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Manual de Organización y Funciones para EMPRESA

1. ASPECTOS GENERALES DE TRABAJO A REALIZAR EN EL CURSO

1.1 OBJETIVOS

Una de las principales dificultades para el fortalecimiento institucional de la Empresa es la


falta de una adecuada organización. En la mayoría de empresas su organización, no permite
realizar una eficiente gestión empresarial, lo que propicia incumplimiento de sus objetivos.

Dentro del marco de apoyo a las empresas con las técnicas de Ingeniería Industrial, uno de los
objetivos específicos es mejorar y fortalecer la organización de las empresas, para lo cual los
alumnos del curso de Desarrollo Organizacional realizaran Manuales Organizacionales para
empresas.

Con la finalidad de contribuir al logro de realizar un buen trabajo en la empresa elegida,


se ha elaborado el presente Manual de Organización y Funciones para EMPRESA tipo que
es factible, de ser aplicado en la EMPRESA independientemente de su grado de desarrollo
organizacional.

1.2 AMBITO DE ACCION

El modelo de Manual describe las principales funciones de la empresa. En la medida en


que éstas son convergentes, se agrupan en órganos a los cuales se les da una denominación
apropiada. Los órganos propuestos y la denominación de los mismos son tentativos; debido a
que es preciso adecuarlas a las condiciones típicas de cada empresa, dependiendo del grado de
desarrollo de las mismas.

El alcance del manual es a todos los niveles de la empresa.

1.3 UTILIZACION Y ACTUALIZACION DEL MANUAL

1.3.1 Utilización del Manual

Siendo el objetivo de este manual mejorar la organización de la empresa; su grado de


aplicación dependerá del grado de desarrollo organizacional de éstas.

Para los casos extremos puede haber empresas que no requieran ninguna modificación en su
organización; como aquellas en las cuales habrá que aplicarlo en su integridad, del diagnostico
a realizar se sabrá los manuales organizacionales a desarrollar.

1.3.1.1 Órgano Responsable de la Aplicación

La Gerencia de la EMPRESA designará al responsable de las coordinaciones para desarrollar


los manuales organizacionales al requerimiento de la empresa, a ser desarrollado por el equipo
(alumnos y profesor) del curso de Desarrollo Organizacional, quien debe tener a su cargo la
coordinación y control del desarrollo de los manuales organizacionales, previa diagnostico y
requerimientos en la EMPRESA. La Consultoría del profesor especialista del curso asistirá al
equipo durante el proceso de desarrollo de los manuales.

1.3.2 Actualización del Manual

La actualización del manual estará a cargo de alumnos del curso de Desarrollo Organizacional
de la Universidad, con la accesoria del profesor especialista.

En primera instancia se deberá adecuar el Manual de Organización y Funciones de la empresa


a las modificaciones efectuadas, incorporando las nuevas funciones y las modificaciones a la
estructura orgánica.

En lo sucesivo se implantará los métodos establecidos para el análisis organizacional,


actualizando el manual de organización y funciones al grado de desarrollo organizacional de
la empresa, para lo cual se cuenta con información que permitirá alcanzar buenos resultados.

1.3.2.1 Procedimiento de Aprobación, Edición y Difusión de las modificaciones


efectuadas

1. El equipo del curso de Desarrollo Organizacional, analiza los problemas y propone


soluciones con la realización de manuales organizacionales.

2. La propuesta debe tener el visto bueno del Profesor del curso, en cuyo ámbito se
analizó la propuesta a desarrollar.

3. Previo visto bueno del representante designado por la empresa, se presentara la


propuesta a desarrollar por el equipo de trabajo.

2. PLAN DE IMPLANTACION

2.1 ORGANIZACION

• Para establecer las estrategias, políticas, disponibilidad de recursos, aprobar,


supervisar, evaluar y controlar el plan de implantación, se deberá constituir un
Equipo (profesor y alumnos) que será asesor del representante designado por la
Gerencia en la empresa para fines de desarrollar los manuales organizacionales
solicitados al equipo designado por el profesor del curso de Desarrollo
Organizacional.

• El objetivo del equipo es desarrollar los manuales organizacionales solicitados por la


empresa, no estando obligados a la implantación de las modificaciones a la estructura
orgánica propuesta, el alcance llega a la elaboración de los manuales organizacionales
solicitados.
2.2 ADECUACION DEL MANUAL A LAS CONDICIONES DE LA EMPRESA

2.2.1 Lineamientos Generales

• El modelo del Manual de Organización y Funciones que se presenta se adecua a una


empresa de tipo mediana.

• En el se indican las principales funciones que deben ser cumplidas por una
EMPRESA.

• Dependiendo del grado de desarrollo de la empresa, para dar cumplimiento a estas


funciones se deberán ejecutar actividades de mayor o menor grado de complejidad e
intensidad.

• Cuando las actividades tengan mayor grado de complejidad e intensidad; el número


de órganos en cada Nivel Organizativo puede incrementarse. El Sistema
Administrativo podría desdoblarse en el Sistema de Recursos Humanos y Sistema
de Suministro y Servicios Generales, o el Sistema de Contabilidad y Finanzas en el
Sistema de Finanzas y en el Sistema de Contabilidad.

• Cuando las actividades tengan menor grado de complejidad e intensidad; su estructura


orgánica debe simplificarse hasta el nivel mínimo racional que le permite un
desempeño eficiente. El mínimo número de Sistemas sería : Sistema Operativo,
Sistema Comercial y Sistema de Apoyo Administrativo. (El Sistema de Apoyo
Administrativo podría integrar a los Sistemas de Planeamiento; Contabilidad y
Finanzas; y Administrativo).

2.2.2 Estructura Orgánica

Para establecer la estructura que permita una adecuada operación o funcionamiento de la


organización empresarial de las EMPRESA deberá tener en consideración los siguientes
lineamientos generales:

• La empresa se considera como un todo denominándose MACRO SISTEMA

• El nivel BASICO funcional son las TAREAS

• Al nivel inmediato superior a las tareas se le denominará ACTIVIDAD. Cada


actividad estará conformada por un conjunto de tareas convergentes.

• El nivel inmediato superior a las actividades se denominará PROCESO, el cual estará


conformado por un conjunto de actividades convergentes
• Al nivel inmediato superior a los procesos le denominaremos SUBSISTEMA, el cual
estará conformado por un conjunto de procesos convergentes

• Al nivel inmediato superior a los Subsistemas le denominaremos SISTEMA, el cual


estará conformado por un conjunto de Subsistemas convergentes.

• Los niveles organizativos funcionales serán :

• 1er. Nivel : Sistemas


• 2do. Nivel : Subsistemas
• 3er. Nivel : Procesos
• 4to. Nivel : Actividades
• Nivel Básico : Tareas

• Los niveles jerárquicos propuestos son los siguientes :

• Jefatura de Sistemas
• Jefatura de Subsistemas
• Jefatura de Equipos

• La Jefatura de Equipos es responsable de uno o varios procesos.

• Cada equipo estará conformado por diversos trabajadores, cada uno de ellos con un
puesto determinado, responsables de la ejecución de las actividades o tareas que se le
asigne.

2.2.3 Niveles de Descentralización

La organización está diseñada para operar en tres niveles de descentralización.

• Nivel Local
• Nivel Zonal
• Nivel Central

Nivel Local
Es el nivel operativo y de servicio base de la empresa.

Nivel Zonal
Es un nivel organizativo superior al Nivel Local. Se justifica su constitución cuando la
empresa atienda a más de una localidad y que por el grado de complejidad de operaciones,
distancias geográficas, disponibilidad de recursos y sistemas de comunicación; sea viable
económicamente.

En la medida que la Gerencia General o el órgano que ésta delegue, no tenga la capacidad
operativa para coordinar con las localidades y/o Zonales : se constituirá el órgano de
Coordinación de Localidades o Coordinación de Zonales a nivel de Sede Central.

Nivel Central
Es el nivel de normatividad, dirección, planeamiento, programación y control de las
actividades generales de la empresa.

La implantación de los tres niveles de descentralización estará en base al grado de desarrollo


de la empresa.

Empresa Pequeña con (1) Localidad

En una empresa pequeña que atienda sólo a una Localidad, no habrá niveles descentralizados;
las actividades normativas y operativas estarán integradas en la Sede Central.

Empresa Pequeña con Varias Localidades

En una empresa pequeña que atienda varias localidades menores fuera del ámbito geográfico
de la Sede Central, no se justificaría una organización a nivel zonal, la Sede Central le
daría directamente el apoyo requerido a las localidades. Si la intensidad del manejo de las
localidades es alta, podría justificarse la constitución de un Coordinador de Localidades a nivel
de Sede Central.

Empresa Mediana

Para las actividades operativas en la localidad de la Sede Central no se justifica una


organización Zonal y Local; la misma organización de la Sede Central se encargará de las
actividades operativas.

