14/3/2011

Comunicação Empresarial

Textos Escritos

A PREPARAÇÃO DO TEXTO
Defina o objetivo de sua comunicação

– Estabeleça se sua mensagem é uma solicitação ou

uma informação;

– Responda: o que você realmente quer que seu

leitor faça ou saiba?

1
 14/3/2011

• Entre em sintonia com o seu leitor

– Quais as características do leitor e o estilo de

escrita que costuma utilizar?

– Qual o detalhamento necessário para o objetivo

seja atingido?

PRIORIZE
• O que você quer que o seu leitor faça ou saiba

• Argumentos ou justificativas

• Explicações complementares

2
 14/3/2011

Comunicação Escrita

Tipos e Características

ABAIXO ASSINADO

• É um requerimento coletivo, em que não se

colocam, no início, os nomes dos requerentes,
mas apenas uma referência para identificá-los.

3
 14/3/2011

ATA

• É o resumo escrito dos fatos e decisões de

assembléias, sessões ou reuniões para um
determinado fim.

ATESTADO

• É o documento firmado por uma pessoa a

favor de outra, atestando a verdadea respeito
de determinado fato.

4
 14/3/2011

CARTA OFICIAL
• Carta oficial é um tipo de correspondência
utilizada por alguns órgãos públicos, em
situações não cerimoniosas, com relação a
pessoas estranhas ao serviço público.

• Carta Comercial – é a correspondência

tradicionalmente utilizada pela indústria e
comércio.

CIRCULAR

• É o meio de correspondência pelo qual

alguém se dirige ao mesmo tempo, a várias
repartições, pessoas ou departamentos. Uma
correspondência multidirecional.

5
 14/3/2011

CONTRATO

• É um acordo entre duas ou mais pessoas

(físicas ou jurídicas) para estabelecer,
modificar ou anular uma relação de direito.

DECLARAÇÃO

• É o documento que se assemelha ao atestado,

mas que não deve ser expedido por órgãos
públicos.

6
 14/3/2011

EDITAL

• É o instrumento de notificação pública que se

afixa em local de acesso dos interessados
(pode ser a internet – website)ou se publica
(integral ou resumidamente) num órgão de
imprensa oficial ou particular.

MEMORANDO
• Pode ser interno ou externo.

– INTERNO – É a correspondência interna e sucinta

entre duas seções de um mesmo órgão.

– EXTERNO – Pode ser oficial e comercial.

• OFICIAL – assemelha-se ao ofício
• COMERCIAL – assemelha-se à carta comercial

7
 14/3/2011

OFÍCIO

• É uma correspondência externa usada

principalmente pelos órgãos de governo. O
ofício é um documento rastreável.

PROCURAÇÃO

• É o instrumento por meio do qual a pessoa

(física ou jurídica) outorga poderes a outra.

8
 14/3/2011

RELATÓRIO

• É o documento através do qual se expõem

resultados de atividades variadas.

Apresentação ORAL
• Ao preparar sua apresentação, leve sempre em consideração
esses pilares simultaneamente.
• É necessário que eles estejam equilibrados e relacionados,
para que sua apresentação seja realmente eficaz.

OBJETIVO

TEMPO PÚBLICO

9
 14/3/2011

• No momento em que você é convidado para

fazer uma apresentação, os três pilares podem
já estar preestabelecidos.

• Em algumas situações você tem poder para

definir um ou dois deles.

OBJETIVO
• É aquilo que você quer que a audiência saiba
ou faça após sua apresentação.
• Só existem dois tipos de objetivo : informar ou
gerar uma ação.
• Quanto mais claro estiver o objetivo para
você, mais fácil será compartilhá-lo. Mais fácil
será “vender o seu peixe”.

10
 14/3/2011

PÚBLICO
• Procure saber o grau de conhecimento e
interesse que os participantes têm sobre o
assunto e a contribuição que eles podem dar.
• Descubra qual o tipo de linguagem e de
abordagem para atingir o público e qual o
nível de formalidade necessário.

TEMPO
• O tempo disponível vai determinar a
abrangência e a profundidade da
apresentação.
• Exceder a duração prevista mostra
despreparo.
• Se sobrar tempo demais, o efeito será o
mesmo.
• Ao definir o tempo da apresentação, leve em
conta a participação da platéia.

11
 14/3/2011

OBJETIVO X PÚBLICO
• ENVOLVIMENTO – Dimensione seu objetivo conforme o público. É
interessante ter na platéia pessoas que possam colaborar
efetivamente para que seu objetivo seja atingido.
• CONHEÇA O PERFIL DOS PARTICIPANTES – Sem saber quem é o seu
público, dificilmente você conseguirá criar uma apresentação
adequada.
• FOCO NO OUTRO – Faça com que as informações sejam
apresentadas com foco nos interlocutores, buscando o
entendimento de seu objetivo.
• COMUNICAÇÃO NÃO VERBAL – Muitas vezes as pessoas falam
“sim” e seu corpo diz “não”. Quando perceber esse tipo de
comportamento na platéia, retorne o item com uma abordagem
diferente.

OBJETIVO x TEMPO

• PONTOS FUNDAMENTAIS – Não passe para outro bloco de

informações sem ter certeza de que houve entendimento
sobre o item anterior. Se faltar tempo, limite-se aos pontos
fundamentais de sua comunicação.
• ASSERTIVIDADE – Rodeios no discurso cansam a audiência e
provocam a sensação de falta de conteúdo. Seja Direto.
• OBJETIVIDADE – Persiga seu objetivo do começo ao fim da
apresentação. Se você se perder, sua platéia se perderá. Caso
a apresentação comece a se desviar, pare e retome seu
roteiro.

12
 14/3/2011

PÚBLICO X TEMPO
• PONTUALIDADE – Cabe a você, como apresentador, estabelecer o
respeito ao horário. Defina claramente quanto tempo levará sua
exposição e cumpra o previsto.
• MOMENTO DA EMPRESA – Sua apresentação não é um evento
solto no tempo e no espaço. Se você convocar profissionais da área
financeira durante o período de balanço, não espere
comparecimento em massa. Preste atenção no “timing”de sua
convocação. Descubra se as pessoas fundamentais para o sucesso
do evento estarão disponíveis (física e mentalmente).
• GRAU DE INTERAÇÃO E NÚMERO DE PARTICIPANTES – Quanto
maior o número de participantes, menor será o relacionamento
com cada um. Cuidado ao solicitar participações em grupo com
mais de dez pessoas. Se todos fizerem perguntas e comentários, é
provável que o tempo não seja suficiente.

13