Proses Administrasi Sarana dan Prasarana

Annisa Fadhila(18029126)
Universitas Negeri Padang
Indonesia
E-mail : annisafadhilaa2000@gmail.com

Abstrak Administrasi sarana dan prasarana

The writing of this article aims to create an
atmosphere conducive to the learning process. The
availability of adequate facilities and infrastructure
of good quality, is needed by every organization
everywhere in carrying out its activities to achieve
the expected goals. Without the facilities and
infrastructure, it is impossible to achieve the
objectives. Likewise, the office, the place for
activities related to administration or administration
that really need office facilities and infrastructure.
So that all activities related to office supplies both
administrative and technical in nature can be carried
out properly and efficiently, the implementation or
management of office facilities and infrastructure
must be carried out properly.
Administration of educational facilities and
infrastructure are all components that directly or
indirectly support the course of the educational
process to achieve the objectives in education itself.
Limited knowledge of school administration
personnel on the administration of educational
facilities and infrastructure, as well as a lack of
interest from them to know and understand them
seriously.
Keywords: Writing, scientific article, ideas
process
Pendahuluan
pendidikan adalah semua komponen yang sacara
langsung maupun tidak langsung menunjang
jalannya proses pendidikan untuk mencapai tujuan
dalam pendidikan itu sendiri.
Terbatasnya pengetahuan dari personal tata
usaha sekolah akan administrasi sarana dan
prasarana pendidikan, serta kurangnya minat dari
mereka untuk mengetahui dan memahaminya
dengan sungguh sungguh
METODE PENELITIAN
Artikel ilmiah seharusnya disusun dengan
metode dan langkah-langkah yang sistematis. Pada
artikel ini, penulis menggunakan metode
mengumpulkan bahan dan materi dari buku, jurnal,
artikel, dan sumber lain yang berkaitan dengan
administrasi peserta didik. Metode literatur yang
berhubungan dengan topik yang diminati dapat
membantu mempermudah dalam merumuskan
masalah penelitian, metode ini disebut juga dengan
metode SLR (Systematic Literature Review).
Setelah bahan kajian dan materi dikumpulkan,
kemudian diteliti. Penulis nantinya menyimpulkan
pengetahuan yang penulis dapatkan dari materi
tersebut. Metode literatur ini bertujuan untuk
membantu menemukan wawasan, kebenaran dan
juga penyelesaian dari masalah yang dihadapi.
Sebagai petunjuk yang terbukti kebenarannya
sebaiknya menggunakan buku-buku dengan tanngal
hak cipta baru. Semakin baru sebuah buku ditulis

1
Judul Artikel, Padang 2020
 maka semakin cocok dengan zaman dari materi
yang akan ditelaah/dipelajari.
KAJIAN TEORI DAN PEMBAHASAN
1. Pengertian administrasi sarana dan prasarana
Menurut kamus besar Bahasa
Indonesia sarana adalah segala sesuatu yang dapat
dipakai sebagai alat dalam mencapai maksud atau
tujuan. Sedangkan prasarana adalah segala sesuatu
yang merupakan penunjang utama terselenggaranya a.       Sarana pendidikan yang bergerak adalah sarana
suatu proses( usaha, pembangunan, proyek).  pendidikan yang bisa digerakkan atau dipindah
Sedangkan secara etimologis (bahasa)
prasarana berarti alat tidak langsung untuk
mencapai tujuan dalam pendidikan. misalnya:
lokasi/tempat, bangunan sekolah,lapangan olahraga,
uang,dsb. Sedangkan sarana berarti alat langsung
untuk mencapai tujuan pendidikan. misalnya; ruang,
buku, perpustakaan, laboratorium dsb.
Menurut rumusan Tim Penyusun Pedoman
Pembakuan Media Pendidikan Departemen
Pendidikan dan Kebudayaan, maka yang dimaksud
dengan: “Sarana pendidikan adalah semua fasilitas
yang diperlukan dalam proses belajar mengajar baik
yang bergerak maupun tidak bergerak agar
pencapaian tujuan pendidikan dapat berjalan dengan
lancar, teratur, efektif dan efisien”.
Dengan demikian dapat di tarik suatu
kesimpulan bahwa Administrasi sarana dan
prasarana pendidikan adalah semua komponen yang
sacara langsung maupun tidak langsung menunjang
jalannya proses pendidikan untuk mencapai tujuan
dalam pendidikan itu sendiri.
