NCANAAN PESAN – PESAN BISNIS

- 

PERENCANAAN PESAN – PESAN BISNIS

MAKALAH

Disusun guna memenuhi tugas mata kuliah pengantar manajemen

Dosen ; Amraeni ST.M.S.I

Oleh Kelompok 4:

● M.Rino oktavyan. (221221016)

● Imelda merni (221221030

● Laurensia M Donata (22122111)

MANAJEMEN

SEKOLAH TINGGI ILMU EKONOMI PEMBANGUNAN INDONESIA

 KATA PENGANTAR

Assalamu’alaikumWrWb

Alhamdulillah, puji syukur kepada Tuhan Yang Maha Esa, karena atas limpahan rahmatnya,
penulisan makalah tugas Kominikasi Bisnis yang berjudul “Perencanaan Pesan – Pesan Bisnis”  dapat
terselesaikan dengan baik. Shalawat dan salam semoga tetap tercurahkan kepada Nabi Muhammad
SAW. Penulisan makalah ini bertujuan untuk memenuhi tugas pengantar manajemen oleh dosen
Amraeni ST.M.S.I

Makalah ini di tulis dari hasil penyusunan data-data yang diperoleh dari buku-buku, artikel-
artikel, serta informasi media sosial yang berhubungan dengan tema di atas, tak lupa juga kami
ucapkan terimakasih kepada rekan-rekan mahasiswa yang telah bekerjasama sehingga dapat
diselesaikannya makalah ini. Saya mengharapkan kritik dan saran demi perbaikan dan
penyempurnaan makalah ini, dan semoga makalah ini dapat bermanfaat bagi pihak yang
membutuhkan dan bermanfaat bagi semua pembaca amin.

Wassalamu’alaikumWrWb

MAKASSAR
 DAFTAR ISI

                                                                                                             

KATA PENGANTAR

DAFTAR ISI

BAB I

PENDAHULUAN

A.     LATAR BELAKANG

B.      RUMUSAN MASALAH

C.      TUJUAN PENULISAN

BAB II

PEMBAHASAN

1.      PROSES PENYUSUNAN PESAN BISNIS

2.      PENENTUAN TUJUAN PESAN BISNIS

3.      ANALISIS AUDIENCE

4.      PENENTUAN IDE POKOK

5.      PEMILIHAN SALURAN DAN MEDIA

BAB III

PENUTUP

KESIMPULAN

DAFTAR PUSTAKA
 BAB I

PENDAHULUAN

A.           LATAR BELAKANG

Setelah memperoleh gambaran mengenai berbagai macam bentuk saluran komunikasi baik
yang bersifat formal maupun informal, langkah berikutnya adalah melakukan perencanaan pesan-
pesan bisnis, mencakup pesan-pesan yang disampaikan secara tertulis (macam-macam surat) dan
pesan-pesan yang disampaikan secara lisan.

Perencanaan pesan-pesan bisnis merupakan suatu langkah strategis bagi pencapaian tujuan
suatu organisasi secara menyeluruh, dan merupakan salah satu faktor penentu keberhasilan
komunikasi. Pesan-pesan bisnis yang terencana dengan baik akan mempermudah pencapaian tujuan
komunikasi. Dalam hal ini, perencanaan pesan-pesan bisnis lebih difokuskan pada perencanaan
pesan-pesan bisnis secara tertulis.

B.            RUMUSAN MASALAH

1.      Bagaimana Proses penyusunan pesan-pesan bisnis?

2.      Bagaimana Penentuan tujuan pesan-pesan bisni?

3.      Bagaimana cara menganalisis audience?

4.      Bagaimana Penentuan ide pokok?

5.      Bagaimana Pemilihan saluran dan media?

C.            TUJUAN PENULISAN

1.      Memahami bagaimana proses penyusunan pesan-pesan bisnis.

2.      Mampu mengetahui penentuan tujuan pesan-pesan bisnis.

3.      Mengetahui cara menganalisis audience.

4.      Mampu menentukan ide pokok.

5.      Mampu memilih saluran dan media yang digunakan dalam komunikasi bisnis.

BAB II

PEMBAHASAN

1.              PROSES PENYUSUNAN PESAN BISNIS

Demikian halnya dengan proses komposisi untuk pesan-pesan bisnis. Penyusunan pesan-
pesan bisnis meliputi 3 tahap, yaitu perencanaan, pengorganisasian, dan revisi.

