PELATIHAN AHLI PENGAWASAN PEKERJAAN

JEMBATAN
PEKERJAAN
(SUPERVISION ENGINEER OF BRIDGE
CONSTRUCTION)

MODUL
SEBC – 07 : PELAPORAN

2007

DEPARTEMEN PEKERJAAN UMUM

BADAN PEMBINAAN KONSTRUKSI DAN SUMBER DAYA MANUSIA
PUSAT PEMBINAAN KOMPETENSI DAN PELATIHAN
KONSTRUKSI (PUSBIN-KPK)

MyDoc/Pusbin-KPK/Draft1
SEBC-07: Pelaporan

KATA PENGANTAR

Pelaporan yang mencakup kegiatan penyusunan dan penyampaian laporan kepada

pihak-pihak yang berkepentingan terhadap pelaksanaan pekerjaan merupakan salah
unsur dalam pelaksanaan manajemen proyek.

Laporan merupakan unsur yang penting untuk mengetahui informasi tingkat kemajuan
pelaksanaan yang diperlukan baik oleh pengelola proyek maupun atasannya dalam
rangka pengendalian proyek.

Modul ini disusun berdasarkan dokumen kontrak yang selama ini dipakai oleh proyek-
proyek pemerintah terutama proyek di lingkungan Direktorat Jenderal Bina Marga,
Departemen Pekerjaan Umum.

Dengan mempelajari modul ini diharapkan para pengawas pekerjaan jembatan dapat
memperoleh pemahaman yang lebih baik mengenai ketentuan-ketentuan dokumen
kontrak sehingga dapat melakukan tugas pengawasannya secara profesional sesuai
ketentuan dokumen kontrak dan mewujudkan sasaran proyek secara tepat mutu,
tepat waktu , dan tepat biaya.

Demikian modul ini dipersiapkan untuk membekali seorang Ahli Pengawasan

Pekerjaan Jembatan (Supervision Engineer of Bridge Construction) dengan
pengetahuan yang berkaitan dengan aspek hukum dan aspek non teknis lainnya
agar produk desain yang disiapkannya sudah mempertimbangkan aspek-aspek lain
yang riil berlaku di dalam upaya memberikan pelayanan kepada publik atau pengguna
jalan.

Jakarta, Desember 2006

Penyusun

Pelatihan Supervision Engineer of Bridge Construction (SEBC) i

SEBC-07: Pelaporan

LEMBAR TUJUAN

JUDUL PELATIHAN : Pelatihan Ahli Pengawasan Pekerjaan Jembatan

(Supervision Engineer of Bridge Construction)

MODEL PELATIHAN : Lokakarya terstruktur

TUJUAN UMUM PELATIHAN :

Setelah modul ini dipelajari, peserta mampu mengawasi pelaksanaan pekerjaan jembatan
sesuai dengan spesifikasi teknik, gambar, metode kerja dan dokumen kontrak lainnya.

TUJUAN KHUSUS PELATIHAN :

Pada akhir pelatihan ini peserta diharapkan mampu:
1. Menerapkan ketentuan UUJK, mengawasi penerapan K3 dan memantau lingkungan
selama pelaksanaan pekerjaan jembatan
2. Menerapkan spesifikasi teknik, gambar, metode kerja dan ketentuan dokumen
kontrak yang berkaitan dengan pelaksanaan pekerjaan jembatan
3. Menyiapkan dan memeriksa bahan untuk rapat pra-pelaksanaan (pre construction
meeting/PCM), rapat-rapat pembahasan (berkala dan khusus), dan rapat
pembuktian (show cause meeting/SCM)
4. Melakukan pengawasan pelaksanaan metode kerja setiap kegiatan pekerjaan
jembatan
5. Melakukan pengawasan mutu, dimensi, kuantitas dan waktu pelaksanaan pekerjaan
jembatan
6. Membantu pengguna jasa dalam menyelenggarakan administrasi pelaksanaan
kontrak
7. Memeriksa laporan pelaksanaan dan membuat laporan pengawasan
8. Membantu proses serah terima hasil pekerjaan pertama (provisional hand
over/PHO), mengawasi pelaksanaan pemeliharaan (warranty period) dan membantu
proses serah terima hasil pekerjaan akhir (final hand over/FHO).

Pelatihan Supervision Engineer of Bridge Construction (SEBC) ii

SEBC-07: Pelaporan

NOMOR : SEBC – 07

JUDUL MODUL : PELAPORAN

TUJUAN PELATIHAN :

TUJUAN INSTRUKSIONAL UMUM (TIU)

Setelah modul ini dipelajari, peserta mampu memeriksa laporan pelaksanaan dan
membuat laporan pengawasan.

TUJUAN INSTRUKSIONAL KHUSUS (TIK)

Pada akhir pelatihan peserta mampu :
1. Memeriksa laporan pelaksanaan yang diperlukan selama masa kontrak
2. Membuat laporan pengawasan
3. Menyampaikan laporan pengawasan

Pelatihan Supervision Engineer of Bridge Construction (SEBC) iii

SEBC-07: Pelaporan

DAFTAR ISI
Halaman

KATA PENGANTAR ...................................................................................... i

LEMBAR TUJUAN ........................................................................................ ii
DAFTAR ISI .................................................................................................... iv
DESKRIPSI SINGKAT PENGEMBANGAN MODUL PELATIHAN AHLI
PENGAWASAN PEKERJAAN JEMBATAN (Supervision
Engineer of Bridge Construction) ..................................................... vi
DAFTAR MODUL ........................................................................................... vi
PANDUAN INSTRUKTUR .............................................................................. vii

BAB I PENDAHULUAN
1.1. PENGERTIAN ........................................................................ I-1
1.2. MAKSUD DAN TUJUAN ............................................................. I-1
1.3. SYARAT PENYUSUNAN LAPORAN .......................................... I-2
1.4. MANFAAT DAN KONSEKUENSI ................................................ I-3
1.5. FUNGSI DAN SYARAT LAPORAN ............................................. I-3
1.5.1. Fungsi Laporan ................................................................ I-3
1.5.2. Syarat Laporan ................................................................ I-4

BAB II LAPORAN PELAKSANAAN

2.1. LAPORAN HARIAN ..................................................................... I-1
2.2. LAPORAN MINGGUAN............................................................... I-1
2.3. LAPORAN BULANAN ................................................................. I-2
2.4. TUGAS & TANGGUNG-JAWAB
PEMBUAT LAPORAN ................................................................. I-3
2.5. ARSIP DOKUMEN PELAKSANAAN
PEKERJAAN ............................................................................... I-3
2.6. RUJUKAN LAPORAN ................................................................. I-5

BAB III LAPORAN PENGAWASAN

LAPORAN YANG DIHASILKAN ......................................................................... II-1
LINGKUP KEGIATAN PENGAWASAN ............................................................. II-2
SASARAN DALAM PENGAWASAN ................................................................... II-2
LAPORAN DIREKSI TEKNIS ............................................................................ II-3
LAPORAN AKHIR PROYEK ............................................................................... II-5

BAB IV WAKTU PELAPORAN

Pelatihan Supervision Engineer of Bridge Construction (SEBC) iv
SEBC-07: Pelaporan

4.1 UMUM ......................................................................................... III-1

4.2 MAKSUD DAN TUJUAN ............................................................. III-1
4.3 WAKTU PENGIRIMAN / PENYAMPAIAN
LAPORAN ................................................................................... III-1
4.3.1 Tepat Waktu .................................................................... III-2
4.3.2 Tepat Kirim ...................................................................... III-2

RANGKUMAN

DAFTAR PUSTAKA

HAND OUT

Pelatihan Supervision Engineer of Bridge Construction (SEBC) v

SEBC-07: Pelaporan

DESKRIPSI SINGKAT PENGEMBANGAN MODUL PELATIHAN

AHLI PENGAWASAN PEKERJAAN JEMBATAN
(Supervision Engineer of Bridge Construction)

