Anda di halaman 1dari 108

DIKLAT PEMBENTUKAN

AUDITOR TERAMPIL PSPM

KODE MA : 1.130

PENGANTAR SISTEM
PENGENDALIAN
MANAJEMEN

2007

PUSAT PENDIDIKAN DAN PELATIHAN PENGAWASAN


BADAN PENGAWASAN KEUANGAN DAN PEMBANGUNAN

EDISI KEEMPAT
Judul Modul : Pengantar Sistem Pengendalian
Manajemen

Penyusun : Drs. Victor Sitorus


Edi Timbul, Ak., M.B.A., M.Sc.
Perevisi I : Suwartomo, Ak., M.Sc.
Drs. Zaenal Asrul
Perevisi II : John Elim, Ak., M.B.A.
Perevisi III : Andilo Tohom, Ak., M.Si.
Tri Restu Ramadhan Putra, Ak.
Pereviu : Linda Ellen Theresia, S.E., M.B.A.
Editor : Daissy Erdianthy, S.E., M.Ak.

Dikeluarkan oleh Pusat Pendidikan dan Pelatihan Pengawasan BPKP


dalam rangka Diklat Sertifikasi JFA Tingkat Auditor Terampil

Edisi Pertama : Tahun 1998


Edisi Kedua (Revisi Pertama) : Tahun 2000
Edisi Ketiga (Revisi Kedua) : Tahun 2003
Edisi Keempat (Revisi Ketiga) : Tahun 2007

ISBN 979-3873-01-9
ap)

Dilarang keras mengutip, menjiplak, atau menggandakan sebagian


atau seluruh isi modul ini, serta memperjualbelikan tanpa izin tertulis
dari Pusat Pendidikan dan Pelatihan Pengawasan BPKP.
Pusdiklatwas BPKP
Jln. Beringin II
Pandansari, Ciawi
Bogor 16720 ISBN 979-3873-01-9
Pengantar Sistem Pengendalian Manajemen

DAFTAR ISI

Halaman

Kata Pengantar ……………………………………………………………….. i

Daftar Isi ………………………………………………………………………... iii

Bab I PENDAHULUAN ..………………………………………………….. 1

A. Tujuan Pemelajaran Umum ……………………………..….. 1

B. Tujuan Pemelajaran Khusus ………………………….…..… 2

C. Deskripsi Singkat Struktur Modul …………………………… 2

D. Metodologi Pemelajaran …………………………………..... 6

Bab II KONSEP DASAR SISTEM PENGENDALIAN MANAJEMEN..... 7

A. Latar Belakang Pengendalian…………………………..…... 7

B. Pengertian Sistem Pengendalian Manajemen………......... 12

C. Jenis Pengendalian Manajemen ………………………....... 18

D. Tujuan Perancangan Sistem Pengendalian


Manajemen ......................................................................... 21

E. Keterbatasan Sistem Pengendalian Manajemen ............... 25

F. Soal-soal Latihan …………………………………………...... 27

Bab III KOMPONEN PENGENDALIAN MANAJEMEN ……..…….……. 29

A. Pendekatan 8 (delapan) Unsur Pengendalian


Manajemen ………. ……… ……………………………........ 30

B. Pendekatan 5 (lima) Komponen Pengendalian


38
Manajemen Versi COSO ...................................................

PUSDIKLATWAS BPKP - 2007 iii


Pengantar Sistem Pengendalian Manajemen

C. Sistem Pengendalian Manajemen di Indonesia ……......… 61

D. Soal-soal Latihan …………………………………..………… 65

Bab IV PEMAHAMAN DAN PENILAIAN SISTEM PENGENDALIAN


MANAJEMEN ............................................................................. 70

A. Tahapan Penilaian Sistem Pengendalian Manajemen....... 70

B. Prosedur Penilaian Sistem Pengendalian Manajemen....... 75

C. Metode Pemahaman dan Penilaian Pengendalian


Manajemen …………………………….……………………… 77

D. Soal-soal Latihan …………………………………………….. 92

Daftar Pustaka ……. ………………………………………………….……….. 100

PUSDIKLATWAS BPKP - 2007 iv


Pengantar Sistem Pengendalian Manajemen

BAB I
PENDAHULUAN

Modul Pengantar Sistem Pengendalian Manajemen ini disusun sebagai bahan


pemelajaran bagi peserta pendidikan dan pelatihan (diklat) pembentukan
jabatan fungsional auditor terampil dengan jumlah 20 jam pelatihan (jamlat).
Pengantar Sistem Pengantar Manajemen masuk dalam kategori kelompok mata
ajaran inti sebagaimana yang diatur dalam Keputusan Kepala BPKP Nomor:
KEP-06.04.00-847/K/1998 tentang Pola Pendidikan dan Pelatihan Auditor Bagi
Aparat Pengawasan Fungsional Pemerintah.

A. TUJUAN PEMELAJARAN UMUM

Standar Pelaksanaan Audit APFP menyebutkan bahwa: “Auditor harus


memelajari dan menilai keandalan struktur pengendalian intern untuk
menentukan luas dan lingkup pengujian yang akan dilaksanakan”. Struktur
pengendalian intern atau sistem pengendalian manajemen menjadi faktor
penting dalam pelaksanaan audit. Oleh karena itu, auditor harus mampu
memahami dengan baik sistem pengendalian manajemen, menilai, dan
memanfaatkannya dalam pelaksanaan audit.

Dengan demikian, tujuan pemelajaran umum Pengantar Sistem Pengantar


Manajemen adalah:

Setelah memelajari modul ini, peserta diklat diharapkan mampu memahami


sistem pengendalian manajemen serta fungsinya dalam pelaksanaan audit.

PUSDIKLATWAS BPKP - 2007 1


Pengantar Sistem Pengendalian Manajemen

B. TUJUAN PEMELAJARAN KHUSUS

Tujuan pemelajaran khusus dari modul ini adalah peserta diklat diharapkan
mampu:

1. Menjelaskan latar belakang perlunya pengendalian manajemen,


pengertian sistem pengendalian manajemen, jenis-jenis pengendalian,
tujuan perancangan sistem pengendalian manajemen dan
persyaratannya serta keterbatasan sistem pengendalian manajemen;

2. Menjelaskan komponen sistem pengendalian manajemen; baik dengan


menggunakan pendekatan 8 unsur maupun dengan pendekatan COSO;
serta komponen sistem pengendalian manajemen yang diterapkan di
Indonesia

3. Menjelaskan tahapan, prosedur dan metode penilaian sistem


pengendalian manajemen dalam pelaksanaan audit dan reviu laporan
keuangan.

C. DESKRIPSI SINGKAT STRUKTUR MODUL

Modul pemelajaran ini tidak dapat dipisahkan dengan modul auditing


karena pemahaman atas sistem pengendalian manajemen adalah bagian
yang tidak terpisahkan dari pemelajaran mata diklat auditing. Peserta
diharapkan mengerti dan memahami rangkaian penugasan audit yang
dimulai dari perencanaan sampai dengan pelaporan dan monitoring
pelaksanaan tindak lanjut. Pemahaman dan penilaian atas sistem
pengendalian manajemen adalah proses penting dalam tahapan audit
tersebut.

Isi modul diklat ini merupakan pemelajaran tahapan awal bagi seorang
auditor dalam pelaksanaan audit sebelum auditor melakukan pengujian
yang lebih rinci dan mendalam. Melalui pengidentifikasian kelemahan
sistem pengendalian manajemen suatu organisasi/unit kerja yang diaudit,

PUSDIKLATWAS BPKP - 2007 2


Pengantar Sistem Pengendalian Manajemen

auditor akan dapat mengevaluasi serta mengambil keputusan atas bagian-


bagian mana saja yang perlu diuji lebih mendalam. Hal ini dilakukan
dengan satu asumsi yaitu penyimpangan atau kecenderungan terjadinya
suatu penyimpangan lebih berpotensi terjadi pada bagian atau aspek
manajemen yang nyata-nyata memiliki pengendalian yang lemah.
Implikasinya, pelaksanaan suatu penugasan audit atau reviu laporan
keuangan akan dapat dicapai secara efisien dan efektif apabila penilaian
atau pemahaman atas sistem pengendalian manajemen telah
dilaksanakan dengan baik.

Untuk itu, peserta diklat harus memperoleh pengetahuan mengenai konsep


dasar dan komponen-komponen dari pengendalian manajemen. Peserta
diklat kemudia akan mendapatkan gambaran mengenai prosedur dan
metode yang dapat digunakan dalam melakukan penilaian terhadap
komponen-komponen pengendalian manajemen tersebut dalam sebuah
penugasan audit atau reviu laporan keuangan.

Dalam modul ini komponen pengendalian manajemen yang dijelaskan


adalah terdiri dari 2 (dua) pendekatan, yaitu pendekatan 8 (delapan) unsur
dan COSO. Hal ini mengingat bahwa hingga saat ini pendekatan 8
(delapan) unsur masih digunakan dalam pelaksanaan audit oleh
lembaga/institusi audit di Indonesia. Pendekatan komponen COSO
disajikan untuk mengantisipasi disahkannya Rancangan Peraturan
Pemerintah tentang Sistem Pengendalian Internal Instansi Pemerintah
yang menganut pendekatan COSO.

Saat ini, ketentuan yang sudah ada terkait dengan sistem pengendalian
manajemen diatur dalam Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur
Negara Nomor: Kep/46/M.PAN/4/2004 tentang Petunjuk Pelaksanaan
Pengawasan Melekat dalam Penyelenggaraan Pemerintahan. Dalam
ketentuan ini, diatur bahwa komponen pengendalian adalah menggunakan

PUSDIKLATWAS BPKP - 2007 3


Pengantar Sistem Pengendalian Manajemen

pendekatan 8 unsur dengan prasyarat keberhasilan adanya komponen


pengendalian berdasarkan pendekatan COSO.

Jadi sudah menjadi keharusan bahwa setiap auditor memahami kedua


pendekatan pengendalian manajemen tersebut. Oleh karena itu, modul
Pengantar Sistem Pengendalian Manajemen ini disusun dengan kerangka
bahasan sebagai berikut:

BAB I : PENDAHULUAN

Dalam bab ini diuraikan penjelasan umum sebagai gambaran


menyeluruh atas isi modul yang meliputi: Tujuan Pemelajaran
Umum, Tujuan Pemelajaran Khusus, Deskripsi Singkat
Struktur Modul, dan Metodologi Pemelajaran

BAB II : KONSEP DASAR SISTEM PENGENDALIAN MANAJEMEN

Dalam bab ini diuraikan tentang latar belakang pengendalian,


pengertian sistem pengendalian manajemen, jenis-jenis
pengendalian, tujuan perancangan sistem pengendalian
manajemen, dan keterbatasan suatu sistem pengendalian
manajemen, serta soal latihan.

BAB III : KOMPONEN PENGENDALIAN MANAJEMEN

Dalam bab ini diuraikan komponen pengendalian manajemen


dengan pendekatan 8 unsur, komponen pengendalian
menurut COSO, dan komponen pengendalian yang
digunakan di Indonesia, serta soal latihan.

PUSDIKLATWAS BPKP - 2007 4


Pengantar Sistem Pengendalian Manajemen

BAB IV : PEMAHAMAN DAN PENILAIAN SISTEM PENGENDALIAN


MANAJEMEN

Dalam bab ini diuraikan tahapan pemahaman dan penilaian


sistem pengendalian manajemen dalam pelaksanaan audit
dan reviu laporan keuangan, prosedur dan metode
pemahaman dan penilaian sistem pengendalian manajemen
serta soal latihan dan kasus.

Kerangka bahasan modul ini dapat digambarkan sebagai berikut:

Pendahuluan

Sistem Pengendalian Manajemen

Konsep Dasar Komponen


SPM SPM

Pemahaman dan Penilaian SPM :


1. Tahapan
2. Prosedur
3. Metode

Gambar 1. Kerangka bahasan modul

PUSDIKLATWAS BPKP - 2007 5


Pengantar Sistem Pengendalian Manajemen

D. METODOLOGI PEMELAJARAN

Penyampaian materi diklat ini menggunakan pendekatan pemelajaran


orang dewasa (andragogy) dengan menggunakan metode sebagai berikut:

- Ceramah atau presentasi bahan ajar

- Curah Pendapat

- Diskusi

- Latihan

- Studi Kasus

PUSDIKLATWAS BPKP - 2007 6


Pengantar Sistem Pengendalian Manajemen

BAB II
KONSEP DASAR
SISTEM PENGENDALIAN MANAJEMEN

Setelah mempelajari bab ini peserta diklat diharapkan mampu menjelaskan latar
belakang perlunya pengendalian manajemen, pengertian sistem pengendalian
manajemen, jenis-jenis pengendalian, tujuan perancangan sistem pengendalian
manajemen dan persyaratannya serta keterbatasan sistem pengendalian manajemen.

A. LATAR BELAKANG PENGENDALIAN

1. Pengendalian dan Pengawasan

Pengendalian (control) merupakan bagian dari fungsi manajemen.


Fungsi manajemen meliputi: Planning, Organizing, Staffing, Leading,
and Controlling (Leslie W.Rue and Lloyd L. Byars, 2000). Fungsi
controlling berperan untuk mendeteksi deviasi atau kelemahan yang
perbaikan terhadapnya menjadi umpan balik dari suatu kegiatan yang
dimulai dari tahap perencanaan hingga tahap pelaksanaan. Hal-hal
yang dicakup dalam fungsi controlling adalah menciptakan standar atau
kriteria, membandingkan hasil monitoring dengan standar, melakukan
perbaikan atas deviasi atau penyimpangan, merevisi dan menyesuaikan
metode pengendalian sebagai respon atas hasil pengendalian dan
perubahan kondisi, serta mengkomunikasikan revisi dan penyesuaian
tersebut ke seluruh proses manajemen.

Istilah pengendalian acapkali dipertukarkan dengan istilah pengawasan,


terutama di lingkungan sektor publik (pemerintah). Berikut adalah
beberapa pengertian mengenai pengawasan.

 Pengawasan adalah seluruh proses kegiatan penilaian terhadap


obyek pengawasan dan atau kegiatan tertentu dengan tujuan untuk

PUSDIKLATWAS BPKP - 2007 7


Pengantar Sistem Pengendalian Manajemen

memastikan apakah pelaksanaan tugas dan fungsi obyek


pengawasan dan atau kegiatan tersebut telah sesuai dengan yang
ditetapkan (KepmenPAN No.: 19/1996 tentang Jabatan Fungsional
Auditor dan Angka Kreditnya).

 Pengawasan adalah proses kegiatan pimpinan untuk memastikan


dan menjamin bahwa tujuan dan tugas-tugas organisasi akan dan
telah terlaksana dengan baik sesuai dengan kebijaksanaan, instruksi,
rencana dan ketentuan-ketentuan yang telah ditetapkan dan yang
berlaku (SANRI – LAN RI)

Hakikat pengawasan adalah mencegah sedini mungkin terjadinya


penyimpangan, pemborosan, penyelewengan, hambatan, kesalahan
dan kegagalan dalam pencapaian tujuan dan pelaksanaan tugas-tugas
organisasi Menurut buku Sistem Administrasi Negara Republik
Indonesia (SANRI – 1996) pengawasan dibagi dalam 4 (empat) jenis,
yaitu: pengawasan melekat (waskat), pengawasan fungsional (wasnal),
pengawasan legislatif (wasleg), dan pengawasan masyarakat (wasmas).

Pengawasan melekat adalah serangkaian kegiatan yang bersifat


sebagai pengendalian yang terus menerus dilakukan oleh atasan
langsung terhadap bawahannya secara preventif atau represif agar
pelaksanaan tugas bawahan berjalan secara efektif dan efisien sesuai
dengan rencana kegiatan dan peraturan perundang-undangan yang
berlaku (Inpres No. 1 Tahun 1989). Secara singkat dapat dikatakan
Waskat lebih diarahkan pada pembentukan suatu sistem yang mampu
mengarahkan dan membimbing bawahan dalam pelaksanaan tugasnya
mencapai tujuan dan sasaran organisasi yang ditetapkan, serta mampu
mencegah terjadinya penyimpangan, kebocoran, dan pemborosan
keuangan negara.

PUSDIKLATWAS BPKP - 2007 8


Pengantar Sistem Pengendalian Manajemen

Pengawasan legislatif adalah pengawasan yang dilakukan oleh


Lembaga Perwakilan Rakyat baik di tingkat pusat (DPR) maupun di
tingkat daerah (DPRD). Bentuk pengawasan tersebut lebih didominasi
dari sudut pengawasan politik. DPR atau DPRD dapat menggunakan
hak yang dimilikinya, di antaranya adalah hak angket, hak budget dan
hak bertanya dalam rangka pengawasan terhadap jalannya
kebijaksanaan pemerintahan.

Pengawasan masyarakat adalah pengawasan yang dilakukan oleh


masyarakat melalui saluran khusus yang disediakan atau pun media-
media lainnya yang tersedia seperti melalui media massa. Umumnya
dalam setiap kebijakan pemerintah, pengawasan masyarakat selalu
dimungkinkan untuk dilaksanakan. Contohnya dalam pengadaan
barang dan jasa pada instansi pemerintah. Masyarakat yang tidak puas
terhadap tanggapan atau informasi yang disampaikan oleh pengguna
barang/jasa dapat mengadukan kepada Menteri/Panglima TNI/
Kapolri/Pemimpin Lembaga/Gubernur/Bupati/Walikota/Dewan Gubernur
BI/Pemimpin BHMN/Direksi BUMN/BUMD (Keppres 80 Th. 2003 Pasal
48 ayat (7)).

Pengawasan fungsional adalah pengawasan yang dilakukan oleh


aparat yang tugas pokoknya melakukan pengawasan seperti: BPK,
BPKP, Inspektorat Jenderal Departemen, Inspektorat Utama Lembaga
Pemerintah Non Departemen (LPND), dan Badan Pengawas Daerah
(Bawasda). Berbeda dengan Wasleg dan Wasmas, pengawasan
fungsional dilakukan secara lebih terencana dan teratur.

2. Sejarah Pengendalian

Pengendalian yang menjadi fokus pada modul ini adalah suatu


pengendalian yang melekat (built-in) dalam suatu sistem yang ada pada
setiap aktivitas atau organisasi. Namun demikian, pada dasarnya

PUSDIKLATWAS BPKP - 2007 9


Pengantar Sistem Pengendalian Manajemen

pengendalian berkembang sesuai dengan kondisi-kondisi yang dijumpai


oleh dunia usaha dari waktu ke waktu.

Pengendalian atau control pertama kali muncul dalam kamus referensi


Inggris sekitar tahun 1600, yang penekanannya adalah adanya salinan
dari suatu dokumen. Kemudian pengendalian intern dianggap sama
dengan pengujian internal (internal check), di mana suatu pekerjaan
dimungkinkan untuk dapat diperiksa atau diuji oleh orang lain.

Tahun 1949 AICPA (American Institute of Certified Public Accountant)


memperkenalkan istilah pengendalian intern. Perkembangan signifikan
lainnya adalah pada tahun 1960, GAO (Government Audit Office), yakni
lembaga yang bertindak sebagai auditor pemerintah Amerika Serikat
memperkenalkan unsur-unsur pengendalian intern. Tahun 1992
Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission
(COSO) membuka wacana baru mengenai pengertian pengendalian
intern beserta komponen-komponennya.

Setelah terjadi beberapa serangkaian mega skandal keuangan di


Amerika Serikat pada tahun 2000-an, baik pada sektor swasta mau
pun publik, komisi khusus Sarbannes Oxley merekomendasikan
pengendalian intern versi COSO untuk digunakan sebagai
pengendalian intern yang digunakan di Amerika Serikat. Tahun 2004,
INTOSAI (International Organization of Supreme Audit Institution),
Organisasi Internasional Lembaga Tinggi Audit yang merupakan
asosiasi institusi/lembaga tinggi audit dunia yang memiliki anggota di
banyak negara di dunia termasuk Badan Pemeriksa Keuangan
Republik Indonesia, resmi menggunakan modifikasi pengendalian intern
versi COSO sebagai dasar untuk memahami pengendalian intern
auditan.

PUSDIKLATWAS BPKP - 2007 10


Pengantar Sistem Pengendalian Manajemen

3. Pentingnya Pemahaman SPM Bagi Auditor

Kesadaran auditor dalam rangka mengoptimalkan pelaksanaan


penugasan audit, apa pun jenis auditnya memerlukan pemahaman atas
sistem pengendalian manajemen. Hal ini telah ditetapkan dalam
Standar Pelaksanaan Audit Aparat Pengawasan Fungsional Pemerintah
(APFP) yang menyatakan bahwa Auditor harus mempelajari dan
menilai keandalan sistem pengendalian manajemen untuk menentukan
luas dan lingkup pengujian yang akan dilaksanakan.