Sarana pendidikan diklasifikasikan menjadi
tiga macam, yaitu :
1.      Ditinjau dari habis tidaknya dipakai
Dilihat dari habis tidaknya dipakai, sarana
pendidikan ada dua yaitu: sarana pendidikan yang
habis dipakai dan sarana pendidikan tahan lama.
a.       Sarana pendidikan yang habis dipakai adalah segala
bahan atau alat yang apabila digunakan bisa habis
dalam waktu yang relatif singkat. Seperi : Kapur,
bahan kimia dan sebagainya.
Judul Artikel, Padang 2020
b.      Sarana pendidikan yang tahan lama adalah
keseluruhan bahan atau alat yang dapat digunakan
secara terus menerus dan dalam waktu yang relatif
lama. Seperti : Kursi, meja, papan tulis dan
sebagainya.
2.      Ditinjau dari bergerak tidaknya pada saat
digunakan
Terbagi dua yaitu : sarana pendidikan yang
bergerak dan sarana pendidikan tidak bergerak.
sesuai dengan kebutuhan pemakainya, contohnya:
almari arsip sekolah, bangku sekolah, dsb.
b.      Sarana pendidikan tidak bergerak adalah semua
sarana pendidikan yang tidak bisa atau relatif sangat
sulit untuk dipindahkan, misalnya saluran dari
Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM).
3.      Ditinjau dari hubungannya dengan proses belajar
mengajar
Dapat dibedakan menjadi tiga macam yaitu :
alat pelajaran, alat peraga, dan media pengajaran.
Adapun Prasarana pendidikan di sekolah bisa
diklasifikasikan menjadi dua macam, yaitu:
1)      Prasarana pendidikan yang secara langsung
digunakan untuk proses belajar mengajar, seperti
ruang teori, ruang perpustakaan, ruang praktek
keterampilan, dan ruang laboratorium.
2)      Prasarana sekolah yang keberadaannya tidak
digunakan untuk proses belajar mengajar, tetapi
secara langsung sangat menunjang terjadinya proses
belajar mengajar, misalnya ruang kantor, kantin
sekolah, tanah dan jalan menuju sekolah, kamar
kecil, ruang guru, ruang kepala sekolah, dan tempat
parkir kendaraan.
2.      Proses administrasi sarana dan prasarana
Menurut Sutjipto (1993) aktivitas
administrasi dalam bidang sarana dan prasarana
pendidikan meliputi; perencanaan, pengadaan,
inventarisasi, penyaluran, pemanfaatan dan
pemeliharaan, penghapusan, dan pengawasan sarana
dan prasarana pendidikan. Dapat diuraikan sebagai
berikut:
2
a.       Perencanaan pelaksanaan tugas. Karena fungsi dan kegiatan
Perencanaan sarana dan prasarana setiap organisasi berbeda, maka pengadaan sarana
pendidikan merupakan suatu proses analisis dan dan prasarana kantor juga tidak selalu sama antara
penetapan kebutuhan yang diperlukan dalam proses organisasi yang satu dengan organisasi yang lain.
pembelajaran sehingga muncullah istilah kebutuhan Dalam mengadakan sarana dan prasarana tersebut
yang diperlukan (primer) dan kebutuhan yang harus dilakukan perencanaan terlebih dahulu. Hal-
menunjang. Dalam proses perencanaan ini harus hal yang perlu diperhatikan dalam menyusun
dilakukan dengan cermat dan teliti baik berkaitan perencanaan sarana dan prasarana kantor, antara
dengan karakteristik sarana dan prasarana yang lain :
dibutuhkan, jumlahnya, jenisnya dan kendalanya   Gunakan prosedur pengelolaan sarana dan
(manfaat yang didapatkan), beserta harganya. prasarana.
Berkaitan dengan ini Jones (1969)   Tentukan jenis, kuantitas, dan kualitas sarana dan
menjelaskan bahwa perencanaan pengadaan prasarana yang dibutuhkan.
perlengkapan pendidikan di sekolah harus diawali   Sesuaikan antara kebutuhan sarana dan prasarana
dengan analisis jenis pengalaman pendidikan yang dengan biaya yang tersedia.
diprogaramkan di sekolah. Menurut Sukarna (1987)   Sediakan dan gunakan sarana dan prasarana dalam
adalah sebagai berikut: kegiatan operasional.
a)    Menampung semua usulan pengadaan perlengkapan    Penyimpanan dan pemeliharaan sarana dan
sekolah yang diajukan oleh setiap unit kerja dan prasarana.
