CAATT untuk Ekstraksi dan Analisis Data

Bab ini membahas penggunaan CAATT untuk ekstraksi dan analisis data. Auditor sering
menggunakan alat ini dalam mengumpulkan data akuntansi untuk menguji pengendalian aplikasi
dan dalam melakukan uji substantif. Di bab sebelumnya, dibahas bagaimana CAATT digunakan
untuk menguji pengendalian aplikasi secara langsung. Alat ekstraksi data yang dibahas dalam
bab ini digunakan untuk menganalisis data yang diproses oleh suatu aplikasi, bukan untuk
menganalisis aplikasi itu sendiri. Dengan menganalisis data yang ditelusuri dari file komputer,
auditor bisa menarik kesimpulan mengenai keberadaan dan fungsionalitas pengendalian dalam
aplikasi yang memproses data.

Penggunaan penting lainnya dari peranti lunak ekstraksi data adalah dalam pelaksanaan
uji substantif. Kebanyakan pengujian audit terjadi dalam tahap pengujian substantif dari audit.
Prosedur-prosedur ini disebut uji substantif karena digunakan untuk, namun tidak terbatas pada,
berikut ini :

 Menentukan nilai yang tepat dari persediaan

 Menentukan keakuratan dari prapembayaran dan akrual
 Mengonfirmasikan piutang usaha dengan pelanggan
 Mencari kewajiban yang tidak tercatat

Dalam lingkungan TI, record yang dibutuhkan untuk melakukan uji semacam ini
disimpan dalam file komputer dan basis data. Sebelum uji substantif dilaksanakan, data perlu
diekstraksi dari sistem host dan disajikan ke auditor dalam format yang mudah digunakan.

Bab ini diawali dengan kajian struktur data. Struktur data merupakan susunan data secara
fisik dan logis dalam file dan basis data. Pemahaman mengenai cara mengatur dan mengakses
data merupakan hal penting dalam menggunakan alat ekstraksi data. Peranti lunak ekstraksi data
terdiri atas dua kategori umum, yaitu: modul audit melekat dan peranti lunak audit umum.
Bagian kedua dari bab ini mendeskripsikan fitur, keunggulan dan kerugian dari pendekatan
modul audit melekat (embedded audit module – EAM). Bagian terakhir membahas fungsi dari
penggunaan peranti lunak audit yang digeneralisasi (generalized audit software – GAS). Bagian
ini ditutup dengan kajian mengenai fitur-fitur utama dari bahasa perintah audit (audit command
language – ACL), produk utama dalam pasar GAS.

STRUKTUR DATA
Struktur data (data structure) memiliki dua komponen dasar: organisasi dan metode
akses. Organisasi mengacu pada cara record disusun secara fisik pada peralatan penyimpanan
sekunder. Ini bisa bersifat berurutan atau acak. Record dalam file berurutan disimpan di lokasi
yang berdekatan yang menempati area tertentu pada disk. Record dalam file acak disimpan tanpa
mempertimbangkan hubungan fisiknya dengan record lainnya dari file yang sama. File acak bisa
memiliki record yang terdistribusi diseluruh bagian disk. Metode akses (access method) adalah
teknik yang digunakan untuk menemukan lokasi record dan bernavigasi di basis data atau file.
Ada beberapa teknik khusus yang bisa digunakan, namun secara umum, bisa diklasifikasikan
sebagai metode akses langsung atau metode akses berurutan.

Oleh karena tidak ada satu struktur tertentu yang paling baik untuk semua tugas
pemrosesan, berbagai struktur digunakan untuk menyimpan data akuntansi yang jenisnya
berbeda-beda. Oleh sebab itu, pemilihan struktur melibatkan pertukaran antara fitur-fitur yang
diinginkan. Kriteria yang mempengaruhi pemilihan struktur data ditunjukkan dalam Tabel 8-1.

Beberapa struktur data akan dibahas dalam bagian berikut ini. Struktur data dibagi
menjadi sistem file datar dan sistem basis data. Dalam praktiknya, organisasi bisa menerapkan
pendekatan-pendekatan ini dalam berbagai kombinasi untuk menyimpan data akuntansi.

STRUKTUR FILE DATAR

Di Bab 3 telah disebutkan bahwa model file datar mendeskripsikan suatu lingkungan
dimana dile data individual tidak diintegrasikan dengan file lainnya. Pengguna akhir dalam
lingkungan ini memiliki file data mereka masing-masing dan tidak membaginya dengan
pengguna lainnya. Oleh sebab itu, pemrosesan data dilakukan oleh aplikasi tersendiri, bukan
sebagai sistem yang terintegrasi. Pendekatan file datar adalah model tampilan tunggal yang
merupakan karakteristik dari sistem warisan. File data disusun, diformat, dan diatur sedemikian
rupa agar sesuai dengan kenutuhan khusus dari pemilik atau pengguna utamanya. Akan tetapi,
struktur semacam ini dapat menghilangkan atau mengorupsi atribut data yang penting bagi
pengguna yang lain, sehingga menghalangi integrasi yang sukses dari sistem di lintas organisasi.