De existir localidades fuera del ámbito geográfico, si estas fueran en número reducido y
de poco movimiento, no se justificaría una organización Zonal, las localidades podrían ser
dirigidas por un Coordinador a nivel de Sede Central.

Empresa Mediana con Varias Localidades

En el caso de existir varias localidades se pueden organizar a través de Zonales. La


constitución de un Coordinador de Zonales a nivel de Sede Central se justificaría en los casos
que existan más de (2) dos Zonales y sea viable económicamente.

Empresas Grandes

Las empresas grandes tendrán claramente definidos sus tres niveles de descentralización.

Se pueden constituir Zonales en la misma ciudad en la cual está localizada la Sede Central
como en otros ámbitos geográficos. Siempre que su constitución tenga viabilidad económica.

El Coordinador de Zonales en la Sede Central, se justificaría en la medida que existan más de


(2) dos Zonales y que la complejidad de actividades de coordinación así lo requiera.
2.2.4 Plan de Adecuación de Estructura Orgánica

2.2.4.1 Estrategia

Conseguir el apoyo de los trabajadores que conforman los diferentes niveles jerárquicos
mediante exposiciones empezando por el primer nivel, en las cuales se explique en forma
transparente las actividades a realizar.

2.2.4.2 Objetivos y Metas

Objetivos

• Facilitar el desarrollo de una gestión eficiente.

• Viabilizar la obtención de una apropiada calidad del servicio y la proyección de una


imagen positiva.

• Operar con racionales costos y gastos administrativos.

• Optimizar el cumplimiento de dispositivos legales y normas reguladoras del Sector.

Metas

• Cumplir con los objetivos establecidos en un plazo menor a 5 semanas

2.2.4.3 Actividades Propuestas

• Analizar las fortalezas y debilidades de la actual organización de la empresa, en


función al modelo aprobado para su implantación.

• Fortalecer las debilidades encontradas mediante las siguientes actividades :

• Adecuar la organización actual a la nueva estructura del Manual de Organización


y Funciones. Los cambios necesarios a la Estructura Organizacional de la Empresa,
a nivel central, zonal y local, evaluando los recursos disponibles: capacidad del
personal, posibilidad de contratar servicios de terceros para ejecutar estudios y/o
servicios, suministro de materiales, capacidad de fiscalización de obras;
disponibilidad del personal técnico calificado; a fin de favorecer el mejoramiento de
su funcionamiento administrativo.

• Actualizar el Manual de Organización y Funciones, aplicando la normatividad.

• Formular las normas, procedimientos, códigos y formularios requeridos en la nueva


estructura.
3. MODELO DE MANUAL DE ORGANIZACION Y FUNCIONES

PRINCIPIOS ORGANIZACIONALES

Subordinación e Interrelacionamiento entre Órganos

La subordinación jerárquica esta definida por la ubicación de cada órgano en la estructura


orgánica.

Se mantiene el principio de unidad de mando, sin perjuicio de las relaciones funcionales entre
los sistemas de la Empresa.

Todos los órganos de la empresa deberán mantener una estricta y permanente colaboración
entre sí, facilitando y tramitando los documentos y emitiendo todas las informaciones
necesarias sobre sus actividades con la finalidad de establecer un apropiado
interrelacionamiento para el cumplimiento de los objetivos de la empresa.

Delegación y Ejercicio de Autoridad

1. El Gerente General y los Jefes de Sistemas deberán, tanto como sea posible, estar
libres de actividades meramente operativas, tales como acciones relativas a mecánicas
administrativas o que se refieran a simples aplicaciones de normas ya establecidas.

2. El envío de documentos y otros expedientes al Gerente General y a los Jefes de


Sistemas, es conveniente que sea :

• Cuando la toma de decisiones sea de su exclusiva competencia.

• Cuando se trate de relaciones de la empresa con entidades externas, excluidos los


asuntos rutinarios de cuya decisión son responsables otros órganos de la empresa.

Ello permitirá que a este nivel se disponga de mayor tiempo para elevar la calidad de
las decisiones de su competencia como consecuencia del mejor manejo de información
relevante.

Para viabilizar ello es necesario que:

• Las jefaturas situadas en la base de la organización asuman su responsabilidad de toma


de decisiones, en los asuntos de su competencia, respetando las normas y políticas
que regulan su accionar.

• La Autoridad competente para tomar una decisión y ordenar una determinada acción
es aquella Jefatura responsable del proceso o actividad correspondiente.
• La Autoridad competente para tomar una decisión no podrá inhibirse de hacerlo, sólo
podrá solicitar asesoría o elevarlo a consulta cuando el tema por su especialidad o
complejidad amerite la obtención de opiniones calificadas.

Enfoque Sistémico

El enfoque sistémico es una cultura de administración moderna que propicia el cambio de


esquemas establecidos por las escuelas científica, humanística, burocrática y otras.

Su principal característica es el de conceptualizar la empresa como un conjunto de órganos


completamente integrados e interrelacionados. El éxito o fracaso de una empresa está en
función a una adecuada interacción que efectúe con los medios externos a su frontera; así
como, con los órganos, con los que necesariamente interactúa.

El enfoque sistémico se rige por el pensamiento Holístico (para obtener conocimiento sobre
un determinado asunto, analiza el TODO en primera instancia), y está en contraposición al
pensamiento Atomicista (analizar primero las partes componentes), que es característico de la
escuela científica.

“El éxito de una parte no significa el éxito de la empresa, debido a correlación ínter sistémica
con los resultados de sus otras partes y por ende con la empresa en su conjunto. No existe
órganos prioritarios; las actividades pueden iniciarse en un órgano, continuar en otro y
terminar en un tercero”.

Dentro del enfoque sistémico el ciclo de transformación está de acuerdo al siguiente gráfico :

Toda TRANSFORMACION sea esta netamente material, exclusivamente intelectual o una


diversidad de mezclas de ambas; se ejecutará realizando una serie de ACTIVIDADES. Al
conjunto de ACTIVIDADES orientadas a un mismo fin se le denomina PROCESO y lo
obtenido luego del PROCESO se le conoce como PRODUCTO. Las informaciones que
sirven para mejorar el proceso y perfeccionar el producto se le denomina
RETROALIMENTACION. Todo proceso está influenciado por el medio AMBIENTE
externo.

Todo PROCESO necesita de ENTRADAS. Estas entradas pueden ser materiales (material
prima o insumos para un proceso productivo industrial); o datos e informaciones (para un
proceso netamente intelectual. Ahora bien la información puede calificarse como la materia
prima del proceso de toma de decisiones).

Dentro de esta escuela administrativa los procesos de información entre lo órganos son de vital
importancia y depende de su calidad y oportunidad para incrementar la posibilidad de el éxito
o fracaso de la empresa. Así mismo, el recorrido de la información para la toma de decisiones
(comunicaciones) debe ser el más corto posible, debiendo la empresa tener el menor número
de niveles jerárquicos; no más de tres niveles sería recomendable.

Utilizando la terminología de la Teoría General de Sistema para fines de organización,


a la empresa la podemos considerar como MACROSISTEMA; al primer nivel jerárquico
de las actividades empresariales se le podrá denominar SISTEMAS; al segundo nivel
SUBSISTEMAS y al tercer nivel EQUIPOS.

El empleo de la terminología de la Teoría General de Sistemas (sistemas, subsistemas,


procesos, actividades, productos, retroalimentación, fronteras, datos de entrada, datos de
salidas, equipos y otros), no garantiza que se esté implantando el “enfoque sistémico” en la
administración de la empresa.

Es más, el enfoque sistémico no se implanta, se adopta como filosofía en la administración de


empresas. Constituye una forma de gestión empresarial.

Para que el enfoque sistémico se aplique en su integridad, es necesario que las empresas
participantes, empezando por el primer nivel jerárquico, adecuen su actitud conductual a las
características requeridas por esta escuela, siendo las más importantes:

• Dominio Personal: el trabajador debe dar el máximo esfuerzo en el desempeño de sus


funciones.

• Visión Compartida: conocimiento pleno de los objetivos empresariales para orientar


todos los esfuerzos en una misma dirección.

• Modelo Mental: el modelo mental debe ser participacionista, aprendiendo a escuchar,


compartiendo conocimientos, desechando el egoísmo y el individualismo.

• Trabajo en Equipo: el trabajo en equipo es la fuente de aprendizaje del trabajador y


de la empresa. El gran volumen de informaciones y la complejidad del conocimiento
hace cada vez más necesario el trabajo en equipos multifuncionales y
multidisciplinarios para el análisis de la problemática empresarial y para la posterior
toma de decisiones. El trabajo en equipo requiere de ciertas cualidades tales como que
el líder sepa dirigir reuniones: evitar las discusiones, propiciar el diálogo, no salirse
del tema, evitar intervenciones prolongadas, llegar a conclusiones y otras.
El enfoque sistémico ha sido exitoso en muchas empresas, pero requiere un esfuerzo de
continuidad y tiempo de maduración, el cual en empresas muy conflictivas podría tomar
cinco o más años para lograr un funcionamiento empresarial que posibilite el logro de los
objetivos de su aplicación.

