KOMUNIKASI ORGANISASI

Disusun oleh: INDAH ANJANI

Subang, 10 Juni 2021
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Manusia di dalam kehidupannya harus berkomunikasi, artinya memerlukan orang lain
dan membutuhkan kelompok atau masyarakat untuk saling berinteraksi.Hal ini
merupakan suatu hakekat bahwa sebagian besar pribadi manusia terbentukdari hasil
integrasi sosial dengan sesama dalam kelompok dan masyarakat. Di dalam kelompok
ataupun organisasi, selalu terdapat bentuk kepemimpinan yang merupakan masalah
penting untuk kelangsungan hidup kelompok, yang terdiri dari atasan dan bawahannya.

Di antara kedua belah pihak (atasan dan bawahan) harus ada komunikasi dua arah atau
komunikasi timbal balik, untuk itu diperlukan adanya kerja sama yang diharapkan
untuk mencapai cita-cita, baik cita-cita pribadi, maupun kelompok, untuk mencapai
tujuan suatu organisasi. Kerjasama tersebut terdiri dari berbagai maksud yang meliputi
hubungan sosial maupun kebudayaan. Hubungan yang terjadi merupakan suatu proses
adanya suatu keinginan masing-masing individu, untuk memperoleh suatu hasil yang
nyata dan dapat memberikan manfaat untuk kehidupan yang berkelanjutan.

Komunikasi organisasi dapat didefinisikan sebagai pertunjukan dan penafsiran pesan

di antara unit-unit komunikasi yang merupakan bagian suatu organisasi tertentu. Suatu
organisasi terdiri dari dari unit-unit komunikasi dalam hubungan hierarkis antara yang
satu dengan lainnya dan berfungsi dalam suatu lingkungan. Komunikasi organisasi
melibatkan bentuk-bentuk komunikasi antar pribadi dan komunikasi kelompok.

B. Rumusan Masalah

1. Apa yang dimaksud Komunikasi dalam Organisasi?

2. Apa saja unsur-unsur Komunikasi dalam Organisasi?
3. Bagaimana menyaluran Komunikasi dalam Organisasi?
4. Apa saja hambatan-hambatan dalam Komunikasi Organisasi?
5. Bagaimana meningkatkan efektivitas komunikasi?

C. Tujuan

1. Memberikan pengetahuan dan penjelasan mengenai komunikasi

organisasi

2. Mengetahui pedoman komunikasi yang baik

1
 BAB II PEMBAHASAN A. Pengertian Komunikasi dalam Organisasi
Komunikasi dalam organisasi sangat penting karena dengan adanya komunikasi
maka
seseorang bisa berhubungan dengan orang lain dan saling bertukar pikiran yang bisa menambah
wawasan seseorang dalam bekerja atau menjalani kehidupan sehari-hari. Maka untuk membina
hubungan kerja antar pegawai maupun antar atasan bawahan perlulah membicarakan
komunikasi secara lebih terperinci.

Dalam menyalurkan solusi dan ide melalui komunikasi harus ada si pengirim berita
(sender) maupun si penerima berita (receiver). Solusi-solusi yang diberikan pun tidak diambil
seenaknya saja, tetapi ada penyaringan dan seleksi, manakah solusi yang terbaik yang akan
diambil, dan yang akan dilaksanakan oleh organisasi tersebut agar mencapai tujuan, serta visi,
misi suatu organisasi.
Berikut ini adalah beberapa definisi serta penjelasan mengenai komunikasi menurut beberapa
ahli:
a. HIMSTREET & BATY
Komunikasi adalah suatu proses pertukaran informasi antar individu melalui suatu
sistem yang biasa (lazim), baik dengan simbol-simbol, sinyak-sinyal, maupun
perilaku atau tindakan.
b. THEODORSON & THEDORSON
Komunikasi adalah penyebaran informasi, ide-ide sebagai sikap atau emosi dari
seseorang kepada orang lain terutama melalui simbol-simbol.
c. CHARLES H. COOLEY
Komunikasi berarti suatu mekanisme hubungan antar manusia dilakukan dengan
mengartikan simbol secara lisan dan membacanya melalui ruang dan menyimpan
dalam waktu.
Jadi, Komunikasi adalah Suatu proses penyampaian pesan atau informasi dari suatu
pihak ke pihak yang lain dengan tujuan tercapai persepsi atau pengertian yang sama. Berarti
dalam hal ini komunikasi dalam organisasi merupakan hal yang paling penting karena
komunikasi bagian penting dari organisasi, sebab organisasi tidak akan berlangsung apabila
tidak ada komunikasi antara pihak satu dengan pihak yang lain.