Seorang auditor tidaklah mungkin harus melakukan pengujian ke


seluruh bidang/bagian/aspek dari suatu organisasi dengan waktu,
tenaga, dan biaya yang terbatas. Itulah sebabnya pemahaman atas
sistem pengendalian manajemen suatu organisasi/unit kerja yang akan
diaudit sangat diperlukan.

Dalam audit operasional, memelajari dan menilai sistem pengendalian


manajemen bertujuan untuk memastikan apakah tentative audit
objectives (sasaran audit tentatif) dapat terus dilanjutkan menjadi firm
audit objectives (sasaran audit yang lebih pasti). Tentative Audit
Objectives adalah sasaran audit sementara yang dicanangkan auditor
saat dilakukannya audit pada tahap survei pendahuluan. Firm Audit
Objectives adalah sasaran audit pasti yang ditetapkan auditor saat
dilakukannya audit pada tahap penelahaan sistem pengendalian
manajemen. Dengan demikian, dapatlah disimpulkan bahwa memelajari
dan menilai keandalan sistem pengendalian manajemen merupakan hal
yang pokok dan penting. Hasil penilaian atas keandalan sistem
pengendalian manajemen menentukan keberhasilan pencapaian tujuan
audit.

PUSDIKLATWAS BPKP - 2007 11


Pengantar Sistem Pengendalian Manajemen

Pemahaman dan penilaian sistem pengendalian manajemen dalam


sebuah audit adalah bagian penting dari sebuah proses audit. Hal ini
dapat digambarkan sebagai berikut:

PAHAMI & AUDIT LAPORAN


SURVEI Formatted: Font: 11 pt
UJI SPM LANJUTAN HASIL
PENDA-
HULUAN TA FA AO AUDIT

Gambar 2. Pemahaman SPM dalam Proses Audit Formatted: Portuguese


(Brazil)

Melalui pemahaman dan penilaian keandalan sistem pengendalian


manajemen dapat diperoleh manfaat sebagai berikut:

• Menghindari atau mengurangi terjadinya risiko audit.

• Sebagai dasar penetapan arah, lingkup, sifat, dan waktu audit.

• Mempercepat proses audit karena lebih terarah dan memberikan


jaminan bahwa sasaran audit tercapai dengan baik.

B. PENGERTIAN SISTEM PENGENDALIAN MANAJEMEN

Definisi pengendalian pada awalnya adalah “copy of a roll (of account),


a parallel of the same quality and content with the original”. Ada pun
terjemahannya adalah salinan dari suatu daftar (akun/rekening), yang
kesejajaran mutu dan isi yang sama dengan aslinya. Oleh Samuel Johnson
(dalam Sawyer, 2003) definisi tersebut disimpulkan sebagai “a register or
account kept by another officer, that each may be examined by the other”
(yang terjemahannya adalah suatu register atau akun/rekening yang
disimpan oleh petugas lain, sehingga memungkinkan register atau akun
tersebut diperiksa oleh orang lain).

PUSDIKLATWAS BPKP - 2007 12


Pengantar Sistem Pengendalian Manajemen

Pengertian pengendalian di atas adalah pengertian dalam arti yang sempit


yang sering disebut sebagai pengecekan internal (internal check).
Maksudnya adalah suatu kegiatan yang dilaksanakan oleh seseorang
diawasi oleh orang lain, sehingga tercipta suatu pengendalian.

George E. Bennett (1930) dalam Sawyer (2003) mendefinisikan


pengecekan internal sebagai berikut.

“A system of internal check may be defined as the coordination of a system


of accounts and related office procedures in such a manner that the work of
one employee independently performing his own prescribed duties
continually checks the work of another as to certain elements involving the
possibility of fraud.”

Definisi di atas diterjemahkan sebagai berikut: suatu sistem pengecekan


intern dapat didefinisikan sebagai koordinasi suatu sistem akun dan
prosedur terkait sedemikian rupa sehingga seorang pegawai yang
melaksanakan tugasnya secara independen dan terus menerus tercek
(teruji) oleh pekerjaan pegawai lain untuk meyakinkan apakah elemen
tertentu terkait dengan kemungkinan adanya kecurangan.

Laporan khusus dari Komite Prosedur Audit American Institute of Certified


Public Accountant (AICPA) pada tahun 1949 dengan judul “Internal
Control – Elements of a Coordinated System and Its Importance to
Management and The Independent Accountant" mendefinisikan
Pengendalian Intern sebagai berikut.

Internal control comprises the plan of organization and all of the


coordinate methods and measures adopted within a business to
safeguards its assets, check the accuracy and realibility of its
accounting data, promote operational efficiency, and encourage
adherence to prescribed managerial policies. This definition
(continued the Committee) possibly is broader than the meaning
sometimes attributed to the term. It recognizes that a system of
internal control extends beyond those matters which relate directly to
the functions of the accounting and financial departement.

PUSDIKLATWAS BPKP - 2007 13


Pengantar Sistem Pengendalian Manajemen

(Pengendalian intern mencakup rencana organisasi dan seluruh


metode koordinasi dan upaya-upaya yang diadopsi dalam suatu
usaha atau bisnis untuk melindungi aset-asetnya, memeriksa akurasi
dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi kegiatan dan
kepatuhan pada kebijakan manajerial yang telah ditetapkan. Definisi
ini mungkin lebih luas dari arti yang acap kali diberikan pada istilah
tersebut. Definisi ini mengakui bahwa luas pengertian sistem
pengendalian intern melampaui hal-hal yang berkaitan langsung
dengan fungsi departemen atau bidang keuangan dan akuntansi).

Perkembangan terkini, yakni rumusan yang dikeluarkan oleh COSO


dalam ”Internal Control – Integrated Framework” (1992) mendefinisikan
pengendalian intern sebagai berikut.

Internal control: a process, effected by an entity’s board of directors,


management, and other personnel, designed to provide reasonable
assurance regarding the achievement of objectives in the following
categories:
• Effectiveness and efficiency of operations
• Reliability of financial reporting
• Compliance with applicable laws and regulations

Pengendalian intern: suatu proses, yang dipengaruhi oleh dewan direksi


suatu entitas, manajemen, dan personel lain, dirancang untuk
menyediakan keyakinan yang memadai berkaitan dengan pencapaian
tujuan dalam beberapa kategori:

• Efektivitas dan efisiensi kegiatan

• Keandalan pelaporan keuangan

• Ketaatan pada peraturan dan ketentuan yang berlaku.

Perkembangan defisini tersebut secara ringkas dapat digambarkan sebagai


berikut:

PUSDIKLATWAS BPKP - 2007 14


Pengantar Sistem Pengendalian Manajemen

Bennett (1930) AICPA (1949) COSO (1992)

•Lbh dr internal check Proses yg


Arti Sempit •Rencana organisasi,
Internal check dipengaruhi
•Metode dan
manusia
upaya koordinasi

Deteksi •Perlindungan aset •Efektivitas & Efisiensi


•Keandalan data akuntansi •Keandalan LapKeu
penyimpangan/
•Efisiensi operasi •Ketaatan
fraud •Ketaatan

Gambar 3. Perkembangan Definisi SPM

Istilah pengendalian intern merupakan istilah yang dapat dipertukarkan


dengan pengendalian manajemen. Standards for Internal Control in the
Federal Government yang dikeluarkan oleh General Accounting Office
(GAO) November 1999 menyatakan bahwa: “In short, internal control,
which is synonymous with management control, helps government program
managers achieve desired results through effective stewardship of public
resources” (singkatnya, pengendalian intern yang disebut pula
pengendalian manajemen membantu manajer program pemerintah
mencapai tujuan yang ditetapkan melalui pengelolaan sumber daya publik
secara efektif).

PUSDIKLATWAS BPKP - 2007 15


Pengantar Sistem Pengendalian Manajemen

Dari uraian berbagai pengertian tersebut di atas, bisa diambil konsep dasar
yang merupakan hakikat dari sistem pengendalian manajemen yaitu:

1. Sistem pengendalian manajemen merupakan komponen operasi atau


kegiatan yang terpasang secara terus menerus (A continuous built-in
component of operations);

2. Pengendalian manajemen dipengaruhi oleh manusia;

3. Pengendalian manajemen hanya memberikan keyakinan yang


memadai, bukan keyakinan yang mutlak.

Secara rinci ketiga hal tersebut dapat dijelaskan sebagai berikut:

1. Komponen operasi yang terpasang secara terus menerus

Pengendalian manajemen adalah suatu rangkaian tindakan dan


aktivitas yang terjadi pada seluruh kegiatan organisasi dan berjalan
secara terus menerus. Pengendalian manajemen bukanlah suatu
sistem terpisah dalam suatu organisasi, melainkan harus dianggap
sebagai bagian integral dari setiap sistem yang dipakai manajemen
untuk mengatur dan mengarahkan kegiatannya. Contoh: Untuk
mencapai tujuan efisiensi dan efektivitas, dalam sistem pengadaan
barang dan jasa yang diatur dalam Keputusan Presiden Nomor 18
Tahun 2000 mengandung unsur-unsur pengendalian untuk memperoleh
barang atau jasa yang paling menguntungkan negara.

Pengendalian intern dapat disebut pula pengendalian manajemen yang


terpasang dalam organisasi sebagai bagian dari sarana prasarana
organisasi guna membantu manajemen menjalankan organisasi dan
mencapai tujuannya.

PUSDIKLATWAS BPKP - 2007 16


Pengantar Sistem Pengendalian Manajemen

2. Pengendalian Manajemen dipengaruhi oleh manusia

Dalam kenyataan sering dijumpai bahwa suatu organisasi memiliki


pedoman (manual) sistem pengendalian manajemen yang baik, namun
tidak dilaksanakan sebagaimana mestinya, sehingga pengendalian
manajemen yang telah dirancang tersebut tidak memberikan kontribusi
positif bagi organisasi.

Sistem pengendalian manajemen dapat berjalan efektif jika


dilaksanakan benar-benar oleh manusia. Tanggung jawab berjalannya
sistem pengendalian manajemen sangat tergantung pada manajemen.
Manajemen menetapkan tujuan, merancang dan melaksanakan
mekanisme pengendalian, memantau serta mengevaluasi pengendalian.
Dengan demikian, seluruh pegawai dalam organisasi memegang
peranan penting untuk melaksanakan sistem pengendalian manajemen
secara efektif. Sebagai contoh, menurut Keppres No. 18 Tahun 2000
pada pasal 34 ayat (1) disebutkan bahwa: setelah pekerjaan selesai
100% sesuai dengan yang tertuang dalam kontrak, penyedia
barang/jasa mengajukan permintaan secara tertulis kepada kepala
kantor/satuan kerja/pemimpin proyek/bagian proyek/pejabat yang
disamakan/ditunjuk untuk penyerahan pekerjaan. Dalam praktek, hal ini
justru banyak dijumpai pekerjaan belum mencapai 100% telah
dilakukan serah terima yang dituangkan dalam berita acara penyerahan
barang. Hal ini terjadi karena ada kolusi antara pihak pemberi kerja
(bouheer) dengan kontraktor.

3. Memberikan keyakinan yang memadai, bukan keyakinan yang


mutlak

Perancangan suatu sistem pengendalian manajemen didasarkan pada


pertimbangan biaya – manfaat. Tidak peduli betapa baiknya
perancangan dan pengoperasian suatu pengendalian manajemen

PUSDIKLATWAS BPKP - 2007 17


Pengantar Sistem Pengendalian Manajemen

dalam suatu organisasi, sistem itu tidak dapat memberikan jaminan


keyakinan yang mutlak agar tujuan organisasi dapat tercapai. Faktor-
faktor dari luar yang mempengaruhi manajemen dapat mempengaruhi
kemampuan organisasi dalam mencapai tujuannya.

Kesalahan manusia, pertimbangan yang keliru, dan adanya kolusi


adalah contoh-contoh faktor yang dapat menghalangi pencapaian
tujuan organisasi sebagaimana yang diinginkan. Sebagai contoh adalah
seringkali pekerjaan pembangunan jalan telah dikerjakan oleh
kontraktor tertentu sebelum adanya penunjukkan bahkan anggaran
untuk pekerjaan itu. Hal ini dapat terjadi karena adanya kolusi antara
pihak pemberi kerja dengan pemborong, sehingga tujuan adanya
prosedur pengadaan barang dan jasa untuk memperoleh hasil yang
paling menguntungkan tidak terpenuhi. Dengan demikian, pengendalian
intern dapat memberikan keyakinan yang memadai atas kemungkinan
dicapainya tujuan organisasi, dan bukan keyakinan yang mutlak.

C. JENIS PENGENDALIAN MANAJEMEN

Sistem pengendalian manajemen dapat diklasifikasikan ke dalam 5 (lima)


jenis:

1. Pengendalian pencegahan (preventive controls);

2. Pengendalian deteksi (detective controls);

3. Pengendalian koreksi (corrective controls);

4. Pengendalian pengarahan/langsung (directive controls);

5. Pengendalian pengganti (compensating controls).

PUSDIKLATWAS BPKP - 2007 18


Pengantar Sistem Pengendalian Manajemen

Kelima jenis pengendalian di atas dapat dijelaskan sebagai berikut:

1. Pengendalian Pencegahan (Preventive Controls)

Pengendalian pencegahan dimaksudkan untuk mencegah terjadinya


suatu kesalahan. Pengendalian ini dirancang untuk mencegah hasil
yang tidak diinginkan sebelum kejadian itu terjadi. Pengendalian
pencegahan berjalan efektif apabila fungsi atau personel melaksanakan
perannya. Contoh pengendalian pencegahan meliputi: kejujuran,
personel yang kompeten, pemisahan fungsi, reviu pengawas dan
pengendalian ganda.

Sebagaimana pepatah mengatakan: “lebih baik mencegah daripada


mengobati” demikian pula dengan pengendalian. Pengendalian
pencegahan jauh lebih murah biayanya dari pada pengendalian
pendeteksian. Ketika dirancang ke dalam sistem, pengendalian
pencegahan memperkirakan kesalahan yang mungkin terjadi sehingga
mengurangi biaya perbaikannya. Namun demikian, pengendalian
pencegahan tidak dapat menjamin tidak terjadinya kesalahan atau
kecurangan sehingga masih dibutuhkan pengendalian lain untuk
melengkapinya. Untuk itu, pengendalian pencegahan perlu dilengkapi
dengan pengendalian deteksi dan pengendalian koreksi.

2. Pengendalian Deteksi (Detective Controls)

Sesuai dengan namanya pengendalian deteksi dimaksudkan untuk


mendeteksi suatu kesalahan yang telah terjadi. Rekonsiliasi bank atas
pencocokan saldo pada buku bank dengan saldo kas pada buku
organisasi merupakan contoh pengendalian deteksi atas saldo kas.

Pengendalian deteksi biasanya lebih mahal daripada pengendalian


pencegahan, namun tetap dibutuhkan dengan alasan berikut.

PUSDIKLATWAS BPKP - 2007 19


Pengantar Sistem Pengendalian Manajemen

Pertama, pengendalian deteksi dapat mengukur efektivitas


pengendalian pencegahan.

Kedua, beberapa kesalahan tidak dapat secara efektif dikendalikan


melalui sistem pengendalian pencegahan sehingga harus ditangani
dengan pengendalian deteksi ketika kesalahan tersebut terjadi.
Pengendalian deteksi meliputi reviu dan pembandingan seperti: catatan
kinerja dengan pengecekan independen atas kinerja, rekonsiliasi bank,
konfirmasi saldo bank, kas opname, penghitungan fisik persediaan,
konfirmasi atas piutang/utang dan sebagainya.

3. Pengendalian Koreksi (Corrective Controls)

Pengendalian koreksi melakukan koreksi masalah-masalah yang


teridentifikasi oleh pengendalian deteksi. Tujuannya adalah agar
supaya kesalahan yang telah terjadi tidak terulang kembali. Masalah
atau kesalahan dapat dideteksi oleh manajemen sendiri atau oleh
auditor. Apabila masalah atau kesalahan terdeteksi oleh auditor, maka
wujud pengendalian koreksinya adalah dalam bentuk pelaksanaan
tindak lanjut dari rekomendasi auditor.

Contoh: dijumpai adanya distribusi sembako kepada pihak-pihak yang


tidak memenuhi kriteria untuk dibantu oleh pejabat kelurahan. Atas
dasar pengaduan Lurah setempat mengambil langkah perbaikan
dengan menarik kembali bantuan tersebut dan mendistribusikan kepada
pihak-pihak yang berhak dan memberikan sanksi kepada oknum
pejabat yang telah melakukan penyimpangan sesuai dengan ketentuan
yang berlaku.

4. Pengendalian Pengarahan (Directive Controls)

Pengendalian pengarahan adalah pengendalian yang dilakukan pada


saat kegiatan sedang berlangsung dengan tujuan agar kegiatan
dilaksanakan sesuai dengan kebijakan atau ketentuan yang berlaku.

PUSDIKLATWAS BPKP - 2007 20


Pengantar Sistem Pengendalian Manajemen

Contoh atas pengendalian ini adalah kegiatan supervisi yang dilakukan


langsung oleh atasan kepada bawahan atau pengawasan oleh mandor
terhadap aktivitas pekerja.

5. Pengendalian Pengganti (Compensating Controls)

Pengendalian kompensatif dimaksudkan untuk memperkuat


pengendalian karena terabaikannya suatu aktivitas pengendalian.
Pengawasan langsung pimpinan terhadap kegiatan pegawainya pada
suatu organisasi kecil karena ketidak-adanya pemisahan fungsi
merupakan contoh pengendalian pengganti.

D. TUJUAN PERANCANGAN SISTEM PENGENDALIAN MANAJEMEN

Secara singkat fungsi pengendalian bertujuan untuk mengidentifikasi


terjadinya deviasi atau penyimpangan atas pelaksanaan kegiatan
dibandingkan dengan perencanaan sebagai umpan balik untuk melakukan
tindakan koreksi atau perbaikan bagi pimpinan dalam mencapai tujuan
organisasi. Secara luas fungsi pengendalian juga mencakup usaha
pencegahan kemungkinan terjadinya suatu deviasi atau penyimpangan.
Sistem pengendalian manajemen mencakup pengendalian yang bersifat
preventif berupa perancangan suatu sistem pengendalian maupun
pengendalian yang bersifat pendeteksian.

Dari definisi pengendalian intern menurut Committee of Sponsoring


Organizations of the Treadway Commission (COSO) sebagaimana telah
diuraikan sebelumnya, pengendalian manajemen adalah suatu proses
yang dipengaruhi oleh badan pengawas organisasi, pimpinan utama
(manajemen), dan pegawai lainnya yang dirancang untuk memberikan
keyakinan yang memadai tentang pencapaian tujuan dalam kategori
berikut:

PUSDIKLATWAS BPKP - 2007 21


Pengantar Sistem Pengendalian Manajemen

• Efektivitas dan efisiensi kegiatan;

• Keterandalan pelaporan keuangan;

• Ketaatan pada peraturan dan ketentuan yang berlaku.

Dari penjelasan di atas, dapat disimpulkan bahwa tujuan perancangan


suatu sistem pengendalian manajemen adalah:

1. Diperolehnya keandalan dan integritas informasi.

2. Kepatuhan pada kebijakan, rencana, prosedur, peraturan, dan


ketentuan yang berlaku.

3. Melindungi aset organisasi.

4. Pencapaian kegiatan yang ekonomis dan efisien.

Secara rinci keempat hal tersebut di atas dapat diuraikan berikut ini.

1. Diperolehnya keandalan dan integritas informasi

Di era globalisasi ini, informasi menjadi begitu penting bagi suatu


organisasi dalam rangka menyikapi perubahan yang serba cepat atas
kondisi dan lingkungan yang ada dan meningkatnya kecanggihan
sarana teknologi informasi. Umumnya, sistem informasi dibagi ke dalam
2 (dua) aspek, yakni:

a. informasi akuntansi keuangan yang menghasilkan laporan keuangan


organisasi dan berbagai laporan lainnya seperti penggunaan
anggaran atau budget; dan

b. sistem informasi kegiatan yang menghimpun informasi terkait


dengan berbagai aspek kegiatan yang menghasilkan laporan tingkat
keberhasilan kinerja.

Informasi lainnya disampaikan oleh organisasi sebagai upaya


memenuhi persyaratan-persyaratan yang diminta otoritas terkait.

PUSDIKLATWAS BPKP - 2007 22


Pengantar Sistem Pengendalian Manajemen

Tujuan dari pengendalian manajemen adalah untuk mempertahankan


keterandalan dan integritas sistem informasi yang penting dalam
pengambilan keputusan. Selain itu, informasi yang akuntabel yang
dihasilkan juga akan meningkatkan trust (kepercayaan) dari para
pemangku kepentingan organisasi tersebut.

2. Kepatuhan pada kebijakan, rencana, prosedur, peraturan dan


ketentuan yang berlaku

Kepatuhan pada kebijakan, rencana, prosedur, peraturan dan ketentuan


yang berlaku memungkinkan suatu organisasi mencapai tujuannya.
Kepatuhan pada kebijakan, rencana, prosedur, peraturan dan ketentuan
yang berlaku dapat dicapai melalui sistem pengendalian manajemen.
Kegagalan menaati kebijakan dan ketentuan yang berlaku dapat
membahayakan usaha koordinasi yang dirancang dalam suatu sistem
pengendalian.

