Manual Software Attendance

Manual Software Attendance Manajemen
www.solution.co.id Page 1
DAFTAR ISI
DAFTAR ISI ..................................................................................................................................................................................... 2

1. CARA INSTALL SOFTWARE ATTENDANCE ........................................................................................................................... 4
2. MENU UTAMA SOFTWARE ATTENDANCE ............................................................................................................................ 6
3. PENGATURAN KARYAWAN
3.1. Pengaturan Departemen .................................................................................................................................................. 8
3.2. Pengaturan Karyawan ...................................................................................................................................................... 9
3.2.1 Cara Menambah Data Karyawan ............................................................................................................................ 9
3.2.2 Impor Data Karyawan .............................................................................................................................................. 10
3.2.3 Cara Menghapus Data Karyawan ............................................................................................................................ 12
3.3. Membuat Administrator Software ..................................................................................................................................... 13
3.4. Pengaturan Database ....................................................................................................................................................... 15
4. PENGATURAN JADWAL KARYAWAN
4.1. Pengaturan Jam Kerja ...................................................................................................................................................... 16
4.2. Pengaturan Shift Kerja ..................................................................................................................................................... 18
4.3. Jadwal Karyawan ............................................................................................................................................................. 24
5. MESIN
5.1. Menambah Mesin ............................................................................................................................................................. 27
5.2. Download Data Presensi .................................................................................................................................................. 29
5.3. Download Data, Jari dan Wajah Karyawan ...................................................................................................................... 31
5.4. Upload Data, Jari dan Wajah Karyawan ........................................................................................................................... 33
5.5. Pengaturan Mesin ............................................................................................................................................................ 36
6. PENGATURAN FLASH DISK ................................................................................................................................................... 36
6.1. Impor Data Karyawan ....................................................................................................................................................... 36
6.2. Ekspor Data karyawan ..................................................................................................................................................... 38
6.3. Impor Data Transaksi ....................................................................................................................................................... 40
7. MEMBUAT LAPORAN .............................................................................................................................................................. 43

7.1. Menampilkan Data Laporan Absen .................................................................................................................................. 44
7.2. Export Laporan ................................................................................................................................................................. 48
7.3. Mencetak Laporan Detail Dari Tampilan .......................................................................................................................... 49
7.4. Mencetak Laporan Rekap ................................................................................................................................................ 50
7.5. Menambah Keterangan Karyawan Dinas Luar, Sakit, Cuti dan Ijin .................................................................................. 51
8. LAIN-LAIN
8.1 Hari Libur Umum .............................................................................................................................................................. 54
8.2 Backup Database .............................................................................................................................................................. 55
1. CARA INSTALL SOFTWARE ATTENDANCE

Sebelum melakukan proses install, siapkan CD Software yang terdapat ditempat mesin
Langkah-langkah menginstall software attendance management :
1. Masukan CD
2. Klik 2x Folder Solution
3. Klik 2x Folder Software Attendance Management
4. Klik 2x Attendance Management (Sesuai Bahasa yang akan digunakan)
5. Klik 2x file Setup.exe 6. Klik YES
7. Klik Next 8. Pilih I accept the agreement kemudian klik Next >
9. Klik Next > 10. Klik Next >
11. Klik Install Kemudian tunggu sampai proses selesai dan klik Finish
12. Setelah Finish Icon Software ada di Desktop (Attendance Management)
2. MENU UTAMA SOFTWARE ATTENDANCE MANAGEMENT

Untuk membuka aplikasi Attendance Management klik 2x icon Attendance Management yang ada di desktop
Tampilan Menu Utama Software Attendance Management

Keterangan Gambar :
1. Karyawan => berfungsi untuk menambah dan menghapus Data Karyawan
2. Data Presensi => berfungsi untuk melihat data transaksi/record dari mesin
3. Laporan => berfungsi untuk melihat laporan absensi
4. Mesin => berfungsi untuk menambah mesin dan merubah jenis koneksi mesin (tampilan dinomer 8)
5. Hapus Mesin => berfungsi untuk menghapus daftar mesin (tampilan dinomer 8)
6. Koneksikan => berfungsi untuk mengoneksikan ke mesin absen
7. Putuskan => berfungsi untuk memutuskan koneksi ke mesin absen
8. Tampilan Daftar Mesin => untuk melihat daftar mesin dan jenis komunikasi yang digunakan
8.1 Jenis komunikasi ke mesin menggunakan Kabel Serial
8.2 Jenis komunikasi ke mesin menggunakan kabel LAN
8.3 Jenis komunikasi ke mesin menggunakan kabel USB

