Tugas 2 Risqi Nur Apriyani

1. Berikut adalah aktivitas utama dalam siklus pendapatan UD Jaya:

 Entri pesanan dari pelanggan. Awal dari siklus pendapatan adalah dengan menerima
pesanan dari pelanggan, baik secara online, lewat marketplace, dengan memanfaatkan
tekonologi, atau secara offlline, dengan pelanggan yang dating ke toko. Selanjutnya
pesanan tersebut dientri, dalam tiga tahap utama: (1) Mengambil pesanan dari
pelanggan, yang dapat diterima oleh UD Jaya baik secara online Maupun offline, seperti
yang sudah dijelaskan diatas. Penggunaan website sebagai media online dapat
membantu mengotomatisasi pengentrian pesanan penjualan, manfaatnya tidak hanya
untuk mengurangi biaya yang terkait dengan pesanan pelanggan, tetapi juga dapat
memberi peluang untuk menjangkau pelanggan yang terlalu jauh dan yang
menginginkan agar proses pembelian leih praktis. (2) Memeriksa dan menyetujui
permintaan secara kredit dari pelanggan UD Jaya, Sebagian besar transaksi penjualan
antarperusahaan menggunakan metode kredit, oleh sebab itu penjualan secara kredit
harus disetujui sebelum dlanjutkan ke proses selanjutnya, untuk menghindari adanya
konflik kepentingan, maka pemisahan tugas perlu dilakukan, salah satunya adalah
pemisahan fungsi antara bagian kredit dengan bagianpemrosesan transaksi penjualan.
(3) Memeriksa ketersediaan persediaan oleh bagian produksi UD Jaya, ini adalah salah
satu alasan untuk memberikan informasi kepada pelanggan mengenai kapan perkiraan
tanggal pengiriman barang. Ketika persediaan barang telah dipastikan, system kemudian
akan membuatkan otoriasi untuk melepaskan barang ke bagian pengiriman untuk
kemudian diteruskan ke pelanggan.
 Pengiriman. Aktivitas utamanya dibagi menjai 2: (1) mengambil dan mengepak
pesanan, bagian gudang UD Jaya mengambil barang-barang dari Gudang berdasar pada
data pesanan pelanggan, yang kemudian dilakukan pengepakan. Kemudian petugas UD
Jaya bagian Gudang akan mengidentifikasi produk apa saja, dan jumlah masing-masing
produk untuk mengeluarkannya dari data persediaan di Gudang. Barang yang sudah siap
dikirim lalu kemudian dipindandahkan ke bagian pengiriman. (2) Pengiriman pesanan,
sebelum barang pesanan benar-benar dkirim oleh bagian pengiriman UD Jaya, akan
dibandngkan perhitungan fisik secara langsung dengan jumlah yang ditujukan dalam
data pengambilan barang dari Gudang, tujuannya adalah untuk meminimalisir
kemungkinan kesalahan dalam pengambilang barang dari Gudang. Salah satu keputusan
utama yang perlu dibuat ketika akan mengirimkan pesanan pada pelanggan berkaitan
dengan pilihan metode pengiriman, apakah pengiriman akan dilakukan sendiri oleh UD
Jaya ataukan menggunakan jasa kurir komersial.
  Penagihan piutang usaha. Adalah aktivitas pemrosesan informasi yang mengemas
ulang, serta meringkas informasi dari entri pesanan penjualan dan aktivitas pengiriman.
Aktivitas ini memerlukan informasi dari bagian pengiriman UD Jaya yang
mengidentifikasi barang dan jumlah yang dikirim, serta informasi mengenai harga dan
syarat khusus penjualan dari bagina penjualan UD jaya. Sistem Informasi yang
diterapkan oleh UD Jaya dapat memberikan peluang untuk mengurangi biaya yang
berhubungan dengan penagihan, dengan meninggalkanpenggunaan dokumen kertas.
 Penerimaan pembayaran. Aktivitas ini adalah yang paling berisiko, dan harus mendapat
perhatian lebih dari UD Jaya. Risiko yang paling besar ialah pencurian. Dan salah satu
solusinya dengen mengirimkan Salinan faktur pelanggan, dan memintanya untuk
mengembalikan Salinan tersebut brsamaan dengan waktu pembayaran, yang kemudian
pengiriman pembayaran tersebut akan diserahkan ke bagian piutang UD Jaya dan
pembayarannya dkirim ke kasir. Atau bisa juga dengan memnfaatkan media bank
sebagai perantara. Pelanggan tinggal mentransfer sejumlah uang ke rekening penualan
perusahaan, kemudia bukti transfer yang telah dilakukan, dikirimkan ke bagian
penerimaan pembayaran UD Jaya, lalu kemudian bagian penerimaan pembayaran
meneruskanya ke petugas kasir untuk mengambil dan menyimpan uang yang telah
disetorkan oleh pelanggan UD Jaya.