3. Melindungi aset organisasi

Pada umumnya pengendalian dirancang dan diimplementasikan untuk


melindungi aset organisasi. Contoh pengendalian tersebut adalah
dikuncinya pintu gudang penyimpanan barang, direkrutnya satpam,
digunakannya password komputer, dibangunnya pagar, ditempatkannya
aset berharga pada tempat yang tidak mudah diakses orang yang tidak
berhak/berwenang.

4. Pencapaian kegiatan yang ekonomis dan efisien

Realita bahwa sumber daya bersifat terbatas mendorong organisasi


menerapkan prinsip ekonomis dan efisiensi. Prinsip yang diterapkan
bagi manajemen organisasi adalah memperoleh keluaran atau hasil
yang maksimal dengan pengeluaran tertentu atau mencapai hasil
tertentu dengan biaya yang minimal. Contoh kegiatan yang efisien

PUSDIKLATWAS BPKP - 2007 23


Pengantar Sistem Pengendalian Manajemen

adalah apabila sebuah tim audit menghasilkan laporan hasil audit


dengan biaya pemeriksaan yang lebih rendah dari standar biaya khusus
untuk pemeriksaan tersebut.

Setiap organisasi seharusnya memiliki kriteria pengukuran untuk


menilai tingkat keekonomisan dan efisiensi operasinya. Dalam dunia
bisnis, kriteria penilaian kehematan dan efisiensi tercermin dalam
laporan keuangannya. Namun demikian, bagi organisasi nirlaba,
termasuk organisasi pemerintah, kriteria penilaian dituangkan dalam
bentuk indikator keberhasilan kinerja.

Tujuan pengendalian dapat dikategorikan bagi kepentingan pihak


manajemen dan pegawai organisasi. Oleh karena manajemen organisasi
berusaha mencapai visi dan misi organisasinya dan memberikan
akuntabilitas atas kegiatan yang telah dilaksanakannya, maka manajemen
perlu secara terus menerus menilai dan mengevaluasi sistem pengendalian
manajemen untuk memastikan bahwa sistem pengendalian telah dirancang
dan beroperasi secara baik, dimutakhirkan secara tepat untuk
mengantisipasi perubahan kondisi dan lingkungan, dan pada akhirnya
untuk memastikan pencapaian tujuan organisasi.

Secara spesifik, manajemen perlu menguji sistem pengendalian


manajemen guna menentukan seberapa baik pengendalian itu beroperasi,
bagaimana pengendalian dapat ditingkatkan, dan pada tingkat mana
pengendalian dapat membantu mengidentifikasi risiko-risiko utama atas
adanya kecurangan, pemborosan, penyalahgunaan wewenang, dan salah
pengelolaan (mismanagement). Evaluasi pengelolaan sistem pengendalian
manajemen merupakan usaha manajemen untuk memastikan tercapainya
tujuan tersebut.

PUSDIKLATWAS BPKP - 2007 24


Pengantar Sistem Pengendalian Manajemen

E. KETERBATASAN SISTEM PENGENDALIAN MANAJEMEN

Patut disadari bahwa sebaik apapun manajemen merancang suatu sistem


pengendalian manajemen dalam organisasi, kelemahan atau keterbatasan
dapat terjadi. Kunci utamanya ada pada manusia. Beberapa keterbatasan
yang dapat diidentifikasikan antara lain:

1. Kurang matangnya suatu pertimbangan (judgment)

Efektivitas pengendalian seringkali dibatasi oleh adanya keterbatasan


manusia dalam pengambilan keputusan. Suatu keputusan diambil oleh
manajemen umumnya didasarkan pada pertimbangan-pertimbangan
yang antara lain mencakup informasi yang tersedia, waktu yang ada
dan beberapa variabel lain baik internal maupun eksternal (lingkungan).
Dalam kenyataannya, sering dijumpai bahwa beberapa keputusan yang
diambil secara demikian akan memberikan hasil yang kurang efektif
dibandingkan dengan apa yang diharapkan.

2. Kegagalan menterjemahkan perintah

Pengendalian telah didesain dengan sebaik-baiknya, namun kegagalan


dapat terjadi yang disebabkan adanya pegawai (staf) yang salah
menterjemahkan suatu perintah. Kesalahan dalam menterjemahkan
suatu perintah dapat disebabkan dari ketidaktahuan atau kecerobohan
pegawai yang bersangkutan. Terjadinya kegagalan dapat lebih parah
jika kegagalan menterjemahkan perintah dilakukan oleh seorang
pimpinan.

3. Pengabaian manajemen

Suatu pengendalian intern dapat berjalan efektif apabila semua pihak


atau unsur dalam organisasi mulai dari tingkat tertinggi hingga terendah
melaksanakan tugas dan fungsinya sesuai dengan kewenangan dan
tanggung jawabnya. Meskipun suatu organisasi memiliki pengendalian

PUSDIKLATWAS BPKP - 2007 25


Pengantar Sistem Pengendalian Manajemen

manajemen yang memadai sekalipun, pengendalian tersebut tidak akan


dapat mencapai tujuannya jika staf atau bahkan seorang pimpinan
mengabaikan pengendalian. Pengabaian tersebut terjadi karena adanya
kepentingan di luar kepentingan organisasi, seperti kepentingan pribadi
seorang pimpinan. Sebagai contoh, seorang pejabat pembuat komitmen
melakukan penunjukkan langsung atas sebuah pekerjaan yang
seharusnya dilakukan dengan pelelangan terbatas. Ia mengabaikan
ketentuan dengan tujuan memperoleh kick back (suap) yang besar dari
rekanan yang ditunjuk langsung tersebut.

4. Adanya kolusi

Kolusi adalah salah satu ancaman dari pengendalian yang efektif.


Pemisahan fungsi telah dilakukan namun jika manusianya melakukan
suatu persekongkolan untuk kepentingan pribadi atau kepentingan
tertentu selain organisasi, maka pengendalian yang sebaik apapun
tidak akan dapat mendeteksi atau mencegah terjadinya suatu tindakan
yang merugikan organisasi. Sebagai contoh, konsultan pengawas atas
suatu proyek melakukan kolusi dengan pihak kontraktor yang
melaksanakan pembangunan suatu proyek dengan cara memberikan
peluang terjadinya penyimpangan dalam spesifikasi. Hal ini dapat
terjadi jika pemimpin proyeknya kurang aktif melakukan pengecekan.

PUSDIKLATWAS BPKP - 2007 26


Pengantar Sistem Pengendalian Manajemen

F. SOAL-SOAL LATIHAN

1. Mengapa unsur pengendalian (controlling) merupakan fungsi


pengendalian yang penting dalam suatu organisasi?

2. Terdapat 4 (empat) jenis pengawasan yang kita kenal di Indonesia.


Uraikan menurut pendapat Saudara jenis pengawasan mana yang
paling penting.

3. Pemahaman dan penilaian sistem pengendalian manajemen dalam


sebuah audit adalah bagian penting dari sebuah proses audit. Jelaskan
manfaat dari pemahaman dan penilaian sistem pengendalian
manajemen tersebut bagi sebuah penugasan audit.

4. Jelaskan mengapa Perkembangan pengendalian manajemen semakin


meluas.

5. Jelaskan tujuan dari sistem pengendalian manajemen.

6. Sebutkan jenis-jenis pengendalian manajemen dan jelaskan apakah


setiap organisasi memerlukan lebih dari satu jenis pengendalian
manajemen?

7. Jelaskan yang dimaksudkan dengan pernyataan bahwa kunci utama


sistem pengendalian manajemen terletak pada manusianya.

8. Uraikan standar rinci atas rancangan sistem pengendalian manajemen


menurut INTOSAI

9. Jelaskan keterbatasan dari suatu sistem pengendalian manajemen.


Identifikasikan faktor utama yang menjadi pemicu adanya keterbatasan
itu.

Pada tahun anggaran 2007, terdapat pekerjaan pembangunan gedung


kelas untuk Balai Latihan Kesejahteraan Sosial di Kotamadya
Pontianak, Kalimantan Barat. Drs. Kalimutu adalah Kepala Balai dan
Dyah, S.Sos sebagai Pejabat Pembuat Komitmen. Hasil audit yang

PUSDIKLATWAS BPKP - 2007 27


Pengantar Sistem Pengendalian Manajemen

dilakukan oleh Tim Inspektorat Jenderal Departemen Sosial


menunjukkan bahwa pekerjaan tidak dapat diselesaikan sesuai tanggal
kontrak, yaitu 14 Desember 2007.

10. Namun, seluruh dana untuk pekerjaan tersebut telah dicairkan 100%.
Dana tersebut dimasukkan ke dalam rekening bersama atas nama
rekanan pelaksana dan Kepala Balai. Dana tersebut baru ditransfer ke
rekening rekanan pelaksana setelah seluruh pekerjaan pembangunan
kelas selesai dikerjakan. Pekerjaan pembangunan kelas baru dapat
diselesaikan oleh rekanan pada tanggal 30 Januari 2008.

Ketika temuan ini dikonfirmasikan kepada Drs. Kalimutu dan Dyah,


S.Sos, kedua pejabat ini menjelaskan bahwa hal tersebut terpaksa
dilakukan karena kebutuhan ruangan kelas sudah mendesak
mengingat jumlah dan frekuensi kebutuhan pelatihan yang semakin
meningkat. Mereka beralasan bahwa apabila kontrak pekerjaan
dihentikan dan sisa dana dikembalikan ke kas negara, maka rencana
kegiatan pelatihan akan terganggu.

Dari kasus di atas, diskusikan dalam kelompok, apakah telah terjadi


pengabaian manajemen atau tidak. Uraikan argumentasi untuk
mendukung pendapat tersebut.

PUSDIKLATWAS BPKP - 2007 28


Pengantar Sistem Pengendalian Manajemen

BAB III
KOMPONEN SISTEM
PENGENDALIAN MANAJEMEN

Setelah memelajari bab ini peserta diklat diharapkan mampu menjelaskan sarana
dan komponen dari sistem pengendalian manajemen dan komponen pengendalian
manajemen yang digunakan di Indonesia

Telah dijuraikan bahwa untuk melaksanakan audit dengan efektif dan efisien,
auditor harus memahami Sistem Pengendalian Manajemen auditan terlebih
dahulu. Pertanyaan mendasar yang timbul adalah bagaimana pemahaman
tersebut didapatkan. Sarana sistem pengendalian manajemen merupakan media
yang dipakai dalam menilai efektivitas suatu sistem pengendalian manajemen.

Sarana sistem pengendalian manajemen pada awalnya menggunakan 8


(delapan) unsur sistem pengendalian yang diperkenalkan GAO, yaitu:
pengorganisasian, kebijakan, prosedur, personil, perencanaan,
akuntansi/pencatatan, pelaporan, dan reviu intern. Dalam perkembangannya
dengan adanya hasil kajian oleh Committee of Sponsoring Organizations of the
Treadway Commission (COSO) dalam bentuk Integrated Framework pada tahun
1992 diperkenalkan 5 (lima) komponen dari pengendalian manajemen, yang
meliputi: Lingkungan Pengendalian (Control Environment), Penilaian Risiko
(Risk Assessment), Informasi dan Komunikasi (Information and Communication),
Aktivitas Pengendalian (Control Activities), dan Pemantauan (Monitoring).

PUSDIKLATWAS BPKP - 2007 29


Pengantar Sistem Pengendalian Manajemen

Pada bab ini akan diuraikan masing-masing sarana, baik 8 (delapan) unsur
maupun 5 (lima) komponen dan sarana pengendalian manajemen yang
digunakan untuk organisasi pemerintah di Indonesia.

A. PENDEKATAN 8 (DELAPAN) UNSUR PENGENDALIAN MANAJEMEN

Dalam pendekatan ini, untuk menilai efektif tidaknya pengendalian intern


auditan auditor melakukan penilaian terhadap 8 (delapan) unsur
pengendalian manajemen versi GAO. Auditor harus memahami makna dan
kriteria yang baik dari masing-masing unsur tersebut untuk dapat menjadi
sarana pengendalian manajemen guna mencapai tujuannya. Pemahaman
yang baik atas setiap unsur-unsur tersebut akan membantu auditor
memberikan penilaian akan efektivitas sistem pengendalian manajemen
secara keseluruhan.

Secara rinci unsur-unsur tersebut akan dirinci sebagai berikut.

1. PENGORGANISASIAN

Organisasi adalah bentuk persekutuan dua orang atau lebih yang


bekerja bersama-sama, secara formal saling terikat dalam rangka
pencapaian tujuan yang telah ditentukan. Unsur pengorganisasian
dalam konteks penilaian sistem pengendaliannya ditekankan pada
ukuran besar kecilnya organisasi, tujuan organisasi serta karakteristik
dari organisasi yang bersangkutan.

Hasil pengorganisasian umumnya terlihat dalam bentuk struktur


organisasi. Contoh struktur organisasi sebuah lembaga audit (BPKP)
adalah seperti berikut:

PUSDIKLATWAS BPKP - 2007 30


Pengantar Sistem Pengendalian Manajemen

Kepala

Sekretaris
Utama

Deputi
Deputi Pengawasan
Deputi Perekonomian Keuangan
Deputi Deputi
Akuntan Daerah
Investigasi Polsoskam Negara

Faktor-faktor yang perlu diperhatikan dalam pengorganisasian meliputi:

a. Proses pembentukan organisasi harus mengacu pada upaya untuk


menciptakan organisasi yang efektif dan efisien. Struktur
organisasinya mengacu pada visi dan misi serta tujuan organisasi.

b. Persyaratan kompetensi tenaga sesuai dengan fungsi dan


tanggung jawab yang telah ditetapkan.

c. Terdapat pembagian tugas dan tanggung jawab. Tidak dijumpai


adanya seseorang melakukan suatu kegiatan dari awal sampai
akhir tanpa adanya campur tangan orang lain.

d. Penghindaran adanya tumpang tindih, duplikasi, dan pertentangan


dalam pembagian tugas, fungsi, dan tanggung jawab.

e. Terdapat kewajiban bagi setiap orang untuk mempertanggung


jawabkan kepada atasannya tentang pelaksanaan tugas dan
pencapaian kinerjanya.

f. Pendefinisian kewenangan dan tanggung jawab masing-masing


jabatan/kedudukan harus jelas dan seimbang.

PUSDIKLATWAS BPKP - 2007 31


Pengantar Sistem Pengendalian Manajemen

g. Pendelegasian wewenang harus diikuti dengan tanggung jawab


yang sesuai dengan tugas dan fungsinya.

Penempatan posisi sebagai manajer keuangan dan akuntansi oleh


seseorang yang tidak memiliki latar belakang pendidikan dan
pengalaman yang memadai di bidang keuangan adalah contoh
penyimpangan atas pengorganisasian yang baik.

2. KEBIJAKAN

Kebijakan adalah alat untuk mencapai tujuan sehingga dalam


penetapan kebijakan harus dipertimbangkan kontribusi kebijakan
terhadap pencapaian tujuan. Kebijakan seharusnya tidak
bertentangan dengan ketentuan atau peraturan yang lebih tinggi. Agar
dapat dilaksanakan, kebijakan harus bersifat sederhana. Faktor-faktor
yang harus diperhatikan dalam kebijakan antara lain:

a. Kebijakan harus jelas dan dibuat secara tertulis serta


dikomunikasikan ke seluruh fungsionaris dan pegawai secara
sistematis tepat pada waktunya.

b. Kebijakan yang ada harus sesuai dengan peraturan perundang-


undangan yang berlaku (yang lebih tinggi). Terhadap kebijakan,
dilakukan peninjauan secara periodik serta dilakukan revisi bila
diperlukan.

c. Kebijakan harus selaras (konsisten) dengan tujuan organisasi.

d. Kebijakan dibuat dengan maksud untuk melaksanakan kegiatan


yang telah digariskan secara ekonomis, efisien, dan efektif.

Kebijakan harus dapat meningkatkan disiplin kerja para pegawai.

Tidak disosialisasikannya kebijakan pimpinan berupa pencanangan


visi dan misi instansi kepada seluruh fungsi dan pegawai secara

PUSDIKLATWAS BPKP - 2007 32


Pengantar Sistem Pengendalian Manajemen

sistematis dan tepat waktu merupakan contoh pengendalian dari


aspek kebijakan yang kurang memadai. Hal ini akan mengakibatkan
gerak langkah pelayanan instansi tidak mencapai sasaran.

3. PERENCANAAN

Perencanaan merupakan tahapan awal dari pelaksanaan suatu


kegiatan. Pada tahap ini ditetapkan tujuan/sasaran, cara pelaksanaan,
kebutuhan tenaga dan dana, waktu pelaksanaan, dan persyaratan
serta peraturan yang harus ditaati. Faktor-faktor dari unsur
perencanaan yang baik meliputi antara lain:

a. Setiap kegiatan harus dibuat perencanaannya terlebih dahulu.

b. Dalam penyusunan rencana dipilih alternatif yang paling


menguntungkan bagi organisasi dan telah memperhatikan
ketaatan pada peraturan/ketentuan yang berlaku.

c. Dalam penyusunan rencana telah memperhitungkan secara


matang keterlaksanaan rencana tersebut dengan memperhatikan
kondisi yang ada.

d. Terdapat penelaahan oleh atasan langsung tentang rencana kerja


yang diajukan kepadanya dan apakah rencana yang telah disusun
dan disetujui digunakan sebagai alat pengendalian terhadap
pelaksanaan kegiatan.

e. Rencana kerja telah dikomunikasikan secara efektif.

Contoh kegiatan yang tidak sesuai dengan unsur perencanaan yang


baik adalah kegiatan yang dilaksanakan oleh suatu instansi tidak
pernah direncanakan terlebih dahulu, sehingga tidak jelas efektivitas
pencapaiannya.

PUSDIKLATWAS BPKP - 2007 33


Pengantar Sistem Pengendalian Manajemen

4. PROSEDUR

Prosedur merupakan langkah-langkah yang harus diterapkan untuk


melaksanakan kegiatan teknis maupun administratif guna menjamin
terselenggaranya kebijakan yang telah ditentukan secara ekonomis
dan efisien. Manajemen berkewajiban menciptakan prosedur yang
baik sehingga menjamin terciptanya sistem pengendalian manajemen
yang efektif. Faktor-faktor dari unsur prosedur yang efektif antara lain
meliputi:

a. Prosedur yang dibuat harus selaras dengan kebijakan yang telah


ditetapkan.

b. Prosedur dibuat dalam bentuk tertulis dan sistematis untuk


menjamin pelaksanaan kegiatan secara ekonomis, efisien dan
efektif serta ditaatinya peraturan/ketentuan yang berlaku.

c. Prosedur yang dibuat telah memperhatikan unsur pengecekan


internal sehingga hasil pekerjaan seorang pegawai secara
otomatis dicek oleh pegawai lain yang bebas melakukan tugasnya
tanpa dipengaruhi atau terpengaruh oleh orang lain.

d. Prosedur yang diciptakan tidak duplikatif dan tidak bertentangan


dengan prosedur lain.

e. Prosedur yang diciptakan telah menjamin kelancaran pemberian


pelayanan kepada pengguna.

f. Prosedur yang dibuat tidak rumit, melainkan sederhana dan mudah


dimengerti serta dilakukan peninjauan kembali secara berkala.

Prosedur yang lambat dan berbelit-belit dalam pengurusan sertifikat


tanah merupakan contoh prosedur yang tidak menjamin kelancaran
pemberian pelayanan kepada masyarakat.

PUSDIKLATWAS BPKP - 2007 34


Pengantar Sistem Pengendalian Manajemen

5. PENCATATAN/AKUNTANSI

Pencatatan adalah salah satu sarana pengendalian manajemen yang


berfungsi untuk mendokumentasikan kejadian atau peristiwa yang
terjadi pada suatu organisasi. Pencatatan memberikan kontribusi yang
besar kepada manajemen untuk melakukan pemantauan terhadap
aktivitas operasi. Faktor-faktor dari unsur pencatatan/akuntansi yang
baik meliputi antara lain:

a. Setiap kegiatan harus didokumentasikan dengan teliti, akurat dan


tepat waktu serta diklasifikasikan dengan tepat pula.

b. Pencatatan/akuntansi yang ada telah menjamin pengendalian yang


cukup atas harta dan kewajiban organisasi.

c. Fungsi akuntansi dipisahkan dari fungsi otorisasi dan penyimpanan.

d. Terjadi pengecekan internal (pengendalian otomatis) diantara


berbagai catatan/akuntansi.

e. Catatan/akuntansi harus dilakukan verifikasi secara berkala baik


oleh auditor internal maupun oleh auditor eksternal.