9. Pengaturan Data
9.1 Import Data Presensi => berfungsi untuk mengimport data transaksi dari database
9.2 Export Data Presensi => berfungsi untuk backup data transaksi/record
9.3 Backup Database => berfungsi untuk membackup database
9.4 Pengaturan Flasdisk => berfungsi untuk export dan import data karyawan dan transaksi menggunakan
flasdisk
10. Mesin
10.1 Download Data Presensi => berfungsi untuk mengambil data record dari mesin
10.2 Download Data dan Sidik Jari Karyawan => berfungsi untuk mengambil data karyawan beserta sidik jarinya dari
mesin
10.3 Upload Data dan Sidik Jari Karyawan => berfungsi untuk mengirim data karyawan dan sidik jari ke mesin
10.4 Manajemen Foto Presensi => berfungsi untuk mengirim dan mengambil foto id dari mesin
10.5 Pengaturan Mesin => berfungsi untuk melihat informasi mesin dan menghapus semua data dimesin
11. Pengaturan
11.1 Pengaturan Departerment => berfungsi untuk membuat department (Menambah, Menghapus dan Edit nama
Departement dan Sub Departement)
11.2 Administrator => berfungsi untuk membuat admin di software (user name dan password)
11.3 Pengaturan Karyawan => berfungsi untuk Menambah, Menghapus dan Edit Data Karyawan
11.4 Pengaturan Database => berfungsi untuk merubah koneksi ke database (melihat lokasi penyimpanan database)
12. Jadwal Karyawan
12.1 Pengaturan Jam Kerja = berfungsi untuk membuat dan merubah Jam kerja
12.2 Pengaturan Shift => berfungsi untuk membuat shift kerja
12.3 Jadwal Karyawan => berfungsi untuk memasukan shift kerja ke karyawan
12.4 Aturan Presensi =.> berfungsi untuk mengatur lembur, symbol di laporan
13. Tampilan Status proses koneksi ke mesin
14. Tampilan record setelah download data transaksi/presensi
3. PENGATURAN KARYAWAN
3.1 Pengaturan Departement
3.1.1 Cara Menambah Departement dan Sub Departement
1. Klik Menu Pengaturan Departement, akan muncul seperti gambar
2. Klik Our Company kemudian klik Tambah

3. Masukan nama Department yang akan dibuat kemudian tekan OK/ tekan Enter
4. Cara membuat Sub Departement

4.1 Klik Departement yang akan dibuat sub 4.2 Klik Tambah
4.3 Masukkan nama Sub Department yang akan dibuat kemudian tekan OK / Enter
3.1.2 Cara Menghapus Departement dan Sub Departement

1. Klik Departement/sub department yang akan di hapus
2. Klik Hapus
3. Klik Yes
3.2 Pengaturan Karyawan

3.2.1 Menambah Data Karyawan
1. Klik menu Karyawan 2. Klik Our Company Departement/Bagian
3. Klik Tambah 4. Masukan Nama Karyawan Dikolom Nama
5. Klik Simpan
3.2.2 Impor Data Karyawan

Menu ini digunakan untuk mengimpor data karyawan dalam jumlah banyak, sebelum mengimpor data karyawan
siapkan data karyawan (isi kolom hanya Nomer ID/No Absen dan Nama) kemudian disimpan dalam bentuk ext file
CSV (Comma Delemited)
Data Karyawan di Excel Simpan ke Ext. File csv (Comma Delimited)
Setelah file data Karyawan sudah siap, berikut langkah-langkah untuk mengimpor data karyawan dari menu
Karyawan
1. Klik tombol Impor (Gambar 1) kemudian pilih Impor (Gambar 2)
Gambar 1 Gambar 2
2. Pilih CSV file (1), kemudian klik browse file (2) dan cari lokasi penyimpanan file data Karyawan, setelah itu klik
Next (3)
3. Klik Field Nomer ID (sebelah kiri) (1) dan klik Column yang bersisi nomer id (sebelah kanan) (1), lakukan yang
sama untuk nama (2), kemudian klik tombol Execute (3)
4. Klik Yes, kemudian Klik Simpan untuk melakukan proses Impor
3.2.3 Cara Menghapus Data Karyawan

Untuk menghapus data karyawan pada dasarnya sama dengan cara menambah data karyawan
1. Klik Departement/Bagian
2. Klik Nama Karyawan yang akan dihapus
3. Klik Hapus kemudian klik YES
3.3 Administrator
Menu ini digunakan untuk membuat security login saat buka aplikasi Attendance Manajemen dan membuat hak akses
menu yang aktif, berikut langkah-langkah membuat Administrator :
3.3.1 Klik Menu Administrator
3.3.2 Klik button Administrator (1), kemudian pilih Administrator (2)
3.3.3 Pilih/ Klik nama yang akan menjadi Administrator (1), kemudian klik OK (2)
3.3.4 Klik OK
3.3.5 Pilih/ Ceklist menu yang akan diakses (1), jika semua menu akan diaktifkan klik tanda centang untuk memilih
semua (2), kemudian klik OK (3)
Tampilan Data Administrator
3.3.6 Ketika membuka software maka akan muncul tampilan untuk login, User Name/Nama User diisi Nama atau
Nomer ID (Nomer Absen), Password default adalah Nomer ID (Nomer Absen) kemudian tekan enter/ klik login
contoh : Nama User : 1, Password : 1, jika ingin mengganti password klik tombol ubah password
3.3.7 Untuk menghapus Administrator klik Administrator kemudian klik Hapus Admiistrator
3.4 Pengaturan Database
Menu ini digunakan untuk mengatur penyimpanan Database Software atau melihat lokasi penyimpanan database
Attendance Management
4. PENGATURAN JADWAL KARYAWAN