STRUKTUR BERURUTAN
Figur 8-1 mengilustrasikan struktur berurutan (sequential structure), yang biasanya
disebut metode akses berurutan. Berdasarkan susunan ini, record dengan nilai kunci 1875
ditempatkandalam lokasi penyimpanan fisik segera setelah record dengan nilai kunci 1874. Jadi,
semua record dalam file berada dalam lokasi penyimpanan yang berdekatan dengan urutan
tertentu (menaik atau menurun) berdasarkan kunci primernya.

File berurutan sederhana dan mudah diproses. Apikasi dimulai pada awal file dan
memproses setiap record secara berurutan. Pada operasi pemrosesan file di Tabel 8-1,
pendekatan ini efisien untuk Operasi 4 dan 5, dimana Operasi 4 membaca seluruh file dan
Operasi 5 menemukan record selanjutnya dalam file. Selain itu, jika file yang akan diproses
dalam satu operasi cukup besar (misalnya 20 persen atau lebih), struktur berurutan akan efisien
untuk pembaruan record (Operasi 3 dalam Tabel 8-1). Contohnya adalah pemrosesan penggajian,
dimana 100 persen dari record karyawan di file penggajian harus diproses setiap periode
penggajian. Akan tetapi, jika hanya sebagian kecil file (atau hanya satu record) yang diproses,
pendekatan ini tidak efisien. Struktur berurutan bukanlah pilihan yang praktis untuk operasi-
operasi lainnya dalam Tabel 8-1. Misalnya, penelusuran recordtunggal (Operasi 1) dari file
berurutan memerlukan pembacaan semua record yang mendahului record tersebut. Hal ini berarti
membaca separuh file setiap kali satu record ditelusuri. Metode akses berurutan tidak
mengizinkan akses ke suatu record secara langsung. File yang memerlukan operasi akses
langsung memerlukan struktur data yang berbeda. Struktur data berikut ini menjawab kebutuhan
tersebut.

STRUKTUR BERINDEKS
Struktur ini disebut struktur berindeks (indexed structure) karena selain file data actual,
terdapat indeks terpisah yang juga merupakan file alamat record. Indeks ini berisi nilai numerik
dari lokasi penyimpanan disk fisik (silinder, permukaan, dan blok record) untuk setiap record
dalam file data terkait. File data itu sendiri bisa diatur secara berurutan atau acak. Figur 8-2
menyajikan contoh dari file acak berindeks.

Record dalam file acak berindeks (indexed random file) tersebar diseluruh disk tanpa
mempertimbangkan kedekatan fisiknya dengan record lain yang berkaitan. Bahkan, record dari
file yang sama bisa berada dalam disk yang berbeda. Lokasi fisik record tidaklah penting asalkan
peranti lunak operasi dapat menemukannya ketika dibutuhkan. Pencarian lokasi ini dilakukan
dengan mencari indeks dan nilai kunci yang diinginkan, membaca lokasi penyimpan yang sesuai
(alamat), dan kemudian memindahkan read-write head dari disk ke lokasi alamt. Ketika satu
record baru ditambahkan ke file, peranti lunak manajemen data memilih lokasi disk yang
kosong, menyimpan record, dan menambahkan alamat baru ke indeks.

Organisasi fisik dari indeks itu sendiri bisa bersifat berurutan (berdasarkan nilai kunci)
atau acak. Indeks acak lebih mudah dipelihara, dalam hal penambahan record, karena record
kunci yang baru dapat ditambahkan langsung ke akhir indeks tanpa memerhatikan urutannya.
Indeks yang berurutan lebih sulit dipelihara karena kunci record yang baru harus disisipkan
antara kunci-kunci yang ada. Satu keunggulan dari indeks berurutan adalah kemampuannya
untuk dicari dengan cepat. Oleh karena urutannya yang logis, algoritme bisa digunakan untuk
mempercepat pencarian pada indeks untuk menemukan nilai kunci. Keunggulan ini menjadi
penting untuk file data yang besar dengan indeks yang besar juga.

Keunggulan utama dari file acak berindeks adalah dalam operasi yang melibatkan
pemrosesan record individual (Operasi 1, 2, 3, dan 6 dalam Tabel 8-1). Keunggulan lainnya
adalah penggunaan penyimpanan disk yang efisien. Record bisa ditempatkan dimana saja yang
kosong tanpa harus memperhatikan urutannya. Akan tetapi, file acak bukanlah struktur yang
efisien untuk operasi yang melibatkan pemrosesan bagian file yang besar. Waktu akses yang
dibutuhkan akan sangat banyak untuk mengakses seluruh file record yang tersebar secara acak
dalam peralatan penyimpanan. File berurutan lebih efisien untuk tujuan ini.