Praktek yang sering kali dijumpai di lapangan adalah adanya


kelambatan dan ketidakakuratan pencatatan aset proyek ke dalam
administrasi rutin instansi adalah contoh tidak memadainya unsur
pencatatan/akuntansi.

6. PELAPORAN

Pelaporan berfungsi sebagai sarana pertanggungjawaban suatu


pelaksanaan kegiatan yang meliputi: apa yang telah dikerjakan,
kesesuaiannya dengan rencana yang telah ditetapkan, dan uraian
alasan terjadinya deviasi dari keduanya. Melalui pelaporan, seorang
pimpinan dapat melakukan pengendalian terhadap pelaksanaan

PUSDIKLATWAS BPKP - 2007 35


Pengantar Sistem Pengendalian Manajemen

kegiatan suatu organisasi. Faktor-faktor dari unsur pelaporan yang


baik meliputi antara lain:

a. Sistem pelaporan yang diciptakan hendaknya dapat memberikan


informasi terkini yang dibutuhkan oleh pimpinan yang bertanggung
jawab.

b. Laporan yang disusun didasarkan pada data dan informasi yang


benar, akurat, dan tepat waktu.

c. Terdapat keharusan pada setiap pegawai tertentu untuk membuat


laporan hasil pekerjaannya secara tertulis.

d. Isi laporan harus didukung oleh bukti yang memadai dan dapat
dipertanggungjawabkan.

Tidak tertibnya penyampaian laporan kegiatan masing-masing sub


bagian/bagian/bidang suatu instansi adalah contoh lemahnya unsur
pelaporan.

7. PERSONALIA

Faktor yang sangat menentukan dalam pelaksanaan kegiatan suatu


organisasi terletak pada unsur personalia. Sumber daya manusia
merupakan faktor penentu dalam menunjang keberhasilan organisasi
secara ekonomis dan efisien. Faktor-faktor dari unsur personalia yang
baik meliputi antara lain:

a. Penempatan dan pemberian tugas harus diberikan dengan prinsip


the right man in the right place.

b. Pegawai diangkat menurut kualifikasi yang dibutuhkan.

c. Terdapat kegiatan supervisi yang memadai terhadap pegawai.

d. Terdapat kebijakan penetapan sanksi atau penghargaan prestasi


sesuai dengan peraturan dan ketentuan yang berlaku.

PUSDIKLATWAS BPKP - 2007 36


Pengantar Sistem Pengendalian Manajemen

e. Terdapat program pembinaan atas pegawai yang


berkesinambungan.

f. Terdapat kebijakan dan pelaksanaan rotasi dan mutasi.

Penunjukkan auditor yang sama pada pelaksanaan audit terhadap


suatu instansi tertentu untuk waktu yang terlampau lama dapat
berdampak pada menurunnya sikap independensi dan obyektivitas
auditor merupakan contoh tidak memadainya unsur personalia.

8. REVIU INTERN

Fungsi auditor intern adalah fungsi pengendalian manajemen yang


dilakukan oleh salah satu unit dalam suatu organisasi. Fungsi ini
merupakan mata dan telinga manajemen dalam mengendalikan
organisasi. Fungsi ini dilakukan untuk memastikan bahwa 7 unsur lain
dalam sistem pengendalian manajemen telah berjalan sebagaimana
mestinya. Dengan demikian, ada fungsi evaluasi atas efektivitas
sistem pengendalian manajemen yang dilakukan oleh pihak di luar
unit kerja yang menjalankan sistem pengendalian manajemen itu.

Faktor-faktor dari unsur reviu intern yang baik meliputi antara lain:

a. Struktur bagian auditor intern sebaiknya ditempatkan pada


kedudukan yang tepat dalam organisasi.

b. Lingkup tugas kegiatan audit ditetapkan dengan jelas dan personel


yang ditugaskan sebagai auditor intern memenuhi persyaratan
kompetensi yang memadai.

c. Pekerjaan audit ditujukan untuk perbaikan organisasi dan terdapat


prosedur yang mengatur pemantauan tindak lanjut atas hasil
auditnya.

d. Terdapat program peningkatan pengetahuan dan keterampilan


tenaga auditor intern secara periodik.

PUSDIKLATWAS BPKP - 2007 37


Pengantar Sistem Pengendalian Manajemen

Contoh unsur reviu intern yang tidak memadai, seperti:

- Posisi lembaga audit ditetapkan pada tingkat yang tidak cukup


untuk bersikap bebas, obyektif dan independen.

- Tidak pernah dirancang program pelatihan bagi staf organisasi

B. PENDEKATAN 5 (LIMA) KOMPONEN PENGENDALIAN MANAJEMEN


(VERSI COSO)

Pendekatan terkini dari sistem pengendalian manajemen merujuk dari hasil


kajian oleh Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway
Commission (COSO) dalam bentuk Integrated Framework pada tahun 1992
berupa 5 (lima) komponen dari sistem pengendalian manajemen, yang
meliputi: Lingkungan Pengendalian (Control Environment), Penilaian Risiko
(Risk Assessment), Informasi dan Komunikasi (Information and
Communication), Aktivitas Pengendalian (Control Activities), dan
Pemantauan (Monitoring).

Kelima komponen sistem pengendalian manajemen merupakan komponen


yang terjalin erat satu dengan yang lainnya dengan komponen lingkungan
pengendalian sebagai fondasinya. Komponen lingkungan pengendalian
memiliki dampak yang sangat kuat terhadap struktur kegiatan bisnis,
penetapan tujuan dan penilaian risiko. Lingkungan pengendalian juga
mempengaruhi kegiatan pengendalian, sistem informasi dan komunikasi,
dan kegiatan monitoring. Hal ini dapat digambarkan sebagai berikut:

PUSDIKLATWAS BPKP - 2007 38


Pengantar Sistem Pengendalian Manajemen

Kelima komponen sistem pengendalian manajemen di atas dikategorikan


sebagai standar sistem pengendalian manajemen oleh General Accounting
Office (GAO) sebagaimana yang tertuang pada publikasinya pada bulan
November 1999 dengan judul Standards for Internal Control in the Federal
Government. Standar sistem pengendalian manajemen menggariskan
tingkat kualitas minimum yang dapat diterima bagi suatu sistem
pengendalian manajemen di lingkungan sektor publik (pemerintah) dan
memberikan suatu dasar evaluasi atas sistem pengendalian manajemen.
Standar pengendalian tersebut berlaku pada semua aspek kegiatan unit
kerja: programatik, keuangan, dan kepatuhan. Namun demikian, standar
tersebut tidak dimaksudkan untuk membatasi atau mengintervensi
kewenangan yang berkaitan dengan penyusunan perundang-undangan,
pengambilan keputusan atau pembuat kebijakan dalam unit kerja tersebut.
Standar ini memberikan suatu kerangka umum. Dalam penerapannya,
manajemen bertanggung jawab atas pengembangan kebijakan, prosedur
dan praktik yang terinci agar cocok dengan kegiatan unit kerja dan untuk

PUSDIKLATWAS BPKP - 2007 39


Pengantar Sistem Pengendalian Manajemen

meyakinkan bahwa standar tersebut terpasang ke dalam dan menjadi


bagian yang terpadu dari kegiatan.

1. LINGKUNGAN PENGENDALIAN

Manajemen dan staf harus menciptakan dan memelihara lingkungan


dalam organisasi yang menetapkan perilaku positif dan dukungan
terhadap pengendalian manajemen dan kesadaran manajemen.

Lingkungan pengendalian positif merupakan landasan bagi seluruh


standar pengendalian manajemen. Lingkungan pengendalian
memberikan suatu bidang pengetahuan dan struktur serta suasana
yang mempengaruhi mutu pengendalian manajemen.
Beberapa faktor kunci yang dapat mempengaruhi lingkungan
pengendalian adalah: Pertama, integritas dan nilai etika yang dijaga
dan ditunjukkan oleh manajemen dan staf. Manajemen memegang
peranan kunci dalam memberikan nilai-nilai kepemimpinan dan
keteladanan, khususnya dalam menetapkan dan menjaga nilai etika
organisasi dan memberikan arahan dan contoh perilaku yang tepat,
menghalau godaan untuk berperilaku tidak etis, serta menerapkan
kedisiplinan saat diperlukan.
Faktor kedua, komitmen manajemen atas kompetensi. Seluruh staf
memerlukan dan mempertahankan tingkat kompetensi yang
memungkinkan mereka menyelesaikan tugas sekaligus memahami
pentingnya upaya untuk mengembangkan dan menerapkan
pengendalian yang baik. Manajemen perlu mengidentifikasi
pengetahuan dan keahlian yang tepat untuk berbagai tugas,
memberikan pelatihan yang dibutuhkan dan pemberian konsultansi
yang konstruktif serta penilaian kinerja.

PUSDIKLATWAS BPKP - 2007 40


Pengantar Sistem Pengendalian Manajemen

Lingkungan pengendalian terdiri dari tindakan, kebijakan, dan


prosedur yang mencerminkan sikap semua pihak - manajemen
puncak, direktur, dan pemegang saham/pemilik – terhadap
pengendalian dan pentingnya organisasi. Berikut beberapa sub
komponen dari lingkungan pengendalian:

a. Integritas dan Nilai Etika

Integritas dan nilai etika merupakan produk standar etika, perilaku


organisasi dan bagaimana standar tersebut dikomunikasikan serta
didorong untuk dilaksanakan. Standar tersebut mencakup
tindakan-tindakan manajemen untuk menghindarkan diri atau
mengurangi dorongan atau godaan yang mungkin mendorong
seseorang untuk bertindak tidak jujur, melanggar hukum, atau
tindakan lain yang tidak etis. Contoh: pencanangan komitmen
untuk bertindak jujur, disiplin dan obyektif dalam pelaksanaan
tugas adalah contoh diterapkannya sub komponen integritas dan
nilai etika.

b. Komitmen terhadap Kompetensi

Kompetensi adalah pengetahuan dan keahlian yang diperlukan


untuk penyelesaian tugas yang merumuskan tugas-tugas individu.
Komitmen atas kompetensi mencakup pertimbangan manajemen
atas tingkat kompetensi untuk tugas-tugas tertentu dan bagaimana
tingkat-tingkat kompetensi ini diterjemahkan ke dalam
pengetahuan dan keahlian yang dipersyaratkan. Uraian tugas
disertai program pelatihan bagi mereka yang akan melaksanakan
tugas adalah contoh sederhana komitmen terhadap kompetensi.

c. Filosofi Manajemen dan Gaya Kepemimpinan


Filosofi dan gaya kepemimpinan manajemen memberikan tanda
yang jelas bagi para staf tentang arti pentingnya pengendalian.

PUSDIKLATWAS BPKP - 2007 41


Pengantar Sistem Pengendalian Manajemen

Auditor dapat mengidentifikasi aspek-aspek yang memberikan


kepadanya pemahaman tentang sikap manajemen terhadap
pengendalian. Perhatian dan keberpihakan pada aspek
pengendalian oleh pimpinan instansi dengan memberdayakan
secara optimal fungsi auditor intern adalah contoh sub komponen
filosofi manajemen dan gaya kepemimpinan.

d. Struktur Organisasi

Struktur organisasi merumuskan garis tanggung jawab dan


wewenang yang ada. Dengan memahami struktur organisasi
auditor dapat mempelajari dan memahami unsur manajerial dan
fungsional serta merasakan bagaimana pengendalian dikaitkan
dengan kebijakan dan prosedur yang dilaksanakan.

e. Komite Audit

Sub komponen ini pada saat ini masih lebih ditekankan pada
lingkungan sektor swasta dan badan usaha milik negara,
sedangkan di sektor pemerintah belum ada.

Namun demikian, untuk Badan Usaha Milik Daerah atau


Perusahaan Daerah, komponen ini dapat dianggap dilakukan oleh
Dewan Pengawas. Dewan Pengawas akan efektif apabila ia benar-
benar independen dari manajemen dan melakukan penelitian
dengan cermat terhadap aktivitas manajemen. Komunikasi antara
Dewan Pengawas dengan auditor, baik internal maupun eksternal,
menjadi suatu hal yang penting dalam memecahkan/membahas
berbagai masalah yang terkait dengan integritas dan tindakan-
tindakan manajemen lainnya

f. Pemberian Wewenang dan Tanggung Jawab

Pemberian wewenang dan tanggung jawab merupakan bentuk


komunikasi formal berkaitan dengan pengendalian atas kegiatan

PUSDIKLATWAS BPKP - 2007 42


Pengantar Sistem Pengendalian Manajemen

yang dilaksanakan. Nota atau memo dinas dari manajemen


puncak kepada bawahannya mengenai hal-hal yang
mencerminkan pentingnya pengendalian dan kaitannya dengan
rencana kegiatan, uraian tugas dan kebijakan merupakan contoh
bentuk penugasan wewenang dan tanggung jawab.

g. Kebijakan Sumber Daya Manusia dan Aplikasinya

Manusia merupakan aspek penting dari sistem pengendalian


manajemen. Apabila staf memiliki kompetensi dan dapat dipercaya,
maka pengendalian lain mungkin dapat dipercaya. Seorang
pegawai yang memiliki integritas diharapkan akan mampu
melaksanakan tingkat pekerjaan yang berat walau hanya ada
beberapa pengendalian yang mendukungnya. Sebaliknya, seorang
pegawai yang tidak dapat dipercaya cenderung akan berusaha
untuk menghancurkan sistem pengendalian yang ada walaupun
didukung dengan berbagai pengendalian. Namun demikian,
seorang pegawai yang jujur dan dapat dipercaya sekalipun tidak
luput dari kelemahan. Oleh karena itu, untuk menciptakan
pengendalian yang efektif atas sumber daya manusia, harus
diciptakan kebijakan dan metode rekruitmen, pelatihan,
pengembangan, promosi, dan kompensasi yang sesuai.

Dari uraian sub komponen tersebut di atas jelas terlihat bahwa


lingkungan pengendalian dipengaruhi oleh budaya dan sejarah
organisasi serta mempengaruhi kesadaran pengendalian orang-
orang yang ada didalamnya. Komponen ini juga secara efektif
mengendalikan organisasi dalam mendapatkan orang-orang yang
kompeten, mendorong sikap mental, dan perilaku (attitude) yang
berintegritas dan sadar akan pengendalian, serta
menetapkan ”irama dari pimpinan” yang positif.

PUSDIKLATWAS BPKP - 2007 43


Pengantar Sistem Pengendalian Manajemen

2. PENILAIAN RISIKO

Setiap organisasi menghadapi berbagai risiko yang dapat


menghalangi pencapaian tujuannya, baik risiko yang berasal dari
eksternal maupun dari internal. Risiko ini ada terkait dengan
penetapan tujuan-tujuan yang ingin dicapai organisasi, yaitu efisiensi
dan efektivitas operasi, keandalan laporan keuangan, dan kepatuhan.
Oleh karena itu, setiap organisasi harus melakukan penilaian risiko
secara memadai.

Penilaian risiko diartikan sebagai sebuah mekanisme untuk


mengidentifikasi, menganalisis, dan mengelola berbagai risiko dalam
organisasi dihubungkan dengan tujuan yang ingin dicapai.

Tahap-tahap penilaian risiko meliputi:


a. Pahami tujuan yang ingin dicapai baik untuk tujuan instansi secara
keseluruhan maupun tujuan kegiatan
b. Identifikasi risiko terkait
c. Analisis risiko yang meliputi proses estimasi signifikansi dari suatu
risiko dan penilaian kemungkinan (frekuensi) terjadinya risiko.
d. Pertimbangan bagaimana sebaiknya risiko dikendalikan yaitu
langkah-langkah apa yang perlu dilakukan untuk mengelola risiko
tersebut.

Adapun jenis-jenis risiko meliputi antara lain:


a. Risiko bisnis
b. Risiko operasi
c. Risiko keuangan
d. Risiko ketaatan.

PUSDIKLATWAS BPKP - 2007 44


Pengantar Sistem Pengendalian Manajemen

Jenis-jenis risiko tersebut di atas dapat dijelaskan sebagai berikut:

a. Risiko Bisnis

Risiko bisnis adalah risiko yang diderita akibat larinya pelanggan


atau user ke tempat lain. Risiko timbul karena: pelayanan yang
buruk, ketinggalan teknologi, produk/jasa yang tidak sesuai dengan
keinginan pelanggan atau pemakai, dan kemahalan harga.

b. Risiko Operasi

Risiko operasi adalah risiko yang diderita akibat kesalahan dan


kekeliruan yang terjadi pada sistem dan prosedur operasi yang
menimbulkan ketidakefisienan dan ketidakefektifan operasi.
Contohnya adalah: “bottleneck” pekerjaan, kelambatan
pengadaan bahan, buruknya koordinasi dan komunikasi antar
bagian.

c. Risiko Keuangan

Risiko keuangan adalah risiko yang diderita akibat terjadinya


kerugian finansial dan ketidakakuratan laporan keuangan yang
disebabkan antara lain: adanya kecurangan internal atau eksternal,
ketidak-handalan metode evaluasi proposal investasi atau
kerjasama operasi, kegagalan sistem akuntansi.

Contoh: pembayaran seluruh biaya pembangunan sekolah dasar di


suatu kecamatan yang ternyata tidak selesai 100% sehingga
sarana sekolah belum dapat difungsikan sebagaimana mestinya.

d. Risiko Ketaatan

Risiko ketaatan adalah risiko yang diderita akibat terjadinya


pelanggaran terhadap ketentuan yang berdampak pengenaan
sanksi dan kerugian kepada organisasi yang disebabkan antara
lain karena ketidakpahaman terhadap perkembangan peraturan,

PUSDIKLATWAS BPKP - 2007 45


Pengantar Sistem Pengendalian Manajemen

lebih menekankan pada form over substance (aspek formal lebih


diutamakan daripada substansi), komunikasi dan sosialisasi
ketentuan dan kebijakan yang buruk.

Contoh: Jasa pemborongan senilai Rp950.000.000,00 (sembilan


ratus lima puluh juta rupiah) diberikan kepada suatu perusahaan
swasta lokal. Hal tersebut merupakan penyimpangan dari
ketentuan yang ada yang mengatur bahwa jasa pemborongan
sampai dengan nilai Rp1.000.000.000,00 (satu milyar rupiah)
hanya boleh dilakukan oleh Usaha Kecil dan Koperasi Kecil.
Padahal dalam kenyataannya, di daerah tersebut tidak tersedia
usaha kecil atau koperasi kecil.

Penilaian risiko manajemen berbeda dengan penentuan risiko auditor.


Manajemen menetapkan risiko sebagai bagian dari perancangan dan
pengoperasian sistem pengendalian manajemen untuk meminimalkan
kekeliruan dan ketidak-beresan, sedangkan auditor menetapkan risiko
untuk memutuskan bukti apa yang diperlukan dalam pelaksanaan
audit.

Auditor menghadapi risiko kegagalan dalam melaksanakan audit.


Risiko kegagalan audit dapat meliputi ketidakpastian mengenai
kompetensi bukti, efektivitas sistem pengendalian manajemen dari
auditan yang direviu, dan apakah laporan akuntabilitas telah disajikan
secara memadai. Untuk itu, maka auditor juga harus
mempertimbangkan berbagai risiko audit yang dihadapi dalam
pelaksanaan audit. Risiko audit dibedakan dalam 3 (tiga) jenis: risiko
bawaan (inherent risk), risiko pengendalian (control risk), dan risiko
deteksi (detection risk).

Risiko bawaan adalah risiko yang disebabkan oleh kerentanan suatu


saldo rekening atau kelompok transaksi terhadap salah saji dari

PUSDIKLATWAS BPKP - 2007 46


Pengantar Sistem Pengendalian Manajemen

laporan akuntabilitas tanpa mengkaitkan dengan sistem pengendalian


manajemennya. Contoh risiko bawaan pada aktivitas unit kerja
pemerintah yang rentan terhadap kesalahan antara lain: kegiatan
pembuatan sertifikat hak atas tanah, pemberian restitusi pajak,
pemberian berbagai perizinan, dan sebagainya. Risiko pengendalian
merupakan risiko yang disebabkan lemahnya sistem pengendalian
manajemen pihak auditan. Kelemahan ini dapat disebabkan karena
lemahnya rancangan sistem pengendalian dan tidak berjalannya
sistem pengendalian secara efektif. Risiko deteksi adalah risiko
kegagalan auditor mendeteksi penyimpangan yang material dalam
suatu laporan akuntabilitas. Risiko ini dapat timbul karena
penggunaan teknik sampling dan penggunaan prosedur dan teknik
audit alternatif yang dilakukan oleh auditor kurang mewakili/kurang
handal. Pendalaman lebih lanjut tentang risiko audit akan dipelajari
pada modul lain, seperti: modul Teknik Evaluasi Sistem Pengendalian
Manajemen dan Penyusunan Program Kerja Audit dan Audit Berpeduli
Risiko.

