Pesan Bisnis
Pesan Bisnis
Pesan Bisnis
NPM : 1751040120
Prodi : Manajemen Bisnis Syariah (D)
Mata Kuliah : Komunikasi Bisnis Syariah
Jawab:
a. Perencanaan
Pada dasarnya, proses perencanaan meliputi tiga tahapan penting yang perlu diperhatikan,
yaitu mendefinisikan tujuan, menganalisis audiens, serta memilih saluran dan media
komunikasi yang akan digunakan.
b. Pengorganisasian
Proses ini dimulai dengan merangkai kata, kalimat, paragraf, dan memilih ilustrasi yang
diperlukan untuk mendukung ide pokok bahasannya. Perlu diperhatikan bagaimana
menggunakan kata-kata, kalimat, dan paragraf yang sederhana, mudah dipahami, dimengerti,
dan dilaksanakan oleh penerima pesan.
c. Revisi
Seluruh maksud dan isi pesan harus ditelaah kembali dari sisi substansi pesan yang ingin
disampaikan maupun dari gaya penulisannya, struktur kalimat yang digunakan, dan
bagaimana tingkat pemahamannya. Kalau belum sesuai, perlu dilakukan pengecekan
sekaligus revisi, sehingga apa yang telah direncakan sebelumnya dapat dicapai seefektif
mungkin.
d. Penentuan Tujuan
Tahap pertama dalam merencanakan suatu pesan bisnis adalah memikirkan maksud dan
tujuan komunikasi. Harus dapat menentukan tujuan yang jelas dan dapat diukur sesuai
dengan tujuan organisasi.
e. Analisis Audiens
Cara Mengembangkan Profil Audiens. Penentuan profil audiens dikatakan gampang apabila
lawan komunikasi adalah orang yang sudah dikenal. Namun akan mengalami kesulitan bila
yang menjadi audiens adalah orang yang belum dikenal. Komunikator dalam hal ini perlu
melakukan investigasi untuk mengantisipasi reaksi mereka.
Menentukan ukuran dan komposisi audiens
Bentuk dan format penulisan materi yang akan disampaikan juga ditentukan oleh
jumlah audiens. Audiens jumlahnya kecil, materi dapat dikemas dalam suatu laporan
sederhana kemudian dipresentasikan atau dibagikan kepada mereka. Untuk audiens
jumlah besar, materi dikemas dalam makalah atau laporan dengan gaya pengorganisasian
dan format penulisan yang lebih formal. Selingan segar seperti humor dapat dilakukan
untuk menarik perhatian audiens yang jumlahnya besar.
Siapa audiensnya
Bila audiens lebih dari satu orang, komunikator perlu mengidentifikasi siapa
diantara mereka yang memegang posisi kunci/posisi paling penting.
Tingkat pemahaman audiens
Jika komunikator dan audiens memiliki latar belakang yang jauh berbeda, perlu
diputuskan seberapa jauh audiens harus dididik. Usahakan tidak terlalu menggurui agar
audiens tidak merasa jenuh, bosan, dan kurang tertarik.
Hubungan komunikator dengan audiens
Jika komunikator belum dikenal audiens maka komunikator harus meyakinkan
audiens sebelum penyampaian suatu pesan dilakukan. Penampilan komunikator
berpengaruh pada penyampaian pesan komunikator tersebut. Nada suara menunjukkan
tingkat hubungan komunikator dan audiens.
Jawab:
Analisis Audiens
Secara harfiah audiens sama saja dengan khalayak. Audiens adalah sekumpulan orang
yang menjadi pembaca, pendengar, dan pemirsa berbagai media atau komponen beserta isinya,
seperti pendengar radio dan atau penonton televisi.
Audiens adalah sekumpulan orang yang menjadi pembaca, pendengar, dan pemirsa
berbagai media atau komponen beserta isinya, seperti pendengar radio atau penonton televisi.
Sebelum media massa ada, audiens adalah sekumpulan penonton drama, permainan dan
tontonan. Setelah ada kegiatan komunikasi massa, audiens sering diartikan sebagai penerima
pesan-pesan media massa.