2. 3 pengendalian untuk siklus pendapatan UD Jaya beserta tujuannya:

 UD Jaya harus melakukan pengendalian dalam pemeriksaan kelengkapan, untuk

memastikan bahwa semua data yang dbutuhkan telah diinput. Uji kewajaran pesanan
juga dapat dilakukan untuk membandingkan jumlah yang dipesan dengan catatn
penjualan terdahulu. Tujuannya adalah untuk menghindari pesanan pelanggan yang
tidak lengkap atau tidak akurat, yang bukan hanya menimbulkan inefiseinsi karena
perlunya mendata Kembali data pesanan, tapi juga dapat menimbulkan persepsi negatif
dari pelanggan UD Jaya dan pengaruh jangka panjangnya kemungkinan dapat
mempengaruhi penjualan kedepannya.
 Manajemen UD Jaya harus dapat menetapkan batas kredit untuk setiap pelanggan
mereka dan memberikan wewenang kepada bagian penjualan untuk melakukan
otorisasi secara manual untuk menyetujui penjualan kredit tambahan ke pelanggan
lama UD Jaya, dengan syarat tidak melebihi batas kredit yang ditetapkan. Penting juga
untuk memelihara catatan yang akurat dan terbaru mengenai saldo rekening pelanggan
dan juga batas kreditnya. Pengendalian ini perlu dilakukan untuk menghindari penjualan
kredit kepada pelanggan yang memiliki historis catatan kredit yang burk. Dengan
otoriasi yang benar untuk semua transaksi penjualan kredit, diharapkan akan
mengurangi ancaman ini.
  UD Jaya perlu menerapkan pemisahan tugas, yang merupakan prosedur pengendalian
paling efektif untuk mengurangi pencurian kas, yang dimana pencurian ini merupakan
risiko yang jelas dapat mengganggu kelangsungan usaha, karena uang hasil penjualan
sangat dibutuhkan untuk keberlangsungan kegiatan operasi perusahaan, serta untuk
rencana pengembangan usaha. Pemisahan tugas, penerapannya dapat dlakukan dengan
petugas yang memiliki akses fisik terhadap kas tidak boleh memiliki tanggung jawab
untuk mencatat atau mengotorisasi transaksi apa pun yang melibatkan penerimaan kas,
kemudian semua kriiman uang dari pelanggan UD Jaya harus disimpan secara utuh ke
bank secara periodic, kalau diperlukan penyimpanan dapat dilakukan setiap hari.
Dengan penyimpanan harian, diharapkan dapat mengurangi jumlah kas dan cek yang
berisiko dicuri terlebih oleh pihak internal perusahaan. Terakhir, petugas yang
merekonsiliasi laporan bank harus independent tanpa intervensi dari semua aktivitas
yang melibatkan penanganan atas pencatatan penerimaan kas.

3. Penjelasan use case diagram siklus pengeluaran UD Jaya:

 Dimulai dari permintaan pembelian barang dari seluruh fungsi bisnis UD Jaya,
permintaan pembelian ini termasuk barang-barang untuk kebutuhan operasional
produksi perusahaan, kebutuhkan penunjang operasional perusahaan, dan kebutuhan
lainnya. Proses pembelian barang dikumpulkan pada fungsi dapartemen pembelian,
untuk memudahkan proses pengadaan barang, juga sebagai upaya pengendalian dari
risiko penyimpangan.
 Sebelum ada persetujuan pembelian, departemen pembelian UD Jaya harus
memastikan dahulu bahwa ketersediaan barang yang diinginkan memang tidak
mencukupi.
 Apabila memang ketersediaan barang yang diinginkan tidak mencukupi setelah
dilakukannya pengecekan ketersediaan barang, lalu selanjutnya adalah memilih supplier
mana barang akan dipesan, bersamaan dengan proses identifikasi kebutuhan barang
yang diinginkan. Kedua aktivitas ini biasanya dilakukan secara bersamaan.
 Setelah menemukan pemasok yang dipercaya dan barang yang akan dipesan juga telah
diidentifikasi, kemudian UD Jaya akan memesan barang kepada supplier.
 Pada waktu yang sudah disetujui bersama, UD Jaya akan mendapatkan barang yang
diinginkan, beserta tagihannya. Namun, pengiriman barang dan tagihan terkadang
diterima secara terpisah, tergantung pada kebijakan supplier maupun persetujuan
perusahaan dengan supplier.
 Setelah menerima barang, untuk memastikan barang yang akan dikirimkan sesuai
dengan yang dipesan, dan untuk memastikan juga bahwa tidak terjadi kerusakan barang
 yang dikirimkan, dilakukanlah proses verifikasi terhadap barang yang diterima. Pada
prosedur yang berbeda, dilakukan juga aktivitas pengecekan tagiahn dari supplier.
 Setelah barang diterima, dan UD Jaya menerima tagihan, pembelian baru diakui sebagai
utang. Ketika dlakukan pembayaran, baru dlakukan penghapusan utang. Pembayaran
tergantung permintaan dari pihak supplier, bisa dengan pembayaran langsung ataupun
melalui prosedur transfer bank.