Líneas de Comunicación

Las comunicaciones entre los sistemas (intersistémicas), así como, las que se realizan entre los
órganos (subsistemas, equipos) que componen un Sistema (comunicaciones intrasistémicas);
deben ser permanentemente analizadas por el órgano de Organización y Métodos (o su similar)
buscando optimizar las mismas.

El tipo de información, el flujo (sea manual o automatizado), la frecuencia de la información,


los formularios a utilizar y las informaciones que deben recibir y entregar cada órgano de la
empresa son las principales variables que deben ser evaluadas y analizadas.

El establecimiento de un sistema de información empresarial tecnológicamente actualizado es


un paso fundamental para el desarrollo de la empresa ya que permite que los diferentes órganos
de la misma accedan a informaciones necesarias para una toma de decisión rápida, con el
sustento requerido.

Dentro del enfoque sistémico las comunicaciones en la empresa adquieren un papel


preponderante dentro de la organización.

Los criterios tradicionales de comunicación en flujos verticales y horizontales estáticos dejan


de tener vigencia; dando paso a una comunicación abierta y dinámica en todos los sentidos, en
la medida que se necesite para el permanente y continúo desarrollo de la empresa.

Líneas de Coordinación

El constante desarrollo tecnológico de las comunicaciones y de la automatización de datos;


así como, la intercomunicación a nivel internacional de las principales fuentes de información
requiere un análisis multidisciplinario para la toma de decisiones.

En la actualidad un directivo e incluso un ejecutivo de alto nivel, con el máximo grado de


especialización, no consigue analizar adecuadamente la cantidad de información que recibe,
debiendo por lo tanto formar equipos multifuncionales y multidisciplinarios para un adecuado
análisis y una óptima toma de decisiones.

Por otro lado el analizar las informaciones en equipo es la mejor manera de capacitar a
sus integrantes en las diferentes funciones y disciplinas que se practican en la empresa y se
convierte en herramienta principal para transmitir los objetivos y los lineamientos de políticas
a todos los miembros de la empresa.
En la medida que todos los trabajadores orienten su labor hacia objetivos comunes, se
comporten en base a las políticas establecidas y analicen permanentemente los cotidianos
problemas de la actividad que realicen manejando oportunamente información relevante;
podrán tomar las mejores decisiones y se podrá asegurar un desarrollo permanente y sostenido
de la empresa.

Para las coordinaciones intersistémicas se propone los siguientes Comités de Coordinación,


bajo la dirección del Gerente General:

• Comité de Planeamiento Estratégico


• Comité de Evaluación de Gestión Empresarial
• Comité de Evaluación de Calidad

Para las coordinaciones intrasistémicas se propone la conformación de comités especializados


para el análisis de los principales procesos que se realicen en cada uno de los sistemas
componentes de la empresa.

Estos comités serán dirigidos por la Jefatura del Sistema al cual pertenecen.

Propuesta de Comités a Implantar:


Sistema Operacional
• Comité de Planeamiento Operacional
• Comité de Ingeniería
• Comité de Control de Calidad
• Comité de Mantenimiento

Sistema Comercial
• Comité de Planeamiento Comercial
• Comité de Reclamos
• Comité de Promoción de Ventas
• Comité de Facturación y Cobranza

Sistema Administrativo
• Comité de Adjudicación
• Comité de Flota de Vehículos
• Comité de Trámite Documentario
• Comité de Seguridad
• Comité de Asistencia Social
• Comité de Capacitación

Sistema de Contabilidad y Finanzas


• Comité de Contabilidad de Costos
• Comité de Finanzas

FUNCIONES COMUNES

Funciones Comunes a los Jefes de Sistemas

1. Elaborar el rol de vacaciones del personal que integra su sistema.

2. Autorizar las horas extras.


3. Solicitar a Recursos Humanos el control de asistencia de su personal.

Funciones Comunes a las Demás Jefaturas

1. Supervisar y coordinar los trabajos a su cargo.

2. Distribuir tareas a su personal, evaluando el avance de los trabajos.

3. Presentar, con la debida anticipación a su superior inmediato el programa anual de


actividades.

4. Proponer a su superior inmediato modificaciones de normas, políticas y


procedimientos de las actividades que ejecuta.

5. Iniciar trámites administrativos diversos.

6. Mantener la disciplina del personal y hacer cumplir el horario de trabajo.

7. Valorar los méritos y aplicar sanciones disciplinarias a su personal.

8. Sugerir modificaciones en el cuadro de asignación del personal bajo su cargo.

9. Solicitar material necesario para el funcionamiento de sus órganos subordinados.

10. Preparar periódicamente informes, a su superior inmediato, sobre las actividades que
realiza.

11. Ejercer otras actividades previstas en las normas, procedimientos e instrucciones de


servicio.

Funciones Comunes a los Trabajadores

1. Cumplir con las prescripciones legales y reglamentarias de la empresa.

2. Ejecutar con cuidado, presteza y dedicación las tareas que le fueron asignados.

3. Cumplir las órdenes superiores, observando los plazos establecidos.

4. Formular sugerencias para perfeccionar e incrementar la productividad del trabajo.

CODIFICACION DE ORGANOS DE LA EMPRESA


1ER. 2DO. 3ER. 4TO.
COD.
DIGITO DIGITO DIGITO DIGITO
ORGANO IDENT.
NIVEL NIVEL NIVEL NIVEL
ALTA DIRECCION 1
JUNTA GENERAL 11 1 1
DIRECTORIO 12 1 2
GERENCIA GENERAL 13 1 3
ORGANOS DE ASESORIA 2
ASESORIA LEGAL 21.1 2 1 1
COMUNICACION SOCIAL 21.2 2 2 1
ORGANOS DE APOYO 3
SISTEMA DE PLANEAMIENTO 31 3 1
SISTEMA DE CONTABILIDAD Y FINANZAS 32 3 2
SISTEMA ADMINISTRATIVO 33 3 3
ORGANOS DE LINEA 4
SISTEMA OPERACIONAL 41 4 1
SISTEMA COMERCIAL 42 4 2
SISTEMA DE COORDINACION DE ZONALES 43 4 3

ALTA DIRECCION

11 JUNTA GENERAL DE ACCIONISTAS

Función General

órgano exclusivamente deliberativo, los representantes están para planificar directamente


la gestión empresarial, toman decisiones plasmadas en acuerdos cuando estén legalmente
reunidos.

FUNCIONES DE LA JUNTA GENERAL ORDINARIAS

1. Aprobar o Desaprobar la memoria, el balance y la gestión social.

2. Acordar, luego de cubrir las necesidades de la empresa, las inversiones previstas y


cuando procediera, la distribución de utilidades en función de los aportes realizados,
el pago de dividendos y la creación de fondos especiales de acuerdo al Plan
Empresarial aprobado por el Directorio y presentado por la gerencia general.

3. Elegir regularmente a los miembros del Directorio y a su Presidente.

4. Tratar temas correspondientes a la Junta General Extraordinaria de Accionistas,


siempre que se hubieran indicado en el aviso de convocatoria y existiera el quórum
fijado en el Estatuto.

FUNCIONES DE LA JUNTA GENERAL EXTRAORDINARIAS


1. La modificación parcial o total del Estatuto Social, contando con la opinión favorable
del Directorio de la empresa.

2. Elegir y remover los miembros del Directorio.

3. Transformar, fusionar, disolver y liquidar la sociedad contando con la autorización


previa del Directorio.

4. Determinar la transferencia y/o adjudicaciones de bienes que integran el activo no


negociable de la sociedad.

5. Disponer investigaciones, auditorias y balances. La contratación de auditores


externos.

6. Declarar en reorganización la empresa de acuerdo a las normas legales


correspondientes.

7. Resolver las cuestiones que le someta el Directorio, así como aquellas en las que
resulte comprometido algún interés de la Sociedad.

12 DIRECTORIO

Función General

El Directorio es el órgano responsable de la dirección de la empresa exceptuándosele


únicamente las funciones reservadas, por la Ley General de Sociedades o por el Estatuto, a la
Junta General de Accionistas.

Funciones Específicas

1. Dirigir y administrar la marcha empresarial teniendo como objetivo primordial brindar


los servicios en las mejores condiciones de calidad, cantidad, continuidad y tarifa
justa; así como, lograr la viabilidad económica, y la satisfacción del cliente.

2. Aprobar el Plan de Gestión de la Sociedad.

3. Proponer el Plan de Inversiones a la Junta General.

4. Convocar la Junta de Accionistas, sea Ordinaria o Extraordinaria.

5. Nombrar y remover al Gerente General.

6. Evaluar y controlar la gestión del Gerente General.


7. Aceptar la renuncia de los Directores y proveer las vacantes con cargo de dar cuenta
a la próxima Junta General de Accionistas, para que resuelva lo que considere
conveniente.

8. Velar por la formulación, aplicación y actualización del Plan Empresarial y los


Programas de Operación y Mantenimiento, que en cumplimiento de las normas debe
formular la Sociedad.