1. Kompetensi kerja yang disyaratkan untuk jabatan kerja Ahli Pengawasan

Pekerjaan Jembatan (Supervision Engineer of Bridge Construction) dibakukan
dalam Standar Kompetensi Kerja Nasional Indonesia (SKKNI) yang didalamnya
telah ditetapkan unit-unit kerja sehingga dalam Pelatihan Ahli Pengawasan
Pekerjaan Jembatan (Supervision Engineer of Bridge Construction) unit-unit
tersebut menjadi Tujuan Khusus Pelatihan.
2. Standar Latih Kerja (SLK) disusun berdasarkan analisis dari masing-masing Unit
Kompetensi, Elemen Kompetensi dan Kriteria Unjuk Kerja yang menghasilkan
kebutuhan pengetahuan, keterampilan dan sikap perilaku dari setiap Elemen
Kompetensi yang dituangkan dalam bentuk suatu susunan kurikulum dan silabus
pelatihan yang diperlukan untuk memenuhi tuntutan kompetensi tersebut.
3. Untuk mendukung tercapainya tujuan khusus pelatihan tersebut, maka berdasarkan
Kurikulum dan Silabus yang ditetapkan dalam SLK, disusun seperangkat modul
pelatihan (seperti tercantum dalam Daftar Modul) yang harus menjadi bahan
pengajaran dalam pelatihan Ahli Pengawasan Pekerjaan Jembatan (Supervision
Engineer of Bridge Construction).

Pelatihan Supervision Engineer of Bridge Construction (SEBC) vi

SEBC-07: Pelaporan

DAFTAR MODUL

Ahli Pengawasan Pekerjaan Jembatan

Jabatan Kerja :
(Supervision Engineer of Bridge Construction/SEBC)
Nomor
Kode Judul Modul
Modul
1 SEBC – 01 UUJK, K3 dan Pemantauan Lingkungan
2 SEBC – 02 Dokumen Kontrak

3 SEBC – 03 Rapat Pelaksanaan Pekerjaan Jembatan

4 SEBC – 04 Pengawasan Pekerjaan Jembatan

5 SEBC – 05 Pengawasan Mutu, Kuantitas dan Waktu

6 SEBC – 06 Administrasi Kontrak

7 SEBC – 07 Pelaporan
8 SEBC – 08 Serah Terima Pekerjaan

Pelatihan Supervision Engineer of Bridge Construction (SEBC) vii

SEBC-07: Pelaporan

PANDUAN INSTRUKTUR

A. BATASAN

NAMA PELATIHAN : AHLI PENGAWASAN PEKERJAAN JEMBATAN

(Supervision Engineer of Bridge Construction )

KODE MODUL : SEBC - 07

JUDUL MODUL : PELAPORAN

DESKRIPSI : Materi ini berisi tentang Laporan Pelaksanaan, Laporan

Pengawasan dan Waktu Penyampaian Laporan yang
memang penting untuk diajarkan pada suatu pelatihan
bidang jasa konstruksi sehingga perencanaan,
pelaksanaan, dan pengawasan pekerjaan konstruksi
betul-betul dapat dikerjakan dengan penuh tanggung
jawab yang berazaskan efektif dan efisien, nilai
manfaatnya dapat mensejahteraan bangsa dan negara.

TEMPAT KEGIATAN : Ruangan Kelas lengkap dengan fasilitasnya.

WAKTU PEMBELAJARAN : 6 (Enam) Jam Pelajaran (JP) (1 JP = 45 Menit)

Pelatihan Supervision Engineer of Bridge Construction (SEBC) viii

SEBC-07: Pelaporan

B. KEGIATAN PEMBELAJARAN

Kegiatan Instruktur Kegiatan Peserta Pendukung

1. Ceramah Pembelajaran  Mengikuti penjelasan, pengantar, OHT

 Pengantar TIU,TIK, dan pokok bahasan.
 Menjelaskan TIU dan TIK serta  Mengajukan pertanyaan apabila
pokok pembahasan kurang jelas atau sangat berbeda
 Menjelaskan Pendahuluan dengan pengalaman
 Merangsang motivasi peserta
untuk mengerti/memahami dan
membandingkan
pengalamannya
 Bab I - Pendahuluan

Waktu = 30 menit

2. Ceramah Bab II Laporan  Mengikuti ceramah dengan tekun dan OHT

Pelaksanaan memperhatikan hal-hal penting yang
 Pengertian perlu di catat
 Maksud dan Tujuan  Mengajukan pertanyaan apabila
 Syarat Penyusunan Laporan kurang jelas atau sangat berbeda
 Manfaat dan Konsekuensi dengan fakta yang ada di lapangan
 Fungsi dan Syarat Laporan dan atau pengalaman
 Laporan Harian
 Laporan Mingguan
 Tugas & Tanggung Jawab
Pembuat Laporan
 Arsip Dokumen Pelaksanaan
Pekerjaan
 Rujukan Laporan

Waktu = 120 menit

3. Ceramah Bab III Laporan  Mengikuti ceramah dengan tekun dan OHT
Pengawasan memperhatikan hal-hal penting yang
 Laporan yang dihasilkan perlu di catat
 Lingkup Kegiatan Pengawasan  Mengajukan pertanyaan apabila
 Sasaran dalam Pengawasan kurang jelas atau sangat berbeda
 Laporan Direksi Teknis dengan fakta dilapangan dan atau
 Laporan Akhir Proyek pengalaman

Waktu = 60 menit

4. Ceramah Bab IV Waktu Laporan  Mengikuti ceramah dengan tekun dan OHT
 Tepat Waktu memperhatikan hal-hal penting yang
 Tepat Pengiriman perlu di catat
 Mengajukan pertanyaan apabila
Waktu = 30 menit kurang jelas atau sangat berbeda
dengan fakta dilapangan dan atau
pengalaman

Pelatihan Supervision Engineer of Bridge Construction (SEBC) ix

SEBC-07: Pelaporan Bab I: Pendahuluan

BAB I
PENDAHULUAN

1.1 PENGERTIAN

Laporan merupakan kumpulan informasi mengenai setiap aktivitas dan pencapaian

hasil pelaksanaan pekerjaan yang disusun pada periode-periode tertentu selama
masa pelaksanaan pekerjaan secara obyektif dan akuntabel.

Laporan yang menyajikan hal-hal berkaitan dengan pelaksanaan proyek pada

dasarnya merupakan pertanggungjawaban tugas yang diberikan pemberi tugas
kepada pihak yang diberi tugas.

1.2 MAKSUD DAN TUJUAN

Laporan dimaksudkan untuk mendukung pelaksanaan aktivitas pengendalian,

pengawasan, pemantauan, dan pengambilan keputusan. Selain itu, laporan ini juga
dapat dipergunakan dan bermanfaat sebagai bahan evaluasi dan pemeriksaan
terhadap akuntabilitas kinerja baik dari sisi manajemen proyek maupun hasil
pekerjaan tersebut. Selanjutnya, laporan-laporan tersebut akan menjadi suatu catatan
sejarah pelaksanaan konstruksi.

Menurut tujuannya, laporan disusun untuk memberi keterangan, memulai suatu

tindakan, mengkoordinasi proyek, menyarankan sesuatu langkah dan tindakan, dan
merekam kegiatan.

Laporan untuk memberi keterangan terdiri dari laporan berkala dan laporan khusus.
Laporan berkala memuat keterangan yang bersifat rutin dan bentuk serta
susunannya biasanya telah ditentukan. Namun jika belum ditentukan, terlebih dahulu
diidentifikasi pokok-pokok masalah yang perlu dimasukkan, seperti tentang
personalia, peralatan, bahan, keuangan, kelancaran pekerjaan, volume pekerjaan,
waktu pelaksanaan dan permasalahan lainnya. Laporan khusus dibuat untuk
menyampaikan suatu kejadian atau keadaan yang khusus, seperti kejadian
keterlambatan pelaksanaan proyek, kejadian kegagalan pekerjaan konstruksi,
bencana alam dan permasalahan khusus lain di luar hal yang bersifat rutin.