4. 4 Ancaman/risiko yang mungkin terjadi dalam siklus pengeluaran dan cara mengatasinya:

 Kehabisan dan/atau kelebihan persediaan. Pengelolaan persediaan yang kurang baik

dapat mengakibatkan kehabisan atau malah kelebihan persediaan. Kehabisan
persediaan ini dapat menimbulkan hilangnya potensi penjualan, sementara itu
kelebihan persediaan dapat meningkatkan biaya penyimpanan barang. Cara
mengatasinya yaitu, manajemen dan bagian produksi perlu membuat kartu persediaan,
yang mencatat jumlah persediaan, agar selalu dapat ditrack. Membuat jadwal regular
untuk pemesanan barang, dan menentukan batas jumlah persediaan yang dapat
disimpan, untuk mengatasi risiko kelebihan persediaan yang membuat biaya simpan
membengkak. Serta dapat melakukan riset untuk melihat pada waktu apa saja
penjualan meningkat, untuk dapat meminimalisir kehabisan persediaan.
 Membeli barang dengan harga yang terlalu tinggi. Dalam mendatangkan barang barang
persediaan dari pemasok, biasanya perusahaan sudah mengadakan perjanjan tentang
harga jual barang dengan supplier. Akan tetapi pad aprakteknya, tidak menutup
kemungkinan terjadi perbahan harga karena beberapa hal. Perubahan tersebut dapat
mengakibatkan perusahaan salah mengidentifikasi biaya produksi, yang dampak
selanjutnya dapat mengurangi potensi pendapatan perusahaan dari penjualannya. Cara
mengatasinya yaitu, perusahaan harus memiliki daftar harga barang yang uptodate,
atau terbaru dari supplier, sehingga pesanan pembelian harus ditinjau ulang secara
periodic untuk memastikan bahwa pembelian barang benar-benar dapat dikendalikan.
 Kickback. Adalah pemberian hadiah dai supplier untuk petugas bagian pembelian
dengan tujuan mempengaruhi pilihan, hal ini dapat mengakibatkan pembelian barang
dengan harga yang diinakkan untuk barang yang kualitasnya rendah. Cara mengatasi
atau mencegahnya yatiu, perusahaan harus melarang para petugas bagian pembelian
utnuk menerima hadiah dari supplier yang ada, bila perlu harus diberlakukan sanksi
tegas. Peran audit pun dalam mengendalikan risiko ini sangat besar, untuk memastikan
risiko ini tidak terjadi di perusahaan.
 Pencurian persediaan. Pencurian persediaan ini sangat mungkin terjadi dalam siklus
pengeluaran, yang biasanya dlakukan oleh oknum tidak bertanggung jawab di
lingkungan internal perusahaan. Hal ini tentu akan sangat merugikan perusahaan,
terlebih jika persedian yang dicuri dalam jumlah besar. Untuk itu, cara mengatasinya
 adalah dengan persediaan harus disimpan di tempat yang aman dengan akses terbatas,
tidak semua pekerja memiliki akses di dalamnya, semua perpindahan barang yang
terjadi harus didokumentasikan, dan wajib dilakukan perhitungan fisik secara periodic
terhadapat persediaan di Gudang.

5. Metode pengendalian persediaan yang biasanya dipraktikan antara lan:

 Economic Order Quantity (EOQ). Metode ini didasarkan dari perhitungsn jumlah optimal
pesanan, untuk efisiensi jumlah biaya pemesanan, biaya perdagangan, dan biaya karena
kekurangan persediaan.
 Material Requirements Planning (MRP). Bertujuan untuk mengurangi tingkat persediaan
yang dbutuhkan dengan cara menjadwalkan produksi, dan bukan memperkirakan
kebutuhan. Dengan metode ini dapat mengurangi ketidakpastian mengenai waktu yang
tepat untuk membeli bahan baku.
 Just in Time (JIT). Metode ini berusaha untuk meminimalkan biaya pergudangan
maupun biaya karena kekurangan persediaan. System ini ditandai dengan pengiriman
bahan baku, perlengkapan dan barang-barang lainnya langsung ke lokasi yang
membutuhkan pengiriman barang tersebut, bukan pengiriman dalam jumlah besar yang
sesekali dilakukan ke pusat penerimaan dan fasilitas penyimpanan.