9. Velar por el cumplimiento de las normas de salud.

10. Aprobar las políticas y estrategias de la Sociedad.

11. Aprobar los programas y presupuestos de la empresa.

12. Autorizar las ventas del activo fijo.

13. Autorizar el otorgamiento de garantías y cartas fianzas a terceros.

14. Las demás facultades que le señale la Ley y los Estatutos.

12.1 Auditoria Interna

Función General

Es el órgano responsable de evaluar permanentemente el control interno de la empresa,


velando para que todos los elementos de control funcionen adecuadamente.

Funciones Específicas

1. Elaborar el Plan de Anual de Auditoria Interna proponiéndolo al Directorio para su


aprobación.

2. Elaborar los programas de auditoria de las actividades contenidas en el Plan Anual,


así mismo auditorias especiales solicitadas por el Directorio.

3. Ejecutar las auditorias programadas.

4. Evaluar permanentemente el Plan Anual, recomendando al Directorio la readecuación


del mismo y la realización de auditorias especiales.

5. Presentar informes de las auditorias realizadas indicando las conclusiones del examen,
así como plantear las recomendaciones necesarias a fin de superar las deficiencias
encontradas (observaciones).

6. Supervisar la implementación de las recomendaciones aprobadas por el Directorio y


de las decisiones tomadas a partir del análisis de los informes de auditoria.
7. Proponer al Directorio la actualización del Manual de Auditoria Interna.

8. Otras funciones que sean designadas por el Directorio.

13 GERENCIA GENERAL

Función General

Es el máximo órgano ejecutivo de la EMPRESA, responsable de ejecutar todas las


disposiciones del Directorio, representa a la Sociedad en los actos y contratos de
administración, conduce a la empresa hacia sus objetivos cumpliendo las políticas y estrategias
fijadas por sus Estatutos y por el Directorio.

Funciones Específicas

1. Celebrar los actos y contratos relativos al objeto social y otros que estuvieran dentro
de sus facultades o que le fueran delegados por el Directorio.

2. Dirigir las operaciones comerciales, administrativas y operativas de la EMPRESA.

3. Organizar el régimen interno de la Sociedad, usar el sello de la misma, expedir


la correspondencia, cuidar que la contabilidad esté al día, inspeccionar los libros,
documentos y operaciones de la Sociedad y dictar las disposiciones para el correcto
funcionamiento de la misma.

4. Ordenar pagos y cobros reservados a su nivel, otorgando cancelaciones o recibos.

5. Nombrar, a los empleados que sean necesarios, fijándoles sueldo, salario, comisión y
labor a efectuar.

6. Aplicar las sanciones necesarias para preservar la disciplina y ética laboral.

7. Dar cuenta en cada sesión del Directorio o de la Junta General de Accionistas, cuando
ésta lo solicite, del estado y de la marcha empresarial.

8. Aprobar el Balance General y someterlo a aprobación del Directorio.

9. Supervisar la ejecución de los planes y presupuestos de acuerdo a las normas legales


aplicables.

10. Ejecutar acuerdos y disposición del Directorio.

11. Llevar la firma y la representación legal de la Sociedad ante las distintas entidades
nacionales o extranjeras, públicas o privadas, pudiendo suscribir los convenios
interinstitucionales correspondientes.
Son órganos subordinados directamente a la Gerencia General: Asesoría Legal; Comunicación
Social; Planeamiento; Contabilidad y Finanzas; Administración; Operacional; Comercial;
Coordinación de Zonales.

ORGANOS DE ASESORIA

21.1 Asesoría Legal

Función General

Es el órgano responsable de asesorar, proponer, opinar, y pronunciarse en todos los asuntos


legales que sean de su competencia, solicitados por la Gerencia General y/o las áreas de la
empresa.

Funciones Específicas

1. Mantener actualizada una Biblioteca Legal, que contenga Dispositivos Legales


(Leyes, Decretos, Resoluciones, Directivas, etc.), Jurisprudencia, Libros de Consulta
y Estudios realizados sobre diversos aspectos jurídicos, que guarden relación con el
objeto social de la Empresa.

2. Opinar sobre todos los asuntos de su competencia, que le sean solicitado.

3. Interponer o apersonarse a los procesos judiciales y/o administrativos en los que la


empresa sea parte, presentando los recursos ordinarios o extraordinarios que sean
necesarios en defensa de los intereses, imagen y patrimonio de la empresa.

4. Asesorar a los demás órganos de la Empresa respecto a la adecuada interpretación de


los dispositivos legales vigentes.

5. Organizar y mantener un archivo de contratos y convenios suscritos por la empresa.

6. Proponer directivas y/o recomendar la promulgación de Dispositivos Legales que


permitan el mejor desarrollo y marcha de la Empresa.

7. Opinar respecto a la procedencia de los Recursos Impugnatorios que se presenten


contra las Resoluciones emitidas por la Empresa.

8. Formar parte en las Comisiones o Comités, en los que se discuta con terceros algún
derecho de la Empresa.

9. Los que le asigne o encargue expresamente la Gerencia General.

ORGANOS DE APOYO

31 SISTEMA DE PLANEAMIENTO
Función General

Es el órgano responsable por la orientación de la marcha empresarial hacia el logro de


su Misión, a corto, mediano y largo plazo, en las mejores condiciones de calidad total y
oportunidad para el proceso de toma de decisión.

Funciones Específicas

1. Formular y proponer el Plan de Gestión de la Empresa, proyectando las necesidades


físicas, económicas, financieras y organizacionales; controlar y evaluar el desarrollo
de los planes de la empresa en coordinación con los diversos órganos de la misma.

2. Formular planes de desarrollo físico técnicamente viables.

3. Preparación de estudios para conocer la viabilidad económica - financiera de la


empresa y de sus proyectos.

4. Preparación de estudios de desarrollo institucional y determinación de su viabilidad


administrativa, así como el planeamiento organizacional de la empresa.

5. Asesorar a la Gerencia General y a las demás jefaturas en la formulación y


reformulación de planes y programas generales de la empresa con el sustento técnico
requerido, mediante una adecuada identificación de las necesidades, de los recursos
disponibles y el establecimiento de políticas, objetivos, directivas y metas.

6. Coordinar con los sistemas involucrados directa e indirectamente con el sistema


de planeamiento empresarial, suministrando y recogiendo información, promoviendo
reuniones y visando, consolidando y ejecutando el plan de gestión de la empresa.

7. Supervisar y coordinar las actividades del plan de gestión de la empresa.

8. Dirigir la formulación de los programas y presupuestos de la empresa.

9. Elaborar y aplicar sistemas de evaluación y control que permitan analizar y supervisar


la ejecución de los programas en sus aspectos físicos, económicos y financieros.

10. Controlar y supervisar el desarrollo de los programas pre establecidos.

11. Supervisar y coordinar la retroalimentación a los planes , programas y presupuestos en


base a las informaciones emitidas por los diversos sistemas de la empresa y su entorno.

12. Plantear a Gerencia General la reprogramación presupuestal, proponiendo correctivos


a las desviaciones detectadas.

13. Formular y proponer a la Gerencia General herramientas de control y evaluación de


los programas y presupuestos de la empresa en coordinación con los demás sistemas
empresariales.
Son órganos subordinados directamente al Sistema de Planeamiento:Desarrollo Empresarial;
Información, Evaluación y Control; Desarrollo Organizacional e Información.

31.1 Desarrollo Empresarial

Función General

Consolidación y formulación y actualización de los planes, programas y presupuestos


generales de la Empresa; así como, de los diferentes sistemas que la conforman, estableciendo
los objetivos, las políticas, los recursos necesarios y las metas de gestión.

Funciones Específicas

1. Priorizar, elaborar y actualizar los estudios de factibilidad técnica - administrativa,


económica y financiera de la empresa.

2. Elaborar, actualizar y administrar el plan de gestión de la empresa (Plan Empresarial).

3. Elaborar los programas y presupuestos anuales de la empresa., proponiendo normas y


procedimientos presupuestales, así como la reformulación de los mismos.

4. Estudiar y proponer medidas y procedimientos para corregir los planes, programas


y presupuestos en ejecución , cuando se justifiquen por razones coyunturales y/o
estructurales

5. Elaborar estudios de mercado de los servicios que presta la empresa.

Son órganos subordinados: Formulación de Planes; Programas y Presupuestos.

31.1.1 Formulación de Planes

Función General

Elaborar y actualizar el Plan de Gestión de la Empresa.

