Modul 3

Konseptualisasi Humas

(https://prokomsetda.bulelengkab.go.id)

CAPAIAN PEMBELAJARAN

Setelah mengikuti pokok bahasan ini diharapkan mahasiswa dapat mengetahui dan menjelaskan
tentang konseptualisasi humas

A. Konseptualiasi Humas

1. Hubungan Masyarakat dengan Masyarakat Internal (Public Intern)

Sebagaimana telah kita pahami, bahwa Humas memiliki 2 sasaran publik, yaitu publik internal dan
publik ekstrnal. Publik internal tentu harus menjadi perhatian pertama Humas, karena dari
keberhasilan membina hubungan dengan publik internalnya, akan memudahkan Humas dalam
membangun hubungan baik dengan publik eksternalnya. Mengapa demikian? Karena publik
eksternal akan melihat terlebih dulu keberhasilan sebuah organisasi dalam membangun hubungan
yang baik dengan publik internalnya.
Hubungan Internal menjadi salah satu aspek penting atas proses komunikasi di dalam organisasi.
Hubungan yang harmonis yang tercipta di dalam organisasi menjadi penentu efektivitas dari proses
komunikasi organisasi di dalam organisasi tersebut. Hubungan internal terjadi antara publik yang
menjadi bagian dari organisasi itu sendiri. Publik ini merupakan sumber daya terbesar dari
organisasi, mereka adalah keseluruhan elemen yang berpengaruh secara langsung dalam
keberhasilan perusahaan, seperti karyawan, manajer, supervisor, dewan direksi, para pemegang
saham, dan lainnya.

Oleh karena itu, hubungan atau komunikasi internal ini menjadi sangat penting dalam organisasi
untuk mencapai tujuan organisasi. Komunikasi yang bertujuan untuk meningkatkan kinerja Sumber
Daya Manusia (SDM) dalam organisasi ini terjadi karena terdapat sebuah struktur dalam organisasi,
bisa antara karyawan dengan karyawan, karyawan dengan atasan, dan atasan dengan atasan. Dalam
prakteknya terjadi proses pertukaran informasi di antara para pelakunya. Efektif dan tidaknya tentu
ditentukan dari frekuensi, intensitas hubungan yang dilakukan, termasuk kredibilitas para
pelakunya, sehingga akan selalu ada konflik dan atau hal yang dianggap tidak sesuai dalam sebuah
organisasi.

Ada beberapa katagori publik internal, diantaranya sebagai berikut.

Pertama, Hubungan dengan Karyawan

Salah satu fungsi penting humas ke dalam publik internalnya adalah menciptakan dan mewujudkan
hubungan yang harmonis antara pimpinan organisasi dengan karyawan. Hal ini dilakukan dengan
membina hubungan baik dan berupaya mencegah retaknya hubunga, semua ini dilaksanakan dengan
membangun komunikasi yang baik dan intens. Komunikasi dapat dilakukan oleh humas secara lisan
maupun media yang berlangsung secara timbal balik. Dengan keterampilan berkomunikasi yang
dimiliki humas, humas juga dapat menjadi mediator untuk menyalurkan perasaan para karyawan
kepada pimpinan dan sekaligus sebagai motivator internal untuk membangkitkan daya juang
karyawan untuk berpartisipasi pada kegiatan-kegiatan organisasi.
Kedua, Hubungan dengan Pemegang Saham (Stockholder Relations)

Penting bagi Humas untuk membangun hubungan baik dengan para pemegang saham perusahaan.
Para pemegang saham merupakan faktor penting bagi suatu perusahaan, hal ini tak dapat
dipungkiri, karena banyaknya pemegang saham dan besarnya saham menentukan perkembangan
perusahaan.

Tujuan membangun hubungan dengan pemegang saham adalah untuk membangkitkan perhatian
pemiliki pada perusahaan; menciptakan suatu pengertian yang lebih baik antara perusahaan dan
para pemilik saham denga komunitas finansial; membujuk para pemegang saham untuk memakai
dan menganjurkan pembelian produk perusahaan; mengurangi pergantian para pemegang saham
dan mempromosikan pemilikan saham sebagai suatu investasi jangka panjang; mengurangi kritik
pemegang saham dan oposisi terhadap manajemen; memantapkan pasaran untuk jaminan
perusahaan; meningkatkan prestise atau gengsi sebuah perusahaan di antara para pemilik;
mendapatkan kesetiaan para pemegang saham untuk menjamin pengendalian operasi oleh
manajemen manajemen; memperoleh dukungan para pemegang saham sebagai suatu sumber modal
baru; menciptakan minat para investor baru dan meningkatkan modal tambahan; mendapat
rekomendasi yang baik dengan jaminan perusahaan dari para penasihat investasi dan analis
jaminan; dan mendapat dukungan pemegang saham untuk proyek-proyek PR (Moore, 2004)

Pembinaan merupakan kegitan komunikasi sehari-hari bagi humas dan dalam kaitannya dengan
para pemegang saham, hal-hal yang dapat dilakukan diantaranyaadalah sebagai berikut.