B. Unsur-unsur Komunikasi dalam Organisasi

1. Komunikator (communicator), yaitu memberi berita, yang dalam hal ini adalah
orang yang berbicara, pengirim berita atau orang yang memberitakan.
2. Menyampaikan berita, dalam hal ini dapat dilakukan dengan cara mengatakan,
mengirim atau menyiarkan.

2
 3. Berita-berita yang disampaikan (message), dapat dalam bentuk perintah, laporan,
atau saran.
4. Komunikan (communicate), yaitu orang yang dituju, pihak penjawab atau para
pengunjung. Dengan kata lain orang yang menerima berita. Tanggapan atau reaksi
(response), dalam bentuk jawaban atau reaksi.
5. Kelima unsur komunikasi tersebut (Komuniakator), Menyampaikan berita,
Beritaberita yang disampaikan, Komunikan dan Tanggapan atau reaksi) merupakan
kesatuan yang utuh dan bulat, dalam arti apabila satu unsur tidak ada, maka
komunikasi tidak akan terjadi. Dengan demikian masing-masing unsur saling
berhubungan dan ada saling ketergantungan. Jadi dengan demikian keberhasilan
suatu komunikasi ditentukan oleh semua unsur tersebut.

C. Penyaluran Komunikasi dalam Organisasi Komunikasi Internal

1. Komunikasi Vertikal

Komunikasi vertikal terdiri atas komunikasi ke atas dan ke bawah sesuai rantai perintah.
Komunikasi ke bawah (downward comunication) dimulai dari manajemen puncak kemudian
mengalir ke bawah melalui tingkatan-tingkatan manajemen sampai ke karyawan lini dan
personalia paling bawah. Maksud utama komunikasi ke bawah adalah untuk memberi
pengarahan, informasi, instruksi, nasehat/saran dan penilaian kepada bawahan sera
memberikan informasi kepada para anggota organisasi tentang tujuan dan kebijaksanaan
organisasi.
Berita – berita ke bawah dapat berbentuk tulisan maupun lisan dan biasanya disampaikan
melalui memo, laporan, atau dokumen lainnya, bulletin pertemuan atau rapat, dan percakapan
serta melalui interaksi orang perorang atau kelompok-kelompok kecil. Manajemen seharusnya
tidak hanya memusatkan perhatiannya pasa usaha komunikasi ke bawah, tetapi juga
komunikasi ke atas.
Fungsi utama komunikasi ke atas (upward communication)adalah untuk mensuplai informasi
kepada tingkatan manajemen atas tetang apa yang terjadi pada tingkatan bawah. Tipe
komunikasi
ini mencakup laporan-laporan periodik, penjelasan, gagasan, dan permintaan untuk diberikan
keputusan. Hal ini dapat dipandang sebagai data atau informasi umpan balik bagi manajemen
atas.
Bentuk-bentuk komunikasi seperti kebijaksanaan, sistem komunikasi informal, survey sikap,
dewan manajemen karyawan, atau sistem inspektur jendral dirancang untuk memudahkan
komunikasi ke atas ke manajemen puncak.

3
 2. Komunikasi Horizontal
Yaitu komunikasi yang berlangsung di antara para anggota dalam kelompok kerja yang sama.
Dan antara departemen-departemen pada tingkatan yang sama. Fungsi arus komunikasi
horisontal ini adalah: a) Memperbaiki koordinasi tugas b) Upaya pemecahan masalah c) Saling
berbagi informasi d) Upaya pemecahan konflik e) Membina hubungan melalui kegiatan
bersama.

3. Komunikasi Diagonal

Komunikasi diagonal merupakan komunikasi yang memotong secara menyilang diagonal

rantai perintah organisasi. Hal ini sering terjadi sebagai hasil hubungan-hubungan departemen
lini dan staf. Bahwa hubungan-hubungan yang ada antara personalia lini dan staf dapat
berbeda-beda, yang akan membentuk beberapa komunikasi diagonal yang berbeda-beda pula.

