ANALISA SISTEM SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR

PADA DINAS PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN KABUPATEN

KUBU RAYA

LAPORAN
PRAKTEK KERJA LAPANGAN

Diajukan untuk memenuhi mata kuliah PKL pada Program Diploma Tiga (D3)

MARIA SOVIANA KOCING

NIM : 1218

Program Studi Sistem Informasi

Fakultas Teknik & Informatika
Universitas Bina Sarana Informatika PSDKU Pontianak
2020

i
 PERSETUJUAN LAPORAN PRAKTEK KERJA LAPANGAN

Praktek Kerja Lapangan ini telah disetujui untuk dinilai pada periode: Tahun
Akademik 2020/2021 Semester V (Lima) di Program Studi Sistem Informarsi
Fakultas Teknik & Informatika Universitas Bina Sarana Informatika Kota Pontianak.

DOSEN PENASEHAT AKADEMIK

Kelas 12.5H.30

, M.Kom

ii
 KATA PENGANTAR

Dengan mengucapkan puji syukur kehadirat Allah SWT atas terselesaikannya

Laporan Praktik Kerja Lapangan (PKL) dengan judul : "Analisa Sistem

Dokumentasi Surat Menyurat pada Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi

Provinsi Kalbar". yang merupakan salah satu syarat kelulusan mata Praktik Kerja

Lapangan Lapangan program studi Sistem Informasi Fakultas Teknik dan

Informatika Universitas Bina Sarana Informatika.

Selama melaksanakan Praktik Kerja Lapangan dan dalam menyelesaikan

laporan ini, penulis telah banyak menerima bimbingan, pengarahan, petunjuk dan

saran, serta fasilitas yang membantu hingga akhir dari penulisan laporan ini. Untuk

itu penulis menyampaikan ucapan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada yang

terhormat:

1. Rektor Universitas Bina Sarana Informatika

2. Dekan Fakultas Teknik dan Informatika Universitas Bina Sarana Informatika

3. Ketua Program Studi Sistem Informasi Fakultas Teknik dan Informatika

Universitas Bina Sarana Informatika.

4. Bapak Yoki Firmansyah, M.Kom selaku Dosen Penasehat Akademik yang telah

memberikan petunjuk dan pengarahan dalam penyelesaian laporan ini.

5. Bapak Drs. H. Manto, M.Si Selaku Kepala Dinas Tenaga Kerja dan

Transmigrasi Provinsi Kalbar.

Serta seluruh pihak yang terlalu banyak untuk disebut satu persatu sehingga

terwujudnya penulisan ini. Kami menyadari bahwa penulisan laporan praktik kerja

lapangan ini masih banyak kekurangannya, untuk itu kami mohon kritik dan saran

yang membangun demi kesempurnaan kami sebagai penulis yang lebih baik lagi.

Akhir dari kata semoga laporan PKL ini dapat berguna bagi kami khususnya, bagi

iii
para pembaca yang berniat pada umumnya dan bermanfaat bagi semua pihak yang

membantu, meskipun dalam laporan ini masih banyak kekurangannya. Oleh karena

itu kritik dan saran yang membangun tetap penulis harapkan.

Pontianak, Desember 2020

MARIA SOVIANA KOCING

iv
 DAFTAR ISI

Halaman
Lembar Judul Laporan PKL..............................................................................................i
Lembar Persetujuan Laporan PKL....................................................................................ii

Kata Pengantar.................................................................................................................iii
Daftar Isi............................................................................................................................v
Daftar Simbol..................................................................................................................vii
Daftar Gambar................................................................................................................viii
Daftar Tabel......................................................................................................................ix
Daftar Lampiran.................................................................................................................x

BAB I PENDAHULUAN........................................................................................1
1.1. Latar Belakang Masalah...........................................................................1
1.2. Tujuan dan Manfaat...................................................................................2
1.3. Metode Penelitian......................................................................................3
1.4. Ruang Lingkup...........................................................................................4

BAB II LANDASAN TEORI.......................................................................................5

2.1. Konsep Dasar Sistem................................................................................5
2.1.1. Pengertian Sistem.............................................................................5
2.1.2. Karakteristik Sistem.........................................................................6
2.1.3. Pengertian Sistem Informasi............................................................7
2.1.4. Pengertian Surat...............................................................................8
2.2. Peralatan Pendukung...................................................................................9
2.2.1. Unified Modelling Language (UML).............................................10
2.2.2. Activity Diagram............................................................................11
2.2.3. Fungsi Activity Diagram................................................................11
2.2.4. Simbol-Simbol Activity Diagram................................................12