▪ Menyatakan selamat bergabung dan menyaratakan rasa terima kasih pada pemegang saham
baru
▪ Mengirimkan laporan kegiatan perusahaan secara berkala.
▪ Menyampaikan laporan tahunan dalam rapat umum pemegang saham.
2. Hubungan Masyarakat dengan Masyarakat Eksternalnya (Public Extern)

Publik ekstern sebagai sasaran humas tersdiri atas orang-orang atau masyarakat di luar organisasi
atau perusahaan, baik mereka yang ada kaitannya langsung dengan organisasi maupun mereka yang
diharapkan atau diduga ada kaitannya dengan organisasi.

Pertama, Hubungan dengan Pelanggan

Membina hubungan baik dengan pelanggan, dilakukan agar dapat meningkatkan loyalitas dan
kepercayaan pelanggan terhadap produk dan perusahaan itu sendiri. Menurut Seitel (2001:455)
tujuan hubungan konsumen antara lain : 1) Mempertahankan pelanggan lama, 2) Menarik
pelanggan baru, 3) Memasarkan/memperkenalkan produk atau jasa baru, 4) Memudahkan
penanganan keluhan pelanggan, dan 5) Mengurangi biaya.

Kegiatan hubungan publik ini dilakukan dalam rangka mengatur dan memelihara hubungan baik
dengan para pelanggan agar produk yang dibuat dapat diterima dengan baik oleh para pelanggan.
Salah satu kegiatan mengadakan hubungan baik dengan pelanggan yaitu dengan pelayanan melalui
iklan, karena disamping mempromosikan hasil produksi perusahaan yang tentunya memberikan
keuntungan di pihak perusahaan juga ada keuntungannya bagi pihak pelanggan, yakni merupakan
input tentang bagaimana barang tersebut digunakan dan apa keuntungannya jika pelanggan
menggunakan produk barang tersebut.

Selain itu, hubungan dengan pelanggan dapat dilakukan dengan berbagai cara lainnya, semisal plant
tour, film, pameran, publisitas, brosur, dan special events. Sedangkan kegiatan hubungan dengan
pelanggan dapat dilakukan dalam bentuk atau dengan cara, seperti :

▪ Memberikan ucapan selamat hari raya kepada pelanggan.

▪ Memberikan ucapan hari-hari penting kepada pelanggan.

▪ Pemberian kalender
 ▪ Pemberian buku telepon

▪ Melakukan publisitas

▪ Memberikan informasi kegiatan periklanan

▪ Memberikan potongan harga, dan lainnya.

Kedua, Hubungan dengan Komunitas

Wilbur J. (Bill) Peak mengatakan membangun hubungan baik dengan komunitas merupakan fungsi
hubungan masyarakat yang merupakan partisipasi suatu lembaga yang berencana, aktif dan
berkesinambungan dengan dan di dalam suatu komunitas untuk memelihara dan membina
lingkugannya demi keuntungan dua pihak, yaitu organisasi/perusahaan dan komunitas.

Cutlip dan Center dalam bukunya Effective Public Relation mengatakan bahwa dalam rangka
pelaksanaan hubungan dengan komunitas, maka penting diketahui apa yang didambakan komunitas
bagi kesejahteraannya, dan apa yang diharapkan dari organisasi sebagai urunan untuk
kesejahteraannya itu dan bagaimana cara menilai kontribusi tersebut.

Ketiga, Hubungan dengan Pemerintah

1. Menguasai Peraturan Pemerintah

Perpustakaan yang merupakan bagian dari humas suatu organisasi harus dilengkapi dengan buku,
risalah, catatan dan lain-lain yang bersangkutan dengan peraturan pemerintah. Oleh karena itu,
humas perlu menetapkan seorang petugas untuk menangani hal tersebut secara khusus karena data
 seperti itu harus disusun sedemikian rupa sehingga jika pimpinan organisasi
membutuhkannya,dapat dilayani secara cepat dan tepat. Humas harus menguasai peraturan-
peraturan yang dikeluarkan oleh pemerintah dalam rangka mencegah terjadinya kegiatan organisasi
yang bertentangan dengan kebijakan pemerintah dan banyak memberi masukan kepada pimpinan
untuk bahan pembuatan kebijaksanaan dan pengambilan keputusan tanpa perlu diminta.

