Standard Operating Procedure

MARKETING
PT. BARUMUN AGRO SENTOSA

Ditetapkan Di : Medan
Tanggal : 02 Januari 2021

NO. DOKUMEN TANGGAL NO.REVISI NAMA DOKUMEN

Pelaksanaan Tender dan Pembuatan
BAS / SOP-MKT / 001 02-01-2021 05
Kontrak Penjualan Produksi

Pengesahan Dokument

Uraian Nama Jabatan Tanda Tangan

Asisten Manager
DISIAPKAN LIEONARDI
Sertifikasi

IDRIS Manager Sertifikasi

DIPERIKSA /
DIVERIFIKASI

HUSIN Asisten Direktur

DISETUJUI BUDI AMAL Direktur Utama

All information herein is company proprietary and property of

PT. Barumun Agro Sentosa
It shall not be reproduced or copied unless as expressively permitted or
directed by PT. Barumun Agro Sentosa
 STANDAR OPERASIONAL & PROSEDUR
Category MARKETING
Region Sumatera Utara
Pelaksanaan Tender dan Pembuatan Kontrak
Judul SOP
Penjualan Produksi
Tanggal Efektif 02 Januari 2021
Nomor Dokumen BAS / SOP – MKT / 001
Revisi 05
PT. Barumun Agro Sentosa Halaman Hal 1 dari 5
Edaran terbatas hanya untuk kalangan sendiri
1. Ruang Lingkup
Prosedur meliputi penentuan costumer, pembuatan undangan tender, menerima penawaran harga,
melaksanakan tender dan pembuatan berita acara tender serta pembuatan dokumen penjualan
produksi

2. Tujuan
Memberikan pedoman dalam pelaksanaan tender dan tinjauan persyaratan penjualan produksi
(CPO,Kernel, CPKO dan PKE) di PT Barumun Agro Sentosa
Memberikan panduan bagi pelaksanaan tender dalam hal pemenuhan persyaratan yang terkait
dengan :
a. Persyaratan kualitas hasil produksi baik secara kualitas, kuantitas dan harga
b. Penegsasan katagori produksi yang diperjanjikan dalan jual-beli (bersertifikat RSPO / ISCC /
ISPO atau Non sertifikat)
c. Persyaratan mengenai mekanisme pengiriman dan pasca pengiriman
d. Persyaratan peraturan dan perundangan yang terkait dengan produk dan aktifitasnya.
e. Persyaratan dari Pelanggan
f. konfirmasi dan verifikasi jika ada permasalahan dengan kontrak yang terdahulu

3. Kebijakan Dasar
a. Pelaksanaan dalam administrasi tender dan kontrak penjualan hasil produksi dilakukan pada
Kantor Holding Jakarta
b. Penjualan dilakukan dengan sistem tender tertutup dan sistem penjualan dengan negosiasi harga
langsung tanpa pembukaan tender
c. Memberikan pedoman kepada personil terkait dalam pelaksanaan administrasi tender dan kontrak
penjualan hasil produksi pada kantor Medan.
d. Personil terkait melaksanakan administrasi pencatatan pelaksanan tender dan kontrak penjualan
hasil produksi dengan penggunaan formulir-formulir yang telah ditetapkan

