TRANSAKSI CASH ON DELIVERY (COD)

Menjelaskan mengenai proses yang dilakukan oleh store untuk menangani permintaan
transaksi cash on delivery dari Customer.
Prosedur ini berlaku di :
1. PT. Ace Hardware Indonesia, Tbk
2. PT. Toys Games Indonesia
3. PT. Office Solutions

A. Persyaratan Transaksi Cash On Delivery (COD):

1. Minimal jumlah belanja untuk transaksi COD adalah Rp. 500.000,-. Apabila total belanja
Customer di bawah Rp.500.000,- maka permintaan Customer untuk melakukan transaksi COD
tidak dapat dipenuhi.
2. Maksimal jumlah belanja untuk transaksi COD dengan uang tunai adalah Rp.5.000.000,-.
3. Apabila lebih dari itu maka harus menggunakan kartu kredit atau debit.
4. Jika total transaksi Customer diatas Rp. 5.000.000,- dan Customer menghendaki transaksi COD
menggunakan uang tunai maka sampaikan bahwa permintaan tidak dapat dipenuhi.
Sarankan kepada Customer untuk memilih jenis transaksi:
 Pembayaran tunai secara langsung di store
 Pembayaran via transfer
Proses follow up untuk kedua jenis transaksi tersebut dapat dilihat di SOP Cash and Carry.
5. Store harus mempertimbangkan beberapa faktor untuk melakukan transaksi COD ini, seperti :
 Biaya yang timbul dari proses transaksi COD
 Faktor keamanan
 Waktu yang dibutuhkan untuk pengiriman barang
 Besarnya transaksi COD
 Banyaknya karyawan yang sedang bertugas

6. Biaya pengiriman akan mengacu pada Kebijakan Biaya Pengiriman Barang Customer.

B. Mekanisme Transaksi Cash On Delivery (COD):

Persiapan sebelum proses pengiriman
1. Customer Service tanyakan jenis pembayaran yang akan dilakukan kepada Customer kemudian
informasikan kepada Chief Cashier.
2. Pastikan Chief Cashier mendapat informasi dari Customer Service mengenai jenis pembayaran
yang dilakukan oleh Customer.
 Apabila Customer akan membayar menggunakan kartu kredit / debit, maka Cashier
siapkan mesin EDC GPRS.
3. Customer Service / Cashier siapkan beberapa dokumen, seperti :
 Form Permintaan Faktur Pajak
 Form permintan transaksi COD (jika Customer mengajukan COD melalui telepon, untuk
dimintakan tanda tangan Customer)
 Surat Tugas
 Memo Pengiriman

59
  DO To Customer
 Invoice
4. Receiving pasang label barang pesanan di barang yang akan dikirim.
5. Security cek kesesuaian antara dokumen dan barang yang akan dikirim ke Customer.

Sebelum Proses Serah Terima Barang

1. Cashier dan Security / PIC Pengirim yang ditunjuk wajib menunjukkan name tag dan surat tugas
kepada Customer.
2. Cashier menyerahkan invoice (lembar 1 dan 2) kepada Customer. Minta Customer untuk melakukan
pembayaran sesuai dengan yang tertera pada invoice.
3. Cashier mengkonfirmasi kepada Customer mengenai jenis pembayaran yang akan dilakukan.
4. Proses pembayaran harus dilakukan dan diselesaikan sebelum serah terima barang di tempat
Customer.
5. Jika pembayaran menggunakan :
 Cash / uang tunai, maka Cashier terima dan hitung uang di depan Customer Serta sebutkan
jumlah uang yang diterima.
 Non cash, maka siapkan mesin EDC GPRS.
6. Jika pembayaran yang diterima telah sesuai dengan invoice maka Cashier minta Customer tanda
tangan di invoice.
7. Cashier tanda tangan di invoice.

Selama Proses Serah Terima Barang

1. Setelah proses pembayaran selesai, Cashier informasikan kepada bagian pengiriman untuk
melakukan serah terima barang ke Customer.
2. Setelah barang diturunkan, minta Customer untuk memeriksa jumlah dan kualitas barang yang
diturunkan, sesuaikan dengan dokumen DO to Customer.
3. Setelah Customer memeriksa semua barang yang dikirimkan dan memastikan bahwa barang sesuai
dengan dokumen maka minta Customer untuk tanda tangan pada DO to Customer pada kolom
Customer.

Setelah Proses Serah Terima Barang

1. Cashier menanyakan kepada Customer apakah membutuhkan Faktur Pajak. Jika iya, maka minta
Customer untuk mengisi Form Permintaan Faktur Pajak yang sudah dibawa sebelumnya. Apabila
Customer baru, minta kepada Customer untuk menyerahkan foto copy NPWP.
2. Cashier meminta Customer untuk mengisi kolom Hasil Kerja dan Komentar (bila ada), dan memberi
persetujuan (tanda tangan, nama jelas dan tanggal) pada Surat Tugas pada kolom Customer
3. Cashier meminta Customer untuk menandatangani Form Permintaan COD (apabila permintaan COD
dilakukan via telepon).
4. Dokumen Pengiriman COD yang diserahkan kepada Customer yaitu :
 Invoice (lembar ke 1)
 DO to Customer (lembar ke 2)
 Surat Tugas (lembar ke 2).
5. Dokumen Pengiriman COD yang dibawa ke store untuk diserahkan oleh Cashier ke PIC terkait :
 Uang atau sales draft

60
  DO to Customer lembar 1
 Surat Tugas lembar 1
 Invoice lembar 2
 Form Permintaan Faktur Pajak yang sudah diisi lengkap (jika ada)
 Form Permintaan COD yang sudah ditandatangani (lembar ke 1 dan 2)
6. Informasikan kepada Customer untuk mengambil Faktur Pajak di store atau di lokasi yang disepakati.
Adapun waktu pengambilan adalah setelah proses pembuatan Faktur Pajak selesai dan PIC yang
bertanggung jawab untuk melakukan follow up adalah Customer Service.
7. Cashier pastikan tidak ada perlengkapan yang tertinggal dan minta persetujuan Customer untuk
meninggalkan tempat
8. Informasikan kepada Customer bahwa proses transaksi cash on delivery sudah selesai dilakukan,
kemudian Cashier lakukan posting penjualan di POS. Langkah yang dilakukan dapat dilihat pada WI
Transaksi Kasir.
9. Dokumen Transaksi COD yang di-Filing ;

Note :
Untuk store yang tidak memiliki Chief Cashier atau Chief Cashier tidak berada ditempat, maka peran
Chief Cashier dilakukan oleh PIC yang ditunjuk yaitu Senior Cashier / Head of Store Operation / Deputy
Head of Store Operation.

61