a.        Perencanaan

Dalam fase perencanaan, dirancang hal-hal yang cukup mendasar, seperti maksud/tujuan
komunikasi, audience yang akan menerima pesan, ide pokok pesan yang disampaikan, dan saluran
atau media yang akan digunakan untuk menyampaikan pesan. Di samping itu, intonasi juga perlu
diatur.

Pada dasarnya, proses perencanaan meliputi 3 tahapan penting yang perlu diperhatikan,
yaitu mendefiniskan tujuan, menganalisis audience, dan memilih saluran dan media komunikasi yang
akan digunakan.

b.        Pengorganisasian

Mengorganisasikan ide-ide dan dituangkan dalam bentuk draf. Dimulai dengan merangkai
kata, kalimat, paragraph, dan memilih ilustrasi yang diperlukan untuk mendukung ide pokok
bahasannya.

Perlu diperhatikan bagaimana menggunakan kata-kata, kalimat, dan paragraph yang

sederhana, mudah dipahami, dimengerti, dan dilaksanakan oleh si penerima pesan.

c.         Revisi
 Perlu ditelaah kembali isi pesan dan maksud pesan dari sisi substansi pesan yang ingin
disampaikan maupun dari gaya penulisannya, struktur kalimat yang digunakan, dan bagaimana
tingkat pemahamannya.

Jika belum sesuai, perlu dilakukan pengecekan sekaligus revisi/perbaikan seperlunya,

sehingga apa yang telah direncanakan sebelumnya dapat dicapai seefektif mungkin.

2.             PENENTUAN TUJUAN PESAN BISNIS

Tahap pertama dalam merencanakan suatu pesan bisnis adalah memikirkan maksud dan
tujuan komunikasi. Seorang komunikator tentunya ingin menjaga nama baik di
hadapan audience,  sekaligus sesuatu yang baik bagi organisasinya.

Sebelum Memutuskan untuk menyampaikan pesan – pesan bisnis kepada pihak lain, langkah
pertama yang harus ditentukan adalah tujuan yang jelas dan dapat diukur, sesuai tujuan organisasi.

a.        Mengapa Tujuan Harus Jelas?

Tujuan yang jelas akan membantu mencapai tujuan yang dikehendaki. Di samping itu,
penentuan tujuan yang jelas bagi suatu organisasi akan dapat membantu proses pengambilan
keputusan antara lain :

·         Keputusan untuk meneruskan pesan

·         Keputusan untuk menanggapi audience

·         Keputusan untuk memutuskan isi pesan

·         Keputusan untuk menetapkan media yang akan digunakan

b.        Tujuan Komunikasi Bisnis

Secara umum, ada tiga tujuan komunikasi bisnis, yaitu member informasi, melakukan
persuasi, dan melakukan kolaborasi dengan audience.

·         Memberi Informasi : tujuan pertama dalam komunikasi bisnis adalah memberikan informasi yang
berkaitan dengan dunia bisnis kepada pihak lain.

·         Melakukan Persuasi : tujuan kedua dalam komunikasi bisnis adalah melakukan persuasi kepada
pihak lain agar apa yang disampaikan dapat dipahami dengan baik dan benar. Hal ini sering
dilakukan terutama berkaitan dengan negoisasi antara seseorang dengan orang lain dalam bisnis.
 ·         Melakukan Kolaborasi : kerja sama bisnis antara seseorang dengan orang lain. Melalui jalinan
komunikasi bisnis tersebut seseorang dapat dengan mudah melakukan kerja sama bisnis, baik
dengan perusahaan domestic maupun perusahaan asing. Seseorang dapat menggunakan berbagai
media telekomunikasi yang ada, seperti telepon biasa, faksimile, telepon genggam, internet, email
dan telekonferensi.

c.          Cara Menguji Tujuan

·         Apakah Tujuan Tersebut Realistis?