Laporan untuk memulai suatu tindakan, memusatkan perhatian kepada suatu

tindakan termasuk alasannya. Laporan ini harus bersifat tegas, terperinci, dan jelas.
Pelatihan Supervision Engineer of Bridge Construction (SEBC) I-1
SEBC-07: Pelaporan Bab I: Pendahuluan

Penekanan diberikan pada apa, bagaimana, siapa, kapan,, dan di mana termasuk
perincian kegiatannya.

Laporan untuk mengkoordinasi proyek, hanya mengemukakan pokok yang

berhubungan dengan semua hal yang harus dikoordinasi. Untuk maksud koordinasi
tersebut, maka laporan ini memuat hal-hal yang mutakhir dan yang bersifat pokok-
pokok yang berkaitan dengan tindakan yang harus dikoordinasikan saja, sedangkan
selebihnya tidak perlu dimuat. Dalam hal jenis laporan ini, unsur waktu sangat
penting. Keterlambatan penyampaian data mutakhir dapat menyebabkan kekeliruan
dalam penafsiran dan dapat berakibat merugikan kepentingan proyek.

Laporan untuk menyarankan suatu langkah atau tindakan berisi langkah atau
tinadakan yang harus diperbuat penerima laporan termasuk alsannya, manfaat yang
akan diperoleh, serta hal-hal lain yang terkait misalnya waktu, uang, alat, tenaga dan
alat. Dalam laporan jenis ini juga perlu dimuat resiko yang harus dihadapi apbila saran
tersebut ditolak atau diterima.

Laporan untuk merekam kegiatan terbagi dalam laporan kemajuan dan laporan
akhir.Laporan kemajuan dapat berupa laporan berkala maupun setiap waktu. Sesuai
jangka waktu yang ditetukan seperti bulanan, triwulanan, atau tahunan, laporan ini
menyajikan semua kegiatan selama masa laporan termasuk rincian yang perlu
disampaikan berkaitan dengan pelaksanaan pekerjaan. Laporan akhir merangkum
semua aspek pekerjaan setelah semua pelaksanaan pekerjaan selesai. Rangkuman
tersebut bersifat menyeluruh terhadap hal-hal yang telah lewat. Laporan ini tidak
terlepas dari laporan kemajuan dan pembuatannya mengacu pada laporan kemajuan
sebelumnya.

1.3 SYARAT PENYUSUNAN LAPORAN

Untuk dapat mendukung maksud dan tujuan pembuatan laporan seperti disebutkan di
atas, maka setiap jenis laporan yang telah ditentukan dalam kontrak, perlu disusun
secara tepat waktu, obyektif, lengkap, akurat, dan akuntabel dalam menggambarkan
keseluruhan informasi mengenai realisasi aktivitas dan pencapaian hasil pelaksanaan
pekerjaan, termasuk di dalamnya semua permasalahan dan penanganan yang
diambil.

Pelatihan Supervision Engineer of Bridge Construction (SEBC) I-2

SEBC-07: Pelaporan Bab I: Pendahuluan

1.4 MANFAAT DAN KONSEKUENSI

Laporan yang disusun secara tepat waktu, objektif, lengkap, dan akurat sangat
bermanfaat untuk:
 memenuhi persyaratan dan ketentuan dokumen kontrak;
 mempermudah penyusunan laporan selanjutnya; dan
 dapat dipergunakan sebagai:
 bahan pemantauan, evaluasi, dan pemeriksaan pelaksanaan pekerjaan; dan
 dokumen pendukung pada proses serah terima pekerjaan.

1.5 FUNGSI DAN SYARAT LAPORAN

Ditinjau dari siklus pengendalian, laporan merupakan salah satu unsur penting dalam
pengawasan dan merupakan umpan balik bagi perencanaan. Dengan sistem laporan
yang baik, pimpinan akan mampu membandingkan hasil-hasil nyata dengan hasil-
hasil yang seharusnya dicapai dan berarti pula pi,pinan mampu bertanggung jawab
secara sempurna atas pelaksanaan tugas-tugas yang dibebankan padanya.

Sebagai salah satu alat mekanisme pengawasan, maka laporan bertujuan agar
kepada pimpinan dapat disajikan informasi yang memuat fakta-fakta yang mencakup
3 pokok dasar, yakni:
1) Mencerminkan kemajuan-kemajuan hasil yang dicapai dan menggambarkan
keadaan secara nyata dari proyek.
2) Mengetengahkan pelbagai masalah, kesulitan, dan hambatan yang dihadapai
proyek termasuk penyebabnya.
3) Memuat pemikiran, pertimbangan, dan pandangan serta saran-saran pemecahan
masalah secara tepat.

1.5.1 Fungsi Laporan

Laporan sebagai salah satu alat manjemen yang mempunyai fungsi-fungsi sebagai
berikut:

a. Pertanggungjawaban (Accountability)

Laporan yang disampaikan oleh pemimpin proyek kepada atasannya merupakan

suatu pertanggungjawaban sesuai dengantugas yang dibebankan kepadanya. Di
samping itu laporana merupakan salah satu alat penilaian bagi pimpinan, oleh

Pelatihan Supervision Engineer of Bridge Construction (SEBC) I-3

SEBC-07: Pelaporan Bab I: Pendahuluan

karenannya laporan harus berisi informasi yang benar, tepat dan lengkap serta
dapat dipertanggungjawabkan.

b. Pengawasan (Control)

Laporan yang disampaikan secara teratur dan berkala akan memungkinkan

pimpinan mampu mengadakan evaluasi atas hasil nyata yang dicapai terhadap
hasil yang direncanakan. Sewaktu-waktu pimpinan dapat melakukan pengecekan
secara langsung ke lapangan atau melakukan penelitian yang mendalam atas
kebenaran isi laporan.

c. Penyampaian informasi

Bagi pimpinan, laporan merupakan salah satu sumber informasi yang diperlukan
dalam pelaksanaan tugasnya. Setiap kegatan mempunyai hubunggan dengan
unit-unit lain, oleh karenanya laporan selain disampaikan secara vertikal, perlu
juga disampaikan secara horisontal.

d. Alat/bahan pengambil keputusan

Setiap saat pemimpin proyek harus mengambil keputusan yang diperlukan. Untuk
itu dibutuhkan data dan informasi yang relevan. Dengan demikian laporan harus
memuat data yang lengkap, benar dan terkini, sehingga pengembilan keputusan
yang diperlukan dapat segera dilakukan dan tindakan yang tepat dapat diambil
untuk pelaksanaan pekerjaan lebih lanjut.

1.5.2 Syarat Laporan

Agar laporan memberikan daya guna yang optimal, maka laporan harus memenuhi
syarat-syarat dan berisi informasi yang baik, sesuai kebutuhan bagi pimpinan atau
pihak yang berkepentingan untuk pengambil keputusan atau tindakan.

