BAB I

PENDAHULUAN

Kompetensi

Setelah mempelajari bab ini, mahasiswa diharapkan mampu :

1. Mahasiswa dapat menjelaskan pengertian dari manajemen perkantoran.

2. Mahasiswa dapat menyebutkan ruang lingkup manajemen perkantoran.
3. Mahasiswa dapat menyebutkan aspek manajemen perkantoran.
4. Mahasiswa dapat menjelaskan prinsip manajemen perkantoran.
5. Mahasiswa dapat menyebutkan karakteristik kantor modern.

1.1 PENGERTIAN MANAJEMEN PERKANTORAN

a. Pengertian Manajemen
Manajemen adalah suatu proses yang terdiri dari rangkaian kegiatan,
seperti perencanaan, pengorganisasian, penggerakan dan pengendalian/
pengawasan, yang dilakukan untuk menetukan dan mencapai tujuan yang
telah ditetapkan melalui pemanfaatan sumberdaya manusia dan
sumberdaya lainnya.

b. Pengertian Kantor
1. Tempat atau ruangan penyelenggaraan kegiatan pengumpulan,
pencatatan, pengolahan, penyimpangan dan pendistribusian data atau
informasi.
2. Proses penyelenggaraan kegiatan pengumpulan, pencatatan,
pengolahan, penyimpangan dan pendistribusian data atau informasi.
3. Sarana pemusatan kegiatan-kegiatan administratif, manajerial dan
fasilitatif.

Pengertian manajemen perkantoran menurut George Terry, adalah sebagai

perencanaan, pengawasan dan pengorganisasian pekerjaan kantor serta

Manajemen Perkantoran 1
 menggerakkan mereka yang melaksanakan pekerjaan kantor tersebut untuk
mencapai tujuan-tujuan yang telah ditentukan terlebih dahulu.

Sedangkan menurut J.C. Denjer, manajemen perkantoran dapat dirumuskan

sebagai pengorganisasian sebuah kantor untuk mencapai suatu tujuan tertentu
dan untuk memanfaatkan pegawai-pegawai dengan sebaik-baiknya dan
perlengkapan yang paling cocok, metode-metode yang paling baik dan dengan
memberikan lingkungan yang paling sesuai.

Dari berbagai rumusan mengenai manajemen perkantoran, yang terkandung di

dalamnya meliputi rangkaian kegiatan:
a. Tata penyelenggaraan.
b. Pelaksanaan secara efesien.

c. Pengendalian, pengawasan dan pengarahan.

d. Perencanaan, pengendalian, pengorganisasian, dan penggerakan.

Dari pengertian tersebut, secara ringkas manajemen perkantoran sebagai cabang

seni dan ilmu manajemen dapat dirumuskan pengertiannya sebagai rangkaian
aktivitas merencanakan, mengorganisasikan, mengarahkan, mengawasi dan
mengendalikan hingga penyelenggaraan suatu hal agar berjalan tertib. Lingkup
kegiatan manajemen perkantoran tidak hanya kegiatan perkantoran, tetapi juga
hal-hal yang berkaitan dengan kegiatan perkantoran tersebut, diantaranya
pegawai kantor, biaya, prosedur, metode perkantoran.

1.2 RUANG LINGKUP MANAJEMEN PERKANTORAN

Yang menjadi ruang lingkup dari manajemen perkantorana adalah :

a) Office Space (Ruang Perkantoran)

Termasuk di dalamnya adalah perkiraan kegutuhan ruang, tata ruang,

ventilasi udara, pantulan suara, lukisan, fasilitas kebersihan, ruang
pertemuan, perubahan ruang, dan pemeliharaan ruang.

Manajemen Perkantoran 2
 b) Office Communication (Komunikasi Kantor)

Termasuk di dalamnya adalah pengiriman surat, penanganan telepon,

telex penerimaan tamu.

c) Office Personnel (Kepegawaian/Manajemen Sumber Daya Manusia)

Termasuk di dalamnya adalah seleksi pegawai, orientasi, latihan, pengujian,

kenaikan pangkat, pergantian pegawai, pengerahan pegawai, keterlambatan,
wawancara, semangat dan motivasi kerja.

d) Furniture and Equipment (Perabotan dan Perlengkapan)

Termasuk di dalamnya adalah meja, kursi, lemari, perlengkapan arsip,

pemeliharaan dan perbaikan alat, dan penilaian terhadap perlengkapan kantor
yang baru.

e) Appliances and Machine (Peralatan dan Mesin-mesin Kantor)

Termasuk di dalamnya adalah Mesin Tik, Mesin Komputer, printer, LCD,

Facsimile, Mesin Foto Copy, Telepon, Mesin Ganda, Pemeliharaan dan
Perbaikan Mesin, sertaPenilaian Peralatan dan Mesin baru.

f) Supplies and stationary (Perbekalan dan Keperluan Alat Tulis)

Termasuk di dalamnya adalah Alat Tulis kantor, Alat-alat kebersihan,

Penilaian perbekalan.

g) Methods (Metode)

Termasuk di dalamnya adalah pengolahan bahan keterangan, Penyelidikan

rutin, dan Analisis Statistik.

h) Records (Warkat)

Termasuk di dalamnya perancangan formulir, penanganan surat, pola surat,

metode pelaporan, penyingkiran warkat, micro film, jadwal penyimpanan,
praktik kearsipan.

i) Excecutive Controls (Kontrol Pejabat Pimpinan)

Manajemen Perkantoran 3
 Termasuk di dalamnya adalah Perencanaan organisasi, Perencanaan
anggaran, forecasting, buku pedoman kerja, Mutasi, Job analisis, dan sistem
penggajian.