Tujuan yang disampaikan hendaknya realistis, dalam arti bahwa ide-ide atau gagasan yang
hendak disampaikan sesuai dengan kemampuan yang ada. Seperti kemampuan financial, manajerial,
sumber daya dan teknis operasional.

·         Apakah Waktunya Tepat?

Dalam menyampaikan suatu idea tau gagasan, hendaknya dipertimbangkan ketepatan

waktu.

·         Apakah Orang Yang Mengirimkan Pesan Sudah Tepat?

Ketidaktepatan dalam menentukan siapa yang layak menyampaikan suatu pesan akan
berpengaruh terhadap efektivitas penyampaian suatu pesan.

·         Apakah Tujuannya Selaras Dengan Tujuan Organisasi Perusahaan?

Tujuan penyampaian suatu pesan hendaknya mengacu pada tujuan organisasi secara
keseluruhan.

3.             ANALISIS AUDIENCE

a.        Cara Mengembangkan Profil Audiens

·         Menentukan Ukuran dan Komposisi Audiens

Bentuk dan format penulisan materi yang akan disampaikan juga ditentukan oleh jumlah
audiens. Untuk audiens yang jumlahnya kecil, materi dapat dikemas dalam suatu laporan sederhana
kemudian dipresentasikan atau dibagikan. Untuk audiens yang jumlahnya besar, materi sebaiknya
dikemas dalam suatu makalah atau laporan dengan gaya pengorganisasian dan format penulisan
yang lebih formal.

·          Siapa Audiens
 Komunikator perlu mengidentifikasi siapa di antara mereka yang memegang posisi
kunci/posisi paling penting. Biasanya orang yang memegang posisi kunci adalah mereka yang
memiliki status organisasional tinggi.

·         Reaksi Audiens

Jika komposisi audiens adalah orang-orang yang tidak suka berdebat atau kurang kritis,
presentasi sebaiknya disajikan langsung pada bagian kesimpulan dan saran-saran, karena jika diajak
berdiskusi, reaksi mereka diduga kurang positif.

·         Tingkat Pemahaman Audiens

Ketika menyampaikan pesan, latar belakang audiens seperti tingkat pendidikan, usia, dan
pengalaman perlu diperhatikan. Jika komunikator dan audiens memiliki latar belakang yang jauh
berbeda, perlu diperhatikan terlebih dahulu seberapa jauh audiens tersebut harus dididik.

·         Hubungan Komunikator Dengan Audiens

Jika komunikator adalah orang yang belum dikenal oleh audiens, audiens harus dapat
diyakinkan sebelum penyampaian suatu pesan dilakukan. Struktur pesan yang akan disampaikan dan
nada suara komunikator saat menyampaikan pesan dapat menunjukkan tingkat hubungan
komunikator dengan audiens.

b.        Cara Memuaskan Audiens Akan Kebutuhan Informasi

Kunci komunikasi yang efektif adalah dengan menentukan kebutuhan informasi audiens, dan
selanjutnya berusaha memenuhi kebutuhan.

·         Temukan/cari apa yang diinginkan audiens

·         Antisipasi pertanyaan yang tidak diungkapkan

·         Berikan semua informasi yang diperlukan

·         Pastikan bahwa informasinya akurat

·         Tekankan ide-ide yang paling menarik bagi audiens

c.         Cara Memuaskan Kebutuhan Motivasional Audiens

Pemberian motivasi ini sering kali mengalami hambatan/kendala. Hal ini disebabkan oleh
adanya kecenderungan dari audiens untuk tidak mau mengubah sesuatu yang ada dengan hal yang
baru. Bagaimana mengatasi kendala itu? Salah satu caranya yaitu dengan mengatur pesan
sedemikian rupa sehingga informasi yang disampaikan dapat diterima audiens dengan mudah.