Funciones Específicas

1. Elaborar y proponer los objetivos empresariales.

2. Elaborar y proponer las políticas empresariales.

3. Elaborar y proponer las metas de gestión.


4. Elaborar el plan físico o de inversiones de la empresa.

5. Elaborar el plan económico.

6. Elaborar el plan financiero.

7. Consolidación del Plan de Gestión.

8. Elaboración de Estudios de Factibilidad Técnicos, Económicos y Financiero.

31.1.2 Programas y Presupuestos

Función General

Programar las actividades anuales y elaborar los presupuestos

Funciones Específicas

1. Inventariar los recursos disponibles.

2. Elaboración de los Programas y Presupuestos de Inversión.

3. Elaboración de los Programas y Presupuestos Operativos.

4. Determinación de la Tarifa para la factibilidad económica financiera.

31.2 Información, Evaluación y Control

Función General

Establecer un adecuado sistema de información que permita una eficiente evaluación y control
de los planes, programas y presupuestos de la empresa.

Funciones Específicas

1. Desarrollar, implantar y mantener actualizados los sistemas de información de la


empresa.

2. Coordinar y controlar las actividades de procesamiento de datos, priorizando los


aspectos normativos y de información de la empresa.

3. Promover y divulgar los nuevos sistemas de información, orientando y enseñando su


utilización.

4. Recolectar la información disponible, estableciendo y evaluando los indicadores de


gestión para permitir un conocimiento de la realidad de la compañía.
5. Elaborar datos estadísticos de las diferentes variables que inciden en la gestión
empresarial, analizando e interpretando los mismos.

Son órganos subordinados: Información Empresarial; Evaluación y Control.

31.2.1 Información Empresarial

Función General

Actualizar y archivar la información empresarial.

Funciones Específicas

1. Implantar y actualizar sistemas de información.

2. Promover y divulgar los nuevos sistemas de información, orientando y enseñando su


aplicación.

3. Recolectar la información disponible.

4. Mantener actualizado un archivo de información disponible y fácil acceso.

31.2.2 Evaluación y Control

Función General

Evaluar y Controlar la ejecución de los programas en sus aspectos físicos, económicos y


financieros.

Funciones Específicas

1. Implementar sistemas de evaluación y control.

2. Evaluación de indicadores de gestión.

3. Controlar y supervisar el desarrollo de los programas y presupuestos establecidos.

4. Elaborar informes de Gestión.

31.3 Desarrollo Organizacional e Informática

Función General
Apoyo en el desarrollo institucional mediante las técnicas de organización y métodos, análisis
y soporte informático.

Funciones Específicas

1. Apoyar en la elaboración del Plan de Gestión Empresarial, en lo relacionado a


planeamiento organizacional y planeamiento informático.

2. Formular y Proponer el Plan Organizacional.

3. Supervisar y coordinar la realización de todas las actividades relativas al proceso de


planeamiento organizacional.

4. Revisar y/o definir la estructura organizacional de la empresa.

5. Elaborar y/o revisar y mantener actualizados los manuales de organización, funciones,


políticas, normas, procedimientos, formularios y otros.

6. Propiciar, organizar y dirigir el desarrollo y utilización de los sistemas de informática.

7. Adecuar y actualizar los sistemas de informática a la realidad de la empresa.

Son órganos subordinados: Planeamiento Organizacional; Soporte Informático

31.3.1 Planeamiento Organizacional

Función General

Incrementar la productividad de la Empresa.

Funciones Específicas

1. Elaboración del Plan de Desarrollo Organizacional.

2. Actualización de Estructura Orgánica y Manuales de Gestión.

3. Estudios de factibilidad administrativa de proyectos.

4. Análisis de procesos y estudios para incrementar la productividad.

31.3.2 Soporte Informático


Función General

Automatizar las actividades empresariales.

Funciones Específicas

1. Elaborar, ejecutar y actualizar el Plan Directivo de Desarrollo Informático.

2. Elaborar y actualizar el Plan de Contingencia de Informática.

3. Dar soporte técnico a usuarios a través de programas y equipos.

4. Desarrollar y mantener aplicativos.

32 SISTEMA DE CONTABILIDAD Y FINANZAS

Función General

Ejecutar la administración financiera y el registro contable.

Funciones Específicas

1. Planear, programar, coordinar y controlar el desarrollo de las actividades financieras


de la empresa.

2. Definir y proponer al Gerente General, a través del Sistema de Planeamiento las


normas y políticas que orientarán las actividades financieras, así como los estudios
necesarios para mejorar la eficiencia de los servicios prestados.

3. Coordinar, organizar, controlar y dirigir los procesos de contabilidad y de


administración de recursos financieros.

4. Supervisar y controlar la preparación de estados financieros de la empresa.

5. Cumplir y hacer cumplir las políticas económicas financieras de acuerdo a las


directivas emanadas por la Gerencia General.

6. Abrir y controlar las cuentas bancarias de la empresa.

Son órganos subordinados directamente al Sistema de Contabilidad y Finanzas : Planeamiento


Financiero; Contabilidad General; Contabilidad de Costos; Administración de Recursos
Financieros.
32.01 Planeamiento Financiero

Funciones Específicas

1. Elaborar informes de seguimiento del desarrollo de los programas y asesorar a los


órganos del Sistema de Contabilidad y Finanzas para la formulación y control de los
planes necesarios.

2. Proponer y opinar sobre las tácticas y estrategias destinadas a desarrollar las


potencialidades financieras de la empresa.

3. Analizar y someter a la aprobación, los planes financieros a corto plazo, así como las
políticas de utilización de los recursos financieros disponibles.

4. Evaluar y supervisar la ejecución presupuestaria de la empresa.

32.1 Contabilidad General

Función General

Registrar en forma oportuna y confiable las transacciones económicas financieras; en base


a dispositivos legales vigentes, principios y normas de Contabilidad generalmente aceptados
a nivel de la contabilidad general, contabilidad presupuestal contabilidad patrimonial y
contabilidad de costos, así como, elaborar estados financieros en forma regular.

Funciones Específicas

1. Proponer y ejecutar las políticas que corresponden al ámbito de su competencia.

2. Plantear, desarrollar y actualizar los Sistemas y Procedimientos Contables,


supervisando a los órganos de la empresa en lo referente a su adecuado tratamiento.

3. Centralizar el registro oficial de las operaciones contables; supervisando la apertura


y actualización de los Libros Oficiales de Contabilidad y Registros Auxiliares
respectivos.

4. Ejecutar la consolidación y control de la formulación, evaluación e interpretación de


los Estados Financieros y su información complementaria.

5. Mantener un archivo ordenado y completo del acervo documental contable.

6. Coordinar con el área de informática la actualización de equipos y programas del


Sistema de Contabilidad.

Son órganos subordinados:


Análisis, Procesamiento y Consolidación Contable; Formulación de Estados Financieros e
Informes Contables.
32.1.1 Análisis, Procesamiento y Consolidación Contable

Función General

Registrar de manera confiable y de acuerdo a los principios y normas de Contabilidad las


actividades de la Empresa.

Funciones Específicas

1. Aperturar, registrar y mantener actualizados los Libros Principales y Auxiliares que


sean de su competencia.

2. Aperturar, registrar y mantener actualizados los controles de los movimientos de las


partidas presupuestarias.

3. Revisar, procesar y consolidar la documentación contable y sustentatoria remitidas por


los órganos de la Empresa, incluyendo los descentralizados.

4. Controlar la adecuada aplicación del Plan de Cuentas; así como, coordinar con los
órganos de la empresa las regularizaciones y ajustes de las operaciones efectuadas.

5. Revisar y conciliar los saldos de las cuentas que, en el ámbito de su competencia, le


sean asignados; proponiendo las regularizaciones y/o ajustes a que hubiera lugar.

6. Proporcionar los datos, reportes e información complementaria para la formulación de


los Estados Financieros e informes contables respectivos.

32.1.2 Formulación de Estados Financieros e Informes Contables

Función General

Emitir los reportes contables que permita establecer la situación Económica - Financiera de la
Empresa; así como formular la información de tipo Contable - Financiero, y Presupuestos tal
que se requiera, dentro del ámbito de su competencia.

Funciones Específicas

1. Desarrollar las actividades necesarias para la formulación de los Estados Financieros


de la EMPRESA.

2. Efectuar el análisis, evaluación e interpretación de los Estados Financieros de la


Empresa.

3. Efectuar al análisis y evaluación permanente de la rentabilidad y/o costos de


producción de cada centro de responsabilidad presupuestal.
4. Proporcionar informes de la ejecución de las partidas presupuestarias, que permita
evaluar cualitativa y cuantitativamente el desarrollo del Presupuesto aprobado.

5. Preparar la documentación contable que asigne los ajustes y/o regularizaciones de las
operaciones contables para la correcta presentación de los Estados Financieros.

32.2 Contabilidad de Costos

Función General

Programar, organizar, coordinar y controlar las actividades para determinar y registrar los
costos de proyectos y obras; los costos operacionales y comerciales.

Funciones Específicas

1. Mantener un sistema apropiado de Centros de Costos.

2. Proponer procedimientos a los demás órganos de la empresa para una adecuada


recolección, registro y determinación de costos.

3. Efectuar análisis de costos comparándolos con otros períodos y con costos de otros
órganos de la empresa o de otras empresas.

4. Informar cuando se detecte desvíos de costos en relación a padrones considerados


normales.

