Nama : MEISSY FEBLIA ROZA

NIM : 042388304
Matkul : Administrasi Perkantoran (ADPU4331)

DISKUSI 8

1. Mind map materi BMP ADPU4331 Administrasi Perkantoran

ADMINISTRASI
PERKANTORAN

KONSEP & RUANG ORGANISASI MANAJEMEN PENULISAN PROSEDUR

PERSONEL PERENCANAAN DAN KEARSIPAN
LINGKUP PEKERJAAN GEDUNG/TEMPAT KORESPONDENSI LAPORAN PERKANTORAN &
KANTOR PENGENDALIAN
ADMNISTRASI KANTOR KANTOR EFISIENSI
FORMULIR
PERKANTORAN Pedoman Tata Cara Ruang PEKERJAAN KANTOR
Pengertian & Penentuan Lokasi Kepemimpinan Dalam Pembuatan Lingkup
Ruang Lingkup Gedung Kantor Dalam Kantor Pengertian,
Fungsi dan Pembuatan Laporan Kearsipan Prosedur
Organisasi
Pengertian Administrasi, Kegunaan Surat Perkantoran
Manajemen, Kantor & Tata Ruang Kantor Manajer, Pengelolaan,
Formulir Macam-macam Laporan
Manajemen Kantor Bentuk-bentuk Sekretaris dan Pemeliharaan,
Organisasi Staf Surat, Pengurusan Manajerial dan Efisiensi
Perancangan dan dan Pengendalian Penyusutan Pekerjaan
Jenis Fasilitas atau
Pengendalian Surat Arsip Kantor
Ruang lingkup Perlengkapan Kantor
Pengorganisasian Formulir
administrasi Pelaksanaan
perkantoran Pekerjaan Kantor
 RANGKUMAN

Modul 1

Konsep Dan Ruang Lingkup Administrasi Perkantoran

Administrasi perkantoran sering diartikan sebagai kegiatan catat mencatat atau tulis menulis atau kegiatan ketatausahaan. Pandangan administrasi seperti
hanya memandang dari arti administrasi secara sempit sedangkan kegiatan dalam hal penentuan-penetuan tujuan termasuk pada kegiatan administrasi dalam
arti luas. ada beberapa tokoh yang menyamakan arti administrasi dan manajemen dan adapula yang membedakannya. Kantor merupakan unit organisasi yang
terdiri dari tempat staf personil dan operasi ketatausajhaan. Fungsi dari sebuah kantor sebagai pusat informasi.
Administrasi perkantoran merupakan segenap kegiatan yang dijalankan dalam rangka usaha penyelenggaraan perkantran guna membantu pucuk pimpinan
organisasi dalam pengambilan keputusan dan pencapaian tujuan organisasi. Kegiatan tersebut menjadi pangkal tolak aktivitas selanjutnya, yaitu mecakup
semua langkah-langkah dan tindakan ketatausahaan yang dilakukan baik didalam maupun diluar kantor karena berkaitan dengan bertanggungjawab yang
dibebankan pada pimpinan organisasi yang bersangkutan.

Modul 2

Organisasi Pekerjaan Kantor

Organisasi merupakan alat dari pimpinan untuk mencapai tujuan yang sudah ditetapkan. Oleh sebab itu pimpinan yang bijaksana adalah pimpinan yang
mampu menciptakan dan memelihara agar organisasi sehat, tepat dan sempurna yakni suatu organisasi yang didalam proses pembentukan maupun eksistensi
dan operasionalnya dapat memenuhi asas- asas pokok dan prinsip- prinsip pengorganisasian. Ada 6 bentuk organisasi dapat dijadikan pilihan dalam
penentuan bentuk organisasi yang akan dibuat, yaitu sebagai berikut:

• Organisasi bentuk lini (line organization)