mengiventarisasi kekurangan perlengkapan sekolah.   Kumpulkan dan kelola data sarana dan prasarana.
b)    Menyusun rencana kebutuhan perlengkapan sekolah   Penghapusan sarana dan prasarana sesuai dengan
untuk periode tertentu, misalnya untuk satu prosedur yang berlaku.
semester atau satu tahun ajaran. Dalam pengadaan sarana dan prasarana
c)    Memadukan rencana kebutuhan yang telah disusun kantor, maka ada seksi perbekalan yang memiliki
dengan perlengkapan yang tersedia sebelumya. fungsi-fungsi sebagai berikut :
d)    Memadukan rencana kebutuhan dengan dana atau a)      Penelitian kebutuhan perlengkapan kerja, baik
anggaran sekolah yang tersedia. Dalam hal ini, jika mengenai jumlah maupun mutu. Faktor-faktor yang
dana yang tersedia tidak mencukupi untuk perlu diperhatikan dalam penelitian dan penentuan
pengadaan semua kebutuhan yang diperlukan, maka kebutuhan perlengkapan kerja adalah faktor
perlu diadakan seleksi terhadap semua kebutuhan fungsional, faktor ongkos, faktor prestise, faktor
perlengkapan yang telah direncanakan dengan standarisasi dan normalisasi.
melihat urgensi setiap perlengkapan yang b)      Standarisasi dan perincian benda. Langkah-langkah
diperlukan. Semua perlengkapan yang urgen yang perlu ditempuh untuk mengusahakan
didaftar dan didahulukan pengadaannya. standarisasi ialah :
e)    Memadukan rencana (daftar) kebutuhan   Klasifikasi alat-alat, menggolong-golongkan alat-
perlengkapan yang urgen dengan dana atau alat yang berfungsi sejenis atau menghasilkan
anggaran yang tersedia, maka perlu diadakan barang-barang tertentu yang sama.
seleksi lagi dengan melihat skala prioritas.   Spesifikasi dan perincian alat-alat dengan
f)     Penetapan rencana pengadaan akhir. menggunakan kemampuannya.
b.      Pengadaan   Standarisasi alat-alat dengan pertimbangan untuk
Pengadaan adalah semua kegiatan penggunaan dalam jangka waktu lama dan
penyediaan sarana dan prasarana untuk menunjang pertimbangan efisiensi kerja.

3
Judul Artikel, Padang 2020
c)      Pembelian benda perbekalan. Beberapa
pertimbangan pokok dalam pembelian alat-alat atau e.       Memudahkan ketika mengadakan kegiatan mutasi/
barang-barang ialah:
  Sedapat mungkin mengurangi pembiayaan baru
dengan mencari benda-benda yang dibutuhkan dari d.      Penyaluran
benda-benda yang merupakan kelebihan.
  Menimbulkan kompetensi diantara produsen dengan
membuat spesifikasi atas benda-benda yang akan
dibeli , dan mengadakan penelitian yang seksama
diantara produsen dengan baik.
  Mendapatkan keterangan-keterangan terbaru atas
benda-benda, keadaan pasar dan harga.
  Mendapatkan keterangan-keterangan mengenai
perkembangan baru atas barang-barang, dan cara
yang telah disempurnakan mengenai cara
pengepakan.
  Mempertimbangkan semua biaya bagi barang-
barang perbekalan tersebut sampai siap digunakan.
d)     Pengiriman barang. Dalam pengadaan barang
perbekalan dibutuhkan aktivitas pengiriman yang
dapat dilakukan melalui jalan darat, laut maupun
udara.
c.       Inventaris
Pengadaan semua sarana dan prasarana
kantor memerlukan biaya tinggi, termasuk semua
kegiatan yang berkaitan dengan pengelolaannya.
Untuk itu diperlukan kegiatan inventarisasi.
Inventarisasi sarana dan prasarana kantor adalah
semua kegiatan dan usaha untuk memperoleh data
yang diperlukan mengenai sarana dan prasarana
yang dimiliki. Secara singkat inventarisasi dapat
diartikan sebagai pencatatan terhadap sarana dan
prasarana. Inventarisasi yang dilakukan di setiap e.       Pemanfaatan dan pemeliharaan
organisasi bisa saja berbeda, namun pada dasarnya
semua dilakukan dengan tujuan yang sama. Tujuan
inventarisasi sarana dan prasarana antara lain :
a.       Agar peralatan tidak mudah hilang.
b.       Adanya bukti secara tertulis terhadap kegiatan
pengelolaan barang sehingga dapat
dipertanggungjawabkan.
c.       Memudahkan dalam pengecekan barang.