Syarat-syarat tersebut sebagai berikut:

a. Laporan harus benar dan obyektif

Laporan yang benar-benar obyektif akan mampu menggali dan menyajikan

kondisi-kondisi nyata, kemampuan pelaksanaan, kekurangan/hambatan yang
terjadi dan lain-lain. Apapun obyeknya, faktor laporan harus dapat dimengerti oleh
si penerima. Data yang dimasukkan harus erat hubungannya atau relevan dengan
masalah yang akan dikemukakan, sehingga keputusan yang akan diambil
pimpinan banyak tergantung pada kualitas laporan tersebut.
Pelatihan Supervision Engineer of Bridge Construction (SEBC) I-4
SEBC-07: Pelaporan Bab I: Pendahuluan

b. Laporan harus jelas dan cermat

Laporan harus memuat data yang diseleksi dari sekian banyak dan ragam data
agar permasalahan yang disampaikan cukup jelas dan tidak kabur. Informasi yang
bebas dari kesalahan dan tepat atu akurat akan lebih berguna bagi penerima
laporan dalam menilai permasalahan dan mengambil keputusan tindak lanjutnya.
Penyusun laporan harus menempatkan dirinya pada penerima/pembaca laporan
sehingga susunan kalimat, materi serta istilah yang digunakan harus dapat benar-
benar dimengerti.

c. Laporan harus lengkap

Kelengkapan suatu laporan banyak ditentukan oleh kemampuan penyusun dalam

menghimpun, mengolah dan menyajikan masalah yang diperluakan, di samping
cara mengemukakannya yang komprehensif. Penyusunan laporan dalam bentuk
uraian yang komprehensif berdasarkan data yang selektif akan lebih lengakap jika
disukung oleh data pendukung seperti: data statistik, skema, foto, dan sebagainya.

Oleh karenanya laporan yang lengkap harus:

1) Mencakup segala segi dari masalah yang dikemukakan.
2) Uraiannya tidak memberikan kesempatan untuk menimbulkan masalah-
masalah atau pertanyaan baru.
3) Disertai data penunjang.

d. Laporan harus tepat mengenai sasaran

Dalam rangka efisiensi waktu pembacaan laporan oleh pimpinan sebagai

penerima laporan, maka laporan haruslah tidak terlalu panjang yang sekedar
memberikan kesan tebal. Laporan hendaklah bersifat singkat dan padat serta
langsung mengenai persoalan.

e. Laporan harus tepat pada waktunya

Sebagai bahan bagi pimpinan untuk menentukan kebijakan dan pengambilan

keputusan atas suatu masalah, maka ketepatan dan kecepatan waktu
penyampaian menjadi hal sangat penting, agar tindakan korektif atas suatu
penyimpangan yang terjadi dapat diberikan oleh pimpinan secara tepat waktu.
Keterlambatan pengambilan keputusan sering berakibat terkatung-katungnya
penyelesaian masalah bahkan mendapatmenimbulkan masalah baru yang lebih
parah.
Pelatihan Supervision Engineer of Bridge Construction (SEBC) I-5
SEBC-07: Pelaporan Bab I: Pendahuluan

f. Laporan harus tepat penerimaanya

Pada dasarnya laporan mengandung pengertian komunikasi timbal balik antara

yang meminta laporan dan yang memberi laporan. Sebagai atasan imgin
mengetahui sampai di mana pelaksanaan tugas yang diberikan, sebaliknya
bawahan ingin mendapatkan tanggapan atas laporan yang disampaikan. Untuk
menjamin pengertian tersebut maka laporan harus diyakini telah sampai pada
pihak yang seharusnya menerima laporan. Laporan yang tidak tepat sampai pada
penerima laporan akan da[pat menimbulkan hal-hal negatif seperti: kebocoran
rahasia, keterlambatan penyelesaian masalah, atau penilaian negartif atasan.

Untuk keperluan pengendalian dan pengawasan pelaksanaan pekerjaan di

lapangan, maka sesuai ketentuan kontrak perlu dibuat laporan hasil pekerjaan
berupa Laporan harian, Laporan Mingguan, Laporan Bulanan, Laporan
Triwulanan, dan Laporan Akhir. Untuk dapat memberikan informasi yang lengkap,
maka ruang lingkup laporan harus meliputi aspek-aspek teknis, finansial, dan
manajemen proyek agar dapat digunakan sebagai masukan bagi pengendali dan
pengawas proyek dalam pengambilan keputusan dan tindak turun tangan.

Pelatihan Supervision Engineer of Bridge Construction (SEBC) I-6

SEBC-07: Pelaporan Bab II: Laporan Pelaksanaan

BAB II
LAPORAN PELAKSANAAN

2.1. LAPORAN HARIAN

Pelaksana proyek harus membuat buku harian yang mencacat seluruh rencana dan
realisasi kegiatan pekerjaan yang selanjutnya akan dipakai sebagai bahan
penyusunan lapran harian. Laporan harian ini mencakup informasi harian mengenai
semua kelengkapan yang diperlukan untuk mendukung pelaksanaan pekerjaan,
realisasi kemajuan pekerjaan, perbandingan antara realisasi pekerjaan terhadap
rencana kerja, dan permasalahan yang ada, yang antara lain terdiri dari:
 Tenaga kerja: tugas, penempatan, dan jumlah;
 Bahan: jenis dan jumlah;
 Peralatan: jenis, kapasitas, jumlah, dan kondisi;
 Perubahan desain, gambar rencana;
 Perintah dan persetujuan untuk melaksanakan pekerjaan;
 Realisasi pekerjaan, termasuk perbandingan dengan rencana terhadap jenis dan
kuantitas pekerjaan terlaksana;
 Cuaca dan kondisi alam yang mempengaruhi pelaksanaan;
 Dokumentasi foto hasil pelaksanaan pekerjaan, yang diambil dari satu titik tetap
untuk satu obyek yang sama;
 Permasalahan yang mempengaruhi produksi pekerjaan.
Dari laporan harian harus dapat diperoleh informasi sebab-sebab terjadinya
keterlambatan pekerjaan.

Sebagai tambahan, laporan harian ini merupakan dasar bagi penyusunan pelaporan
lainnya. Oleh karena itu, suatu laporan harian yang lengkap dan akurat akan sangat
bermanfaat untuk keperluan penyusunan laporan mingguan.

2.2. LAPORAN MINGGUAN

Laporan mingguan berupa tabel perhitungan pencapaian kemajuan fisik pekerjaan

(volume dan bobot) setiap mata pembayaran selama satu minggu dengan

Pelatihan Supervision Engineer of Bridge Construction (SEBC) II-1

SEBC-07: Pelaporan Bab II: Laporan Pelaksanaan

memperbandingkan hasil tersebut terhadap Dokumen Kontrak, rencana kerja dan

deviasi, hasil minggu yang lalu, dan kumulatif pencapaian kemajuan fisik terakhir.

Selain hal tersebut di atas, perlu dicantumkan juga mengenai hasil analisa atas
identifikasi permasalahan yang telah dilakukan, dengan mengelompokkan
permasalahan: personil, material, peralatan, dan metoda kerja, beserta upaya
pemecahan permasalahan yang berupa tindakan nyata sesuai action plan yang telah
ditetapkan dalam rapat mingguan.

Penyusunan laporan mingguan ini sangat dipengaruhi oleh kelengkapan dan akurasi
laporan harian yang bersangkutan serta laporan mingguan sebelumnya.

2.3. LAPORAN BULANAN

Laporan bulanan secara umum merupakan rangkuman laporan mingguan yang berisi
hasil kemajuan pekerjaan bulanan. Penyusunan laporan bulanan ini juga sangat
dipengaruhi oleh kelengkapan dan keakurasian laporan mingguan yang telah disusun
sebelumnya.

Secara garis besar, laporan bulanan merupakan rangkuman informasi mengenai

kemajuan pelaksanaan pekerjaan bulanan secara teknis, finansial, dan manajemen,
yang antara lain terdiri dari:
 Ringkasan kemajuan pelaksanaan pekerjaan;
 Sketsa kemajuan pelaksanaan pekerjaan;
 Perbandingan realisasi dan rencana kemajuan pelaksanaan pekerjaan (kurva-S),
serta deviasi yang terjadi;
 Sertifikat dan perincian pembayaran bulanan;
 Foto dokumentasi, rangkuman kondisi cuaca harian,
 Review design, CCO, dan perubahan Kontrak (bila ada);
 Rangkuman tentang berbagai permasalahan yang timbul beserta upaya
pemecahannya sesuai dengan hasil penetapan dalam rapat bulanan.
Seyogyanya, hal ini dibuat dalam suatu format yang berisi, antara lain:
o Rencana kerja, realisasi kemajuan pekerjaan, dan deviasi yang terjadi;
o Permasalahan yang timbul, beserta cara dan tingkat penyelesaiannya;
o Tindak lanjut penyelesaian permasalahan, yang mencakup penunjukan
penanggung jawab dan batas waktu penyelesaian permasalahan.

