MS. ACCESS disebut juga Data Base, dapat dikatakan DataBase apabila 4 proses pembuat Data Base pada MS. Access yaitu Table, Query, Form dan Report telah di buat. Jadi dalam pembuatan suatu DataBase kita harus mengikuti step-step awal pembuatannya, yaitu : 1. Table 2. Query 3. Form 4. Report
Langkah awal memulai program MS. Acceess
1. Star 2. Program/All Program 3. MS. Office 4. MS. Access 5. Setelah muncul tampilan Access, tekan CTRL+N, lalu ubah File Name “DataBase1” menjadi Latihan1, kemudian tekan “Create”
LANGKAH-LANGKAH MEMBUAT DATABASE BARU
1. Table Merupakan data awal yang pertama kali harus kita buat, sebelum kita membuat Table suatu database, kita harus mengenal dahulu bagian-bagian yang berada di dalamnya, selanjutnya menentukan Field-Fiel dari tiap-tipa bagian.
Contoh :
- NO_ANGGOTA PERPUSTAKAAN ANGGOTA DataBase Entitas/Bagian - NAMA - KELAS - ALAMAT
Belajar Cepat Ms. Access 2007 Oleh : Yusuf Virmansyah
- Klik kanan tulisan Table1: Table seperti pada gambar di bawah ini, kemudian pilih “Design View”
- Beri nama “ANGGOTA” kemudian tekan “OK”
- Rubah Field Name, Data Type serta General/File Size dengan mengikuti petunjuk di bawah
General/LookUp Filed Name Data Type File Size NO_ANGGOTA Number Integer NAMA Text 25 KELAS Text 10 ALAMAT Text 50 Setelah itu tekan save , kemudian tutup Tabel “ANGGOTA” yang baru saja anda buat
- Selanjutnya membuat Table “KOLEKSI BUKU” dan “TRANSAKSI”, langkah membuat table baru yakni: 1. Pilih menu Bar “Create” 2. Kemudian Klik toolbar “Table” yang berada di pojok Kiri atas, tunggu hingga akan muncul kembali “Table1:Table” 3. Klik kanan tulisan Table1: Table, kemudian pilih “Design View” dang anti File Name menjadi nama Table yang akan kita buat.
Berikut Panduan untuk membuat Filed-Filed dari Table “KOLEKSI_BUKU” dan
“TRANSAKSI”
Table: KOLEKSI BUKU
General/LookUp Filed Name Data Type File Size KODE_BUKU Number Integer JUDU Text 50 PENGARANG Text 25 PENERBIT Text 25 TAHUN_TERBIT Number Integer JUMLAH Number Byte
Belajar Cepat Ms. Access 2007 Oleh : Yusuf Virmansyah
Table : TRANSAKSI General/LookUp Filed Name Data Type File Size NO_ANGGOTA Number Integer KODE_BUKU Number Integer TGL_PINJAM Date/Time - TGL_KEMBALI Date/Time -
Untuk table “TRANSAKSI” hilangkan tanda kunci yang ada pada Filed “NO-ANGGOTA”, caranya: - Klik Field “NO_ANGGOTA”, kemudian
- Klik Icon “Primary Key”
2. QUERY Query juga dapat disebuat Relation Ship/ Relasi/Hubungan, dengan membuat Query kita akan menghubungkan/mengaitkan antara Table yang satu dengan yang lainnya. Cara Membuat QUERY: 1. Pilih Menu Bar “Create” 2. Pilih toolbar “QUERY DESIGN” yang berada di pojok kanan atas 3. Hingga muncul tampilan seperti gambar di bawah ini
4. Selanjutnya, pada Kotak Dialog “Show Table”, munculkan table “ANGGOTA, KOLEKSI BUKU, dan TRANSAKSI’ dengan cara meng-ADD satu persatu, kemudian tekan “Close”. Sehingga muncul seperti gambar di bawah ini;
5. Setelah kalian Add semua table, sekarang munculkan Filed dari Tabel-Tabel yang tadi telah kalian Add. Isi pada bagian seperti table yang berada di bawah dari Query design kalian.