4. Penanggung jawab
Bagian Marketing Holding Jakarta bertanggung jawab untuk :
a. Merencanakan Kebutuhan untuk penjualan produk
b. Membuat dan mengirimkan undangan tender kepada calon pembeli/customer
c. Menjelaskan karakteristik produk yang akan dijual kepada calon pembeli
d. Mempelajari persyaratan yang di identifikasi oleh pelanggan
e. Menerima berita acara pembukaan tender
f. Membuat dokumen penjualan seperti ”Kontrak Jual-Beli, dan Delevery Order
g. Mengarsipkan dokumen proses kontrak yang dilaksanakan di Krt Jakarta
b. Bagian Marketing Kantor Medan bertanggungjawab untuk;
c. Menerima dokumen Penjualan dari kantor Holding Jakrta
d. Menerbitkan Kwitansi Pembayartan
e. Membuat faktur Pajak Penjualan Produk (PPN)
f. Mendistribusikan dokumen Penjualan kepada semua yang terkait
g. Mengarsipkan dokumen Penjualan di kantor Bagian Marketing Medan
 STANDAR OPERASIONAL & PROSEDUR
Category MARKETING
Region Sumatera Utara
Pelaksanaan Tender dan Pembuatan Kontrak
Judul SOP
Penjualan Produksi
Tanggal Efektif 02 Januari 2021
Nomor Dokumen BAS / SOP – MKT / 001
Revisi 05
PT. Barumun Agro Sentosa Halaman Hal 2 dari 5
Edaran terbatas hanya untuk kalangan sendiri
5. Referensi
a. ISO 9001 : 2015
b. ISO 14001 : 2015
c. Prinsip & Kriteria ISPO
d. Prinsip & Kriteria RSPO
e. Prinsip & Krtieria ISCC
f. RSPO SCCS 2020

6. Indikator Kinerja Proses

a. Harga yang disetujui dalam tender sesuai dengan kebijakan Perusahaan.
b. Kualitas produk yang dijual sesuai dengan persyaratan yang telah disepakati.
c. Penegasan Katagori Produk Bersertifikat RSPO/ISCC/ISPO atau Non sertifikat yang dijual
ditegaskan dalam Kontrak Jual -Beli dan dalam DO
d. Pemenang tender telah memenuhi semua aspek dan persyaratan Perusahaan
e. Penjualan Produk dilaksanakan dengan system yang ditetapkan
f. Penjualan Produk dilaksanakan kepada pemenang tender dan atau kepada penawar yang
memenuhi kebijakan perusahaan.
g. Penyerahan Produk kepada pembeli sesuai dengan spesifikasi yang telah disepakati dalam
kontrak jual – beli.

7. Istilah
a. Hasil Produksi Kebun dan PKS adalah TBS,CPO,Kernel dan Cangkang
b. TBS : Tandan Buah Segar
c. CPO : Crude Palm Oil (Minyak Kelapa Sawit)
d. Kernel : Inti Kelapa Sawit
e. CPKO : Minyak inti kelapa sawit
f. PKE : Ampas atau meals dari inti sawit
g. Cangkang : Kulit inti Sawit
h. DO : Delevery Order
i. Kontrak : Perjanjian Jual beli
j. Katagori : Adalah keterangan tentang produksi yang akan dikirim kepada Produksi
costumer apakah produksi yang bersertifikat (RSPO/ISCC/ISPO) atau non
sertifikat