3. SISTEM KOMUNIKASI DAN INFORMASI

Sistem informasi dan komunikasi memungkinkan orang memperoleh


dan membagi informasi yang diperlukan untuk mengelola dan
melaksanakan serta mengendalikan kegiatan organisasi. Contoh
manfaat dari suatu sistem informasi dan komunikasi adalah
memungkinkan diperolehnya informasi internal dan eksternal untuk
diolah dan disajikan kepada pimpinan dan memungkinkan
disajikannya informasi relevan kepada pihak yang tepat secara tepat
isi dan tepat waktu. Disamping itu, sistem informasi dapat memberikan
kontribusinya terhadap pencapaian tujuan organisasi yang dapat
dibagi dalam 3 (tiga) kategori:

PUSDIKLATWAS BPKP - 2007 47


Pengantar Sistem Pengendalian Manajemen

a. Operasional - informasi operasional membantu pelaksanaan tugas


pokok dan fungsi unit kerja.

b. Pelaporan keuangan – informasi dalam bentuk pelaporan


keuangan membantu pertanggungjawaban pengelolaan keuangan
atau anggaran.

c. Ketaatan – Sistem informasi memberikan indikasi tingkat ketaatan


unit kerja terhadap ketentuan atau peraturan yang berlaku.

Tujuan sistem informasi akuntansi organisasi adalah untuk


mengidentifikasi, mengumpulkan, mengklarifikasi, mencatat, dan
melaporkan transaksi/kejadian organisasi, dan untuk menjaga
pertanggungjawaban akuntansi atas aset-aset yang terkait. Sistem
informasi akuntansi yang efektif harus mampu memenuhi tujuan
pengendalian intern atas transaksi/kejadian keuangan, berupa:

a. Transaksi-transaksi yang dicatat adalah sah/valid

b. Transaksi-transaksi diotorisasi dengan semestinya

c. Transaksi-transaksi yang ada telah dicatat

d. Transaksi-transaksi dinilai dengan semestinya

e. Transaksi-transaksi diklasifikasi dengan semestinya

f. Transaksi-transaksi dicatat tepat waktu

g. Transaksi-transaksi telah dibukukan ke master file dan


diikhtisarkan dengan benar.

Sebagai contoh, pengelolaan keuangan pemerintah daerah yang


sebagaimana yang diatur dalam ketentuan yang mengatur tentang
sistem akuntansi keuangan daerah pada akhri periode akan dihasilkan
laporan berikut: Laporan Perhitungan APBD, Nota Perhitungan APBD,
Laporan Aliran Kas, dan Neraca Daerah.

PUSDIKLATWAS BPKP - 2007 48


Pengantar Sistem Pengendalian Manajemen

Laporan-laporan tersebut akan memberikan gambaran yang wajar


apabila transaksi-transaksi tersebut adalah transaksi yang sah/valid,
diotorisasi dengan semestinya, dicatat tepat waktu dengan nilai yang
benar, dan diklasifikasikan pada setiap akun/rekening yang benar
sehingga diperoleh suatu laporan pertanggungjawaban yang memadai
dan sekaligus dipakai sebagai informasi dalam pengambilan
keputusan.

4. AKTIVITAS PENGENDALIAN

Setelah proses penilaian risiko dilakukan, maka organisasi sudah


dapat memutuskan risiko apa yang akan dikelola. Hal ini dilakukan
dengan serangkaian aktivitas pengendalian yang diyakini akan dapat
meminimalkan terjadinya risiko. Aktivitas pengendalian ini membantu
untuk meyakini bahwa tindakan-tindakan perlu diambil dalam rangka
mengantisipasi risiko.

Aktivitas pengendalian adalah kebijakan, prosedur, teknik, dan


mekanisme yang memberikan arah bagi manajemen, seperti: proses
ketaatan pada ketentuan tentang perencanaan dan pelaksanaan
anggaran. Aktivitas pengendalian merupakan bagian yang menyatu
atau integral dari proses perencanaan, pelaksanaan, pengkajian ulang
dan pertanggungjawaban atas penggunaan sumber daya yang
dipercayakan serta pencapaian hasil yang efektif.

Aktivitas pengendalian terjadi pada semua tingkat dan fungsi


organisasi yang meliputi: berbagai kegiatan seperti: persetujuan,
pemberian otorisasi, verifikasi, rekonsiliasi, reviu kinerja, memelihara
keamanan, serta menciptakan dan memelihara catatan terkait yang
dapat memberikan bukti pelaksanaan kegiatan. Aktivitas pengendalian
dapat pula diterapkan pada sistem informasi yang berbasis komputer.

PUSDIKLATWAS BPKP - 2007 49


Pengantar Sistem Pengendalian Manajemen

Kegiatan dapat diklasifikasikan ke dalam sasaran pengendalian


khusus atau spesifik, seperti: meyakini kelengkapan dan akurasi
proses informasi.

Aktivitas pengendalian untuk memenuhi tujuan operasionalnya dalam


kaitannya dengan pelaporan keuangan terdiri dari lima kategori,
meliputi:

a. Pemisahan tugas yang memadai

b. Otorisasi transaksi dan aktivitas yang seharusnya

c. Dokumen-dokumen dan catatan-catatan yang memadai

d. Pengendalian fisik atas aktiva dan catatan

e. Pengecekan yang independen atas kinerja

Rincian kelima kategori dari aktivitas pengendalian dapat dijelaskan


sebagai berikut:

a. Pemisahan tugas yang memadai

Pemisahan tugas yang memadai dilakukan untuk mencegah


terjadinya kesalahan baik disengaja maupun tidak disengaja.
Pedoman umum pemisahan tugas meliputi:

1) Pemisahan tugas penyimpanan aktiva dengan bagian


akuntansi.

Alasan untuk tidak membiarkan seseorang merangkap 2 (dua)


fungsi ini adalah untuk mencegah organisasi mengalami
kerugian akibat tindakan kecurangan. Jika seseorang
merangkap dua fungsi ini, maka terdapat risiko terjadinya
tindakan penyimpangan atau kecurangan karena diberikan
peluang untuk memanfaatkan kondisi yang ada bagi
kepentingan pribadi.

PUSDIKLATWAS BPKP - 2007 50


Pengantar Sistem Pengendalian Manajemen

2) Pemisahan tugas otorisasi transaksi dari tugas penyimpanan


aktiva yang dimaksud.

Kedua fungsi tersebut apabila dirangkap oleh satu orang


memberikan peluang terjadinya penyimpangan atau
kecurangan dan kerugian bagi organisasi atau unit kerja.

3) Pemisahan antara tanggung jawab operasional dan tanggung


jawab pencatatan.

Jika setiap bagian atau bidang dalam suatu organisasi


bertanggung jawab untuk menyusun sendiri catatan dan
laporannya, maka akan ada kecenderungan hasilnya
menyimpang (bias) untuk perbaikan kinerja yang dilaporkan.
Untuk memastikan bahwa informasi tidak direkayasa, fungsi
pencatatan biasanya dilakukan oleh bidang/bagian yang
terpisah.

Prinsipnya, seluruh struktur organisasi harus memiliki pemisahan


tugas yang semestinya, yaitu untuk meningkatkan efisiensi operasi
dan komunikasi yang efektif. Dengan demikian, pemisahan tugas
ini sangatlah bervariasi tergantung pada ukuran organisasi, namun
demikian pemisahan tugas yang umum meliputi:

1) Fungsi akuntansi harus terpisah dari fungsi penyimpanan atau


tanggung jawab operasional

2) Penyimpanan kas yang mencakup penerimaan dan


pengeluaran uang serta surat berharga merupakan tanggung
jawab kasir atau bendaharawan

3) Auditor intern melaporkan langsung kepada manajemen


puncak atau komisaris.

PUSDIKLATWAS BPKP - 2007 51


Pengantar Sistem Pengendalian Manajemen

4) Pemisahan tugas dalam Electronic Data Processing (EDP)


adalah dianggap memadai dengan mempertimbangkan ukuran
organisasi.

b. Otorisasi yang semestinya atas transaksi dan aktivitas

Setiap transaksi harus diotorisasikan dengan semestinya apabila


pengendalian ingin dicapai secara memuaskan. Otorisasi dapat
bersifat umum atau khusus. Otorisasi umum maksudnya adalah
manajemen menetapkan kebijakan organisasi secara umum untuk
diikuti. Bawahan diinstruksikan untuk mengimplementasikan
otorisasi umum tersebut dalam pelaksanaan kegiatan
operasionalnya. Contohnya otorisasi pengadaan barang dan jasa
oleh unit kerja pemerintah berupa penetapan pelelangan atas
semua pengadaan barang dan jasa di atas jumlah tertentu

Otorisasi khusus berhubungan dengan transaksi individual.


Manajemen kadang kala tidak ingin menetapkan suatu kebijakan
umum untuk otorisasi beberapa transaksi. Sebagai gantinya,
manajemen lebih suka membuat otorisasi berdasarkan kasus per
kasus. Contohnya, kebijakan pengesahan bukti pengeluaran uang
tunai.

Dalam penjelasan tersebut perlu dibedakan antara pengertian


otorisasi dengan persetujuan (approval). Otorisasi merupakan
keputusan kebijakan yang dapat bersifat umum maupun khusus.
Sedangkan persetujuan (approval) adalah implementasi keputusan
otorisasi umum manajemen.

c. Dokumen-dokumen dan catatan-catatan yang memadai

Dokumen dan catatan merupakan bukti fisik atas transaksi yang


dicatat dan diikhtisarkan. Dokumen dan catatan ini mencakup
antara lain:

PUSDIKLATWAS BPKP - 2007 52


Pengantar Sistem Pengendalian Manajemen

1) Realisasi penerimaan dan pengeluaran uang

2) Realisasi pelaksanaan kegiatan

3) Pemberian jasa konsultansi

4) Kartu hadir pegawai

Dalam sistem akuntansi yang sudah terkomputerisasi, banyak dari


dokumen dan catatan disimpan dalam bentuk arsip-arsip (file-file)
komputer dan baru dicetak jika dibutuhkan sesuai dengan
kebutuhan atau penggunaannya. Ketidak-lengkapan dokumen dan
catatan mengindikasikan adanya kelemahan pengendalian
manajemen potensial yang mempengaruhi pencapaian tujuan
kegiatan organisasi.

Dokumen berfungsi untuk menyampaikan informasi sehingga


dokumen harus memadai untuk memberikan jaminan bahwa
seluruh harta dapat dijaga dengan semestinya dan seluruh
transaksi dicatat dengan benar. Beberapa prinsip yang relevan
untuk perancangan dan pemanfaatan yang semestinya atas
dokumen dan catatan untuk terciptanya pengendalian manajemen
yang efektif antara lain adalah:

1) Digunakannya nomor urut yang pracetak untuk setiap formulir


yang digunakan (prenumbered forms). Penggunaan formulir
pracetak ini akan memudahkan pengendalian atas dokumen
yang hilang atau terselip, serta membantu dalam mendapatkan
kembali dokumen yang diinginkan bila suatu saat nanti
dibutuhkan kembali.

2) Dokumen harus disiapkan pada saat transaksi terjadi atau


sesegera mungkin setelah transaksi terjadi. Bila ketepatan dan
kecepatan waktu menyiapkan dokumen ini diabaikan, maka

PUSDIKLATWAS BPKP - 2007 53


Pengantar Sistem Pengendalian Manajemen

akan berakibat bahwa dokumen menjadi kurang dapat


dipercaya dan risiko kesalahanpun akan meningkat.

3) Dokumen harus cukup sederhana untuk memperoleh kepastian


bahwa dokumen tersebut dapat dengan jelas dipahami.

4) Sebaiknya dokumen dirancang untuk berbagai manfaat jika hal


itu memungkinkan yaitu meminimalkan terlalu banyaknya atau
bervariasinya dokumen-dokumen yang digunakan.

5) Dokumen disiapkan dengan suatu cara yang dapat mendorong


persiapan yang benar atas penggunaannya. Hal ini dapat
dipenuhi dengan menyajikan tingkat pengecekan intern yang
memadai dalam dokumen atau catatan yang digunakan.

Prinsip perancangan dan pemanfaatan dokumen yang memadai


tersebut dapat diringkas dalam gambar sebagai berikut:

Dokumen/catatan yg memadai

a. prenumbered b. Ketepatan waktu


penyiapan

d. Dirancang untuk multi


fungsi (berbagai
c. Sederhana dan
mudah dipahami d. Pengecekan Intern

Gambar 6 Prinsip Perancangan Dokumen yg Memadai

PUSDIKLATWAS BPKP - 2007 54


Pengantar Sistem Pengendalian Manajemen

Sebagai contoh, pengendalian manajemen dalam hal penggunaan


dokumen dan catatan berhubungan erat dengan penggunaan kode
rekening pada sistem akuntansi keuangan pemerintah pusat atau
daerah. Kode rekening mengklarifikasikan transaksi-transaksi
mana yang merupakan kelompok rekening (akun) neraca dan
mana yang merupakan kelompok rekening (akun) pembiayaan.
Bagan rekening yang memuat seluruh pemberian kode rekening
merupakan pengendalian yang penting karena menyajikan
kerangka untuk menentukan informasi yang disajikan bagi
manajemen dan para pemakai laporan keuangan lainnya. Bagan
rekening membantu untuk mencegah kesalahan klasifikasi atas
transaksi dan dengan tepat menggambarkan jenis transaksi mana
yang seharusnya untuk setiap rekening (akun).

Prosedur pencatatan yang semestinya harus dituangkan dalam


suatu sistem atau pedoman manual untuk mendorong aplikasi
pencatatan yang konsisten. Pedoman manual harus menyajikan
informasi yang cukup untuk memudahkan pencatatan yang
memadai dan mempertahankan pengendalian yang layak atas
harta.

d. Pengendalian fisik atas aktiva dan catatan

Pengendalian fisik atas aktiva dan catatan menjadi unsur yang


penting bagi pengendalian intern yang memadai untuk mencegah
kerugian atau kehilangan atas aktiva dan catatan. Apabila aktiva
dibiarkan tidak dilindungi, maka aktiva mungkin dapat hilang tercuri.
Demikian pula catatan yang tidak dijaga akan dapat dicuri, dirusak,
ataupun hilang. Bila hal ini terjadi, maka ada kemungkinan proses
akuntansi akan terganggu dan juga berpengaruh terhadap
kegiatan operasional yang dilaksanakan. Bila organisasi telah
menerapkan komputerisasi dalam sistem pencatatannya, maka

PUSDIKLATWAS BPKP - 2007 55


Pengantar Sistem Pengendalian Manajemen

perlindungan terhadap peralatan komputer, program maupun file


data menjadi penting.

Perlindungan atas aktiva dan catatan dalam konteks ini lebih


ditekankan pada pencegahan fisik. Contoh: Kendaraan dinas
diparkir dalam garasi yang terkunci disertai dengan pemasangan
peralatan alarm, dokumen dan catatan kepegawaian di simpan
dalam lemari yang dikunci, komputer penyimpan data penting
dikunci dalam ruangan yang terkunci dan menggunakan password
bagi yang hendak mengakses.

e. Pengecekan yang independen atas kinerja

Verifikasi internal independen yang dilakukan secara terus


menerus dan hati-hati merupakan kategori terakhir dari
pengendalian. Kebutuhan akan adanya pengecekan yang
independen timbul karena beberapa pertimbangan. Pertama,
orang cenderung melupakan atau dengan sengaja tidak mengikuti
prosedur yang seharusnya. Kedua, kekeliruan atau ketidak-
beresan dapat saja terjadi dalam kegiatan yang dilaksanakan
tanpa memperhatikan kualitas pengendalian yang ada. Ketiga,
orang yang melaksanakan prosedur verifikasi internal adalah
orang yang bebas/independen dari individu yang bertanggung
jawab untuk mempersiapkan data. Dalam sistem akuntansi yang
sudah terkomputerisasi, prosedur verifikasi intern biasanya sudah
melekat secara otomatis dalam bagian sistem.

5. INFORMASI DAN KOMUNIKASI

Informasi yang penting harus diidentifikasi, diperoleh, dan


dikomunikasikan dalam suatu bentuk dan kerangka yang
memungkinkan orang untuk mewujudkan tanggung jawabnya. Sistem
informasi dan komunikasi memungkinkan orang memperoleh dan

PUSDIKLATWAS BPKP - 2007 56


Pengantar Sistem Pengendalian Manajemen

membagi informasi yang diperlukan untuk mengelola dan


melaksanakan serta mengendalikan kegiatan organisasi.

Informasi diperlukan pada tiap level dalam organisasi untuk


menjalankan kegiatan dan bergerak menuju pencapaian tujuan
organisasi dalam semua kategori operasional, pelaporan keuangan,
dan ketaatan. Informasi operasional membantu pelaksanaan tugas
pokok dan fungsi unit kerja. Informasi dalam bentuk pelaporan
keuangan membantu pertanggungjawaban pengelolaan keuangan
atau anggaran. Demikian pula terkait dengan informasi tingkat
ketaatan unit kerja terhadap ketentuan atau peraturan yang berlaku,
sangat bermanfaat bagi pimpinan puncak mengambil kebijakan yang
tepat.

Informasi diidentifikasi, didapatkan, diproses, dan dilaporkan oleh


sistem informasi. Rancangan sistem informasi dalam sebuah
organisasi harus merupakan sebuah sistem yang strategis dan
terintegrasi (menyatu) dengan kegiatan operasional organisasi.
Sistem ini tidak hanya mencakup informasi-informasi yang diperlukan
dalam pengambilan keputusan untuk menjalankan pengendalian
namun sebagaimana telah dijelaskan sebelumnya sistem informasi
juga didesain untuk mengelola gagasan-gagasan strategis.

Sebagai contoh adalah sistem reservasi pada industri penerbangan


yang membuat travel agent mudah mengakses informasi
penerbangan saat memesan tempat. Contoh lainnya adalah pemasok
Rumah Sakit yang membuat akses secara on-line pada sistemnya
langsung ke sistem Rumah Sakit. Akses langsung ini memberikan
keunggulan kompetitif tinggi karena Rumah Sakit akan dapat
memesan barang langsung pada saat membutuhkan melalui terminal.
Kedua contoh tersebut menunjukkan bahwa sistem informasi dapat
membuat perbedaan nyata dalam mencapai keunggulan kompetitif.

PUSDIKLATWAS BPKP - 2007 57


Pengantar Sistem Pengendalian Manajemen

Kualitas Informasi yang dihasilkan sistem informasi mempengaruhi


kemampuan manajemen untuk membuat keputusan yang tepat dalam
mengelola dan mengendalikan kegiatan organisasi. Untuk itu, agar
suatu informasi berkualitas maka rancangan sistem informasi haruslah
memenuhi ketentuan-ketentuan berikut:

- Isinya telah sesuai dengan kebutuhan;

- Informasi tersedia saat dibutuhkan (tepat waktu);

- Informasi mutakhir dengan menyajikan informasi terkini yang


tersedia;

- Informasi akurat dalam pengertian bahwa data yang disajikan


adalah benar;

- Informasi dapat diakses dalam arti bahwa informasi dapat


diperoleh pihak yang tepat.

Komunikasi juga melekat pada sistem informasi. Oleh karena itu,


sistem informasi harus dirancang sedemikian rupa agar terjadi
komunikasi bukan saja untuk kalangan internal tetapi juga kepada
pihak eksternal organisasi. Dengan saluran komunikasi terbuka,
pengguna jasa dari sebuah instansi pemerintah dapat memberikan
masukan penting dalam desain maupun kualitas barang atau jasa,
sehingga memungkinkan instansi tersebut merespon perubahan
permintaan pengguna jasa.

Melalui selebaran/pamflet atau media komunikasi lain, instansi


pemerintah dapat menginformasikan bahwa setiap orang yang
berhubungan dengan instansi pemerintah tersebut harus mengetahui
bahwa tindakan-tindakan tidak benar seperti suap atau komisi yang
tidak benar ataupun pembayaran-pembayaran yang tidak dibenarkan
lainnya tidak akan ditoleransi. Pimpinan organisasi dapat
berkomunikasi secara langsung dengan pengguna jasa misalnya

PUSDIKLATWAS BPKP - 2007 58


Pengantar Sistem Pengendalian Manajemen

bahwa ia berharap agar para pengguna jasa mematuhi ketentuan


tersebut.

6. MONITORING

Monitoring adalah pengawasan oleh manajemen dan pegawai lain


yang ditunjuk atas pelaksanaan tugas sebagai penilaian terhadap
kualitas dan efektivitas sistem pengendalian manajemen. Hal ini dapat
dicapai melalui kegiatan monitoring secara terus menerus (ongoing
monitoring), evaluasi terpisah (separate evaluation), ataupun
kombinasi dari keduanya. Ongoing monitoring dilakukan menyatu
(integrated) didalam operasional organisasi dalam bentuk pengelolaan
dan pengawasan rutin serta kegiatan-kegiatan tiap personil dalam
pelaksanaan tugasnya. Ruang lingkup dan frekuensi dari separate
evaluation tergantung pada hasil penilaiann risiko (assessment of
risks) dan efektifitas prosedur ongoing monitoring. Kelemahan sistem
pengendalian manajemen yang diperoleh dari hasil monitoring berikut
permasalahan-permasalahan penting yang ada harus dilaporkan
kepada pimpinan organisasi untuk diperbaiki segera.

