PROGRAM SISTEM INFORMASI SEKOLAH

DALAM MENDUKUNG PENYUSUNAN

PROGRAM DAN PENGAMBILAN
KEPUTUSAN
SMK SUMATRA 40 BANDUNG
Tahun Pelajaran 2020/2021

YAYASAN PENDIDIKAN R. P. HARTOYO

SEKOLAH MENENGAH KEJURUAN SUMATRA 40
SMK SUMATRA 40
TERAKREDITASI “A”
Jl. Pahlawan 1No.21  (022) 7274739 Bandung 40122
 HALAMAN PENGESAHAN

Program Kerja Pengelolaan Sistem Informasi Manajemen (SIM) Sekolah SMK SUMATRA 40
BANDUNG Tahun Pelajaran 2020/2021 telah disahkan Kepala Sekolah dan Komite Sekolah pada
:

Bandung, Juli 2020

Penyusun,

Riyadi, S.Kom

Disyahkan oleh :

Komite Sekolah Kepala Sekolah

Danan Ardi Widyanto, MBA Dra. Agustina Dwi Susanti

 KATA PENGANTAR

Puji syukur kami panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa, yang telah
melimpahkan rahmat dan hidayah-Nya, sehingga kami dapat menyelesaikan Program Kerja
Pengelola SIM Sekolah SMK Sumatra 40 Bandung Tahun 2020 / 2021sesuai dengan
rencana. Kami menyampaikan ucapan terima kasih kepada semua pihak yang telah
membantu kami dalam proses penyelesaian penyusunan program kerja ini dalam bentuk
bantuan moral maupun material dan langsung maupun tak langsung, semoga amal perbuatan
saudara mendapat pahala dari Allah Swt.
Mudah-mudahan program kerja ini bermanfaat dan dapat berjalan sebagaimana mestinya,
kami selalu terbuka dengan saran dan kritik dari seluruh warga SMK Sumatra 40 Bandung,
sehingga dapat menjadi pengalaman yang lebih baik di masa mendatang demi sempurnanya
penyusunan Program Kerja Pengelola SIM Sekolah untuk yang terdiri dari Pengembangan
Website Sekolah, Sistem Akademik Sekolah, Sistem Tracer (penelusuran alumni), Sistem
Penilaian Siswa menggunakan E-Rapor SMK Sumatra 40 Bandung tahun berikutnya.