4.1 Pengaturan Jam Kerja
Menu ini digunakan untuk mengatur/membuat jam kerja yang berlaku diperusahaan Anda.
Anda dapat mengelompokkan jam kerja dari berbagai departemen yang ada diperusahaan atau membuat jam perorang.
Cara Membuat Jam Kerja
1. Klik Menu Pengaturan Jam Kerja 2. Klik Batal
3. Untuk membuat jam kerja baru klik tombol Tambah

4. Masukan Sesuai Kolom disebelah kanan
Gambar : Menu Pengaturan Jam Kerja
4.1. Nama Jam Kerja : Masukan nama jam kerja disesuaikan dengan kebutuhan ex. Normal, Pagi, Siang,
Shift 1, dll
4.2. Jam Masuk : Jam Kerja untuk Masuk ex. Jam kerja masuk Normal 08:00
4.3. Jam Pulang : Jam Kerja untuk Pulang ex. Jam kerja pulang Normal 17:00
4.4. Toleransi Terlambat (menit) : Isi toleransi terlambat jika ada ex. 5 menit jika tidak ada toleransi isi
angka 0
4.5. Toleransi Pulang Cepat : Isi toleransi pulang cepat/awal (pulang sebelum waktunya) jika ada ex. 5
menit jika tidak ada toleransi isi angka 0
4.6. Jam Mulai Scan Masuk : Isi batas awal jam scan absen masuk sebelum jam kerja masuk ex. Jam
06:00 (artinya ketika karyawan melakukan scan masuk dimesin mulai dari jam 06:00 dilaporan sudah
dianggap absen masuk)
4.7. Jam Akhir Scan Masuk : Isi batas akhir jam scan absen masuk setelah jam kerja masuk ex. Jam
12:00 (artinya ketika karyawan melakukan scan masuk dimesin dibawah jam 12:00 maka dilaporan
masih dianggap absen masuk)
Catatan : Apabila karyawan melakukan scan diluar batas awal dan akhir maka dilaporan tidak akan
muncul absen/scan masuk, Jam Mulai dan Akhir Scan masuk diseting flexible tergantung kondisi
dilapangan dan tergantung kebijakan perusahaan tidak ada setingan yang baku
4.8. Jam Mulai Scan Pulang : Isi batas awal jam scan absen pulang sebelum jam kerja pulang ex. Jam
12:01 (artinya ketika karyawan melakukan scan pulang dimesin mulai dari jam 12:01 dilaporan sudah
dianggap absen pulang/pulang lebih awal sebelum waktunya)
4.9. Jam Akhir Scan Pulang : Isi batas akhir jam scan absen pulang setelah jam kerja pulang ex. Jam
23:59 (artinya karyawan melakukan scan pulang dimesin maksimal sampai jam 23:59 dilaporan
dianggap absen pulang dan lembur)
Catatan : Apabila karyawan melakukan scan diluar batas awal dan akhir maka dilaporan tidak akan
muncul absen/scan pulang, Jam Mulai dan Akhir Scan pulang diseting flexible tergantung kondisi
dilapangan dan tergantung kebijakan perusahaan tidak ada setingan yang baku
4.10. Hitungan Hari : Default 1 (Hitungan hari kerja 1 hari)
4.11. Hitungan Menit : Default 0
4.12. Harus C/In : Harus melakukan Absen Masuk
4.13. Harus C/Out : Harus melakukan Absen Pulang
4.14. Ganti Warna : Merubah warna Jam Kerja