• Organisasi bentuk fungsional (functional organization)
• Organisasi bentuk lini dan staf (line and staff organization)
• Organisasi bentuk panitia (committee type organization)
• Organisasi bentuk matriks
• Organisasi bentuk informal

Agar organisasi dapat mencapai tujuannya maka struktur organisasi itu harus memenuhi 2 syarat yaitu:
• Efisiensi
Organisasi memiliki susunan yang logis dan bebas dari sumber pergesekan sehingga segenap satuan di dalamnya dapat mencapai perbandingan yang tervaik
antara hasil kerja dengan masukan, baik mengenai mutu maupun banyaknya hasil kerja.
• Sehat
Organisasi mempunyai bentuk yang teratur dimana masing-masing bidang kerja beserta pejabat, tugas dan wewenangnya merupakan satuan-satuan tertentu
dalam lingkungan keseluruhan organisasi dapat menjalankan perannya dengan tanpa kesimpangsiuran.

Kegiatan kantor disebut juga dengan kegiatan tata usaha yang memegang peranan penting dalam 3 hal, yaitu:

a. Melayani pekerjaan operatif guna mencapai tujuan organisasi

b. Menyediakan keterangan bagi pimpinan
c. Membantu kelancaran perkembangan organisasi.

Modul 3 Manajemen Gedung/ Tempat Kantor

Dalam menentukan lokasi gedung untuk kantor tidak dapat ditentukan sembarangan. Banyak permasalhan yang perlu dipertimbanhgkan dan biasanya yang
menenukan atau kata akhir ada pada pimpinan puncak organisasi. Ada beberapa faktor yang menentukannya yaitu sebagai berikut:

• Lingkungan sekitarnya
• Jarak dengan unit- unit organisasi lain yang merupakan bagian dari keseluruhan organisasi
• Harga atau sewa bangunan
• Kedekatan dengan pusat tenaga kerja
• Jalan keluar masuk pegawai
• Keamanan

Di samping itu pula ada beberapa syarat yang perlu diperhatikan yaitu fasilitas, jaminan kesehatan pegawai, suasana yang menarik baik bagi pengguna
maupun tamu, fleksibelitas, dan keseimbangan antara dana yang dikeluarkan dengan keuntungan. Dan ada beberapa faktor yang mempengaruhi penyusunan
tata ruang kantor antara lain faktor cahaya, warna, udara dan suara. Penyusunan tata ruang kantor yang baik akan mendapatkan manfaat berupa:

• Mencegah pemborosan waktu dan tenaga pegawai

• Proses kerja lancar
• Pemanfaat ruang secara optimal
• Ketenangan kerja pegawai
Dalam penyelenggaraan kegiatan perkantoran yang perlu diperhatikan adalah penyusunan tempat kerja dan perlengkapan kantor. Dalam pencapaian efisiensi
kerja, banyak faktor penentu pencapaian tujuan tersebut. Salah satu bagiannya adalah pengadaan alat perlengkapan kantor yang terdiri dari:

a. Perabot kamar
b. Mesin-mesin kantor
c. Alat tulis kantor

Modul 4
Personel Kantor

Seseorang yang menjalankan fungsi manajemen berkewajiban mempengaruhi orang- orang yang dibawahinya agar mereka tetap melaksankan tugas dengan
baik, memiliki dedikasi terhadap organisasi.dan tetap merasa berkewajiban untuk mencapai tujuan organisasi. Dari uraian tersebut jelas bahwa keberhasilan
manajemn akan ditentukan oleh keberhasilan pemimpin dalam mempengaruhi perilaku orang- orang yang menjadi bawahannya.
Seorang manajer mempunyai tugas menjalankan fungsi-fungsi manajemen dan berkewajiban mempengaruhi ornag-orang yang dibawahinya agar mereka
tetap melaksanakan tugas dengan baik, memiliki dedikasi terhadap organisasi dan tetap merasa berkewajiban untuk mencapai tujuan organisasi. Keberhasilan
organisasi akan ditentukan oleh keberhasilan manajer dalam mempengaruhi perilaku orang-orang yang menjadi bawahannya. Selain manajer yang
menentukan tercapainya tujuan organisasi adalah pegawai lainnya diantaranya seketaris yang bekerja sesuai dengan fungsinya, bergitu pula dengan para staff
lainnya.