Hal-hal yang dilaksanakan dalam kegiatan ongoing monitoring meliputi


aktivitas pengelolaan dan pengawasan sehari-hari, pembandingan
(comparison), rekonsiliasi, dan kegiatan rutin lainnya, sebagai contoh:

a. Membandingkan data di lapangan dengan data laporan

b. Membandingkan kesesuaian data piutang dengan hasil


konfirmasi

Evaluasi terpisah (separate evaluation) dilakukan dalam bentuk self-


assessment dimana personil yang bertanggung jawab atas suatu unit
atau fungsi tertentu akan menentukan efektifitas pengendalian atas
kegiatan-kegiatan yang mereka lakukan.

PUSDIKLATWAS BPKP - 2007 59


Pengantar Sistem Pengendalian Manajemen

Kepala Bagian, sebagai contoh, dapat mengarahkan evaluasi atas


sistem pengendalian internal.

Pihak lain yang juga dapat melakukan evaluasi terpisah adalah auditor
internal. Auditor biasanya melakukan evaluasi pengendalian internal
sebagai bagian dari tugas rutin audit atau berdasar permintaan
pimpinan puncak (top management). Manajemen juga dapat
menggunakan hasil pekerjaan eksternal auditor dalam menetapkan
efektifitas pengendalian internal. Kombinasi dari usaha kedua belah
pihak tersebut dapat digunakan untuk menetapkan prosedur evaluasi
mana yang dipandang perlu oleh manajemen.

Agar fungsi audit internal itu dapat berjalan secara efektif, maka
kedudukan dan staf departemen/bagian/unit pengawasan internal
harus diupayakan untuk diposisikan seindependen mungkin dan
melaporkan hasil auditnya kepada pihak yang memiliki otoritas
tertinggi dalam organisasi yaitu: manajemen puncak atau dewan
pengawas.

Aktivitas monitoring berhubungan dengan penilaian secara periodik


atas efektivitas dari rancangan dan implementasi sistem pengendalian
manajemen yang dilakukan oleh manajemen. Kegiatan monitoring ini
dapat berfungsi untuk menentukan apakah pengendalian manajemen
telah bekerja sebagaimana mestinya atau apakah perlu dilakukan
modifikasi sesuai dengan kondisi yang ada. Informasi untuk penilaian
dapat berasal dari berbagai sumber termasuk dari studi atas sistem
pengendalian manajemen yang ada, laporan auditor internal, laporan
kegiatan, kebijakan pemerintah, umpan balik dari petugas operasional,
dan lain-lain.

PUSDIKLATWAS BPKP - 2007 60


Pengantar Sistem Pengendalian Manajemen

C. SISTEM PENGENDALIAN MANAJEMEN DI INDONESIA

Sistem Pengendalian Manajemen di Indonesia (dengan menggunakan


istilah sistem pengendalian intern), diatur dalam UU No.1 Th 2004 tentang
Perbendaharaan Negara Pasal 58 dari UU tersebut menyatakan bahwa:

1. Dalam rangka meningkatkan kinerja, transparansi, dan akuntabilitas


pengelolaan keuangan negara, Presiden selaku Kepala Pemerintahan
mengatur dan menyelenggarakan sistem pengendalian intern di
lingkungan pemerintahan secara menyeluruh.

2. Sistem pengendalian intern ditetapkan dengan Peraturan Pemerintah

Namun demikian, hingga saat ini rancangan peraturan pemerintah


mengenai sistem pengendalian intern tersebut belum disahkan.

Selanjutnya, dalam penjelasan UU No.1 tahun 2004 ayat 1 dan 2


dinyatakan bahwa:

♦ Menteri Keuangan selaku Bendahara Umum Negara


menyelenggarakan sistem pengendalian intern di bidang
perbendaharaan.

♦ Menteri/pimpinan lembaga selaku Pengguna Anggaran/ Pengguna


Barang menyelenggarakan sistem pengendalian intern di bidang
pemerintahan masing-masing.

♦ Gubernur/bupati/walikota mengatur lebih lanjut dan menyelenggarakan


sistem pengendalian intern di lingkungan pemerintah daerah yang
dipimpinnya.

♦ Sistem pengendalian intern yang akan dituangkan dalam peraturan


pemerintah dimaksud dikonsultasikan dengan Badan Pemeriksa
Keuangan.

PUSDIKLATWAS BPKP - 2007 61


Pengantar Sistem Pengendalian Manajemen

Dengan demikian, sistem pengendalian intern dalam pemerintahan


Indonesia bukanlah hal yang asing, baik dari segi istilah mau pun
kewajiban penerapannya. Permendagri nomor 59 tahun 2007 tentang
Pedoman Pengelolaan Keuangan Daerah sudah mulai menganut
pendekatan COSO untuk pengendalian internal terkait dengan
penyusunan laporan keuangan pemerintah daerah. Hal yang sama juga
dianut dalam Rancangan Peraturan Pemerintah tentang Sistem
Pengendalian Intern yang saat ini sedang dalam tahap finalisasi.

Dalam Inpres No. 15 Tahun 1983 tentang Pedoman Pelaksanaan


Pengawasan dan Inpres No. 1 Tahun 1989 tentang Pedoman Pengawasan
Melekat serta petunjuk pelaksanaan yang diterbitkan Menteri
Pendayagunaan Aparatur Negara, pengawasan melekat diidentikkan
dengan kegiatan pengawasan oleh atasan langsung terhadap bawahan.

Kegiatan tersebut menetapkan 6 (enam) sarana pelaksanaan pengawasan


oleh atasan langsung, yaitu :

1. Penciptaan struktur organisasi.

2. Penyusunan kebijaksanaan pelaksanaan.

3. Penyusunan rencana kerja.

4. Penyelenggaraan pencatatan dan pelaporan.

5. Pembinaan personil

6. Prosedur kerja.

Keenam sarana tersebut pada dasarnya merupakan cerminan dari


pengawasan melekat dalam arti semantik. Keenam sarana tersebut akan
mewujudkan fungsi pengendalian internal yang baik apabila dalam proses
penyusunan dan penyelenggaraannya, aspek built in control nya
dipertimbangkan. Apabila aspek kontrolnya berfungsi dengan baik melalui

PUSDIKLATWAS BPKP - 2007 62


Pengantar Sistem Pengendalian Manajemen

sarana-sarana tersebut, pengawasan langsung oleh atasan (supervisi)


menjadi berkurang esensinya.

Dalam perkembangannya, MenPAN menerbitkan Keputusan Menteri


Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor Kep/46/M.PAN/4/2004 tentang
petunjuk pelaksanaan pengawasan melekat dalam penyelenggaraan
pemerintahan. Latar belakang diterbitkannya Keputusan ini adalah sebagai
berikut:

Pelaksanaan Instruksi Presiden Nomor 15 Tahun 1983 tentang Pedoman


Pelaksanaan Pengawasan dan Instruksi Presiden Nomor 1 Tahun 1989
tentang Pedoman Pelaksanaan Pengawasan Melekat yang kemudian
diikuti dengan Keputusan Menteri PAN Nomor 30 Tahun 1994 tentang
Petunjuk Pelaksanaan Pengawasan Melekat, sampai saat ini belum
menunjukkan hasil yang memadai. Di lapangan masih terlihat betapa
disiplin dan prestasi kerja aparatur pemerintah masih rendah,
penyalahgunaan wewenang, kebocoran, pemborosan keuangan negara
serta pungutan liar masih banyak terjadi. Di samping itu, pelayanan
masyarakat belum cukup memuaskan serta pengurusan kepegawaian
belum sepenuhnya sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang
berlaku.

Dalam Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor


Kep/46/M.PAN/4/2004 tersebut pengertian Waskat adalah:

Pengawasan melekat yang merupakan padanan istilah pengendalian


manajemen atau pengendalian intern, dan selanjutnya disebut WASKAT
adalah segala upaya yang dilakukan dalam suatu organisasi untuk
mengarahkan seluruh kegiatan agar tujuan organisasi dapat dicapai secara
efektif, efisien dan ekonomis, segala sumber daya dimanfaatkan dan
dilindungi, data dan laporan dapat dipercaya dan disajikan secara wajar,
serta ditaatinya segala ketentuan yang berlaku.

PUSDIKLATWAS BPKP - 2007 63


Pengantar Sistem Pengendalian Manajemen

Selanjutnya, syarat-syarat keberhasilan waskat ditetapkan sebagai


berikut:

1. Lingkungan Pengendalian Manajemen Yang Kondusif;

2. Kemampuan Memprediksi dan mengantisipasi risiko;

3. Aktivitas Pengendalian yang Memadai;

4. Informasi dan Komunikasi yang Efektif;

5. Adanya Pemantauan, Evaluasi, dan Tindak Lanjut;

6. Faktor Manusia dan Budaya.

Adapun unsur-unsur waskat ada 8 (delapan), yakni pengorganisasian,


personil, kebijakan, perencanaan, prosedur, pencatatan, pelaporan,
supervisi dan review intern. Pimpinan organisasi wajib melakukan
evaluasi secara terus menerus terhadap pelaksanaan unsur WASKAT.

Dari uraian tersebut di atas dapat disimpulkan bahwa waskat adalah


sama dengan Sisitem Pengendalian Manajemen atau Pengendalian
Intern. Waskat menggunakan baik unsur pengendalian versi GAO,
maupun modifikasi komponen pengendalian intern versi COSO.

PUSDIKLATWAS BPKP - 2007 64


Pengantar Sistem Pengendalian Manajemen

D. SOAL-SOAL LATIHAN

1 Uraikan faktor-faktor apa saja yang perlu diperhatikan dalam unsur


pengorganisasian.

2. Uraikan faktor-faktor apa saja yang perlu diperhatikan dalam unsur


prosedur.

3. Uraikan faktor-faktor apa saja yang perlu diperhatikan dalam unsur


pencatatan/akuntansi.

4. Jelaskan faktor-faktor dari unsur personalia.

5. Uraikan faktor-faktor dari unsur reviu intern.

6. Sebutkan 5 (lima) komponen sistem pengendalian manajemen menurut


Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission
(COSO).

7. Terdapat beberapa faktor pendukung terhadap komponen lingkungan


pengendalian. Jelaskan faktor-faktor tersebut.

8. Risiko menjadi isu penting dalam pengelolaan suatu organisasi.


Jelaskan risiko-risiko apa saja yang harus diperhatikan oleh manajemen
suatu organisasi.

9. Mengapa verifikasi internal independen harus ada dan dilakukan secara


terus menerus?

10. Jelaskan perbedaan antara komponen monitoring dengan unsur reviu


intern dari 8 (delapan) unsur sistem pengendalian manajemen.

11. Jelaskan perbedaan utama unsur-unsur pengendalian intern versi GAO


dengan komponen-komponen pengendalian intern versi COSO!

12. Uraikan hubungan antar tiap komponen pengendalian intern versi


COSO!

PUSDIKLATWAS BPKP - 2007 65


Pengantar Sistem Pengendalian Manajemen

13. “Pengendalian intern di pemerintahan Indonesia telah ditetapkan


dengan undang-undang, namun demikian, tidak dijelaskan lebih lanjut
unsur atau komponen pengendalian tersebut. Secara logis, unsur-unsur
pengendalian intern pada pemerintahan seharusnya menggunakan
versi COSO”. Apakah anda setuju dengan pernyataan ini? Berikan
alasan anda!

14. Jelaskan hubungan antara Waskat menurut Kep Menpan 46/2004


dengan unsur-unsur pengendalian, baik versi GAO mau pun dengan
versi COSO! Beri pandangan anda terhadap hal tersebut!

15. Apa perbedaan waskat terdahulu dengan waskat versi Kep Menpan
46/2004?

SOAL LATIHAN KASUS

Kasus 1
Pada waktu ditugaskan melakukan audit reguler di Instansi “Y” di
Kabupaten “XYZ”, anda yang ditugaskan untuk audit bidang aparatur
menjumpai suatu kondisi yang menarik perhatian. Setelah anda
mendapatkan berbagai dokumen yang memberikan gambaran mengenai
pelaksanaan pekerjaan di instansi tersebut, anda menemukan bahwa
hampir semua pekerjaan, terlebih yang bersifat penting dan stratejik,
dilakukan di bawah pimpinan satu orang pegawai saja, bapak Yanto. Anda
memutuskan untuk menelusurinya lebih jauh. Dari daftar pegawai yang ada
pada instansi tersebut, anda menjumpai bahwa banyak pegawai yang
memiliki pendidikan yang setaraf dengan bapak Yanto, bahkan beberapa di
antaranya jauh lebih berpengalaman. Setelah anda melakukan wawancara
dengan beberapa pegawai yang anda anggap representatif dan dapat
memberian masukan, terungkap bahwa bapak Yanto adalah pegawai yang
dinamis, memiliki motivasi tinggi dan selalu bertindak mengutamakan

PUSDIKLATWAS BPKP - 2007 66


Pengantar Sistem Pengendalian Manajemen

kepentingan instansi tersebut. Anda dapatkan pula keluhan-keluhan


mereka karena tidak diberikan tanggung jawab untuk melaksanakan tugas-
tugas yang penting dan ‘menantang’. Dari pimpinan instansi anda
mendapatkan penjelasan alasan untuk hampir selalu menunjuk bapak
Yanto memimpin setiap kegiatan adalah karena yang bersangkutan:

- Dianggap mampu dan penuh inisiatif dalam menjalankan tugas

- Dapat bekerja sama dengan pimpinan secara baik

- Tidak pernah mempertanyakan keputusan pimpinan

- Mampu menjabarkan keinginan pimpinan

- Mempermudah tugas-tugas pimpinan

- Dianggap merupakan pegawai yang memiliki potensi sebagai calon


pimpinan di masa datang

Singkat cerita, yang bapak Yanto dianggap sebagai pegawai yang


merupakan ‘motor’ dari instansi tersebut, sedangkan pegawai-pegawai
yang lain dalam pekerjaan sehari-hari sering mempertanyakan keputusan
pimpinan dan memberikan pendapat mereka yang dianggap tidak perlu
atau terkadang terlalu maju.

Anda diminta untuk:

1) Mengidentifikasi komponen pengendalian versi COSO yang terkait


dengan permasalahan tersebut

2) Melakukan analisis terhadap kelemahan-kelemahan sistem


pengendalian intern yang terkait dengan permasalahan tersebut

3) Menetapkan Sasaran Audit Tetap (FAO) yang akan dilakukan audit rinci

PUSDIKLATWAS BPKP - 2007 67


Pengantar Sistem Pengendalian Manajemen

Kasus 2
Balai diklat pada Pemerintah Kabupaten Timur Tengah Utara di
Kefamenanu, Propinsi Nusa Tenggara Timur menyelenggarakan kegiatan
pelatihan bagi para pegawai pemerintah daerah agar diperoleh sumber
daya manusia yang memiliki kemampuan atau keterampilan yang memadai.
Kegiatan pelatihan dilaksanakan secara berkesinambungan dari tahun ke
tahun dengan anggaran yang memadai. Hasil evaluasi pasca diklat
memperlihatkan tingkat kepuasan yang tinggi dari para atasan langsung
para pegawai yang telah mengikuti pelatihan. Hal ini disebabkan proses
pemelajaran dilaksanakan secara profesional, terutama yang berkaitan
dengan materi pemelajaran dan kualitas para instrukturnya.

Namun disisi lain ada permasalahan yang mengganggu pikiran Kepala


Balai diklat, karena dari keluhan para peserta pada aspek penunjang
pemelajaran sering terjadi gangguan berupa:

- Jenis dan jumlah alat penunjang sering tidak tersedia secara cukup,
baik kualitas maupun kuantitasnya.

- Pelatihan sering tidak efektif karena kurang berfungsinya alat-alat


penunjang tersebut.

Diminta:

a. Uraikan kelemahan yang mungkin terjadi dalam prosedur penyediaan


alat pendukung pemelajaran.

b. Berikan rekomendasi yang berkaitan dengan prosedur yang baik dalam


menangani kebutuhan alat penunjang pemelajaran.

PUSDIKLATWAS BPKP - 2007 68


Pengantar Sistem Pengendalian Manajemen

Kasus 3
Pada instansi B di Propinsi Maju Bersama anda jumpai kondisi bahwa
pimpinan sangat menaruh perhatian pada peningkatan sumber daya yang
dimilikinya. “Daerah kami masih relatif masih baru berkembang, sehingga
Sumber Daya Manusia yang ideal masih sulit didapatkan. Dalam rangka
mengejar kekurangan pengetahuan dan kemampuan pegawai kami
banyak mengadakan dan mengikuti pelatihan dan pendidikan, terutama
yang sedang menjadi tren saat ini”, beliau menjelaskan latar belakang
banyaknya pegawai instansi tersebut yang mengikuti diklat. Dari
pembicaraan selanjutnya, anda mendapatkan keluhan darinya mengenai
banyaknya pegawai yang dipindahkan ke instansi lainnya sesudah
mengikuti diklat. “Sering kami dapati pegawai yang ditunjuk ternyata tidak
disiplin dalam mengikuti diklat dan di sisi lain, banyak yang kemampuannya
tidak sesuai dengan yang kami harapkan”, tambahnya. Dari wawancara
dengan beberapa pegawai diketahui bahwa mereka tidak pernah
mendapatkan penjelasan dari rekan-rekan yang pernah ikut diklat, dan
menunggu untuk mengikutinya pada kesempatan berikutnya. Terungkap
pula bahwa beberapa lembaga yang memberikan diklat ternyata baru
dibentuk secara mendadak untuk mengantisipasi anggaran diklat yang
tersedia.

Anda diminta untuk:

1) Memberikan tanggapan terhadap sikap pimpinan instansi B tersebut di


atas dalam konteks sistem pengendalian manajemen

2) Mengeksplorasi kemungkinan-kemungkinan kelemahan yang terdapat


dalam sistem pengendalian intern kegiatan-kegiatan pelatihan pada
instansi B tersebut berdasarkan data-data yang tersedia. Anda boleh
menggunakan asumsi anda sendiri jika tidak tersedia data pada soal di
atas!

PUSDIKLATWAS BPKP - 2007 69


Pengantar Sistem Pengendalian Manajemen

BAB IV

PEMAHAMAN DAN PENILAIAN

SISTEM PENGENDALIAN MANAJEMEN

Setelah memelajari bab ini peserta diklat diharapkan mampu menjelaskan tahapan,
prosedur dan metode pengendalian manajemen sebagai media penilaian
keterandalan sistem pengendalian manajemen.

A. TAHAPAN PENILAIAN SISTEM PENGENDALIAN MANAJEMEN

1. Dalam Penugasan Audit


Auditor melakukan penilaian atas sistem pengendalian manajemen
dalam rangka menentukan luas dan lingkup audit. Informasi yang
diperoleh dari pengujian pengendalian tersebut dipergunakan sebagai
dasar perencanaan audit. Dalam audit operasional auditor menguji
keandalan sistem pengendalian manajemen dalam rangka menilai
apakah sasaran audit sementara (Tentative Audit Objectives/TAO)
yang teridentifikasi pada tahap survei pendahuluan dapat ditingkatkan
menjadi sasaran audit tetap (Firm Audit Objectives/FAO) pada tahap
audit lanjutan (rinci).

Tahapan penilaian sistem pengendalian manajemen adalah sebagai


berikut:
a. Menggambarkan dan menganalisis sistem pengendalian.

b. Melakukan penilaian pengendalian.

c. Menaksir risiko pengendalian.

PUSDIKLATWAS BPKP - 2007 70


Pengantar Sistem Pengendalian Manajemen

Masing-masing kegiatan diuraikan sebagai berikut:

a. Menggambarkan dan Menganalisis Sistem Pengendalian

Menggambarkan sistem pengendalian adalah menyajikan secara


tertulis gambaran mengenai sistem/prosedur pelaksanaan
kegiatan operasional auditan. Gambaran dimaksud dapat
diperoleh dengan melaksanakan metode internal control
questionaire, flow-charts, penjelasan dalam bentuk narasi. Metode
ini akan dijelaskan pada bagian berikutnya.

Menganalisis sistem pengendalian adalah mengidentifikasi


pengendalian yang ada di auditan, serta menganalisis kekuatan
dan kelemahannya. Analisis pengendalian tersebut dapat
dilakukan melalui pengujian sepintas (walk-through test), dan
pengujian terbatas (limited testing of the system) terhadap sistem.