1.3 PERANAN MANAJEMEN PERKANTORAN

Menurut Odgers (2005), manajer kantor/administrasi bertanggung jawab

mengelola informasi, sistem informasi, teknologi maupun sumber daya manusia
yang ada untuk memaksimalkan produktivitas bagian administrasi yang
dipimpinnya.

Quibble (2001) memberikan panduan mengenai tanggung jawab yang menyertai

posisi ini sesuai dengan fungsi manajemen.

1 Perencanaan Kantor
a. Mengembangkan tujuan dan sasaran dari masing-masing fungsi serta
layanan kantor, termasuk layout, telekomunikasi, arsip da lain-lain.
b. Selalu mengikuti perkembangan baru dalam bidang perkantoran dengan
melakukan perubahan yang diperlukan untuk menciptakan layanan dan
fungsi kantor yang efektif dan efisien.
c. Menganalisis kebutuhan guna mendesain serta mengimplementasikan
secara total fungsi dan layanan kantor yang baru.
d. Merencanakan anggaran bagi pelaksanaan layanan kantor.
e. Menjelaskan kebutuhan akan personil yang tepat.
f. Menjelaskan kebutuhan akan ruang dan peralatan yang diperlukan.

g. Mendesain sistem dan prosedur administrasi yang tepat.

2. Pengorganisasian Kantor
a. Mendeskripsikan hal yang dianggap efektif sehubungan dengan
pemanfaatan sumber daya perusahaan guna mencapai tujuan dan sasaran
perusahaan.
b. Menjelaskan cara yang paling efektif bagi pegawai dalam menjalankan
tugasnya.
c. Mendesain metode dan prosedur kerja yang efisien.

Manajemen Perkantoran 4
 d. Menjamin pemanfatan yang optimal dari peralatan yang dimiliki
perusahaan.

e. Meningkatkan produktivitas organisasi dan perusahaan.

3. Kegiatan personalia tata usaha

a. Menjamin efisiensi dan efektifitas perekrutan pegawai baru melalui
penempatan pegawai yang tepat.
b. Menyediakan peluang karir dan pengalaman yang dapat memuaskan
pegawai.
c. Menyediakan training yang tepat.
d. Menyediakan sistem penilaian kinerja pegawai yang efektif.

e. Mendeskripsikan pekerjaan yang akan dilakukan pegawai secara

realistis.

4. Pengarahan
a. Menggunakan teknik yang efektif dalam mengawasi pegawai.
b. Menggunakan teknik yang efektif dalam memotivasi pegawai.
c. Mendesain sistem komunikasi yang efektif antar unit.
d. Menjamin terpenuhinya pegawai dengan kebijakan dan prosedur
organisasi.
e. Menjamin tercapainya kinerja pegawai yang telah direncanakan.

f. Mendampingi pegawai dalam memecahkan masalah yang berkaitan

dengan pekerjaan yang dilakukan.

5. Pengawasan kantor
a. Mengembangkan prosedur yang efisien dalam mengontrol kuantitas dan
kualitas pekerjaan yang dilakukan pegawai.
b. Mengembangkan prosedur yang efisien dalam mendeskripsikan
pekerjaan yang tidak terselesaikan.
c. Mengelola unit anggaran.

Manajemen Perkantoran 5
 d. Menjamin terlaksananya metode dan prosedur pengawasan secara efektif
dan efisien.
e. Mengembangkan penilaian kinerja yang efektif dan efisien dalam
menjelaskan hasil pekerjaan actual dengan harapan yang direncanakan.
f. Mengembangkan strategi yang efektif dalam melakukan tindakan
koreksi yang diperlukan.

1.4 ASPEK MANAJEMEN PERKANTORAN

Aspek-aspek manajemen perkantoran terdiri dari :

1 Tujuan, adalah aspek yang sangat penting untuk menilai dan membentuk
tujuan (memberi arah) sebuah kantor ataupun bagian-bagian dalam kantor.
2 Organisasi, aspek yang akan mengarahkan penyusunan tenaga kerja dan
pembagian tugas.
3 Metode (Sistem), yaitu pelaksanaan dan bagaimana serta dimana
pelaksanaan itu dilakukan.
4 Pegawai, yaitu berkaitan dengan pencarian calon pegawai, penempatan,
pelatihan , promosi dan pemberhentian.
5 Lingkungan, meliputi gedung kantor, perkakas kantor dan kondisi fisik
gedung/kantor.