BAB III ANALISIS SISTEM BERJALAN...............................................................14

3.1. Tinjauan Perusahaan...............................................................................14
3.1.1. Sejarah Institusi/Perusahaan..........................................................14
3.1.2. Struktur Organisasi dan Fungsi......................................................16
3.2. Prosedur Sistem Berjalan.........................................................................19
3.3. Activity Diagram...................................................................................21
3.4. Spesifikasi Dokumen Masukan................................................................22
3.5. Spesifikasi Dokumen Keluaran................................................................23
3.6. Permasalahan Pokok................................................................................25
3.7. Pemecahan Masalah.................................................................................25

BAB IV PENUTUP......................................................................................................26
4.1. Kesimpulan..............................................................................................26
4.2. Saran........................................................................................................26

Daftar Pustaka...............................................................................................................27
Daftar Riwayat Hidup...................................................................................................28

v
Surat Keterangan PKL.................................................................................................29
Lembar Nilai Praktek Kerja Lapangan......................................................................30
Lampiran-Lampiran......................................................................................................32

vi
 DAFTAR SIMBOL

Simbol-simbol Activity Diagram

N SIMBOL NAMA SIMBOL DESKRIPSI

O
Status awal aktivitas sistem, sebuah
diagram aktivitas memiliki sebuah
1 Status Awal
status awal

Aktivitas yang dilakukan sistem,

aktivitas biasanya diawali dengan
2 Aktivitas
kata kerja

Asosiasi percabangan dimana jika

Percabangan /
ada pilihan aktivitas lebih dari satu
3 decision

Asosiasi penggabungan dimana

Penggabungan / lebih dari satu aktivitas
4 join
digabungkan menjadi satu

Status akhir yang dilakukan sistem,

sebuah diagram aktivitas memiliki
5 Status Akhir
sebuah status akhir

Memisahkan organisasi bisnis,

6
yang bertanggung jawab terhadap
aktivitas yang terjadi
Swimlane

Sumber : [ CITATION Hen16 \l 1057 ]

vii
 DAFTAR GAMBAR
Halaman
1. Gambar III.1. Struktur Organisasi Disnakertrans Prov. Kalbar.................................16
2. Gambar III.2. Activity Diagram Surat Masuk Disnakertrans Prov. Kalbar...............21
3. Gambar III.3. Activity Diagram Surat Masuk Disnakertrans Prov. Kalbar...............22

viii
 DAFTAR TABEL
Halaman
1. Tabel II.1. Simbol-Simbol Activity Diagram.............................................................12

ix
 DAFTAR LAMPIRAN
Halaman
1. Lampiran A-1.............................................................................................................32
2. Lampiran A-2.............................................................................................................33

x
 BAB I

PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang Masalah

Kantor Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Kabupaten Kubu Raya

merupakan sebuah instansi pemerintahan yang melayani dan mengurus

berbagai keperluan dari Sekolah yang berada dalam lingkup Kabupaten Kubu

Raya. Administrasi dan Keperluan Sekolah isini mencakup banyak hal

misalnya membuat surat guru honorer, surat guru pensiun, laporan bulanan

Sekolah, surat pindah guru dan lainnya.

Kantor Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Kabupaten Kubu Raya ini

memiliki beberapa Staff pada bagian dan tugas mereka masing-masing, salah

satunya bagian Administrasi yang menangani proses pengarsipan surat masuk

dan surat keluar. Di dalam bagian Administrasi ini mendapat beberapa

masalah yang dihadapinya, masalah yang dihadapinya adalah mengalami

kesulitan dalam mengetahui nomor surat, indeks surat, dan pencarian surat

ketika surat tersebut diperlukan.

Dari permasalahan diatas maka penulis membuat judul laporan Praktik

Kerja Lapangan dengan “Analisis Sistem Pengelolan Informasi Surat

Masuk dan Surat Keluar Pada Kantor Dinas Pendidikan dan

Kebudayaan Kab. Kubu Raya”.

1.2. Tujuan dan Manfaat

Adapun maksud dari ditulisnya Laporan Kuliah Kerja Praktek ini ada

beberapa hal diantaranya, yaitu:

1. Memberikan pengalaman bagi mahasiswa dalam rangka usaha

menerapkan teori dan  pengetahuan yang telah diterimanya di dalam kelas.

1
 2

2. Menganalisis Proses Sistem Surat Masuk dan Surat Keluar yang ada pada

Kantor Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Kab. Kubu Raya.

3. Mengetahui proses dokumentasi surat menyurat pada dinas pendidikan dan

kebudayaan kabupaten kubu raya.