5. Mantener un sistema de información automatizado y adecuadamente formulado, para


que sirva de instrumento en la toma de decisiones.

32.3 Administración de Recursos Financieros

Función General

Administrar, en términos de programación, ejercicios y de control, todos los recursos


financieros de la empresa.

Funciones Específicas

1. Dirigir, organizar y ejecutar los planes y programas financieros de la empresa, en base


a las orientaciones de la Gerencia General y del Sistema de Planeamiento.

2. Organizar, coordinar y controlar los ingresos y egresos de recursos financieros.

3. Coordinar y elaborar los programas y proyectos financieros.


4. Preparar informes periódicos sobre la ejecución financiera de la empresa.

Son órganos subordinados: Programación y Control; Procesamiento de Cuentas; Tesorería.

32.3.1 Programación y Control

Funciones Específicas
1. Estimar y controlar el cronograma de utilizaciones y aplicaciones de recursos
financieros.

2. Controlar, a nivel de programación financiera los pagos de obligaciones contraídas,


así como los desembolsos de las entidades financieras para aplicarlos en obras.

3. Tener conocimiento de todos los contratos celebrados por la empresa, que tengan
incidencia financiera, para incluirlas en la programación.

4. Preparar los presupuestos, y flujos de cajas proyectadas, para aprobación por la


Gerencia General, emitir informes de la ejecución financiera y la reprogramación de
acciones financieras.

5. Controlar la programación financiera elaborada por los órganos descentralizados.

6. Controlar la utilización de los fondos fijos.

32.3.2 Procesamiento de Cuentas

Funciones Específicas
1. Dar conformidad, codificar los documentos a pagar y disponer su procesamiento,
remitiéndolo a tesorería luego de ser autorizados por la Jefatura del Sistema.

2. Disponer la reposición de fondos fijos.

3. Mantener actualizados los registros de cuentas por pagar.

4. Elaborar y disponer el pago de impuestos.

5. Mantener actualizado los registros de accionistas.

32.3.3 Tesorería

Funciones Específicas

1. Responsabilizarse por la recepción de recursos financieros y por su custodia.


2. Efectuar el pago de todos los compromisos de la empresa.

3. Elaborar los reportes diarios de caja y bancos incluyendo estados de movimientos.

4. Preparar cheques, depósitos bancarios, transferencias bancarias.

5. Controlar los fondos fijos.

6. Mantener actualizado en riguroso orden cronológico los pagos pendientes.

33 SISTEMA ADMINISTRATIVO

Función General

Apoyar administrativamente a todos los órganos de la empresa, entendiéndose como tal,


la administración de los recursos humanos, la administración de suministros, de los bienes
patrimoniales, del transporte y de los servicios generales.

Funciones Específicas

1. Planear, organizar, dirigir y coordinar las actividades de apoyo administrativo a toda la


empresa en cuanto a la administración de los Recursos Humanos, Suministros, Bienes
Patrimoniales, Transportes y Servicios Generales.

2. Proponer las políticas y metas de apoyo administrativo.

3. Implantar planes y programas que tengan como objetivo la optimización de los


recursos humanos y materiales existentes en la empresa.

4. Coordinar con el Sistema de Planeamiento la formulación y aprobación de los planes,


programas y presupuestos.

Son órganos subordinados directamente al Sistema Administrativo: Planeamiento y Control;


Suministros y Servicios Generales; Recursos Humanos; Control Patrimonial y Seguros.

33.01 Planeamiento Administrativo

Funciones Específicas

1. Representar al Sistema de Planeamiento.

2. Asesorar al Sistema Administrativo en la elaboración de planes programas y


presupuestos en lo concerniente a la gestión de personal, de compras, de control
patrimonial, de servicios generales y gestión de stock.
3. Emitir informes e índices de gestión que permitan una adecuada evaluación y control
de la gestión de personal, de los materiales de consumo y patrimoniales, del transporte
y de los servicios generales, teniendo como fin una óptima utilización de los recursos
disponibles.

33.1 Suministros y Servicios Generales

Función General

Planear, organizar, dirigir, coordinar y controlar los procesos relativos a investigación del
mercado de proveedores, compras nacionales e internacionales, gestión de inventarios,
almacenamiento de insumos, materiales y repuestos, así como servicios generales.

Funciones Específicas

1. Formular, ejecutar y controlar el Plan y Presupuesto Operativo Anual, coordinando


corporativamente su formulación y ejecución; así como, compatibilizándolo e
integrándolo con el Plan de Gestión Empresarial.

2. Formular, proponer y ejecutar el Programa Anual de Compras (nacionales e


importadas).

3. Dirigir, controlar y evaluar el Proceso de adquisición de insumos, maquinarias,


equipos, repuestos, materiales y servicios que permitan el normal desarrollo de las
operaciones.

4. Planear, dirigir y coordinar el proceso de control de inventarios (stocks).

5. Administrar el proceso de almacenamiento de insumos, maquinarias, equipos,


repuestos y materiales.

6. Proponer, implementar y controlar políticas y normas específicas para la


administración del sistema logístico.

7. Proveer el servicio de mantenimiento de las plantas y oficinas.

8. Administrar la flota vehicular y los servicios de transporte, así como el servicio de


mantenimiento y reparación.

9. Evaluar permanentemente el mercado de proveedores, para efectos de disponer de


información actualizada que permita una eficiente y rápida toma de decisiones.

10. Administrar el trámite documentario, sistemas de comunicación y archivo de las


empresas.

11. Mantener permanentemente informado al Sistema de Planeamiento, respecto a los


principales indicadores e información básica.
Son órganos subordinados: Administración de Compras; Planeamiento de Stocks,
Administración de Almacén; Administración de Flota de Vehículos; Servicios Generales.

33.1.1 Administración de Compras

Funciones Específicas

1. Ejecutar, coordinar y controlar las actividades de compras de la empresa.

2. Coordinar con los agentes de aduana los procesos de importación de la empresa,


responsabilizándose de su nacionalización.

3. Supervisar los procesos de compra, haciendo cumplir las estipulaciones contractuales


de validez de precios, plazo de entrega, forma de pago, garantías exigidas y otras
condiciones previstas.

4. Efectuar investigaciones de mercado para identificar nuevos productos y proveedores.

5. Informar a Planeamiento de Stocks las compras contratadas, remitiendo la


documentación necesaria para la recepción de los materiales.

33.1.2 Planeamiento de Stocks

Funciones Específicas

1. Programar las necesidades de materiales de uso rutinario para la Empresa.

2. Mantener actualizado las especificaciones técnicas de todos los materiales utilizados


por la empresa.

3. Realizar estudios de costos de stocks, incluyendo lotes económicos de compra y


costos mínimos de almacenaje, racionalización de stocks, stocks mínimos de
emergencia, standardización de materiales y otros necesarios en coordinación con el
Sistema de Planeamiento.

4. Clasificar y codificar todos los materiales en stock, emitir el Catálogo General de


Materiales y distribuirlo a los usuarios.

33.1.3 Administración de Almacén

Funciones Específicas

1. Programar, ejecutar, coordinar y controlar las actividades de recepción, almacenaje,


conservación y distribución de los materiales adquiridos.
2. Organizar y mantener en condiciones adecuadas el almacenaje, facilitando su control
físico, rotación y protección.

3. Mantener actualizado los saldos de materiales mediante los procedimientos


establecidos.

4. Distribuir los materiales a los usuarios de acuerdo a los procedimientos establecidos.

5. Controlar, cuantitativa y cualitativamente, los stocks e informar a los interesados los


materiales recibidos.

6. Proponer la venta de los stocks obsoletos e inservibles.

33.1.4 Administración Flota de Vehículos

Funciones Específicas

1. Organizar, dirigir, coordinar y controlar los servicios de transporte.

2. Participar en los estudios comparativos de costos para determinar la modalidad de


flota que mejor convenga: propia, alquilada o contratación de terceros.

3. Mantener un registro por cada vehículo conteniendo su estado operativo, estado de


conservación y de mantenimiento.

4. Aplicar las normas y los procedimientos establecidos para el control de la utilización


de los vehículos.

5. Informar al Sistema de Contabilidad y Finanzas sobre los costos de operación y


mantenimiento de flota.

6. Controlar el consumo de combustible, lubricantes, repuestos y accesorios.

7. Realizar y/o controlar la reparación de vehículos.

8. Establecer y controlar el mantenimiento preventivo de vehículos.

33.1.5 Servicios Generales

Funciones Específicas
1. Programar, ejecutar, coordinar y controlar las actividades de conservación de
inmuebles, mantenimiento de bienes y equipos de oficina, servicios de fotocopiado,
vigilancia.

2. Ejecutar y/o coordinar la higiene, limpieza, conservación, vigilancia de las


instalaciones de la empresa, incluyendo instalaciones eléctricas, sanitarias y
telefónicas.

3. Mantener un catastro de prestadores de servicio de conservación y recuperación de


bienes de la empresa.