4.2 Pengaturan Shift
Anda dapat membuat beberapa shift kerja yang berbeda. Masing-masing shift dapat mengunakan jam kerja yang sama
atau berbeda, dimana jam kerja ini sudah anda tentukan di Pengaturan Jam Kerja. Berikut langkah-langkah membuat
shift kerja.
4.2.1 Klik Menu Pengaturan Shift, akan muncul tampilan menu Pengaturan Shift
4.2.2 Klik tombol Tambah
4.2.3 Rubah nama shift baru sesuai dengan nama shift yang akan dibuat ex. Normal
Keterangan :
a. Nama Shift : Dapat anda isi sesuai dengan istilah anda sendiri. Misal Normal untuk shift yang berlaku umum
untuk seluruh karyawan di departemen A.
b. Tanggal Mulai : Waktu dimulainya Shift.
c. Periode : Jumlah putaran shift
d. Unit Periode : Satuan dari periode. Periode bisa diisi angka sedangkan Unit Periode terdapat 3 pilihan yaitu
hari, minggu dan bulan. Jika anda mengisi periode dengan angka 1 dan memilih unit periode minggu, ini
berarti Shift yang dibuat akan berputar seminggu sekali
4.2.4 Kemudian klik tombol Tambah Waktu
4.2.5 Ceklist/pilih jam kerja yang digunakan (kolom 1) ex. Jam Kerja Normal
4.2.6 Ceklist/pilih hari kerja yang digunakan (kolom 2), jika libur uncheck/klik hari libur ex. Sabtu dan minggu
4.2.7 Kemudian Klik OK
4.2.8 Jika di hari kerja ada yang berbeda jam kerja, maka masukkan jam kerjanya, lakukan langkah 4.2.4 s.d 4.2.7 ex.
Hari Sabtu
Tampilan Hasil Pembuatan Shift Kerja (Pengaturan Shift)

Catatan :
Untuk pembuatan shift kerja yang lebih dari satu shift harus memperhatikan polanya, seperti rotasi pergantian
shift berapa hari, kemudian ada berapa shift, contoh : Security ada 3 Regu, pola shift ada 3 shift (Pagi, Sore
dan Malam) dan pergantian shift seminggu sekali (satu minggu pagi, satu minggu sore dan satu minggu
malam) maka untuk periode diisi 21 dan unit periode pilih hari (gambar 1). Setelah menentukan daftar shift
dilanjutkan menambah jam kerja (Tambah Waktu), ceklis jam kerjanya (ex. SC-Pagi) kemudian hari 1 s.d 6
diceklist kemudian klik OK (gambar 2), lakukan langkah tersebut sampai jam shift malam (gambar 3 dan 4)
hasilnya akan terlihat seperti gambar 5.
Gambar 1. Seting Daftar Shift
Gambar 2. Menentukan Jam Kerja Shift Pagi
Gambar 3. Menentukan Jam Kerja Shift Sore Gambar 4. Menentukan Jam Kerja Shift Malam
Gambar 5. Contoh Hasil Pembuatan Shift Kerja Berpola
4.3 Jadwal Karyawan

Jadwal kerja ini dimaksudkan untuk memberi jadwal kerja pada karyawan sesuai dengan jam kerja dan shift yang telah
dibuat. Dengan kata lain adalah setiap karyawan wajib/harus mempunyai jam kerja atau shift kerja yang digunakan
untuk menampilkan laporan absen. Jadwal Karyawan dapat ditentukan per departemen atau per karyawan.
Berikut Cara Memasukan/menempelkan Jadwal Karyawan :
1. Klik Menu Jadwal Karyawan
2. Klik Departemen yang dituju (2.1), kemudian klik nama Karyawan yang akan dimasukan jadwal kerja (2.2)
3. Klik Menu Pengaturan Jadwal
4. Klik tanda + dikolom sisi kiri (Daftar jadwal kerja yang aktif)
5. Klik dan pilih shift kerja yang akan digunakan
6. Tentukan rentang waktu/ masa berlaku jadwal kerja yang digunakan mulai dan akhir, kemudian klik OK
Keterangan :
1. Tanggal dimulai jadwal kerja
2. Tanggal berakhir jadwal kerja (klik tahun kemudian ganti 2999 untuk masa berlaku yang panjang/tidak input
jadwal lagi setiap bulan/tahun)
7. Klik OK untuk menyimpan
8. Pastikan dikolom schedule shift sudah terisi shift kerja yang digunakan dan dibawah muncul jam kerja
Catatan :
Jika Anda ingin membuat jadwal kerja per departemen maka pilih departemen yang di sisi kiri kemudian klik tanda
centang dipojok kanan untuk memilih semua nama kemudian lakukan langkah 3 s.d 7
5. MESIN
Menu Mesin digunakan untuk Menambah Mesin Baru, Edit Nama Mesin dan Menghapus Mesin, secara default Software
Manajemen Absensi sudah menyediakan tiga koneksi mesin yaitu RS232/485, TCP/IP dengan IP 192.168.1.201 dan USB.
Jika kondisi di kantor anda mempunyai mesin lebih dari satu dan koneksi menggunakan jaringan atau usb maka anda bisa
menambahkannya sendiri.
Gambar Tampilan Default Daftar Mesin
5.1 Menambah Mesin