Pengujian sepintas adalah pengujian pengendalian dengan


memelajari dua atau tiga dokumen yang diproses melalui aktivitas
pengendalian yang sedang berjalan. Pengujian sepintas dapat
dilakukan dengan mengikuti proses suatu kegiatan sejak awal
sampai akhir untuk menguji/melihat dari dekat aktivitas
pengendalian yang sedang berjalan. Hal ini bisa dilakukan dengan
cara observasi maupun reviu dokumen. Diharapkan dengan
melakukan pengujian ini, diperoleh gambaran mengenai apakah
pengendalian telah ditempatkan pada posisi yang tepat sesuai
manual/pedoman, sekaligus mendeteksi kelemahan-kelemahan
potensial.

Pengujian terbatas adalah pengujian terhadap sejumlah kecil data


sebagai sampel awal, kira-kira sebanyak 25 atau 30 unit.
Tujuannya untuk memperoleh gambaran yang meyakinkan

PUSDIKLATWAS BPKP - 2007 71


Pengantar Sistem Pengendalian Manajemen

mengenai aktivitas pengendalian berdasarkan jejak-jejak yang


ditinggalkannya pada dokumen yang diuji.

b. Melakukan pengujian pengendalian (test of control)

Pengujian pengendalian hanya dilakukan apabila hasil reviu


terbatas menunjukkan sistem pengendalian manajemen baik,
tujuannya adalah untuk menaksir risiko pengendalian pada
sistem/prosedur yang diuji. Tahap pengujian pengendalian meliputi
melaksanakan pengujian, yaitu melakukan pengujian yang lebih
luas terhadap data/dokumen yang mendukung pengendalian untuk
meyakini keandalan pengendalian. Unsur yang diperhatikan
auditor pada pelaksanaan pengujian ini adalah sifat non-angka
dari data, seperti; ciri-ciri yang menunjukkan keabsahan dokumen,
ketelitian perhitungan, kelengkapan data pendukung dan
sebagainya.

c. Menaksir Risiko Pengendalian

Risiko pengendalian merupakan risiko kemungkinan tidak


terdeteksinya kesalahan pada data oleh sistem pengendalian yang
diterapkan manajemen. Bila kesalahan pada data tidak terdeteksi
oleh sistem pengendalian, maka informasi yang dihasilkan juga
akan mengandung kesalahan dan jika kesalahan tersebut banyak,
maka informasi tersebut dapat menyesatkan.

Risiko pengendalian berbanding terbalik dengan derajat keandalan.


Dengan demikian, menaksir risiko pengendalian sama artinya
dengan menentukan derajat keandalan sistem pengendalian:

1) pengendalian dianggap kuat atau andal bila risiko


pengendaliannya rendah, sebaliknya

PUSDIKLATWAS BPKP - 2007 72


Pengantar Sistem Pengendalian Manajemen

2) pengendalian dianggap lemah atau tidak andal bila


mengandung risiko pengendalian yang tinggi.

Dalam bentuk bagan, tahapan penilaian SPM dalam sebuah


penugasan audit di atas dapat digambarkan sebagai berikut :

- on site tour
SURVAI - study of document
PENDAHULUAN - written description of the auditee
- analytical procedures

Mengurasi SPM auditan


- Internal Control Questionnaire
- flowcharts
REVIU SPM - narrative
Menganalisis SPM
- walk through test
- limited testing of the system

IC sangat
No
lemah?

- Melakukan test of control


TEST OF
- Membuat matrik evaluasi SPM
Yes CONTROL
- Membuat PKA lanjutan

AUDIT LANJUTAN
(SUBSTANTIVE
TEST)

2. Dalam Penugasan Reviu Laporan Keuangan

Materi ini penting disajikan mengingat salah satu tugas APIP (PP
8/2006) adalah melakukan reviu atas laporan keuangan. Sesuai
Pedoman BPKP, harus juga dilakukan reviu atas keandalan SPM
terkait dengan proses penyusunan Laporan Keuangan.

Auditor melakukan penilaian atas sistem pengendalian manajemen


dalam rangka menentukan luas dan lingkup reviu laporan keuangan.
Komponen pengendalian manajemen yang akan dinilai adalah yang
terkait langsung dengan proses penyusunan laporan keuangan.

PUSDIKLATWAS BPKP - 2007 73


Pengantar Sistem Pengendalian Manajemen

Informasi yang diperoleh dari pengujian pengendalian tersebut


dipergunakan sebagai dasar perencanaan reviu. Simpulan penilaian
akan keandalan sistem pengendalian manajemen akan
mempengaruhi seberapa banyak pos-pos laporan keuangan akan
ditelusuri angkanya lebih lanjut.

Langkah-langkah penilaian SPM terkait dengan penugasan reviu


laporan keuangan adalah sebagai berikut:

• Memahami sistem akuntansi;

• Memilih Daftar Pertanyaan Reviu Sistem Pengendalian


Manajemen yang cocok;

• Menilai sistem akuntansi dan mengidentifikasikan kelemahan


pengendalian manajemen;

• Mendiskusikan kelemahan Sistem Pengendalian Manajemen;

• Merancang /memodifikasi program reviu selanjutnya.

Dalam penugasan reviu laporan keuangan Kementerian


Negara/Lembaga, APIP tidak perlu membuat simpulan atas
pengendalian intern di dalam laporan hasil reviunya. Dalam Surat
Pernyataan Tanggung Jawab yang ditandatangani Menteri/Pimpinan
Lembaga, dinyatakan bahwa penyusunan Laporan Keuangan telah
disusun berdasarkan sistem pengendalian intern yang memadai. Akan
tetapi pernyataan itu bukan berdasarkan hasil reviu APIP atas laporan
keuangan.

Dengan demikian perbedaan antara penilaian sistem pengendalian


manajemen pada penugasan audit dan reviu laporan keuangan
terletak pada tujuan pengendalian. Pada penugasan audit
operasional, komponen pengendalian yang dinilai adalah terkait
dengan tujuan efisiensi, efektivitas operasi dan ketaatan

PUSDIKLATWAS BPKP - 2007 74


Pengantar Sistem Pengendalian Manajemen

sedangkan pada reviu laporan keuangan auditor harus melakukan


penilaian atas pengendalian manajemen terkait dengan
pencapaian tujuan penyiapan laporan keuangan yang andal.

Namun demikian, prosedur dan metode yang dapat digunakan


untuk melakukan penilaian sistem pengendalian manajemen
dalam penugasan reviu laporan keuangan adalah sama dengan
penugasan audit. Prosedur dan metode tersebut diuraikan pada
bagian berikut.

B. PROSEDUR PENILAIAN SISTEM PENGENDALIAN MANAJEMEN

Tugas seorang auditor dalam upaya memahami dan menilai pengendalian


manajemen adalah untuk mengidentifikasi 8 (delapan) unsur pengendalian
manajemen (pemahaman terdahulu) atau 5 (lima) komponen pengendalian
manajemen (pemahaman terkini). Terdapat 2 (dua) hal yang harus
diperhatikan auditor dalam memahami dan menilai sistem pengendalian
manajemen auditan, yaitu: efektivitas rancangan dari berbagai
pengendalian dalam setiap unsur/komponen dan apakah pengendalian itu
berjalan sebagaimana mestinya. Berikut ini beberapa prosedur untuk
menentukan rancangan dan beroperasinya suatu pengendalian.

1. Memodifikasi dan mengevaluasi pengalaman auditor yang lalu


terhadap auditan

Untuk setiap audit yang berulang, auditor memulai prosedur


pemahaman atas pengendalian auditan dari informasi yang
dikembangkan sebelumnya. Hal ini disebabkan karena sistem
pengendalian manajemen tidak berubah secara signifikan,
sehingga informasi atas pengendalian dapat dimodifikasi dan
digunakan pada audit yang dilakukan saat ini.

PUSDIKLATWAS BPKP - 2007 75


Pengantar Sistem Pengendalian Manajemen

2. Melakukan tanya jawab dengan pegawai auditan

Saat dimulainya melakukan modifikasi dari informasi pengendalian


pada periode yang lalu secara logis dilakukan dengan mengontak
pegawai auditan yang tepat. Pengajuan pertanyaan kepada pegawai
pada tingkat manajerial, pengawas, dan staf biasanya dilaksanakan
sebagai bagian dari usaha memperoleh suatu pemahaman atas
sistem pengendalian manajemen auditan.

3. Membaca kebijakan dan pedoman sistem auditan

Untuk merancang, mengimplementasikan, dan memelihara


pengendalian manajemen, manajemen harus memiliki dokumentasi
yang banyak. Hal ini mencakup pedoman atas kebijakan dan
dokumen seperti kode etik korporasi atau organisasi dan pedoman
atas sistem dan dokumen seperti: pedoman akuntansi serta bagan
organisasi. Informasi tersebut harus dibaca oleh auditor dan
didiskusikan dengan pejabat organisasi agar tidak salah memahami
dan menginterpretasikannya.

4. Memeriksa dokumen dan catatan

Delapan unsur atau 5 (lima) komponen pengendalian manajemen


seluruhnya mencakup banyak dokumen dan catatan. Hal ini telah
disajikan pada kebijakan dan pedoman sistem. Dengan memeriksa
kelengkapan dokumen, catatan, dan arsip komputer, auditor dapat
membawa isi pedoman ke dalam tindakan nyata sehingga lebih
mudah memahaminya. Pemeriksaan atas dokumen dan catatan
juga memberikan keyakinan bahwa kebijakan dan prosedur
pengendalian telah dilaksanakan sebagaimana mestinya.

PUSDIKLATWAS BPKP - 2007 76


Pengantar Sistem Pengendalian Manajemen

5. Mengamati kegiatan auditan dan operasi

Auditor melakukan pengamatan kepada pegawai auditan dalam


proses penyiapan dokumen dan catatan serta menelusuri ke dalam
kegiatan normal akuntansi dan pengendalian. Hal ini selanjutnya
mendorong pemahaman dan pengetahuan bahwa pengendalian telah
dilaksanakan.

C. METODE PEMAHAMAN DAN PENILAIAN PENGENDALIAN


MANAJEMEN

Metode yang umumnya dipakai dalam menggambarkan suatu sistem


pengendalian manajemen meliputi: narasi (narrative descriptions), bagan
arus (flowcharts), dan daftar pertanyaan pengendalian intern (internal
control questionaire).

1. Narasi (narrative description)

Narasi adalah uraian tertulis sistem pengendalian manajemen auditan.


Narasi yang memadai dari suatu sistem akuntansi dan pengendalian
terkait meliputi 4 (empat) karakteristik berikut:

a. Lembaran asli dari setiap dokumen dan catatan ada dalam sistem.
Contoh: uraian harus menyatakan dimana lembaran kebutuhan
barang diperoleh dan bagaimana dokumen pembayaran atas suatu
pengadaan dihasilkan;

b. Seluruh pemrosesan terjadi. Contoh: Apabila dokumen pendukung


pembayaran ditentukan oleh komputer yang secara otomatis
mengalikan jumlah barang yang dipesan dengan harga standar
dalam arsip utama;

c. Disposisi setiap dokumen dan catatan dalam sistem.

PUSDIKLATWAS BPKP - 2007 77


Pengantar Sistem Pengendalian Manajemen

d. Indikasi pengendalian yang relevan terhadap penilaian risiko


pengendalian.

Contoh:

Permintaan pengadaan dibuat oleh Bendaharawan barang dalam


formulir permintaan barang rangkap 2 (dua) dengan rincian: lembar
pertama untuk Bagian Umum dan satu copynya untuk arsip.

Berdasarkan permintaan tersebut, Bagian Umum merencanakan


realisasi pembeliannya dengan terlebih dahulu menghubungi
Bagian Keuangan untuk penyediaan dananya.

Setelah yakin bahwa dananya tersedia, Bagian Umum membuat


permintaan pembelian rangkap 4 (empat) dengan rincian: lembar
asli untuk rekanan (supplier), lembar ke 2 untuk Bagian Keuangan,
lembar ke 3 untuk petugas/tim penerima barang dan lembar ke 4
untuk arsip Bagian Umum.

Berdasarkan kondisi tersebut, terdapat kelemahan prosedur


pengadaan barang sebagai berikut:

1) Bendaharawan barang tidak mengelola persediaan minimal


(besi) sehingga permintaan barang harusnya datang dari calon
pemakai (bagian yang membutuhkan). Kelemahan tersebut
berakibat terdapatnya barang-barang yang menumpuk di
gudang sebagaimana tampak pada saat dilakukan pengamatan
setempat di gudang pada tahap survai pendahuluan.

2) Pengadaan barang sesuai dengan ketentuan seharusnya


dilakukan dengan tender/pelelangan untuk memperoleh harga
yang paling menguntungkan.

PUSDIKLATWAS BPKP - 2007 78


Pengantar Sistem Pengendalian Manajemen

2. Bagan arus (Flowchart)

Bagan arus sistem pengendalian manajemen merupakan suatu simbol,


penyajian diagramatik dari dokumen auditan dan arus urutannya
dalam organisasi. Bagan arus yang memadai mencakup empat
karakteristik yang sama dengan metode narasi di atas. Jika
dibandingkan dengan metode narasi, maka bagan arus adalah
metode yang lebih menguntungkan, terutama karena bagan arus
memberikan pandangan yang lebih ringkas dari sistem auditan yang
berguna bagi auditor sebagai alat analisis dalam evaluasi. Bagan arus
yang dipersiapkan dengan baik akan membantu mengidentifikasi
kelemahan dengan memfasilitasi pemahaman yang jelas tentang
bagaimana sistem beroperasi. Metode narasi lebih cocok digunakan
sebagai metode yang mengkomunikasikan karakteristik suatu sistem,
khususnya untuk menunjukkan pemisahan tugas secara memadai,
namun lebih mudah bagi bagan arus untuk mengikuti suatu diagram
daripada membaca suatu uraian dan juga lebih mudah melakukan
modifikasi dibanding dengan metode narasi.

Berikut ini simbol-simbol yang dipakai dalam penyusunan bagan arus


sebagai berikut:

Dokumen

1 Dokumen dan tembusannya


2

Berbagai dokumen

PUSDIKLATWAS BPKP - 2007 79


Pengantar Sistem Pengendalian Manajemen

Catatan

Penghubung pada halaman


yang sama

Akhir arus dokumen

1 Awal arus dokumen

Penghubung pada halaman yang


berbeda

Kegiatan manual

PUSDIKLATWAS BPKP - 2007 80


Pengantar Sistem Pengendalian Manajemen

Keterangan, komentar

Arsip sementara

Arsip permanen

Proses komputerisasi yang dapat diakses


langsung (on-line Computer process)

Pengunci (keying)/memasukan,
memverifikasi (typing, verifying)

Pita magnetik

Penyimpan yang dapat diakses langsung (on-


line storage)

Ya
Keputusan
Tidak

PUSDIKLATWAS BPKP - 2007 81


Pengantar Sistem Pengendalian Manajemen

Garis arus

Persimpangan garis arus

Pertemuan garis arus

Mulai/berakhir (terminal)

Contoh:

Berikut ini arus dokumen yang mewakili fungsi-fungsi berikut: fungsi


gudang (penyimpanan), fungsi pembelian, fungsi penerimaan, dan
fungsi akuntansi.

PUSDIKLATWAS BPKP - 2007 82


Pengantar Sistem Pengendalian Manajemen

Bagan arus sistem pembelian

PUSDIKLATWAS BPKP - 2007 83


Pengantar Sistem Pengendalian Manajemen

Bagan arus pembelian (lanjutan)

PUSDIKLATWAS BPKP - 2007 84


Pengantar Sistem Pengendalian Manajemen

3. Daftar pertanyaan pengendalian manajemen (Management


Control Questionaire)

Daftar pertanyaan pengendalian manajemen memuat seperangkat


pertanyaan tentang pengendalian manajemen dalam setiap audit
sebagai media indikasi bagi auditor tentang aspek pengendalian
manajemen yang mungkin tidak memadai. Biasanya, daftar
pertanyaan ini dirancang untuk memenuhi jawaban “ya” yang
mengindikasikan baiknya pengendalian manajemen atau jawaban
“tidak” yang mengindikasikan kelemahan pengendalian manajemen
yang potensial. Untuk jawaban “tidak” perlu diberikan penjelasan lebih
lanjut yang dicatat oleh auditor pada kolom “catatan”.

Pengisian jawaban daftar pertanyaan tersebut harus dilakukan sendiri


oleh auditor dan jangan mudah percaya pada jawaban yang diberikan
oleh auditan. Auditor harus melakukan prosedur tambahan lainnya
guna memastikan keandalan dari jawaban daftar pertanyaan tersebut.
Auditor dapat melakukan prosedur reviu dokumen terkait dan
pengamatan (observasi).

Keuntungan utama dari penggunaan daftar pertanyaan adalah


kemampuan untuk mencakup bidang audit secara teliti dengan cepat
pada saat dimulainya audit. Kelemahan utamanya adalah bagian
individu dari sistem auditan yang diuji tidak memberikan pandangan
yang menyeluruh.

Berikut ini contoh daftar pertanyaan pengendalian manajemen untuk


8 (delapan) unsur. Dalam praktek ini daftar pertanyaan ini dapat
dikembangkan sesuai dengan kebutuhan di lapangan pada saat
melaksanakan audit.

PUSDIKLATWAS BPKP - 2007 85


Pengantar Sistem Pengendalian Manajemen

Nama : …………… KKA No. : ………………..


instansi
Kegiatan : …………… Disusun : ……………….
yang diaudit oleh
Periode yang : …………… Direviu oleh : ……………….
diaudit
Tanggal : ……………….
reviu
DAFTAR PERTANYAAN PENGENDALIAN INTERN
No Pertanyaan Jawaban Catatan
Tdk Komentar
Ya Tidak
Berlaku

I. PENGORGANISASIAN
1 Apakah instansi auditan telah
menyusun bagan organisasi?
2 Apakah bagan organisasi
dilengkapi dengan uraian tugas?
3. Apakah terdapat pembagian
fungsi dan tugas secara tepat?

4. Apakah bagan organisasi telah


disahkan oleh pihak yang
berwenang?
5. Apakah telah dilaksanakan
sesuai dengan bagan organisasi
dan pembagian fungsi serta tugas
sebagai-mana mestinya?

II. KEBIJAKAN
1. Apakah penanggungjawab
pengurusan keuangan negara
ditunjuk dengan surat keputusan
oleh pihak yang berwenang?

2. Apakah terdapat petunjuk kerja


bagi para pelaksana?
3. Apakah terdapat petunjuk kerja
selalu dikomunikasi-kan?
4. Apakah petunjuk kerja
bertentangan dengan kebijakan
dari atasan instansi auditan yang
diaudit?

PUSDIKLATWAS BPKP - 2007 86


Pengantar Sistem Pengendalian Manajemen

III. PERENCANAAN
1. Apakah instansi auditan telah
membuat rencana kerja?
2. Apakah rencana kerja telah
diperhitungkan dengan dana
yang disediakan?
3. Apakah dalam rencana kerja
tersebut telah mem-
perhatikan unsur efisiensi?
IV. PROSEDUR
1. Apakah instansi auditan telah
membuat prosedur kerja?
2. Apakah setiap pengeluaran
uang harus disetujui oleh
atasan yang berwenang?
3. Apakah setiap penerimaan
uang harus atas perintah
tertulis dari atasan yang
berwenang?
V. PENCATATAN
1. Apakah buku kas umum
dikerjakan oleh petugas yang
ditunjuk berdasarkan surat
keputusan pengangkatan dari
atasan langsung atau
pemimpin proyek?
Apakah semua penerimaan
dan/atau pengeluaran
2.
dibukukan terlebih dahulu
dalam Buku Kas Umum?
3. Apakah laporan yang
disusun didukung dengan
catatan yang kompeten dan
formal?
VI. PELAPORAN
1. Apakah instansi auditan telah
mengatur mengenai
pelaporan?
2. Apakah laporan tersebut
disampaikan tepat waktu?
3. Apakah isi laporan tersebut
disusun dari catatan/data
yang kompeten dan formal?

PUSDIKLATWAS BPKP - 2007 87


Pengantar Sistem Pengendalian Manajemen

VII. PEMBINAAN PERSONIL


1. Apakah instansi auditan telah
mengatur pembagian tugas
kepada tiap pegawai?
2. Apakah instansi auditan
menyusun program pendi-
dikan dan pelatihan bagi para
pegawainya?
3. Apakah instansi auditan
menyiapkan program
penghargaan bagi pegawai
yang berprestasi menonjol?
VIII. PEREVIU INTERN
1. Apakah instansi auditan
mempunyai Unit Pereviu
Intern?
2. Apakah Unit Pereviu Intern
melakukan tugasnya secara
rutin?
3. Apakah Unit Pereviu Intern
melaksanakan tugasnya atas
dasar program kerja?
4. Apakah Unit Pereviu Intern
berada di bawah pengenda-
lian manajemen tertinggi?

Jakarta, …………….
Penyusun Disetujui
Ketua Tim, Pengendali Teknis

(…………………..) (………………………)

PUSDIKLATWAS BPKP - 2007 88


Pengantar Sistem Pengendalian Manajemen

Contoh daftar pertanyaan pengendalian manajemen untuk 5 (lima)


komponen sebagai berikut:

Nama instansi : …………… KKA No. : ………………..