2. Membina hubungan dengan instansi pemerintah

Maksudnya adalah mengakrabkan diri dengan pimpinan instansi pemerintah setempat,setidak-

tidaknya dengan humas instansi yang bersangkutan. Tujuan pembinaan itu adalah,di satu pihak
untuk melancarkan hubungan kerja jika suatu ketika diperlukan, memudahkan permohonan kalau
suatu waktu diajukan,dan mempermudah pemecahan masalah jika suatu asat terjadi salah
pengertian.

Keempat, Hubungan dengan Media Massa

Penting bagi humas untuk membina hubungan baik dengan orang-orang media massa,seperti
redaktur surat kabar dan majalah, wartawan televisi dan radio atau reporter televisi. Humas perlu
membina hubungan yang akrab dengan media massa agar segala sesuatu yang menyangkut
penyebaran informasi kepada public ekstern berjalan lancar. Dalam rangka pembinaan hubungan
dengan media massa itu, khususnya pembinaan hubungan dengan pers, perlu mendapat perhatian
istimewa karena pers terutama menyiarkan berita sedangkan media elektronik biasanya menyiarkan
hiburan.

Pers khususnya dan media massa umumnya dapat dimanfaatkan oleh humas dengan berbagai cara
antara lain dengan :

· Jumpa pers (Press Conference)

· Wisata pers (Press Tour)
· Siaran pers (Press Release) :
 Siaran pers mencakup publistas yang amat penting dalam kehumasan karena informasi ini
diseberluaskan oleh media massa tanpa membayar sama sekali.

· Periklanan (Advertising) :

Dalam hal ini, Humas perlu membayar jika memasang iklan organisasi/perusahaannya. Penting juga
bagi humas untuk menunjukkan rasa simpati dam empati kepada insan-insan media. Sebab, dengan
menyentuh sisi manusiawi ini, humas dan media akan menjadi akrab yang pada gilirannya akan
menimbulkan keuntungan pada organisasi yang diwakili humas tersebut.

B. Mekanisme Kerja Humas

Dalam konsep humas perlu ditegaskan mekanisme kerja dalam bentuk uraian tugas sehingga yang
lain tidak saling tindih. Penegasan mekanisme kerja tersebut amat penting karena akan jelas yang
harus dikerjakan dan kepada siapa harus dipertanggung jawabkan.

Dalam pelaksanaan mekanisme kerja memerlukan dukungan berbagai factor dan karena humas
merupakan suatu bagian yang khusus dengan fungsi dan tugas yang khusus dalam sebuah
organisasi, maka kegiatannya perlu ditunjang dengan sarana yang memadai.

Sarana dalam bentuk peralatan elektronik meskipun bermacam-macam, dalam organisasi kecil
dapat saja ditangani oleh satu orang. Terkait hal ini, biaya merupakan faktor lain yang merupakan
penunjang mapannya mekanisme kerja humas. Pembiayaan tersebut perlu dituangkan dalam konsep
secara jelas dan realistis, sehingga pihak pimpinan organisasi yang akan menyetujuinya, merasa
percaya akan keefektifan dan efesiensi kerja pelaksanaan konsep tersebut.
C. Sistematika Proses Kerja Humas

Publik interen dan ekstern yang menjadi sasaran humas itu bersifat kompleks dan manejemen suatu
organisasi yang harus didukungnya sangat rumit sehingga untuk menanganinyas secara efektif dan
efisien dan humas harus melakukan kegiatan yang sistematis.

Efektif berarti menimbuilkan hasil yang sesuai dengan harapan, dan efisien mengandung makna
tujuan dicapai secara optimal dengan biaya, waktu, dan personal yang minimal, sedangkan
sistematis berarti penyusunan yang runtuk secara seksama.

Perlunya kegiatan humas dilakukan secara sistematis adalah karena tugas yang harus dijalankan
oleh humas sangat amat banyak, sehingga sering terjadi tumpang tindih

Sistematika kegiatan humas berlangsung menurut tahap2 penelitian, perencanaan, penggiatan, dan
penilaian.

Dalam buku, Onong Efendi yang berjudul Hubungan Masyarakat Suatu Studi Komunikologis,
disebutkan bahwa Praktisi Public Relations memerlukan sebuah proses sistematis yang efektif. Ada
empat tahap proses sistematis, antara lain.

1. Penelitian

Penelitian merupakan tahap pertama dalam sistematika kegiatan humas. Yang dimaksud dengan
penelitian di sini adalah data collecting (pengumpulan data) dan fact finding (pengkajian data).
Selain itu, praktisi public relations perlu mempelajari dan membaca terus pengertian, opini, sikap,
dan prilaku mereka yang berkepentingan yang terpengaruh oleh sikap dan tindakan perusahaan.