1. Klik Menu Mesin 2. Pilih Edit Semua Mesin, kemudian klik OK
3. Klik tombol Tambah

4. Isi Kolom Sesuai Kebutuhan
Tampilan Menu Tambah Mesin
4.1 Isi Nama Mesin (ex. MESIN-2)

4.2 Isi Nomer Mesin (ex. 2)
4.3 Pilih Tipe Komunikasi (Jika koneksi mesin menggunakan kabel LAN pilih Jaringan, Jika koneksi mesin
menggunakan kabel USB pilih USB)
4.4 Isi IP Address sesuai dengan IP Address di mesin ex. 192.168.1.202 (IP Address di mesin deafault
192.168.1.201, IP Address bisa disesuaikan classnya dengan IP lokal)
4.5 Password dikosongkan (default)
4.6 Port 4370
5. Klik Simpan, kemudian klik OK
Catatan :
Selain menambah daftar mesin, menu Mesin dapat digunakan untuk menghapus dan merubah/edit daftar mesin
yang sudah ada, missal merubah nama, Mesin dan merubah IP Address. Untuk menghapus Mesin klik nama mesin
yang akan dihapus kemudian klik tombol Hapus
Tampilan Mesin yang sudah di Tambah
5.2 Download Data Presensi/ Record

Menu ini digunakan untuk mengambil data record/transaksi absen dari mesin absen ke software attendance
menggunakan koneksi jaringan atau kabel usb, berikut langkah2 untuk mengambil/download data transaksi :
5.2.1 Klik nama mesin yang akan didownload
5.2.2 Klik tombol Koneksikan (tunggu sampai status menjadi Terkoneksi)
5.2.3 Jika status sudah Terkoneksi kemudian klik Menu Download Data Presensi (1), tunggu sampai proses download
selesai.
5.3 Download Data Karyawan

Menu ini digunakan uintuk mengambil data karyawan di mesin absen (backup data karyawan dari mesin ke software),
meliputi : Nomor ID, Nama, Sidik Jari, Kartu dan Wajah menggunakan koneksi jaringan atau kabel usb, Berikut langkah-
langkah untuk mengambil data karyawan
5.3.1 Klik nama mesin yang akan didownload
5.3.3 Jika Status Sudah Terkoneksi, kemudian Klik Menu Download Data dan Sidik Jari Karyawan
5.3.4 Klik Tombol Tampilkan Karyawan Di mesin

5.3.5 Klik tombol Pilih Semua (untuk download semua karyawan), tombol Kosongkan (untuk menghapus tanda
centang dan memilih karyawan yang akan didownload)
5.3.6 Klik tombol Download untuk melakukan proses Download
Gambar Proses Download Data Karyawan dari Mesin Absen (5.3.4 – 5.3.6)
5.3.7 Tunggu sampai proses download selesai 100% dan status berhasil
5.4 Upload Data Karyawan

Menu ini berfungsi untuk mengirim data karyawan (Nama, Sidik Jari dan Wajah) dari software attendance ke mesin
absen menggunakan koneksi jaringan atau kabel usb.
Langkah-langkah upload data karyawan :
5.4.1 Klik nama mesin yang akan di upload
5.4.3 Jika Status Sudah Terkoneksi, kemudian Klik Menu Upload Data dan Sidik Jari Karyawan
5.4.4 Klik nama perusahaan atau department (klik nama perusahaan menampilkan semua data karyawan, klik
department menampilkan data karyawan hanya di department terpilih)
5.4.5 Klik tombol Pilih Semua (untuk upload semua karyawan), tombol Kosongkan (untuk menghapus tanda centang
dan memilih karyawan yang akan diupload)
5.4.6 Klik tombol Upload untuk melakukan proses pengiriman data
Gambar Proses Upload Data Karyawan ke Mesin Absen (5.4.4 – 5.4.6)

5.4.7 Tunggu sampai proses upload selesai 100% dan status berhasil
5.5 Pengaturan Mesin

Menu ini digunakan untuk melakukan pengaturan pada mesin absensi. Jika Anda tekan tombol ini maka akan tampak
form Pengaturan Mesin Informasi Mesin. Digunakan untuk melihat informasi dimesin (jumlah karyawan, jumlah sidik jari,
jumlah wajah, jumlah administrator, jumlah password, jumlah log,dll). Untuk menampilkannya tekan tombol OK.
Mesin Di menu ini Anda bisa langsung mengulang/restart mesin, mematikan mesin, update firmware, menghapus status
admin, menghapus semua data, sinkronisasi waktu,dll.
Pengaturan Komunikasi Digunakan untuk mengatur komunikasi antara mesin dengan aplikasi, misal jika kunci
komunikasi dimesin diisi 1 maka pengaturan mesin harus diisi 1 juga tapi jika kunci komunikasi tidak diisi maka
pengaturan mesin di aplikasi tidak perlu diisi.
6. PENGATURAN FLASH DISK