Bandung, Juli 2020

Penyusun,
 DAFTAR ISI

HALAMAN PENGESAHAN………………………………………………………. 2
KATA PENGANTAR ………………………………………………………………… 3
DAFTAR ISI ………………………………………………………………………….. 4
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang…………………………………………………………..
B. Visi, Misi SMK Sumatra 40 ………....………………………………… 5
C. Tujuan Pengembangan SIM …........................................................ 5
D. Ruang Lingkup SIM Sekolah ....……………………………………… 6
BAB II STRUKTUR ORGANISASI DAN URAIAN TUGAS 6
A. Struktur Organisasi …………………………………………………...
B. Uraian tugas ………………………………………………………….. 8
BAB III RENCANA PROGRA KEGIATAN ...................................................... 9
A. Program Kerja ………………………………………………………... 11
B. Rencana Pelaksanaan …………………………………………….… 13
BAB IV PENUTUP .......................................................................................... 14
 BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Pemanfaatan ICT dalam bidang pendidikan merupakan kebutuhan dalam mendukung
manajemen sekolah dan proses pengelolaan sekolah, baik dalam hal pengelolaan administrasi
akademik, administrasi kepegawaian, dan untuk proses pelaporan.
Kebutuhan aplikasi database yang dapat mengelola data dan informasi sekolah,
manajemen sekolahan, dan konten-konten pengajaran dan pembelajaran dalam suatu lembaga
pendidikan perlu diciptakan akan terjalin jaringan yang sitematis dan dapat diakses oleh
segenap user yang membutuhkan. Dengan adanya akses database yang siap kebutuhan untuk
menyediakan laporan- laporan dari sekolah secara cepat dan valid kepada instansi terkait, seperi
laporan ke Diknas Pendidikan Daerah maupun laporan ke Departemen Pendidikan Nasional
dapat segera dilaksanakan. Sistem Informasi Manajemen sekolah adalah konsep manajemen
sekolah menggunakan ICT merupakan konversi manajemen sekolah secara manual ke Sistem
manajemen sekolah berbasis program komputer (database) dimana proses manajemen data
akademik dan data pendukung akademik secara mudah, cepat dan efisien.
Dalam usaha Pengembangan Sistem informasi manajemen perlu dipertimbangkan
aspek biaya yang dikeluarkan dengan manfaat yang akan diperoleh, sehingga tidak terjadi lebih
besar biaya yang dikelurkan dibanding manfaat yang diperoleh. Artinya perancangan SIM
diupayakan dengan biaya seminimal mungkin dengan manfaat yang maksimal. Setiap
organisasi/ lembaga harus menyadari apabila mereka cukup realistis dalam keinginan mereka,
cermat dalam merancang dan menerapkan SIM agar sesuai keinginan serta wajar dalam
menentukan batas biaya dari titik manfaat yang akan diperoleh, maka SIM yang dihasilkan akan
memberikan keuntungan dan uang.
Sebuah Sistem informasi manajemen (SIM) , komputer bukan prasyarat mutlak, namun
dalam prakteknya Sistem informasi manajemen yang baik tidak akan maksimal tanpa bantuan
kemampuan pemrosesan komputer. Prinsip utama perancangan Sistem informasi manajemen:
Sistem informasi manajemenharus dijalin secara teliti agar mampu melayani tugas utama.
Kegiatan utama dari Semua sistem informasi, yaitu menerima data sebagai masukan
(input), kemudian memprosesnya dengan melakukan validasi, penghitungan, penggabungan
unsur data, pemutakhiran dan lain-lain, yang akhirnya memperoleh informasi sebagai
keluarannya (output). Data fakta-fakta atau sesuatu yang dianggap (belum mempunyai arti)
yang akan diproses menjadi sebuah informasi sehingga memiliki arti.

Meningkatkan pelayanan Sistem Informasi Manajemen pada sebuah Lembaga Pendidikan

menjadi faktor penting sekaligus penghematan bagi Lembaga Pendidikan dan kini telah menjadi
salah satu standar mutu sebuah Pendidikan. Otomatisasi/komputerisasi sistem pelayanan dan
sistem informasi manajemen merupakan solusi yang tepat untuk memecahkan masalah ini.
Perkembangan Pendidikan di Indonesia yang semakin maju, baik dari aspek
administratif atau teknologi, maka proses pelayanan Pendidikan di Indonesia dapat
dilaksanakan secara efektif dan efisien. Tentu saja dengan bantuan beberapa fasilitas
pendukung, dimana salah satu fasilitas pendukung tersebut adalah aplikasi teknologi informasi
dalam bidang sistem informasi manajemen Pendidikan.

Program Kerja ini dalam rangka penyempurnaan database sekolah, sehingga mutu
pelayanan kepada steak holder dapat terlaksana secara maksimal, efektif dan efesien.
Berdasarkan rencana itulah, kami selaku pengelola yang ditunjuk untuk urusan informasi
manajemen menyusun Program Kerja Sistem Informasi Manajemen (SIM) SMK Sumatra 40
Bandung.

B. Visi, Misi dan Tujuan Pengembangan SIM.

1. Visi :
“Menjadikan SMK sebagai pusat pelatihan dan keterampilan terpadu yang berwawasan
seni budaya dan pariwisata, bisnis dan teknologi modern bertumpu pada kelestarian
lingkungan hidup ”
2. Misi :
 Mendidik siswa menjadi tenaga kerja tingkat menengah, proffesional sesuai dengan
bidang keahliannya, menjadi mandiri serta mampu mengembangkan diri seiring
dengan perkembangan IPTEK.
 Mengisi kebutuhan kerja ditingkat lokal, nasional dan internasional
 Menyelenggarakan pelatihan dan keterampilan sesuai dengan kebutuhan masyarakat.
 Mengembangkan pembelajaran dengan sistem fleksibel dan permeabel.
 Menyelenggarakan short kursus layanan jasa dan produk bagi pengembangan ekonomi
masyarakat.

