebih baik dalam negosiasi.”
 “Buat struktur laporan berdasarkan siklus bisnis seperti yang didefinisikan oleh organisasi
yang hendak mengakuisisi ; misalnya, kategori-kategorinya dapat termasuk keuangan dan
administrasi, penjualan dan pemasaran, sumber daya manusia, manajemen, pembelian,
produksi, dan perbendaharaan.” (Kami mungkin juga menambahkan kelompok-kelompok
unsur neraca.)
 “Lakukan indeks atas seluruh dokumen-dokumen pendukung dan kertas kerja.”
 “Buat cadangan seluruh kertas kerja dan data lainnya dalam disket.”

Suatu audit yang dikoordinasikan dengan saksanam dilaporkan dengan baik, akan dapat
bermanfaat dalam pengambilan keputusan dan dapat bermanfaat untuk meningkatkan
persepsi manajemen atas proses audit internal.

Komunikasi dengan Pihak di Luar Organisasi

Auditor internal mungkin diminta untuk memberikan informasi kepada pihak-pihak
diluar organisasi. Practice Advisory 2440-2 membahas subjek ini. Practice Advisory ini
mengajurkan adanya panduan formal yang berisi kebijakan-kebijakan untuk aktivitas
semacam ini yang meliputi persetujuan yang dibutuhkan, proses untuk pemberian
persetujuan, panduan akan jenis-jenis informasinya, pihak-pihak luar yang diizinkan untuk
menerima informasi semacam ini, privasi, batasan-batasan peraturan dan hukum, serta
tambahan isi atas informasi seperti telah disebutkannya saran, opini, dan penjaminan
didalamnya.
Practice Advisory tersebut juga meberikan mekanisme yang disarankan untuk proses
pemberian seperti perjanjian tertulis; pengolah informasi; sasaran, lingkup, dan prosedur
dalam proses pembuatan; sifat komunikasi; dan masalah hak cipta.

31
Laporan Lisan
Laporan lisan hendaknya tidak, menurut opini kami, mengganti suatu laporan tertulis.
Tetapi mereka memang memiliki tempat tersendiri, dan tempat itu memang cukup bernilai.
Laporan ini semakin sering digunakan karena :
 Dapat langsung diberikan. Laporan lisan memberikan keyakinan langsung atau
informasi terkini kepada manajemen mengenai tindakan perbaikan.
 Menyebabkan terjadinya repons melalui tatap muka. Laporan lisan dapat
mengungkapkan sikap dan keyakinan.
 Memperkenankan auditor untuk menjawab argument dan memberikan informasi
tambahan yang mungkin dibutuhkan oleh penerima laporan.
 Dapat memunculkan ketidaktelitian dalam pemikiran auditor
 Dapat mengembangkan peningkatan hubungan dengan klien.
Laporan lisan hendaknya tidak dilakukan asal jadi. Laporan ini sebaiknya disiapkan dengan
hati-hati, dan menunjukkan bahwa auditor telah mengerjakan pekerjaan rumahnya.
Namun laporan tersebut tidak dibuat seperti jika auditor membuat presentasi yang dilapisi
emas yang melebihi keputusan dari subjek atau penerimanya. Laporan lisan dapat disajikan
secara ekonomis tanpa menunjukkan penampilan yang seperti menunjukkan bahwa laporan
ini dibuat dengan sangat mahal.
Sebuah flip chart di atas meja akan benar-benar efektif untuk kelompok-kelompok kecil.
Diagram ini dapat disiapkan dengan menggunakan fasilitas komputer tanpa terlalu banyak
usaha dan sangat efektif dalam menjaga auditor menguasai jalannya pertemuan, tetap
menjaga para klien fokus pada apa yang hendak ia atakan dan menjaga auditor itu sendiri
untuk tidak keluar jalur.
Flip chart tersebut dapat diasiapkan di atas kartu 8 ½ x 11 inci dan sebaiknya tidak terdiri
atas banyak kata, yang justru akan mengalihkan perhatian dan tidak fokus. Salah satu cara
untuk menyingkat adalah

Tampilan

Persetujuan
Dewan Komisaris – notulen 3/7 XX
Manufaktur alat-alat kecil
Sasaran persediaan – Pembelian Lokal
Depatemen
Menjaga pasokan
Pembelian lini produksi
melalui kantor pusat
Menjaga tingkat persediaan minimum
Kondisi
Pasokan lini produksi mencukupi
Pemasanan
Kondisibarang yang tidak dibutuhkan
Catatan Permanen Persediaan
Mencatat Pengemballian
Temuan
Pengembalian Tidak Tercatat 32

Pembelian
Penyebabyang berlebihan -$75.000
 Instruksi Pekerjaan Yang Kurang Memadai
Kurangnya Pengawasan
Rekomendasi
Perbarui Catatan
Membuat Instruksi Pekerjaan
Pengawasan atau Proses
Memberikan umpan balik kepada manajer