Modul 5

Perencanaan Dan Pengendalian Formulir

Selain buku pedoman pegawai maka penggunaan formulir pada kegiatan kantor baik organisasi pemerintah maupun privat dan social mempunyai peranan
besar. Formulir dipergunakan di semua kantor baik besar maupun kecil bahkan yang paling sederhana sekalipun seperti agen bis malam juga mempunyai
formulir kantor. Formulir kantor adalah lembaran kertas lepas dengan ukran tertentu dan dicetak memuat kolom- kolom dan uraian. Untuk menghimpun
informasi atau data yang diperlukan. Formulir dipergunakan untuk mempermdah mengumpulkan data dengan menghemat waktu dan tenaga. Dalam
merancang atau mendesain formulir kantor perlu diperhatikan beberapa asas yang dapat dijadikan masukan.
 Modul 6

KORESPONDENSI

Dalam suatu organisasi yang besar komunikasi lisan antara pejabat yang satu dengan ayang lain atau antara atasan dengan bawahan tidak selalu dapat terjadi
setiap saat. Untuk itu diperlukan adanya komunikasi tertulis yang berisi data, intruksi atau perintah dengan melalui surat sehingga lalu lintas kerja dapat
berjalan dengan lancar. Akan tetapi surat tersebut harus memuat informasi yang objektif, sistematis, singkat, jelas, lengkap isinya, sopan dan wujud fisik
yang menarik. Adapun tujuan umum surat yang tertulis oleh pengirimnya adalah mengharap reaksi yang timbul dari pembacanya tepat seperti yang
diharapkan. Jadi, surat merupakan alat komunikasi tertulis untuk menyapaikan pesan atau informasi.

Modul 7

Penulisan Laporan

Laporan adalah salah satu alat resmi untuk menyampaikan informasi yang memberikan gambaran tentang apa, di mana, bilaman, mengapa, dan siapa yang
bertanggung jawab terhadap kejadian- kejadian tersebut. Dengan demikian lapran mempunyai fungsi yang cukup penting sehingga laporan perlu mempunyai
syarat- syarat yang benar dan objektif, jelas, cermat, langsung mengenai persoalan, tegas dan konsisten, tepat waktu dan tepat penerimanya. Agar laporan
yang disampaikan kepada atasan dapat digunakan sesuai dengan kegunaannya. Laporan dapat disusun secara tepat, jika laporan itu disusun secara tepat
melalaui langkah- langkah yang tepat pula, yaitu pertama- tama menentukan perihal, mengumpulkan data, dan fakta, mengklasifikasikan data,
mengevaluasikan, mengolah, menganalisa, dan menginterprestasikan data, dan membuat kerangka laporan. Kerangka laporan mencakup pendahuluan, batang
tubuh laporan, dan penutup yang berisi kesimpulan dan saran. Untuk melengkap laporan harus diikuti dengan lampiran. Hal lain yang tidak boleh dilupakan
dalam pembuatan laporan ialah ukruan kertas, cara pengetikan , yang mencakup tata letak bagian-bagian laporan dan penomoran. Laporan dibuat berdasarkan
kebutuhan organisasi yang bersangkutan, apakah laporan itu dibuat berdasarkan waktu seperti laporan bulanan, laporan tiga bulanan, laporan semesteran, dan
laporan tahunan. Laporan dilihat dari segi isinya banyak sekali ragamnya. Pembuatan laporan harus sesuai dengan syarat-syarat, serta memperhatikan pula
langkah-langkahnya.
 Modul 8