D. Hambatan-hambatan dalam Komunikasi Organisasi

Komunikasi adalah bagian dari informasi dalam membangun organisasi, tetapi komunikasi
tidak efektif dengan adanya kekuatan-kekuatan dari luar yang menghambatnya. Berikut ini
akan dibahas hambatan-hambatan terhadap komunikasi efektif tersebut, dengan
dikelompokkan sebagai berikut:
1. Hambatan – hambatan Organisasional

Ada tiga hambatan organisasional, yaitu tingkat hirarki bila suatu organisasi tumbuh,
strukturnya berkembang, akan menimbulkan berbagai masalah komunikasi. Karena berita
harus melalui tingkatan tambahan, yang memerlukan waktu lebih lama untuk mencapai tempat
tujuan dan kecendrungan menjadinberkurang ketepatannya . berita yang mengalir keatas atau
kebawah tingkatan – tingkatan organisasi akan melalui beberapa “Filter”, dengan persepsi,
motif, kebutuhan dan hubungannya sendiri.
Wewenang manajerial tanpa wewenang untuk membuat keputusan tidak mungkin manajer
dapat mencapai tujuan dengan efektif. Tetapi dilain pihak, pada kenyataannya bahwa seseorang
yang

mengendalikan orang lain juga menimbulkan hambatan – hambatan terhadapa komunikasi.

Banyak atasan merasa bahwa mereka tidak dapat sepenuhnya menerima berbagai masalah,
kondisi atau hasil yang dapat membuat mereka tampak lemah. Sebaliknya, banyak bawahan
menghindari situasi dimana mereka harus mengungkapkan informasi yang dapat membuat

4
mereka dalam kedudukan yang tidak menguntungkan. Sebagai hasilnya ada kesenjangan
“leveling” antara atasan dan bawahan.
Spesialisasi . meskipun spesialisasi adalah prinsip dasar organisasi, tetapi juga menciptakan
masalah-masalah komunikasi, dimana hal ini cenderung memisahkan orang-orang, bahkan bila
mereka bekerja saling berdekatan. Perbedaan fungsi, kepentingan dan istilah-istilah pekerjaan
dapat membuat orang-orang merasa bahwa mereka hidup dalam dunia yang berbeda.
Akibatnya, dapat menghalangi perasaan memasyarakat, membuat sulit memahami, dan
mendorong terjadinya kesalahan-kesalahan.
2. Hambatan – hambatan antar pribadi

Manajer masih akan menghadapi kemungkinan bahwa berita – berita yang mereka kirim akan
berubah akan menyimpang, bahkan bila hambatan-hambatan komunikasi organisasional tidak
ada. Banyak kesalahan komunikasi disebabkan bukan oleh faktor-faktor organisasi, tetapi oleh
masalah-masalah ketidak sempurnaan manusia dan bahasa. Manajer perlu memperhatikan
hambatan-hambatan anatr pribadi seperti , a) persepsi selektif , b) status atau kedudukan
komunikator, c) keadaan membela diri , d) pendengaran lemah, e) ketidak tepatan penggunaan
bahasa. Berikut adalah hambatan – hambatan dalam proses komunikasi :
Persepsi selektif persepsi adalah proses yang menyeluruh dengan mana seseorang menseleksi,
mengorganisasikam, dan mengartikan segala sesuatu lingkungannya, segera setelah seseorang
menerima sesuatu, akan mengorganisasikan menjadi berbagai tipe informasi yang berarti.
Dalam hal ini pengalaman mengajarkan seseorang dengan reaksi tertentu, bila seseorang
mendengar suara kereta api, maka dia mengharapkan akan melihat kreta api. Seorang karyawan
menjadi “definisi” secara otomatis bila dipanggil atasannya . dengan kata lain, pengharapan
yang mengharapkan seseorang untuk melihat atau mendengar kejadian, orang , objek atau
situasi adalah sesuatu yang dia ingin lihat atau dengar . hal ini disebut persepsi selektif.

Manajer perlu memperhatikan 3 aspek berikut sehubungan dengan persepsi selektif :

a. Penerimaan akan menginterpretasikan berita berdasarkan pengalaman dana
bagaimana mereka telah “belajar’ untuk menghadapi sesuatu .
b. Penerima akan menginterpretasikan berita dengan cara menolak setiap perubahan
dalam struktur kepribadian yang kuat . berita yang bertentangan dengan kenyakinan
seseorang cenderung untuk ditolak.
c. Penerima akan cenderung mengelompokkan dan menyiampan
karakteristikkarakteristik pengalaman mereka sehingga mereka dapat membuat pola-
pola menyeluruh.