Menu ini digunakan untuk mengirim/ekspor data karyawan, impor data karyawan dan impor data presensi/ record
menggunakan media Flasdisk ke mesin absen.
6.1 Impor Data Karyawan
Menu ini digunakan uintuk mengimpor data karyawan dari mesin ke software (backup data karyawan meliputi Nomor ID,
Nama, Sidik Jari, Kartu dan Wajah) menggunakan flasdisk. (Sebelum melakukan impor pastikan data user/karyawan
sudah didownload dari mesin), berikut langkah-langkah impor data karyawan dari flasdisk.
6.1.1 Klik Menu Pengaturan Flasdisk
6.1.2 Pilih Lainnya (Color Version), kemudian klik OK
6.1.3 Klik Tab Impor Data User, kemudian Klik tombol Impor Data Karyawan
6.1.4 Klik OK
6.1.5 Tunggu sampai proses selesai, jika sudah selesai klik OK
Gambar Hasil Impor Data Karyawan/User
6.2 Ekspor Data Karyawan

Menu ini digunakan uintuk mengirim data karyawan dari software ke mesin absen menggunakan flasdisk (data karyawan
meliputi Nomor ID, Nama, Sidik Jari, Kartu dan Wajah, berikut langkah-langkah ekspor data karyawan ke flasdisk.
6.2.3 Klik Tab Ekspor Data Karyawan
6.2.4 Klik nama perusahaan atau department (klik nama perusahaan menampilkan semua data karyawan, klik
department menampilkan data karyawan hanya di department terpilih)
6.2.5 Klik tombol untuk memilih semua karyawan, jika memilih pernama klik nama karyawan kemudian klik tombol
6.2.6 Klik tombol Ekspor Data Karyawan Ke USB untuk melakukan proses ekspor data
Gambar Proses Ekspor Data Karyawan ke Flasdisk (6.2.4 – 6.2.6)

6.2.7 Klik OK untuk melanjutkan proses Ekspor, jika proses selesai klik OK
6.3 Impor Data Transaksi

Menu ini digunakan untuk mengimpor data presensi/record dari flasdisk ke software attendance (Sebelum impor
pastikan data presensi/record sudah didownload dari mesin), berikut langkah-langkah impor data presensi/record dari
flasdisk.
6.3.3 Klik tab Impor Data Transaksi, kemudian klik tombol Impor dari USB Disk
6.3.4 Klik OK untuk melanjutkan proses impor, jika proses impor sudah selesai klik OK
Gambar Tampilan Hasil Impor Data Transaksi/record dari Flasdisk

Catatan :
Sebelum melihat laporan absensi dipastikan sudah melakukan proses download data presensi/record dari mesin
(menggunakan koneksi jaringan) dan sudah melakukan proses impor data presensi/record (menggunakan flasdisk)
7. MEMBUAT LAPORAN
Menu ini digunakan untuk melihat data laporan absensi, Sebelum membuat laporan, pastikan untuk data presensi/record
telah didownload dari mesin absen dan jadwal karyawan sudah dimasukan ke karyawan. Jika hal tersebut belum dilakukan
maka hasil laporan tidak akan keluar/tampil.
Untuk membuat laporan klik Menu Laporan, maka akan tampil Menu Laporan dan Kalkulasi Transaksi seperti gambar
dibawah ini
Gambar Tampilan Utama Menu Laporan

Keterangan :
1. Kolom Departement : Menampilkan Laporan Absen Berdasarkan Departemen/ Bagian
2. Kolom Nama : Menampilkan Laporan Absen Berdasarkan Nama Karyawan
3. Range Waktu : Menentukan Tanggal/ Periode Laporan
4. Tombol Kalkulasi : Untuk Memproses/ Menampilkan Laporan
5. Tombol Laporan : Memilih Jenis Laporan
6. Tombol Ekspor Data : Untuk Mengekpor Laporan ke Excel
7. Urut Berdasarkan : Mengurutkan Tampilan Laporan Berdasarkan Dept, No Absen, Nama, Jam
8. Tab Data Transaksi : Menampilkan Laporan Data Transaksi/ Data Mentah Dari Mesin
9. Tab Shift : Menampilkan Laporan secara detail sesuai dengan tanggal yang ditentukan
10. Tab Pengecualian : Menampilkan Laporan Sakit, Cuti, Ijin, dll

11. Tab Rekapitulasi : Menampilkan Laporan Rekap sesuai dengan tanggal yang ditentukan
12. Tab Laporan Lembur : Menampilkan Laporan Khusus Lembur
13. Tab Tidak Ada Shift : Menampilkan Laporan Absen Yang tidak ada shift (tidak dibuat jadwal kerja)
14. Mengganti warna tampilan kolom (terlambat, pulang cepat, Bolos, dll). Menampilkan laporan berdasarkan Status
Terlambat, Pulang Cepat, dll. Menampilkan laporan berdasarkan Jam Kerja)
15. Untuk memasukan Sakit, Cuti dan Ijin
16. Untuk Menambah transaksi absen manual
7.1 Menampilkan Data Laporan Absen