Adapun tujuan dari ditulisnya Laporan KKP ini adalah untuk memenuhi

persyaratan matakuliah Kuliah Kerja Praktek (KKP) semester 5 (lima)

program studi Sistem Informasi.

1.3. Metode Penelitian

Metode penelitian merupakan langkah penting dalam penyusunan KKP,

dimana penulis menggunakan metode penelitian deskriptif kualitatif adalah

mempelajari masalah-masalah yang ada serta dapat melihat langsung kegiatan,

sikap, pandangan serta proses yang sedang berlangsung dalam suatu organisasi

atau di suatu perusahaan. Pengumpulan data yang diperlukan dalam penulisan

laporan KKP ini, penulis menggunakan beberapa teknik diantaranya:

1. Pengamatan Langsung di Lapangan (Observasi)

Penulis melakukan pengamatan-pengamatan langsung terhadap

kegiatan yang terhubung dengan masalah yang di ambil. Hasil dari

pengamatan tersebut langsung di catat oleh penulis dan kegiatan observasi

ini dapat di ketahui kesalahannya atau proses dan kegiatan tersebut.

2. Wawancara (Interview)

Dalam penulisan laporan KKP ini, untuk mendapatkan informasi

secara lengkap maka  penulis melakukan suatu metode tanya jawab

 3

mengenai semua kegiatan yang berhubungan dengan dokumentasi surat

menyurat pada Dinas Tenaga Keja dan Transmigrasi Provinsi Kalbar.

3. Studi Kepustakaan

Selain melakukan kegiatan tersebut diatas, penulis juga melakukan

studi pustakaan melalui literatur-literatur atau referensi-referensi yang

ada di perpustakaan maupun di internet. Metode ini digunakan oleh

penulis untuk menambahkan informasi berupa teori atau hasil kajian

dibidang ilmu yang sama dengan tujuan betambahnya muatan informasi

laporan KKP

1.4. Ruang Lingkup

Ruang lingkup penelitian guna memfokuskan penelitian ini dengan

berbagai macam keterbatasan serta kendala yang dihadapi oleh penulis, agar

masalah yang ditulis dalam laporan ini tidak terlalu luas dan menyimpang dari

topik yang ada, maka ruang lingkup yang menjadi batasan masalah adalah

bagaimana menganalisis sistem dokumentasi surat menyurat pada dinas tenaga

kerja dan transmigrasi provinsi kalbar. Prosedur sistem dokumentasi surat

menyurat pada surat masuk yaitu penerimaan surat, penyortiran surat, mencatat

surat di buku surat masuk dan lembar disposisinya, pengarahan surat,

penyampaian surat, penyimpanan surat. Prosedur sistem dokumentasi surat

menyurat pada surat keluar yaitu konsep persetujuan, pemberian nomor surat,

pengetikan konsep, penanpaper surat, pemberian cap stempel organisasi,

pencatatan surat keluar.

 4

BAB II

LANDASAN TEORI

2.1. Konsep Dasar Sistem

Setiap organisasi atau perusahaan memiliki sistem yang menangani serangkain

aktifitas di dalam suatu sistem agar mencapai tujuan yang optimal.

Konsep dasar sistem ini menekankan sekumpulan elemen yang terdapat dalam

suatu organisasi, perusahaan, aspek dan sudut pandang yang berbeda sesuai dengan

keterangan fungsi dalam hal-hal yang berkaitan dengan sistem yang memiliki ciri

dan karakteristik tertentu. Adapun uraian dari konsep dasar sistem akan dijelaskan

dibawah ini.

2.1.1. Pengertian Sistem

Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling

berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan kegiatan atau untuk

melakukan sasaran yang tertentu. [ CITATION Placeholder1 \l 1057 ] . sedangkan

menurut [ CITATION Mul16 \l 1057 ] menyatakan bahwa “Sistem bisa diartikan sebagai

sekumpulan sub sistem, komponen ataupun element yang saling bekerja sama

dengan tujuan yang sama untuk menghasilkan output yang sudah ditentukan

sebelumnya.”

Berdasarkan pengertian para ahli diatas maka dapat disimpulkan bahwa sistem

adalah serangkaian elemen yang berkaitan dengan jaringan kerja yang saling

berinteraksi satu dengan yang lainnya dan bertujuan untuk menangani dan

menyelesaikan serangkaian kegiatan yang terjadi secara rutin dan berulang-ulang.

2.1.2. Karakteristik Sistem

Pembuat sistem harus memahami ciri-ciri atau karakteristik yang terdapat

pada sekumpulan elemen yang yang ada, sebagai dasar pertimbangan dalam
 5

pembuatan sistem. Adapun karakteristik dari sistem yang dimaksud [ CITATION

Placeholder1 \l 1057 ] yaitu :

1. Komponen

Komponen-komponen sistem tersebut dapat berupa suatu bentuk subsistem.