Pendekatan yang dapat dilakukan adalah dengan memberikan argumentasi yang bersifat
regional, dan menggunakan pendekatan emosi audiens.
4.             PENENTUAN IDE POKOK

Topik dan ide pokok merupakan dua hal yang berbeda. Topik adalah subjek pesan yang lebih
luas, sedangkan ide pokok adalah pernyataan tentang suatu topik, yang menjelaskan isi dan tujuan
dari topik tersebut sehingga dapat diterima oleh audiens.

a.        Teknik Curah Pendapat

Teknik ini memberikan keleluasaan pikiran untuk mencari berbagai kemungkinan, menguji
berbagai alternatif dengan mempertimbangkan tujuan, audiens, dan fakta yang ada. Beberapa
teknik curah pendapat yang dapat digunakan antara lain :

·         Storyteller’s Tour : telaah pesan-pesan yang disampaikan. Fokuskan pada alasan berkomunikasi,
teliti dan berlatihlah sehingga ide-ide pokok dari suatu pesan dapat ditemukan dengan mudah.

·         Random List :  menulis segala sesuatu yang ada dalam pikiran selanjutnya pelajari hubungan antara
ide yang satu dengan lainnya.

·         CFR (Conclusions, Findings, Recommendation) worksheet :  jika subjeknya mencakup pemecahan

masalah, gunakan suatu lembar kerja yang akan membantu menjelaskan hubungan antara temuan,
kesimpulan, dan rekomendasi yang akan diberikan.

·         Journalistic Approach :  menggunaka pertanyaan 5W+1H akan dapat menjelaskan ide-ide pokok.

b.        Pembatas Cakupan

Cara ini juga dapat membangkitkan rasa hormat audiens kepada komunikator, sedangkan
penyampaian pesan yang kompleks dan kontroversial akan memakan waktu lebih lama.

5.             PEMILIHAN SALURAN DAN MEDIA

Pesan-pesan bisnis harus sesuai dengan situasi yang ada. Ide-ide dapat disampaikan melalui
dua saluran, yaitu saluran lisan dan tertuis. Pilihan mendasar antara berbicara atau menulis
tergantung pada tujuan atau maksud pesan, audiens dan karakteristik dari kedua saluran komunikasi
tersebut.

a.        Saluran komunikasi lisan

 Komunikasi lisan merupakan saluran yang palinhg banyak di gunakan dalam bisnis,
komunikasi itu antara lain, percakapan antara dua orang secara langsung (tatap muka), melalui
telpon, wawancara, pidato, seminar, pelatihan, dan presentasi bisnis. Saluran itu di sukai karna
sederhana, spontan, nyaman, praktis, ekonomis dan memiliki kemampuan yang lebih tinggi dalam
memberikan umpan balik (feed back).

b.        Saluran  komunikasi  tertulis

Pesan-pesan tertulis dalam bisnis di buat dalam berbagai bentuk, misalnya surat, memo,
proposal, dan laporan. Pilihan kata dalam pesan tertulis duilakukan dengan hati-hati untuk
mempertahankan nada sopan dan bersahabat, kekurangannya adalah umpan balik secara langsung
yang tidak bias di peroleh dengan waktu cepat.

BAB III

PENUTUP

KESIMPULAN

Perencanaan pesan-pesan bisnis merupakan suatu langkah strategis bagi pencapaian tujuan
suatu organisasi secara menyeluruh, dan merupakan salah satu faktor penentu keberhasilan
komunikasi. Pesan-pesan bisnis yang terencana dengan baik akan mempermudah pencapaian tujuan
komunikasi. Dalam hal ini, perencanaan pesan-pesan bisnis lebih difokuskan pada perencanaan
pesan-pesan bisnis secara tertulis.

Proses penyusunan pesan – pesan bisnis terdiri atas tiga hal, yaitu perencanaan, komposisi,
dan revisi. Dalam melakukan perencanaan, maksud/tujuan penyampaian pesan – pesan bisnis harus
ditentukan terlebih dahulu baik secara umum maupun khusus. Disamping itu, tahap perencanaan,
analisis audiens yang mencakup pengembangan profil audiens, pemenuhan kebutuhan informasi
audiens, dan pemenuhan kebutuhan motivasional audiens perlu dilakukan.
 DAFTAR PUSTAKA

 http://msvebrya.blogspot.co.id/2012/01/perencanaan-pesan-pesan-bisnis.html