 Mewujudkan layanan prima bagi masyarakat dan mengembangkan iklim belajar

berwawasan seni budaya dan pariwisata.
 Menghasilkan tamatan yang sesuai dengan kebutuhan pasar, Mandiri serta memiliki
kecakapan hidup
 Menghasilkan tamatan yang mampu melanjutkan pendidikan kejenjang yang lebih
tinggi.
3. Tujuan SIM :
Tujuan Pengembangan SIM adalah:
1. Tujuan disusunnya Program Kerja Sistem Informasi Sekolah ini adalah sebagai
bahan dalam :
 2. manajemen data
3. evaluasi dan penilaian
4. mengontrol kualitas
5. meningkatkan daya kompetensi
6. pengembangan kelembagaan
7. mengefektifkan sumber daya manusia dan sumber daya lainnya
8. menyederhanakan birokrasi
9. meningkatkan efisiensi
10. membuat perencanaan
11. umpan balik

4. Manfaat SIM
Manfaat Pengembangan SIM

Sistem Informasi manajemen (SIM) Sekolah memiliki manfaat untuk memberikan

informasi yang cepat kepada masyarakat, siswa dan guru tentang aktifitas kegiatan
belajar mengajar disekolah seperti, jadwal pelajaran, materi pelajaran, nilai siswa, dan
lain-lain

C. Ruang Lingkup SIM Sekolah

SIM Sekolah dibagi ke dalam 4 sistem yang semuanya dapat diakses secara online serta
terintegrasi saat dioperasionalkan, yaitu :

1. Website Sekolah untuk Sistem Informasi Profil (Portal Sekolah) : yang berisi Profil Sekolah, Visi,
Misi, Fasilitas, program-program, Berita/Artikel, kegiatan/agenda, informasi kesiswaan, forum,
galeri foto, dan alumni. Alamat: https://smknsumatra40.sch.id

2. Sistem Informasi Akademik : yang berisi Data Guru dan Staf untuk mengelola informasi penting
tentang tenaga pengajar maupun staf yang terdaftar di sekolah, seperti biodata, pangkat, jabatan,
alamat, status bekerja, jam kerja, riwayat pendidikan, riwayat karir, riwayat pelatihan, tingkat
kehadiran, data siswa, absen siswa, jadwal mengajar guru, dan lain- lain. Alamat :
http://siap.smknsumatra40sch.id

3. Sistem Informasi Penelusuran alumni : berisi mengenai Alumni SMKN 1 Indonesia dari semua
jurusan yang telah tersebar di masyarakat, baik yang sudah bekerja, kuliah, dan yang belum bekerja
lengkap dengan biodatanya. Selain data alumni, dalam system informasi ini juga tersedia fasilitas
untuk berbagi lowongan kerja yang dapat di publish oleh alumni sehingga mereka dapat berbagi
informasi. Alamat : http://smksumatra40.sch.id
 4. Sistem Penilaian Siswa (E-Rapor): Merupakan aplikasi yang digunakan untuk mengelola
penilaian Siswa seperti Penugasan, Penilaian Harian, Penilaian Tengah Semester, Penilaian Akhir
Semester, Raport, Leger, dan lain-lain yang dapat diakses melalui jaringan Intranet Sekolah
dengan alamat http://192.168.1.111:0001 atau http://192.168.0.123:0001

BAB II
STRUKTUR ORGANISASI DAN PEMBAGIAN TUGAS

A. STRUKTUR KEPANITIAAN

STRUKTUR KEPANITIAAN
PENGELOLA SIM SEKOLAH
SMK SUMATRA 40 BANDUNG
TAHUN PELAJARAN 2020/2021

PENANGGUNG
JAWAB
KEPALA SEKOLAH
KOORDINATO
R
RIYADI, S.Kom

E-Rapor
Moch. Adi Budiansyah, ST
SEKERTARIS BENDAHARA
NANIK RAHMANI YULIAWATI, AMD
S.Pd

ADMINISTRATOR DAPODIK
WEB Agung Priyo
Muh. Rizal M, ST S
B. URAIAN TUGAS

URAIAN TUGAS POKOK DAN FUNGSI

STRUKTUR KEPANITIAAN PENGELOLA SIM SEKOLAH
SMK SUMATRA 40 BANDUNG
NO JABATAN URAIAN TANGGUNG JAWAB DAN TUGAS
1 KOORDINATOR TANGGUNG JAWAB
(KETUA) Bertanggungjawab kepada Kepala Sekolah atas terlaksananya
Kegiatan Pengelola SIM Sekolah.