7.1.1 Klik menu Laporan
7.1.2 PIlih/ tentukan Departement/ Bagian jika ingin menampilkan laporan per department/ bagian, jika semua
departemen yang akan dilihat pilih/ klik nama Perusahaan/ PT
7.1.3 Pilih Nama Karyawan jika ingin menampilkan laporan per karyawan, dan jika ingin menmpilkan semua nama
karyawan klik/pilih Semua
7.1.4 Tentukan Rentang Waktu tanggal/periode laporan yang akan dillihat
Gambar Menentukan Tanggal Awal Gambar Menentukan Tanggal Akhir
7.1.5 Klik tombol Kalkulasi untuk menampilkan data lapoaran

7.1.6 Setelah klik kalkulasi maka akan muncul tampilan laporan seperti gambar dibawah
Keterangan :
1. Kolom No Id = Nomer Absen Karyawan
2. Kolom Nama = Menampilkan nama Karyawan
3. Kolom Tanggal = Menampilkan Tanggal sesuai range yang telah ditentukan
4. Kolom Jam Masuk = Menampilkan Jam Kerja Masuk
5. Kolom Jam Pulang = Menampilkan Jam Kerja Pulang
6. Kolom Scan Masuk = Menampilkan jam absen/scan masuk (saat tap dimesin sesuai dengan jam di mesin)
7. Kolom Scan Pulang = Menampilkan jam absen/scan Pulang (saat tap dimesin sesuai dengan jam di mesin)
8. Kolom Terlambat = Menampilkan jumlah waktu keterlambatan
9. Kolom Plg. Cepat = Menampilkan jumlah waktu pulang cepat (pulang lebih awal sebelum jam pulang)
10. Kolom Absent = Menandakan Bolos/ tidak hadir (tidak ada scan masuk dan scan pulang)
11. Lembur = Menampilkan waktu lembur
Catatan :
Kolom dapat ditampilkan atau tidak ditampilkan sesuai dengan kebutuhan caranya klik kanan kemudian klik kolom,
pilih/klik kolom yang akan ditampilkan atau tidak (jika ada tanda centang tandanya aktif) Gambar 1, kemudian klik kanan
kembali dan klik Simpan Layout (Gambar 2)
Gambar 1 Gambar 2
Tampilan Setelah Ditentukan Kolom Yang Aktif

7.2 Export Laporan
7.2.1 Klik tombol Ekspor Data, kemudian klik OK
7.2.2 Tentukan Lokasi tempat menyimpan file laporan (1), masukan Nama file laporan (2), klik Save (3) dan tunggu
sampai proses selesai
7.2.3 Setelah proses ekpor selesai/sukses Klik OK
7.3 Mencetak/ Print Laporan Detail Dari Tampilan Yang Aktif

7.3.1 Klik Kanan diarea tampilan, kemudian klik Buat Laporan dari Tampilan Aktif
7.3.2 Masukan judul laporan (1), kemudian pilih Landscape (2) dan klik OK (3)
7.3.3 Klik icon Printer untuk mencetak laporan
7.4 Mencetak/ Print Laporan Rekap

7.4.1 Klik Tombol Laporan, kemudian klik Attendance General Report
7.4.2 Klik icon Printer untuk cetak/print
7.5 Menambah Keterangan Karyawan Dinas Luar, Sakit, Cuti dan Ijin
7.5.1 Pilih Karyawan yang akan diberikan keterangan
7.5.2 Pilih tanggal/ range waktu
7.5.3 Kemudian klik Kalkulasi
7.5.4 Klik dikolom tanggal
7.5.5 Klik menu Ijin/ Dinas Luar (posisi sebelah kanan)
7.5.6 Pilih tipe ijin (Dinas Luar, Sakit, Cuti, Ijin), kemudian klik OK
7.5.7 Muncul tampilan Pengaturan Karyawan Dinas Luar/ Ijin diclose saja klik tanda X di pojok kanan atas
7.5.8 Klik tombol Kalkulasi untuk merefresh dan akan muncul di kolom Pengecualian
Catatan :
Untuk memasukan keterangan lebih dari satu hari dilakukan pertanggal/ perhari
8. LAIN-LAIN
8.1 Hari Libur Umum
Menu ini digunakan untuk memasukan Hari Libur Nasional/ Umum, bisa diinput per bulan atau dalam setahun, berikut
langkah-langkah membuat hari libur umum :
8.1.1 Klik Menu Pengaturan kemudian Klik Hari Libur Umum
8.1.2 Klik tanda + untuk menambah (1), kemudian Masukan Nama Hari Libur (2), Tanggal Mulai (penulisan tanggal
menyesuaikan format windows) (3) dan Jumlah Hari Liburnya (jumlah hari dihitung dari tanggal mulai) (4),
kemudian klik tanda centang untuk menyimpan (5)
8.2 Backup Database