Komunikator atau penulis surat ini menggunakan jenis paragraph deduktif dalam cara
komunikasinya. Jika dianalisis dari sisi audiens, maka ada beberapa point yang dapat
diperhatikan sebagai bahan analisa, antara lain:
1) Ukuran dan Komposisi Audiens
Secara ukuran dan komposisi, maka audiens dalam surat pembaca ini merupakan audiens
dalam jumlah besar. Sehingga seharusnya diperlukan teknik komunikasi yang berbeda
dengan audiens yang komposisinya lebih sedikit. Namun, dalam surat ini, penulis surat pada
awalnya hanya menekankan kepada 1 pihak saja sebagai audiens. Bisa dikatakan hanya satu
audiens yang mendominasi isi surat ini, yaitu pihak smartfren. Dan di akhir paragraph,
barulah penulis surat mencantumkan audiens lainnya, sehingga tata cara komunikasinya
dinilai kurang etis bagi audiens lainnya selain audiens pertama.
2) Siapa Audiensnya
Penulis surat atau komunikator pada awalnya hanya ingin menfokuskan audiens pada
satu pihak saja, namun di akhir paragraph, penulis tiba-tiba saja menyebutkan audiens-
audiens lain atau pihak-pihak lain, sehingga menjadi tidak fokus. Bias inilah yang
mengurangi nilai keefektifan dari surat pembaca ini.
3) Reaksi Audiens
Seperti analisa saya pada point-point sebelumnya, maka reaksi audiens akan berbeda dari
audiens pertama dan audiens lainnya yang hanya disebutkan di paragraph akhir. Dari audiens
pertama, mungkin saja akan mendapat reaksi positif karena system komunikasi seperti ini
bisa dinilai sebagai complain dari pihak customer yang biasa terjadi saat ada pelayanan yang
kurang memuaskan. Namun, berbeda dengan audiens lain yang pada surat ini disebut sebagai
operator lain, mungkin saja akan menimbulkan reaksi negative dikarenakan operator lainnya
merasa tidak ada hubungan dengan penulis surat.
Ide pokok adalah pernyataan tentang suatu topik, yang menjelaskan isi dan tujuan dari
topik tersebut sehingga dapat diterima oleh audience.
6. Sebutkan 3 cara yang dapat digunakan untuk menentukan ide pokok
Jawab:
1) Brainstorming
Brainstorming adalah suatu cara menentukan ide pokok dengan membiarkan pikiran
secara leluasa untuk mencari berbagai kemungkinan ide pokok, mempertimbangkan tujuan,
audience, dan fakta yang ada. Beberapa teknik brainstorming yang dapat digunakan:
a. Storyteller’s Tour
Hidupkan tape recorder, dan telaah pesan – pesan yang disampaikan. Fokuskan
pada alasan berkomunikasi, poin utama nada, rasionalitas, dan imlikasi bagi penerima.
Dengarkan dengan teliti, dan berlatihlah, sehingga ide pokok dari pesan dapat ditemukan
dengan mudah.
b. Random List
Tulis segala sesuatu yang ada dalam pikiran di atas kertas kosong. Selanjutnya,
pelajari hubungan antara ide – ide tersebut. Bagilah mereka ke dalam kelompok –
kelompok, dan temukan poin yang penting dan yang tidak penting.
c. Conclusions, Findings, Recommendations (CPR) Worksheet
Jika subjek yang dibahas mencakup pemecahan maslah, gunakanlah suatu
worksheet yang akan membantu menjelaskan hubungan antara temuan (findings),
kesimpulan (conclusions) dan rekomendasi (recommendation) yang akan diberikan.
d. Journalistic Approach
Pendekatan jurnalistik memberikan poin yang baik sebagai langkah awal
menentukan ide pokok. Jawaban terhadap siapa, apa, kapan, di mana, dan bagaimana
uang biasanya diajukan dalam pendekatan jurnalistik, akan dapat menjelaskan ide pokok
presentasi.
e. Question and Answer Chain
Pendekatan yang paling baik adalah melihat dari sisi perspektif audience.
2) Petunjuk atasan
Penentuan ide pokok dapat dilakukan dengan meminta petunjuk dari atasan. Ini banyak
terjadi pada perusahaan dengan sistem senioritas dan desentralisasi. Namun cara ini dapat
menyita waktu manajer hanya untuk pekerjaan yang sebenarnya dapat didesentralisasikan.