5
Pelajaran bagi manajer untuk memahami sebanyak mungkin tentang kerangka kesukaan,
kebutuhan, motif, tujuan, tingkat bahasa, dan stereotip (prosen penyusunan berita menjadi
seperti sesuatu yang diharapkan) dari penerima, agar dapat mengkomunikasikan pengertian
secara efektif.
Status komunikator. Hambatan utama komunikasi lainnya adalah kecenderungan untuk
menilai. Mepertimbangkan dan membentuk pendapat atas dasar kerakteristik-karakteristik
pengirim (sumber), terutama kredibilitanya. Kredibilitas didasarkan “keahlian” seseorang
dalam bidang yang sedang dikomunikasikan dan tingkat kepercayaan seseorang bahwa orang
tersebut akan mengkomunikasikan kebenaran.
Manajer harus dipandang bawahan mereka sebagai orang yang terpercaya dan dapat dipercaya.
Kalau tidak, usaha untuk memotivasi, mempengaruhi dan mengarahkan kegiatan-kegiatan
bawahan akan sangat terhambat dari pemulaan.
Keadaan membela diri, perasaan pembelaan diri pada pengirim, penerima berita atau keduanya
juga menimbulkan hambatan-hambatan komunikasi. Keadaan membela diri seseorang
mengakibatkan ekspresi wajah, gerakan tubuh, dan pembicaraan tertentu, dan sebaliknya
meningkatkan tingkat pembelaan di pihak lain. Jadi, akan timbul reaksi rantai deensif. Keadaan
ini membuat pendengar lebih berkonsentrasi pada apa uang akan dikatakan dan bukan pada apa
yang sedang didengar. Sebagai contoh, bila seseorang karyawan terancam akan kehilangan
kedudukannya, maka dapat kehilangan kemampuan untuk mengartikan berita secara tepat
dengan memberi reaksi defersif atau agresif.
Pendengaran lemah. Manajer perlu belajar untuk mendengar secara efektif agar mampu
mengatasi hambatan ini. Berbagai kebiasaan sehubungan dengan pendengaran lemah meliputi
: 1) mendengar hanya permukaannya saja, dengan sedikit perhatian pada apa yang sedang
dikatakan; 2) memberikan pengaruh, melalui baik perkataan atau tanda-tanda (seperti melihat
jam, memandang
langit, menunjukkan kegelisahan); 3) menunujkan tanda-tanda kejengkelan atau kebosanan
terhadap bahan pembicaraan dan 4) mendengar dengan tidak aktif.
Ketidak tepatan penggunaan bahasa. Salah satu kesalahan terbesar yang dibuat dalam
komunikasi adalah anggapan bahwa pengertian terletak dalam “kata-kata” yang digunakan.
Sebagai contoh, perintah manajer untuk mengerjakan “secepat mungkin” bisa berarti satu jam,
satu hari atau satu minggu. Disamping itu, bahasa-bahasa “non verbal” yang tidak konsiten,
seperti nada suara, ekspresi wajah, dan sebagainya dapat menghambat komunikasi.
E. PENINGKATAN EFEKTIVITAS KOMUNIKASI

Berbagai penyebab timbulnya masalah-masalah komunikasi dan betapa sulitnya mencapai

komunikasi efektif telah dibahas diatas. Sekarang akan dibicarakan berbagai cara dengan mana
para manajer dapat meningkatkan efektivitas komunikasi. Teknik-teknik ini pada dasarnya
adalah cara-cara untuk mengatasi kesulitan-kesulitan yang disajikan sebelumnya.