WEWENANG.
Merencanakan dan melaksanakan seluruh kegiatan Kegiatan
Pengelola SIM Sekolah.

TUGAS.
Menyusun Program Program Pengelola SIM Sekolah dan
mengkoordinasikan pelaksanaannya yang meliputi :
1. Mengelola Website Sekolah, Sistem Tracer Alumni, E-
Rapor
2. Bersama Tim Kurikulum merencanakan waktu
pelaksanaan implementasi SIM
3. Bersama Sekertaris menyiapkan Surat Keptusan (SK)
Kepanitiaan.
4. Membuat dan melaporkan kegiatan pengelolaan SIM
kepada Kepala Sekolah

2 BENDAHARA TANGGUNG JAWAB

Bertanggung jawab kepada Kepala Sekolah atas Penggunaan dan
pengeluaran Dana Pengembangan SIM Sekolah
WEWENANG
Bersama Koordinator Program Mengelola dan membukukan
seluruh administrasi dan keuangan pada kegiatan Pengembangan
SIM
TUGAS
 Membantu Kepala Sekolah dalam mengalokasikan dana
untuk kegiatan Pengembangan dan pengelolaan SIM dalam
membuat Rencana Anggaran Biaya
 Mencatat dan mengadministrasi keuangan Pengembangan
dan Pengelolaan SIM dengan koordinasi ketua pelaksana
program.
 Membuat laporan pertanggungjawaban keuangan kepada
Kepala Sekolah

3 SEKRETARIS TANGGUNG JAWAB

Bertanggung jawab kepada Koordinator (Ketua)Pelaksana
Pengelola SIM atas kelengkapan dan ketertiban administrasi
WEWENANG
Melaksanakan seluruh kegiatan administrasi pada kegiatan
Pengelolaan SIM
TUGAS
 Merawat, menjaga dan memelihara serta meemperbaiki
inventaris administrasi dengan koordinasi ketua Pelaksana.
 Mengelola administrasi kegiatan pengelolaan SIM
 
Merencanakan Kebutuhan administrasi di kegiatan
Pengelolaan SIM
 Membuat dan mengarsipkan surat menyurat yang berkaitan
dengan Pengelolaan SIM
 Melaporkan kegiatan administrasi kegiatan Pengelolaan SIM
pada ketua pelaksana
4 ADMINISTRATOR TANGGUNG JAWAB
WEBSITE SEKOLAH Bertanggung jawab kepada Ketua Pengelola SIM atas updating
data pada website sekolah Pengelolaan SIM Sekolah
WEWENANG
Melakukan updating data dan informasi pada website Sekolah
TUGAS
1. Membantu menyiapkan segala sesuatu yang akan digunakan
dalam pengembangan SIM
2. Membantu Ketua Pengelola dan Bendahara dalam membuat
RAB SIM pada pengembangan Website Sekolah
3. Membuat dan menentukan informasi yang akan di update
dalam website sekolah
4. Melakukan Monitoring Website Sekolah
5. Melaporkan secara tertulis kepada Ketua Pengelola tentang
kondisi website sekolah
6. Melakukan tindak lanjut hasil Monitoring dan Evaluasi

5 ADMINISTRATOR TANGGUNG JAWAB

E- RAPOR DAN Bertanggung jawab kepada Ketua Pengelola SIM atas updating
DAPODIK data pada website sekolah Pengelolaan SIM Sekolah
WEWENANG
Melakukan updating data dan informasi pada Aplikasi Sekolah
TUGAS
1. Membantu menyiapkan segala sesuatu yang akan digunakan
dalam pengembangan SIM
2. Membantu Ketua Pengelola dan Bendahara dalam membuat
RAB Pengembangan Aplikasi Sekolah
3. Membuat dan menentukan informasi yang akan di update
dalam Aplikasi sekolah
4. Melakukan perawatan Aplikasi Sekolah
5. Melaporkan secara tertulis kepada Ketua Pengelola tentang
kondisi Aplikasi sekolah
6. Melakukan tindak lanjut hasil Monitoring dan Evaluasi