8. Prosedure atau Mekanisme

No Kegiatan Rangkap Pelaksana
A Proses di Kantor Holding Jakarta oleh Bagian Marketing
Holding Jkt
1. Sistem Penjualan dengan Tender Tertutup
Pelaksanaan sistem penjualan produk dengan sistem Tender Bagian
Tertutup dan evaluasi atau tinjauan persyaratan produk Marketing
dilaksanakan oleh Bagian Marketing Holding
Dalam Hal ini dilaksanakan oleh Bagian Marketing Holding– Jakarta
Jakarta (mewakili bagian Administrasi kantor Medan)
 STANDAR OPERASIONAL & PROSEDUR
Category MARKETING
Region Sumatera Utara
Pelaksanaan Tender dan Pembuatan Kontrak
Judul SOP
Penjualan Produksi
Tanggal Efektif 02 Januari 2021
Nomor Dokumen BAS / SOP – MKT / 001
Revisi 05
PT. Barumun Agro Sentosa Halaman Hal 3 dari 5
Edaran terbatas hanya untuk kalangan sendiri
a. Bagian Marketing Holding Jakarta menerbitkan /membuat
Undangan Tender untuk mengikuti tender penjualan terkait
dengan kebutuhan atau pelaksanaan penjualan produk Undangan Marketing
(CPO, Kernel, CPKO ,PKE, Cangkang) kepada calon Tender Hoding Jkt
pembeli)
b. Undangan Tender memuat data-data karakteristik dan
persyaratan produk antara lain sbb;
 Jenis Komoditi (CPO, Kernel, CPKO, PKE, Cangkang,
Fibre dll)
 Karakteristik atau katagori produk yang ditawarkan Data-data Marketing
apakah produk certfied atau Non Certified dan Hoding Jkt
(RSPO/ISCC/ISPO Certified) spesifikasi
 Quality Produk
 Quantity
 Harga
 Syarat penyerahan
 Waktu penyerahan
 Syarat Pembayaran
c. Undangan Tender dikirim melalui Faximille atau Email
kepada calon pembeli
d. Para peserta tender (calon pembeli) yang berminat
mengikuti tander harus mengirimkan surat penawaran
Marketing
tender kepada perusahaan
Holding Jkt
e. Bagian Marketing Holding – Jakarta yang menerima surat
penawaran tender dari calon pembeli melakukan evaluasi
persyaratan peserta untuk menetapkan pemenang tender
Marketing
f. Apabila persyaratan tender yang diberikan ada yang tidak
Holding Jkt
memenuhi persyaratan maka Bagian Marketing holding
Jakarta akan melakukan negoisasi kepada peserta tander
agar memenuhi persyaratan tender yang dikemukakan
oleh management perusahaan
g. Bagian Marketing Holding-Jakarta akan membuat Berita
Marketing
Acara Pembukaan Tender dan menetapkan pemenang
Holding Jkt
tender