Kearsipan

Dalam kegiatan berorganisasi, kebutuhan akan informasi merupakan kebutuhan yang sangat mendasar. Salah satu sumber informasi adalah arsip. Dengan
demikian meningkatnya aktivitas dan dinamika organisasi maka akan membawa kecenderungan bertambahnya kebutuhan akan informasi dalam mendukung
proses pencapaian tujuan organisasi. Arsip mempunyai peranan penting dalam proses penyajian informasi bagi pimpinan untuk membuat suatu keputusan
dan merumuskan kebijakan. Peranan arsip yakni sebagai “pusat ingatan”, sebagai sumber informasi dan sebagai “alat pengawasan yang sangat diperlukan
dalam setiap organisasi dalam rangka kegiatan”, perencanaan, penganalisaan, pengembangan, perumusan kebijakan, pengambilan keputusan, pembuatan
laporan, pertanggungjawaban, penilaian dan pengendalian setepat-tepatnya. Dalam pengelolaan arsip harus ada sistem dan prosedur kerja yang baik agar
dapat menyajikan informasi yang lengkap, cepat, dan benar. Apabila arsip yang disimpan dapat ditemukan dengan cepat, tepat, lengkap dan akurat maka
arsip perlu disimpan dengan sistem penataan yang tepat dan meggunakan perlatan yang memadai. Begitu pula, arsip yang akan bertahan lama jika pelihara
dengan baik oleh petugas yang benar-benar mempunyai ketelitian, kecerdasan, kecekatan dan kerapian.

Modul 9

Prosedur Perkantoran Dan Efisiensi Pekerjaan Kantor

Prosedur perkantoran atau sistem perkantoran adalah urutan langkah-langkah dimana pekerjaan dilakukan dan berhubungan dengan apa yang dilakukan,
bagaimana dilakukannya, dimana melakukannya, dan siapa yang melakukannya. Prosedur perkantoran dapat dilaksanakan apabila didasarkan pada prinsip-
prinsip yang terdapat dalam sistem perkantoran, serta harus berdasarkan teknik membuat dan memperbaiki sistem perkantoran. Disisi lain, suatu
organisasi/kantor harus mempunyai bagan pelaksanaan pekerjaan kantor. Lalu lintas keterangan berbagai prosedur ketatausahaan tidak boleh dibiarkan
tumbuh sendiri, melainkan harus selalu direncanakan dan diatur dengan mempertimbangkan corak pekerjaan yang berjalinan dengan prosedur itu.
Selanjutnya semua prosedur dalam suatu organisasi hendaknya dihimpun secara tertulis dalam buku pedoman (manual). Efisiensi adalah suatu konsepsi
mengenai perbandingan terbaik antara hasil yang diperoleh atau output dengan usaha yang harus dilakukan atau input dengan menggunakan sumber daya,
waktu dan ruang. Untuk mencapai efisiensi diperlukan beberapa asas yaitu asas perencanaan, penghematan, penyerdehanaan, penghapusan dan
penggabungan. Untuk dapat melaksanakan pekerjaan secara efisiensi maka harus memenuhi syarat-syarat yaitu berhasil guna dan efektif, ekonomis,
pelaksanaan kerja dapat dipertanggungjawabkan, dan syarat pembagian kerja yang nyata.
2. Setelah Anda mereview keseluruhan materi dari modul 1-9 BMP ADPU4331 Administrasi Perkantoran, Edisi 2 maka silakan kemukakan,
materi/bagian mana yang menurut Anda paling sulit dipahami? dan materi/bagian mana yang menurut Anda paling menarik untuk dipelajari?
Jawab:
Setelah saya mereview keseluruhan materi dari modul 1-9 BMP ADPU4331 Administrasi Perkantoran, Edisi 2 maka materi/bagian yang menurut saya paling
sulit dipahami adalah modul 8 mengenai Kearsipan.

(Sumber : BMP ADPU4331 Administrasi Perkantoran)