4. Controlar la utilización de los medios de comunicación: teléfono, facsímiles, red de


radios y otros.

33.1.5.1 Administración de Documentos

Función General

Racionalizar y optimizar el flujo de información. Estandarizar documentos y reducir la


trascripción de Datos y archivarlos adecuadamente.

Funciones Específicas

1. La normalización y estandarización de los documentos de entrada y de salida.

2. Trámite de los documentos.

3. Archivo de los documentos.

33.2 Recursos Humanos

Función General

Planear, organizar, dirigir, coordinar y controlar los procesos vinculados con el reclutamiento,
selección, contratación, inducción, capacitación, evaluación y desarrollo de personal,
administración de las compensaciones, registro y control de personal, bienestar y asistencia
social, relaciones laborales y seguridad e higiene ocupacional.

Funciones Específicas

1. Formular, proponer, ejecutar y controlar el Plan y Presupuesto anual correspondiente


del área, coordinando corporativamente su formulación y ejecución, así como
compatibilizándolo e integrándolo con el Plan de Gestión empresarial.
2. Planear, organizar, dirigir, controlar y evaluar el proceso de adquisición de recursos
humanos en los concernientes a la atención de los requerimientos de personal, su
reclutamiento, selección, contratación e inducción, formulando estrategias, políticas,
normas y procedimientos que garanticen la admisión de personal idóneo.

3. Planear, organizar, dirigir, controlar y evaluar el proceso de Desarrollo de Recursos


Humanos en lo relativo a la Capacitación, Entrenamiento, Desarrollo de Líneas de
Carrera, Evaluación del Desempeño y generación y mantenimiento de Programas
Motivacionales, formulando estrategias, políticas, normas y procedimientos para
asegurar el efectivo desarrollo y motivación de los recursos humanos.

4. Formular, proponer, implementar y administrar Estructuras Remunerativas racionales,


equitativas y técnicamente conceptualizadas, así como el Programa de Beneficios y
Compensaciones Adicionales.

5. Planear, diseñar y administrar la Estructura General de Puestos de la Empresa, sobre


la base de estudios técnicos de categorización y clasificación de puestos.

6. Planear, dirigir, organizar, coordinar, controlar y evaluar el proceso de registro,


trámite y control de personal.

7. Planear, evaluar, aprobar y/o gestionar la aprobación e implementar los movimientos


de personal tales como promociones, transferencias, permutas, etc.

8. Administrar la Base de Datos y el Sistema de Información de Recursos Humanos.

9. Proponer, implementar y ejecutar políticas, normas y procedimientos específicos para


la adecuada administración y control de personal en concordancia con la política
empresarial y los dispositivos legales vigentes.

10. Proveer y administrar los servicios de Bienestar, Asistencia Social y recreación para
la atención de las necesidades del personal en estos aspectos específicos.

11. Conducir la Relaciones Laborales tanto a nivel individual como colectivo, formulando
y aplicando estrategias, políticas y normas que permitan un adecuado equilibrio en la
relación Empresa/Trabajador.

12. Proponer y conducir las políticas, estrategias y alternativas de solución para las
negociaciones colectivas.

13. Dirigir, coordinar, controlar y evaluar las actividades que garanticen la protección de
los trabajadores, instalaciones, equipos, maquinarias e infraestructura física; así como,
la seguridad e higiene ocupacional del personal.

14. Administrar, proponer, aplicar y/o recomendar o disponer la aplicación de medidas


disciplinarias que se puedan derivar por inadecuadas y sancionables conductas o
comportamientos laborales de los trabajadores personal.
15. Atender y/o resolver quejas, reclamos y/o denuncias individuales y/o colectivas de
carácter laboral.

16. Mantener actualizado el soporte de normas legales especializadas en el área de


Administración de Personal, así como interpretar, aplicar o consultar la interpretación
y/o aplicación de los dispositivos vigentes en materia de Legislación Laboral.

17. Formular, administrar, mantener actualizado, así como cumplir y hacer cumplir el
Reglamento Interno de Trabajo.

18. Mantener permanentemente informada tanto a la Gerencia General como a las


Jefaturas de Sistemas respecto a los principales indicadores de gestión que fueren
pertinentes o cualquier otra información que corresponda al ámbito de su área
funcional.

Son órganos subordinados: Administración de Personal; Desarrollo de Recursos Humanos;


Relaciones Laborales; Asistencia Médico Social; Seguridad para el Trabajo.

33.2.1 Administración de Personal

Funciones Específicas

1. Ejecutar los trámites para la admisión y retiro de trabajadores

2. Elaborar los contratos de personal.

3. Mantener actualizado el Cuadro de Asignación de Personal.

4. Mantener actualizado le legajo del personal.

5. Controlar la asistencia y permanencia del personal.

6. Establecer el cuadro de vacaciones.

7. Excluir o incluir trabajadores en la planilla.

8. Controlar los datos de entrada para la elaboración de la planilla.

9. Autorizar los descuentos al trabajador.

10. Controlar las estadísticas de asistencia.

11. Suministrar informes del personal.

33.2.2 Desarrollo de Recursos Humanos


Funciones Específicas

1. Proponer el modelo tipo del trabajador necesario para los planes de desarrollo
empresarial.

2. Elaborar el plan de necesidades de contratación del personal en coordinación con los


demás órganos de la empresa.

3. Reclutar personal tanto al interno como al externo.

4. Coordinar la elaboración de pruebas y entrevistas para la selección de personal,


así como el manual de evaluación.

5. Desarrollar trabajos necesarios para la implantación de estudios relativos a la


administración de puestos y salarios y evaluación del desempeño del personal de la
empresa.

6. Desarrollar investigaciones y estudios sobre política salarial, proponiendo niveles


adecuados de remuneraciones.

7. Capacitación y Evaluación de desempeño.

8. Estudiar y proponer medidas especificas para lograr una mayor integración,


participación y rendimiento profesional de los trabajadores.

9. Calcular índices adecuados de rotación del personal.

10. Establecer la línea de carrera para efectos de promoción del personal y elaborar
directivas al respecto.

33.2.3 Relaciones Laborales

Funciones Específicas

1. Establecer una armoniosa relación entre la empresa y el trabajador tanto a nivel


individual como colectivo.

2. Mantener un archivo actualizado de pactos, convenios y legislación laboral vigente.

3. Resolver en primera instancia los conflictos laborales.

4. Mantener actualizado el Reglamento Interno de Trabajo.

5. Administrar los procesos disciplinarios.


6. Propiciar la participación de los trabajadores en la solución de problemas
empresariales.

7. Motivar a los trabajadores en alcanzar metas de desarrollo y crecimiento,


propiciando su autoestima y autorrealización.

8. Estudiar y supervisar los problemas asistenciales, individuales y colectivos, utilizando


todos los recursos disponibles.

9. Orientar y apoyar el tratamiento medico a los trabajadores y sus familiares directos.

10. Realizar estudios par mejorar los servicios de asistencia social y atención medica y
odontológica de los trabajadores.

11. Investigar el ambiente de integración social.

12. Instruir a los trabajadores y sus dependientes sobre los beneficios que por ley tienen
derecho.

13. Promover actividades deportivas, culturales y sociales para los trabajadores y sus
dependientes.

33.2.4 Seguridad para el Trabajo

Funciones Específicas

1. Coordinar las actividades de seguridad para el trabajo de la empresa, estudiando e


implantando soluciones a la prevención de accidentes laborales y a la prevención de
enfermedades laborales, de acuerdo con la legislación especifica.

2. Inspeccionar periódicamente las instalaciones y condiciones de trabajo verificando


problemas de ruido, vibraciones, ventilación, iluminación, radiaciones y otros.

3. Investigar las causas de los accidentes para promover su prevención.

4. Proponer normas sobre seguridad en el trabajo.

5. Estudiar e implantar sistemas de protección contra incendio, organizando las brigadas


y estableciendo un plan de entrenamiento.

6. Seleccionar equipos de seguridad y de protección personal.

7. Organizar y supervisar los Comités de Seguridad.

33.3 Control Patrimonial


Función General

Controlar los bienes patrimoniales de la empresa, supervisando su existencia en condiciones


adecuadas de uso y funcionamiento; deberá proveer información suficiente, completa y regular
sobre la depreciación y ajuste por corrección monetaria para la determinación de los costos
y la formulación de estados financieros. Reportará las necesidades de cobertura de los bienes
contra riesgos diversos vía la contratación de seguros.

Funciones Específicas

1. Organizar y mantener un archivo computarizado de los bienes de la empresa.

2. Administrar y fiscalizar los bienes patrimoniales.

3. Suministrar información al Sistema de Contabilidad y Finanzas y al Sistema de


Planeamiento.

4. Mantener actualizado los títulos de propiedad de la empresa en coordinación con


Asesoría Legal.

5. Conducir y dirigir las actividades concernientes a la contratación de pólizas de


seguros.

Son órganos subordinados: Catastro, Custodia y Control de Bienes; Seguros.