Judul Artikel, Padang 2020
d.      Memudahkan dalam pengawasan.
penghapusan barang.
Penyaluran merupakan kegiatan yang
menyangkut pemindahan barang dan tanggung
jawab dari instansi / pemegang yang satu kepada
instansi / pemegang yang lain. Kegiatan penyaluran
barang meliputi tiga bagian yaitu :
1.      Penyusunan Alokasi
            Untuk menghindari pemborosan dalam
pembagian / pendistribusian barang sehingga
merata dan seimbang dengan kebutuhan
pemakainya masing-masing, maka perlu disusun
alokasi kuantitas dan frekuensi pendistribusiannya,
sehingga sungguh-sungguh dapat menunjang
kegiatan instruksional
2.      Pengiriman Barang
            Pengiriman barang dari pusat-pusat penyalur
barang perlu memperhatikan beberapa hal sebagai
berikut : cara pengiriman, pengemasan, pemuatan,
pengangkutan dan pembongkarang.
3.      Penyerahan Barang
            Dalam penyerahan barang hendaklah tidak
dilupakan untuk mengisi daftar penyerahan barang,
surat pengantar, faktur, tanda terima peyerahan
barang, biaya pengiriman dan sebagainya.
Pemeliharaan adalah kegiatan terus-menerus
untuk mengusahakan agar barang/bahan kantor
tetap dalam keadaan baik atau siap untuk dipakai.
Tujuan pemeliharaan sarana dan prasarana
kantor, antara lain :
  Agar barang tidak mudah rusak karena hama atau
suhu/cuaca.
  Agar barang tidak mudah hilang.
4
  Agar barang tidak kadaluarsa.
  Agar barang tidak mudah susut.
  Agar sarana dan prasarana selalu dalam keadaan
bersih.
Pemeliharaan sarana dan prasarana kantor
dapat dilakukan dengan berbagai cara, antara lain:
1.      Pemeliharaan berdasarkan waktu
  Pemeliharaan sehari-hari
Pemeliharaan sarana dan prasarana yang
dilakukan setiap hari, biasanya dilakukan oleh
petugas atau karyawan yang menggunakan barang
dan bertanggung jawab atas barang tersebut,
misalnya pemeliharaan ruang kerja, mesin tik,
komputer, dan mobil. Pemeliharaan barang-barang
tersebut harus dilakukan setiap hari agar
kebersihannya tetap terjaga dan menghindari
kerusakan yang lebih besar.
  Pemeliharaan berkala
Pemeliharaan berkala dilakukan menurut jangka b)      Pemborosan biaya untuk pengamanan barang-
waktu tertentu, misalnya seminggu sekali, dua
minggu sekali, sebulan sekali atau dua bulan sekali.
Pemeliharaan berkala dapat dilakukan untuk
berbagai jenis sarana dan prasarana dan biasanya
dilakukan oleh petugas yang khusus menangani
pemeliharaan barang.
2.      Pemeliharaan berdasarkan jenis barang
  Pemeliharaan barang bergerak
Pemeliharaan barang bergerak dapat dilakukan
setiap hari maupun secara berkala. Contoh:
kendaraan bermotor, mesin kantor, dan alat
elektronik.
  Pemeliharaan barang tidak bergerak
Pemeliharaan barang tidak bergerak juga dapat
dilakukan setiap hari atau secara berkala untuk
mengetahui sampai sejauh mana kualitas barang
tersebut masih dapat digunakan. Contoh:
membersihkan debu-debu yang menempel pada
alat,sebaiknya dilakukan setiap hari agar alat dapat
selalu terjaga kebersihannya, juga untuk mencegah
kerusakan. Instalasi listrik dan air dapat dilakukan 3.      Peran guru dalam administrasi sarana dan prasarana
secara berkala.
Judul Artikel, Padang 2020
f.       Penghapusan
Penghapusan merupakan suatu proses kegiatan
yang bertujuan untuk mengeluarkan/
menghilangkan barang-barang milik Negara dari
daftar inventaris negara berdasarkan
peraturan perundang-undangan yang berlaku.