Setiap subsistem memiliki sifat dari sistem yang menjalankan suatu fungsi tertentu

dan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan.

2. Batasan sistem (boundary)

Ruang lingkup sistem merupakan daerah yang membatasi antara sistem dengan

sistem yang lain atau sistem dengan lingkungan luarnya. Batasan sistem ini

memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai satu kesatuan yang tidak dapat

dipisahkan.

3. Lingkungan luar sistem (environment)

Bentuk apapun yang ada diluar ruang lingkup atau batasan sistem yang

mempengaruhi operasi sistem tersebut disebut lingkungan luar sistem. Lingkungan

luar sistem ini dapat bersifat menguntungkan dan dapat juga bersifat merugikan

sistem tersebut.

4. Penghubung sistem (interface)

Media yang menghubungkan sistem dengan subsistem yang lain disebut

penghubung sistem atau interface. Penghubung ini memungkinkan sumber-sumber

daya mengalir dari satu subsistem ke subsistem lain. Bentuk keluaran dari satu

subsistem akan menjadi masukan untuk subsistem lain melalui penghubung tersebut.

Dengan demikian, dapat terjadi suatu integrasi sistem yang membentuk satu kesatuan

5. Masukan sistem (input)

Energi yang dimasukkan ke dalam sistem disebut masukan sistem, yang dapat

berupa pemeliharaan (maintenance input) dan sinyal (signal input).

 6

6. Keluaran sistem (output)

Hasil energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang

berguna.Keluaran ini dapat menjadi masukan bagi subsistem yang lain seperti sistem

informasi. Keluaran yang dihasilkan adalah informasi. Informasi ini dapat digunakan

sebagai masukan untuk pengambilan keputusan atau hal-hal lain yang menjadi input

bagi subsistem lain.

7. Pengolah sistem

Suatu sistem dapat mempunyai suatu proses yang akan mengubah masukan

menjadi keluaran.

8. Sasaran sistem

Suatu sistem mempunyai tujuan dan sasaran yang pasti dan bersifat deterministik.

Kalau suatu sistem tidak memiliki sasaran maka operasi sistem tidak ada gunanya.

Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuan yang telah

direncanakan.

2.1.3. Pengertian Sistem Informasi

Sistem informasi adalah kombinasi dari teknologi informasi dan aktivitas

orang yang menggunakan teknologi itu untuk mendukung operasi dan manajemen.

Istilah sistem informasi yang sering digunakan merujuk kepada interaksi antara

orang, proses algoritmik, data, dan teknologi. Dalam pengertian ini, istilah ini

digunakan untuk merujuk tidak hanya pada penggunaan organisasi teknologi

informasi dan komunikasi, tetapi juga untuk cara di mana orang berinteraksi dengan

teknologi ini dalam mendukung proses bisnis.

Sistem informasi memiliki beberapa komponen di dalamnya yaitu perangkat

keras,  perangkat lunak, prosedur, orang, basis data, dan jaringan komputer atau

komunikasi data. Komponen-komponen sistem informasi antara lain :

 7

1. Perangkat keras (Hardware) adalah peranti-peranti fisik seperti computer dan

printer

2. Perangkat lunak (Software) atau program adalah sekumpulan instruksi yang

memungkinkan perangkat keras untuk dapat memproses data

3. Prosedu radalah sekumpulan-sekumpulan aturan yang dipakai untuk mewujudkan

pemrosesan data dan pembangkitan keluaran yang dikehendaki

4. Orang merupakan semua pihak yang bertanggung jawab dalam pengembangan

sistem informasi, pemrosesan, dan penggunaan keluaran sistem informasi.

5. Basis data (Database) merupakan sekumpulan tabel, hubungan dan lain-lain yang

berkaitan dengan penyimpanan data

6. Jaringan computer atau komunikasi data merupakan sistem penghubung yang

memungkinkan sumber (resources) dipakai secara bersamaan atau diakses oleh

sejumlah pemakai

2.1.4. Pengerian Surat

Menurut pengertian umum surat adalah untuk menyampaikan maksud secara

tertulis. Dalam pengertian sehari-hari, surat umumnya hanya dikenal sebagai alat

untuk menyampaikan  berita secara tertulis. Pengertian tersebut merupakan

pengertian dalam arti sempit, akibat dari anggapan bahwa surat hanya alat untuk

menyampaikan berita, padahal surat mengandung aspek yang jauh lebih luas

mencakup informasi tertulis. Adapun pengertian dengan informasi tertulis disini

adalah informasi berupa kabar atau berita, misalnya penawaran, pesanan, panggilan

dan  permohonan. Surat juga bisa sebagai informasi rekaman berita secara tertulis,

misalnya surat tanda  bukti, kartu identitas, akta dan kontrak.