6 Mesin-mesin dan perlengkapan, meliputi semua benda yang digunakan

dalam kantor untuk membantu pelaksanaan pekerjaan.

1.5 PRINSIP MANAJEMEN PERKANTORAN

Komaruddin (1981) mengemukakan sembilan prinsip manajemen perkantoran

sebagai berikut:
1.      Manajer kantor itu adalah seorang eksekutif yang harus membuat rencana,
menyusun organisasi, dan melakukan pengawasan terhadap sebagian besar
pekerjaan kantor yang harus dilaksanakan, serta memimpin para pegawai
dalam melaksanakan tugas mereka. Manajemen tertinggi harus menyadari
bahwa manajer kantor itu bukan seorang penyelia yang semata-mata hanya
berurusan dengan ketatausahaan saja.

Manajemen Perkantoran 6
 2.      Tata ruang kantor harus direncanakan dengan ilmiah untuk menghindari
gerakan yang tidak perlu (mubazir), keterlambatan, dan kesukaran untuk
menggapai pekerjaan atau bahan-bahan.

3.      Mesin-mesin dan perlengkapan-perlengkapan yang otomatis hendaknya

dipergunakan apabila hasilnya ekonomis.

4.      Kajian gerakan dan waktu (time and motion study) penyederhanaan kerja
dan pengukuran kerja hendaknya diterapkan dalam pekerjaan kantor.

5.      Sistem dan prosedur kantor harus dengan terus menerus diupayakan agar
menjadi lebih efisien dan mengurangi biaya.

6.      Sistem manajemen arsip/warkat yang diperbaiki harus dikembangkan sesuai

dengan pengawasan formulir. Hal ini termasuk menghidangkan metode
pengarsipan yang tidak efisien, penetapan jadwal pemusnahan arsip,
perbaikan sistem penelusuran arsip, dan perencanaan perbaikan formulir
kantor.

7.      Hubungan kepegawaian yang lebih ilmiah harus dikembangkan melalui

analisis pekerjaan, prgram diklat, nasihat kepegawaian, dan panduan
perintah.

8.      Standar kualitas dan kuantitas pekerjaan kantor harus digunakan dan
dikembangkan.

9.      Kesadaran kerja, bersamaan dengan konsep dasar manajemen ilmiah dalam
pekerjaan kantor hendaknya dikembangkan baik pada jiwa penyelia
maupun pada sikap pegawai.

1.6 KARAKTERISTIK KANTOR MODERN

Suatu kantor bisa disebut sebagai kantor modern jika mempunyai

karakteristik sebagai berikut :
1. Memiliki bangunan & tata ruang yang baik.
2. Perlengkapan/perabot yang tepat.
3. Pegawai yang melaksanakan tugas dengan baik.
4. Bekerja analitis, sistematis, rasional, terbuka dan demokratis.

Manajemen Perkantoran 7
 5. Memiliki sikap, cara berpikir yang sesuai dengan perkembangan jaman.
6. Mendayagunakan biaya dan tatalaksana yang efektif, efisien dan produktif.
7. Mendasarkan atas sistem informasi.

1.7 RANGKUMAN

a) Manajemen perkantoran sebagai cabang seni dan ilmu manajemen dapat

dirumuskan pengertiannya sebagai rangkaian aktivitas merencanakan,
mengorganisasikan, mengarahkan, mengawasi dan mengendalikan hingga
penyelenggaraan suatu hal agar berjalan tertib. Suatu hal tersebut adalah
yang berkaitan dengan pekerjaan kantor.

b) Ruang lingkup dari kegiatan manajemen perkantoran tidak hanya kegiatan

perkantoran itu sendiri, tetapi juga hal-hal yang berkaitan dengan kegiatan
lainnya, diantaranya pegawai kantor, biaya, prosedur, metode perkantoran.
c) Dari berbagai rumusan mengenai manajemen perkantoran, yang terkandung
di dalamnya meliputi rangkaian kegiatan : Tata penyelenggaraan,
perencanaan, pelaksanaan secara efesien, pengorganisasian dan
penggerakan, pengarahan, pengendalian dan pengawasan.

d) Aspek-aspek manajemen perkantoran terdiri dari : Tujuan, organisasi,

metode, pegawai, lingkungan, mesin-mesin dan perlengkapan.

e) Proses manajemen perkantoran terdiri dari :

- Perencanaan kantor
- Pengorganisasian kantor
- Kegiatan personalia tata usaha
- Pengkoordinasian
- Pengawasan kantor

EVALUASI DAN LATIHAN

1. Jelaskan apa yang dimaksud dengan manajemen perkantoran!

2. Sebutkan ruang lingkup dari manajemen perkantoran !
3. Sebutkan aspek-aspek dalam manajemen perkantoran !

Manajemen Perkantoran 8
4. Menentukan tindakan yang tepat untuk menyelesaikan suatu pekerjaan adalah
salah satu kegiatan dalam manajemen perkantoran. Berilah contoh riil apa yang
dilakukan manajemen yang menunjukkan hal tersebut !
5. jelaskan karakteristik dari suatu kantor modern !

Manajemen Perkantoran 9