Apabila biaya rehabilitasi barang terlalu besar se
dangkandaya pakainya terlalu singkat maka barang
tersebut lebih baik tidak dipakai lagi dan
dikeluarkandari daftar inventaris.Sebagai salah satu
fungsi dari pengelolaan perlengkapan, penghapusan
mempunyai arti:
  Mencegah atau sekurang-kurangnya
membatasi kerugian yang jauh lebih besar yang
disebabkan oleh:
a)      Pengeluaran yang semakin besar untuk biaya
perawatan dan perbaikan / pemeliharaan terhadap
barang yang semakin buruk kondisinya.
barang kelebihan atau barang lain yang karena
beberapa sebab, tidak dapat dipergunakan lagi.
  Meringankan beban kerja inventarisasi karena
banyaknya barang-barang yang tinggal menyusut.
g.      Pengawasan
      Seluruh kegiatan Administrasi Sarana dan
Prasarana Pendidikan tidak bisa berjalan sendiri
tanpa dikendalikan dan diawasi, artinya setiap
kegitan masing-masing akan dimonitoring setiap
saat oleh pimpinan organisasi serta diperhatikan
kerja samanya satu sama lain.
      Pengawasan bukan merupakan suau pengaturan
yang kaku dan akan membatasi ruang gerak
masing-masing fungsi pengelolaan, tetapi
merupakan koordinasi serta akselerasi bagi seluruh
fungsi pengelolaan administrasi, sehingga
pemborosan waktu, tenaga dan biaya dapat
dihindarkan.
            Kebijakan pemerintah tentang pengelolaan
sarana dan prasarana sekolah tertuang di dalam UU
5
 No. 20 tahun 2003 tentang Sisdiknas pasal 45 ayat DAFTAR PUSTAKA
(1) yaitu ”setiap satuan pendidikan formal dan
nonformal menyediakan sarana dan prasarana yang
memenuhi keperluan pendidikan sesuai dengan Afriansyah, H. 2019. Pengertian dan Proses
pertumbuhan dan perkembangan potensi fisik, Administrasi Peserta Didik. (Padang). retrieved
kecerdasan intelektual, sosial, emosional dan from http://elearning.unp.ac.id/mod/book/view.php?
kejiwaan peserta didik.” (Mohammad Syaifuddin, Id=80288&chapterid=1039
2007 : 2.36).
                        Adapun peran guru dalam Anwasir.2005. Administrasi Pendidikan. Padang:
administrasi sarana prasarana sekolah: IAIN Press.
1.      Terlibat dalam perencanan pengadaan alat bantu
pengajaran Nurhasanah. 2007. Kamus Besar Bahasa Indonesia.
2.      Terlibat dalam pemanfaatan dan pemeliharaan alat Jakarta: Balai Pustaka.
bantu pengajaran yang digunakan guru.
3.      Pengawasan dalam penggunaan alat praktek oleh Suharsinmi, Arikanto, dkk. 2008. Manajemen
siswa Pendidikan. Yogyakarta: Aditya Media.
C. Kesimpulan
Sarana adalah segala sesuatu yang dapat Sutisna. 1991. Administrasi Pendidikan, Dasar,
dipakai sebagai alat dalam mencapai maksud atau Teori, dan Praktek
tujuan. Sedangkan prasarana adalah segala sesuatu Profesional. Bandung: Andi Offset
yang merupakan penunjang utama terselenggaranya
suatu proses( usaha, pembangunan, proyek).  Sutjipto, dkk. 1991/1992. Administrasi Pendidikan.
Dengan demikian dapat di tarik suatu Jakarta : Depdikbud
kesimpulan bahwa Administrasi sarana dan
prasarana pendidikan adalah semua komponen yang
sacara langsung maupun tidak langsung menunjang
jalannya proses pendidikan untuk mencapai tujuan
dalam pendidikan itu sendiri.
Aktivitas administrasi dalam bidang
sarana dan prasarana pendidikan meliputi;
perencanaan, pengadaan, inventarisasi, penyaluran,
pemanfaatan dan pemeliharaan, penghapusan, dan
pengawasan sarana dan prasarana pendidikan.
            Adapun peran guru dalam administrasi
sarana prasarana sekolah:terlibat dalam perencanan
pengadaan alat bantu pengajaran, terlibat dalam
pemanfaatan dan pemeliharaan alat bantu
pengajaran yang digunakan guru., pengawasan
dalam penggunaan alat praktek oleh siswa

6
Judul Artikel, Padang 2020
 7
Judul Artikel, Padang 2020