Presentasi di atas meja yang informal mungkin tidak selalu dapat memenuhi kebutuhan
auditor. Sebuah presentasi lisan yang formal mungkin diperlukan. Para pendengarnya
mungkin berada pada tingkat di mana auditor harus berpikir masak-masak sebelum berbicara
dan menyiapkannya dengan cermat. Situasi semacam ini hendaknya tidak dianggap sebagai
suatu bencana, tetapi justru sebagai suatu kesempatan yang sempurna untuk
mempresentasikan sisi lain dari kemampuan seorang auditor sebagai pembicara yang terlatih
dan berartikulasi baik. Pada kesempatan ini, presentasi PowerPoint atau lembar transparan
(slide) dapat digunakan.
Presentasi-presentasi seperti ini memerlukan usaha untuk membuatnya. Berikut ini adalah
beberapa hal yang dapat dipertimbangkan.
Fleksibilitas
Selalu membuka pintu untuk pilihan-pilihan baru pada saat menyampaikan presentasi Anda
secara lisan. Bersiaplah untuk dapat memperpendek presentasi. Melewatkan suatu materi,
memperdalam materi, atau apa pun yang dibutuhkan untuk membuat para pendengar merasa
tertarik.
Bersiaplah juga untuk merespons pertanyaan-pertanyaan yang tidak berhubungan dengan
presentasi yang telah Anda rencanakan. Merupakan suatu ide yang bagus untuk menyiapkan
skenario-skenario yang berisi pertanyaan yang diantisipasi dan menyiapkan jawabannya.
Bahkan Anda dapat menyiapkan bagan-bagan yang dapat dipresentasikan jika dibutuhkan.
Tetapi jika Anda melakukan hal ini, bersiaplah pula untuk menjelaskan mengapa subjek ini
tidak dimasukkan sebagai bagian dari presentasi awal anda.
Singkat
Kalimat yang bertele-tele akan menyebabkan pikiran para pendengar terbang ke mana-mana.
Jangan melebih-lebihkan atau memperkuat hal-hal yang di luar esensi presentasi. Jangan
memasukkan hal-hal yang tidak relevan. Jika Anda melihat para pendengar Anda sibuk
melihat jam atau mengetuk meja dengan jari mereka, bersiaplah untuk mempersingkat
presentasi Anda.
Kelengkapan/Akurat

33
Pada waktu yang sama, janganlah meninggalkan sebuah subjek sampai Anda telah menjawab
semua pertanyaan yang pasti akan muncul untuk subjek tersebut. Ketika Anda mengatakan
"jumlah yang cukup banyak", para pendengar akan merasa tidak puas sampai Anda
mengatakan berapa jumlah Ketika Anda mengatakan "waktu yang lama" mereka ingin
mengetahut seberapa lama sebenarnya waktu itu. Ketika Anda mengatakan "sejumlah
kesalahan", mereka pasti ingn mengetahui apa penyebabnya dan dampak dari kondisi
tersebut.
Keterkinian
Sebelum pertemuan, auditor sebaiknya mencoba untuk memperoleh data mengemai kondisi
yang berjalan. Tidak ada yang lebih memuaskan seorang penarya dari pada ketika ia
mendengar jawaban seperti inj :"Saya baru saja memeriksa masalah itu pagi ini. Kondisi
tersebut masih sama dengan apa yang telah saya uraikan."
Persiapan
Laporan lisan hendaknya memiliki perhatian analisis yang sama dengan yang diberikan pada
sebuah laporara tertulis. Dalam bentuk kerangka pikiran, berikut ini adalah beberapa unsur
yang terdapat dalam tahap persiapannya.
 Menetapkan sasaran:
Pelaporan interim
Pelaporan kemajuan pekerjaan
Meminta perhatian untuk sebuah temuan spesifik
 Menentukan para pendengar presentasi. Berdasarkan sasarannya, identifikasikan
pendengar yang paling tepat. Atau apakah pendengarnya adalah karena mendapat
perintah? Tentukan karakteristik dari pendengar sehingga presentasi dapat disesuaikan
dengan apa yang diminati pendengarnya.
 Berdasarkan atas sasaran, pendengar, dan materi yang hendak dipresentasikan,
susunlah kerangka pemikiran dari laporan. Termasuk:
Materi perkenalan
Materi substantif (setiap unsur sebaiknya telah tertata di dalamnya)
Kesimpulan
 Yakinkan bahwa setiap segmen dari setiap materi telah dilengkapi dengan hal-hal
berikut ini jika memungkinkan:
Latar belakang
Kriteria
Kondisi
Dampak
Penyebab
Rekomendasi
 Sebisa mungkin gabubgkanlah alat bantu visual. Setiap segmen dari laporan
sebaiknya ditampilan kerangka pemikirannya sehingga pendengar dapat mengikuti
secara visual sambil mendengarkan presentasinya.
 Dengan asumsi masih tersedianya waktu, lakukanlah "latihan percobaan" atas materi
sebelum melakukan presentasi kepada pendengar audit internal yang kritis untuk
meyakinkan kelengkapan kejelasan, dan alur dari presentasi.

34
 Antisipasikan pertanyaan-pertanyaan yang mungkin muncul dan siapkanlah jawaban-
jawabannya Gunakanlah kartu 5" x 8" yang berisi pertanyaan-pertanyaan yang
diantisipasi dan jawaban jawaban potensialnya termasuk referensi pada kertas kerja
audit dan sumber-surnber lain jika dibutuhkan.

35