Maka dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa pada dasarnya surat adalah

informasi tertulis yang dapat dipergunakan sebagai alat komunikasi tulisan yang
 8

dibuat dengan persyaratan tertentu yang khusus berlaku untuk surat menyurat.

Penyampaian maksud melalui surat dari suatu  pihak ke pihak lain dapat di atas

namakan perseorangan (pribadi) dan dapat juga di atas namakan. jabatan dan juga

suatu organisasi. Kegiatan saling berkirim oleh perseorangan (pribadi) atau oleh

organisasi disebut surat menyurat korespondensi dan para pelakunya disebut

koresponden. (Meliana,2008:13).

1. Pengertian Surat Masuk

Surat masuk yaitu semua surat yang dialamatkan, ditujukan dan diterima oleh

organisasi,  perusahaan atau instansi, baik yang berasal dari perorangan maupun

dari suatu organisasi  perusahaan instansi dan lainnya.

2. Pengertian Surat Keluar

Surat yang dibuat oleh instansi atau perusahaan yang ditujukan kepada instansi

atau  perusahaan lain atau untuk kepentingan internal. (Meliana,2008:19).

2.2. Peralatan Pendukung

Peralatan pendukung (Tool System) merupakan alat yang digunakan untuk

menggambar logika model dari suatu sistem dengan menggunakan symbol-simbol,

lambing-lambang, ataupun diagram-diagram yang menunjukkan secara tepat arti

dan fungsinya. Fungsi dari peralatan pendukung (Tool System) adalah untuk

menjelaskan kapada user bagaimana fungsi dari sistem informasi dapat bekerja

dengan suatu bentuk logika model dan phsycal model.

2.2.1. Unified Modelling Language (UML)

Unified Modelling Language(UML) adalah bahasa untuk menentukan,

memvisualisasi, membangun dan mendokumentasikan artifact (bagian dari informasi

yang digunakan untuk dihasilkan oleh proses pembuatan perangkat lunak, artifact
 9

tersebut dapat berupa model, deskripsi, atau perangkat lunak) dari sistem perangkat

lunak, seperti pada pemodelan bisnis dan sistem non perangkat lunak lainya yang

menyediakan notasi-notasi untuk membantu memodelkan sistem dari berbagai

perspektif. Selain itu Unified Modelling Language (UML) adalah bahasa pemodelan

yang menggunakan konsep orientasi object.Unified Modelling Language (UML)

dibuat oleh Graddy Booch, James Rumbaugh, dan Ivar Jacobson dibawah bendera

Rational Software Corps. Tidak hanya digunakan dalam pemodelan perangkat lunak,

Unified Modelling Language (UML) juga hampir digunakan dalam semua bidang

yang membutuhkan pemodelan.

Adapun pengertian Unified Modelling Language (UML) menurut para ahli

yaitu : Menurut Rosa A.S dan M. Shalahudin UML (unified Modeling Language)

adalah salah satu standar bahasa yang banyak digunakan di dunia industri untuk

mendefinisikan requirement, membuat analisis & desain, serta menggambarkan

arsitektur dalam pemrograman berorientasi objek (Rosa dan Salahuddin, 2015).

Sedangkan menurut Menurut Windu Gata, Grace “Unified Modeling Language

(UML) adalah bahasa spesifikasi standar yang dipergunakan untuk

mendokumentasikan, menspesifikasikan dan membangun perangkat lunak. UML

merupakan metodologi dalam mengembangkan sistem berorientasi objek dan juga

merupakan alat untuk mendukung pengembangan sistem”(Ahmat Josi 2017).

Berdasarkan penjelasan diatas dapat disimpulkan bahwa Unified Modelling

Language (UML) merupakan suatu metode pemodelan secara visual yang berfungsi

sebagai sarana perancangan sistem berorientasi objek dan sebagai suatu bahasa yang

sudah menjadi standar pada visualisasi, perancangan, dan juga pendokumentasian

sistem aplikasi.