33.3.1 Catastro, Custodia y Control de Bienes

Funciones Específicas

1. Registro de todos los bienes patrimoniales, identificándolos, mediante inventarios


físicos que indiquen sus características, condiciones de uso y ubicación.

2. Clasificación contable del bien patrimonial, asegurándole un código cuya primera


parte identifique su naturaleza y como segunda parte identifique el bien propiamente
dicho.
La ubicación o destino será parte de la información complementaria cuya variabilidad
estará en razón al movimiento que tenga el bien.

3. Efectuará los procesos de depreciación y reevaluación mediante la aplicación de


índices legalmente establecidos.

4. Supervisar y coordinar la incorporación oportuna de las obras concluidas.


5. Aplicar de normas y procedimientos destinados a controlar la incorporación de bienes
de adquisición o construcción, la transferencia o movimiento de los mismos dentro de
la empresa y retiros o bajas por obsolencia, reemplazo o deterioro.

6. Analizar los inventarios que se practiquen.

7. Controlar la conservación, mantenimiento y protección de los activos fijos de la


empresa resguardándole de cualquier tipo de daño que afecten su funcionamiento
regular.

33.3.2 Seguros

1. Coordinar con los diferentes órganos de la empresa las pólizas de seguros que se
requieren inscribir.

2. Coordinar y Supervisar los estudios de cobertura de seguros.

3. Mantener catastro de Empresas de Seguros.

4. Supervisar el pago de las pólizas de seguros.

5. Ser el nexo de la empresa con la compañía de seguros.

ORGANOS DE LINEA

41 SISTEMA OPERACIONAL

Función General

Operar, controlar, mantener los procesos productivos y de servicios; así como, llevar el
registro catastral técnico de los equipos e instalaciones y disponer estudios, proyectos y
construcción de obras para optimizar procesos y servicios.

Funciones Específicas

1. Planear, organizar, dirigir y controlar la operación y mantenimiento de los servicios


bajo su responsabilidad, así como las actividades de estudios, proyectos y
construcción de obras, y registro catastral técnico.

2. Establecer normas y criterios técnicos para el desarrollo de las actividades.

3. Propiciar el seguimiento, supervisión y control de estudios, proyectos y obras


contratadas o ejecutadas por administración directa.

4. Aprobar estudios, presupuestos y especificaciones de materiales y servicios.


5. Propiciar el seguimiento, supervisión y control de la operación, mantenimiento y
control de calidad de los servicios a su cargo.

6. Propiciar la automatización de datos como herramienta esencial en la gestión


empresarial.

7. Aprobar, coordinar y controlar la ejecución de las actividades programadas, teniendo


como fin alcanzar las metas de la empresa.

8. Interrelacionarse permanentemente con el Sistema de Planeamiento, y los otros


sistemas de la empresa para recibir y dar información con el fin de elaborar los planes
de las actividades a su cargo.

9. Coordinar con el Sistema de Planeamiento los planes y programas propuestos para el


Sistema Operacional.

10. Dirigir la elaboración de planes, programas y proyectos, orientando su utilización.

El Sistema Operacional tiene como órganos directamente subordinados: Planeamiento


Operacional; Ingeniería; Catastro Técnico; Operaciones; Mantenimiento.

41.01 Planeamiento Operacional

Funciones Específicas

1. Constituirse en parte integrante del Sistema de Planeamiento de la Empresa.

2. Elaborar los planes, programas-presupuesto de actividades del sistema.

41.1 Ingeniería

Función General

Ejecutar los estudios y proyectos para la construcción de obras nuevas o para ampliación de
las existentes así como desarrollar nuevas tecnologías.

Funciones Específicas

1. Programar y controlar los estudios proyectos y obras.

2. Supervisar o hacer cumplir la ejecución de estudios proyectos y obras.

3. Asistir o asesorar al Gerente General en los asuntos de proyectos y construcciones.


4. Coordinar las acciones de fiscalización de obras contratadas así como obras ejecutadas
por administración directa.

5. Elaborar presupuestos para estudios, proyectos y obras así como los términos de
referencia para la contratación de terceros.

6. Suministrar elementos para la elaboración de estudios de evaluación. así como


informar al Sistema de Planeamiento el desarrollo de los cronogramas físicos y
financieros de los contratos para la elaboración de estudios, proyectos y/o ejecución
de servicios.

7. Elaborar estudios de desarrollo tecnológico, desarrollar investigaciones, recolectar y


analizar datos de la población, consumo y fuentes de abastecimiento de agua, así como
el destino final de los desagües, tratamiento de las aguas servidas y su afectación al
medio ambiente.

Son órganos subordinados: Supervisión de Diseños y Obras; Desarrollo Tecnológico.

41.1.1 Supervisión de Diseños y Obras

Funciones Específicas

1. Programación y Control de Obras y Diseños.

2. Elaborar instrucciones e información técnica para la ejecución de Obras y Diseños;


así como, los requerimientos técnicos para contratar a terceros.

3. Elaborar los presupuestos de Obras y Diseños.

4. Supervisar el avance de Diseños y Obras.

5. Inspeccionar y fiscalizar la ejecución de Obras y Diseños.

6. Informar las modificaciones necesarias al catastro técnico.

7. Efectuar la recepción parcial y definitiva de Diseños y Obras.

8. Brindar el apoyo técnico necesario, tanto en equipos como en pruebas y ensayos pre-
operativos de las obras.

41.1.2 Desarrollo Tecnológico

Funciones Específicas

1. Ejecutar investigaciones para mejorar la tecnología empleada en la operación de los


servicios.
2. Ejecutar estudios de contaminación del medio ambiente.

3. Ejecutar estudios de ahorro de energía en los diferentes procesos de producción,


distribución y recolección.

41.2 Operaciones

Función General

Operar y controlar la calidad de los procesos y servicios de producción de la empresa.

Funciones Específicas

1. Planear, dirigir y coordinar las tareas de normalización, programación y control de las


actividades relacionadas con la operación de los servicios a su cargo.

2. Dirigir o Aprobar estudios e investigaciones para optimizar la operatividad de los


servicios.

3. Dirigir o coordinar la elaboración o actualización de manuales de operación.

4. Operar adecuadamente las instalaciones y equipos a su cargo.

5. Suministrar especificaciones técnicas y opinar sobre la selección y adquisición de


materiales, y equipos destinados a la operación de los servicios.

6. Proponer, estudiar y suministrar datos para la normalización de los equipos


electromecánicos.

7. Planear el archivo técnico e informar para su permanente actualización.

8. Dirigir la elaboración de normas y manuales de operación.

9. Adoptar medidas, optimizando y racionalizando los consumos de energía eléctrica.

Son órganos subordinados: Programación y Control; Control de Calidad; Control de Pérdidas;


Distribución y Recolección, Tratamiento y Disposición Final.

41.2.1 Programación y Control

Funciones Específicas

1. Establecer normas para las actividades de operación de los servicios de agua potable,
aguas servidas, recolección de aguas de lluvias y disposición sanitaria de excretas.
2. Elaboración de estudios de sectorización y macro medición.

3. Elaboración de manuales de operación.

4. Emitir informes de la situación de los sistemas controlados.

41.2.2 Control de Calidad

Funciones Específicas

1. Elaborar inspecciones.

2. Emitir informes del seguimiento de la calidad, con propuestas de medidas correctivas.

42 SISTEMA COMERCIAL

Función General

Comercializar los bienes y servicios que brinda la empresa analizando y definiendo el perfil
de los clientes, elaboración y ejecución del plan de ventas de la empresa.

Funciones Específicas

1. Planear, coordinar, dirigir y controlar el desarrollo de las actividades comerciales de


la empresa.

2. Definir y someter a la aprobación de la Gerencia General las políticas y normas que


orientarán las actividades de comercialización, cobranza de los bienes y servicios.

3. Dirigir y coordinar la realización de estudios que tengan como fin la mejoría y


eficiencia de los servicios.

Son órganos subordinados: Planeamiento Comercial; Comercialización; Catastro de Clientes;


Medición de Consumo; Facturación; y Cobranza.

42.01 Planeamiento Comercial

Funciones Específicas

1. Ser un agente del Sistema de Planeamiento en el Sistema Comercial.


2. Asesorar a los órganos del Sistema Comercial en la formulación de los planes,
programas y presupuestos.

3. Establecer indicadores de comportamiento de mercado, de facturación, de medición


del consumo, de cobranza, de clientes

42.5 Comercialización

Función General

Atender adecuadamente al cliente así como de promover, expandir y mantener el mercado.

Funciones Específicas

1. Elaborar una adecuada estrategia de promoción de ventas dirigida a captar a los


clientes potenciales y factibles.

Son órganos subordinados : Atención al Cliente; Presupuestos y Contratos; Promoción


Comercial.

42.5.1 Atención al Cliente

Funciones Específicas

1. Recepcionar y tramitar todos los reclamos de los clientes solucionando los mismos en
coordinación con las áreas de la empresa.