Pelatihan Supervision Engineer of Bridge Construction (SEBC) II-2

SEBC-07: Pelaporan Bab II: Laporan Pelaksanaan

2.4. TUGAS & TANGGUNG-JAWAB PEMBUAT LAPORAN

Setiap jenis laporan seperti tersebut di atas, kecuali laporan direksi teknis dan laporan
akhir direksi pekerjaan, dibuat dengan melalui 3 (tiga) tahapan proses sebagai
berikut:
 dibuat oleh penyedia jasa,
 diperiksa oleh direksi teknis, dan
 disetujui oleh direksi pekerjaan.
Proses pembuatan laporan direksi teknis lebih sederhana, yaitu:
 dibuat langsung oleh direksi teknis, dan
 diperiksa untuk mendapat persetujuan direksi pekerjaan.
Untuk keperluan distribusi laporan, maka setiap laporan dibuat dalam jumlah rangkap
tertentu, yaitu sebagai berikut:

LAPORAN
URAIAN DIREKSI
HARIAN MINGGUAN BULANAN AKHIR
TEKNIS

Direksi Pekerjaan
Asli Asli Asli Asli Copy-3
(Pengguna Jasa)
Atasan Pengguna Jasa - - Copy-1 Copy-1 Asli
Atasan Langsung
- - Copy-2 Copy-2 Copy-1
Pengguna Jasa
Penyedia Jasa (Kontraktor) Copy-1 Copy-1 Copy-3 - Copy-2
Direksi Teknis (Konsultan
Copy-2 Copy-2 Copy-4 - -
Supervisi)
Jumlah 3 3 5 3 4

2.5. ARSIP DOKUMEN PELAKSANAAN PEKERJAAN

Semua pihak yang terkait dengan pelaksanaan pekerjaan (direksi pekerjaan,

penyedia jasa, direksi teknis, dan perencana), wajib menyimpan dan memelihara
dokumen pelaksanaan pekerjaan selama umur rencana konstruksi atau maksimal 10
(sepuluh) tahun terhitung sejak penyerahan akhir pekerjaan. Hal ini diperlukan untuk
dapat memenuhi ketentuan-ketentuan dibawah ini:

Pelatihan Supervision Engineer of Bridge Construction (SEBC) II-3

SEBC-07: Pelaporan Bab II: Laporan Pelaksanaan

 UU No. 18/1999 tentang Jasa Konstruksi:

o Sehubungan dengan kegagalan bangunan, maka pertanggungjawaban pihak-
pihak yang terkait dalam pelaksanaan konstruksi (pemilik, perencana,
pelaksana, dan pengawas) masih terus berlanjut setelah penyerahan akhir
pekerjaan;
o Jangka waktu pertanggungjawaban atas kegagalan bangunan tersebut
ditentukan sesuai dengan umur rencana konstruksi dengan paling lama 10
(sepuluh) tahun sejak penyerahan akhir pekerjaan konstruksi.

 PP No. 29/2000 tentang Penyelenggaraan Jasa Konstruksi:

o Kegagalan bangunan adalah merupakan keadaan dimana bangunan tidak
dapat berfungsi, baik secara keseluruhan maupun sebagian ditinjau dari sisi
teknis, manfaat, keselamatan dan kesehatan kerja, dan/atau keselamatan
umum, sebagai kesalahan penyedia jasa dan atau pengguna jasa setelah
penyerahan akhir pekerjaan konstruksi. Kegagalan bangunan dapat terjadi
karena kesalahan perencanaan, pelaksanaan, pengawasan, ataupun
pengelolaan; yang selanjutnya menjadi tanggungjawab masing-masing pihak.
o Jangka waktu pertanggungjawaban atas kegagalan bangunan harus
dinyatakan secara tegas dalam Dokumen Kontrak.

Dokumen pelaksanaan pekerjaan yang harus disimpan oleh direksi pekerjaan dan
diserahkan kepada penyelenggara jembatan, antara lain terdiri dari:
 Dokumen kontrak, termasuk addendum/amandemen;
 Seluruh laporan pelaksanaan pekerjaan;
 Seluruh korespondensi selama pelaksanaan pekerjaan;
 Berita Acara pembayaran, beserta lampirannya;
 Berita acara dan notulen rapat;
 Foto dokumentasi pelaksanaan pekerjaan (sebelum, sedang, selesai dikerjakan);
 Gambar terlaksana (as-built drawing);
 Laporan akhir.

Dokumen-dokumen tersebut di atas diperluan untuk kegiatan penyelenggaraan

jembatan dalam hal-hal sebagai berikut:
 Catatan sejarah penanganan jembatan;
 Perencanaan, pemrograman, penganggaran;
Pelatihan Supervision Engineer of Bridge Construction (SEBC) II-4
SEBC-07: Pelaporan Bab II: Laporan Pelaksanaan

 Pemeliharaan; dan
 Pengoperasian.

2.6. RUJUKAN LAPORAN

Pada prinsipnya, pembuatan laporan telah diatur dan harus mengikuti ketentuan-
ketentuan yang tercakup dalam berbagai keputusan sebagai berikut:
 Keppres No. 80/2003: Lampiran I, Bab II.D.2.c mengenai Laporan hasil Pekerjaan;
 Kepmen Kimpraswil No. 257/2004 mengenai Syarat-syarat Umum Kontrak, Bab
IV.A.26 mengenai Laporan Hasil Pekerjaan;
 Kepmen Kimpraswil No. 349/2004 tentang Pedoman Penyelenggaraan Kontrak Jasa
Pelaksanaan Konstruksi (Pemborongan), Bab VI Huruf R angka 12 mengenai Laporan
Hasil Pekerjaan
 Kepmen Kimpraswil No. 349/2004, Bab V.R.12 mengenai Laporan Hasil Pekerjaan;
 UU No. 18/1999 tentang Jasa Konstruksi;
 PP No. 29/2000 tentang Penyelenggaraan Jasa Konstruksi; dan
 Syarat Umum Dokumen Kontrak.

Pelatihan Supervision Engineer of Bridge Construction (SEBC) II-5

SEBC-07: Pelaporan Bab III: Laporan Pengawasan

BAB III
LAPORAN PENGAWASAN

Laporan pengawasan pekerjaan jembatan diperlukan untuk mengendalikan kelancaran

pelaksanaan pekerjaan yang sedang dikerjakan, sehingga didapat hasil kerja yang sesuai
dengan bestek dan persyaratan teknis lainnya serta dapat diselesaikan dalam waktu yang
telah ditentukan dengan mutu yang dapat dipertanggungjawabkan sesuai peraturan yang
berlaku.

Pengawasan yang dilakukan menyangkut masalah kuantitas, kualitas, biaya dan waktu
pelaksanaan sehingga terwujudnya bangunan dan kelengkapannya sesuai dengan
dokumen kontrak.

Secara keseluruhan lingkup yang masuk dalam pekerjaan pengawasan proyek adalah
meliputi :
a. Perencanaan (Planning)
b. Pengorganisasian (Organizing)
c. Penggerakan (Motivating)
d. Pengawasan (Controlling)

Rencana terperinci adalah sebuah dokumen dimana di dalamnya terdapat segala sesuatu
yang direncanakan dari awal termasuk segala usaha yang dilakukan dalam
menyelesaikan proyek.