2.2.2. Activity Diagram

 10

Activity Diagram menggambarkan workflow (aliran kerja) atau sebuah sistem

atau proses bisnis atau menu yang ada pada perangkat lunak. Perlu diperhatikan

bahwa diagram aktivitas menggambarkan aktivitas sistem bukan apa yang dilakukan

actor, jadi aktivitas yang dapat dilakukan oleh sistem. [ CITATION Hen16 \l 1057 ].

sedangkan menurut [ CITATION Okt16 \l 1057 ] menyatakan bahwa “Activity Diagram

adalah tipe khusus dari diagram status yang memperlihatkan aliran dari suatu

aktivitas-aktivitas lainnya dalam suatu system.”

Berdasarkan pengertian para ahli diatas maka dapat disimpulkan bahwa

Activity Diagram merupakan aktivitas dari sebuah system menggambarkan aktivitas

sistem bukan apa yang dilakukan aktor, jadi aktivitas yang dapat dilakukan oleh

sistem.

2.2.3. Fungsi Activity Diagram

1. Memperlihatkan urutan aktifitas proses pada sistem

2. Membantu memahami proses secara keseluruhan.

3. Activity Diagram dibuat berdasarkan sebuah atau berapa use case.

4. Menggambarkan proses bisnis dan urutan aktivitas dalam sebuah proses.

2.2.4. Simbol-Simbol Activity Diagram

Berikut adalah simbol-simbol yang ada pada diagram aktivitas adalah :

Tabel II.1

Simbol-Simbol Activity Diagram

NO SIMBOL NAMA SIMBOL DESKRIPSI

Status awal aktivitas sistem,
sebuah diagram aktivitas
1 Status Awal
memiliki sebuah status awal
 11

Aktivitas yang dilakukan

sistem, aktivitas biasanya
2 Aktivitas
diawali dengan kata kerja

Asosiasi percabangan
Percabangan /
dimana jika ada pilihan
3 decision
aktivitas lebih dari satu
Asosiasi penggabungan
Penggabungan / dimana lebih dari satu
4 join
aktivitas digabungkan
menjadi satu
Status akhir yang dilakukan
sistem, sebuah diagram
5 Status Akhir
aktivitas memiliki sebuah
status akhir
Memisahkan organisasi
6
bisnis, yang bertanggung
jawab terhadap aktivitas yang
Swimlane
terjadi

Sumber : [ CITATION Hen16 \l 1057 ]

 12

BAB III

ANALISIS SISTEM BERJALAN

3.1. Tinjauan Perusahaan

Kantor Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Kabupaten Kubu Raya

adalah salah satu satuan kerja daerah pemerintahan yang berada di daerah

pemerintahan Provinsi Kalimantan Barat.

Berikut ini merupakan pembahasan mengenai tinjauan Kantor Dinas

Pendidikan dan Kebudayaan Kabupaten Kubu Raya berdasarkan sejarah,

struktur organisasi, fungsi serta tanggung jawabnya.

3.1.1. Sejarah Perusahaan

Dinas pendidikan dan kebudayaan kubu raya adalah salah satu

instansi pemerintah yang senatiasa berhubungan dengan masyarakat

khususnya masyarakat yang berkaitan dan memerlukan urusan

pendidikan, kabupaten mempawah sebelumnya bernama kabu paten

pontianak iyalah salah satu kabupaten diprovinsi kalimantan barat ibu

kota kabupaten ini terletak dikota mempawah kabupaten ini memiliki

luas wilayah 1.276,90 km dan penduduk kurang lebih 264.255 jiwa

(2019) bicara tentang pendidikan adalah merupakan kontribusi yang

sangat tinggi bag kelangsungan negara umumnyanya pada pendidikan

khususnya.oleh karena litu instansi ini yang tugasnya adalah

pelayanan terhadap masyarakat pendidikan maka dituntut disiplin

kerja yang tinggiuntuk melakukan pelayanan yang maksimal. dinas

pendidikan dan kebudayaan kubu raya ini merupakan salah satu

 13

instansi yang selalu ingin lebih baik dalam nmenerapkan kedisiplinan

kerja, guna mendukung kelancaran kegiatan kerja dalam memberikan

pelayanaan pendidikan kepada masyarakat.faktor kedisiplinan

memegang peran yang amat penting dalam pelaksanaan kerja pegawal

Seorang pegawai nya mempunyai tingkat kedisiplinan tang tinggal

akan tetap bekerja dengan baik walaupun tampa diawasi oleh atasan,

seorang pegawal yang disiplin tidak akan mencuri waktu kerja untuk

melakukan hal hal yang lain yang tidak ada kalitanya dengan

pekerjaan demikian juga pegawai yang mempunyai kedisiplinan akan

menaati peraturan yang ada dalam lingkungan kerja dengan kesadaran

yang tinggi tanpa ada rasa paksaan, pada akhirnya pegawal yang

mempunyal kedisiplinan kerja yang tinggi akan mempunyal kinerja

yang baik karena waktu kerja dimanfaatkan sebalk mungkin.