BAB III
RENCANA PROGRAM KEGIATAN

A. Program Kegiatan
1. Pengembangan Organisasi dan Manajemen
No Tujuan Uraian Kegiatan Sasaran dan target
 1 Penyesuaian Struktur Inventarisasi personal & Organisasi program
sesuai kebutuhan Uraian tugas Membuat struktur Strruktur kepanitiaan
tugas yang jelas, lengkap kepanitiaan kegiatan program SIM
dan pendistribusiaannya SIM, Penempatan
kepada seluruh sumber personil sesuai tugas dan
daya tanggung jawab
manusia

2 Adanya mekanismse kerja  Menyusun program, Mekanisme kerja yang

yang jelas, praktis di
program kesahlianAdanya
rencana kerja tahunan
yang
terlaksana
mekanisme kerja serta sederhana jelas & praktis
pelaksanaan di program Ketercapaian pelaksanaan
keahlian, Melaksanakan rencana kerja
rencana kerja tahunan
sesuai kegiatan dan
jadwal

3 Evaluasi pelaksanaan job  Mengevaluasi Pengelola SIM

diskription & pelaksanaan job
struktur kepanitiaan SIM deskription dan
struktur kepanitiaan

4 Adanya format  Menyiapkan format Administrasi program

administrasi Kegiatan administrasi kegiatan Pengelola SIM
Pengelola Kegiatan Pengelola
SIM SIM
Adanya format  Menyiapkan format Jurnal program kegiatan
5 Panduan penggunaan Panduan penggunaan Siswa
SIM SIM
untuk siswa

2. Pembagian Tugas Pengelolaan SIM

No Tujuan Uraian Kegiatan Sasaran dan target

1 Melakukan pengelolaan  pembagian tugas Guru produktif, wali kelas
SIM pengelolaan SIM dan guru yang memahami
sesuai dengan IT
ketentuan yang
ada
2 Melakukan updating  Melakukan updating Administrator
data, perawatan dan data, perawatan dengan
perbaikan SIM jadwal yang telah
ditentukan
3 Melakukan  Melakukan Administrator
pelaporan pelaporan
pengelolaan SIM
B. RENCANA PELAKSANAAN

NO BULAN
KEGIATAN
JUNI JULI AGS SEP OKT NOV DES JAN FEB MAR APR MEI
1 Pengembangan Organisasi
dan Manajemen
Inventarisasi personal & tugas
Membuat struktur kepanitiaan
program
SIM Penempatan personil sesuai tugas
dan tanggung jawab
 Menyusun program, mekanisme
kerja serta pelaksanaan
 Mengevaluasi pelaksanaan job
diskription dan struktur
kepanitiaan
 Menyiapkan format administrasi SIM
 Menyiapkan SK Kepanitiaan
2 Proses Persiapan SIM
 Mendata dan merekap
kebutuhan SIM
 Diskusi dan Koordinasi
dengan kepala sekolah
 Sosialisai
3 Pelaksanaan
Pengelolaan SIM
 Memberikan sosialisasi kepada
warga sekolah sebagai
pengguna SIM
 Melakukan entri data dan
informasi kebutuhan SIM
 Melakukan perbaikan dan
perawatan aplikasi
4 Pelaporan
 Melakukan pelaporan
pengelolaan SIM
5 Laporan kegiatan
 Pembuatan Laporan kegiatan SIM
 Evaluasi Program SIM
TP. 2020/2021
 BAB IV

PENUTUP

Program Kerja Pengelola Sistem Informasi Manajemen (SIM) SMK Sumatra 40

Bandungyang telah tersusun ini akan dapat menjadi acauan dalam perencanaan, pelaksanaan dan
evaluasi dalam pengembangan dan implementasi SIM. Dalam realiasasi pelaksanaannya
membutuhkan kerja sama personal tim dalam urusan kurikulum dan seluruh warga di SMK
Sumatra 40 Bandungsesuai dengan tupoksi masing-masing maka akan mendukung kelancaran
proses kegiatan dan tercapainya Visi, Misi dan Tujuan Pengelolaan SIM Sekolah.
Akhirnya, atas kerja sama semua pihak dalam penyusunan, perencanaan, pelaksanaan dan
evaluasi pogram kerja ini diucapkan banyak terima kasih dan semoga Tuhan Yang Maha Esa
selalu membimbing dan meridoi usaha serta ibadah kita, amiin.