6
Kesadaran Akan Kebutuhan Komunikasi Efektif
Karena berbgai hambatan organisasional dan antar pribadi, komunikasi efektif tidak dapat
dibiarkan terjadi begitu saja. Manajer harus memainkan peranan penting dalam proses
komunikasi, dimana hanya dengan cara itu kemudian dapat diambil langkah-langkah untuk
meningkatkan efektivitas komunikasi.
Pentngnya komunikasi menyebabkan banyak perusahaan besar menggunakan para
“ahli komunikasi”. Para spesialis komunikasi ini membantu perbaikan komunikasi dengan
bantuannya kepada para penyelia memecahkan masalah-masalah komunikasi internal;
penentuan strategi komunikasi perusahaan sehubungan dengan “layoffs”, penutupan pabrik
atau relokasi, dan terminasi; serta pengukuran kualitas kegiatan-kegiatan komunikasi, melalui
interview (wawancara) atau survey.
Penggunaan Umpan-Balik
Peralatan penting pengembangan komunikasi lainnya adalah penggunaan umpan balik berita-
beria yang dikirim. Komunikasi dua arah ini memungkinkan proses komunikasi berjalan lebih
efektif. Para manajer dapat melakukan paling sedikit dua hal untuk mendorong umpan balik
dan menggunakannya secara efektif. Manajer dapat menciptakan lingkungan yang mendorong
umpan balik, dan mendapatkan umpan balik melalui kegiatan mereka sendiri.
Cara manajer berkomunikasi dengan para bawahannya dapat menentukan jumlah umpan balik
yang akan mereka terima. Disamping itu, tipe komunikasi yang digunakan dan lingkungan
komunikasi penting dalam penentuan umpan balik macam apa yang akan di dapatkannya.
Dalam hal ini manajer perlu memainkan peranan aktif dalam pengadaan umpan balik tersebut.
Sebagai contoh, setelah memberikan penugasan tugas suatu pekerjaan manajer dapat bertanya,
“apa saudari mengerti?” atau “apakah saudara mempunyai pertanyaan” atau “apakah ada yang
belum saya jelaskan?” tetapi pertanyaan-pertanyaan itu tidak mendorong timbulnya jawaban,
sehingga pendekatan yang lebih langsung dapat dilakukan dengan mengatakan : “pekerjaan ini
adalah penting, sebab itu pahami benar setiap langkah, laporkan kepada saya apa yang akan
saudara lakukan”.
Dilain pihak, para manajer perlu secara aktif mencari umpan balik. Manajemen partisipatif dan
komunikasi tatap muka merupakan cara-cara yang dapat digunakan untuk meningkatkan
efektivitas kominukasi melalui penggunaan umpan balik.
Menjadi Komunikator Yang Lebih Efektif
Teknik-teknik yang jelek mengganggu banyak manajer, seperti halnya mengganggu hubungan
mereka dengan para bawahannya diluar pekerjaannya. Oleh karena itu latihanlatihan dalam
penulisan dan penyampaian berita secara lisan perlu dilakukan untuk meningkatkan
pemahaman akan simbol-simbol, penggunaan bahasa, mengutarakan yang tepat, dan kepekaan
terhadap latar belakang penerima berita.
Salah satu peralatan yang digunakan secara efektif oleh para psikolog, dan orang-orang yang
profesinya memerlukan pemahaman yang mendalam tentang klien mereka, yaitu active
listening (aktif mendengarkan), dapat dipergunakan untuk mengembangkan dimensi baru
keterampilan manajemen para manajer. Prinsip dasar peralatan ini adalah penggunaan

7
reflective statements (pernyataan baik) oleh pendengar. Bagaimanapun posisi kunci para
manajer dalam proses komunikasi, membuat kebutuhan mendesak bagi pengembangan diri
untuk menjadi komunikator yang lebih efektif.

Pedoman Komunikasi Yang Baik

Amerika Management Asosiations (AMA) telah menyusun sejumlah prinsip-prinsip
komunikasi yang disebut “the Ten Commandments of Good Communication” (sepuluh
pedoman komunikasi yang baik). Pedoman-pedoman ini disusun untuk meningkatkan
efektivitas komunikasi organisasi, secara ringkas adalah sebgai berikut:
1. Cari kejelasan gagasan-gagasan terlebih dahulu sebelum dikomunikasikan.
2. Teliti tujuan sebenarnya setiap komunikasi.
3. Pertimbangkan keadaan fisik dan manusia keseluruhan kapan saja komunikasi akan
dilakukan.
4. Konsultasikan dengan pihak-pihak lain, bilaperlu, dalam perencanaan komunikasi.
5. Perhatikan tekanan nada dan ekspresi lainnya sesuai isi dasar berita selama
berkomunikasi.
6. Ambil kesempatan, bila timbul, untuk mendapatkan segala sesuatu yang membantu
atau umpan balik.
7. Ikuti lebih lanjut komunikasi yang dilakukan.
8. Perhatikan konsistensi komunikasi.
9. Tindakan atau perbuatan harus mendorong komunikasi.
10. Jadilah pendengar yang baik, berkomunikasi tidak hanya untuk dimengerti tetapi untuk
mengerti.

Prinsip-prinsip ini memberikan kepada para manajer pedoman untuk meningkatkan

efektivitas komunikasi.

8
 BAB III PENUTUP

A. KESIMPULAN
Komunikasi adalah sarana untuk berhubungan, telebih dalam sebuah organisasi. Organisasi
mencakupi seluruh kegiatan apa yang telah direncanakan, dan untuk melaksanakan rencana
yang telah disusun diperlukan komunikasi yang baik agar apa yang dilaksanakan berjalan
sesuai dengan apa yang direncakan sebelumnya. Dalam organisasi terdapat bermacam-macam
hambatan, untuk menyelesaikan hambatan-hambatan tersebut di perlukan umpan balik agar
tercipta iklim komunikasi dua arah.

B. SARAN

Seorang manajer baiknya melakukan komunikasi dengan seluruh aspek dalam organisasinya
tersebut agar tercipta “lingkungan kerja” yang baik. Hal tersebut dapat meningkatkan kualitas
kerja, sehingga pekerjaan dapat dikerjakan dengan baik.