3.1. LAPORAN YANG DIHASILKAN

Dokumen yang dihasilkan selama proses pengawasan adalah sbb :

1. Program kerja, alokasi tenaga dan konsep pekerjaan pengawasan;
2. Buku Harian Lapangan (BHL) yang memuat kejadian, perintah atau petunjuk yang
penting konsultan pengawas atau direksi yang dapat mempengaruhi pelaksanaan
pekerjaan, konsekwensi keuangan, keterlambatan penyelesaian dan tidak
terpenuhinya syarat teknis;
3. Laporan Harian Lapangan yang berisikan keterangan tentang tenaga kerja, bahan-
bahan yang datang, diterima atau ditolak, alat-alat, pekerjaan yang diselesaikan,waktu
pekerjaan dan laporan cuaca;

Pelatihan Supervision Engineer of Bridge Construction (SEBC) III-1

SEBC-07: Pelaporan Bab III: Laporan Pengawasan

4. Laporan Mingguan, sesuai resume laporan harian yang berisi kemajuan pekerjaan,
penyimpangan-penyimpangan yang terjadi serta tindakan perbaikan yang telah
dilakukan;
5. Laporan Bulanan yang merupakan resume laporan mingguan;
6. Berita Acara kemajuan pekerjaan untuk angsuran pembayaran serta dilengkapi
dengan photo visual;
7. Surat Perintah Perubahan Pekerjaan (addendum) dan Berita Acara Pemeriksaan
Pekerjaan Tambah/Kurang bilamana terdapat perubahan pekerjaan;
8. Surat Perintah Perubahan Waktu Pelaksanaan (adendum) dan Berita Acara
Perubahan Waktu Pelaksanaan bila terdapat perubahan waktu pelaksanaan
pekerjaan;
9. Gambar Kerja terinci (Shop Drawing), Bar Chart dan S Curve serta Network Planing
yang dibuat sebelum pelaksanaan pekerjaan dimulai;
10. Berita Acara Penyerahan Pekerjaan Pertama (Provisional Hand Over);
11. Berita Acara Penyerahan Pekerjaan Kedua (Final Hand Over);
12. Laporan Gambar Terlaksana (As Built Drawing).

3.2. LINGKUP KEGIATAN PENGAWASAN

Secara umum lingkup pengawasan suatu proyek konstruksi adalah dalam kegiatan
membandingkan antara rencana dengan realisasi yang meliputi :
1. Pengawasan kualitas pekerjaan konstruksi
2. Pengawasan kesesuaian gambar dengan spesifikasi
3. Pengawasan waktu penyelesaian proyek sesuai dengan yang diharapkan
4. Pengawasan biaya sesuai dengan biaya yang tersedia
5. Melakukan tindakan koreksi atas penyimpangan yang terjadi selama pelaksanaan
berlangsung.

3.3. SASARAN DALAM PENGAWASAN

Untuk melaksanakan suatu jenis pekerjaan diperlukan sumberdaya, dengan demikian

pengawasan yang dilakukan diarahkan pada sumberdaya yang diperlukan untuk
pelaksanaan pekerjaan bersangkutan yaitu :

1. Bahan
 Pengawasan terhadap mutu bahan, tanggal pengadaan, jumlah bahan yang dibeli
untuk suatu periode tertentu.
 Pengawasan terhadap penggunaan bahan.
Pelatihan Supervision Engineer of Bridge Construction (SEBC) III-2
SEBC-07: Pelaporan Bab III: Laporan Pengawasan

2. Tenaga Kerja
 Pengawasan terhadap pengadaan jumlah tenaga dan kualifikasi tenaga tersebut.
 Pengawasan terhadap penggunaan tenaga kerja.

3. Peralatan
 Pengawasan terhadap mobilisasi peralatan, jumlah dan jenis peralatan.
 Pengawasan terhadap penggunaan peralatan, bahan bakar dan hasil kerja.
 Pengawasan terhadap pemeliharaan.

4. Hasil Kerja
 Pengawasan terhadap kemajuan hasil pelaksanaan.
 Pengawasan terhadap mutu hasil pelaksanaan.

5. Metode Kerja
Pengawasan terhadap metoda kerja yang dilakukan di lapangan apakah sesuai
dengan kondisi lapangan yang ada.

3.4. LAPORAN DIREKSI TEKNIS

Laporan ini disusun oleh direksi teknis dan terdiri dari:

 Laporan Harian Direksi Teknis (Engineer Daily Report) dibuat oleh personil inti
(key personel), mulai dari inspector, Engineer (highway, material, bridge, dan
structure), site engineer (Engineer Representative), Pemimpin Proyek/Bagian Proyek.
Dalam laporan ini dicatat:
1. Hari dan tanggal
2. Keadaan cuaca
3. Aktivitas kegiatan di hari itu, termasuk instruksi-instruksi dan tindakan turun tangan
kepada Kontraktor.
4. Kegiatan pekerjaan kontraktor di lapangan
5. Masalah-masalah yang terjadi di lapangan dan penyelesaiannya
6. Diskusi-diskusi dengan Kontraktor yang dianggap penting.
7. Tamu-tamu resmi yang diinspeksi ke proyek.
8. Pekerjaan atau material yang ditolak dan alasannya
9. Jam mulai dan selesainya operasi hari itu dari personil dan peralatan.
10. Kedatangan dan pemindahan peralatan.
11. Kemajuan survei (staking out) dan pekerjaan.

Pelatihan Supervision Engineer of Bridge Construction (SEBC) III-3

SEBC-07: Pelaporan Bab III: Laporan Pengawasan

Laporan tugas inspektur lebih detail dari lingkup tugas yang menjadi tanggung
jawabnya laporan pemimpin proyek atau site Engineer merupakan kondisi secara
umum. Semua laporan harian tersebut merupakan arsip permanen pada penyelesaian
proyek.

 Laporan Bulanan diperlukan sebagai dasar pembayaran, terdiri dari rangkuman data
berupa:
o Kemajuan fisik di lapangan, termasuk perbandingan bobot realisasi dan rencana,
serta deviasi yang terjadi;
o Hasil pengawasan pelaksanaan pekerjaan;
o Hasil pengujian kualitas pekerjaan;
o Hasil perhitungan kuantitas pekerjaan;
o Permasalahan yang terjadi di lapangan dan penanganan yang telah dilakukan
sesuai hasil penetapan dalam rapat bulanan;
o Kelengkapan dokumen berupa foto dokumentasi, kondisi cuaca, perubahan
Kontrak (bila ada).

 Laporan Triwulan merupakan rangkuman laporan bulanan yang berisi hasil

kemajuan pekerjaan triwulan. Penyusunan laporan triwulan ini sangat dipengaruhi
oleh kelengkapan dan akurasi laporan bulanan yang telah disusun sebelumnya.
o Ringkasan kemajuan pelaksanaan pekerjaan;
o Sketsa kemajuan pelaksanaan pekerjaan;
o Perbandingan realisasi - rencana pelaksanaan (kurva-S);
o Rekapitulasi sertifikat pembayaran bulanan;
o Ringkasan pengendalian mutu pekerjaan;
o Ringkasan perhitungan kuantitas dan pembayaran pekerjaan; dan
o Permasalahan yang terjadi selama triwulan yang bersangkutan dan penanganan
yang telah dilakukan sesuai hasil penetapan dalam rapat bulanan;

 Laporan Akhir merupakan rangkuman seluruh kegiatan pelaksanaan pekerjaan yang

telah dicapai sampai dengan serah terima pekerjaan sementara (PHO). Secara teknis
laporan ini terdiri dari:
o Justifikasi teknik/Review Design;
o Rekapitulasi kemajuan pekerjaan;
o Monitoring penggunaan peralatan;
o Kegiatan mata pembayaran utama;
o Rangkuman sertifikat pembayaran bulanan;

Pelatihan Supervision Engineer of Bridge Construction (SEBC) III-4

SEBC-07: Pelaporan Bab III: Laporan Pengawasan

o Ringkasan pengendalian mutu;

o Ringkasan kuantitas akhir, yang harus sesuai dengan kuantitas dalam Kontrak;
o Petunjuk pemeliharaan, pengoperasian, dan pemanfaatan;
o Hal-hal khusus tentang pekerjaan perlu penanganan yang berkaitan dengan
kondisi tanah, drainase, dan perkerasan;
o Status perintah perubahan (Change Order) dan adendum kontrak;
o Program masa pemeliharaan;
o Hal ikhwal tentang AMDAL; dan
o Lampiran - lampiran, yang terdiri dari:
 Jadwal pelaksanaan;
 Berita Acara PHO;
 Gambar tipikal;
 Gambar kerja (Shop drawing);
 Gambar terlaksana (As-built drawing);
 Rekapitulasi pekerjaan;
 Daftar lokasi pekerjaan perlu penanganan;
 Dokumentasi photo pada kondisi awal, selama masa pelaksanaan, dan akhir
pekerjaan.