Kegiatan : …………… Disusun : ……………….
yang diaudit oleh
Periode yang : …………… Direviu oleh : ……………….
diaudit
Tanggal : ……………….
reviu
DAFTAR PERTANYAAN PENGENDALIAN MANAJEMEN

No. Pertanyaan Jawaban Catatan


Ya Tidak Tdk Komentar
Berlaku
I. INTEGRITAS, ETIKA, DAN
KOMPETENSI
I.1 Kode Etik
1. Apakah ada kode etik atau
kebijakan lain yang mengatur
tentang perilaku?
2. Apakah kode etik itu
komprehensif dan mencakup hal-
hal:
a. Pertentangan kepentingan?
b. Pembayaran yang illegal atau
tidak benar?
3. Apakah kode etik dipahami oleh
seluruh staf?
4. Apakah staf memahami apa yang
mereka harus lakukan jika
dihadapkan pada perilaku yang
tidak benar?
5. Apakah staf menyadari dan
waspada tentang apa yang
benar?
1.2 Peranan Manajemen
1. Apakah komitmen atas integritas
dan etis dikomu-nikasikan secara
efektif ke seluruh organisasi
dalam perkataan dan perbuatan?
2. Apakah staf merasakan tekanan
untuk melakukan yang benar?

PUSDIKLATWAS BPKP - 2007 89


Pengantar Sistem Pengendalian Manajemen

3. Apakah manajemen mela-kukan


tindakan yang tidak etis atau
tidak benar?
1.3 Kegiatan yang berkaitan dengan
staf, pelanggan, dan pihak lain
1. Apakah pembayaran lebih
seorang pelanggan atau
pembayaran kurang kepada
pemasok diabaikan?
2. Apakah ada usaha yang dibuat
untuk mengabaikan legitimasi
staf atas tuntutannya terhadap
organisasi?
3. Apakah laporan kepada pemberi
pinjaman telah lengkap, akurat
dan tidak menyesatkan?
4. Apakah perhatian mana-jemen
berlebihan terhadap hasil jangka
pendek?
5. Apakah manajer meng-abaikan
tanda tangan dari kegiatan yang
tidak tepat?
1.4 Insentif dan godaan
1. Apakah terdapat insentif dan
godaan yang berlebihan yang
secara tidak adil menguji
kepatuhan individu atas kode
etik?
2. Apakah penghargaan dida-
sarkan hanya pada pencapaian
target jangka pendek?
3. Apakah pengendalian berjalan
efektif untuk meminimalkan
godaan?
1.5 Konsekuensi dan tindakan
perbaikan
1. Adakah tindakan disiplin sebagai
hasil dari pelanggaran hukum?
1.6 Bagaimana manajemen telah
menanggapi pelanggaran atas
standar perilaku
1. Apakah staf percaya bahwa jika
ia tertangkap melakukan
pelanggaran ia akan terkena
konsekuensinya?

PUSDIKLATWAS BPKP - 2007 90


Pengantar Sistem Pengendalian Manajemen

2. Apakah manajer mengabaikan


pengendalian? Sebera-pa
sering? Dalam kondisi yang
bagaimana?
3. Apakah penyimpangan dari
kebijakan dan prosedur standar
akan diinvestigasi?
1.7 Kompetensi
1. Sudahkah manajemen meng-
analisis bahwa penugasan yang
meliputi tugas tertentu
mempertimbangkan kan-dungan:
a. Seberapa besar sorang staf
harus melakukan
pertimbangan pribadinya?
b. Tingkah pengawasan?

2. Sudahkah manajemen mem-


pertimbangkan pengetahuan dan
keterampilan yang diperlukan
untuk melaksanakan suatu
penugasan tertentu?
3. Apakah ada uraian tugas atau
media lain yang menguraikan
tugas tertentu?
4. Apakah staf memiliki
pengetahuan dan keterampi-lan
yang diperlukan bagi
kedudukan/jabatannya?

Jakarta, …………….
Penyusun Disetujui
Ketua Tim, Pengendali Teknis

(…………………..) (………………………)

PUSDIKLATWAS BPKP - 2007 91


Pengantar Sistem Pengendalian Manajemen

D. SOAL-SOAL LATIHAN

1. Apa yang menjadi tujuan dilakukannya pemahaman atas struktur


pengendalian manajemen bagi seorang auditor?

2. Jelaskan perbedaan penilaian sistem pengendalian manajemen dalam


penugasan audit dan reviu laporan keuangan!

3. Menurut saudara, prosedur apa yang paling tepat untuk mengetahui


tingkat pemahaman auditan atas sistem pengendalian manajemen.
Jelaskan!

4. Metode mana menurut Saudara, yang paling tepat dalam memahami


pengendalian manajemen auditan?

SOAL LATIHAN KASUS

Kasus 1
Direktorat Jenderal Pemasyarakatan Departemen Kehakiman dan HAM
memerlukan sejumlah pegawai yang akan ditugaskan pada lembaga
pemasyarakatan untuk mengawasi para nara pidana yang ada di lembaga
pemasyarakatan tersebar di seluruh Indonesia.

Belakangan ini ada kecenderungan bahwa pada suatu lembaga


pemasyarakatan sering terjadi hal-hal yang tidak semestinya, anta lain:
a. Perkelahian antara nara pidana.
b. Nara pidana berusaha melarikan diri dari lembaga pemasyarakatan.
c. Nara pidana terang-terangan melawan petugas dan nerusaha kabur.
d. Secara diam-diam para nara pidana menyuap petugas untuk dapat
lolos dari lembaga pemasyarakatan.

Menghadapi kenyataan ini, Direktur Jenderal Pemasyarakatan ingin


menciptakan lembaga pemasyarakatan yang lebih tertib. Untuk itu pada
tahun anggaran 2003 ini membutuhkan petugas baru sebanyak 300 orang
yang akan ditempatkan pada sejumlah lembaga pemasyarakatan di

PUSDIKLATWAS BPKP - 2007 92


Pengantar Sistem Pengendalian Manajemen

seluruh Indonesia untuk mengisi kekurangan dan menggantikan yang telah


pensiun.

Diminta:
Agar harapan Direktur Jenderal Pemasyarakatan tersebut dapat terpenuhi,
bagaimana pendapat Saudara tentang faktor personil dikaitkan dengan
sistem pengendalian manajemen di lingkungan lembaga pemasyarakatan.

Kasus 2
Saudara, sebagai anggota tim audit, ditugaskan untuk melakukan penilaian
sistem pengendalian manajemen menggunakan pendekatan 5 Unsur (versi
COSO). Tugas tersebut adalah bagian dari tahapan audit komprehensif
pada Dinas Pendidikan Dasar Propinsi DKI Jakarta untuk tahun 2006.

Dari hasil survey pendahuluan, diperoleh Sasaran Audit Sementara (TAO)


sebagai berikut:

1. Pemberian bantuan penyelenggaraan pendidikan dasar dalam bentuk


Bantuan Operasional Sekolah tidak dilakukan sesuai dengan prosedur
pemberian bantuan.

2. Target jumlah guru SD (10.000 org) yang harus disertifikasi tidak


tercapai.

3. Penutupan lembaga pendidikan luar sekolah tidak dilakukan meskipun


sudah banyak keluhan atas 10 buah lembaga pendidikan di DKI
Jakarta.

4. Berdasarkan hasil audit tahun lalu, pekerjaan Rehabilitasi Berat atas 20


SD tidak sesuai spesifikasi dalam kontrak.

Diterima surat pengaduan atas pekerjaan pembangunan 5 gedung SMP


yang diduga di mark up dengan indikasi kerugian keuangan daerah
sebesar Rp3 Milyar.

PUSDIKLATWAS BPKP - 2007 93


Pengantar Sistem Pengendalian Manajemen

Kemudian saudara melakukan penilaian atas efektivitas sistem


pengendalian manajemen terutama terkait dengan komponen lingkungan
dan aktivitas pengendalian dari 5 buah TAO tersebut di atas. Setelah
melakukan prosedur pengamatan, reviu dokumen, dan wawancara, anda
menuangkan hasil penilaian SPM dalam daftar di halaman berikut:

DAFTAR PERTANYAAN
SISTEM PENGENDALIAN INTERN

No. Pertanyaan Ya Tidak


LINGKUNGAN PENGENDALIAN
a. INTEGRITAS DAN NILAI ETIKA
1) Apakah ada kode etik atau kebijakan lain yang mengatur tentang
perilaku? √

Apakah kode etik itu komprehensif dan mencakup hal-hal:


2)
a. Pertentangan kepentingan? √
b. Pembayaran yang illegal atau tidak benar?
3) Apakah kode etik dipahami oleh seluruh staf? √
4) Apakah staf memahami apa yang mereka harus lakukan jika
dihadapkan pada perilaku yang tidak benar? √

5) Apakah staf menyadari dan waspada tentang apa yang benar? √


6) Apakah komitmen atas integritas dan etis dikomunikasikan secara
efektif ke seluruh organisasi dalam perkataan dan perbuatan? √

7) Apakah staf/pegawai merasakan tekanan untuk melakukan yang


benar? √

8) Apakah Kepala Dinas/Subdinas segera melakukan tindakan ketika √


terjadi masalah/penyimpangan kode etik?

9) Apakah staf percaya bahwa jika ia tertangkap melakukan √


pelanggaran ia akan terkena konsekuensinya?

10) Apakah penyimpangan dari kebijakan dan prosedur standar akan √


diinvestigasi?

b. KOMITMEN ATAS KOMPETENSI


1) Sudahkah manajemen mempertimbangkan pengetahuan dan
keterampilan yang diperlukan untuk melaksanakan suatu √
penugasan tertentu?

PUSDIKLATWAS BPKP - 2007 94


Pengantar Sistem Pengendalian Manajemen

No. Pertanyaan Ya Tidak

2) Apakah ada uraian tugas atau media lain yang menguraikan tugas
tertentu? √

3) Apakah staf memiliki pengetahuan dan keterampilan yang


diperlukan bagi kedudukan/jabatannya? √

4) Apakah ada program pelatihan yang dirancang untuk memenuhi


kebutuhan semua pegawai √

5) Apakah ada mekanisme penilaian kinerja pegawai yang


memungkinkan identifikasi area dimana para pegawai berkinerja √
baik dan yang masih memerlukan perbaikan

c. FILOSOFI DAN GAYA MANAJEMEN

1) Kepala Dinas/Subdinas memiliki sikap yang peduli akan risiko


dengan melakukan segala sesuatu setelah mempertimbang-kan
dan menganalisis risiko, serta menetapkan tindakan yang

diperlukan untuk mengantisipasi risiko tersebut

2) Kepala Dinas/Subdinas sangat antusias dalam menerapkan


manajemen berbasis kinerja √

Apakah tingkat perputaran pegawai (keluar-masuk) cukup rendah


untuk bagian-bagian penting di lingkungan Dinas Dikdas √

3) Kepala Dinas menganggap penting fungsi akuntansi,


kepegawaian, pemantauan, dan pengawasan oleh APIP √

4) Kepala Dinas menganggap penting laporan keuangan dan


kegiatan dengan secara berkala mengambil keputusan
berdasarkan laporan tersebut √

d. STRUKTUR ORGANISASI

1) Apakah besarnya dan sifat dari struktur organisasi telah sesuai


dengan kebutuhan dalam melaksanakan tugas pokok dan fungsi √
Dikdas

2) Wewenang dan tanggung jawab semua pejabat telah diuraikan


secara tertulis secara jelas √

3) Seluruh jabatan dalam struktur organisasi telah terisi √


e. PRAKTIK dan KEBIJAKAN SDM

1) Terdapat kebijakan dan prosedur perekrutan, pelatihan, promosi


dan pemberhentian pegawai √

2) Latarbelakang calon pegawai yang akan direkrut diteliti √

PUSDIKLATWAS BPKP - 2007 95


Pengantar Sistem Pengendalian Manajemen

No. Pertanyaan Ya Tidak

3) Setiap Pegawai mendapatkan supervisi yang memadai dengan


memperoleh arahan dan reviu terkait pekerjaan yang dilakukan √
pegawai tersebut

AKTIVITAS PENGENDALIAN

PENGENDALIAN UMUM

1) Atas setiap aktivitas, terdapat prosedur, teknik, dan mekanisme


(SOP) √

2) Secara berkala, SOP dievaluasi untuk dinilai apakah masih layak


diterapkan atau tidak √

3) Ada reviu dari Kepala Dinas atas perbandingan realisasi dengan


target dari setiap kegiatan utama Dikdas √

4) Atas setiap, perbedaan signifikan dari target, dilakukan rencana


aksi perbaikan √

5) Semua Kepala Subdinas melakukan reviu atas laporan kinerja dan


melakukan analisis trend √

6) Semua Kepala Subdinas melakukan rekonsiliasi atas laporan


kegiatan (termasuk pekerjaan pembangunan) dengan kondisi
aktual di lapangan √

7) Semua transaksi dan kejadian penting telah diotorisasi dan


dilaksanakan oleh pejabat/pegawai yang tepat √
8) Semua transaksi segera dilakukan pencatatan √
PENGENDALIAN KHUSUS

a. Kegiatan Pemberian Bantuan

1) Pemberian Bantuan Operasional Sekolah diberikan setelah


dilakukan penelitian atas kelengkapan dokumen √

2) Telah dilakukan proses verifikasi dan konfirmasi atas dokumen


pengajuan BOS √

3) Telah dilakukan pengujian atas kebenaran jumlah siswa miskin


dari masing-masing sekolah √
4) Dana bantuan disalurkan ke rekening yang telah ditetapkan dari
sekolah penerima BOS √
5) Laporan monitoring dan evaluasi penyaluran bantuan dibuat
secara berkala dan tepat waktu √

PUSDIKLATWAS BPKP - 2007 96


Pengantar Sistem Pengendalian Manajemen

No. Pertanyaan Ya Tidak


6) Dilakukan proses evaluasi atas pemanfaatan dana bantuan sesuai
dengan ketentuan √
b. Kegiatan Sertifikasi Guru SD

1. Terdapat laporan yang menggambarkan profil guru SD di √


seluruh Jakarta
2. Sertifikasi bagi guru dalam jabatan dilaksanakan melalui uji √
kompetensi untuk memperoleh sertifikat pendidik.
3. Uji kompetensi dilakukan dalam bentuk penilaian portofolio
diselenggarakan oleh perguruan tinggi yang ditetapkan oleh √
Menteri Pendidikan Nasional
4. Sertifikasi diikuti oleh guru dalam jabatan yang telah memiliki √
kualifikasi akademik sarjana (S1) atau diploma empat (D-IV)
5. Guru dalam jabatan yang belum lulus pendidikan dan pelatihan
profesi guru diberi kesempatan untuk mengulang ujian materi √
pendidikan dan pelatihan yang belum lulus
c. Kegiatan Pembinaan Lembaga Pendidikan Luar Sekolah
Semua prosedur terkait dengan pembinaan lembaga pendidikan luar sekolah telah
dilakukan sesuai ketentuan. Keluhan dari pengguna jasa tidak dapat dibuktikan oleh tim
audit
d. Kegiatan Pengadaan (Pembangunan/Rehabilitasi SD)

1. Terdapat perincian kebutuhan pengadaan sebagai dasar



pengusulan anggaran
2. Terdapat jadwal waktu pengadaan √
3. Terdapat SK Panitia Pengadaan dan Pejabat Pelaksana

Teknis Kegiatan
4. Seluruh Panitia dan Pejabat Pelaksana Teknis Kegiatan
memiliki sertifikat pengadaan barang/jasa yang diterbitkan √
Bappenas
5. Terdapat HPS yang disusun Panitia pengadaan barang/jasa √
6. Referensi harga penyusunan HPS berasal dari sumber yang

dapat diandalkan
7. Nilai HPS secara total terbuka secara transparan dan

diberitahukan dalam aanwijzing
8. Spesifikasi teknis dalam dokumen lelang tidak mengarah pada

produk atau kelompok tertentu
9. Tidak ada penambahan kriteria evaluasi yang tidak perlu √
10. Jangka waktu dari saat pengumuman sampai pengambilan

dokumen cukup lama
11. Dokumen lelang yang diserahkan kepada peserta tidak

berbeda-beda

PUSDIKLATWAS BPKP - 2007 97


Pengantar Sistem Pengendalian Manajemen

No. Pertanyaan Ya Tidak

12. Lokasi pengambilan dokumen mudah dijangkau √


13. Terdapat Berita Acara Penjelasan √
14. Peserta yang hadir dalam aanwijzing mewakili seluruh peserta
lelang √

15. Semua peserta memasukan dokumen penawaran sesuai batas


waktu √

16. Terdapat jaminan penawaran dengan nilai yang cukup √


17. Terdapat berita acara pembukaan penawaran √
18. Terdapat berita acara evaluasi penawaran √
19. Evaluasi dilakukan di tempat yang sama dengan penyerahan
dokumen √

20. Dilakukan pengujian keabsahan dokumen administrasi √


21. Pengumuman pemenang pelelangan dilakukan kepada publik
secara luas √

22. Pengumuman segera dilakukan setelah penetapan calon


pemenang √

23. Terdapat waktu sanggahan yang cukup √


24. Tidak terdapat sanggahan dari peserta lelang √
25. Terdapat Surat penunjukan (SPPBJ) √
26. SPPBJ diterbitkan segera setelah habis masa sanggah √
27. Terdapat kontrak perjanjian kerjasama/SPK √
28. Tidak terdapat kejanggalan dalam kontrak √
29. Terdapat jaminan pelaksanaan dengan nilai yang cukup √
30. Penandatanganan kontrak sesuai jadwal semula √
31. Kuantitas/volume pekerjaan/barang yang diserahkan sesuai
dengan kontrak √

32. Kualitas pekerjaan yang diserahkan sesuai dengan ketentuan


dalam spesifikasi teknis/kontrak √

33. Tidak ada keterlambatan penyerahan barang/jasa √


34. Tidak ada perintah perubahan volume (Contract Change
Order) √

35. Terdapat jaminan pemeliharaan √


36. Terdapat berita acara pemeriksaan fisik/lapangan √
37. Pembayaran sesuai dengan kemajuan fisik √
38. Penyerahan barang/jasa sudah dilakukan di lokasi yang tepat √
39. Tidak terdapat barang/jasa yang belum/tidak dapat
dimanfaatkan √

PUSDIKLATWAS BPKP - 2007 98


Pengantar Sistem Pengendalian Manajemen

Diminta:

1. Untuk tiap-tiap pertanyaan, Identifikasikan Prosedur penilaian Sistem


Pengendalian Manajemen yang tepat untuk dapat menghasilkan
jawaban seperti tersebut di atas.

2. Identifikasikan Sasaran Audit Tetap (FAO) apa saja yang perlu


ditindaklanjuti dalam bentuk audit lanjutan (rinci).

PUSDIKLATWAS BPKP - 2007 99


Pengantar Sistem Pengendalian Manajemen

DAFTAR PUSTAKA

Arens, Alvin A., Elder Randal L., Beasley, Mark S. 2003.Auditing and Assurance
Services – An Integrated Approach. 9th edition. Pearson Education
International.

Badan Pemeriksa Keuangan. 2007. SKPN

Badan Pengawasan Keuangan dan Pembangunan. 1997. Standar Audit Aparat


Pengawasan Fungsional Pemerintah.

Badan Pengawasan Keuangan dan Pembangunan. 2007. Pedoman Reviu


Laporan Keuangan Pemerintah Daerah.

Herbert, Leo. 1979. Auditing the Performance of Management. Lifetime Learning


Publications.

INTOSAI, Internal Control Standard Committee. 2004. Guidelines for Internal


Control Standards for The The Public Sector. diunduh dari www.intosai.org.

Ikatan Akuntan Indonesia. 2001. Standar Profesional Akuntan Publik per 1 Januari
2001. Salemba Empat.

Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor


Kep/46/M.PAN/4/2004 Tentang Petunjuk Pelaksanaan Pengawasan Melekat.

Ratliff, Richard L., Wallace, Wanda A., Sumners, Glenn E., McFarland, William G.,
Loebbecke, James K. 1996. Internal Auditing – Principles and Techniques.
2nd ed. The Institute of Internal Auditors.

Rue, Leslie W., and Byars, Lloyd L. 2000. Management – Skills and Application.
9th edition. The McGraw-Hill.

PUSDIKLATWAS BPKP - 2007 100


Pengantar Sistem Pengendalian Manajemen

Sawyer., L.B., Dittenhofer, M.A., Scheiner, James. H. 2003. Sawyer’s Internal


Auditing, The Practice of Modern Internal Auditing. 5th ed. The Institute of
Internal Auditing.

United States General Accounting Office. 2007 Revision. Government Auditing


Standards.

United States General Accounting Office. 2001. Internal Control Management and
Evaluation Tools, diunduh dari www.gao.gov.

PUSDIKLATWAS BPKP - 2007 101