3.1.2. Struktur Organisasi dan Fungsi

Pada dasarnya setiap kantor pemerintahan memiliki struktur

organisasi yang secara rinci menjelaskan mengenai tugas, tanggung

jawab, wewenang dan tanggung jawab masing-masing pada setiap

bagian dan fungsi yang sudah ditentukan. Dengan terbentuknya

struktur organisasi dimaksudkan agar dapat mengarahkan dan

mengawasi semua pegawai yang berada dibawah struktur organisasi

tersebut, sehingga dapat mencapai tujuan yang diinginkan. Berikut

struktur organisasi Kantor Dinas Pendidikan Kabupaten Kubu Raya :

 14

adapun tugas dan tanggungjawab dari setiap bagian bidang di atas

adalah sebagai berikut :

1. Kepala Dinas

Kantor Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Kabupaten Kubu Raya

dipimpin oleh seorang yang disebut Kepala Dinas. Kepala dinas

bertugas sebagai penyelenggara.

2. Sekretaris

Seketaris berfungsi Membantu Pekerjaan Kepala Dinas dalam

menyusun program kerja, administrasi kepegawaian, organisasi dan

tata laksana, perlengkapan rumah tangga Kecamatan dan keuangan

berdasarkan ketentuan dan pedoman yang berlaku agar tugas pokok

dan fungsi Sekretaris dapat terlaksana lebih efesien dan efektif.

Tanggung jawab Seketaris Camat :

 15

a. Pelaksana rencana kerja Sekretariat Kecamatan secara efisien

dan efektif.

b. Pelaksana pembinaan terhadap para bawahan.

3. Subag TU

Bertugas dalam mengelola surat menyurat yang masuk dan keluar

pada Kantor Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Kubu Raya.

4. Subbag Perencanaan

Menyelenggarakan dan  memimpin pelaksanaan penyusunan

kegiatan sub bagian perencanaan berdasarkan kegiatan yang telah

ditetapkan  agar semua kegiatan  dapat berjalan sesuai dengan

rencana yang ditetapkan.

5. Bidang PAUD

 Mengkoordinasikan perumusan Kebijakan, penyusunan Rencana

kinerja, Pelaksanaan dan mengevaluasi kegiatan dan tugas-tugas di

Bidang Pendidikan Anak Usia Dini dan Pendidikan Non Formal

Dinas Pendidikan, Pemuda dan Olahraga berdasarkan renstra dan

renja dinas agar semua program dan kegiatan dapat berjalan sesuai

dengan rencana yang ditetapkan.

6. Bidang SMP

Mengkoordinasikan perumusan Kebijakan, penyusunan Rencana

kinerja, Pelaksanaan dan mengevaluasi kegiatan dan tugas-tugas di

Bidang Sekolah Menengah Pertama Dinas Pendidikan, Pemuda dan

Olahraga sesuai dengan peraturan perundangan yang berlaku agar

semua program dan kegiatan dapat berjalan sesuai dengan rencana

 16

yang ditetapkan.

7. Bidang pembinaan keuangan

Menyelenggarakan dan  memimpin pelaksanaan penyusunan

Kegiatan dan tugas-tugas  sub bagian keuangan  berdasarkanprogram

yang telah ditetapkan  agar semua kegiatan dan tugas-tugas dapat

terlaksana sesuai dengan rencana yang ditetapkan.

8. Seksi Kesejahteraan dan pemibinaan disiplin

berfungsi Membantu Camat dalam rangka mengumpul dan

mengolah bahan kegiatan kesejahteraan rakyat dalam wilayah

Kecamatan yang sesuai dengan ketentuan dan pedoman yang berlaku

agar tugas pokok dan fungsi Kepala Bagian Kesejahteraan Rakyat

dapat terlaksana lebih efesien dan efektif.

3.2. Prosedur Sistem Berjalan

Sesuai dengan ruang lingkup dalam penyusunan Laporan Kuliah Kerja

Praktek ini, penulis akan menguraikan prosedur sistem berjalan yang

meliputi:

1. Proses Surat Masuk

Ketika ada surat masuk maka surat tersebut di catat oleh bagian Tata

Usaha ke buku agenda masuk dengan mencatat nomor urut surat, asal

surat, nomor surat, tanggal surat, tanggal agenda, lampiran surat, dan

perihal surat. Setelah itu di catat di lembar disposisi surat masuk kemudian

memberikan surat beserta disposisi surat tersebut kepada Kepala Dinas

untuk menangani dan menindaklanjuti surat tersebut. Jika kepala dinas

sudah menuliskan instruksinya di lembar disposis, maka surat tersebut

diberikan kepada orang yang ditunjuk oleh kepala dinas yang telah ditulis
 17

di lembar disposisi. Jika orang tersebut yang dimaksud lebih dari satu,

sebaiknya surat diperbanyak setiap setiap orang yang ditunjuk akan

mendapatkan salinan suratnya. Saat surat tersebut diberikan kepada orang

yang telah ditunjuk, maka yang menerima harus menandatangani bukti

penerimaan surat. Jika surat sudah selesai diproses, maka surat asli harus

diserahkan kepada bagian tata usaha untuk disimpan dengan menggunakan

sistem penyimpanan tertentu, seperti sistem abjad, sistem subjek, sistem

wilayah, sistem tanggal, atau sistem nomor.

2. Proses Surat Keluar

Ketika konsep surat yang sudah mendapatkan persetujuan dari kepala

dinas, maka selanjutnya penjabat yang berwenang atau bertanggungjawab

terhadap surat tersebut untuk menandatangani surat tersebut. Surat yang

telah ditandatangani oleh penanggungjawab, selanjutnya diberi nomor dan

cap dinas sebagai tanda syahnya surat. Setelah itu surat tersebut dicatat di

agenda surat keluar. Kemudian surat yang asli dikirim ke alamat yang

dituju dengan dilipat secara rapi menggunakan aturan melipat surat.

Sementara itu, tembusannya atau lembar ke-2 disimpan sebagai arsip

3.3. Activity Diagram

3.4. Spesifikasi Dokumen Masukan

Dokumen masukan sebagai bentuk dokumen masukan yang akan diolah

dalam suatu proses agar dapat menghasilkan keluaran yang diinginkan di

Disnakertrans Prov. Kalbar Adapun dokumen masukan sebagai berikut :

Nama Dokumen Masukan : Surat Masuk

Fungsi : Media komunikasi tertulis

Sumber : Direktorat Jenderal P2K3

 18

Tujuan : Bagian Pengawasan Ketenagakerjaan

Jumlah : 1 Lembar

Media : Kertas

Frekuensi : Setiap mengajukan surat

Bentuk : Lampiran A-1

3.5. Spesifikasi Dokumen Keluaran

Dokumen keluaran segala bentuk dokumen dari hasil proses pengeloaan

dokumen masukan yang terjadi pada suatu sistem di Disnakertrans Prov.

Kalbar Adapun dokumen keluaran sebagai berikut :

Nama Dokumen Masukan : Surat Keluar

Fungsi : Media komunikasi tertulis

Sumber : Direktorat Jenderal P2K3

Tujuan : Bagian Pengawasan Ketenagakerjaan

Jumlah : 1 Lembar

Media : Kertas

Frekuensi : Setiap membalas surat

Bentuk : Lampiran A-2

3.6. Permasalahan Pokok

Dari hasil Kerja Praktek di Dinas Pendidikan dan Kebudayaan

Kabupaten Kubu Raya, yang dapat dilihat bahwa dengan sistem pengelolaan

dokumentasi surat menyurat (pengarsipan surat) yang masih menggunakan

 19

cara manual sehingga tidak efektif dan tidak efisien sehingga pada penemuan

kembali arsip yang tidak cepat.

3.7. Pemecahan Masalah

Disarankan dalam pengelolaan dokumentasi surat menyurat

(pengarsipan surat) sebaiknya menggunakan sistem yang terkomputerisasi.

Kerena dengan pengolahan data-data secara terkomputerisasi akan lebih

efektif dan efisien, lebih mudah untuk diproses dan penemuan kembali arsip

dengan cepat. Dan dengan cara itu juga merupakan pemanfaatan dari

kemajuan teknologi saat ini.

 20

BAB IV

PENUTUP

4.1. Kesimpulan

Berdasarkan pelaksanaan Kuliah Kerja Praktek di Dinas Pendidikan dan

Kebudayaan Kabupaten Kubu Raya, maka diperoleh kesimpulan bahwa dokumentasi

surat menyurat masih menggunakan sistem manual merupakan cara yang tidak

efektif dan tidak efisien.

4.2. Saran

Dari kesimpulan diatas maka penulis memberi saran sebagai berikut :

1. Untuk mengoptimalkan pekerjaan, sebaiknya sistem dokumentasi surat menyurat

yang dilakukan secara manual diperbaharui dengan menerapkan sistem yang

terkomputerisasi

2. Dengan sistem yang terkomputerisasi dalam dokumentasi surat menyurat  bisa

lebih efektif dan efisien.

21