 Laporan Khusus dibuat oleh konsultan dan diserahkan kepada Pemimpin Proyek
atas kejadian-kejadian yang tidak terduga seperti:
o Persoalan-persoalan penting mengenai kondisi tanah antara lain, longsoran, erosi
karena banjir.
o Perpanjangan waktu pelaksanaan
o Penyimpangan terhadap spesifikasi
o Hal-hal lain yang dianggap perlu.

3.5. LAPORAN AKHIR PROYEK

Laporan Akhir Proyek disusun oleh direksi pekerjaan berdasarkan Laporan Akhir direksi
teknis, dilengkapi dengan informasi kegiatan yang dilakukan selama masa pemeliharaan
sampai dengan serah terima pekerjaan akhir (FHO). Tambahan informasi ini antara lain
terdiri dari:
 Hasil pemeriksaan terhadap pekerjaan pemeliharaan, dan penyelesaian sisa
pekerjaan;
 Ringkasan dan perincian perhitungan akhir; dan
 Lampiran tambahan, yang terdiri dari:

Pelatihan Supervision Engineer of Bridge Construction (SEBC) III-5

SEBC-07: Pelaporan Bab III: Laporan Pengawasan

o Sertifikat Berakhirnya Masa Pemeliharaan;

o Berita Acara Penyerahan Akhir (FHO);
o Gambar terlaksana (as-built drawing); dan
o Dokumentasi photo pada kondisi awal, selama masa pelaksanaan, dan akhir
pekerjaan.

Pelatihan Supervision Engineer of Bridge Construction (SEBC) III-6

SEBC-07: Pelaporan Bab IV: Waktu Pelaporan

BAB IV
WAKTU PELAPORAN

4.1. UMUM

Secara umum pada pelaksanaan proyek-proyek di bidang jembatan ditemui beberapa

permasalahan dalam pembuatan laporan seperti:
 tidak disiplin dan tepat waktu;
 laporan kurang lengkap;
 laporan kurang akurat; dan
 manfaat laporan kurang dipahami.
Akibat hal-hal tersebut maka dapat berakibat antara lain:
 Pengambialn keputusan dan tindakan turun tangan oleh pengendali proyek tidak
tepat dan terlambat;
 Keterlambatan pelaksanaan proyek menjadi berlarut-larut tanpa keputusan yang
pasti;

4.2. MAKSUD DAN TUJUAN

Laporan dibuat dengan maksud memberikan informasi kepada semua bagian atau
unit kerja terkait berbagai hal mengenai pelaksanaan pengawasan pekerjaan
jembatan yang sekiranya diperlukan sesui dengan tugas masing-masing dengan
dapat menyiapkan diri dan mengambil langkah-langkah seperlunya untuk
mendukung pelaksanaan pengawasan pekerjaan jembatan sehingga dapat lancar
dan berhasil dengan baik yang pada dasarnya sangat mernbantu kelancaran
pekerjaan dan keberhasilan suatu proyek.

4.3. WAKTU PENGIRIMAN/PENYAMPAIAN LAPORAN

Laporan-laporan yang dibuat atau disusun (Laporan Harian, Laporan Mingguan /

Bulanan), secara hirarkhis disampaikan kepada unit-unit atasan. Laporan harus
disampaikan dengan tepat waktu dan tepat kirim.

Pelatihan Supervision Engineer of Bridge Construction (SEBC) IV-1

SEBC-07: Pelaporan Bab IV: Waktu Pelaporan

4.3.1. TEPAT WAKTU

Dengan tepat waktu, dimaksudkan bahwa laporan harus disampaikan sesuai dengan
waktu yang tidak ditetapkan, sesuai dengan jenis laporannya.
 Laporan harian disampaikan setiap hari, pada hari yang bersangkutan atau paling
lambat sehari sesudahnya atau disampaikan batas akhir yang ditentukan.
 Laporan mingguan, disamapaikan pada akhir minggu yang bersangkutan, atau
sesuai dengan yang ditentukan
 Laporan-Bulanani\disampaikan pada tiap akhir bulan.

4.3.2. TEPAT KIRIM

Tepat kirim dimaksudkan bahwa laporan harus dikirim dan disampaikan kepada
para pejabat pada bagian-bagian atau unit-unit kerja terkait atau institusi lain yang
ditentukan, menurut jenis dan tingkat hirarkinya. Misalnya Laporan Harian dikirim dan
disampaikan kepada atasan langsung atau pejabat yang ditentukan.

Pelatihan Supervision Engineer of Bridge Construction (SEBC) IV-2

SEBC-07: Pelaporan Rangkuman

RANGKUMAN

Laporan merupakan kumpulan informasi mengenai setiap aktivitas dan pencapaian

hasil pelaksanaan pekerjaan yang disusun pada periode-periode tertentu selama
masa pelaksanaan pekerjaan secara obyektif dan akuntabel.

Laporan yang menyajikan hal-hal berkaitan dengan pelaksanaan proyek pada

dasarnya merupakan pertanggungjawaban tugas yang diberikan pemberi tugas
kepada pihak yang diberi tugas.

Laporan dimaksudkan untuk mendukung pelaksanaan aktivitas pengendalian,

pengawasan, pemantauan, dan pengambilan keputusan. Selain itu, laporan ini juga
dapat dipergunakan dan bermanfaat sebagai bahan evaluasi dan pemeriksaan
terhadap akuntabilitas kinerja baik dari sisi manajemen proyek maupun hasil
pekerjaan tersebut. Selanjutnya, laporan-laporan tersebut akan menjadi suatu catatan
sejarah pelaksanaan konstruksi.

Menurut tujuannya, laporan disusun untuk memberi keterangan, memulai suatu

tindakan, mengkoordinasi proyek, menyarankan sesuatu langkah dan tindakan, dan
merekam kegiatan.

Laporan untuk memberi keterangan terdiri dari laporan berkala dan laporan khusus.
Laporan berkala memuat keterangan yang bersifat rutin dan bentuk serta
susunannya biasanya telah ditentukan. Namun jika belum ditentukan, terlebih dahulu
diidentifikasi pokok-pokok masalah yang perlu dimasukkan, seperti tentang
personalia, peralatan, bahan, keuangan, kelancaran pekerjaan, volume pekerjaan,
waktu pelaksanaan dan permasalahan lainnya. Laporan khusus dibuat untuk
menyampaikan suatu kejadian atau keadaan yang khusus, seperti kejadian
keterlambatan pelaksanaan proyek, kejadian kegagalan pekerjaan konstruksi,
bencana alam dan permasalahan khusus lain di luar hal yang bersifat rutin.

Laporan untuk memulai suatu tindakan, memusatkan perhatian kepada suatu

tindakan termasuk alasannya. Laporan ini harus bersifat tegas, terperinci, dan jelas.
Penekanan diberikan pada apa, bagaimana, siapa, kapan,, dan di mana termasuk
perincian kegiatannya.