2. Perencanaan

Perencanaan sebagai tahap kedua dalam kegiatan humas. Meskipun didukung dengan data faktual
yang lengkap, belum tentukan membuat pelaksanaannya efektif jika tahap ini tidak ditangani dengan
seksama. Pada tahap perenacanaan, praktisi Public Relations perlu terlebih dahulu menginventarisasi
masalah untuk selanjutnya mengkorelasikan aspek yang satu dengan aspek lainnya sehingga dalam
tahap pelaksanaannya kelak, masalah-masalah yang menghambat tujuan dapat diatasi.

Tahap ini memerlukan pemikiran yang matang karena tahap inilah yang menentukan keberhasilan
pada tahap operasionalisasinya. Perencanaan menghendaki penglihatan yang jauh ke muka, ke
dalam, dan ke sekelilingnya. Hal ini diperlukan kerjasama berbagai pihak untuk melaksanakan
strategi yang telah ditentukan sebagai pemecahan masalah.

Pada tahap perencanaan tersebut humas perlu melakukan komunikasi intrapersonal, berdialog
dengan diri sendiri, dengan menanyakan diantaranya hal-hal sebagai berikut.

Ø Apa yang dijadikan tujuan?

Ø Apa tujuan itu menyenangkan?
Ø Apa upaya untuk mencapai tujuan itu dapat dilakukan dengan personel yang ada?
Ø Faktor-faktor apa yang dapat mendukung pencapaian tujuan itu?
Ø Apa tujuan itu mungkin dicapai?
Ø Faktor-faktor apa yang mungkin menghambat perencanaan tujuan tersebut?
Ø Apa sudah diperhitungkan dengan kebijaksanaan humas?
Ø Apa sudah diperhitungkan dengan kebijaksanaan organisasi?
Ø Apa tidak menghambat usaha lainnya?
Ø Dari mana biaya kegiatan diperoleh?
Ø Apa akibatnya bila upaya yang dilakukan gagal?
Ø Kenapa dilakukan sekarang?
Ø Siapa yang harus memberi persetujuan?
Ø Siapa yang harus diberi informasi?
Ø Kapan tujuan itu harus selesai dilaksanakan?

Menyusun rencana harus berpihak pada fakta. Fakta adalah kenyataan, baik berupa hal yang dilihat
sendiri maupun keterangan yang didapat dari sumber lain.

Rencana harus berbagi menjadi program-program dalam rangka memecahkan masalah-masalah

khusus, tetap terpadu dalam rencana yang merupakan program induk.
Program merupakan campuran kebijaksanaan dengan produser. Keijaksanaan sudah digariskan
dalam humas yang merujuk pada peraturan organisasi tempat humas itu dioperasikan. Prosedur
adalah tata cara yang meliputi pilihan tindakan unsur yang ditetapkan.

Rencana dan program yang dituangkan dalam bentuk konsep merupakan tolak ukur kemampuan
seorang koordinator humas, sejauh mana cakrawala pemikirannya, dan sejauh mana kelayakan
rencana kerja tersebut untuk dioperasikan

3. Penggiatan atau Pelaksanaan

Tahap penggiatan adalah pelaksanaan secara aktif rencana yang telah disusun berdasarkan data
factual yang telah dikerjakan pada tahap-tahap sebelumnya. Penggiatan harus dikaitkan dengan goals
dan objective yang spesifik, kemana citra perusahaan akan diarahkan. Jelas bahwa pada tahap
penggiatan atau pelaksanaan ini komunikasi banyak dilakukan.

4. Penilaian

Penilaian merupakan tahap akhir dari proses Public Relations. Penilaian berfungsi mengkaji
pelaksanaan suatu rencana yang terdiri atas program-program yang dalam penyusunannya ditunjang
oleh hasil penelitian yang dilakukan secara seksama. Pada tahap penelitian ini ditelaah, apakah
rencana yang ditunjang oleh hasil penelitian itu dilaksanakan sebagaimana mestinya. Dengan kata
lain, apakah pelaksanaannya telah sesuai dengan rencana.

Pada tahap penelitian dilakukan telaah terhadap faktor-faktor penghambat jika ternyata pelaksaannya
menjumpai kesulitan yang menyebabkan tujuan yang ditetapkan pada perencanaan tidak tercapai.
Tahap ini akan melibatkan pengkuran dari hasil tindakan di masa lalu. Penilaian ini dimaksudkan
agar di kemudian hari, tidak terjadi pengulangan masalah yang sama.

Jika langkah-langkah tersebut dilaksanakan dengan baik maka akan diperoleh hasil yang optimal
karena dimaksudkan untuk dapat melaksanakan komunikasi yang efektif sehingga dapat mencapai
tujuan perusahaan.