Struktur metode akses berurutan berindeks (indexed sequential access method – ISAM)
digunakan untuk file yang sangat besar yang memerlukan pemrosesan batch secara rutin dan
tingkat pemrosesan record individual yang tidak terlalu tinggi. Misalnya, file pelanggan pada
perusahaan fasilitas umum akan diproses secara batch untuk tujuan penagihan dan diakses secara
langsung untuk merespons permintaan pelanggan indual. Oleh karena pengaturannya yang
berurutan, struktur ISAM dapat dicari secara berurutan sehingga pemrosesan batch lebih efisien.
Figur 8-3 mengilustrasikan cara ISAM menggunakan indeks untuk memungkinkan pemrosesan
akses langsung.

Struktur ISAM digunakan untuk file yang sering menempati beberapa silinder dari
penyimpanan yang berdekatan dalam disk. Untuk menemukan lokasi record tertentu, file ISAM
menggunakan sejumlah indeks yang mendeskripsikan dalam bentuk ringkasan dari isi setiap
silinder. Misalnya, dalam Figur 8-3, kita mencari record dengan nilai kunci 2546. Metode akses
pertama-tama ke indeks file secara keseluruhan, yang hanya berisi nilai kunci yang tertinggi
untuk setiap silinder dalam file, dan menentukan bahwa Record 2546 berada di Silinder 99.
Pemindaian cepat pada indeks permukaan untuk Silinder 99 menunjukkan bahwa record berada
di Permukaan 3dari Silinder 99. Indeks ISAM tidak menyediakan alamat fisik yang tepat untuk
suatu record. Akan tetapi, indeks ini mengidentifikasi jejak dimana record tersebut berada.
Langkah terakhir adalah mencari jejak yang teridentifikasi secara berurutan untuk menemukan
record dengan kunci 2546.

Struktur ISAM cukup efektif untuk Operasi 1 dan 3 dalam Tabel 8-1. Oleh karena ISAM
harus membaca berbagai indeks dan mencari jejak secara berurutan, rata-rata waktu akses yang
dibutuhkan untuk setiap record lebih lambat daripada struktur acak berindeks atau struktur
berurutan berindeks. Kecepatan akses langsung dikorbankan untuk mencapai kinerja yang sangat
efisien dalam Operasi 4, 5, dan 6.

Kerugian terbesar dari struktur ISAM adalah operasi penyisipan record (Operasi 2) tidak
dilakukan secara efisien. Oleh karena file ISAM disusun berurutan, penyisipan record baru ke
file memerlukan relokasi fisik dari semua record yang berada di luar titik penyisipan. Oleh sebab
itu, indeks yang mendeskripsikan susunan fisik ini harus diperbarui setiap kali ada penyisipan.
Hal ini memerlukan banyak waktu dan mengganggu operasi. Salah satu metode untuk mengatasi
masalah ini adalah menyimpan record baru dalam area luapan (overflow) yang terpisah secara
fisik dari record data lainnya dalam file. Figur 8-4 menunjukkan cara melakukan hal ini.
 File ISAM memiliki tiga komponen fisik: indeks, area penyimpanan data utama, dan area
luapan. Alih-alih menyisipkan record baru secara langsung ke area utama, peranti lunak
manajemen data menempatkannya ke dalam lokasi terpilih secara acak di area luapan. Ini
kemudian mencatat alamat lokasi tersebut di field khusus (yang disebut pointer) di area utama.
Nantinya, ketika mencari record tersebut, indeks mengarahkan metode akses ke lokasi jejak
dimana record tersebut seharusnya berada. Pointer di lokasi tersebut menunjukkan lokasi aktual
record di area luapan. Jadi, akses ke record dapat mencakup pencarian indeks, pencarian jejak
dalam area data utama, dan akhirnya pencarian dia rea luapan. Hal ini memperlambat waktu
akses data, baik dalam akses langsung maupun dalam pemrosesan batch.

Secara berkala, file ISAM harus disusun ulang dengan mengintegrasikan record luapan
ke dalam area utama dan kemudian merekonstruksi indeks. Proses ini memerlukan waktu, biaya,
dan menyebabkan gangguan terhadap operasi. Oleh sebab itu, jika file sangat cepat berubah
(record sering ditambah dan dihapus), beban pemeliharaan yang berkaitan dengan pendekatan
ISAM akan dipandang tidak praktis. Akan tetapi, untuk file yang besar dan stabil, yang
memerlukan akses langsung dan pemrosesan batch, struktur ISAM merupakan pilihan yang
popular.