Pelatihan Supervision Engineer of Bridge Construction (SEBC) R-1

SEBC-07: Pelaporan Rangkuman

Laporan untuk mengkoordinasi proyek, hanya mengemukakan pokok yang

berhubungan dengan semua hal yang harus dikoordinasi. Untuk maksud koordinasi
tersebut, maka laporan ini memuat hal-hal yang mutakhir dan yang bersifat pokok-
pokok yang berkaitan dengan tindakan yang harus dikoordinasikan saja, sedangkan
selebihnya tidak perlu dimuat. Dalam hal jenis laporan ini, unsur waktu sangat
penting. Keterlambatan penyampaian data mutakhir dapat menyebabkan kekeliruan
dalam penafsiran dan dapat berakibat merugikan kepentingan proyek.

Laporan untuk menyarankan suatu langkah atau tindakan berisi langkah atau
tinadakan yang harus diperbuat penerima laporan termasuk alsannya, manfaat yang
akan diperoleh, serta hal-hal lain yang terkait misalnya waktu, uang, alat, tenaga dan
alat. Dalam laporan jenis ini juga perlu dimuat resiko yang harus dihadapi apbila saran
tersebut ditolak atau diterima.

Laporan untuk merekam kegiatan terbagi dalam laporan kemajuan dan laporan
akhir.Laporan kemajuan dapat berupa laporan berkala maupun setiap waktu. Sesuai
jangka waktu yang ditetukan seperti bulanan, triwulanan, atau tahunan, laporan ini
menyajikan semua kegiatan selama masa laporan termasuk rincian yang perlu
disampaikan berkaitan dengan pelaksanaan pekerjaan. Laporan akhir merangkum
semua aspek pekerjaan setelah semua pelaksanaan pekerjaan selesai. Rangkuman
tersebut bersifat menyeluruh terhadap hal-hal yang telah lewat. Laporan ini tidak
terlepas dari laporan kemajuan dan pembuatannya mengacu pada laporan kemajuan
sebelumnya.

Untuk dapat mendukung maksud dan tujuan pembuatan laporan seperti disebutkan di
atas, maka setiap jenis laporan yang telah ditentukan dalam kontrak, perlu disusun
secara tepat waktu, obyektif, lengkap, akurat, dan akuntabel dalam menggambarkan
keseluruhan informasi mengenai realisasi aktivitas dan pencapaian hasil pelaksanaan
pekerjaan, termasuk di dalamnya semua permasalahan dan penanganan yang
diambil.

Laporan yang disusun secara tepat waktu, objektif, lengkap, dan akurat sangat
bermanfaat untuk:
 memenuhi persyaratan dan ketentuan dokumen kontrak;
 mempermudah penyusunan laporan selanjutnya; dan
 dapat dipergunakan sebagai:
o bahan pemantauan, evaluasi, dan pemeriksaan pelaksanaan pekerjaan; dan
o dokumen pendukung pada proses serah terima pekerjaan.
Pelatihan Supervision Engineer of Bridge Construction (SEBC) R-2
SEBC-07: Pelaporan Rangkuman

Ditinjau dari siklus pengendalian, laporan merupakan salah satu unsur penting dalam
pengawasan dan merupakan umpan balik bagi perencanaan. Dengan sistem laporan
yang baik, pimpinan akan mampu membandingkan hasil-hasil nyata dengan hasil-
hasil yang seharusnya dicapai dan berarti pula pimpinan mampu bertanggung jawab
secara sempurna atas pelaksanaan tugas-tugas yang dibebankan padanya.

Sebagai salah satu alat mekanisme pengawasan, maka laporan bertujuan agar
kepada pimpinan dapat disajikan informasi yang memuat fakta-fakta yang mencakup
3 pokok dasar, yakni:
1) Mencerminkan kemajuan-kemajuan hasil yang dicapai dan menggambarkan
keadaan secara nyata dari proyek.
2) Mengetengahkan pelbagai masalah, kesulitan, dan hambatan yang dihadapi
proyek termasuk penyebabnya.
3) Memuat pemikiran, pertimbangan, dan pandangan serta saran-saran pemecahan
masalah secara tepat.

Laporan sebagai salah satu alat manjemen yang mempunyai fungsi-fungsi sebagai
berikut:
1. Pertanggungjawaban (Accountability)
2. Pengawasan (Control)
3. Penyampaian informasi
4. Alat/bahan pengambil keputusan

Laporan harus lengkap

Kelengkapan suatu laporan banyak ditentukan oleh kemampuan penyusun dalam
menghimpun, mengolah dan menyajikan masalah yang diperluakan, di samping cara
mengemukakannya yang komprehensif. Penyusunan laporan dalam bentuk uraian
yang komprehensif berdasarkan data yang selektif akan lebih lengakap jika disukung
oleh data pendukung seperti: data statistik, skema, foto, dan sebagainya.

Oleh karenanya laporan yang lengkap harus:

 Mencakup segala segi dari masalah yang dikemukakan.
 Uraiannya tidak memberikan kesempatan untuk menimbulkan masalah-masalah
atau pertanyaan baru.
 Disertai data penunjang.

Pelatihan Supervision Engineer of Bridge Construction (SEBC) R-3

SEBC-07: Pelaporan Rangkuman

Laporan harus tepat mengenai sasaran

Dalam rangka efisiensi waktu pembacaan laporan oleh pimpinan sebagai penerima
laporan, maka laporan haruslah tidak terlalu panjang yang sekedar memberikan
kesan tebal. Laporan hendaklah bersifat singkat dan padat serta langsung mengenai
persoalan.

Laporan harus tepat pada waktunya

Sebagai bahan bagi pimpinan untuk menentukan kebijakan dan pengambilan
keputusan atas suatu masalah, maka ketepatan dan kecepatan waktu penyampaian
menjadi hal sangat penting, agar tindakan korektif atas suatu penyimpangan yang
terjadi dapat diberikan oleh pimpinan secara tepat waktu. Keterlambatan pengambilan
keputusan sering berakibat terkatung-katungnya penyelesaian masalah bahkan
mendapatmenimbulkan masalah baru yang lebih parah.

Laporan harus tepat penerimaanya

Pada dasarnya laporan mengandung pengertian komunikasi timbal balik antara yang
meminta laporan dan yang memberi laporan. Sebagai atasan ingin mengetahui
sampai di mana pelaksanaan tugas yang diberikan, sebaliknya bawahan ingin
mendapatkan tanggapan atas laporan yang disampaikan. Untuk menjamin pengertian
tersebut maka laporan harus diyakini telah sampai pada pihak yang seharusnya
menerima laporan. Laporan yang tidak tepat sampai pada penerima laporan akan
dapat menimbulkan hal-hal negatif seperti: kebocoran rahasia, keterlambatan
penyelesaian masalah, atau penilaian negartif atasan.

Laporan-laporan yang dibuat oleh proyek meliputi: laporan pelaksanaan terdiri atas:
laporan harian, laporan mingguan dan laporan bulanan, sedangkan laporan pengawasan
terdiri atas laporan harian direksi teknis (engineer daily report, laporan bulanan, laporan
triwulan, laporan akhir, dan laporan khusus serta laporan akhir proyek yang disusun oleh
direksi pekerjaan

Pelatihan Supervision Engineer of Bridge Construction (SEBC) R-4

SEBC-07: Pelaporan Daftar Pustaka

DAFTAR PUSTAKA

1. Badan Perencanaan Pembangunan Nasional (Bappenas), 2003, Keputusan

Presiden Republik Indonesia Nomor 80 Tahun 2003 tentang Pedoman
Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah

2. Departemen Permukiman dan Prasarana Wilayah, Keputusan Menteri

Permukiman dan Prasarana Wilayah Nomor : 257/KPTS/M/2004 tentang
Standar dan Pedoman Pengadaan Jasa Konstruksi

3. Departemen Permukiman dan Prasarana Wilayah, Keputusan Menteri

Permukiman dan Prasarana Wilayah Nomor : 349/KPTS/M/2004 tentang
Pedoman Penyeleggaraan Kontrak Jasa Pelaksanaan Konstruksi
(Pemborongan)

Pelatihan Supervision Engineer of Bridge Construction (SEBC) DP-1