2. Sistem Penjualan dengan Negosiasi harga langsung

tanpa pelaksanaan tender
Atas persetujuan Direksi hal ini dapat dilakukan oleh bagian
Berita Acara Marketing
Marketing Holding Jakarta dengan langsung menawarkan produk
Pembukaan Holding Jkt
kepada calon pembeli dan apabila ada kesepakatan harga , maka
tender
pelanggan tersebut ditetapkan sebagai pembeli
 STANDAR OPERASIONAL & PROSEDUR
Category MARKETING
Region Sumatera Utara
Pelaksanaan Tender dan Pembuatan Kontrak
Judul SOP
Penjualan Produksi
Tanggal Efektif 02 Januari 2021
Nomor Dokumen BAS / SOP – MKT / 001
Revisi 05
PT. Barumun Agro Sentosa Halaman Hal 4 dari 5
Edaran terbatas hanya untuk kalangan sendiri
3. Persetujuan dan Pembuatan Dokumen Penjualan
Produski
Setelah ada penetapan sebagai pembeli , maka bagian Marketing
membuat administrasi penjualan sbb;
1 Menerbitkan Kontrak Jual- Beli antara PT Barumun Agro
Sentosa dengan pembeli
2 Delivery Order
3 Invoice oleh Bagian Marketing kantr Jakarta
Dokumen Penjualan Produksi (Kontrak Jual-Beli dan DO) diajukan
kepada managemen untu pemeriksaan dan persetujuan
Bagian Marketing Holding –Jakarta mendistribusikan dokumen Kontrak Jual- Marketing
penjualan peroduksi dengan alokasi sbb; Beli Holding Jkt
1 Kontrak Jual-Beli asli rangkap 2(dua) dikirim ke Bagian Delevery Marketing
Administrasi Kantor Medan Order (DO) Holding Jkt
2 DO/Delevery Order asli dikirim ke Bagian Administrasi Kantor
Medan
B Proses di Kantor Medan
Oleh Bagian Administrasi Kantor Medan
1. Bagian Administrasi Kantor Medan menerima dokumen
penjualan berupa ’Kontrak Jual-Beli dan DO(DeleveryOrder)
2. Bagian Penjualan produksi kantor Medan memeriksa ’kontrak
dan DO” kemudian menerbitkan kelengkapan dokumen
pembayaran berupa: Kwitansi Administrasi
 Kwitansi Pembayaran Pembayaran Kantor
Medan
 Faktur Pajak/PPN
3. Menyerahkan dokumen pembayaran (Kwitansi dan Faktur Faktur Pajak
Administrasi
Pajak) kepada Direktur untuk pemeriksaan, persetujuan/ (PPN) Kantor
penandatanganan Medan
4. Setelah kwitansi dan faktur pajak ditandatangani Direktur
bagian Administrasi Kantor Medan melakukan penduplikasian
dokumen penjualan (copy dokumen)
5. Merlakukan Pendistribusian dokumen penjualan dengan
alokasin sbb:
a Kontrak Jual Beli
- Kontrak Jual-Beli produksi lembar pertama asli Administrasi
Kantor
diserahkan dikirim kepada pembeli Distribusi
Medan
- Kontrak Jual_beli lembar kedua asli diarsipkan di * Kontrak
Bagian Administrasi kantor Medan Jual-Beli
- Kontrak jual-beli produksi (Copy) diserahkan kepada Deledery
bagian keuangan Order (DO)
- Copy Kontrak jual-beli (Copy) dikirim ke kantor PKS
 STANDAR OPERASIONAL & PROSEDUR
Category MARKETING
Region Sumatera Utara
Pelaksanaan Tender dan Pembuatan Kontrak
Judul SOP
Penjualan Produksi
Tanggal Efektif 02 Januari 2021
Nomor Dokumen BAS / SOP – MKT / 001
Revisi 05
PT. Barumun Agro Sentosa Halaman Hal 5 dari 5
Edaran terbatas hanya untuk kalangan sendiri
b Delevery Order (DO)
- DO Asli dikirim kepada pembeli
- Copy DO lembar pertama diserahkan kepada bagian
akuntansi
- Copy DO lembar kedua diserahkan kepada bagian
keuangan Administrasi
- Copy DO Lembar ketiga dikirim ke proyek /kepada Kantor
kantor PKS Medan
- Copy DO lembar keempat diarsipkan dikantor bagian
penjualan kantor Medan
c Kwitansi dan Faktur Pajak Distribusi
- Kwitansi Asli diserahkan kepada pembeli Kwitansi
- Kwitansi copy lembar pertama diserahkan kepada Pembayaran
bagian akuntansi
- Kwitansi copy lembar kedua diserahkan kepada bagian
keuangan
- Kwitansi copy lembar ketiga diarsipkan di kantor
Bagian Marketing Kantor Medan

9. Dokumen terkait
No No.Dokumen Judul Dokumen
1 F-MKT-01 Daftar Hadir peserta tender
2 F-MKT-02 Kwitansi Penjualan
3 F-MKT-03 Delivery Order
4 --- Undangan Tender
5 --- Kontrak Jual Beli
6 --- Faktur Pajak (PPN)

10. Catatan Perubahan

No
Tanggal Isi Perubahan Direvisi oleh Disetujui oleh
Revisi
00 01-08-2008 Terbitan Pertama Rezeki Sitepu Budi Amal
01 01-04-2011 Perubahan Nama dan Logo Rezeki Sitepu Budi Amal
02 10-10-2012 Penegasan Kategori Produksi sesuai Rezeki Sitepu Budi Amal
standart RSPO SCCS dan ISCC
03 01-10-2013 Proses Penjualan Produksi Sampai Rezeki Sitepu Budi Amal
Terbitnya Dokumen Tender Kontrak dan
DO Dilaksanakan Dikantor Jakarta
04 15-01-2018 Revisi Prosedur /Mekanisme dan MR Budi Amal
Referensi
05 02-01-2021 Tambahan Referensi RSPO SCCS 2020 MR Budi Amal
& Prosedur mengenai RSPO SCCS 2020