3) Kebiasaan
Cara yang ketiga dalam menentukan ide pokok adalah berdasar kebiasaan. Apabila
perusahaan menghadapi situasi yang sama atau relatif sama, maka akan digunakan suatu ide
pokok tertentu. Cara ini mempunyai keterbatasan, yaitu hanya untuk yang situasinya sama
atau relatif sama saja.
Jawab:
1. Penentuan tujuan
2. Analisis audiens
3. Penentuan ide pokok
4. Pemilihan saluran dan media
b. Penyusunan Pesan
Setelah tahap perencanaan, selanjutnya ide/gagasan dituangkan ke dalam pesan
tertulis. Tahap itu meliputi dua kegiatan, yaitu :
1. Mengorganisasikan pesan
2. Memformulasikan pesan
c. Revisi pesan
Pesan yang telah disusun dikaji ulang untuk memastikan apakah ide/gagasan yang
diungkapkan sudah memadai. Berbagai kegiatan pada tahap revisi pesan adalah :
1. Menyunting pesan
2. Menulis ulang
3. Memproduksi pesan
4. Mencetak pesan
Jawab:
1) Menetapkan ide atau gagasan pokok Ide pokok merupakan inti atau tema sentral pesan.
Semua pesan bisnis memiliki tujuan umum dan spesifik.
2) Mengelompokkan ide atau gagasan Dalam menyiapkan pesan yang sangat kompleks,
pembuatan diagram skematis atau kerangka akan membantu membayangkan hubungan
antara bagian-bagian pesan.
3) Memutuskan pola atau pendekatan urutan gagasan Setelah menetapkan ide pokok dan
mengelompokkannya, perlu diputuskan pola atau pendekatan yang digunakan dalam
menentukan urutan penyajian gagasan. Pola pendekatan yang digunakan, yaitu:
a) Pendekatan deduktif/langsung (direct approach) Merupakan pola urutan penyajian ide
dimana ide pokok ditempatkan dibagian awal, kemudian diikuti ide pendukung.
Pendekatan ini digunakan apabila penerima pesan akan bereaksi netral atau senang saat
menerima pesan tersebut.
b) Pendekatan induktif/tak langsung (indirect approach) Pendekatan ini digunakan untuk
pesan yang dapat menimbulkan reaksi negatif atau untuk berita yang tidak mengenakkan.
Pendekatan ini disajikan di bagian awal kemudian diikuti ide pokok.
9. Sebutkan 4 bentuk organisasi pesan bisnis
Jawab:
1) Direct Request Jenis atau tipe bisnis yang paling umum digunakan adalah penyampaian yang
langsung pada poin yang dituju (Direct Request) yang dapat berbentuk surat maupun memo.
2) Pesan-pesan rutin, Good News, atau Good Will Untuk menyampaikan pesan-pesan yang
berisi berita baik( good news) atau berisi good will lebih cocok digunakan pendekatan
langsung karena reaksi audiens yang positif.
3) Pesan-pesan bad news Jika materi yang dihubungkan berisi berita buruk audiens pada
umumnya akan kecewa atau tidak senang mendengarnya. Oleh karena itu pendekatan yang
dapat diterapkan adalah pendekatan tak langsung. Jika harus menyampaikan berita yang
kurang menyenangkan cobalah untuk menempatkannya pada bagian pertengahan surat dan
gunakanlah bahasa yang halus.
4) Pesan-pesan persuasif Bila audiens benar-benar sangat tidak tertarik terhaapa pesan-pesan
yang disampaikan, maka pesan –pesan persuasif dengan pendekatan tak langsung dapat
digunakan. Komunikator perlu membuka pikiran audiens dengan melakukan persuasi,
sehingga mereka dapat memahami fakta yang ada.
Jawab:
Pesan yang telah disusun dikaji ulang untuk memastikan apakah ide/gagasan yang diungkapkan sudah
memadai. Berbagai kegiatan pada tahap revisi pesan adalah :
Menyunting pesan
Menulis ulang
Memproduksi pesan
Mencetak pesan