Menu ini digunakan untuk membackup database attendance management meliputi semua data karyawan, data record
dan setingan jam kerja/ jadwal kerja, langkah2 backup database :
8.2.1 Klik menu Backup Database
8.2.2 Tentukan lokasi penyimpanan File Backup Database kemudian klik Save
8.2.3 Tunggu Sampai proses backup selesai

Manual Software Attendance

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Manual Software Attendance

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

Manual Software Attendance Manajemen

DAFTAR ISI ..................................................................................................................................................................................... 2

7. MEMBUAT LAPORAN .............................................................................................................................................................. 43

1. CARA INSTALL SOFTWARE ATTENDANCE

9. Klik Next > 10. Klik Next >

12. Setelah Finish Icon Software ada di Desktop (Attendance Management)

2. MENU UTAMA SOFTWARE ATTENDANCE MANAGEMENT

Tampilan Menu Utama Software Attendance Management

8.3 Jenis komunikasi ke mesin menggunakan kabel USB

2. Klik Our Company kemudian klik Tambah

4. Cara membuat Sub Departement

3.1.2 Cara Menghapus Departement dan Sub Departement

3.2 Pengaturan Karyawan

3. Klik Tambah 4. Masukan Nama Karyawan Dikolom Nama

3.2.2 Impor Data Karyawan

Data Karyawan di Excel Simpan ke Ext. File csv (Comma Delimited)

4. Klik Yes, kemudian Klik Simpan untuk melakukan proses Impor

3.2.3 Cara Menghapus Data Karyawan

3.3.2 Klik button Administrator (1), kemudian pilih Administrator (2)

Tampilan Data Administrator

4. PENGATURAN JADWAL KARYAWAN

3. Untuk membuat jam kerja baru klik tombol Tambah

Gambar : Menu Pengaturan Jam Kerja

4.14. Ganti Warna : Merubah warna Jam Kerja

4.2.2 Klik tombol Tambah

Tampilan Hasil Pembuatan Shift Kerja (Pengaturan Shift)

Gambar 1. Seting Daftar Shift

Gambar 2. Menentukan Jam Kerja Shift Pagi

Gambar 5. Contoh Hasil Pembuatan Shift Kerja Berpola

4.3 Jadwal Karyawan

5. Klik dan pilih shift kerja yang akan digunakan

7. Klik OK untuk menyimpan

Gambar Tampilan Default Daftar Mesin

5.1 Menambah Mesin

3. Klik tombol Tambah

Tampilan Menu Tambah Mesin

4.1 Isi Nama Mesin (ex. MESIN-2)

Tampilan Mesin yang sudah di Tambah

5.2 Download Data Presensi/ Record

5.2.2 Klik tombol Koneksikan (tunggu sampai status menjadi Terkoneksi)

5.3 Download Data Karyawan

5.3.2 Klik tombol Koneksikan (tunggu sampai status menjadi Terkoneksi)

5.3.4 Klik Tombol Tampilkan Karyawan Di mesin

5.4 Upload Data Karyawan

5.4.2 Klik tombol Koneksikan (tunggu sampai status menjadi Terkoneksi)

Gambar Proses Upload Data Karyawan ke Mesin Absen (5.4.4 – 5.4.6)

5.5 Pengaturan Mesin

6. PENGATURAN FLASH DISK

6.1.2 Pilih Lainnya (Color Version), kemudian klik OK

6.1.5 Tunggu sampai proses selesai, jika sudah selesai klik OK

Gambar Hasil Impor Data Karyawan/User

6.2 Ekspor Data Karyawan

6.2.2 Pilih Lainnya (Color Version), kemudian klik OK

6.2.3 Klik Tab Ekspor Data Karyawan

Gambar Proses Ekspor Data Karyawan ke Flasdisk (6.2.4 – 6.2.6)

6.3 Impor Data Transaksi

6.3.1 Klik Menu Pengaturan Flasdisk

6.3.2 Pilih Lainnya (Color Version), kemudian klik OK

Gambar Tampilan Hasil Impor Data Transaksi/record dari Flasdisk

Gambar Tampilan Utama Menu Laporan

10. Tab Pengecualian : Menampilkan Laporan Sakit, Cuti, Ijin, dll

7.1 Menampilkan Data Laporan Absen

7.1.4 Tentukan Rentang Waktu tanggal/periode laporan yang akan dillihat

Gambar Menentukan Tanggal Awal Gambar Menentukan Tanggal Akhir