Belajar Cepat Ms. Access 2007 Oleh : Yusuf Virmansyah
Tentukan dahulu Tabelnya lalu Fieldnya jadi jangan terbalik saat menginputnya harus Tabel dahulu setelah itu Field. Lihat petunjujk gambar di bawah ini :
Bagian Field Bagian Tabel
6. Masukkan Tebel dan Field seperti yang terlihat pada gambar, kalo sudah kalian input semua
klik icon Run yang bergambar tanda seru , maka akan tampil hasil Query yang kalian buat. Simpan dan beri nama “Query_TRANSAKSI”
3. FORM Form dapat di istilahkan seperti tampilan visual dari data base yang kamu buat, kalau sudah visual berarti ada pilihan desain tampilannya. Oke langsung aja deh kita buat Form dari data Query yang kalian buat tadi. 1. Klik menu “Creat” kemudian klik “More Form” selanjutnya pilih “Form Wizard” sehingga muncul Kotak Dialog dari Form Wizard.
2. Selanjutnya klik tanda panah pada bagian Tabel/Query dan pilihlah “Query: Query_TRANSAKSI”, kemudian pindahkan data yang berada pada Available Field ke Selected Field dengan mengklik tanda”>>” kemudian klik “Next” 3. Selanjutnya kamu akan di sajikan pada option untuk memilih Layout, pilih lah sesuai yang kamu inginkan kalau sudah klik next. Kemudian muncul tampilan untuk memilih Style Form silahkan kalian pilih kalau sudah jangan lipa klik next. Terakhir kalian diminta untuk merubah Nama/Judul Form yang kalian buat atau memang tidak ingin kalian rubah, jika sudah klik Finish. Maka akan muncul tampilan Form yang telah kalian buat tadi.
4. REPORT Report memrupakan hasil akhir dari pengerjaan database yang kalian buat, dan sudah pasti namannya database harus punya bagian report dari data yang di buat atau nantinya di input. Oke langsung aja yach…
Belajar Cepat Ms. Access 2007 Oleh : Yusuf Virmansyah
1. Klik menu Creat kemudian pilih “Report Wizard” hingga nanti muncul Kotak Dialog dari report wizard.
2. Selanjutnya klik tanda panah pada bagian Tabel/Query dan pilihlah “Query: Query_TRANSAKSI”, kemudian pindahkan data yang berada pada Available Field ke Selected Field dengan mengklik tanda”>>” kemudian klik “Next” 3. Lewati bagian “Grouping Levels” dan “Sort Record” dengan mengklik Next. Selanjutnya pada bagian pilihan Layout dan Orientation, pilih Layout dan Orientasi yang kamu inginkan jika sudah klik next. 4. Kemudian muncul tampilan untuk memilih Style Form silahkan kalian pilih kalau sudah jangan lipa klik next. Terakhir kalian diminta untuk merubah Nama/Judul REPORT yang kalian buat atau memang tidak ingin kalian rubah, jika sudah klik Finish. Maka akan muncul tampilan REPORT yang telah kalian buat tadi.
Lihat pada gambar diatas bagian yang di beri lingkar merah merupakan data dari keseluruhan database yang sudah kalian buat dan terhubung satu dengan yang lainnya.
5. Setelah data base “Latihan1” selesai kalian buat waktunya mengetes apakah data base yang kalian buat telah berhasil dan saling terhubung antara Tabel QueryFormReport. Buka Tabel ANGGOTA, klik aja dua kali pa bagian All Table di sebelah kiri , kemudian isi seperti gambar di bawah ini
Belajar Cepat Ms. Access 2007 Oleh : Yusuf Virmansyah
Kalo sudah jangan lupa di save, selanjutnya Isi juga pada Tabel KOLEKSI_BUKU dan TRANSAKSI seperti gambar di bawah ini:
Klik gambar yg muncul
untuk mengisi tanggal
Yang Perlu di perhatikan saat mengisi table harus mengisi sebaris-sebaris jangan mengisi turun kebawah atau perkolom, perlu di ingt juga Filed dari table yang menjadi Premary Key tidak boleh kalian ini dengan data ganda atau data yang sama, sebab Primery Key itu tidak bisa terisi data kembar.
Setelah langkah pengisian table selesai jangan lupa tuk men-save kembali. Selanjutnya klik bagian All Table di bagian Query_TRANSAKSI yang kalian buat, pasti akan terisi datanya seperti gambar di bawah ini:
Selanjutnya Klik bagian Form Transaksi yang kalian buat tadi pasti juga terisi datanya, seperti pada gambar di bawah ini :
